Referat fra bestyrelsesmøde i Hjørring Golfklub den 8. december 2013.

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde i Hjørring Golfklub den 8. december Til stede var: Benny Larsen John Friis Henrik Jørgensen Michael Svendsen Peter Norskov Jens Erik Poulsen Afbud: Henrik Leth Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde 2. Orientering fra formanden 3. Orientering fra GM 4. Drøftelse af informationer m.v. fra udvalgene 5. Evt. andre relevante emner 6. Eventuelt. Ad 1 godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde. Godkendt. Ad 2 orientering fra formanden. Køb af jord/leje af jord af Hjørring Kommune. Der henvises til pkt. 4 ad referatet fra sidste bestyrelsesmøde den 22/10. Punktet drøftet. Intet nyt. DGU-møde i Løkken den 28/ Formanden oplyste, at han og John Friis havde deltaget i det årlige DGU-møde, som i år blev afholdt i Løkken. Bl.a. følgende 3 emner blev omtalt og drøftet: Organisation, bestyrelser og regionalmøder der henvises til linket nedenfor: Golfspilleren i centrum der henvises til linket nedenfor: Anbefalinger for klubdrift der henvises til linket nedenfor: John Friis vil til foråret servicere de enkelte udvalg vedr. relevant materiale bl.a. henset til nye medlemmer. 1

2 Ad 3 orientering fra GM Økonomi: John Friis orienterede for klubbens økonomi pr. 30/11-13 og en prognose for årsregnskabet pr. 31/ Der er fortsat styr på økonomien, idet indtægter og udgifter er afstemt i forhold til hinanden jf. i øvrigt skemaet nedenfor. De samlede indtægter beløber sig til kr tkr., hvilket er 157 tkr. mindre end budgettet. Dette skyldes groft sagt manglende indtægter på medlemskontoen på kr. 144 tkr., som har været omtalt flere gange. Gereenfee-indtægterne har været gode i år med 785 tkr. men også sponsorerne holder på pengene, eftersom denne indtægt kun beløber sig til kr. 551 tkr. netto. De samlede udgifter beløber sig til kr tkr., hvilket er 206 tkr. mindre end bugettet. Det skyldes besparelser på stort set alle poster men især på banen. Der er således et overskud på driften før afskrivning og finansiering på tkr., hvilket er 49 tkr. bedre end budgettet. Prognosen viser et overskud i årsregnskabet pr. 31/12-13 på kr kr., når afskrivning og finansiering er fratrukket. Konto Realiseret Budget Realiseret Afvig ift. Afvig ift. Dec Forv Prognose Realiseret Realiseret Årsbudget Nov 2013 Nov 2013 Nov 2012 budget Kontingent Indskud Skabe Tilskud Medlemmer i alt Greenfee (Netto) Øvrige indtægter Turnering (Netto) Sponsorer (Netto) Indtægter Administration Banen Klubhus Medlemsaktiviteter Junior Elite Begynder Udgifter Res. før fin/afskr Finansiering Res. før afskr Afskrivninger Resultat Kassekreditten: Selvom der er trukket ca. 900 tkr. på kassekreditten, er det 300 tkr. mindre end på samme tidspunkt sidste år, og det kan derfor betragtes som en positiv udvikling. 2

3 Investeringer: Der er i 2013 investeret i maskiner (gator, roughklipper, traktor og giftsprøjte) for ca. 628 tkr. Hertil kommer udskiftning af tagrender ud mod putter banen og udskiftning af vinduer m.v. i karnappen til Golfcafeen. Disse 2 renoveringer beløber sig til knap 100 tkr. incl. moms. Det undersøges i øjeblikket, om det er fordelagtigt at udskifte nedslidt og allerede afskrevet materiel i 2014 bl.a. en greenklipper, en tromle og en bunkerrive. Alternativet kan blive, at reparationsudgifterne bliver for store. Det undersøges ligeledes p.t., om der skal investeres i en touchskærm til scorekort og ny betalingsløsning. John Friis har været til møde i Brønderslev Golfklub for at få emnet nærmere belyst. Det er vigtigt, at vi får en løsning, som er integreret i Golfbox, og som kan give os bedre statistikker vedr. de enkelte typer af spillere, som benytter denne løsning. Inkasso: Som omtalt i referatet fra sidste bestyrelsesmøde var der 6 medlemmer, som ikke havde betalt kontingent og derfor var sendt til inkasso. Der er indgået aftaler med 2 af disse medlemmer, medens der fortsat er 1 uafklaret til et beløb af kr Medlemstal: DGU har pr. 30/9-13 fremsendt statistikker vedr. bl.a. medlemstallene for de danske golfklubber jf. nedenfor. Som det fremgår af tallene, er Hjørring Golfklub gået tilbage i medlemstal, hvilket flere gange har været nævnt i diverse referater, og selvom det også er sket i andre Golfklubber, er det en fattig trøst. Status for Hjørring Golfklub pr. 30/11-13: 1114 medlemmer en tilbagegang på 95 i løbet af året Kategori Status Status Diff. Budget ult Diff. År Udmeld Indmeld Netto Seniorer Ungseniorer Juniorer m/banetill Juniorer u/banetill Pensionister Øvrige Prøvemedlemmer Flex G.snit Long Distance I alt Passive I alt Årstal Januar - Marts April Maj Juni 2 halvår Total e Pct sats Gennemsnit Orientering vedr. budgettet for 2014: John Friis orienterede om budgettet for 2014, som endnu ikke er afsluttet. 3

4 Han har udarbejdet en oversigt over de forskellige konti, hvor nogle af udgifterne ligger fast, andre kan betegnes som et måske, medens andre udgiftsposter kan diskuteres, men i så fald får det konsekvenser for den daglige drift, hvilket kan give anledning til analyser. Udgifter: Det bør dog nævnes, at der over de sidste 2 år er sparet ca kr. på omkostningssiden, efter det store underskud på kr. i Som tidligere nævnt er der de sidste par år sparet meget på banen og på administrationen. Greenkeeperstaben har i 2013 klaret sig med 5,01 årsværk (omregnet) mod 5,41 i Administrationen har i 2013 klaret sig med 2,44 årsværk (omregnet) mod 2,72 i De parametre, som vi bl.a. skal forholde os til er: Er der opnået et tilfredsstillede resultat m.h.t. banen, medlemsservice, engagement, økonomi m.v. Hvordan skal ressourcerne benyttes i 2014 (op- og nedprioriteringer) Områder, hvor der skal ske ændringer Kan vi fortsat aktivere de frivillige Gør vi det rigtigt og gør vi de rigtige ting. Indtægter: Klubben har 3 store indtægtskilder: 1. Medlemmer (incl. skabe) ca. 4,9 mio. 2. Greenfee ca. 785 tkr. 3. Sponsorer ca. 540 tkr. Også her skal det besluttes: Hvad skal der prioriteres for at generere indtægter i Skal vi acceptere, at klubben kun har ca medlemmer og at tiden med ca medlemmer er fortid. Kan vi forbedre indsatsen over for vores sponsorer. Greenfee-indtægterne var gode i 2013 men trods alt det 4. laveste siden 1999 Hvordan adskiller vi os fra konkurrenterne m.h.t. fritidstilbud. Det er vigtigt, at vi får bygget videre på den positive spiral, der trods alt er begyndt efter den turbulente periode efter regnskabsåret Nærmere vedr. det endelige budget for 2014 offentliggøres senere. Beslutningssager: Flexmedlemskab: Jf. referat fra bestyrelsesmødet den 10/3-13 blev flexmedlemskabet omtalt, efter at det blev drøftet på generalforsamlingen. Her anføres det, at ordningen skal evalueres sidst på året frem mod 4

5 generalforsamlingen i Det er besluttet, at flexordningen også er gældende i klubben i 2014, men bestyrelsen forbeholder sig ret til at begrænse antallet af flexmedlemmer, idet et for stort antal flexmedlemmer vil kunne påvirke foreningens økonomi i negativ retning i et sådant omfang, at der ikke kan planlægges for det. SGN-samarbejdet: Som omtalt i referatet fra sidste bestyrelsesmøde den 22/10 har Peter Norskov og Jens Erik Poulsen deltaget i et møde med de øvrige klubber, der har tilsluttet sig SGN-samarbejdet. Et af hovedemnerne her var de mange rabatordninger greenfee m.v. som er aftalt klubberne imellem, men som der er forskellige holdninger til. Facebook: John Friis og Fritz Hansen har deltaget i et møde, der var arrangeret af Hjørring Kommune vedr. brug af Facebook som kommunikationsmiddel. Det var firmaet Konxion der gav ideer og inspiration til, hvordan foreninger og klubber kan bruge det sociale medie Facebook som arbejdsredskab. Der er i Danmark 3 mio. brugere/profiler på Facebook, og på verdensplan over 1 mia. brugere/profiler. Hjørring golfklub opretter gerne en profil på Facebook, men det kræver ressourcer, og det er derfor nødvendigt, at vi får frivillige til at hjælpe, idet det angiveligt kræver daglig adgang til og opdatering af mediet. Hvis der er frivillige, der har indsigt i Facebook evt. som bruger er man velkommen til at rette henvendelse til John Friis. Nye turneringer: Vendsyssel Open 2014: Det er besluttet at genoplive Vendsyssel Open en individuel turnering, som afvikles over 2 dage nemlig den 4. juli fra kl og den 5. juli fra kl Det er en åben turnering max handicap 45. Der spilles i 3 rækker stableford 4-bolde. Der er plads til 12 bolde i hver række dvs. 144 deltagere. Nærmere følger. Bryghuset Vendia og Bistro V Parturnering 2014: Sammen med Bryghuset Vendia og Bistro V planlægges en ny parturnering, som løber over hele sæsonen, så du skal selv finde en person, som du ønsker at spille sammen med. Puljekampene stater senest den 27. april. Der spilles i puljer med 3 eller 4 par. Der spilles alle mod alle greensome og hulspil. Puljevinderne går videre til knockout-fasen, hvor det ved lodtrækning afgøres, hvem næste modstander er, og sådan fortsætter det, indtil der er fundet en vinder. Denne turnering vil blive afviklet på en weekend i efteråret. Nærmere følger. Generalforsamling Generalforsamlingen til næste år finder sted torsdag den 27. februar Jf. 6 i klubbens vedtægter skal der bl.a. ske valg af bestyrelse, jf. i øvrigt også 10. Følgende er på valg: 5

6 Henrik Jørgensen ønsker ikke genvalg. Henrik Leth ønsker ikke genvalg. Afholdelsen af generalforsamlingen vil senere blive annonceret såvel internt som eksternt. Ad 4 drøftelse af informationer m.v. fra udvalgene: Multifunktionel golfbane: Peter Norskov oplyste, at der er udfærdiget et idekatalog i forbindelse med, at bestyrelsen den 13/8-13 besluttede, at der skulle arbejdes videre med projektet Multifunktionel Goldbane. Som det tidligere er beskrevet i referater fra bestyrelsesmøder, er der søgt og modtaget LAG-midler, og arbejdsgruppen, der består af Jørgen Larsen, Siggi Strandeng og Peter Norskov, har anbefalet følgende arbejdsplan for projektet: Etablering af en langrendsløjpe for den kommende vinter Etablering af en Cross Fit sti på Nordsløjfen i foråret 2014 Vandre- og naturstier et supplement til Cross Fit stien Nærmere følger. Ad 5 Evt. andre relevante emner. Intet. Ad 6 eventuelt: Generalforsamlingen afholdes torsdag den 27/2-14 Næste bestyrelsesmøde afholdes 25/1-14. Jens Erik Poulsen, sekretær 6