Organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 2. december 2013, kl Mødelokale 3, Studiestræde 38, 3. København K

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 2. december 2013, kl Mødelokale 3, Studiestræde 38, 3. København K Bestyrelsen Bjørn Petersen, Karen Levin Nielsen, Uni Søgaard, Jette Bergenholz Bautrup, Henning Andersen, Rasmus Riley, Daniel A. Mangold og Helle Marianne Rasmussen Administrationen Kundedirektør Margrete Pump, kundechef Jonas M. Cohen, forretningsfører Elly Borg og forretningsfører Ulrik Hjort Indholdsfortegnelse 1. Protokollat fra møde den 4. november Revisionsprotokol Meddelelser... 3 SAGER TIL DISKUSSION Fremtidssikring... 4 SAGER TIL BESLUTNING... 5 Målsætningsprogram Boligsocial profil... 5 Udvalg Udpegning af to organisationsbestyrelsesmedlemmer til byggeudvalg/ kommunikationsudvalg... 7 Økonomi Ansøgninger om egen trækningsret Afdeling 1040, Lygten Godkendelse af revideret budget Afdeling 1072, Grøndalsvænge Godkendelse af støtte fra RealDania til projekt Det gode boligliv Afdeling 1041, Øbrohus - Erhvervslejemål Center For Døve, beliggende Jagtvej Krav om forholdsmæssigt afslag i leje pga. støj fra metrobyggeri Administration Styringsdialog /21

2 SAGER TIL ORIENTERING Nybyggeri Afdeling 1015, Ny Ellebjerg Status på udlejningen Afdeling 1015, Ny Ellebjerg Udlejningsbudget Renovering Afdeling 1040, Lygten, serviceareal orientering Økonomi Ejendomsvurderinger og betydning for husleje Afdeling 1062, Sankt Pauls Plads - KAB stævnet vedrørende erhvervslejemål Administration Afdeling 1028, Bispevænget og afdeling 1036, Oldermandsgården - Valg af administrationsmodel Bilag 1: Forslag til s boligsociale politik... 6 Bilag 2: Afdeling 1040, Lygten Revideret budget Bilag 3: Klage over støj fra Metro Bilag 4: Svar på klage over støj fra Metro Bilag 5: Svar fra advokat /21

3 1. Protokollat fra møde den 4. november Revisionsprotokol 3. Meddelelser Medarbejderforhold Driftschef Lars Mann Petersen har opsagt sin stilling til fratrædelse med udgangen af Administrationen arbejder på hurtigst muligt at få genbesat stillingen og håber på, at dette kan falde på plads senest pr. 1. februar Afdelingsbestyrelserne i de berørte afdelinger er orienteret. Konsulent Tine Bundgaard har opsagt sin stilling som konsulent Forvaltningsområde D, da hun har fået job i en nyoprettet stilling i KAB s it-afdeling som projektleder. Tine stopper også med udgangen af året, men vi håber på, at vi kan have ansættelsen af en ny konsulent på plads samtidig med Tines ophør. Afdeling 1069, Havnestaden Manglende afdelingsbestyrelse Afdeling 1069, Havnestaden, er efter afdelingsmødet den 24. oktober 2013 uden afdelingsbestyrelse. Afdelingen har tidligere haft en bestyrelsen bestående af en formand og 2 bestyrelsesmedlemmer, men disse har alle trukket sig. Et enkelt bestyrelsesmedlem er helt fraflyttet afdelingen. I forbindelse med fremlæggelse og godkendelse af budget for 2014 havde afdelingsformanden indkaldt til afdelingsmøde torsdag den 12. september Der var ingen beboere, der mødte frem til mødet, og administrationen tog initiativ til endnu er afdelingsmøde, som blev indkaldt til afholdelse torsdag den 24. oktober Heller ikke til dette møde mødte der nogen beboere frem, hvorfor afdelingen nu er uden afdelingsbestyrelse. 3/21

4 I mangel på afdelingsbestyrelse vil det derfor være organisationsbestyrelsen for Boligselskabet AKB, København, som indtil videre varetager afdelingens interesser. Afdelingens daglige drift varetages af ejendomskontoret i Grönings Have. Afdelingen er en del af ejerforeningen Grönings Have. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. SAGER TIL DISKUSSION 4. Fremtidssikring Indledning I forbindelse med at Fremtidssikringsprojektet i AKB, København har fundet sin form, skal organisationsbestyrelsen diskutere de nye muligheder, der opstår for boligorganisationen. Indhold Fremtidsplanens aspekter vil blive gennemgået i et PowerPoint-show. Tidligere er grundprincipperne blevet forelagt organisationsbestyrelsen, de vil indledningsvis blive gennemgået igen, sammen med en status og forventningsafstemning for den afsluttende del af projektet. For at sikre organisationsbestyrelsen et overblik, inden der tages hul på diskussionspunktet, bliver alle fremtidsplanens berøringsflader gennemgået de er løbende blevet fremlagt Bygge- og Fremtidssikringsudvalget: Drift Overtagelse af planerne, arbejdsgang, opfølgning, opdatering, videndeling, ambassadører og fællesmøder Afdelingsbestyrelser Overblik, årshjul og formidling Beboere Information, præsentationer på afdelingsmøder Hjemmeside Gennemskuelighed og fremtidsstrategier 4/21

5 Målsætningsprogram Berøring med alle målsætningsprogrammets dele Det samlede overblik Tildeling af midler, indsatsområder, strategiske overvejelser Diskussionspunkt På baggrund af fremlæggelsen, skal den fremtidige brug af Fremtidsplanerne i organisationsbestyrelsen diskuteres. Er der behov for mere end det årlige katalog? Hvordan sikres det, at afdelinger, der blev sorteret fra i ansøgningen til udlodningskomiteen, ikke hægtes af? Forslag A. Udarbejdelse af både Fremtidssikringsanalyse og Fremtidsplaner for de resterende afdelinger i AKB, København B. Udarbejdelse af Fremtidsplaner for resterende afdelinger, med afsæt i et erfaringskatalog baseret på de samlede anbefalinger fra Fremtidssikringsanalyserne Der vil blive forelagt et økonomisk overslag på mødet. På baggrund af diskussionen afklares det, hvordan den videre proces for fremtidssikringen i de resterende afdelinger kan se ud, og hvornår arbejdet vil kunne igangsættes. Der vil blive forelagt et skønnet tidsforbrug og en model for finansieringen. Det foreslås, at konkretiseringen af finansieringen, køres gennem Bygge- og Fremtidssikringsudvalget og forelægges organisationsbestyrelsen til beslutning i løbet af foråret. SAGER TIL BESLUTNING Målsætningsprogram 5. Boligsocial profil I forbindelse med s målsætningsprogram , blev der på organisationsbestyrelsesmødet den 23. april 2013 vedtaget masterplan for aktiviteter i I denne plan fremgår det, at AKB, København i efteråret 2013 vil udvikle et dokument for selskabets boligsociale politik. Baggrunden for en konkret beskrivelse af s boligsociale profil er, at man ønsker at fremhæve, at netop dette emne er et vigtigt fokusområde for AKB, København, der er andet og mere end en organisation til formidling af boliger. 5/21

6 Boligsocial politik for AKB, Københavns boligsociale politik understøtter alle relevante tiltag og behov generelt, men vælger samtidig at sætte udvalgte områder i højsæde. Disse områder skal bidrage til en skarpere profil for selskabet samt fungere som overordnede retningslinjer for eksisterende projekter og udvikling af nye metoder. Områderne er: Den sociale vicevært, samarbejder og nye metoder og koncepter. Desuden inddrages de to indsatsområder: Arbejdsgiverrollen og økonomi. Under samarbejder er der inkorporeret en helt ny strategi med ønsket om samarbejde med virksomheder og organisationer, hvis CSR-strategi (Corporate Social Responsability/socialt ansvar) understøtter eller ligger i forlængelse af AKB, Københavns værdier og visioner. Dette tiltag vil kræve en kravspecifikation, der kan ligge til grund for udvælgelsen af passende samarbejdspartnere, ligesom der skal udarbejdes en procedure for godkendelse og opfølgning af projekter, der planlægges og udføres i relation til virksomheder og organisationer../. Forslag til s boligsociale politik er vedlagt som bilag. Endvidere er integrationen af det boligsociale i den daglige drift en af de konkrete målsætninger i AKB, Københavns målsætningsprogram, hvor der allerede nu er igangsat en forsøgsordning på Mozarts Plads, hvor der fokuseres på de udfordringer, der er ved en fysisk sammenlægning af de to områder. I udviklingen af det nye ejendomskontor undersøges mulighederne for tiltag, der sikrer, at de nye fysiske rammer hverken kommer til at genere ansatte (ejendomskontoret har langt kortere åbningstider end den sociale vicevært) eller beboerne (hvis man besøger sin sociale vicevært, skal man ikke føle sig eksponeret for hele personalet). Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til, om det øgede fokus på s sociale profil er ønskelig. Det indstilles endvidere, at bestyrelsen forholder sig til det fremlagte forslag for ny boligsocial politik især med fokus på de nye samarbejdsstrategier med henblik på godkendelse. Endelig indstilles det, at bestyrelsen drøfter, om der skal lægges en fast politik for finansiering af tiltag, eller om finansiering skal behandles sag for sag. Bilag 1: Forslag til s boligsociale politik 6/21

7 Udvalg 6. Udpegning af to organisationsbestyrelsesmedlemmer til byggeudvalg/ kommunikationsudvalg Afdeling 1004, Frederiksholm, karré 4 Som det er organisationsbestyrelsen bekendt, har der i forbindelse med renoveringen af gården i Frederiksholm, karré 4 været en del udfordringer i samarbejdet. Karreen står over for en renovering af deres antenneanlæg og efterfølgende et vinduesprojekt, som anses for at være et større projekt. For at forbedre samarbejdet i de kommende projekter har KAB afholdt et møde med afdelingsbestyrelsen, hvor der var enighed om at lægge fortiden bag sig. På mødet var der enighed om at bede organisationsbestyrelsen udpege en repræsentant, som kan sidde i byggeudvalgene for begge projekter, for at sikre et godt samarbejde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen udpeger en repræsentant som kan sidde i byggeudvalgene for henholdsvis antenneprojektet og det efterfølgende vinduesprojekt. Afdeling 1030, Bellahøj På Bellahøj arbejdes der videre med helhedsplanerne for de fire boligselskaber. Som det er organisationsbestyrelsen bekendt, er det blevet aftalt, at i forbindelse med den fælles arkitektkonkurrence og efterfølgende gennemførelsen af helhedsplanerne gennemføres koordineret beboerinformation mellem boligselskaberne. Der er nu indgået en aftale mellem de fire boligselskaber om, at der nedsættes et redaktionsgruppe, som har til formål at godkende beboerinformationen, som udsendes. Hvert boligselskab har to pladser, en fra afdelingsbestyrelsen og en fra organisationsbestyrelsen eller administrationen. Det er samtidig aftalt, at beboerinformationen i første omgang varetages af FSB, og i forbindelse med helhedsplanerne ansættes en kommunikationskonsulent på fuldtid, som også skal have en koordinerende funktion mellem afdelingsbestyrelser og boligselskaberne. AKB, Københavns fremtids- og byggeudvalg har behandlet og godkendt kommissoriet for redaktionsudvalget, og indstiller at der udpeges en repræsentant. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen udpeger en repræsentant til kommunikationsudvalget for AKB København. 7/21

8 Økonomi 7. Ansøgninger om egen trækningsret Afdeling 1006, Frederiksholm, karré 6 Der ansøges om tilskud til tagudskiftning, isolering og opsætning af solceller. Budget kr. Ejendommen er et erhvervslejemål, og afdelingen har pligt til at afholde udgifter, der vedrører klimaskærmen. Indvendig vedligeholdelse og forbedringer står lejer for. Der er gjort opmærksom på, at der, i modsætning til hvad der står i ansøgningen, ikke er tale om en renovering men en forbedring. Teksten rettes til. Der ansøges om 2/3 af udgiften svarende til kr. Ansøgningen kan ikke behandles, da der mangler følgende oplysninger: Anslåede indtægter fra solceller og anslået varmebesparelse. Tallene indhentes, og udvalget vil undtagelsesvis behandle ansøgningen på organisationsbestyrelsesmøde den 2. december Det indstilles af trækningsretsudvalget, at sagen behandles til mødet. Afdeling 1013, Frederiksholm, karré 15 Der ansøges om tilskud til udskiftning af opgangsdøre og låsesystem. Budget til forbedringsdelen kr. Det indstilles af trækningsretsudvalget, at der gives tilskud til udskiftning af opgangsdøre og låsesystem på kr. fra afdelingens egen trækningsret, svarende til 2/3 af udgiften. Afdeling 1022, Jagtvej, karré 2 Der ansøges om tilskud til ombygning af varmesystem. Budget kr. Der skal tilføjes til ansøgningen, at der også kommer radiatorer i køkken samt i badeværelse (i form af håndklædetørrer). Sidstnævnte er medregnet i budgettet, men der er ikke taget endelig stilling til det endnu. Trækningsretten kan udgøre kr. 8/21

9 Det indstilles af trækningsretsudvalget, at der gives tilskud til ombygning på 50 % af den mulige trækningsret = kr. fordelt med kr. fra afdelingens egne trækningsretsmidler samt kr. fra Fællespuljen. Afdeling 1009, Grønnegården Der ansøges om tilskud til udskiftning af tag og i den forbindelse efterisolering og udskiftning af vinduer. Budget kr. Udvalget ønsker uddybning af ansøgningsskemaets punkt 2b. Ansøgningen mangler oplysninger om fordeling af udgifter til vedligeholdelse og forbedring. Udvalget ønsker yderligere en undersøgelse af muligheden for solceller samt besparelse af energi. Dels er der kommet ny lovgivning, og dels har man ikke rådført sig med Steen Hartvig fra Østerbrogade 95. Det indstilles af trækningsretsudvalget, at ansøgningen om tilskud til udskiftning af tag og vinduer udsættes, og at der indhentes de manglende oplysninger, så afdelingen kan søge igen til foråret. Afdeling 1024, Jagtvej, karré A & B Der ansøges om tilskud til isolering af etageadskillelse mellem kælder og stue. Budget kr. Ansøgningsskemaets punkt 2d ønskes uddybet. Besparelsen er anslået til kr. årligt. Udvalget har diskuteret rimeligheden af, at kun kr. ud af den anslåede besparelse på kr. kommer hele afdelingen til gode, hvorimod den resterende del kun kommer beboerne i stuen til gode. Økonomi Ved lån i egne midler kr. over 10 år afdrages der kr. årligt. Besparelsen er på kr. årligt, og der vil derfor være et overskud på kr. fra 1. dag. Projektet er derfor selvfinansierende. En beboer har fremsendt klage til Københavns Kommune i forbindelse med afdelingens behandling af sagen. 9/21

10 Det indstilles af trækningsretsudvalget, at bestyrelsen venter med at tage stilling til ansøgningen, til der foreligger en afklaring på klagen. Afdeling 1052, Engholmen Nord Der ansøges om tilskud til udskiftning til LED lys med sensor. Budget kr. Med en tilbagebetalingsperiode på 10 år vil afdelingen, med en finansiering ved lån i egne midler, have et afdrag på ca kr. årligt. Da besparelsen er anslået til kr. årligt, vil afdelingen have et overskud ved udskiftning til LED lys med sensor, på kr. fra 1. dag. Det indstilles af trækningsretsudvalget, at ansøgningen om tilskud til udskiftning til LED lys med sensor afvises, da projektet er selvfinansierende. Afdeling 1048, Lundtoftegade Der ansøges om tilskud til etablering af solceller. Budget kr. Der er ansøgt Københavns Kommune om kr. Der anslås en besparelse på kr. årligt. Økonomi ved afslag på ansøgning om kr. fra Københavns Kommune: Ved et 30- årigt lån på kr. forrentet med 6,5 % gives en årlig ydelse på ca kr. Projektet giver derfor et årligt anslået overskud på i alt ca kr. Det indstilles af trækningsretsudvalget, at ansøgningen om tilskud til etablering af solceller afvises, da projektet er selvfinansierende. 8. Afdeling 1040, Lygten Godkendelse af revideret budget Der blev afholdt ordinært afdelingsmøde i afdelingen den 23. september 2013, hvor der blev fremlagt et budget for 2014 indeholdende en huslejestigning på 4,90 %. Dette budget kunne ikke opnå et flertal hos de fremmødte beboere. Efterfølgende er budgettet for 2014 blevet revideret som følge af en forventet indtægt fra Københavns Kommune på kr., hvilket har medført, at tidligere års afskrivning på underskud på kr. er ændret til 0 kr., samt en renteindtægt på kr. ligeledes på baggrund af indtægten fra Københavns Kommune. Disse ændringer medfører, at huslejestigningen i det reviderede budget nu er på 1,86 %. 10/21

11 De kr. i indtægt fra Københavns Kommune er andelen af driftsudgifter fra 2008 til og med 2012, samt indbetaling vedrørende merrenteudgift i afdelingen ved ikke optaget lån på grund af manglende godkendelse af byggeregnskabet, renteudgifterne er fra 1. januar 2009 til og med 30. marts Det reviderede budget for 2014 forventes vedtaget af beboerne på ekstraordinært afdelingsmøde med afholdelse den 9. december Det indstilles, at bestyrelsen godkender det reviderede budget for Bilag 2: Afdeling 1040, Lygten Revideret budget 9. Afdeling 1072, Grøndalsvænge Godkendelse af støtte fra RealDania til projekt Det gode boligliv Afdelingen Grøndalsvænge har den 17. juni 2013 ansøgt om midler fra puljen Den vilde idé, der hører under RealDanias kampagne Det gode boligliv. Onsdag den 13. november fik afdelingen tilbagemelding fra RealDania om, at de er blevet udvalgt til at modtage støtte i puljens 2. runde. Støttebeløbet udgør kr., men for at modtage pengene skal projektet godkendes af s bestyrelse. Puljen: Den vilde idé Puljen kan søges af beboere, der har en idé, der giver nye, inspirerende faciliteter i et område. Der kan søges inden for 3 kategorier, hvor afdelingen Grøndalsvænge har valgt at søge under Fælles faciliteter. Denne kategori dækker over initiativer, der omdanner eksisterende eller etablerer nye, fælles faciliteter, der skaber muligheder for aktiviteter, interesser og fællesskaber på kryds og tværs af boligområdet. Der lægges i udvælgelsen endvidere vægt på, at projektorganisationen besidder de nødvendige kompetencer, samt at projektet skal levere kvalitet i både resultat og proces. Projektet: Grøndals Rekreative Område (GRO) Projektet har fået navnet Grøndals Rekreative område (GRO) og er iværksat af en gruppe beboere, der er gået sammen med andre aktører i området og har dannet Vandværkets Venner, som forsøger at få brugsret over det nedlagte Vanløse Vandværk samt det grønne område, der ligger i forbindelse med Grøndalsvænge-afdelingerne. Det er planen, at der skal iværksættes midlertidighedsprojekter i bygningen og på græsarealet, mens det ligger ubrugt hen. Der er fra Københavns Kommune blevet givet tilladelse til brug af græsarealet, og det er her GRO skal udfoldelse sig. I ansøgningen står der bl.a.: 11/21

12 Det er afgørende for os, at GRO bliver et unikt byrum i sig selv uden at gentage aktiviteter, som er i området i forvejen. Det er fristende at opsætte boldspilsarealer, legepladser, skolehaver m.v., da det selvfølgelig også vil blive brugt, men vi ønsker, at området bliver et supplement til de eksisterende aktiviteter i området. Institutionen Grøndalen har en fantastisk legeplads, som kan benyttes udenfor åbningstiden, Grøndalsparken tilbyder ro til gåture, hundeluftning og løb, Grøndalscentret tilbyder et utal af sportsgrene og Genforeningspladsen åbner for amerikansk fodbold, skøjteløb og meget andet. Disse kan hver især tilbyde gode faciliteter til enkelte aktiviteter. GRO vil kunne tilbyde et utal af aktiviteter med den fællesnævner, at de skal eksistere sammen og gøre vores alles liv bedre. Følgende aktiviteter og samspillet imellem dem vil blive etableret på området: Bålsted med siddepladser og muligheden for at lave mad udendørs. Planteoverdækket pergola (humle), med borde og bænke og grillplads. Højbede - med krydderurter, men også til grøntsager og bærbuske. Soppesø baseret på naturligt regnvand. Regnvandsopsamling - vandbesparende initiativ - til beboernes brug til haver m.v. Et fladt område, som kan bruges til markedsdage, vejfester, Skt. Hansfester, teater og andet kunst Løbebane til sjov, leg og motion (med højdeforskelle) Indbyggede, sikre legepladselementer (rutsjebane med legeplads-asfalt, nedgravet trampolin) Arbejdsborde til udekøkken, håndværk, kreative projekter Jordoprensningsprojekt (særlige plantesorter som kan oprense de øverste jordlag.) m.m. Endvidere arbejder beboerne i Grøndalsvænge sammen med flere eksterne partnere om projektet, heriblandt: Vanløse Lokaludvalg, Grøndal Lokalråd og SEEDS Københavns Universitet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender projektet og modtagelsen af støttebeløb på kr. fra RealDania. 10. Afdeling 1041, Øbrohus - Erhvervslejemål Center For Døve, beliggende Jagtvej Krav om forholdsmæssigt afslag i leje pga. støj fra metrobyggeri Lejer - Center For Døve (CFD) har fremsat krav om forholdsmæssigt afslag i lejen på grund af særligt støjende arbejder i forbindelse med metrobyggepladsen på Poul Henningsens Plads. 12/21

13 Lejemålet består af et samlet areal på 880 m², fordelt på sal samt stue og kælder. Lejen udgør kr. pr. måned. CFD oplyser, at Metro har opsat støjvæg, som reducerer byggestøjen for lejemålets stueetage, 1. og 2. sal, men på lejemålets øverste to etager har byggestøjen uhindret adgang, hvilket ifølge lejer gør denne del af lejemålet uanvendelig til daglig kontorbrug. Dette har ført til, at flere af lejers medarbejdere har sygemeldt sig, og lejer har været nødsaget til at finde andre lokaler til de medarbejdere, der har fast arbejdsplads på de berørte kontorer. Lejer har den 17. oktober 2013 fået udarbejdet teknisk rapport som dokumentation for byggestøjen, hvoraf det fremgår, at byggestøjen forårsager et indendørs støjniveau på omkring db(a). Der er ikke fastsat egentlige støjgrænser for kontorarbejdspladser, men Arbejdstilsynet anbefaler, at støjbelastningen ikke overstiger db(a). Støjniveauet for anlægsarbejder målt udendørs overstiger ikke grænseværdierne for byggestøj fastsat ved påbud af Københavns Kommune. På baggrund af ovenstående kontaktede lejer administrationen via mail den 24. september 2013, hvor der blev gjort opmærksom på problemstillingen og fremsat krav om reduktion af lejen og forbrugsomkostninger med 25 % i perioden fra den 1. oktober frem til og med den 31. januar Efter at have rådført sig med juridisk afdeling afviste administrationen lejers krav med henvisning til, at støjgener fra metrobyggeriet ligger uden for boligorganisationens ansvarsområde. Den 23. oktober 2013 fremsætter advokat for lejer krav om forholdsmæssigt afslag i lejen, jf. Erhvervslejeloven 18, stk. 2 med henvisning til at støjgenerne bevirker en forringet brugsværdi for det lejede (bilag 1). Lejers advokat meddeler, at afslaget skønnes fastsat til 50 % af lejen for perioden 1. september 2013 og foreløbigt indtil den 31. januar 2014, men også at lejer er indstillet på at forhandle om dette. Lejers krav afvises på ny i brev af den 24. oktober 2013 (bilag 2). Lejers advokat meddeler i brev af den 4. november 2013, at administrationens begrundelse for at afvise lejers krav ikke kan accepteres (bilag 3). Advokaten er enig med administrationen i, at støjgenerne er udløst af forhold, som KAB ikke er ansvarlig for, men anfører, at støjen fra metrobyggeriet på trods af dette udgør en mangel i lejeretlig henseende. Lejers advokat er derefter blevet meddelt, at deres krav vil blive forelagt organisationsbestyrelsen på mødet den 2. december 2013, og at de derefter vil høre nærmere. Juridisk afdeling har gjort forretningsfører opmærksom på, at lejers krav om forholdsmæssigt afslag i lejen anses for ikke at være ubegrundet og foreslår, at der foretages kontrolmåling af støjniveauet for at konstatere, hvorvidt den foretagne lydmåling er foretaget og vurderet korrekt. 13/21

14 Administrationen har kontaktet Metroselskabet og forelagt dem problemstillingen. Metro oplyser, at de udelukkende er underlagt Københavns Kommunes påbud af 28. februar 2013 for støjniveau målt udendørs, og at de ikke overskrider de i påbuddet fastlagte støjgrænser. Metro oplyser, at henvendelser om erstatning skal rettes til Kommissarius ved Statens Ekspropriationer og henviser i øvrigt til en lignende sag om erstatning for støjgener i erhvervslejemål ved metrobyggeri ved Marmorkirken, hvor udlejer ikke fik tilkendt erstatning. Afdelingsbestyrelsen er informeret om problemstillingen, og administrationen afventer deres respons. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, om lejers krav skal imødekommes eller afvises. Der gøres opmærksom på procesrisiko, såfremt lejers krav afvises. Bilag 3: Klage over støj fra Metro Bilag 4: Svar på klage over støj fra Metro Bilag 5: Svar fra advokat Administration 11. Styringsdialog Vi har nu modtaget meddelelse fra Københavns Kommune om, at der vil blive afholdt styringsdialogmøde den 10. februar I lighed med sidste år vil der være mulighed for at sætte en række emner på dagsordenen som AKB, København ønsker at drøfte. Disse emner indgår i dokumentationspakken, som ligger til grund for styringsdialogen. På styringsdialogmøde 2012 blev følgende emner behandlet: Udlejningsaftale Målsætningsprogram Opgangsbofællesskaber Boligrådgiverordningen synes forringet. Redegørelse fra Københavns Kommune om ordning. Fortove - renholdelse ikke god nok. Drøftelse af kommunens fremtidige benyttelse af ældreboliger. 14/21

15 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, hvilke emner AKB, København ønsker drøftet med Københavns Kommune på styringsdialog Mødekalender 2014 På bestyrelsesmødet den 4. november 2013 anmodede bestyrelsen om, at det aftalte organisationsbestyrelsesmøde den 29. april 2013 flyttes, således at det afholdes inden påske, eventuelt i uge Det foreslås, at mødet flyttes til onsdag den 2. april Mødekalenderen for 2014 ser herefter således ud: Organisationsbestyrelsesseminar fredag den 17. januar 2014 kl lørdag den 18. januar 2014 kl Strategidag lørdag den 22. februar 2014 kl med efterfølgende organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 2. april 2014 kl Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 27. maj 2014 kl Repræsentantskabsmøde tirsdag den 27. maj 2014 kl Organisationsbestyrelsesmøde reserveret onsdag den 18. juni 2014 kl Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 29. september 2014 kl Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 29. oktober 2014 kl Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 25. november 2014 kl SAGER TIL ORIENTERING Nybyggeri 13. Afdeling 1015, Ny Ellebjerg Status på udlejningen På mødet vil udlejningschef Finn Larsen give en status på udlejningen af Ny Ellebjerg. 14. Afdeling 1015, Ny Ellebjerg Udlejningsbudget Den 6. november 2013 udsendte kundechef Jonas M. Cohen nedenstående vedrørende udlejningssituationen for afdeling 1015, Ny Ellebjerg - med efterfølgende rettelse den 7. november med anmodning om tilbagemelding senest den 11. november 23013, hvis bestyrelsesmedlemmerne ikke kunne godkende forslaget: 15/21

16 Mail af 6. november 2013 På sidste organisationsbestyrelsesmøde orienterede jeg kort mundtlig om udlejningssituationen i Ny Ellebjerg, og at der er visse udfordringer i forhold til prisen på boligerne. Vi har oplevet, at en gruppe af kommende beboere er sprunget fra pga. huslejeniveauet. På organisationsbestyrelsesmødet meddelte jeg, at vi ville udarbejde et oplæg til det kommende møde den 2. december Som det er organisationsbestyrelsen bekendt, bliver boligerne udlejet fra 1. januar Det betyder, at vi står og skal udsende huslejekontrakter med de konkrete huslejer. Derfor er Bjørn Petersen og jeg blevet enige om, at vi gerne vil bede jer om at tage stilling til pr. mail, om I kan godkende en ændring af udlejningsbudgettet. Siden organisationsbestyrelsesmødet i mandags har vi arbejdet på højtryk med udlejningsbudgettet med henblik på at nedbringe huslejen. Det er lykkedes, og vi vil derfor bede jer om at godkende en ændring af det allerede vedtaget udlejningsbudget. I det følgende er konkretiseret, hvilke ændringer der er fortaget i forhold til det vedtagne udlejningsbudget. I forbindelse med udlejning af familieboliger i Ny Ellebjerg er der udarbejdet en opstilling over huslejen for de enkelte boliger. I denne opstilling er der desværre indarbejdet en A-ordning, hvor der skulle have været B- ordning. Dette betyder en ændring i huslejen. Da vi allerede var i gang med at tilrette budgettet, er lønnen og forsikringerne også tilrettet, da vi har været igennem en ansættelsesproces og har fundet en person til stillingen og derfor kender det eksakte beløb. Samtidig har vi fundet det præcise beløb på forsikringerne. Dette har betydet en merudgift for familieboligerne, og tilsammen med nedenstående ændring i henlæggelserne har dette givet en merudgift til de enkelte lejemål. Ændringerne i henlæggelserne betyder, at der henlægges 30 kr. pr. m², mod tidligere 10 kr. til B-ordning/A-ordning. Derudover er henlæggelserne til tab ved fraflytning nedsat fra 10 kr. pr. m² til 5 kr. pr. m². Ændringen i budgetterne og en ændring fra A- til B-ordning betyder følgende ændringer for huslejen i 3 udvalgte lejemål, alle inkl. vand, varme og antenne: Bolig på 114 m², havde tidligere en husleje på kr. pr. måned, og den nye husleje bliver kr. pr. måned, en stigning på 500 kr. pr. måned eller 52,63 kr. pr. m² Bolig på 103 m², havde tidligere en husleje på kr. pr. måned, og den nye husleje bliver kr. pr. måned, en stigning på 454 kr. pr. måned eller 52,89 kr. pr. m² 16/21

17 Bolig på 93 m², havde tidligere en husleje på kr. pr. måned, og den nye husleje bliver kr. pr. måned, en stigning på 371 kr. pr. måned eller 47,87 kr. pr. m² Den store stigning i huslejen pr. måned har betydet, at der er en del af de opskrevne beboere, der er sprunget fra. Derfor har vi som sagt arbejdet på at finde besparelser. Vi har derfor og med udgangspunkt i en endnu ikke underskrevet driftsaftale lavet en ny beregning af huslejen. Det viste sig i den forbindelse, at der var et tilskud fra KAB i forbindelse med administrationsbidraget for ejerforeningen, som var taget med i Ejerforeningen i stedet for i afdelingen. Ifølge driftsaftale skal administrationsbidragene fordeles ligeligt og ikke efter m², som der var gjort i de første budgetter. Herudover har vi valgt at nedsætte henlæggelsen til B- ordningen fra 30 kr. til 25 kr. pr. m². Disse ændringer betyder, at de nye huslejer vil blive som følger: Bolig på 114 m², havde tidligere en husleje på kr. pr. måned, og den nye husleje bliver kr. pr. måned, et fald på 184 kr. pr. måned Bolig på 103 m², havde tidligere en husleje på kr. pr. måned, og den nye husleje bliver kr. pr. måned, et fald på 166 kr. pr. måned Bolig på 93 m², havde tidligere en husleje på kr. pr. måned, og den nye husleje bliver kr. pr. måned, et fald på 149 kr. pr. måned Som det fremgår af priserne ovenfor kommer vi ikke helt ned på de beløb, som vi i første omgang har udmeldt. Men det er vores vurdering, at det vil medføre, at prisen ikke i så høj grad vil påvirke udlejningen af boligerne. Vi anbefaler derfor, at I godkender, at vi nedsætter huslejen med ovennævnte beløb. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender ændringerne i udlejningsbudgettet for Ny Ellebjerg. Vi vil gerne bede om jer om at svare senest på mandag kl. 12:00, såfremt vi ikke hører noget fra jer, betragter vi det som en godkendelse af forslaget. I er velkomne til at kontakte mig, hvis I har spørgsmål. Mail af 7. november 2013: Jeg er i dag blevet kontaktet af Henning Andersen, som har gjort opmærksom på, at der er en fejl i det udsendte forslag. Fejlen består i, at i den kvadratmeterpris i det forslag, som vi har fremlagt, indgår forbrug (på vand, varme og antenne). I forhold til organisationsbestyrelsens tidligere beslutning ved indsendelse af skema B, godkendte organisationsbestyrelsen en kvadratmeterpris uden forbrug. Kvadratmeterprisen ved skema B var baseret på en A- ordning, og derfor er kvadratmeterprisen lavere end den nye kvadratmeterpris med B- ordning i forslaget. 17/21

18 Det har vi ikke været opmærksomme på, og vi beklager naturligvis fejlen. Derfor genfremsender jeg hermed forslaget og beder jer om, at kvadratmeterprisen ændres fra 1.045,99 kr./m² (ved skema B indsendelse) til 1.077,73 kr./m² uden forbrug med B- ordning. Ændringerne i udlejningsbudgettet er det samme som i det tidligere fremsendte forslag. (som I kan læse nedenfor). Jeg vil gerne bede om, at I svarer senest mandag kl. 12:00, da vi skal have lejekontrakterne af sted. Såfremt vi ikke hører fra jer, betragter vi det som en godkendelse af forslaget. Da vi har modtaget godkendelse af forslaget fra 7 bestyrelsesmedlemmer og ikke har modtaget indvendinger fra det sidste medlem, betragter vi forslaget som godkendt. Renovering 15. Afdeling 1040, Lygten, serviceareal orientering Administrationen har opgjort det endelige tilgodehavende efter Socialforvaltningens afgørelse om ikke at sælge servicearealet. Tilgodehavendet er opgjort pr. 8. oktober 2013, fordelt på følgende poster: Manglende betaling af anskaffelsessum Andel af byggelånsrenter Andel af driftsudgifter Merrenteudgift i boliger ved manglende godkendelse af byggeregnskab Rentetilskrivning af tilgodehavende vedrørende Servicearealets anskaffelsessum Samlet tilgodehavende ,71 kr ,69 kr ,39 kr ,49 kr ,00 kr ,28 kr. Faktura på beløbet fremsendes i november måned til Socialforvaltningen. Herefter kan den samlede sag færdigfinansieres i overensstemmelse med det godkendte Skema C. Endelig ibrugtagningstilladelse er endnu ikke modtaget fra kommunen. Administrationen har rykket for svar på klagen over det pålagte gebyr, der langt overstiger det afsatte beløb i 18/21

19 regnskabet, idet forudsætninger for beregningen efter administrationens opfattelse er forkerte efter forøgelse af servicearealet. Kommunen har undskyldt dette. Sidste handling i byggesagen bliver en genfremsendelse af ejerlejlighedsopdelingen til tinglysning, idet denne blev afvist i 2012, da kommunen stoppede tinglysning af det endelige skøde, så boligselskabet ikke havde ejeradkomst til at foretage tinglysningen af opdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Økonomi 16. Ejendomsvurderinger og betydning for husleje Rigsrevisionen fremlagde i august 2013 en beretning, der viste, at Skat i tre ud af fire tilfælde fastsætter forkerte ejendomsvurderinger. I forlængelse heraf har der den seneste tid i medierne været en række historier om forkerte ejendomsvurderinger. KAB har også deltaget i debatten med omtale af Skats fejlagtige ejendomsvurderinger og den almene sektors betaling af grundskyld (ejendomsskat). KAB har både i de landsdækkende aviser, TV2 og DR påpeget tilfældighederne i systemet og kommunikeret, at almene lejere også bærer en væsentlig del af de samlede ejendomsskattebetalinger. KAB har igennem årene haft en fastlagt procedure for håndtering af Skats vurderinger og eventuel påklage af vurderinger. KAB vil også fremover være opmærksom på, at ejendomsskatten fastsættes korrekt. Hvis man er privat husejer, betaler man ejendomsværdiskat og grundskyld (ejendomsskat). Når man er lejer i en almen bolig, betaler man kun grundskyld, men det er alligevel store beløb, der er tale om. I KAB-fællesskabet udgør udgiften til grundskyld i gennemsnit ca. 70 kr./m² pr. år. Den gennemsnitlige leje er i 2013 på 913 kr./m², så grundskylden svarer i gennemsnit til ca. 8 % af huslejen. Det betyder, at hvis man betaler en årlig leje på kr. for en 60 m² lejlighed, er de ca kr. grundskyld. Der er store forskelle fra kommune til kommune, så selvom gennemsnittet er 8 % af huslejen, kan grundskylden svinge fra 0,5 % til 24 % af huslejen. I ca. 10 år har KAB rejst sager mod Skat og haft held til at få nedsat grundværdien og dermed den stigning i grundskylden, som Skats vurderinger udløser. Til at føre sagerne har KAB indgået et samarbejde med rådgivningsfirmaet Rafn & Søn, der foreløbig har rejst 180 sager. Heraf er 110 sager indtil videre endt med en tilbagebetaling på 25 mio. kr. Herudover har 19/21

20 KAB indgået et samarbejde med advokatfirmaet Kirk Larsen & Ascanius samt Property Consult. Som følge af Skats fejlagtige ejendomsvurderinger har Regeringen besluttet, at der skal etableres et nyt ejendomsvurderingssystem fra Dette vil ske på baggrund af anbefalinger, som et udvalg af uafhængige eksperter skal fremlægge senest d. 1. juni Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Afdeling 1062, Sankt Pauls Plads - KAB stævnet vedrørende erhvervslejemål Den 15. juni 2009 blev der indgået lejekontrakt imellem og virksomheden Nissen & Co v/ Stine Nissen vedrørende Sankt Pauls Plads 3, kld. tv. Kort tid efter henvender lejer sig til administrationen omkring fugtproblemer i lejemålet. Efter undersøgelser, startes der en byggesag op medio september 2010 med henblik på at afhjælpe fugtproblemerne. Der tilknyttes ekstern byggerådgiver fra NRGI (Rådgiver). Sagen afsluttes og afleveres 13. januar Rådgiver er af den opfattelse, at lejer ikke behøver at fraflytte lejemålet under renoveringen, og at der kan arbejdes i lokalerne under renoveringen, hvilket rådgiver meddeler lejer og administrationen. Kort inde i processen henvender lejer sig til administrationen og beklager sig vedrørende de gener, støj, støv mv., renoveringen forårsager. Derfor genhuser administrationen lejer fra den l. oktober 2010 til den 1. januar Lejer finder dog ikke dette tilfredsstillende og anfører, at hendes firma har mistet adskillige opgaver som følge af ikke at kunne udføre sit arbejde i lejemålet. Der indledes forhandlinger om en passende erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Lejer tilbydes kr. i erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, men accepterer ikke dette tilbud. Den 3. oktober 2013, ca. 3 år efter renoveringens påbegyndelse, stævner lejer afdelingen. Stævningen lyder på et erstatningskrav på kr /21

21 Advokat Søren Lund har nedlagt påstand om frifindelse, subsidiært frifindelse mod betaling af et mindre beløb. Det er advokatens opfattelse, at såfremt afdelingen måtte blive dømt til at betale erstatning til lejer, vil dette krav skulle gøres gældende imod rådgiver. Sluttelig skal det bemærkes, at lejer efterfølgende har oplyst, at hun ønsker retsmægling i sagen. Afdelingsbestyrelsen er holdt informeret om udviklingen i sagen. Det indtilles, at betyrelsen tagre orienteringen til efterretning. Administration 18. Afdeling 1028, Bispevænget og afdeling 1036, Oldermandsgården - Valg af administrationsmodel Som en følge af ejendomsleder Søren Vesterengs fratrædelse har de berørte afdelinger overvejet, om de ønskede at skifte fra ejendomsledermodel til driftschefmodel, og om de ønskede at fortsætte deres driftsfællesskab. På afdelingsbestyrelsesmøde i Oldermandsgården den 14. november 2014 fremlagde forretningsfører Ulrik Hjort de forskellige alternativer i forhold til ejendomsleder-/driftschefmodel for afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen var ikke i tvivl om, at de ikke ønskede at fortsætte driftsfællesskabet med Bispevænget og ønskede at overgå til driftschefmodel snarest muligt, hvilket vil sige pr. den 1. januar Driftschef Michael Rasmussen har siden Søren Vesterengs fratrædelse fungeret som afløser og vil fremover være afdelingens driftschef med nuværende ejendomslederassistent Dennis Hermannson som driftsleder. På afdelingsmøde i Bispevænget den 18. november 2013 fremlagde kundechef Jonas M. Cohen og forretningsfører Ulrik Hjort de forskellige alternativer i forhold til ejendomsleder- /driftschefmodel for afdelingsbestyrelsen og informerede om, at Oldermandsgården ikke længere ønskede at være i driftsfællesskab med Bispevænget. Afdelingsbestyrelsen tog dette til efterretning. Afdelingsbestyrelsen udtrykte, at de ønskede at fortsætte med ejendomsledermodellen. Den ledige stilling som ejendomsleder vil snarest blive slået op. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21/21