Indledning. Dialogmødet afholdes som anført i udbudsbekendtgørelsen og i henhold til dagsordenen, som fremsendt til de tilmeldte ( bilag 1).

Transkript

1 Referat Dato: 4. sep MSN Referat af dialogmøde den 2. september 2014 vedrørende Glostrup Boligselskab, afd. 9 s udbud af bygge- og anlægsarbejder for fremtidssikringen af Stadionkvarteret (Udbudsbekendtgørelse 2014/S ) Indledning Dialogmødet afholdes som anført i udbudsbekendtgørelsen og i henhold til dagsordenen, som fremsendt til de tilmeldte ( bilag 1). På mødet deltog repræsentanter fra følgende virksomheder: NCC Construction Danmark A/S Bent Falch Ovesen, Senior Markeds- og Kundechef Erik Vibe Pedersen B. Nygaard Sørensen A/S Mogens Tanderup, Tilbudschef BAM Danmark A/S Niels Ulrik Hansen Erik Degnemark Enemærke & Petersen a/s Bjerne Andersen, Salgs- og marketingchef Troels Aggersbo, Tilbudschef GVL Entreprise Carl Aage Wittchen, Indkøber Allan Hansen Adserballe & Knudsen A/S Frederik Spanning Hoffmann Nicolai Kragh-Hansen, Tilbudsmedarbejder Anker Hansen Søren Jensen, Tilbudschef Erik Bech-Pedersen, Adm. direktør, Fra ordregivers side deltog: John Stahlschmidt Møller, direktør, Glostrup Boligselskab (JM) Lisa Christiansen, projektleder, Glostrup Boligselskab (LC) Uffe Schelde Pedersen, arkitekt, JJW ARKITEKTER (USP) 1 KMS

2 Ole Hornbek, arkitekt, JJW ARKITEKTER (OH) Steen J. Petersen, ingeniør, Lemming & Eriksson - Rådgivende Ingeniører(SJP) Anders Vestergaard Buch, advokat, MOLT WENGEL ADVOKATFIRMA(AVB) Henrik Kaj Goldschmidt, projektchef, Kuben Management(HKG) Niels Andersen, projektdirektør, Kuben Management (ordstyrer) (NA) Martin Steen Nielsen, advokat, Kuben Management (referent) (MSN) JM bød velkommen til dialogmødet og fremhævede, at formålet med mødet var at få en konstruktiv og åben dialog med entreprenørerne om det kommende projekt, hvorfor man meget så frem til de fremmødtes bemærkninger. Herefter gav JM ordet videre til NA, der som dirigent præsenterede dagsordenen ( bilag 1). 1. Visionen for projektet v/ direktør John Stahlschmidt Møller JM præsenterede Stadionkvarteret afd. 9, som er en meget stor afdeling med 1235 lejemål. Der er tale om en samlet opgave, som udføres i 6 etaper. Baggrunden for den forestående renovering og fremtidssikring er et stort forarbejde i forbindelse med udarbejdelse af helhedsplan og opnåelse af støtte fra Landsbyggefonden. Stadionkvarteret er muret byggeri opført fra 1955 til 1966 og er byggeteknisk tidstypisk for alment byggeri for denne periode. Stadionskvarteret indtager en særlig plads i det almene byggeri fra denne periode. Der er landet over en betydelig del lignende alment byggeri fra samme periode, ca lejemål. Projektet har også af denne grund en særlig bevågenhed i Landsbyggefonden. Beboersammensætningen er kontiuerlig med en lav udskiftning. Der er flere ældre, som har boet i afdelingen siden opførelsen. Der opleves stor beboertilfredshed i afdelingen. Der er ikke tale om renovering som følge af bygningsvigt som sådan, men fremtidssikring af afdelingen, og visionen er, at afdelingen også vil være attraktiv og kronen i det almene byggeri de næste 50 år. Der skal være tale om et foregangsprojekt. Intentionen er en vellykket realisering af den foreliggende helhedsplan, med en gennemgående entreprenør. Et aktivt samarbejde skal være med til at drage fordel af den store gentagelseseffekt, der kendetegner etaperne, således at der sker løbende erfaringsopbygning til gavn for byggesagen såvel som for entreprenøren. JM afsluttede med at appellere til et godt samarbejde med en kommende entreprenør, og henledte opmærksomheden på de gode muligheder i projektet, 2

3 også i forhold til at opbygge erfaringer og kompetencer til de forventede, kommende lignende projekter landet over. 2. Processen v/ projektleder Lisa Christiansen På grund af afd. 9s størrelse og indbyrdes variationer i de forskellige bygningsafsnit, besluttede afdelingen i 2012 at uddelegere beslutningskompetencen om gennemførelse af helhedsplanen til beboerne i 6 etaper, hvilket også at fastlagt i samarbejde med Landsbyggefonden. Etapernes rækkefølge ligger derfor fast og bl.a. bestemt ud fra en byggeteknisk vurdering af, hvor behovet for nye tage er størst. Hver etape bliver en byggesag med sit eget byggeregnskab. Beboernes godkendelse af de enkelte etaper vil ske løbende og tilrettelægges således, at de afsluttes 1½ - 2 år inden byggeriet i den enkelte etape er planlagt til at begynde. Der er allerede gennemført beboerprocesser for etape 1 og 2, som viste stor tilslutning selv ved større ændringer i de enkelte lejligheder. Det tegner godt, men er ikke en garanti for, at beboerne også vil stemme for de øvrige etaper. Hensynet til beboerne og den løbende koordinering af driften, herunder genhusning mv., varetages bedst ved et godt samarbejde med en gennemgående entreprenør. 3. Gennemgang af projektet v/ Uffe Schelde Pedersen, JJW USP gennemgik de byggetekniske forhold for de 6 etaper i en PowerPoint præsentation, hvortil der henvises (Bilag 2). De første fire etaper angår i særlig grad sammenligneligt byggeri. Generelt er den mulige gentagelseseffekt på tværs af de 6 etaper stor i løsning og materiel. Der skal udføres tre lejlighedstyper: Tilgængelighedsboliger, sammenlægningsboliger og moderniseringsboliger. De udvendige arbejder vil hovedsageligt vedrøre tag, facader, vinduer, indgangspartier og altaner. De indvendige arbejder vil hovedsageligt bestå af nye installationer, ventilation, nye badeværelser i moderniseringslejlighederne, nye entredøre samt nye køkkener i tilgængeligheds og sammenlægningslejlighederne. De påtænkte lejlighedsplaner for de tre boligtyper blev gennemgået. 3

4 Der forventes omfattende miljøsaneringsarbejder på sagen. 4. Baggrund og formål med optimeringsprocessen og faserne v/ Henrik Goldschmidt, Kuben Management HKG gennemgik en PowerPoint præsentation (bilag 3), som der henvises til. Følgende blev fremhævet: Grundtanken bag tilrettelæggelsen af udbuddet i 6 etaper er at udnytte den høje grad af gentagelseseffekt de enkelte etaper imellem for at skabe grundlag for optimering og erfaringsopbygning. Det gælder især etaperne 1-4. Tidsplan med indlagte optimeringsperioder blev gennemgået. Etape 1 udbydes på hovedprojektniveau. De øvrige etaper udbydes på dispositionsforslagsniveau. Forud for hver af de efterfølgende etaper (2-6) pågår der således en optimeringsrunde (loops), hvor erfaringerne fra den forudgående etape samles op med henblik på optimeringer fremadrettet ift. proces, byggeteknik og udførelse mv. Der modtages gerne input hertil fra deltagerne under dialogen i dagsordenens pkt. 6. Optimeringsfaserne bygger på partneringslignende principper, og det er en forudsætning, at alle parter er indstillet på at bidrage aktivt i processen. Optimeringsprovenuet er tænkt delt mellem entreprenør og bygherre, som reinvesterer i projektet. Det er en forudsætning, at entreprenøren arbejder med åbne bøger. 5. Udbudsform og kontraktgrundlag v/ adv. Anders Vestergaard Buch, Molt Wengel AVB gennemgik en PowerPoint præsentation, hvortil der henvises (bilag 4). Entreprisekontrakten vil bygge på velkendte principper i form af AB92, som i udgangspunktet vil blive anvendt uden fravigelser, hvilket en almen bygherre også vil være forpligtet til. Sagens særlige karakter med flere etaper, forudgående optimeringsrunder, renovering af beboede lejligheder og afsnit gør det dog nødvendigt med enkelte tilføjelser og præciseringer. I det hele er alle hensyn forsøgt balanceret mellem parternes interesser. 4

5 Der påtænkes et afleverings- og dagbodssystem, som knytter sig til færdiggørelsen af de enklete etaper såvel som de enkelte afsnit udvendigt og opgange indvendigt. For ikke at belaste entreprenørens omkostninger til sikkerhedsstillelse unødigt vil der være en opblødning i forhold til den sædvanlige AB92 sikkerhedsstillelse på 15 % af entreprisesummen. Denne vil således i starten kun omfatte etape 1. Yderligere sikkerhedsstillelse vil herefter ske løbende i takt med afslutningen af de respektive optimeringsfaser forud for påbegyndelsen af den tilhørende etape. Sikkerheden tænkes nedskrevet til 10 procent ved afslutningen af hver etape, og der overvejes yderligere nedskrivning, hvortil de fremmødte entreprenørers input efterspørges. Som beskrevet af HKG under punkt 4, vil der pågå optimeringsrunder forud for påbegyndelsen af hver etape (2-6). Totalrådgiveren har udarbejdet dispostionsforslag, som drøftes med entreprenøren. Der er tale om et samarbejde med en klar ansvarsfordeling, idet projektansvaret forbliver hos totalrådgiveren, som også udarbejder hovedprojektet. Dette er totalrådgiveren indforstået med. For aktivt at imødegå evt. uenigheder etableres en sædvanlig konflikttrappemodel, men med en opmandsfunktion, som i sidste ende skal kunne træffe en afgørelse, der er bindende indtil Voldgiftsretten for bygge- og anlægsvirksomhed træffer anden afgørelse. 6. Dialog De fremmødte havde følgende betragtninger og spørgsmål, som blev drøftet og besvaret. Er der tale om et samlet udbud af alle etaper? NA: Ja, der er tale om et samlet udbud. Vil beboerhåndteringen indgå i tildelingen, og vil der skulle bydes på baggrund af targetpris? AVB: Der vil indgå kvalitative kriterier i tildelingen, herunder påtænkes også beboerforhold. Man har endnu ikke endeligt lagt sig fast på prisevalueringen. Vil et samlet udbud ikke afskære nogen fra at byde grundet opgavens størrelse? JM: Et samlet udbud er fastlagt efter grundige overvejelser og forarbejder i forhold til opgavens karakter. Vil man overveje en anden fordeling af det skitserede dagbodssystem, der kan komme til at virke som en stopklods. 5

6 AVB: En opblødning f.eks. i forhold til de indvendige arbejder kan tænkes og vil blive overvejet. Skal der afgives en fast pris på alle etaper? AVB: Ja. Optimeringsgevinster skal deles, men vil det også gælde risikoen, ved f.eks. en negativ gentagelseseffekt forårsaget af en fejl i en tidligere etape? NA: Der lyttes til bemærkningen, som vil blive taget med i det videre arbejde. Kan optimeringsgevinster gemmes i en UFO pulje til afslutning af etapen? HKG: Ja, det kan man sagtens forestille sig. Vil blive taget med i det videre arbejde. Kan man forestille sig, at entreprenøren, som en del af sit tilbud afleverer et optimerings- samt risikokatalog og bliver vurderet i forhold hertil? HKG: Overvejelsen vil blive medtaget i det videre arbejde Skal der bydes på baggrund af mængder? Det forekommer vanskeligt at prissætte etaperne 2-6, hvis udbud på baggrund af dispostionsforslag. USP: Der er ikke tanker om, at der skal bydes på baggrund af mængder. JM: Der er taget udgangspunkt i etape 5 og 6, som varierer. Vedrørende etape 6 er volumen for, hvad der skal laves, ret lille. I etape 5 er det særligt de udvendige arbejder, som skiller sig ud. SJP: Der er nærmere tale om udvidede dispostionsforslag, idet en række tekniske løsninger er nærmere beskrevet. HKG: Det er for så vidt ikke nyt, at en entreprenør prissætter opgaver, som endnu ikke er helt færdig projekteret, hvilket for eksempel er velkendt fra totalentreprise. I denne sag er der dog en større sikkerhed. Hvordan er registreringen i forhold til de øvrige etaper i forhold til uforudsete forhold? JM: Der er foretaget omfattende bygningsgennemgang og registrering forud for projektering og i forbindelse med helhedsplanen. NA: Der kan altid opstå uforudsete forhold, når arbejdet først igangsættes. Der vil i såfald være tale om den sædvanlige problemstilling om ekstraarbejder. Sådan er det altid ved renoveringsarbejder. 6

7 OH: Der er lavet grundig registrering, men der kan som altid opstå uforudsete forhold i en renoveringssag. Kan man forestille sig, at entreprenøren får en kattelem i kontrakten, således at denne kan trække sig, hvis det viser sig, at sagen ikke løber rundt? NA: Spørgsmålet vil blive medtaget i de videre overvejelser om udbuddet. Er det nødvendigt med det høje antal dagbodsterminer, herunder opgangsbestemte? Kunne man overveje en incitamentsordning? AVB: Det er centralt med styring i en sag, hvor der er mange forhold i spil, særligt beboerhensyn, genhusning, tomgangsleje mv. Man kan dog sagtens forestille sig, at det bliver afgørende, hvornår arbejdet starter og slutter, altså hvor mange dage beboerne generes. NA: Man kan godt forestille sig en incitamentsordning. Vil blive overvejet i det videre forløb. LC: Entreprenøren vil blive inddraget inddraget i udarbejdelsen af detailtidsplanen. NA afsluttede dialogmødet, takkede for fremmødet og kunne konstatere, at der blandt deltagerne var flere positive tilkendegivelser om tankerne bag projektet og ikke mindst ønsket om aktivt at inddrage entreprenøren i projektet. MSN Bilag 1: Dagsorden Bilag 2: PowerPoint præsentation / Uffe Schelde Pedersen, JJW Bilag 3: PowerPoint præsentation / Henrik Goldschmidt, KM Bilag 4: PowerPoint præsentation v/ adv. Anders Vestergaard Buch, Molt Wengel 7