Øvrige deltagere: Fra Domea, driftschef Preben Lundgreen.

Transkript

1 Skive Boligselskab Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde, onsdag den 20. februar 2013 kl , på Højslev Kro, Viborgvej 220, 7840 Højslev. Dagsorden: side 1 Godkendelse af referat Skive Boligselskab Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Bestyrelseshonorar Årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger Revisionsprotokol Budget for boligorganisationen og afdelinger Styringsrapport og styringsdialog Forvaltningsrevision årlig opfølgning Udlejningsforhold Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Valg af kredsdelegerede til BL 6. kreds Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Digitale syn Ansættelse af ekstra mandetimer Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Nybyggeri Gefionsvej Boligselskabets afdelinger Orientering fra afdelinger Renovering Næste møde Eventuelt I mødet deltog fra bestyrelsen: Ejler Sønderriis, formand Yvonne Pedersen, næstformand Inga Bruun Madsen Diana B. Sørensen Bente Østergaard Anni Thomsen Øvrige deltagere: Fra Domea, driftschef Preben Lundgreen.

2 1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 24. oktober Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Der var en rettelse til sidste referat. Punktet med komfurer, der skal stå Højslev El ApS, Viborgvej 219, 7840 Højslev. Komfurtypen var Voss type, ELK 13026W. Referat blev godkendt og underskrevet. 2 Skive Boligselskab 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Formand Ejler Sønderriis informerede om Domea 2015 og gav udtryk for, at der var manglende information omkring dette. Det eneste Ejler var kommet frem til var, at der skulle være en åbningstid på 60 timer om ugen, hvilket var en meget bred åbningstid. Dette udløste en snak om åbningstider og om 60 timer var for meget. Der var enighed om, at det var et godt tiltag med den lange åbningstid. Anni Thomsen bød ind med det, hun vidste omkring Domea 2015 og de tanker, der var omkring projektet. Ejler Sønderriis oplyste, at formand og næstformand var inviteret til informationsmøde onsdag den 13. marts 2013 på Hjørring Kro. De glædede sig meget til dette møde for at høre om planerne. Der var en generel information om, hvad der var sket i Skive Boligselskab siden sidste møde. Herunder blev det nævnt, at der havde været afholdt Landskonference samt BL arrangement. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet af Anni Thomsen. Referat: Anni Thomsen informerede om Domea Der havde ikke været udsendt så meget information, men der var indkaldt til et informationsmøde den 13. marts 2013 i Hjørring. Det var vigtigt, at formand og næstformand forberedte sig til mødet, så man kunne få svar på nogle af de spørgsmål, der meldte sig. Endvidere var det også vigtigt, at man oplyste den øvrige bestyrelse, når mødet var afholdt. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Side 2 af 11

3 2.3 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2012 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,08 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,44 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Honoraret udbetales p.t. således: 3 andele til formanden, 1½ andel til næstformanden og 1 andel til øvrige bestyrelsesmedlemmer. Beløbet indeksreguleres. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Bestyrelsen besluttede, at honoraret fortsatte som hidtil. 2.4 Årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger Årsregnskab for perioden var fremsendt inden mødet. Boligorganisationens årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens årsregnskab forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Driftschef Preben Lundgreen gennemgik regnskabet. Selskabets regnskab udviste et overskud på kr ,00. Afdeling var der et overskud på kr ,00. Afdeling var der overskud på kr ,00. Afdeling var der et overskud på kr ,00. Afdeling var der et beskedent overskud på kr. 840,00. Der var en drøftelse af et honorar til KPS Arkitekterne i Viborg i forbindelse med et projektforslag af køkkenrenovering i afd Preben Lundgreen ville undersøge, om det var korrekt, at arkitekterne skulle have kr for dette. Bestyrelsen godkendte regnskabet. 2.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. Side 3 af 11

4 2.6 Budget for boligorganisationen og afdelinger Boligorganisationens budget godkendes endeligt af repræsentantskabet, efter forudgående godkendelse af organisationsbestyrelsen. Forslag til budget for perioden indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital, var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens budget forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Der var en drøftelse af huslejestigninger, som der var lagt op til samt øget fokus på henlæggelser. Stigninger for afd er 2,24 %. Afd er stigningen 2,98 %. Afd er stigningen 2,80 %. I afd var der ingen stigning, da det var vigtigt at bibeholde huslejeniveauet på grund af den store tomgang. Bestyrelsen godkendte budgetterne. 2.7 Styringsrapport og styringsdialog Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne var fremsendt med regnskabsmaterialet. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen skal endvidere træffe beslutning om hvem der skal deltage i dialogmøderne med kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne samt beslutter hvem der deltager i dialogmøderne med kommunen. Referat: Bestyrelsen godkendte styringsrapporterne. 2.8 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Tidligere godkendte målsætninger var vedlagt i kopi. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Referat: Bestyrelsen godkendte forvaltningsrevisionen. Side 4 af 11

5 2.9 Udlejningsforhold Udlejningssituationen pr. 10. januar Jættestuerne Vi har 1 ledig to-værelses bolig. Den giver ikke lejetab for afdelingen. Vi har 1 ledig tre-værelses bolig. Den giver lejetab for afdelingen Jættestuerne Vi har 2 ledige to-værelses boliger. Den ene giver lejetab for afdelingen. Vi har 2 ledige tre-værelses boliger. Den ene giver lejetab for afdelingen Jættestuerne Vi har 4 ledige fire-værelses boliger som alle er de nye passivhuse. De giver lejetab for afdelingen Ungdomsboligerne Østergade Vi har 4 ledige et-værelses ungdomsboliger. Tre af dem giver lejetab for afdelingen. Vi har 6 ledige to-værelses ungdomsboliger. Fire af dem giver lejetab for afdelingen. Vi er opmærksom på, at det kun er lejere som er under uddannelse, der kan leje boligerne. Og hvis der er nogle som ikke er under uddannelse spørger vi bestyrelsen. Nogle af boligerne er ude i tilbud men der er i øjeblikket få ansøgere. Vi annoncerer i Midt på Ugen. Det er en annonce som er bestilt for Kopi af opgørelse over svar fra fraflytninger var vedlagt. Referat: Her blev det drøftet, hvad der kunne gøres for at forbedre udlejningssituationen. Preben Lundgreen oplyste, at der var blevet lavet nogle optryk af annoncer, som skulle deles ud på uddannelsesstederne. På annoncerne var der QR koder på. Endvidere er det aftalt, at der skal afholdes et åbent hus arrangement i de nye passiv huse engang i foråret. Bestyrelsen tog orientering til efterretning Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Til Domeas repræsentantskab kan boligselskaberne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Skive Boligselskab kan vælge en repræsentant. P.t. er formanden udpeget. Side 5 af 11

6 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger 1 medlem til Domeas repræsentantskab for 1 år. Referat: Formand Ejler Sønderriis blev udpeget Valg af kredsdelegerede til BL 6. kreds BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Skive Boligselskab kan vælge op til 2 delegerede for 1 år. 1 vælges af repræsentantskabet. 1 vælges af organisationsbestyrelsen. Formanden er p.t. udpeget. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger op til 1 kredsdelegerede for 1 år. Referat: Formand Ejler Sønderriis blev udpeget Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to (hvis der er tilmeldinger nok) regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Referat: Formand Ejler Sønderriis og næstformand Yvonne Pedersen blev indstillet Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Side 6 af 11

7 Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Side 7 af 11

8 Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr ,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr ,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr ,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto anvendes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Valg af princip: 1.a.o Typemodellering 1.b.o Alle lejemål registreres Valg af omfattede afdelinger: Side 8 af 11

9 Alle afdelinger omfattet Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Valg af finansieringsmodel: Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 - Afdelingsbetaling Referat: Bestyrelsen afventer og ser tiden an Ansættelse af ekstra mandetimer Bestyrelsen skal drøfte og beslutte, hvorvidt der skal ansættes ekstra mandetimer, da arbejdsbyrden i selskabet vokser. Det indstilles, at bestyrelsen godkender ekstra mandetimer. Referat: Der var en drøftelse af, hvor stort behovet var for ansættelse af ekstra mandetimer. Bestyrelsen ville gerne, at der blev set på muligheden for at ansætte en i flexjob. Der skulle ikke ansættes ekstra mandetimer til fuld løn. Bestyrelsen afviste at godkende ekstra mandetimer, da der afventes Domea 2015 planerne Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt skal dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Domeas anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. Side 9 af 11

10 Referat: Bestyrelsen besluttede at søge kommunen om fritagelse for selskabets dækning af lejetab. 3 Nybyggeri Gefionsvej Orientering gives på mødet. Referat: Der var en drøftelse af udlejningssituationen i de nye boliger. Der ville blive lavet et åbent Hus arrangement i foråret. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Orientering fra afdelinger Orientering gives på mødet. Referat: Der var snak omkring referater fra afdelingsmøder i afd , hvor der nogle fejl omkring de deltagende i møderne. I afdeling skulle Preben Lundgreen sørge for, at de indkomne forslag skulle med i referatet. Dette ville blive gjort i fremtiden. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5 Renovering Orientering gives på mødet. Referat: I afdeling var der en udskiftning af trappetrin, som stadig var aktuel. I afdeling er der planlagt udskiftning af de rådne sternbrædder. Der var indhentet et tilbud, men der ville blive indhentet flere tilbud. 6 Næste møde Referat: Næste møde ville blive i maj eller juni Side 10 af 11

11 7 Eventuelt Referat: Der var tidligere nævnt, at bestyrelsen skulle sende en kopi af kørekort og sygesikringsbevis til Preben Lundgreen, som efterfølgende ville blive sendt til Ejner Hessel A/S. Domea Boligcenter Hjørring, den 19. marts Trine Bomholt/Preben Lundgreen Side 11 af 11