Ølfestival i København maj 2012

Transkript

1 April 2012 Kære Udstiller Vi ser meget frem til Ølfestivalen i år og glæder os til at se jer i TAP1. Med dette brev beder vi jer om at give tilbagemelding på diverse oplysninger vedrørende bl.a. udstillervarer, bespisning og bannerophængning. Svar udbedes inden 30. april Tilbagemelding skal ske via vores hjemmeside: udstiller.ale.dk Medlemsnr: tap1 Pinkode: festival2012 I Festivalguiden, der udleveres til gæsterne på festivalen har vi en omtale af den enkelte udstiller og de øl m.v. der præsenteres på standen. Fristen for indsendelse af materiale var den 2. april, så vi håber I allerede har sørget for det. Det er redaktør Ole Madsen ole.madsen@ale.dk som står for det. De fleste praktiske oplysninger om ølfestivalen er at finde i den allerede udsendte udstillerinvitation. Når I ankommer til TAP1 fra onsdag aften den 9. maj, så find os i Udstillersekretariatet i hallen og få udleveret jeres udstillerarmbånd, smageglas og forudbestilte parkeringsbilletter. Yderligere spørgsmål kan rettes til sekretariatet tlf mandag fredag kl , sekretariat@ale.dk Vi ses i TAP1 Med venlig hilsen Festivalchef Bo L Jensen

2 Bespisning Vigtig information Cateringen på festivalen er forbeholdt V.I.P. og de har fra sidste års erfaring opjusteret deres menu og muligheder. Udstillere kan forudbestille mad fra torsdag til lørdag. Frokost og aftensmad. Alle måltiderne er en varm ret og koster 95,00 kr. ex. moms pr. måltid. Forudbestilling af mad gøres på: udstiller.ale.dk. Afregnes med den samlede afregning efter festivalen Entrébilletter I er velkomne til at bestille billetter til enten fredag, lørdag eller søndag for 60,00 kr. ex. moms. Disse billetter indeholder: entré, armbånd, glas, festivalguide. Hvis I endnu ikke har bestilt disse, så kan det gøres ved at sende en til sekretariat@ale.dk Billetterne afregnes med den samlede afregning efter festivalen Adgang for udstillerpersonale Vi bruger igen i år armbånd. Udstillernes armbånd har som sædvanligt en anden farve end både gæster og frivillige. Det er ikke tilladt at videregive eller sælge udstillerarmbånd til ølfestivalens gæster. Udstillerarmbånd er udelukkende til udstillerne og deres medarbejdere på standene. Ønsker man at tilkøbe flere udstillerarmbånd, så kan de bestilles på udstiller.ale.dk. Afregnes ved den samlede afregning efter festivalen. Man kan få udleveret et antal udstillerarmbånd, der svarer til, hvor mange kvadratmeter den bestilte stand er på. Desuden udleverer vi et smageglas pr. armbånd. Ønsker man at købe ekstra glas, koster en kasse med 6 glas 48,00 kr. ex. moms. Afregnes ved den samlede afregning efter festivalen. ID-skilte Blandt andet af hensyn til vagter og frivillige ønsker vi, at udstillere, som er tilknyttet standene har en form for synlig ID, især ved lukketid. Vi udleverer ved festivalopsætningen ID-kort med udstillerens firmanavn på. I får udleveret ID-kort svarende til det antal armbånd I får. Bannere Hvis I har bannere, som skal hænges op over jeres stand i hallens loft, skal disse være os i hænde senest onsdag den 9. maj kl Bannere der leveres senere end dette tidspunkt, vil udelukkende blive hængt op, hvis tiden og den øvrige opsætning tillader det. Ophæng af bannere bestilles på udstiller.ale.dk

3 Parkering Der er omkring TAP1 masser af parkeringsmuligheder, men det er Europark der bestyrer området. Fik I ikke bestilt parkering ved tilmeldingen, så er sidste frist for det den 30. april på en mail til sekretariat@ale.dk Pris for et parkeringskort der gælder fra onsdag 9. maj søndag 13. maj koster 230,00 ex. moms. Et dagskort koster 80,00 kr. ex. moms. Har man ikke parkeringskort, skal man huske at købe P-billet i automaterne på P-pladsen til 10,00 kr. pr. time Afregnes ved den samlede afregning efter festivalen. Standopbygningen på festivalen. Standvægge og friser bliver opbygget i aluminiumssystem med isatte hvide elementplader. Standvæggene opbygges i 1-meter sektioner og væghøjden er 245 cm. Friseopbygning langs åbne standsider med en synlig friseplade på 18 cm i højden. Standen leveres med spotbelysning og enkelt 3-stikdåse hvis ikke andet tydeligt er aftalt på forhånd. Vores samarbejdspartner har mange års erfaring indenfor udstillingsbranchen. De kan endvidere tilbyde diske, podier, møbler, hylder etc. Der kan downloades et bestillingsskema på hjemmesiden udstiller.ale.dk ved at anvende følgende login: tap1 og password: festival2011 Security/vagter Det er TAP1 s egne vagter, som går rundt på festivalområdet. Vi forventer naturligvis et godt samarbejde med vagterne og vi vil selvfølgelig fortsat evaluere på dette efter festivalen.

4 Tom emballage Hidtil har vi på ølfestivalerne haft en glascontainer stående, hvor langt de fleste tomme emballager er blevet smidt ud. Vi vil gerne hjælpe vores udstillere af med tom emballage og vi er tilmeldt Dansk Retursystem. Den tomme emballage, som vi håndterer, vil derfor blive sendt til pantrefusion. Pant der bliver refunderet ad denne vej, vil gå ind i festivalregnskabet. Det er naturligvis frivilligt, om du vil aflevere de tomme emballager til vores indsamling. Hvis du som udstiller ikke ønsker, at vi skal håndtere den tomme emballage, skal du selv sørge for at bortskaffe dem. Tom emballage som I vil have med retur, skal under ølfestivalen opbevares på jeres eget område på udstillerlageret. Flasker og glas INGEN flasker uden for standende eller glas i hallen eneste undtagelse er det officielle smageglas Det er ikke tilladt at udlevere, hverken gratis eller mod betaling - flasker og glas til gæsterne ud over de officielle smageglas. Udstillervarer

5 Danske Ølentusiaster tilbyder at sælge reklameartikler for jer i vores butik. I skal på forhånd fortælle hvad varerne koster - hvad I skal have for dem og hvad vi skal tage for dem (det er frivilligt for jer, hvorvidt I mener DØE skal tjene lidt på salget). Alle priser skal være inkl. pant og moms. Varen skal være tilmeldt på forhånd med varebetegnelse, pris og antal. Derudover skal varen være vores butik i festivalområdet i hænde senest kl torsdag den 10. maj, for at vi kan garantere, at jeres varer vil være til salg fra festivalens åbning torsdag kl Det vil være en stor hjælp hvis I på forhånd kan fortælle antallet af de enkelte varer I har med. Varebetegnelse Jeres salgspris DØE s salgspris Antal på festivalen Ovenstående bedes udfyldt på - medlemsnummer: TAP1 - pinkode: festival2012 eller sendes til nedenstående adresse senest den 30. april 2012 Danske Ølentusiaster Kirkeskovvej Store Heddinge tlf , mandag-fredag 9-12