Tærskelværdier og kontrakt beregning for aftaler om varer og tjenesteydelser Vejledning

Transkript

1 Tærskelværdier og kontrakt beregning for aftaler om varer og tjenesteydelser Vejledning 2013

2 Tærskelværdier og kontrakt beregning for aftaler om varer og tjenesteydelser Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Carl Jacobsens Vej Valby Tlf.: Online ISBN Vejledningen er udarbejdet af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. December 2013

3 Indhold Kapitel 1 Indledning Vær præcis i vurderingen af, om kontrakter udbudspligtige... 4 Kapitel 2 Udbudspligtige myndigheder og kontrakter Forskellige myndighedstyper Decentrale enheders indkøb skal ikke altid medregnes i myndighedens indkøb Forskellige kontrakttyper Blandende kontrakter Sondring mellem Bilag A- og B-ydelser Gældende tærskelværdier... 9 Kapitel 3 Beregningsmetode af kontraktværdien Beregningen skal være eksklusiv moms og inklusiv optioner og forlængelser Beregningen skal være baseret på myndighedens bedste skøn Beregning skal bero på den enkelte kontrakt Værdien af delkontrakter skal lægges sammen, når de vedrører det samme indkøb Værdien af løbende anskaffelser skal lægges sammen Særligt om delydelser Særligt om værdiberegning af kontrakter vedrørende leasing eller leje af varer Særligt om værdiberegning af finansielle tjenesteydelser Særligt om fast levering af tjenesteydelser... 17

4 SIDE 4 KAPITEL 1 INDLEDNING Kapitel 1 Indledning 1.1 Vær præcis i vurderingen af, om kontrakter udbudspligtige Det er vigtigt, at offentlige ordregivere er præcise i deres vurdering af, om kontrakter er udbudspligtige. En forkert vurdering af kontraktens værdi kan betyde, at der ikke bliver skabt konkurrence om en udbudspligtig kontrakt. Udbudsreglerne gælder for de kontrakter, som offentlige myndigheder indgår med eksterne leverandører. Udbudsdirektiverne opererer med tre typer af kontrakter. Det er bygge- og anlægskontrakter, tjenesteydelseskontrakter, og vareindkøbskontrakter. Denne vejledning gennemgår reglerne om kontraktberegning i forhold til tjenesteydelseskontrakter og vareindkøbskontrakter. Når værdien af en kontrakt ligger under udbudsdirektivernes tærskelværdier men over kr., skal ordregivere følge reglerne om annoncering i tilbudslovens afsnit II for vareindkøbs- og tjenesteydelseskontrakter. Værdien for kontrakter, som er omfattet af tilbudsloven skal beregnes på samme måde, som når ordregiver beregner en kontraktværdi, som skal i EU-udbud. 1 Denne vejledning giver et overblik over de regler, der gælder, når en offentlig ordregiver skal udregne kontraktværdien. Målgruppen for vejledningen af offentlige indkøbere, udbudskonsulenter og andre offentligt ansatte, som skal indgå kontrakt med private leverandører. 1 Det er anført i forarbejderne til tilbudsloven, at ordregiver skal følge de samme principper om kontraktberegning, som gælder for udbudsdirektivet, når kontrakten er omfattet af Tilbudsloven, jf. Lovforslag nr. 152/2006.

5 SIDE 5 TÆRSKELVÆRDIER OG KONTRAKT BEREGNING FOR AFTALER OM VARER OG TJENESTEYDELSER Boks 1.1 Hovedkonklusioner Der gælder forskellige tærskelværdier for forskellige typer af myndigheder og for forskellige typer af indkøb. Dermed indtræder udbudspligten forskelligt og er afhængig af ordregiverens og kontraktens karakter, læs mere herom i kapitel 2. En offentlig kontrakt skal udbydes som enten vareindkøbskontrakt eller en tjenesteydelseskontrakt. Hvis en kontrakt både omfatter indkøb varer og tjenesteydelser, skal ordregiver vurdere, hvilken del af indkøbet, der er økonomisk størst, og udbyde kontrakten som enten en vareindkøbs- eller en tjenesteydelseskontrakt. læs mere herom i afsnit 2.4 og 2.5. Om et indkøb vedrører vareindkøb eller tjenesteydelser afhænger af størrelsen af kontraktens enkelte dele. Ved beregning af kontraktens værdi gælder der tre hovedregler: 1. Beregningen skal være eksklusiv moms og inklusiv optioner og forlængelser, læs mere herom i afsnit Beregningen skal være ordregiverens bedste skøn, læs mere herom i afsnit Beregningen skal foretages for den enkelte kontrakt, læs mere herom i afsnit Dog gælder, at alle delkontrakter skal ses i sammenhæng, og at løbende indkøb skal vurderes samlet, læs mere herom i afsnit 3.4 og 3.5. Kontrakter om delydelser kan i visse tilfælde tildeles uden udbud, læs mere herom i afsnit 3.6 Der gælder særlige beregningsregler for kontrakter om leje eller leasing af varer, læs mere herom i afsnit 3.7. Der gælder særlige beregningsregler for tjenesteydelseskontrakter som vedrører finansielle tjenesteydelser, og for tjenesteydelseskontrakter, hvor der ikke er fastsat en samlet pris for ydelsen i kontraktperioden, læs mere herom i afsnit 3.8 og 3.9.

6 SIDE 6 KAPITEL 2 UDBUDSPLIGTIGE MYNDIGHEDER OG KONTRAKTER Kapitel 2 Udbudspligtige myndigheder og kontrakter I udbudsdirektivet er der forskellige tærskelværdier for forskellige myndighedstyper og for forskellige kontrakttyper. For at kunne foretage en korrekt beregning af kontraktens værdi, skal ordregiver derfor først identificere, hvilken myndighedstype ordregiver tilhører, og dernæst hvilken kontrakttype det pågældende indkøb vedrører. Endelig skal ordregiver identificere tærskelværdien, som gælder for den pågældende myndighed og kontrakt. 2.1 Forskellige myndighedstyper I udbudsdirektivet sondres der mellem følgende myndighedstyper:» Statslige myndigheder» Regionale- og kommunale myndigheder» Offentligretlige organer De forskellige ministerier i Danmark og dertil tilhørende styrelser er alle sammen statslige myndigheder. Der findes et samlet overblik over statslige myndigheder i Danmark i bilag VI til udbudsdirektivet. Regionale- og kommunale myndigheder dækker over samtlige kommuner og regioner, og de dertil tilhørende institutioner og afdelinger. Eksempelvis er skoler, børnehaver, offentlige svømmehaller mv. alle sammen kommunale institutioner, og er omfattet udbudsdirektivet. Offentligretlige organer er juridiske personer, som enten er oprettet af det offentlige eller som modtager tilskud derfra, og har til formål at imødekomme almenhedens behov udenfor det industrielle og kommercielle behov. I Danmark anses eksempelvis Statens og Kommunernes Indkøbsservice, selvejende gymnasier, kirkelige myndigheder mv. som offentligretlige organer. Der findes en liste over offentligretlige organer i bilag III til udbudsdirektivet Decentrale enheders indkøb skal ikke altid medregnes i myndighedens indkøb Når ordregiver skal beregne værdien af et indkøb, skal ordregivere tage hensyn til hele myndighedens forbrug af den pågældende anskaffelse. Det betyder, at indkøb, der foretages af forvaltninger og andre institutioner, som hører under myndigheden, som udgangspunkt skal medregnes. 2 Listen er ikke udtømmende, og der skal derfor foretages en konkret vurdering af, om en bestemt juridisk enhed er offentligretligt.

7 SIDE 7 TÆRSKELVÆRDIER OG KONTRAKT BEREGNING FOR AFTALER OM VARER OG TJENESTEYDELSER Decentrale enheders indkøb af samme eller lignende anskaffelser skal dog ikke lægges til grund ved kontraktberegningen, hvis den decentrale enhed selv er ansvarlig for indkøbet. En decentral enhed er selv ansvarlig for indkøbet, når enheden: 1. Selv står for gennemførelse af udbudsforretningen, og træffer afgørelse om købet. 2. Har selvstændigt budget for det pågældende udbud, og står selv for finansiering af kontrakten. 3. Ikke benytter myndighedens eksisterende indkøbsaftaler på det konkrete område. 3 Alle ovenfornævnte betingelser skal være opfyldt, for at værdien af den decentrale enheds indkøb kan holdes adskilt fra myndighedens øvrige indkøb. Eksempelvis skal værdien af indkøbene hos en børnehave eller en skole ikke sammenlægges med kommunens øvrige indkøb indenfor det pågældende område, hvis institutionerne opfylder kriterierne ovenfor. Boks 2.1 Decentrale enheder, der selv kan indgå aftaler En kommune køber løbende sikring og vedligeholdelse af sine alarmanlæg på forskellige adresser i kommunen. Indkøbene foretages af de enkelte institutioner for egne midler. Kommunens centrale organer rådgiver gerne om indkøbene, fx om juridiske vilkår mv., men varetager ikke selve indkøbsforretningen, der er en decentral opgave. Da de enkelte kontrakter indgås decentralt, skal kontrakterne ikke bedømmes under et, også selvom de fx indgås samme år Forskellige kontrakttyper Det følger af udbudsdirektivet, at en offentlig kontrakt, som skal udbydes efter direktivets regler, skal vedrøre ét af følgende tre typer af indkøb:» Indkøb af bygge- og anlægsarbejder 5» Vareindkøb» Indkøb af tjenesteydelser Eksempelvis er en kommunes indkøb af legetøj til kommunens børnehaver og daginstitutioner en kontrakt om vareindkøb, som skal i udbud, hvis værdien af indkøbet overstiger de gældende tærskelværdier. Indkøb af tjenesteydelser kan eksempelvis vedrøre en kommunes indkøb af kørsel af handicappede børn fra skole/institution til deres hjem. 2.4 Blandende kontrakter Efter udbudsdirektivet kan en kontrakt udbydes som en vareindkøbskontrakt eller tjenesteydelseskontrakt. 3 Se bl.a. præambel 9b til det nye udbudsdirektiv, som Kommissionen anser som en kodificering af gældende ret 4 Se klagenævnets kendelse af 19. august 2013 EF Sikring A/S mod Aalborg kommune 5 Denne vejledning gennemgår ikke reglerne om kontraktberegning af bygge- og anlægskontrakter.

8 SIDE 8 KAPITEL 2 UDBUDSPLIGTIGE MYNDIGHEDER OG KONTRAKTER Hvis en kontrakt både omfatter varer og tjenesteydelser, skal hele kontrakten behandles som en varekontrakt, hvis værdien af varerne overstiger værdien af tjenesteydelserne. Og omvendt skal hele kontrakten behandles som en tjenesteydelseskontrakt, hvis værdien af tjenesteydelserne overstiger varernes værdi 6. Boks 2.2 Blandede kontrakter En myndighed ønsker at købe printerpapir, der skal leveres på forskellige adresser i kommunen. Indkøbet indeholder en transportydelse, som er en tjenesteydelse, og et køb af printerpapir, som er et varekøb. Da værdien af printerpapiret forventes at overstige omkostningerne til transport, skal indkøbet udbydes som et varekøb. 2.5 Sondring mellem Bilag A- og B-ydelser Udbudspligtige tjenesteydelser er inddelt i to forskellige kategorier i udbudsdirektivet. De kaldes bilag A-ydelser og bilag B-ydelser, og fremgår af udbudsdirektivets bilag II A og bilag II B. Tjenesteydelser som falder ind under kategorien A-ydelser er omfattet af udbudsdirektivets fulde udbudspligt. B-ydelserne er derimod ikke omfattet af udbudsdirektivets detaljerede procedureregler. En kontrakt, der angår bilag B-ydelser, er alene omfattet af udbudsdirektivets bestemmelser om tekniske specifikationer, samt meddelelse om at kontrakten er indgået, når kontraktværdien i øvrigt overstiger tærskelværdien i udbudsdirektivet. For nærmere oplysning om udbud af bilag A- og bilag B-ydelser kan der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning fra august 2013 om Køb af bilag B-ydelser. 7 Nogle offentlige kontrakter indeholder både bilag A- og B-ydelser. I sådanne tilfælde skal hele kontrakten behandles som bilag A-ydelse, når værdien af bilag A-ydelsen overstiger værdien af B-ydelsen. Omvendt skal hele kontrakten behandles som bilag B-ydelse, hvis værdien af bilag B-ydelsen overstiger værdien af bilag A-ydelsen. Boks 2.3 Sondring mellem bilag A- og B-ydelser En region ønsker at købe en ny IT-løsning til e-læringskurser vedrørende sårbehandling. Som en del af kontrakten leveres software og andre basisinstallationer på regionens hospitaler, og leverandøren hjælper regionen med at sætte undervisningssoftwaren op i undervisningslokalet samt servicerer softwaren løbende, så nyeste versioner af softwaren med den nyeste viden på området til enhver tid er opdateret på undervisningslokalets servere. Kontrakten angår to forskellige ydelser. IT-tjenesteydelser er bilag A-ydelser. E- læringstjenester er en tjenesteydelse om undervisning, som er en bilag B-tjenesteydelse. Hvis kommunen vurderer, at værdien af IT-tjenesteydelserne vil overstige værdien af E- læringstjenesten, skal kontrakten udbydes som en bilag A-tjenesteydelse. Hvis værdien af e- læringstjenesten overstiger værdien af IT-tjenesteydelserne, skal kontrakten behandles som en bilag B-kontrakt. Det vil sige, at ordregiver alene er forpligtet til at følge reglerne om tekniske specifikationer og meddele om, indgået kontrakt. 6 Proceduren for udbud af vareindkøbskontrakter og bilag A-tjenesteydelseskontraker er den samme. 7 Vejledningen kan findes på under offentlig konkurrence.

9 SIDE 9 TÆRSKELVÆRDIER OG KONTRAKT BEREGNING FOR AFTALER OM VARER OG TJENESTEYDELSER Ofte vil ydelserne være en del af en standardpakke fra leverandøren, og det er derfor ikke altid lige let at adskille de enkelte dele fra hinanden. Myndigheden må dog foretage sit bedste skøn over, hvad de enkelte delydelsers forholdsmæssige andel af kontraktens værdi udgør. 2.6 Gældende tærskelværdier En offentlig kontrakt om vareindkøb eller indkøb af tjenesteydelser er alene udbudspligtig, hvis værdien af kontrakten overstiger et fastsat beløb de såkaldte tærskelværdier. Udbudsdirektivets tærskelværdier ændres løbende - normalt hvert andet år. De aktuelle tærskelværdier kan findes på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside under Offentlig konkurrence. Tilbudsloven gælder for tjenesteydelses- og vareindkøbskontrakter, som har en værdi, der ligger under udbudsdirektivets tærskelværdier, men har en værdi over kr.. Det skal bemærkes, at bilag II B-ydelser ikke er omfattet af tilbudslovens regler. For 2013 og 2014 gælder følgende tærskelværdier i udbudsdirektivet: Statslige myndigheder Regionale- og kommunale myndigheder og offentligretlige organer Vareindkøb kr kr kr kr. Tjenesteydelser Bilag II A (undtaget tjenesteydelser i kategori 8 og de tjenesteydelser i kategori 5 hvis CPV-positioner svarer til CPC-nummer 7524, 7525 og 7526) Tjenesteydelser Bilag II A i kategori 8 og kategori 5 (kun CPV-positioner der svarer til CPC-nummer 7524, 7525 og 7526) kr kr kr kr kr kr kr kr. Tjenesteydelser Bilag II B kr kr kr kr.

10 SIDE 10 KAPITEL 3 BEREGNINGSMETODE AF KONTRAKTVÆRDIEN Kapitel 3 Beregningsmetode af kontraktværdien Når ordregiver har fastlagt om kontrakten er en vareindkøbskontrakt eller en tjenesteydelseskontrakt, skal ordregiver beregne kontraktens værdi. Beregning skal vise, om kontrakten overstiger tærskelværdien, og om den dermed skal i udbud. 3.1 Beregningen skal være eksklusiv moms og inklusiv optioner og forlængelser Ved vurderingen af, om en kontrakt ligger over eller under tærskelværdien, skal ordregiver beregne den anslåede værdi, som ordregiver kan komme til at betale for kontrakten. Beløbet skal være eksklusive moms. I beregningen skal ordregiver medtage alle optioner og mulighed for forlængelser af kontrakten. Værdien af kontrakten skal beregnes for hele løbetiden, og den anslåede værdi skal være gældende på det tidspunkt, hvor ordregiver offentliggør sit udbud. 3.2 Beregningen skal være baseret på myndighedens bedste skøn Det er ordregivers skøn, der er afgørende for, om en kontrakt er udbudspligtig. I den vurdering må ordregiver anvende sit bedste skøn. Skønnet bør hvile på et vist markedskendskab. Markedskendskab kan blandt andet opnås ved at have dialog med markedets aktører 8, eller ved at indhente erfaringer fra andre ordregivere, som har været i udbud med en lignende kontrakt. Derudover kan ordregivere opnå markedskendskab ved at undersøge leverandørernes produktkataloger, hjemmesider mv. Ordregiver bør udvise forsigtighed ved udøvelsen af sit skøn. Med forsigtighed menes, at der kan være særlige vilkår eller behov, som kan medføre, at det ikke nødvendigvis er markedets billigste løsning, der er den bedste i det konkrete indkøb. Derudover kan eksempelvis ordregivers geografiske placering medføre, at priserne bliver højere end markedets billigste løsning. En ordregiver må derfor basere sit skøn på markedets generelle prisniveau, og ikke nødvendigvis på det billigste prisscenarie. Hvis der er en betydelig grad af usikkerhed omkring, hvorvidt værdien af et indkøb vil overstige tærskelværdien, bør ordregiver sende kontrakten i udbud. 9 Hvis ordregivers skøn er baseret på en grundig undersøgelse, og der er udvist en vis forsigtighed i vurderingen, vil en kontrakt, der er tildelt uden udbud/annoncering, ikke blive udbudspligtig/annonceringspligtig, hvis det efterfølgende måtte vise sig, at skønnet ikke var helt korrekt - fx fordi varerne bliver dyrere, end forventet, og måske endda dyrere end tærskelværdien. 8 Ordregivere har bred adgang til dialog med markedsaktører inden udbuddet igangsættes. Dialogen må dog ikke føre til, at nogle leverandører opnår en konkurrencefordel i forlængelse af dialogen. Læs mere om adgangen til dialog i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen vejledning om mulighederne for dialog ved udbud fra Se Klagenævnet for Udbuds kendelse af 16. december 2003, Bilhuset Randers A/S m.fl. mod Sønderhald Kommune

11 SIDE 11 TÆRSKELVÆRDIER OG KONTRAKT BEREGNING FOR AFTALER OM VARER OG TJENESTEYDELSER Boks 3.1 Skøn over kontraktens værdi En kommune beslutter sig for at købe nye kontormøbler til medarbejderne på et af kommunens kontorer. Kommunen vurderer, at der er råd til at anskaffe skriveborde og kontorstole, og kommunen afsætter 1,2 mio. kr. til indkøbet over to år. Indkøbet sker ved national annoncering på udbud.dk. De indkomne tilbud viser sig at være 40 pct. dyrere end forventet, og overstiger tærskelværdien i udbudsdirektivet, bl.a. fordi kommunen ikke vidste, at en del af de ønskede dimensioner på skrivebordene ikke kunne skaffes i leverandørernes standardsortiment. Kommunen beslutter alligevel at indgå kontrakten, og søger kommunalbestyrelsen om en øget bevilling til projektet. Her må det undersøges, om kommunen har foretaget et forsigtigt skøn over prisen på anskaffelsen. Hvis kommunen med en rimelig indsats burde have indset, at kontrakten ville overstige tærskelværdien, vil kontrakten være udbudspligtig. En rimelig indsats i dette eksempel kunne fx være et opslag i markedsaktørernes kataloger suppleret med en kontakt til leverandørerne for at undersøge kontraktens værdi nærmere. Kontrakten skal udbydes efter udbudsdirektivets procedureregler, hvis en sådan simpel markedsundersøgelse ville have afsløret, at kontraktens værdi overstiger tærskelværdien, fordi kommunens krav ikke kunne opfyldes med standardvarer. En ordregivers tildeling af en ellers udbudspligtig kontrakt uden EU-udbud, er en alvorlig overtrædelse af udbudsdirektivet. Hvis det i ovenstående eksempel viser sig, at ordregiver ikke har været grundig i sin vurdering af kontraktens værdi, kan Klagenævnet for Udbud annullere ordregivers beslutning om at indgå kontrakt i forlængelse af den nationale annoncering. Ordregiver skal dermed iværksætte et nyt udbud, som følger udbudsdirektivets procedureregler. 3.3 Beregning skal bero på den enkelte kontrakt Udbudsdirektivets hovedregel er, at ordregiver skal beregne kontraktværdien af det enkelte indkøb isoleret set. Det betyder, at en ordregiver som fx skal beregne værdien af en kontrakt om indkøb af kopipapir, som udgangspunkt ikke skal tage hensyn til værdien af en anden kontrakt vedrørende indkøb af printerpatroner. Ordregiver behøver altså ikke at forholde sig til andre kontrakter, end den, det konkrete indkøb vedrører, når det skal vurderes, om kontrakten er udbudspligtig. Der kan opstå tvivl om, hvornår forskellige kontrakter angår det samme indkøb, og derfor skal sammenlægges. Hvis flere indkøb har indholdsmæssig og/eller tidsmæssig sammenhæng, skal værdien af indkøbene lægges sammen. Eksempelvis skal flere delkontrakter om snerydning på forskellige strækninger indenfor en kommune sammenlægges, da alle delkontrakter har til formål at opfylde det samme formål hos ordregiveren, og har dermed en indholdsmæssig sammenhæng. 10 Ordregiver skal foretage en objektiv vurdering af, hvorvidt forskellige indkøb har sådan en sammenhæng, at de bør sammenlægges. Ordregiver skal dog altid være opmærksom på, at et indkøb ikke kunstigt må opdeles med henblik på at undgå udbudspligten. Det betyder, at en kommune som fx har besluttet at indgå en kontrakt om byplanlægning, ikke må indgå en 1-årig kontrakt og forny kontrakten ved udløb, velvidende om at projektet har en varighed på 2 år, når formålet med opdelingen er at undgå udbudspligten. 10 Jf. Klagenævnet for Udbuds kendelse af 5. februar 2010, Klaus Kristoffer Larsen mod Hedensted Kommune.

12 SIDE 12 KAPITEL 3 BEREGNINGSMETODE AF KONTRAKTVÆRDIEN Boks 3.2 Kontraktværdien skal beregnes ud fra det enkelte indkøb En styrelse har vedtaget en ny strategi, som skal sikre, at der skabes mere synlighed om styrelsens arbejde ved hjælp af øget fokus på kommunikation med omverdenen. I den forbindelse vælger styrelsen at købe ekstern rådgivning af en konsulentvirksomhed, som skal udarbejde en kommunikationsstrategi for styrelsen. Herudover vælger styrelsen at udbyde en stor IT-løsningskontrakt. Da det er et komplekst udbud, beslutter direktionen, at udbuddet skal gennemføres ved hjælp af ekstern rådgivning fra en konsulentvirksomhed. Styrelsen skal beregne værdien af kontrakterne vedrørende hhv. udarbejdelse af konsulentydelser og rådgivning i forbindelse med IT-udbuddet. Styrelsen skal ikke lægge værdien af de to kontrakter sammen, når styrelsen skal vurdere om kontrakterne er udbudspligtige. Kontrakten om udarbejdelse af kommunikationsstrategi og om udarbejdelse udbudsmaterialet kan ikke anses for at have sådan en sammenhæng, at de vedrører det samme indkøb. Det har baggrund i, at kontrakterne skal opfylde forskellige behov i styrelsen, og har derfor ikke den nødvendige indholdsmæssige sammenhæng, for at angå det samme indkøb. Værdien af to konsulentydelseskontrakter skal dog lægges sammen, hvis begge kontrakter har indholdsmæssig sammenhæng, og angår det samme indkøb. Det vil fx være tilfældet, hvis der som led i styrelsens kommunikationsstrategi indgås to forskellige kontrakter, som har til formål at analysere, hvorvidt kommunikationsstrategien bedst får effekt i omverdenen. Der er to vigtige undtagelser fra hovedreglen om, at ordregiver skal tage hensyn til det enkelte indkøb. Det følger af udbudsdirektivet, at: 1. værdien af delkontrakter skal lægges sammen, når de forskellige kontrakter vedrører det samme indkøb, se afsnit 3.4, og 2. værdien af løbende anskaffelser indenfor en periode på 12 måneder/regnskabsår skal lægges sammen, hvis kontrakterne er lignende hinanden, se afsnit Værdien af delkontrakter skal lægges sammen, når de vedrører det samme indkøb Et indkøb af tjenesteydelser eller en vis mængde af ensartede varer må ikke opdeles med henblik på at undgå udbud. Hvis ordregiver skal foretage et indkøb og vælger at opdele indkøbet på flere delkontrakter, skal alle varer/tjenesteydelser, der skal indkøbes ved delkontrakterne, derfor sammenregnes ved beregning af kontraktværdien, uanset om der indgås særskilte kontrakter for de enkelte varer og/eller tjenesteydelser. Hvorvidt der er tale om delkontrakter, der skal sammenlægges, må vurderes ud fra 1) indholdet af og formålet med kontrakterne samt 2) den tidsmæssige sammenhæng mellem kontrakterne. Med andre ord skal værdien af kontrakter, der hænger sammen, lægges sammen, for at vurdere, om delkontrakterne hver for sig er udbudspligtige. Boks 3.3 Delkontrakter En kommune foretager løbende indsamling af data fra kommunens enheder med henblik på at undersøge, om der skal indkøbes nye køretøjer. Et år beslutter kommunen sig for at købe følgende nye køretøjer:» En firmabil, som skal bruges af kommunaldirektøren og de fem forvaltningschefer.» Biler til de ansatte i hjemmeplejen, i alt 15 biler.» 3 traktorer til rydning af sne og til saltning.» 1 minibus, der skal fragte kommunens handicappede elever til skole.

13 SIDE 13 TÆRSKELVÆRDIER OG KONTRAKT BEREGNING FOR AFTALER OM VARER OG TJENESTEYDELSER Udgifterne til den samlede anskaffelse estimeres til at udgøre kr. - fordelt som følger:» Firmabil x 1: kr. ( kr. ekskl. moms pr. bil).» Lille bil x 15: kr. ( kr. ekskl. moms pr. bil).» Traktor x 3: kr. ( kr. ekskl. moms pr. traktor).» Minibus x 1: kr. ekskl. Moms. Det vurderes, at firmabilerne, bilerne til hjemmeplejen og minibussen kan leveres af de fleste bilimportører i Danmark. Traktoren kan ikke leveres af bilimportørerne, men vil typisk skulle købes hos et maskincenter. Kommunen vælger at opdele anskaffelsen i fire delkontrakter. Delkontrakterne fordeler sig på en firmabil, el-biler, traktorer og en på en minibus. Da kontrakterne indgås tidsmæssigt sammenhængende, skal kontrakterne sammenlægges, hvis der er tale om ensartede varer. I dette eksempel skal traktorer og biler tjene forskellige formål. Traktorerne skal indkøbes til rydning af sne, og bilerne til transport. Desuden kan traktorer og biler i eksemplet ikke anskaffes hos de samme leverandører. Traktorerne skal derfor ikke sammenlægges med de øvrige varer for at vurdere, om købet er udbudspligtigt. Da traktorenes værdi er under tærskelværdien i både udbudsdirektivet og tilbudsloven, kan de derfor købes uden udbud/annoncering. De øvrige varer tjener samme formål, nemlig transport af passagerer. Desuden er der sammenhæng mellem leverandørstrukturen og kommunens behov, da de fleste bilforhandlere kan levere de ønskede biler. Disse kontrakter skal derfor sammenlægges, når kommunen skal vurdere, om den enkelte delkontrakt er udbudspligtig. Der er altså ikke noget forbud mod at opdele en kontrakt og udbyde varene/tjenesteydelserne i særskilte delkontrakter, men det er et krav, at værdien af samtlige (del-)kontrakter beregnes samlet. Overstiger værdien af alle delkontrakterne den gældende tærskelværdi, skal alle delkontrakter udbydes. Der er dog en undtagelse hertil, som er beskrevet nærmere under afsnit 3.6 om delydelsesreglen. 3.5 Værdien af løbende anskaffelser skal lægges sammen Kontraktværdien af løbende anskaffelser skal beregnes samlet ud fra værdien af de kontrakter (indkøb), der foretages inden for en periode på enten 12 måneder eller regnskabsåret. Reglen om løbende anskaffelser skal ses i lyset af, at ordregivere kan have behov for at indgå kortvarige kontrakter om varer eller tjenesteydelser, som er tidsforskudte. Sådanne løbende anskaffelser kan eksempelvis vedrøre en kommunes indkøb af rengøringsmidler med jævne mellemrum. Den tidsmæssige forskydning af indkøbene vil medføre, at kontrakterne (indkøbene) ikke tilhører det samme indkøb, og derfor ikke udbudspligtige, når værdien af kontrakterne hver for sig ikke overstiger tærskelværdierne i udbudsdirektivet. Eksempelvis vil kommunes indkøb (kontrakter) af rengøringsmidler med jævne mellemrum sjældent overstige tærskelværdien, hvis kontrakterne vurderes uafhængigt af hinanden. Hvis de løbende kontrakter ikke lægges sammen, vil en del af offentlige myndigheders løbende anskaffelser falde udenfor udbudspligten. Reglen om løbende anskaffelser har til formål at sikre, at selvom ordregiveres behov bedst opfyldes ved, at der indgås kortvarige kontrakter med regelmæssige mellemrum, så skal kontrakternes samlede værdi over en 12 måneders periode/regnskabsår lægges sammen, for at vurdere om kontrakterne hver især skal i udbud. Der er tre krav, der skal være opfyldt, for at et indkøb må karakteriseres som en løbende anskaffelse:

14 SIDE 14 KAPITEL 3 BEREGNINGSMETODE AF KONTRAKTVÆRDIEN 1. Kontrakten er en af flere kontrakter, der indgås af den samme ordregiver. 2. Kontakten er lignende udbyders øvrige kontrakter. 3. De lignende kontrakter indgås med regelmæssige mellemrum. Den samme ordregiver er ikke nødvendigvis hele myndigheden. Det giver ofte anledning til tvivl om, hvem der er samme ordregiver. Det skal konkret vurderes, om indkøbet hos en decentral enhed skal sammenlægges med kommunens generelle indkøb. 11 Det andet krav om, at kontrakten skal være en lignende kontrakt, må vurderes konkret ud fra alle dele af den samlede anskaffelse. Det er særlig relevant at undersøge kontraktens genstand, vilkår, leverandørfeltet og markedet. Det indebærer, at ordregiver skal undersøge, om de løbende kontrakter er indholdsmæssigt ligner hinanden, og om kontraktens øvrige vilkår ligner hindanen. Derudover skal ordregiver undersøge, om de samme leverandører kan leverer indkøbene, og om indkøbene appellerer til forskellige markedsaktører. Boks 3.4 Løbende anskaffelser, hvor værdien ikke skal sammenlægges En myndighed har indgået en kontrakt om køb af computere med en stor forhandler, der sælger computere til b.la. offentlige virksomheder. Kontrakten indebærer, at forhandleren varetager levering, opsætning og support af computerne. Myndigheden køber desuden med jævne mellemrum små printere fra den lokale forhandler, når printerene på de enkelte kontorer skal udskiftes. Den lokale forhandler tilbyder små printere til konkurrencedygtige priser. I denne situation skal myndigheden ikke lægge værdien af de små printere sammen med værdien af kontrakten om levering af computere, for at vurdere om indkøbet af printerne skal i udbud. Da printere og computere er forskellige produkter, er kontrakternes genstand forskellig fra hinanden. Hertil kommer, at vilkårene for kontrakterne er forskellige, da kontrakten med forhandleren betinger, at forhandleren skal levere, opsætte og supportere computerne. Kontrakten indebærer således, at forhandlerens salg knyttes tæt til konsulentydelser omkring anvendelse af produktet. Printerne bliver omvendt købt i en butik, hvor der ikke er mulighed for alternative bestillingsprocedurer eller tilkøb. Anskaffelsen sker ved en almindelig kasseekspedition, og butikken har ikke yderligere forpligtelser over for myndigheden, når myndigheden har taget printerne med sig fra butikken. Endelig henvender kontrakterne sig til forskellige markedsaktører. Årsagen hertil er, at det ikke er muligt at foretage indkøb ved en kasse hos den store forhandler, der ikke ønsker at have varer i butikken og i øvrigt ikke kan benyttes af forbrugere. I butikken er det omvendt ikke muligt at købe ind til levering, da butikken ikke ønsker at sælge til levering fx gennem en internetportal. Desuden er butikkens primære forretning at sælge produkter til forbrugere, der handler i butikkens almindelige åbningstid. I ovennævnte eksempel er betingelserne for at sammenlægge anskaffelserne efter artikel 9, stk. 7 ikke til stede, og vurderingen af om anskaffelserne er udbudspligtige skal derfor foretages separat for hver af de to anskaffelser. Det tredje krav om at kontrakterne skal indgås regelmæssigt indebærer, at kontrakterne skal indgås med mere eller mindre jævne mellemrum eller blot regelmæssigt fornys ved udløb, for at der kan være tale om løbende anskaffelser. For at kontrakterne kan siges at blive indgået 11 For nærmere uddybning af decentrale enheder henvises til afsnit 2.2 om decentrale enheder.

15 SIDE 15 TÆRSKELVÆRDIER OG KONTRAKT BEREGNING FOR AFTALER OM VARER OG TJENESTEYDELSER med regelmæssighed, må der både være en tidsmæssig sammenhæng, og en vis grad af forudsigelighed. Udbyder må således undersøge, om anskaffelserne hidtil har haft - eller fremover vil have - et fast mønster, fx ugentlige eller månedlige indkøb. Er det ikke forudsigeligt for udbyder, at der vil blive indgået flere lignende kontrakter inden for det samme år, da vil kravet om regelmæssighed sjældent være opfyldt. Boks 3.5 Løbende anskaffelser, hvor værdien skal sammenlægges En kommune har et centralt køkken, som leverer mad til kommunens plejecentre og ældreboliger. Køkkenet bestiller i den forbindelse fødevarer fra en stor fødevareleverandør ca. hver anden uge. Da køkkenet arbejder ud fra madplaner, er det nogenlunde den samme mængde af varer der bestilles hver gang. Bestillingen sker online, og bliver leveret til køkkenet to faste hverdage i ugen. Det enkelte indkøb overstiger ikke tærskelværdien. Køkkenet skal lægge værdien af de enkelte indkøb sammen, for at vurdere om den enkelte kontrakt skal i udbud. Hvis værdien af kontrakterne på en 12 måneders periode overstiger gældende tærskelværdier, skal køkkenet udbyde hver enkelt kontrakt. Det vil dog kræve administrative og tidsmæssige ressourcer at udbyde hver enkelt kontrakt. Køkkenet kan derfor vælge at udbyde en rammeaftale om levering af fødevarer, som løber over nogle år (maksimum 4). Udbudspligten for det enkelte indkøb vil hermed være afløftet. 3.6 Særligt om delydelser Generelt gælder det princip, at en offentlig udbyder ikke må omgå udbudsreglerne ved at opdele en kontrakt. Det betyder ikke, at en udbyder ikke må opdele sin anskaffelse i flere delkontrakter. Som beskrevet under afsnit 3.3 ovenfor, indebærer en sådan opdeling imidlertid, at udbyder ved fastsættelse af kontraktværdien må sammenlægge værdien af alle delkontrakter. Overstiger den samlede kontraktværdi tærskelværdien, skal alle delkontrakter i EU-udbud, uanset at værdien af de enkelte (del-)kontrakter ikke overstiger tærskelværdien Under visse betingelser kan man dog som udbyder undlade at udbyde en eller flere af delkontrakterne. Betingelserne herfor er: 1. At delydelserne er en del af et indkøb. (Eksempelvis kan en kommune som har indgået en kontrakt om levering af 20 hjemmeplejebiler, vælge at tilkøbe en ekstra bil som en delydelse.) 2. At den enkelte delydelseskontrakt er under kr. 3. At den samlede værdi af de delydelseskontrakter, der indgås uden udbud, ikke overstiger 20 pct. af den samlede kontraktværdi (dvs. summen af samtlige delkontrakter). Hvis alle tre betingelser er opfyldte, kan udbyder undlade at udbyde de delkontrakter, som hver især har en værdi under kr., og som tilsammen ikke overstiger 20 pct. af værdien den samlede kontraktværdi. Det er vigtigt at gøre sig klart, at reglen alene kan benyttes på kontrakter, der indgås til samme indkøbsbehov. Det betyder, at der skal være en sammenhæng mellem indholdet og formålet

16 SIDE 16 KAPITEL 3 BEREGNINGSMETODE AF KONTRAKTVÆRDIEN med anskaffelserne. 12 Det er ikke et krav, at delkontrakterne indgås med den samme leverandør som hovedanskaffelsen. Det er ikke nødvendigvis et krav, at der er en tidsmæssig sammenhæng mellem delydelseskontrakterne, da samtidighed ofte ikke rigtig giver mening. Ordregiver behøver således ikke at indgå en delkontrakt om en delydelse samme dag, som de(t) øvrige kontrakter indkøbet vedrører, for at være omfattet af delydelsesreglen. Boks 3.6 Delydelsesreglen Et ministerium ønsker at indgå en rammeaftale om køb af papir og skriveredskaber og andre kontorartikler til ministeriets depotrum. Alle køb af kontorartikler i ministeriet skal ske ved at trække på rammeaftalen Ministeriet skal i rammeaftaleperioden holde en stor international konference, og vil i den forbindelse gerne undtage køb af skriveredskaber til konferencen fra rammeaftalen, da ministeriet gerne vil købe særlige kuglepenne med konferencens navn og logo på. Endvidere ønsker man at købe papir af god kvalitet til brug for konferencen. Skriveredskaberne og papiret ønskes købt gennem en virksomhed, som ministeriets designbureau har anbefalet. Virksomheden er et lille nystartet firma, der har speciale i fremstilling af særligt design til skriveredskaber. Ministeriet estimerer, at udgiften til anskaffelsen af kuglepennene og papiret til konferencen vil ligge mellem kr.. Kontrakten med den nystartede virksomhed er en del af ministeriets anskaffelse af skriveredskaber. Kontrakten har imidlertid en værdi, der er lavere end kr., og såfremt kontrakten også er mindre end 20 pct. af anskaffelsessummen på ministeriets rammeaftale, vil kontrakten kunne indgås uden udbud efter reglen om delydelser. 3.7 Særligt om værdiberegning af kontrakter vedrørende leasing eller leje af varer Der gælder specielle beregningsregler for leje eller leasing 13 af varer. Hvis en leje- eller leasing aftale løber over 12 måneder eller derunder, skal ordregiver ved beregning af kontraktens værdi, tage hensyn til alle enkeltydelser, der skal betales i kontraktens løbetid. Hvis kontrakten har en løbetid på over 12 måneder, skal ordregiver både tage hensyn til de enkelte ydelser, som skal betales i kontraktens løbetid og den eventuelle overskydende restværdi, som varen har på tidspunktet for kontraktens ophør. Det gælder uanset om ordregiver har ret til at erhverve varerne ved kontraktens ophør. Hvis en leje- eller leasingkontrakt er ubegrænset, skal ordregiver beregne kontraktens værdi ud fra den månedlige værdi ganget med Se afsnit 3.4 om delkontrakter 13 Afsnittet er alene gældende for kontrakter om operationel leasing. Vedrørende kontrakter om finansiel leasing henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledende udtalelse af 8. juni 2006 om udbud af finansiel leasing. Udtalelsen kan findes på kfst.dk, under offentlig konkurrence.

17 SIDE 17 TÆRSKELVÆRDIER OG KONTRAKT BEREGNING FOR AFTALER OM VARER OG TJENESTEYDELSER Boks 3.7 Beregning af værdien af en kontrakt om leasing af hjemmeplejebiler En kommune ønsker at lease 20 biler til hjemmeplejen i 3 år. Ved kontraktberegningen skal ordregiver medregne alle udgifter, som ordregiver kan komme til at betale i leasingperioden. I denne beregning skal de månedlige vederlag samt oprettelsesgebyr og eventuelle andre gebyrer medtages. Derudover skal den eventuelle overskydende restværdi af bilerne også medtages i beregningen. Hvis den samlede værdi af kontrakten overstiger den gældende tærskelværdi, skal leasingkontrakten i udbud. 3.8 Særligt om værdiberegning af finansielle tjenesteydelser Der gælder særlige regler for beregning af tjenesteydelseskontrakter, som vedrører:» Forsikringstjenesteydelser,» Banktjenesteydelser og andre finansielle tjenester, og» Kontrakter vedrørende projektering. Når ordregiver skal beregne værdien af de nævnte tjenesteydelseskontrakter, skal følgende former for vederlag indgå i kontraktens værdi:» Ved forsikringstjenesteydelser skal den præmie, der skal betales, og eventuelle andre vederlag medregnes. Det er fx ekspeditionsgebyr mv.» Ved banktjenester og andre finansielle tjenester skal honorarer, provisioner, renter og andre former for vederlag medregnes.» Ved projektering skal honorarer, provisioner og andre former for vederlag medregnes. Ved beregning af værdien af en kontrakt om forsikringsydelse, skal ordregiver lægge præmien med i kontraktværdien, men ikke forsikringssummen. Det vil sige, at hvis en ordregiver forsikrer bygninger til 150 mio. kr. med en årlig præmie på 2 mio. kr., så er det den årlige præmie, der er relevant ved kontrakt beregningen. En ordregiver som fx skal optage et banklån på 20 mio. kr. til finansiering af en bygge- og anlægsopgave, skal i forbindelse med beregning af kontraktværdien tage hensyn til de udgifter, der er ved at optage lånet, det vil sige renter, gebyrer og honorarer, men ikke selve lånesummen. I forbindelse med projekteringsopgaver skal honorarer mv. til arkitekten medregnes i kontantværdien, men fx ikke udlæg, som arkitekten har gjort på vegne af ordregiveren. 3.9 Særligt om fast levering af tjenesteydelser Der gælder særlige beregningsregler for tjenesteydelseskontrakter, hvor der ikke er fastsat en samlet pris, fx en fast aftale om konsulentrådgivning. Er kontrakten tidsbegrænset, er det den anslåede værdi for hele løbetiden, der er afgørende. Kontrakter om specifik assistance til et bestemt projekt skal vurderes ud fra et skøn over, hvor meget assistance der er nødvendig for projektets udførelse, fx hvor lang tid ordregiver forventer projektet vil løbe. Er kontrakten tidsubegrænset, eller har den en løbetid på over 48 måneder, skal den samlede kontraktværdi beregnes ud fra den månedlige værdi ganget med 48. Dette vil fx være tilfældet med en tidsubegrænset rengøringsaftale.