Praktiske oplysninger

Transkript

1 Praktiske oplysninger Der henvises også til Odense Congress Centers generelle regler og retningslinjer 1-4. Adgangskort: Se under hhv.»invitationer«,»parkering«og»udstillerkort«på de følgende sider. Aflæsning: I hallerne er der store porte, hvor man kan køre direkte til: (Forsendelse Hal A: 5,15 x 4,30 m (b x h) spedition truck) Hal C1: 4,74 x 4,44 m (b x h) Hal C2: 4.72 x 4.45 m (b x h) Arena Fyn: 4,95 x 4,45 m (b x h) Der er ingen trin eller forhindringer, så alt materiel kan rulles direkte ind på standen. Bemærk venligst, hvilken udstillingshal din stand er placeret i og kør direkte til de respektive porte A2, C1, C2 eller Arena Fyn. Se halplan. Forsendelser til standen på messen bedes mærket/adresseret med følgende: Hal- og standnr. Firmanavn EL & TEKNIK 2016 c/o Odense Congress Center Ørbækvej 350 DK-5220 Odense SØ Vi gør opmærksom på, at vi ikke kvitterer for modtagelse, men kun anviser fragtfører, hvor standarealet er placeret. Hvis du ønsker assistance ved fragt, messespedition, af- og pålæsning samt opbevaring af tom emballage bedes du kontakte: ST Messe Logistik Att. Steen Thorvaldsson Mobil: messe@stml.dk Du kan også benytte skemaet under tekniske bestillinger. Alarm: Uden for åbningstiderne og når alle døre er lukket, tilsluttes hallerne alarm. Vi henleder dog opmærksomheden på afsnittet vedrørende»forsikring«. Alt standmateriale udstilles for ejers regning og risiko. Annoncering (egen): EL & TEKNIK 2016-logoer til udstillernes egne annoncer m.m. kan downloades fra: Arrangørkontor Er beliggende i lokale 21 på 1. sal. Opgang via vandrehal 1/glascafeen.

2 Bespisning: Der vil i forbindelse med messen være flere muligheder for at købe mad og drikke. Vi henviser til bespisningens ABC, som findes på messens hjemmeside. Bespisning for udstillere I messeperioden ( maj 2016) indrettes et særligt udstillerfrokostområde i VIP-loungen på 1. sal bagest i Arena Fyn. Der er kun adgang til dette og standpersonale for udstillere og standpersonale. Adgang kræver forudbestilling af frokostbilletter - jf bestillingsskemaerne. Odense Congress Center byder på mange andre muligheder for bespisning under EL & TEKNIK Caféer, restaurant m.m. vil byde på et stort udvalg. Mere information om bespisning findes på messens hjemmeside. Ligeledes vil der også være mulighed for bestilling af mad med levering direkte til standen. Se bestillingsskema. Bestilling af stand- Ønsker du at bestille standmaterialer, teknik, inventar, av-udstyr m.m., kan dette opbygning, teknik ske ved indsendelse af bestillingsskemaerne og inventar: De tekniske bestillingsskemaer kan også downloades direkte fra: Indsend / fax standskitsen ved bestilling og angiv placering af diverse udstyr, således at dette bliver anbragt korrekt. Husk at angive standnummer på nabo(er) på skitsen. Kontakt Teknisk Service vedrørende alle tekniske spørgsmål på tlf eller teknik@occ.dk Alle bestillinger skal være os i hænde senest tirsdag d. 29. marts Ved bestilling efter denne dato pålægges et ekspeditionsgebyr på 25 %. Har du problemer med denne deadline, så kontakt OCC for eventuel aftale om senere levering. Se i øvrigt under»vigtige datoer og tider«. Bil(er) / varevogn(e) på standen Er der motorkøretøjer på standen, skal dette anmeldes til Odense Congress Center. Deadline tirsdag d. 29. marts 2016 af hensyn til planlægningen. Bemærk reglerne fra brandvæsenet: Mængden af brændstof i køretøjet skal begrænses til ca. 5 liter. - dette gælder benzin. Dieseldrevne biler skal have tanken helt fyldt. For»almindelige«fabriksfremstillede eller typegodkendte biler, kan køretøjets polsko/batteri forblive monteret. Andre køretøjer, herunder ikke typegodkendte, må ikke stå med spænding på, efter daglig afslutning af messen. Køretøjer med ekstern strømforsyning uden ladefunktion, må ikke stå med spænding på efter daglig afslutning af udstillingen. Ladning på batterier: Området skal indrettes i henhold til DBI forskrift 21, stk. 3.3., om anvendelse af motorredskaber i erhvervsvirksomheder. Brintkøretøjer må ikke udstilles med brint i tank eller lignende. Elbiler skal, ved udstilling, have placeret egnet slukningsmateriel på standen.

3 Blomster: Odense Congress Center har eget»blomstergalleri«. Her er der mulighed for at købe store grønne planter samt blomster til udsmykning af standen. Blomstergalleriet er beliggende i Rød Foyer ved Vandrehal 1. Blomstergalleriet har åbent mandag d. 9. maj mellem kl og Se også bestillingsskema 9 Brandvæsenet: Brandvæsenet kræver, at flaskegasanlæg skal godkendes, og at der ikke må anvendes papir, lærred, hessian eller andre letantændelige eller brandbare stoffer, medmindre disse er imprægnerede mod brand efter nærmere godkendelse af brandvæsenet. Brandfarlige væsker og celluloidvarer må kun forefindes efter Brandvæsenets særlige tilladelse. Godkendelse og yderligere oplysninger ved henvendelse til Odense Congress Center. Fejl og mangler: Skulle der i forbindelse med jeres bestillinger af teknik, møbler eller andre leverancer fra OCC være fejl eller mangler, er det vigtigt, at der straks gøres opmærksom herpå i Teknisk Service. Dette for at undgå ærgerlser og diskussion efterfølgende. Vi har ingen mulighed for at afhjælpe problemerne, når messen er overstået. Forsikring: Odense Congress Center påtager sig ikke noget ansvar (hverken direkte eller via forsikring) for det udstillede materiel. Vi anbefaler, at du kontakter dit firmas forsikringsselskab med hensyn til forsikring af egne eller lejede udstillingsgenstande. Frokost: Se under»bespisning«. Hotel: Husk at reservere hotelværelser til før, under og efter messen. Odense Congress Center hjælper gerne med reservation af værelser, middage m.v. Se de mange muligheder på eller ring på tlf Internet /hjemmeside Der er mulighed for at få link til egen hjemmeside via det elektroniske messekatalog. Vi linker til messekataloget fra Intern transport: Vi anbefaler udstillerne så vidt muligt selv at medbringe sække- eller rullevogne. Såfremt du har store udstillingsgenstande, der ikke kan transporteres ad de på halplanen indtegnede gange, bedes du kontakte ST Messe Logistik. Invitationer til besøgende: Til invitation af såvel nuværende som potentielle kunder samt som kuvertfyld kan hver udstiller rekvirere 500 gæstekort med eget firmanavn og -logo samt standnr. m.m. uden beregning. Disse og yderligere gæstekort skal bestilles ved at benytte bestillingsskemaet. Frist: Senest mandag d. 7. marts Vi gør opmærksom på, at der er gratis adgang for de besøgende. Katalog: Elektronisk messekatalog Tilmeld din virksomhed til det elektroniske messekatalog fra tirsdag den 1. marts Kontaktpersone får tilsendt et link til oprettelse via mail. Det er gratis at medvirke i det elektroniske messekatalog.

4 Konference- Der er mulighed for at leje separate møde- og konferencelokaler. og mødelokaler: Kontakt Odense Congress Centers konferenceafdeling på telefon for nærmere information. Til små korte møder, 2-3 personer, stiller vi halvåbne møderum gratis til rådighed i hal B i messens åbningstid. Købekort: Der er mulighed for at købe i cafeteria og restaurant/hotel med samlet afregning på faktura efter messen. Dette kræver registrering og udlevering af et købekort. Købekortet forudbestilles og udleveres ved henvendelse til Teknisk Service. Se bestillingsskema 10. Købmandsordning: Fra købmandsservice, som findes i forbindelse med Teknisk Service, har du mulighed for at købe diverse købmandsvarer. Se bestillingsskema 7. Vi gør desuden særligt opmærksom på, at bestilling af fadølsanlæg skal ske senest tirsdag d. 29. marts Under messen d maj vil købmandsvarer, der bestilles inden kl , blive leveret til standen inden messestart den følgende dag. Åbningstiderne for købmandsservice er følgende: Mandag d. 9. maj kl Tirsdag d. 10. maj kl Onsdag d. 11. maj kl Torsdag d. 12. maj kl Kørsel i hallerne: Kørsel med biler må kun ske efter særlig aftale. Parkering i hallerne er forbudt. Kun kortvarig af- og pålæsning er tilladt. Se også under»bil(er) / varevogne på standen«. Logoer: EL & TEKNIK 2016-logoer til bl.a. jeres egne annoncer, hjemmesider m.m. kan downloades fra eller rekvireres hos Louise Precht på telefon eller lgu@danskenergi.dk. Se bestillingsskema. Medudstillere: Hvis I ønsker at have andre firmaer med på jeres stand, skal dette godkendes af arrangørerne. I henhold til regler om deltagelse på messen er fremlån og/eller -leje af benyttelsesretten ikke tilladt, ligesom der ikke må reklameres for firmaer, agenturer, produkter mv., som ikke er tilmeldt som (med)udstiller. Pris for registrering af medudstiller er kr. ekskl. moms pr. tilmeldt firma. Der tegnes også aftale mellem medudstillere og arrangør. Messegods: Aftale om levering af messegods skal laves direkte med ST Messe Logistik, att. Steen Thorvaldsson, mobil , messe@stml.dk. Messegods skal være afhentet senest tirsdag den 17. maj kl

5 Nedtagning Nedtagning af standen kan finde sted på følgende dage og tider: af stand: Torsdag d. 12. maj kl Fredag d. 13. maj kl Lørdag d. 14. maj kl Søndag d. 15. maj kl Mandag d. 16. maj kl Husk at lave aftale med ST Messe Logistik (se ovenfor) eller andre fragtførere om afhentning af gods samt at mærke forsendelsen tydeligt. Opbygning Opbygning af standen kan finde sted på følgende dage og tider: af stand: Stande på 100 m 2 og derover: Tirsdag d. 3. maj kl Onsdag d. 4. maj kl Torsdag d. 5. maj kl Øvrige stande: Fredag d. 6. maj kl Lørdag d. 7. maj kl Søndag d. 8. maj kl Mandag d. 9. maj kl Mandag d. 9. maj skal alle gangarealer være ryddet senest kl , hvor der lægges tæpper på gangene. Der kan dog arbejdes på selve standen indtil kl I den forbindelse gør vi opmærksom på, at der ikke kan køres med lift i hallerne, når der er lagt gulvtæpper på. Opbygningsregler: Læs venligst afsnittet»regler og retningslinjer«. Vær særlig opmærksom på reglerne vedr. lukning af facader mod gangarealer, høje vægge eller lignende samt overdækning af stande. Vi anbefaler, at du indsender en tegning af din standopbygning for godkendelse. Godkendelse af stand sendes til Louise Precht, lgu@danskenergi.dk senest d. 7. marts Parkering: Der er fri parkering for gæster til EL & TEKNIK For udstillere og deres standpersonale er der mod forevisning af et særligt parkeringskort reserveret parkering i begrænset omfang omkring hal C. Se kørsels- og parkeringsvejledning. Hvis disse områder er fyldt op, henviser vi til de øvrige almindelige p-pladser. Hver udstiller får et antal parkeringskort, som fordeles efter standstørrelse. Parkeringskortene udleveres ved ankomst til parkeringsområdet Porte og døre: Porte og døre i messecentret må ikke spærres, og evt. plombering må ikke fjernes. Dørene fungerer som flugtvej og skal til stadighed frit kunne passeres. Presselokale: Et mødelokale for fagpressen / medier / journalister findes i Vandrehal 3. Se halplan på

6 Presseservice: Bliv profileret i fagbladene før EL & TEKNIK Vi har oprettet en presseservice for udstillerne. Se under presseservice. Restaurant: Odense Congress Center har en god restaurant, som tilbyder både morgenmad, frokost og middagsmad. Henvend dig i hotellets reception eller i restauranten og hør om mulighederne. Stande med 1. sal / overdækning: Bygges der stand med 1. sal, kontakt da OCC, teknisk afdeling hurtigst muligt, da stande med 1. sal skal byggessags godkendes hos Odense Kommune, og her kan der forekomme en sagsbehandlingstid på op til ca. 6 uger. Stande, hvor et areal større end 15 m2 skal enten sprinkles eller indgå i det fælles brandberedskab. Sidstnævnte betyder, at der fra Odense Brandvæsen tilknyttes en fast brandvagt. Udgiften til denne vagt deles mellem alle de stande, der indgår i dette fælles brandberedskab. Beredskabet omfatter også udstillings/show busser og lastbiler, som er en del af den indendørs udstilling. Er du i tvivl kontakt hurtigst muligt OCC s tekniske afdeling for nærmere information. Standskilte: På opbyggede stande anbringer vi et standskilt i A4-format med standnr. og udstillernavn vinkelret på standens væg/frise. Standskiltet må ikke forveksles med tekst til skiltefrise, som skal bestilles sammen med evt. øvrig teknik. Teknisk Service:»Teknisk Service«er udstillernes servicecenter før, under og efter messen. Her besvares alle spørgsmål og ønsker i forbindelse med opbygning og gennemførelse af messen. Teknisk Service er placeret i Vandrehal 2 mellem hal A og C, og åbningstiden her er følgende: Tirsdag d. 3. maj kl (kun for stande på 100 m 2 og derover) Onsdag d. 4. maj kl (kun for stande på 100 m 2 og derover) Torsdag d maj kl (kun for stande på 100 m 2 og derover) Fredag d maj kl Lørdag d maj kl Søndag d maj kl Mandag d maj kl Tirsdag d maj kl Onsdag d maj kl Torsdag d maj kl Fredag d maj kl Ordrekort på de bestilte tekniske ydelser, møbler m.m. vil blive omdelt på alle stande onsdag den 11. maj. Ordrekortet er grundlaget for den efterfølgende fakturering, hvorfor det er vigtigt, at I henvender jer til Teknisk Service og gør opmærksom på evt. fejl og mangler. Ordrekortet underskrives og afleveres til Teknisk Service eller i postkassen udenfor Teknisk Service inden messen lukker torsdag den 12. maj kl Udstillingens åbningstider: Tirsdag d. 10. maj kl Onsdag d. 11. maj kl Torsdag d. 12. maj kl

7 Udstillercafeteria: Se»Bespisningens ABC«på Udstillerkort: Alle udstillere og deres standpersonale skal registrere sig elektronisk i Teknisk Service, hvor der derefter udleveres et udstillerkort, der i udstillingens åbningstid giver fri adgang til udstillingshallerne og benyttes sammen med frokostbillet til udstillerfrokosten på 1. sal i Arena Fyn. Udstillerkort skal bæres synligt, da det fungerer som adgangstegn under messen. Udstillersammenkomst Tirsdag d. 10. maj kl er der i Glascafeen mellem Vandrehal 1 og 2 (»Blå time«) en uformel sammenkomst for udstillerne og deres standpersonale, hvor Odense Congress Center er vært.