FÅ KENDSKAB TIL. success.office.com. fasttrack.office.com. Få kendskab til Office 365 1

Transkript

1 FÅ KENDSKAB TIL fasttrack.office.com success.office.com Få kendskab til Office 365 1

2 Den nye måde at få ting gjort på Dit komplette Office i skyen Office 365 er dit personlige Office og meget mere. Du kan arbejde overalt på enhver enhed, uanset om du er online eller offline. Du får hjælp til at yde dit bedste på din måde, uanset hvor du er. Det betyder kraftigere værktøjer til oprettelse af indhold, bedre samarbejdsmåder og lettere deling af data. Og det er bare begyndelsen. Tjek scenarierne i denne bog ud for at se, hvordan Office 365 kan hjælpe dig med at arbejde bedre, og sammen med andre.

3 Få kendskab til Office 365 3

5 INTRODU KTION Office 365 handler om at gøre dig og dit team mere produktive allevegne, på alle enheder. Få kendskab til Office 365 7

6 INTRODUKTION Få tingene fra hånden overalt Pc, Mac, tablet, telefon? Folk arbejder på mange forskellige enheder fra forskellige steder, og de har brug for en naturlig og hurtig oplevelse. Med Office 365 får de adgang til alt det, de har brug for til deres opgaver, uanset hvor de er. Filer og indstillinger synkroniseres fra den ene enhed til den næste det skaber frihed og pålidelighed for dit team. Slip talentet løs i dine folk. Med Office 365 kan alle redigere og dele filer eller samarbejde fra deres favoritenhed. På en pc, telefon eller tablet giver Office 365 dig alt, hvad du skal bruge, i en naturlig og velkendt oplevelse. Vær altid på forkant, når du opretter dokumenter, redigerer og samarbejder med andre i realtid. Dit team er altid synkroniseret, og I får tingene fra hånden hurtigere end nogensinde før. Du vil nyde muligheden for at oprette flotte dokumenter, fremvise professionelle præsentationer, få værdifuld indsigt i dine data og let samarbejde med andre. Office 365 er det Office, du kender bare bedre. Når medarbejdere i hele firmaet kan bruge deres mobilenheder til omgående effektivt samarbejde, øger det vores produktivitet på vores fabrikker og blandt vores medarbejdere. Steve Hanna, Chief Information Officer, Kennametal

8 INTRODUKTION Mails og kalender på farten Med Office 365 holder dit team kontakten, også på farten, med adgang til mail og kalender fra et hvilket som helst sted. Koordiner møder på farten, få adgang til synkroniserede kontakter, tjek opgavelister, og brug intelligente mailværktøjer. Denne nemme adgang fra stort set alle enheder betyder, at du aldrig går glip af noget. Det perfekte værktøj til teamwork. Med Office 365 kan du se kalendere, hente kontakter og arrangere møder på enhver enhed. Undgå besværlig planlægning, da du nemt kan dele kalendere og se, hvornår andre er ledige. Stærk mailstyring giver en rig oplevelse og de værktøjer, du bruger til at styre en travl indbakke og en pakket kalender - på alle enheder. Outlook holder dine kontakter synkrone og up to date på alle dine enheder og når dem på Skype for Business med bare én berøring. Få kendskab til Office

9 Med OneDrive for Business har det INTRODUKTION aldrig været lettere at holde alle synkroniseret. Del et dokument, gennemgå en kollegas arbejde, eller Gem, synkroniser og del dine filer send data til Yammer for at samarbejde i realtid. I Yammer kan du bede om og Når alle arbejder sammen, kan det være svært at holde styr på filer og endnu sværere at arbejde med dem på farten. Med OneDrive for Business er alle dine arbejdsfiler samlet ét sted, hvor du altid har adgang til dem fra modtage feedback, så det er lettere end nogensinde at udføre flot arbejde i fællesskab. enhver enhed, og du kan dele den seneste version med resten af teamet. Moderne funktioner betyder, at der ikke længere er problemer med versionskontrol. I stedet for at sende kopier har alle adgang til det oprindelige dokument, der er gemt i OneDrive for Business. Med Office 365 ProPlus og OneDrive for Business genereres mobilitet og produktivitet, der er lysår foran arbejdet med Office-filer, der er fastlåst til din kontorcomputer. I stedet opretter vi dokumenter på bærbare pc'er, ipads eller smartphones og gemmer dem online, så det er let at dele vigtige data. John Reynders, Chief Information Officer, Moderna Få kendskab til Office

10 INTRODUKTION Hold mere effektive møder Du skal få de rette personer til at samarbejde om at få noget fra hånden, hvilket ikke altid er ligetil i vores verden med så mange på farten. Med Office 365 er det nemt at holde møder og holde forbindelsen ved lige online uanset sted og enhed. Med Skype for Business kan folk deltage i eller starte et møde med ét klik, uanset om de er på den anden side af gangen eller jordkloden. HD-video, skærmdeling og noter i realtid hjælper dig med at få mere ud af møderne, da teamet nemt kan opnå resultater og træffe beslutninger, der kan handles ud fra. Bring teams, kunder og partnere tættere på hinanden med Skype for Business. Effektivt HD-samarbejde kan arrangeres på få øjeblikke. Du og dine kollegaer kan dele skærme, præsentere PowerPoint-data, samarbejde på whiteboards og via chat, alt sammen fra et enkelt program. Uanset hvilken enhed du bruger, kan du med Skype for Business let tjekke, om en kontakt er ledig, og hurtigt få forbindelse via video, tale eller chat. Vores designere deler tegninger med kunderne og fører afgørende samtaler via Lync*. Vi behøver ikke at være i samme lokale for at kunne samarbejde tæt med kunderne, så vi kan opfylde deres behov meget hurtigere nu. Fred Patterson, Vice President of Product Engineering, Kennametal *Ny Skype for Business Få kendskab til Office

11 INTRODUKTION Arbejd som et netværk Forandring er den nye konstant, og det kan være svært at følge med. Hvad nu, hvis du havde forbindelse til alt det vigtige på arbejdet? Og alvorlige sygdomme og gøre en forskel. John Reynders, Chief Information Officer, Moderna havde kontakt til alle betydningsfulde dokumenter, personer og aktiviteter? Med Yammer kan du og dit team udveksle ideer, få de seneste oplysninger og spotte muligheder for hurtigt at indrette jer og agere fornuftigt. Siden overgangen til Office 365 har vi ikke skullet bekymre os om teknologien. Vi kan i stedet fokusere på at realisere vores vision om at finde nye behandlingsmetoder til

12 Opret eller deltag i Yammer-grupper for at samle virtuelle teams, der kan løse et problem, levere et projekt eller blot samarbejde og dele ideer. Med Yammer får du og dine teams et centralt sted til indsamling af opdateringer, besvarelse af spørgsmål og feedback på hinandens arbejde. Opdag ting, som du ellers ikke ville have fundet: De rette personer, dokumenter og diskussioner, som du skal Med Yammer får du mulighed for at dele din viden og dine færdigheder med andre. Det starter med din Yammer-profil. Udfyld din profil, så dine kollegaer kan se, hvem du er, hvad du arbejder med, og hvordan I kan arbejde sammen. bruge for at arbejde endnu mere effektivt. Få kendskab til Office

13 INTRODUKTION Find det, du skal bruge Ville det ikke være fantastisk, hvis du kunne søge efter oplysninger på arbejdet lige så let som på internettet? Det kan du med Delve. Det betyder, at du hurtigt kan finde dét, du skal bruge, på tværs af websteder, filer, samtaler m.m. Nu kan du altid være i kontakt med og orienteret om de emner, som du og dine kollegaer arbejder på. Lad Delve hurtigt finde det indhold frem, du skal bruge til jobbet og dine arbejdsprojekter. Delves resultater er skræddersyet til dine behov, så de er relevante, i realtid og up to date. I den imponerende brugergrænseflade kan du hurtigt identificere indhold, indholdstype og forfatter, og du kan fastgøre den til dine boards, så der er nem adgang. Delve giver dig flere oplysninger om dine kollegaer, deres roller og det indhold, de opretter. Hav kontakt til dem, og se det indhold, de deler med dig eller de grupper, som du tilhører. Få kendskab til Office

14 HR OG INTERN KOMMUNIKATION Office 365 holder sammen på din organisation Få kendskab til Office

15 HR OG INTERN KOMMUNIKATION Onboarding af nye medarbejdere Levér relevante materialer, og indhent og håndter medarbejderanmodninger elektronisk, direkte fra onboarding-webstedet. De første dage er stressende for både nye medarbejdere og HRafdelingen. Der er mange ting at lære og orientere om. Hvor skal du starte? Med Office 365 kan du nemt levere vigtige onboarding-ressourcer som dokumenter, præsentationer og videoer. Du kan gøre det lettere for problem, fordi vi kan klare det på en dag med Office 365. Det er helt fantastisk, så hurtigt vi kan få nyansatte og kontrahenter til at arbejde effektivt. Vito Forte, Chief Information Officer, Fortescue Metals Group folk at kontakte deres kollegaer eller overordnede, lære firmaet at kende og hurtigt komme i gang. Udnyt den automatiske opgavedistribution, og brug indbyggede formularer på stedet til at minimere papirarbejdet og skabe hurtigere resultater. Bedre processer, mindre tid, glattere onboarding. Når nogen siger, at vi ansætter 300 personer denne måned, kan jeg trygt sige Intet

16 Brug Yammer til at forbinde nye Giv dine nyansatte adgang til værktøjer, der hjælper dem med at udnytte deres tilgængelige ressourcer. medarbejdere med jobrelevante folk og viden i hele din organisation, så de hurtigt bliver produktive og dermed reducerer omkostningerne. Få kendskab til Office

17 HR OG INTERN KOMMUNIKATION Hold alle orienteret Dit firma har en unik historie, men, som i ethvert eventyr, skal der folk til at skabe handling. Hvordan engagerer du dine medarbejdere i din vision? Hvordan får du dem til at tale om ideer... og tale med hinanden? Office 365 giver dig et helt værktøjssæt, så du og dine medarbejdere kan bevare gejsten. Der er som en social lim, der får dine medarbejdere og din vision til at arbejde hånd i hånd. Med Yammer- meddelelser kan du hurtigt publicere vigtige oplysninger og kommunikere med hele din organisation. Brug Yammer til at holde sammen på teams, accelerere kommunikationsformen og koordinere forretningsgangen. Yammer styrker dine teams beslutninger og skaber tættere koordinering. Yammers mobilapps sikrer, at vigtige meddelelser og oplysninger når ud til de rette folk, uanset hvor de er, Vi har nemmere ved at informere og engagere vores fabriksarbejdere ved f.eks. at bruge hubben til at levere nye produktvideoer og skabe diskussioner om dem på Yammer. Og når vi holder interaktive møder, har fabriksarbejderne adgang til dem og kan deltage. Steve Hanna, Chief Information Officer, Kennametal

18 Få kendskab til Office

19 FORSKNING, UDVIKLING OG DRIFT Office 365 er med til at gøre processer og personer mere produktive.

21 Organiser samtaler, og skab FORSKNING, UDVIKLING OG DRIFT community-engagement med grupper og faglig anerkendelse. Del din viden Med Office 365 er din viden ikke forbeholdt personer i din inderkreds. Du kan let dele, hvad du ved, med alle de ønskede personer, uanset om de er i din afdeling eller i et andet land. Så du må ikke lade dine gode ideer, værdifulde erfaringer og ekspertise gå til spilde. Du kan samle den bedste praksis ét sted, organisere din viden Opret dedikerede websteder for at give dit team adgang til indhold og information, der er mest relevant, herunder dokumenter, lister, projekttidslinjer, samtaler med mere. efter behov og formidle den over for dine kollegaer. Nu kan folk i din organisation nemt se, hvilken viden du sidder inde med. Og deling virker også begge veje. Det er lige så let for dig at se andre gruppers bedste praksis. Office 365 udgør en sikker destination for hele firmaet til deling og afspilning af videoindhold. Lige fra onboarding af nye medarbejdere til distribution af Vi har aldrig haft et sofistikeret system, der kunne registrere vores teknikeres og materialeudvikleres ekspertise og tidligere projekter, men nu kan vi med Office 365 etablere en fuldt tilgængelig ressource for vidensstyring. Lorrie Paul Crum, Vice President of Corporate Relations, Kennametal, direktørens meddelelse er video et stærkt værktøj, så dit team kan udveksle viden. Få kendskab til Office

22 Opret hurtigt SharePoint-løsninger i FORSKNING, UDVIKLING OG DRIFT Access for at indsamle vigtige oplysninger på tværs af dine teams. Det har aldrig været lettere at Sæt skub i forretningsproces ser Kunne du ikke tænke dig at forbedre dine forretningsprocesser og hjælpe folk med at spare tid? Det er muligt! Det er f.eks. let at automatisere samle data, der er tilgængelige i en browser og gemt online. Samarbejd med kollegaer for at strømline driften og automatisere forretningsprocesser. Opret arbejdsprocesser i Visio med træk og slip, og publicer dem, når de er klar, direkte til SharePoint. tilbagevendende godkendelse og gennemgå processer, og det er hurtigt gjort med indbyggede arbejdsprocesser. Når processerne er på plads, kan du holde øje med, hvor godt de virker for dit team, din afdeling eller hele organisationen. Du kan efter behov finjustere dine processer eller oprette Når dine arbejdsprocesser er på plads, er det let at holde styr på aktive processer. Når en bruger starter på en opgave, er processen automatisk, og status er let at se. rapporter på basis af dem.

24 SALG OG MARKETING Office 365 hjælper dig med at giver kunderne en mere spændende og effektiv oplevelse.

26 SALG OG MARKETING Gør et godt førstehåndsindtr yk Det første indtryk tæller. Derfor giver Office 365 dig styrken ved professionelt kvalitetsdesign og oprettelse af indhold i Word og PowerPoint og med den velkendte brugervenlighed, som du med rette forventer. Det er lettere end nogensinde at dele arbejde. Du kan hurtigt invitere en kollega til at se det dokument, du arbejder på, og I kan samarbejde i realtid. Den nye, renere kommentarvisning i Word og PowerPoint gør det nemmere at læse og indsætte kommentarer. Og versionsstyring er indbygget, så du ikke behøver at være bange for at miste overblik over, hvad der er den rette version af dokumentet. Du skal bare fokusere på dit indhold, så ordner Office 365 resten. Det har aldrig været lettere at samarbejde i et team om at skaffe en ny kunde eller imponerende de eksisterende. Samtidig redigering styrker samarbejdet og sikrer, at du overholder selv de strammeste deadlines. Præsenter data fra din favoritenhed med fuld kontrol og hele funktionaliteten fra den velkendte pc-version - talerens noter, timere, pegeredskaber osv. OneDrive for Business sikrer, at du altid har den rette version af præsentationen og kan samarbejde med dit team om korrektur og finpudsning helt op til deadline.

28 SALG OG MARKETING Engager din målgruppe online Med Yammer kan du både kontakte dem, der er inden for og uden for dit netværk, og samtidig være vis på at bevare kontrollen over følsomme data. Med Office 365 har det aldrig været nemmere at få kontakt til kunder og partnere. I Yammer kan du deltage i samtaler om de ting, der virkelig gør en forskel, modtage løbende feedback og udvikle relationer med både interne og eksterne interessenter. Det er nemmere end nogensinde at arbejde synkront med de personer, som betyder mest for din Opret online-communities med Yammer, og nyd godt af interaktion i realtid med kunder, partnere og brugere. Se dette i praksis på aka.ms/office365network/drivingadoption virksomhed.

30 SALG OG MARKETING Koordiner dine teams Handler kan vindes eller tabes alt efter, hvor velkoordineret marketingog salgsteams er. Så meget betyder klar kommunikation. Office 365 gør det lettere for folk at koordinere deres arbejde, springe over ligegyldig mail og personlige møder, da du har direkte kontakt med grupper i hele din organisation. Med Skype for Business har det aldrig været nemmere at skabe kontakt mellem de rette folk, så de kan interagere, dele data og samarbejde, uanset hvor de er. Skype for Business giver dit værktøjerne til teamarbejde. Maksimer produktiviteten med HD-video, chat, skærmdeling, fælles whiteboards og meget mere. Del skærme med et museklik, så dine kollegaer kan redigere dit arbejde sammen med dig eller give en vigtig præsentation. Med Skype for Business kan du oprette onlinemøder på et øjeblik og hurtigt samle de personer, der skal hjælpe dig med at få arbejdet gjort. Hos Ignite Social Media styrer brainstorming-sessioner for hele kontoret den kreative side at vores firma. Vi bruger Office 365 til interaktive webkonferencer sammen med whiteboards, så alle kan komme med bidrag, som om vi var i samme lokale. På 11 år med eksternt arbejde har jeg aldrig oplevet et værktøj som dette!

31 Jim Tobin, President, Ignite Social Media Få kendskab til Office

32 ØKONOMI OG REGNSKAB I Office 365 er det nemmere at jonglere med tal sammen med andre. Få kendskab til Office

33 ØKONOMI OG REGNSKAB Få styr på tallene i fællesskab Det behøver ikke at være svært at jonglere med tal. I Excel kan du samle masser af data fra forskellige folk og afdelinger i et enkelt regneark. Og, hvad der er endnu bedre, du kan samarbejde med mere end én person ja selv hele dit team på samme regneark samtidig. Samarbejde gør ikke alene livet lettere, det øger også produktiviteten og kan give nye indsigter, der nemt kan deles med alle i din organisation. Samarbejd med kollegaer i realtid for i fællesskab at dele opgaven og samle ideer. Se redigeringer, mens de udføres, og tilføj kommentarer for at diskutere ændringer. Udnyt den fulde styrke ved Excel for at øge synligheden og formidle ny viden. Nyttige funktioner som f.eks. betinget formatering giver egnede visuelle tip og fremhæver vigtige aspekter. Office 365 eliminerer besværet med at kombinere alles ændringer, og fjerner hovedpinen ved versionskontrol. Du kan trygt stole på, at du arbejder med de mest aktuelle data. Tidligere skulle vores økonomichef trække data ud og sende dem til it-afdelingen og vente i uger på en tilpasset rapport. Allan Villegas, Chief Financial Officer, WASH Multifamily Laundry Systems

35 ØKONOMI OG REGNSKAB Fremstil hurtigt flotte dashboards med Power View, så du kan visualisere og dele din viden. Tag kvalificerede beslutninger Det kræver ikke kun god dømmekraft og erfaring at tage gode beslutninger. Det er også vigtigt at indsamle og analysere data. Med Power Pivot kan du transformere Excel til et kraftcentrum, som kan kombinere massive datamængder fra flere kilder og oprette relationer mellem dem. Office 365 giver brugerne adgang til nye værktøjer som Power Map, hvor de kan oprette og bruge geografiske og tidsmæssige data. Men data alene rækker ikke. De skal udtrykkes klart for at have en stærk indvirkning på folk. Med Power View kan du visualisere og præsentere data på spændende vis og dele dem med andre. Nu kan alle nemt få adgang til data for at tage kvalificerede beslutninger og opdage nyt. Det smarte ved Power BI er, at medarbejderne selv kan oprette rapporter uden at involvere it-teamet og dele rapporterne med kollegaer. Det er utroligt givtigt for os. Allan Villegas, Chief Financial Officer, WASH Multifamily Laundry Systems

37 JURIDISK Office 365 kan hjælpe dig med at overholde juridiske og lovmæssige krav. Få kendskab til Office

38 I SharePoint har alle forbindelse til JURIDISK filer, skabeloner og tilhørende metadata for at sikre brug af den korrekte skabelon til opgaven. Få hjælp til at overholde krav Opsætning af obligatoriske felter er nemt, så du er sikker på at Det er svært nok at få styr på alle de regler, love og reglementer, du skal overholde, uden at skulle omstrukturere hele din it-infrastruktur for at kunne honorere dem. Det problem får du ikke med Office 365, indsamle konsistente metadata, der definerer, hvad der derpå sker med dokumentet. fordi det er bygget til at gøre overholdelse nem og ligetil. Du kan faktisk automatisere mange processer for styring, beskyttelse og lagring af vigtige data og tilmed oprette opbevaringsplaner for at administrere hele levetiden af din organisations digitale aktiver. Hvis du hurtigt skal reagere på retssager eller revisioner, kan du benytte selvbetjeningen ediscovery til straks at indsamle det nødvendige uden at involvere it-afdelingen. Forebyggelse af datatab hjælper politikejere med at overholde vigtige forretningspolitikker. Brugerne informeres om potentielle risici, før følsomme data (f.eks. kreditkortoplysninger) deles, og smarte systemregler sikrer overholdelse.

40 INFORMATIONSTEK NOLOGI Office 365 afstemmer it- og forretningsbehov. Få kendskab til Office

41 Opret effektive INFORMATIONSTEKNOLOGI selvbetjeningsportaler for at give brugerne hurtig adgang til værktøjer, information, Giv korrekt support softwareopgraderinger og support, så de er maksimalt produktive. Yammer-grupper giver tovejs Med Office 365 får du hjælp til at flytte it-support meget videre omkring end telefonen. Opfat det som en virtuel helpdesk. En central, hvor folk kan komme i kontakt med it-afdelingen, søge i en delt vidensbase og sende supportanmodninger om hjælp. Og resultatet? Hurtigere svar på kommunikation med brugerne både på kontoret og eksternt. Vigtige meddelelser kan posteres, selvom nøgletjenester er nede. almindelige spørgsmål, bedre systemvedligeholdelse med jævnlig statuskontrol og hurtigere, mere fokuserede samtaler med itmedarbejdere, uden at blive sat på hold. Den rette support betyder også, at du ikke skal bekymre dig om opgraderinger - med Office 365 har du altid den mest up to date version. Og så kan du få ro i sindet, fordi dine Vær med på forretningsbeatet, og tag proaktive foranstaltninger, før der opstår problemer. tjenester har en garanteret oppetid på 99,9 procent. Få kendskab til Office

42 INFORMATIONSTEKNOLOGI Giv brugerne fleksibilitet til at oprette egne websteder, og bevar samtidig det rigtige kontrolniveau. Styrk folk, og bevar itkontrollen Det er et udbredt dilemma: Hvordan skaber du balance mellem it-behov og brugernes behov? Med it skal der være centralstyring af sikkerhed og overholdelse af regler for at have bedre risikostyring. Folk ønsker større Exchange Administration forebygger datatab via konfiguration og centralstyring. fleksibilitet i arbejdet. Hvad er løsningen så? Office 365 styrker den moderne arbejdsplads og giver et sikkerhedsnet, så websteder, indhold og mail er sikrere og overholder it-kontroller, -tilladelser og -politikker. Uanset hvor eller hvordan du arbejder, kan du trygt stole på, at du har den nødvendige sikkerhed i virksomheden. I stedet for at sige Nej til alt på it-siden kan vi give et ansvarligt Ja. Vi har åbnet op for en række muligheder for, at medarbejderne kan indføre Office 365.

43 Steve Hanna, Chief Information Officer, Kennametal Få kendskab til Office

44 Besøg fasttrack.office.com fasttrack.office.com Følg sidste nyt om Office 365 blogs.office.com Deltag i samtalen på Yammer aka.ms/office365network/drivingadoption Få kendskab til Office

45 HVOR SKAL JEG STARTE? Indføringsvejle dningen til Office 365 En veludført udrulning af Office 365 indebærer fokus på at skabe motivation for den og sikre, at alle kender fordelene ved at arbejde på en ny måde. Vi har identificeret fire nøgletrin på vejen til succes: Definer en vision, og identificer forretningsscenarier Prioriter løsninger, og udarbejd en indføringsplan, Afsæt ressourcer, og udfør en indføringsplan, Mål, del succeser, og gentag Indføringsvejledningen er et uvurderligt værktøj for alle, der planlægger udrulning af Office 365. Besøg fasttrack.office.com for at få en kopi i dag fasttrack.office.com/adoption 2015 Microsoft Corporation. Alle rettigheder forbeholdes. Dette dokument leveres "som det er". Oplysninger og meninger, der fremsættes i dette dokument, herunder URL og andre referencer til websteder, kan ændres uden varsel. Risikoen ved at bruge det påhviler dig. Dette dokument giver dig ingen juridiske rettigheder til intellektuel ejendom i noget Microsoft-produkt. Du må kun kopiere og bruge dette

46 dokument som intern reference. Du må ændre dette dokument med henblik på intern reference. Få kendskab til Office

47 fasttrack.office.com success.office.com