KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI

Transkript

1 Maj Maj KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 1 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI

2 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 2 AGENDA Kort om mig Kort om KEA ITSM-projektet Lessons learned Videre med ITIL og ITSM Spørgsmål

3 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 3 KORT OM MIG Oprindeligt uddannet officer i Flyvevåbnet Gift og far til 2 drenge : Officer i Forsvaret og NATO (Irak) 2007: Administrativ leder på KEA (MMD-uddannelsen + kursusafdelingen) : Koordinerende administrativ leder for hele KEA : IT-chefpå KEA Nov nu: IT-og Digitaliseringschef på KEA

4 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 4 KORT OM KEA KEA blev etableret i 2008 som en fusion af de videregående uddannelser fra 4 erhvervsskoler Erhvervsakademi- og PBA-uddannelser indenfor TEKNIK, BYG, DESIGN & DIGITAL Akademi- og diplomuddannelser indenfor TEKNIK, PRODUKTION og LEDELSE Ca studerende fordelt på fuldtid (5000) og deltid (4700) Ca. 600 medarbejdere fordelt på 8 adresser i København Markant vækst i ansøgninger og optag siden KEAs etablering KEA STRATEGI FRA VIDEN TIL PRODUKTER VI BYGGER BRO MELLEM HÅNDVÆRK OG FORSKNING CHALLENGE THE ORDINARY

5 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 5 KEA I TAL + PROGRAMOMRÅDER

6 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 6 ADRESSER

7 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 7 KEA ORGANISATION

8 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 8 KEA DIGITALISERING ORGANISATION

9 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 9 ITSM-PROJEKTET UDVALGTE MILEPÆLE : Intern 1. level support af pædagogisk IT, samt outsourcet drift af datacenter/netværk og administrativ IT-support (administrativt fællesskab) Ultimo 2012:Direktionsbeslutning om hjemtagning af outsourcede IT-services, samt etablering af central Service Desk-funktion Jan. 13: Opstart på projekt Service Desk -etablering af projektteam Jan.-jun. 13:Service Mindset-forløb for hele KEA IT, samt udarbejdelse af procesbeskrivelser og opbygning af Service Desk-struktur 1. maj 13: Go Live på KEA Service Desk, 1. etape 27. maj 13: Endelig aftale om hjemtagning af IT (og Økonomi) Jun./jul. 13: Migreringsprojekt vedr. datacenter og netværk 1. aug. 13: Go Live på KEA Service Desk, fuldt setup 1. aug. 13: Go Live på nyt datacenter og ny infrastruktur (ny leverandør) Feb. 15: Opstart på projekt Servicekatalog Mar. 15: Nyt ITSM-værktøj (Service Navigator overbygning på SCCD)

10 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 10 PROJEKTERNE Projekt Service Desk Projekt Datacenter Projekt Netværk Projekt Service Mindset Projekt Servicekatalog Projekt Service Navigator

11 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 11 INFRASTRUKTUR ANNO 2009

12 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 12 INFRASTRUKTUR ANNO 2016

13 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 13 LESSONS LEARNED Hold antallet af samtidige projekter nede på et minimum hvis det er muligt! Sørg for at formulere en klar strategi og fasthold retning/fokus, også når det er hårdt! Hav høje ambitioner og vær tro mod visionen/missionen, men vær realistisk! Læg en solid kommunikationsstrategi og informér nøglepersoner ofte undervejs! Husk at fejre jeres successer! Vær opmærksom på ITIL-princippet om adopt og adapt sigt ikke efter ITIL Heaven! Et ITSM-projekt kræver dedikerede medarbejderressourcer for at lykkes!

14 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 14 LESSONS LEARNED People Projektets succes afhænger i høj grad af de personer, der skal udføre det i praksis Det tager tid at ændre adfærd og mindset Processes Processerne er grundlaget for alt hvad vi gør i Service Desk Det tager tid at skrive processerne ned og få alle til at følge dem Products Værktøjet skal understøtte processerne og være en reel hjælp i hverdagen Det tager tid at vænne sig til et nyt, primært arbejdsredskab og at tilpasse dette Partners Udvælg en eller flere modne sparringspartnere og spar både tid og penge Det tager tid at konstruere det rigtige forløb og følge op på det

15 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 15 LESSONS LEARNED IT-medarbejdernes nye rolle fra teknisk support til service Hvordan satte vi medarbejderne i stand til at bestride deres nye rolle? Apollo 13 simulationsspil for hele afdelingen Service Mindset -forløb, 8 heldagsworkshops (forår 2013) + 1 opfølgningsdag ITIL overblik (1 dag) Processerne i Service Desken (1 dag) Kundeservice (5 dage) 1: service, brugerne og os, 2: ansvarlig og god kommunikation, 3: fra funktion til team, 4: forandring og motivation og 5: teamudvikling Opfølgning (1 dag) - i efteråret 2014 Alle -inkl. chefen - deltog i hele forløbet Afmystificér ITIL-begreberne og oversæt ITIL til dansk/hverdag Indlæg passende mængder teambuilding/leg for motivationens skyldj

16 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 16 LESSONS LEARNED Brug gerne eksterne sparringspartnere opfind ikke den dybe tallerken igen! Vær klar til at tage konsekvensen, hvis der er nogen der ikke spiller med! Man har brug for våbenbrødre (fortrolige medarbejdere) tæt på! Tag ITIL i små bidder vælg de vigtigste processer først og læg langsigtede roadmaps! I en mindre IT-organisation får den enkelte mange hatte på! CSI arbejdet stopper aldrig Sæt delmål, og ha slutmålet for øje!

17 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 17 VIDERE MED ITIL OG ITSM Første etape: Incident Management Sundhedstjek gennemført i november 2015, og indsatser identificeret/prioriteret Anden etape ITSM Roadmap Næste etape Opdateret ITSM Roadmap

18 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 18 ITSM ROADMAP

19 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 19 ITSM ROADMAP NEXT STEP Indsats Bemærkninger Aftaler Tidsplan Request Fulfilment implementering Nu Opfølgning på sundhedstjek Incident management processen samt Knowledge management processen. Nu Publicering af servicebeskrivelser. Roller/ansvar og kompetencer i drift- /servicedelen af organisationen Nu Nu Problem Mangement og Change Management Inden ITSMworkshop ultimo maj Kompetencekortlægning SACM Rapportering/kvalitetssikring BRM/SLM Øvrige indsatser fra ITSM-roadmap 2015 Andre serviceområder i KEA Nu Nu Nu Senere Ultimo maj Nu

20 KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 20 SPØRGSMÅL? Kontaktinfo: Torben Samson IT-og Digitaliseringschef Københavns Erhvervsakademi Tlf. direkte: Mobiltlf.: Mail:

21 Maj Marts KØBENHAVNS ERHVERVSAKADEMI 21 TAK FOR ORDET