1 Systemkrav 2 Vedligeholdslicens. 5 Kundeafsnit. SkolePlans grunddata SkolePlans årsdata SkolePlans årsplan SkolePlans perioder SkolePlans skabeloner

Transkript

1

2 I SkolePlan Indholdsfortegnelse Kap. I Velkommen til SkolePlan 2 Kap. II Værd at vide før du starter 4 1 Systemkrav Vedligeholdslicens Hjælp Kursus Kundeafsnit Begreber... i SkolePlan 7 SkolePlans grunddata... 7 SkolePlans årsdata... 9 SkolePlans årsplan SkolePlans perioder SkolePlans skabeloner Opgaver Puljer Tider generelt Arbejdstider Årstidnorm Ferie og helligdage Faktor Egentid Pausetid Dagsprogram... og dagens program 16 Om træk og slip Kap. III Installation af SkolePlan 18 1 Licensaftale Installation... SQL Server 18 3 Installation... Program 26 4 Konfiguration... af installation 33 5 Licensfil Installation... Klient 35 7 Vigtige... oplysninger 42 Kap. IV Kom i gang med SkolePlan 45 1 Adgangskoder Sikkerhedskopiering Backup Restore Indstillinger... 48

3 Contents II Rettigheder Skoleinfo Program indstillinger DataRobotten Opdatering... af SkolePlan 64 Versionsnum... re 65 Opdatering Opdater licensfil Udskrifter... i SkolePlan 72 Udskrift vis Udskrift til printer Udskrift til fil Elevlister Udskriv elevlister Mail via elevlister Grunddata Årsdata Kap. V Et skoleår i SkolePlan 81 1 Angiv... grundoplysninger 81 2 Ansættelsesgrader... m.m Opret... ferie og helligdage 83 4 Angiv... årsdata 83 5 Angiv... årsplan 83 6 Opgaver Opret... elever 84 Manuel oprettelse Im porter elever Elevadm inistration Angiv værelsesfordeling Angiv kontaktgrupper Angiv stamhold Opret... standard program for dag/uge 89 Standard planlægning Opret standard... dagsprogram 90 Opret standard... lektioner 91 Opret standard... aktivitet/tilsyn 92 Opret standard... ugeprogram 94 Opret standard... m ødetider 95 9 Læg skema Forberedende... fase 97 Angiv holdstørrelser Angiv fagønsker Fagønsker angivet... pr. elev 100 Fagønsker angivet... pr. fag 101 Oprettelse af... hold 102 Oprettelse... af hold efter stamhold 103 Oprettelse... af storhold med alle elever 105 Oprettelse... af hold efter fagønsker 106 II

4 III SkolePlan Manuel oprettelse/sletning... af hold 108 Indplacering... af hold i skem a 110 Indplacering... af elever på hold 111 Juster skema... med elever Overfør... skema til skoleår 113 Hvad sker ved... standard oprettelse? 115 Efterjustering... af dagsprogram 115 Planlæg fravigelsesaftaler* Lav kostskoletilsyn Arbejdstidsberegninger Lav justeringer Aflysning af lektion Flytning af lektion Ændring af dagsprogram Om bytning af... dagsprogram 120 Flytning af dagens... program 120 Kopi af dagens... program 121 Fratrædelse Fraværsm elding Sygem elding Om sorgsdag Vikar til lektion Vikar til tilsyn Ferieregistreringer Arbejde på helligdage Registrer fravigelsesaftale... (faktisk) 124 Afvigelsesrapport Afslut... skoleår 125 Kap. VI SkolePlans layout SkolePlan-knappen Database Skift login Backup Restore Indstillinger Skoleår Opret skoleår Afslut skoleår Slet skoleår Im port Importer Elever Importer Lærere Eksport Eksport til... UNI-login 144 Skemadata... til skoleintra 144 Eksport til... optagelse.dk 145 Prøveprotokoller... (kodebog) 146 Vcs-filer Elevdata (udvalgte) Hjælp Hjælp

5 Contents IV Om SkolePlan Afslut Hurtigknapper Skift bruger/skoleår Opdater fra databasen... (F5) 152 SkolePlans online... m anual (F1) 152 Om SkolePlan Grunddata Årsdata Hold Udpeg / tjek Tjek tjenesteplan Tjek 11-timers... regel 156 Tjek erstatningsdage Tjek feriedage Tjek udviklingstid Afvigelsesrapport Lektioner Uden lokale Uden lærer Dage Uden dagsprogram Uden lektioner Uden tilsyn Dagens beskeder Dagens fødselsdage Udpeg elever Juster størrelse Fanebladene Dagsoversigt Hovedvinduet... Dagsoversigt 161 Boksen Årsplan Årsplanmenuen Boksen Dagsprogram Boksen Tilsyn Boksen Lektioner Boksen Aktiviteter Boksen Fravigelsesaftaler Boksen Reservationer Boksen Fravær... lærere 170 Boksen Fravær... elever 171 Boksen Tidsregistreringer Værkstøjslinien... Dagsoversigt 172 Gruppen Årsplandagtype Gruppen Tekst og... farve 172 Kommentar Notat Vælg farve Gruppen Rediger... enhed 175 Redigeringsvinduet... Dagsprogram 176 Redigeringsvinduet... Tilsyn 176 Redigeringsvinduet... Lektion 178 Redigeringsvinduet... Aktivitet 179 IV

6 V SkolePlan Redigeringsvinduet... Fravigelsesaftale 181 Redigeringsvinduet... Fravær for lærer 181 Indberet Fravær... for elever 182 Redigeringsvinduet... Fravær for elev 183 Gruppen Juster... program 184 Justér dagens program Gruppen Reservationer Gruppen Oversigter Gruppen Info Vinduet Reservationer Opret reservation Slet reservation Rediger reservation Vinduet Dagbog Opret dagbogbesked Fortsæt dagbogbesked Slet dagbogbesked Rediger dagbogbesked Udskriv dagbog Vinduet Beskeder Opret besked Slet besked Rediger besked Årsoversigt Hovedvinduet... Årsoversigt 197 Visningen Årsplan Visningen Ferieplan Visningen Tilsynsplan Visningen Mødeplan Værktøjslinien... Årsoversigt 200 Gruppen Årsplandagtype Gruppen Tekst og... farve 201 Kommentar Notat Vælg farve Gruppen Notater Notater Arbejdsåret ugevis Gruppen Rediger Slet Juster tid Gruppen Helligdag/ferie Auto helligdage Auto ferie Gruppen Tilsyn Find tilsyn Tilsynsforkortelser Kopier tilsyn Gruppen Tilsynsnummer Gruppen Mødeplan Opret mødetid Slet mødetid Rediger mødetid Udpeg lærer

7 Contents VI Gruppen Oversigter Elevadm instration Hovedvinduet... Elevadministration 216 Elevlisten Kontaktoplysninger Værktøjslinien... Elevadministration 219 Gruppen Elever Oplysninger om... elev 219 Faneblad Elev Faneblad Kontakt Faneblad Sagsbehandler Faneblad Fag Faneblad Prøver Faneblad Udtalelser Faneblad Dagbog Faneblad Fravær Gruppen Værelser/grupper Klasser Stamhold kontaktgrupper Elevværelser Gruppen Prøver... / karakterer 236 Prøvetilmeldinger Prøvelister Udtalelser Karakterliste Indberet karakterer Dagbog Karakterblade Eksamensbeviser Undervisning Gruppen Fag / fagønsker Fagønsker Fagønsker fagvis Fag gennem året Gruppen Elevliste Gruppen Fravær Oversigt Sum Holdvis Liste Indberet Gruppen Udpeg Udpeg elever Planlægning Hovedvinduet... Planlægning 253 Dagens program Ugeskema Værktøjslinien... Planlægning 256 Gruppen Periode Gruppen Rediger... enhed 258 Redigeringsvinduet... Dagsprogram 258 Redigeringsvinduet... Lektioner 259 Redigeringsvinduet... Tilsyn 261 VI

8 VII SkolePlan Redigeringsvinduet... Aktiviteter 263 Redigeringsvindue... Mødetider 265 Gruppen Kopier... / Nulstil 266 Til følgende hverdage Til anden uge Til anden periode Nulstil aktuelle dag Nulstil aktuelle uger Nulstil aktuelle periode Skem a Hovedvinduet... Skema 268 Værktøjslinien... Skema 269 Gruppen Skemaudsnit Gruppen Skematype Gruppen Skema... for Gruppen Status Gruppen Udskriv Gruppen Vis Aktiveringsgrad fagtypefordeling Gruppen Eksport Arbejdstid Hovedvinduet... Arbejdstid 273 Værktøjslinien... Arbejdstid 274 Gruppen Genberegn Gruppen Ansættelse Lærer Timelærer Fjern aktuel lærer Rediger lærer Gruppen Justeringer Fratrædelse Udskiftning Barselsorlov Vikar for hold Aflys hold Opgaver Hovedvinduet Opgaveliste Værktøjslinien Opgaveliste Visning Opgave Delopgave Vis/Udskriv Vis Puljer Gruppen Arbejdstid Vcs-filer Frigiv tjenesteplan Fortryd tjenesteplan For sent tilkald Gruppen Opgørelser Opgørelser Hovedvinduet... Opgørelser 303 Værktøjslinien... Opgørelser 304

9 Contents Opgørelser Periode Udskriv VIII Grunddatavinduer Grunddata Hovedvindue Grunddata Redigeringsvindue Lande Postnum re Sprog Forsikringsselvskaber Arbejdstitler Ansættelsestyper Personer Personale Personalegrupper Faggrupper Fag KlasseFag Om råder Lokationer Udstyr Elevværelser Evalueringspunkter Årsplandagtyper Dagsprogram... typer 321 Tilsynstyper Aktivitetstyper Fraværstyper... Lærere 324 Fraværstyper... Elever 325 Skoler Censorer Medicintyper Prøvefag Årsdatavinduerne Grundoplysninger Grundlag... for arbejdstid 328 Skema Karakter/eksamen Prøver Klasser Kontaktgrupper Stam hold Hold Opgaver Puljer For kort varsel Notater Arbejdsåret... ugevis 341 Index 343 VIII

10 Kapitel I

11 Velkommen til SkolePlan 1 Velkommen til SkolePlan Velkommen til Hjælp (version ). Her finder du en beskrivelse af inddelt i følgende kapitler: Værd at vide før du starter Installation af SkolePlan Kom i gang med SkolePlan Et skoleår i SkolePlan SkolePlans layout Du kan gennemgå de enkelte kapitler fra ende til anden ved at vælge Næste. DataGiraffen ønsker god fornøjelse med. 2

12 Kapitel II

13 Værd at vide før du starter 2 4 Værd at vide før du starter I dette første kapitel beskrives nogle grundlæggende ting omkring og brugen af programmet. Det anbefales meget at læse hele dette kapitel, inden du kaster dig ud i installation og anvendelse af. Systemkrav - på hvilke maskiner kan du installere? Vedligehold - retten til opdateringer og support. Hjælp - hvordan får du hjælp til brug af programmet? Kursus - afholdes der kurser om? Kundeafsnit - hvor finder du installationsfiler, opdateringer og andre oplysninger i forhold til? Begreber i SkolePlan - forskellige generelle informationer om. 2.1 Systemkrav Før du installerer, skal du være opmærksom på, at programmet kun kan afvikles på en PC eller server med et af følgende styresystemer: Windows Windows Windows Windows Windows Windows XP Vista 7 Server 2003 Server 2008 Server 2012 Installationen består af en SQL database, en programinstallation samt evt. flere klientinstallationer. Dette er nærmere beskrevet i afsnittet Installation af SkolePlan. Det anbefales at installere databasen på en server eller en god pc. Databasen er hele grundlaget for en god afvikling af programmet. Hvis skal anvendes på flere pc'er, er det væsentligt med en god stabil netværksforbindelse mellem database og program. Skærmopbygningen af er sket med udgangspunkt i skærmopløsningen 1024x768, og programmet vil således ikke tage sig godt ud på mindre skærme. Vil du have fuldt udbytte af s liste- og oversigts-funktioner, er det tillige nødvendigt at have Microsoft Word 97 eller nyere installeret. Ovenstående oplysninger er opdateret pr Vedligeholdslicens Når din skole køber, erhverver skolen sig retten til at installere og anvende på skolens computere. Med i prisen følger et års vedligehold, hvilket betyder, at din skole har ret til alle opgraderinger af programmet i et år fra anskaffelsesdatoen, samt at I kan gøre brug af DataGiraffens supportmuligheder. Når dette vedligehold udløber, haves fortsat retten til at benytte programmet på skolens computere, men muligheden for opdatering og support bortfalder.

14 5 SkolePlan Det er dog muligt hvert år at gentegne en vedligeholdslicens, så man kan fortsætte med opdateringer og support. Ca. en måned før udløb af gældende licens udsender DataGiraffen en påmindelse om dette, og medmindre I ikke ønsker at gentegne licensen, fremsendes en faktura på licensforlængelse ca. 14 dage før udløb. Ved betaling af denne faktura udstedes en ny licens, som fremsendes pr. mail. Skulle I af en eller anden grund miste jeres licensfil, kan den altid hentes i DataGiraffens kundeafsnit. 2.3 Hjælp Du kan finde hjælp til brug af i denne manual, som findes på datagiraffen.dk/manual/skoleplan5/. Inde fra programmet kan du åbne manualen direkte ved at klikke på ikonet med spørgsmålstegnet: Sålænge din skole har en gyldig licens til, har I mulighed for at få hjælp i forhold til anvendelse af programmet - det kan være både forståelsesmæssige eller tekniske problemer. Det understreges dog, at denne support ikke træder i stedet for kursus. Hvis en skole gentagne gange henvender sig omkring helt grundlæggende forståelsesmæssige problemer, vil DataGiraffen forbeholde sig ret til at henvise til et kursus. Supportmulighederne er pt. (pr ) disse: Henvendelse via mail til mail@datagiraffen.dk. Som udgangspunkt vil DataGiraffen svare på henvendelsen indenfor et døgn efter modtagelse. Henvendelse via kontaktformular på Denne henvendelsesmåde sidestilles med mail, og der gives ligeledes svar pr. mail. Henvendelse via kundeafsnittets supportfunktion. Via kundeafsnittet ( er det muligt at indtaste et spørgsmål. Svaret på denne henvendelse vil også blive givet i kundeafsnittet. Henvendelse via telefon. DataGiraffen kan også kontaktes pr. telefon. Der kan ringes til på hverdage i tidsrummene 8:30-11:30 og 13:00-15:00 på hverdage (fredag dog ikke 13:00-15:00) 2.4 Kursus Der afholdes en række kurser hvert år. Kursusdatoer vil løbende blive annonceret på Efter ønske kan DataGiraffen også hyres til at afholde kursus ude på din skole. Kontakt DataGiraffen på mail@datagiraffen.dk for aftale om dette.

15 Værd at vide før du starter Kundeafsnit Som kunde har du adgang til at tilgå DataGiraffens kundeafsnit. Her kan du bl.a. hente installations- og opdateringsfiler samt licensfil, se nyhedsbreve og selv rette din skoles kontaktoplysninger. Kundeafsnittet finder du på internettet via dette link: Login.aspx: For at logge ind skal du angive et brugernavn og en adgangskode. Brugernavnet er den mailadresse, som blev angivet i forbindelse med bestilling af. Denne mailadresse kan du efterfølgende ændre selv inde i kundeafsnittet under fanebladet Info. Adgangskoden angiver du selv ved bestilling af, og den kan tilsvarende ændres under fanebladet Info. I kundeafsnittet henter du de filer, som skal bruges ved installation af. Vælg fanebladet Filer og klik på knappen for de to filer, som skal bruges ved installationen. De to filer er SkolePlan-Install.sql 2. SPServer.exe Klik på knappen for SkolePlan-Install.sql og vælg Gem. Udpeg et sted på din pc, hvor du

16 7 SkolePlan kan finde filen, og klik Gem igen. Gør dernæst det samme med SPServer.exe. Herefter vælger du fanebladet licens og henter din licensfil, som hedder skoleplan.lic. Den gemmer du på helt samme måde som de to installationsfiler. Herefter er du klar til at installere. 2.6 Begreber i SkolePlan Inden du for alvor kaster dig ud i at bruge, er der en række ting, som det vil være fornuftigt at sætte sig ind i. Disse ting er beskrevet kort i følgende afsnit SkolePlans grunddata Grunddata er fundamentet for funktionerne i. Grunddata er grundlæggende informationer, som er unikke for hver skole. De kan benyttes på tværs af skoleårene, og skal kun angives én gang, medmindre der sker ændringer. Grunddata oprettes via hurtigknappen Grunddata og består består af informationer på følgende områder: Lande Ved angivelse af adresser kan Land benyttes. leveres som standart med Danmark, Norge, Sverige, Finland, Færøerne, Grønland, Island og Tyskland. Andre lande kan oprettes efter behov. Se vinduet Lande. Postnumre Ved angivelse af adresser benyttes postnumre. leveres som standard med alle gængse danske postnumre, men det er muligt her at oprette andre postnumre på f.eks. personer bosiddende udenfor Danmark. Se vinduet Postnumre. Sprog Ved oprettelse af personer, kan sprog angives. leveres som standard med en række sprog. Andre sprog kan oprettes efter behov. Se vinduet Sprog. Forsikringsselvskaber Ved oprettelse af forsikringer angives i hvilket forsikringsselvskab. leveres som standard med de mest almindelige forsikringsselvskaber. Se vinduet Forsikringsselvskaber. Arbejdstitler Arbejdstitler som lærer og forstander er lagt ind i programmet fra start, men andre arbejdstitler vil kunne tilføjes her og efterfølgende knyttes til forskellige personer. Se vinduet Arbejdstitler. Ansættelsestyper Ved oprettelse af personale i skoleåret (under Arbejdstid) skal man angive, om en person er f.eks. lærer. Personaletyper, som ikke umiddelbart findes, kan man selv oprette i denne datagruppe. Se vinduet Ansættelsestyper. Personer

17 Værd at vide før du starter Medarbejdere, elever og forældre m.fl. skal alle oprettes i tilhørende adresseoplysninger. Se vinduet Personer. 8 som personer med evt. Personale Personer, som er ansat på skolen, skal endvidere oprettes som personale. Se vinduet Personale. Personalegrupper Her kan oprettes grupper med forskellige personalesammensætninger, så man ved f.eks. ved bemanding af aktiviteter kan tilknytte en samling lærere blot ved at vælge den relevante personalegruppe. Se vinduet Personalegrupper. Faggrupper Fag kan inddeles i grupper, hvorved man kan angive hvilke lokationer, der kan benyttes til hvilke fag. Se vinduet Faggrupper. Fag De fag, som der undervises i på din skole, skal først være oprettet som grunddata. Se vinduet Fag. Prøvefag Ved oprettelse af fag, der skal gives karakterer i, tilknyttes et prøvefag. Se vinduet Prøvefag. Ungdomsuddannelser Ungdomsuddannelser er de valgmuligheder eleven har til punktet fremtiden i særlige oplysninger. leveres som standard med de mest almindelige ungdomsuddannelser. Andre kan oprettes efter behov. Se vinduet Ungdomsuddannelser. Områder Din skole kan inddeles i områder, hvilket blandt andet kan benyttes ved inddeling i rengøringsområder. Se vinduet Områder. Lokationer Her oprettes lokaler, fællesrum og boldbaner m.m., der benyttes til undervisning eller indgår i et rengøringsområde. Se vinduet Lokationer. Udstyr Her oprettes udstyr, som kan kan reserveres via. Se vinduet Udstyr. Elevværelser Her oprettes alle elevværelserne, så programmet kan bruges til at holde styr på elevernes værelsesfordeling. Se vinduet Elevværelser. Evalueringspunkter Her oprettes emner til inddeling af elevernes udtalelser. Se vinduet Evalueringspunkter. Elevstatustyper Denne datagruppe har kun relevans ved benyttelse af s webmodul. Årsplandagtyper Årsplandagtyper er en samling fortegnelser over dage i skoleåret, som afviger fra det normale ugeprogram - det være sig ferier, projektdage, eksamensdage, forlængede

18 9 SkolePlan weekender og lejrskole m.m.. Dette tjener to formål: For det første giver det mulighed for at have overblik over årets gang, og for det andet kan selv vide, at det ikke skal overføre standard ugens program til disse dage. Se vinduet Årsplandagtyper. Dagsprogramtyper Dagsprogramtyper er en samling fortegnelser over de daglige aktiviteter, som ikke er lektioner - det kan være morgenmad, morgensamling, fælles rengøring etc.. Se vinduet Dagsprogramtyper. Tilsynstyper Tilsynstyper er en samling fortegnelser over de forskellige tilsyn, der er på skolen - det kan være morgenvagt, aftenvagt og weekendvagt m.fl.. Se vinduet Tilsynstyper. Aktivitetstyper Med aktivitetstyper kan angives nogle arbejdstidsgivende aktiviteter, som hverken er lektioner eller tilsyn. Se vinduet Aktivitetstyper. Fraværstyper (lærere) Ved oprettelse af fravær for en medarbejder angives årsagen til fraværet med disse typer. Se vinduet Fraværstyper Lærere. Fraværstyper (elever) Ved oprettelse af fravær for en elev angives årsagen til fraværet med disse typer. Se vinduet Fraværstyper Elever. Skoler For at kunne angive hvilken skoler en given censor kommer fra, skal skolen først oprettes i denne liste. Se vinduet Skoler. Censorer For at kunne knytte en censor til en prøve, skal vedkommende været oprettet i denne liste. Se vinduet Censorer. Medicintyper For at kunne benytte Medicinskab skal relevante medicintyper være oprettet. Se vinduet Medicintyper SkolePlans årsdata Årsdata er fundamentet for administration af skoleåret i. Årsdata er de grundlæggende informationer, som er unikke for hver skole, men knyttet til det enkelte skoleår. Ved oprettelse af et nyt skoleår kan du kopiere årsdata fra det foregående over i det nye skoleår. Årsdata oprettes via hurtigknappen Årsdata og består af følgende typer af informationer: Grundoplysninger En samling af forskellige oplysninger knyttet til det enkelte skoleår. Se vinduet Grundoplysninger. Prøver

19 Værd at vide før du starter 10 Denne datagruppe indeholder skoleårets prøvefag. Se vinduet Prøver. Klasser Her oprettes de klasser, som skolen har i aktuelle skoleår. Se vinduet Klasser. Kontaktgrupper Her oprettes de kontaktgrupper, som skolen har i aktuelle skoleår. Se vinduet Kontaktgrupper. Stamhold Her oprettes de stamhold, som skolen har i aktuelle skoleår. Se vinduet Stamhold. Hold Her oprettes og administreres de hold, som er relevante for aktuelle skoleår. Se vinduet Hold. Opgaveliste En opgave er en aftale med en medarbejder om, at denne udfører et defineret stykke arbejde til en fast arbejdstid. Denne tildeles således en fastlagt mængde arbejdstid (fordelt på udviklingstid, undervisningstid, kostskoletilsyn og anden tid) for dette arbejde - uanset om arbejdet rent faktisk kommer til at tage mere eller mindre tid. Akkordaftaler En akkordaftale er en aftale med en medarbejder om, at denne udfører et defineret stykke arbejde til en fast arbejdstid. Arbejdet tilrettelægges af den enkelte medarbejder, og denne tildeles således en fastlagt mængde arbejdstid (fordelt på udviklingstid, undervisningstid, kostskoletilsyn og anden tid) for dette arbejde - uanset om arbejdet rent faktisk kommer til at tage mere eller mindre tid. Se vinduet Akkordaftaler. Fravigelsesaftaler Fravigelsesaftaler oprettes som en rammeaftale for givne arrangementer, som skal afvikles på givne tidspunkter - tidspunkter som dog ikke nødvendigvis er kendt i planlægningsfasen. Fravigelsesaftaler oprettes helt tilsvarende akkordaftaler, men når et arrangement e.lign. reelt afholdes, indskrives dette endvidere i tjenesteplanen den pågældende dag. Den samlede arbejdstid for en fravigelsesaftale er således den aftalte rammetid, medmindre denne overskrides - i givet fald medregnes denne ekstra tid. Se vinduet Fravigelsesaftaler. For kort varsel Denne datagruppe indeholder ikke data i stil med de andre årsdata, men er en oversigt over de registreringer, der løbende foretages i skoleåret af tilkald med for sent varsel. Det er således muligt her at redigere eller slette registreringer, som måtte være oprettet forkert. Se vinduet For kort varsel. Notater Her kan du i Word skrive et notat i tilknytning til skoleåret. Se vinduet Notater. Arbejdsåret ugevis Her kan du i Word skrive et notat i tilknytning til de enkelte uger i skoleåret. Se vinduet Arbejdsåret ugevis.

20 SkolePlan SkolePlans årsplan De fleste dage i et skoleår følger et fast program, men under ferier, projekter, eksamen osv. afviges der fra dette faste program. Dette indskrives normalt i en årsplan, og derfor har indbygget en årsplan. Denne årsplan er blot en kalender, hvor der for hver eneste dag i skoleåret er mulighed for at tildele en årsplandagtype til den aktuelle dag. På denne måde angives alle feriedage, alle forlængede weekender, alle eksamensdage, lejrskole osv., mens de dage, som følger det normale uge program, efterlades tomme - dvs. uden at få tildelt en årsplandagtype. Årsplanen indeholder en tilsynsplan, som er en oversigt over samtlige tilsyn. Her er det muligt at bemande ubemandede tilsyn for den enkelte dag,'. Mødeplanen er en grafisk oversigt over medarbejdernes mødetider. Endvidere bruges årsplanen til at registrere medarbejderes ferie m.m SkolePlans perioder Der er to typer perioder at forholde sig til i skemaperioder) og tjenesteplansperioder. - planlægningsperioder (eller Under Planlægning er der mulighed for at vælge mellem ti planlægningsperioder. Dette er for at gøre det muligt at have op til ti forskellige skemaer i løbet af skoleåret eller for at kunne skifte dagsprogram i løbet af året. Hvis I på din skole skifter skema efter første halvår, opretter du det første skema i periode 1 og dernæst det andet skema i periode 2. Dermed er begge skemaer tilgængelige hele tiden - dvs. du kan til enhver tid se den første periodes skema, selvom I er inde i det andet halvår og har taget skema 2 i brug. Selvom din skole kun har ét skema gennem hele skoleåret, kan du alligevel gøre brug af de ti perioder - til f.eks. at lave flere skemaudkast uden at slette de(t) foregående. "Periode 0" anvendes til at angive standard program for ikke-normale dage. Frigivelse af tjenesteplan kan ske for forskellige perioder - for s vedkommende i ned til fire sammenhængende uger. Disse perioder kan således vælges helt uafhængigt af planlægnings-perioderne, og det er heller ikke et krav, at alle perioder skal have samme længde SkolePlans skabeloner For ikke at skulle angive dagens program med lektioner og tilsyn for hver eneste dag i skoleåret - velvidende, at mange dage er identiske -, oprettes i en såkaldt skabelon uge. I denne skabelon uge angives for hver af ugens syv dage, hvad det normale dagsprogram er. Dette dagsprogram gælder (som udgangspunkt*) for alle de dage i skoleåret, som ikke er tildelt en årsplandagtype i årsplanen. For hver dag i skabelon ugen oprettes henholdsvis den aktuelle dags program (angivelse af morgenmad, morgensamling, middagsmad etc.), dagens lektionstidspunkter og den aktuelle dags tilsyn og aktiviteter.

21 Værd at vide før du starter 12 Dagsprogrammet er kun til for overblikkets skyld og kan for så vidt helt undlades, men det anbefales at indskrive dagsprogrammerne her - netop for overblikkets skyld. Lektionerne derimod skal oprettes, for at det senere er muligt at lægge skema. Kun de lektioner, som oprettes her, vil fremgå i skemaet under skemalægning. Igen for overblikkets skyld anbefales det at oprette de daglige tilsyn i skabelon ugen, men det har også den praktiske fordel, at de herfra kan kopieres videre til dagene i skoleåret fremfor at oprette disse en for en. Det er muligt at oprette elleve forskellige skabelon uger i skabelonperiode 0 for skoleårets ikke-normale dage., når man medregner *) Det er vigtigt at forstå, at oprettelse af f.eks. tilsyn mandag i skabelon ugen ikke er ensbetydende med, at tilsynet dermed automatisk er oprettet på alle normale mandage i skoleåret - dagsprogrammet skal først overføres til skoleårets dage ved valg af Juster dagens program Opgaver En opgave er en aftale med en medarbejder om, at denne udfører et defineret stykke arbejde til en fast arbejdstid. Denne tildeles således en fastlagt mængde arbejdstid (fordelt på udviklingstid, undervisningstid, kostskoletilsyn og anden tid) for dette arbejde - uanset om arbejdet rent faktisk kommer til at tage mere eller mindre tid Puljer I kan der oprettes en vikarpulje og en tilsynspulje til en eller flere lærer(e). Når puljen er oprettet, angives denne i Grundoplysninger, så programmet ved hvilken aftale der er tale om. Hvis lærer AA skal have en vikarpulje på 20 timer, oprettes en pulje under vikarpuljen for denne medarbejder på 20 timer, og den tæller således med 20 timer i den samlede arbejdstid. Når så AA har en lektion eller tilsyn som vikar, registreres dette som faktisk arbejdstid, men samtidigt nedskrives tiden for puljen i arbejdstidsopgørelsen tilsvarende. Selve puljen står fortsat i puljeoversigten med de 20 timer. Når AA har haft 20 timer eller flere som vikar, medregnes vikarpulje-aftalen ikke længere i arbejdstidsopgørelsen, da tiden er udløst via vikarenhederne. En oversigt over resterende tid i vikarpuljen kan frembringes via knappen Puljer fra hovedvinduet Arbejdstid Tider generelt I vises alle klokkeslet som timer:minutter. For tidssummeringer (som årstidnorm og arbejdstider) vises tiderne som timer angivet med decimaltal.

22 SkolePlan Arbejdstider har 2 metoder til beregning af arbejdstid, tilstedeværelse og optælling. Tilstedeværelse er opdelt i fuld tilstedeværelse og tilstedeværelse med hjemmearbejde. Metoden angives på den enkelte ansættelsestype i grunddata. Arbejdstid for en medarbejder er opdelt i undervisningstid, kostskoletilsyn og anden tid. Endvidere registreres også tiden for ferie- og helligdage. Arbejdstid kan tildeles en medarbejder på følgende områder: Opgaver, lektioner, tilsyn og aktiviteter. Lektioner udløser automatisk undervisningstid svarende til lektionslængden. Arbejdstid for tilsyn og aktiviteter udspecificeres i undervisningstid, kostskoletilsyn og anden tid, og dette er angivet særskilt for hver enkelt enhed. Den tildelte arbejdstid behøves ikke at være identisk med tidsrummet for tilsynet/aktiviteten. Opgaver udspecificeres i undervisningstid, kostskoletilsyn og anden tid. Opgaver kan oprettes til at gælde for hele året, eller en angivet periode. Opgaven udløser den arbejdstid, som er angivet i opgaveaftalen for den enkelte medarbejder. Ved tilstedværelse beregnes arbejdstid ved at for hver dag i skoleåret at summere den angivne mødetid. Ved optællingsmetoden beregnes arbejdstid ved for hver dag i skoleåret at summere alle tider for samtlige lektioner, tilsyn og aktiviteter, hvor medarbejderen indgår, og endvidere summere de angivne tider for alle opgaver, der involverer pågældende medarbejder, samt tynd tid. Hertil medregnes forberedelsestid, hvis der benyttes optælling med faktor. For begge metoder gælder det, at tid for ferie- og helligdage tilføjes den samlede arbejdstid. I arbejdstidsopgørelsen forekommer begrebet nettotid, som er nettoarbejdstid - dvs. den samlede arbejdstid fratrukket tid for ferie og søgnehelligdage Årstidnorm Årstidnormen i altså 1924 timer. er skoleårets samlede arbejdstid for en normal fuldtidsansat - Ved oprettelse af medarbejdere tildeles disse automatisk denne årstidnorm, men den kan manuelt rettes til for medarbejdere, der afviger for normen - f.eks. deltidsansatte. Dette foregår ved at angive en ansættelsesgrad - et procenttal, hvor 100% svarer til en fuldtidsstilling. Ud fra denne ansættelsesgrad beregner programmet selv den dagsnorm (7,4 timer for fuldtidsansat), som skal registreres for feriedage m.m Ferie og helligdage Ved igangsætning af nyt skoleår indsætter hver medarbejder. automatisk feriedage og helligdage for

23 Værd at vide før du starter 14 Ferie indsættes de første fem hverdage i skoleåret samt de sidste 20 hverdage. Disse feriedage oprettes med tid svarende til den enkelte medarbejders ansættelsesgrad ved igangsætningstidspunktet. Hvis dette ikke er korrekt for en given medarbejder, skal ferieregistreringerne justeres manuelt for denne person - enten i Årsoversigten eller dagsoversigten. Særlige feriedage oprettes manuelt i Dagsoversigten. Helligdage er ligeledes oprettet på baggrund af medarbejderens ansættelsesgrad ved igangsætningstidspunktet. Dette kan dog løbende opdateres ved klik på knappen Auto helligdage i Årsoversigten - dette opdaterer helligdagsregistrering for alle medarbejdere Faktor kan til brug ved optællings-metoden tildele en faktor til et fag, hold eller lærer. Denne faktor bruges til beregning af forberedelsestid for de enkelte lektioner. F = U x faktor hvor F = forberedelsestid. U = undervisningstid. faktor = faktor for det enkelte fag, hold eller lærer. Et eksempel på en medarbejder, der har 100 timers undervisningstid med en faktor på 0,2: F = 100 x 0,2 = 20 timers forberedelsestid Egentid Det er i muligt, at de enkelte medarbejderes egentid beregnes automatisk. Den automatiske beregning ophører dog, når tjenesteplan gøres endelig. Herefter kan egentid kun justeres manuelt. Fra og med skoleåret gælder: E = ((U-300) x 0,30) hvor E = Egentid i timer U = undervisningstimer Egentid kan dog ikke overstige 400 timer. Eksempel for medarbejder på fuld tid, hvor undervisningstid = 600: E = (( ) x 0,30) = 390 timer. For deltidsansatte gælder, at time-konstanterne (300 og 400) multipliceres med ansættelsesbrøken. Eksempel for medarbejder på halv tid, hvor undervisningstid = 300:

24 15 SkolePlan E = (300 x 0,5) + ((300 - (300 x 0,5)) x 0,30) = 195 timer. For lærere, der er fyldt 60 år, tillægges egentiden 175 timer, således at formlen ser ud som følger: E = ((U-300) x 0,30) Her må egentiden dog ikke overstige 575 timer Pausetid Det er i automatisk. muligt, at de enkelte medarbejderes mellemtid (pausetid) beregnes Mellemtiden for en medarbejder beregnes således: For hver dag sammentælles alle pauser mellem medarbejderens lektioner, tilsyn og aktiviteter. Pauser under en halv time tæller fuldt ud, mens de øvrige pauser kun tæller med en tredjedel. Regnestykket ser således ud: P<30 + ( P>30 / 3) hvor P<30 er summen af alle pauser af max. en halv times varighed, og P>30 er summen af alle pauser af mere end en halv times varighed. Summen af disse to summer er dagens mellemtid - dog må summen af mellemtid for pauserne af mere end en halv times varighed ikke overstige 2 timer. eksempel på dagens program for en medarbejder: morgenvagt lektion lektion lektion lektion middagsvagt lektion 07:00-08:00 08:00-08:45 08:45-09:30 10:30-11:15 11:30-12:15 12:15-13:00 13:45-14:30 pause på 1:00 pause på 0:15 pause på 0:45 P<30 + ( P>30 / 3) = 0:15 + ((1:00 + 0:45) / 3) = 0:15 + 0:35 = 0:50 Hvis I - efter en lokal aftale på jeres skole - har bestemt, at den beregnede mellemtid kun skal udløse f.eks. 75% af denne tid i arbejdstids regnskabet, kan dette angives i s grundoplysninger. Vil man lave enkelte undtagelser - f.eks. at en særlig lang pause i ugens program skal tælle fuld tid, kan man gøre dette ved at oprette en aktivitet, som eksempelvis kaldes "Pause", og angive den fulde tid i denne aktivitet. Pausetid opgøres ikke for timelærere, da denne tid - ligesom egentid - er indregnet i timelærernes timeløn.

25 Værd at vide før du starter Dagsprogram og dagens program I denne manual og i selve program. bruges følgende to begreber: Dagsprogram og dagens De to begreber ligner ordmæssigt hinanden, og de dækker da også begrebsmæssigt over næsten det samme, men der er dog en forskel. Med dagsprogram menes de aktiviteter i løbet af dagen, som er gældende for alle elever. Det kan være morgenmad, aftensmad, morgensamling, fælles rengøring etc. - altså aktiviteter, som ikke i sig selv udløser arbejdstid til medarbejderne. Med dagens program menes derimod det totale program for den givne dag - altså både dagsprogram, lektioner, tilsyn og aktiviteter Om træk og slip Træk og slip (engelsk: drag and drop) er en betegnelse for det at flytte et objekt med musen fra et sted til et andet. Det gøres ved at klikke med venstre museknap på det ønskede objekt, holde museknappen nede, skubbe musemarkøren hen til det nye sted og slippe museknappen. Når der således i denne manual (i forbindelse med elevværelser) f.eks. står, at du skal trække eleven fra boksen i højre side hen over det ønskede værelse i venstre side og derefter slippe, menes der altså, at du skal klikke ned med musen (uden at slippe knappen igen) på en elevs navn i den angivne boks i højre side og derefter føre musen (stadig uden at slippe knappen) hen til det ønskede værelsesnavn i boksen i venstre side og der slippe museknappen. I mange sammenhænge, hvor man blot skal trække en elev, lærer e.lign. fra én boks til en anden, kan dette gøres uden brug af mus ved hjælp af piletaster. Vil du flytte fra venstre boks til højre boks, holder du Ctrl nede, mens du trykker på højre piletast. Tilsvarende flyttes fra højre til venstre med Ctrl plus venstre piletast. Vil du flytte alle elever/lærere på én gang, kan det de fleste steder gøres ved at holde både Ctrl og Shift nede, mens der trykkes på plietasten.

26 Kapitel III

27 Installation af SkolePlan 3 18 Installation af SkolePlan Installation af består af tre delinstallationer: 1. SQL database 2. Programinstallation 3. Klientinstallation Disse tre installationer kan udføres på én og samme pc/server, men kan også fordeles på flere maskiner. Hvis du kun har tænkt dig at bruge programmet selv og altså ikke give andre adgang, så er det fint at installere det hele på din pc. Men ellers anbefales det at installere SQL database og selve programinstallationen på en server og dernæst lave en klientinstallation på de pc'er, som skal afvikle. I det følgende beskrives hver af de tre delinstallationer, men jævnfør ovenstående bestemmer du selv, hvor disse installationer skal udføres. Til installationen skal du bruge to filer SkolePlan5-Install.sql og spserver.exe. Begge filer henter du fra DataGiraffens kundeafsnit ( OBS. Har du haft demo-version af SkolePlan installeret, skal du ikke installere igen, men blot overskrive demolicensen med en rigtig licens. 3.1 Licensaftale Før du går videre med installationen, er det vigtigt, at du læser følgende licens-aftale. VED AT INSTALLERE, KOPIERE ELLER PÅ ANDEN VIS BRUGE DETTE PROGRAM, ACCEPTERER DU ALLE PUNKTER I DENNE LICENS-AFTALE. Dette program ejes af DataGiraffen og er beskyttet af ophavsretsloven. Ved accept af denne aftale er det tilladt for licens-tageren (skolen) at installere programmet på en eller flere af licens-tagerens (skolens) computere, samt at lave en sikkerhedskopi af programmet. DET ER IKKE TILLADT AT VIDEREGIVE PROGRAMMET TIL ANDRE. DataGiraffen fralægger sig ethvert ansvar for eventuelle fejl eller tab, som måtte opstå i forbindelse med brugen af programmet. Programmet er fuldt testet og skulle ikke indeholde nogle væsentlige fejl, men uheld og systemnedbrud kan dog aldrig fuldstændig udelukkes. Det er derfor vigtigt at gøre det til en rutine med jævne mellemrum at lave backup af alle datafiler. 3.2 Installation SQL Server benytter Microsoft SQL Server 2008 (eller nyere) som platform for programmets data. Har man en SQL server installeret, vil denne kunne bruges, og ellers installeres Microsoft SQL Server 2008 R2 Express. Denne installation hentes fra (Hvis dette link ikke fører til en

28 19 SkolePlan download side, kan det skyldes, at Microsoft har ændret sturkturen på deres website. Prøv da i stedet at søge efter sqlexpress 2008 via f.eks. Google eller kontakt DataGiraffen for et opdateret link). Microsoft leverer SQL versionen i flere udgaver, men du bør vælge versionen Database with Management Tools. Når du henter installationen, skal du tage stilling til, om du på den maskine, hvor SQL skal installeres, har 64-bit operativ system eller ej. Har du 64-bit, skal du vælge installationen angivet som x64 og ellers x86. Herefter fremkommer denne dialog (i viste eksempel er x64 valgt):

29 Installation af SkolePlan 20 Klik nu Gem og gem filen et sted på maskinen. Efter endt download (det er en stor fil, så det tager noget tid) klikker du Kør. Vær opmærksom på, at der kan gå lidt tid, hvor det ser ud, som om installationen ikke er gået igang. Vælg øverste mulighed (New installation or add features to an existing installation),

30 21 SkolePlan medmindre du vil opgradere en ældre SQL Server installation. Under installationen skal du vælge Server authentication, og her vælger du SQL Server and Windows Authentication mode. Når SQL Server er installeret, skal du manuelt udføre lidt konfiguration via SQL Server Configuration manager, som du finder under Alle programmer - Microsoft SQL Server Configuration Tools: Under SQL Server Network Configuration Protocols for SQLEXPRESS skal TCP/IP være enabled. Højreklik på linien for TCP/IP og vælg Enable.

31 Installation af SkolePlan 22 Markér nu SQL Server Services og dernæst SQL Server Browser i højre side. Højreklik og vælg Egenskaber.

32 23 SkolePlan Under fanebladet Service sættes Start Mode til Automatic. Klik OK og luk Configuration Manager. Start nu SQL Server Management Studio, som du finder under Alle programmer Microsoft SQL Server 2008 (hvis du huskede at installere versionen Database with Management Tools):

33 Installation af SkolePlan I SQL Server Management Studio vælger du menupunktet File - Open - File: 24

34 25 SkolePlan Her udpeger du filen SkolePlan5-Install.sql (som du har downloadet fra kundeafsnittet) og klikker Åbn (Open): Når filen er åbnet, klikker du på knappen Execute i værktøjslinien: Nu kan du lukke SQL Server Management Studio og fortsætte med programinstallationen.

35 Installation af SkolePlan Installation Program Du henter installationsprogrammet (spserver) fra kundeafsnittet og gemmer det på den maskine, hvor skal installeres. Så åbner du Windows Stifinder og udpeger den gemte fil. Nu skal du blot "køre" dette program, hvilket gøres ved at dobbeltklikke på filen eller højreklikke og vælge Åbn. Er der tale om en maskine med Windows 7 eller Vista, skal installationen køres som administrator. Dette gøres ved at højreklikke på installationsprogrammet og vælge "Kør som administrator". Også på anden Windows platform gælder det, at installationen skal afvikles af en person, som har administrator rettigheder på den aktuelle pc (eller server). Når installationen starter, mødes du som det første af denne dialog: Klik på Næste.

36 27 SkolePlan Her kan du læse licens-aftalen (som også er at finde i denne vejledning), og den skal du godkende ved at afkrydse Jeg accepterer betingelserne i licens aftalen og dernæst klikke Næste.

37 Installation af SkolePlan 28 Her følger nogle væsentlige informationer, som du bør læse, inden du igen klikker Næste.

38 29 SkolePlan Herefter skal du angive den mappe på computeren, hvor skal placeres. Installationen vil foreslå en mappe i computerens programmappe, men det anbefales at installere i en mappe, som er delt eller kan deles ud til andre maskiner. Skal installationen kun bruges lokalt på en pc, er det fint at installere i den foreslåede mappe. Fortsæt installation ved at klikke på Næste.

39 Installation af SkolePlan 30 Nu er installationsprogrammet klar til at udføre selve installationen, som du igangsætter ved at klikke på Installer. Nu overføres en række filer fra cd'en til harddisken, og når det er afsluttet, vises et dialogvindue som bevis for, at installationen er færdig. Klik på Afslut for at lukke installationsvinduet. Åbn nu Windows Stifinder og udpeg den mappe, du valgte som installationsmappe og sørg for, at de personer, som skal bruge, har skriverettighed i undermappen Data. Dette gøres ved at højreklikke på mappen, vælge Egenskaber og fanebladet Sikkerhed:

40 31 SkolePlan Klik nu på knappen Rediger og dernæst på Tilføj:

41 Installation af SkolePlan Skriv navnet på den person (eller gruppe af personer), som skal bruge Klik nu for Fuld kontrol og dernæst på knappen OK to gange., og klik OK. På tilsvarende vis tildeles fuld kontrol til undermappen Backup for brugeren SQLServerMSSQLUser$PCNAVN$SQLEXPRESS (hvor PCNAVN er serverens navn). 32

42 33 SkolePlan OBS. Hvis installationen ikke er foretaget i en mappe, som er delt til netværksbrug, bør s hovedmappe deles, så den kan ses af andre computere på netværket. Nu er det tid til at konfigurere installationen. 3.4 Konfiguration af installation Inden du er klar til klientinstallation og anvendelse af konfigureres. Åbn Stifinder og udpeg den mappe, hvor, skal installationen er blevet installeret. Markér filen skoleplan.ini, højreklik og vælg Rediger. Teksten mellem <Backupmappe> og </Backupmappe> erstattes med den korrekte

43 Installation af SkolePlan mappehenvisning til undermappen Backup i den mappe, hvor 34 er installeret. Har du installeret programmet i C:\SkolePlanServer, skal hele linien altså se således ud: <Backupmappe>C:\SkolePlanServer\Backup</Backupmappe>. I linien ovenover rettes DG-TB\SQLEXPRESS til navnet på din SQL Server installation. Er du i tvivl om, hvad denne installation hedder, så start SQL Server Management Studio. Det, som står i feltet Server name, er det navn, du skal angive. Det er meget vigtigt, at disse oplysninger skrives korrekt - ellers vil ikke virke. Når dette er gjort, gemmes ini-filen, og det er nu tid til at indlæse licensfilen. 3.5 Licensfil Ved bestilling af SkolePlan modtages pr. mail en licensfil, som giver den enkelte skole ret til at bruge programmet:

44 35 SkolePlan Filen, som er vedhæftet i mailen, hedder skoleplan.lic, og den skal gemmes med præcist dette navn i den mappe, hvor er installeret. (Licensfilen kan også hentes i DataGiraffens kundeafsnit). Licensen er gældende ét år (medmindre det er en demolicens) og giver licensholderen ret til support (som beskrevet under Hjælp) og fri opdatering i licensperioden. Licensen forlænges løbende for yderligere et år adgangen. Umiddelbart før udløb af licensperiode vil DataGiraffen rette henvendelse for at minde om, at det er tid for forlængelse. Medmindre forlængelse ikke ønskes, fremsendes dernæst en faktura for ny licensperiode, og når betaling er registreret, tilsendes en ny licensfil. Ved udløb af licensperiode, hvor der ikke tegnes forlængelse, ophører retten til hotlinehjælp og opdateringer. Selve programmet kan dog fortsat bruges, men altså uden mulighed for at opgradere til nye versioner. Opgradering uden gyldig licens opfattes som nyt køb. 3.6 Installation Klient kan afvikles på mere end én computer adgangen. For at gøre brug af disse muligheder, skal først være installeret på en pc eller server (hovedinstallationen), som de øvrige pc'er er i forbindelse med. Klientprogram installeres på følgende måde. Åbn en Stifinder på den maskine, hvor klienten ønskes installeret, og udpeg den mappe, hvor hovedinstallationen er:

45 Installation af SkolePlan Dobbeltklik på programmet SPKinstall, hvorefter installationsdialogen fremkommer: 36

46 37 SkolePlan Klik Næste.

47 Installation af SkolePlan 38 Angiv den mappe, hvor klientprogrammet skal installeres. Brug C:\Programmer \DataGiraffen\SkolePlanKlient (som er fortrykt) medmindre der er grund til andet. Klik Næste.

48 39 SkolePlan Udpeg den mappe, hvor serverinstallationen findes - altså den mappe hvor hovedinstallationen blev foretaget. (Det skal være den rigtige mappe, ellers vil klientprogrammet ikke virke). Klik Næste.

49 Installation af SkolePlan Klik Næste. 40

50 41 SkolePlan Klik Installer. Nu overføres en række filer til computeren, og der placeres et ikon på skrivebordet til at starte.

51 Installation af SkolePlan 42 Klik Afslut for at afslutte installationen. 3.7 Vigtige oplysninger er grundigt testet og skulle ikke indeholde nogle væsentlige fejl. Skulle der under brugen af programmet alligevel afsløres en fejlfunktion, rapporteres dette via på adressen hvorefter fejlen snarest vil blive rettet. Ønsker til forbedring af kan også tilsendes via ovennævnte , og vil dersom forslaget skønnes relevant blive implementeret i en kommende version. Med denne brugslicens til erhverves samtidig retten til support og modtagelse af opdateringeri ét år (som beskrevet i afsnittet Licensfil). Uheld kan altid opstå der kan forekomme strømafbrydelse, eller et program kan få Windows til at låse men normalt går det ikke værre end, at PC'en blot må genstartes. I sjældne tilfælde kan det dog hænde, at en datafil på harddisken bliver beskadiget, hvorved alle data i filen mistes. Derfor er det vigtigt med jævne mellemrum at lave backup af alle datafiler også af s datafiler.

52 43 SkolePlan er sat op til automatisk at gemme en sikkerhedskopi af alle data, hver gang programmet afsluttes. Denne sikkerhedskopi reducerer risikoen for datatab betydeligt, men det må kraftigt anbefales at tage en manuel backup med jævne mellemrum. Gør det f.eks. til en vane, at tage en backup fra, hvergang du har lavet en større mængde ændringer i dataene, og overskriv aldrig den seneste backup-udgave. DataGiraffen anbefaler at lave backup på en ekstern disk eller en anden server og navngive hver backup med en datoangivelse (eks. sp for SkolePlan 28. januar 2015). VIGTIGT! Der er adgangskodekontrol i, hvilket oprettes i programmet. Det er kun den systemansvarlige, der kan ændre i adgangskoderne, og det gøres under menupunktet SkolePlan - Indstillinger. (Dette er nærmere beskrevet i Adgangskoder). Indtil dette er gjort, udfylder programmet selv Login-oplysningerne. Det betyder også, at alle og enhver kan starte. Derfor bør du som noget af det første give dig selv en administratorkonto til programmet, hvorefter du helt og aldeles styrer hvem der skal have adgang til programmet.

53 Kapitel IV

54 45 4 SkolePlan Kom i gang med SkolePlan I dette kapitel finder du generel information, som er værd at vide, inden du starter på at bruge. Det anbefales kraftigt at læse hele dette kapitel. Adgangskoder Sikkerhedskopiering Indstillinger Opdateringer Udskrifter i SkolePlan Elevlister Grunddata Årsdata 4.1 Adgangskoder Ved hver programstart skal der indtastes et brugernavn og en adgangskode for at komme videre ind i : Første gang programmet startes efter at være installeret, vil viste loginoplysninger være fortrykt, og du kan således logge ind i programmet blot ved at klikke OK. Dette vil alle andre også kunne gøre, så derfor er det vigtigt straks at få oprettet dit eget login, så viste admin-login ikke længere vil kunne anvendes. Dette gøres således: Vælg menuen Grunddata - Personale og klik Ny (den runde knap med plus-tegnet). Opret nu dig selv (eller den person, som skal være hovedansvarlig for programmet) som beskrevet under Opret personale. I feltet Rettigheder vælger du Administrator, hvorefter du angiver din kode.

55 Kom i gang med SkolePlan 46 Fremover skal du logge ind med dine angivne initialer som brugernavn og den angivne kode som adgangskode. Andre, som skal have adgang til, oprettes på tilsvarende vis, men tildeles nogle andre rettigheder - måske kun mulighed for at læse. Du kan læse mere om mulighederne for rettighedsstyring under Indstillinger. OBS! En tom adgangskode kan ikke anvendes. Angives en tom tekst som kode for en medarbejder, betyder det, at vedkommende ikke kan få adgang til programmet. 4.2 Sikkerhedskopiering Uheld kan altid opstå - der kan forekomme strømafbrydelse, eller et program kan få Windows til at låse - men normalt går det ikke værre end, at PC'en blot må genstartes. I sjældne tilfælde kan det dog hænde, at en datafil på harddisken bliver beskadiget, hvorved alle data i filen mistes. Derfor er det vigtigt med jævne mellemrum at lave sikkerhedskopi af alle datafiler - også af s datafiler. At tage sikkerhedskopi kaldes backup. Når uheldet har været ude, skal de mistede data gendannes fra en backup-fil - dette kaldes restore Backup Hovedparten af de informationer (data), som indeholder, findes i SQL databasen. Derfor er det vigtigt med jævne mellemrum at tage en backup af databasen og gemme denne backup et sikkert sted. Det anbefales at lade systemet udføre en automatisk backup et par gange hver dag, så man, hvis uheldet er ude, mister så få data som muligt. Med jævne mellemrum anbefales det endvidere at kopiere de gemte backupfiler videre til en ekstern disk eller en anden server. Hvis backupfilerne kun ligger på samme server som selve databasen, nytter det ikke noget, hvis denne server bryder sammen. En server skal undertiden genstartes eller af anden grund lukkes ned. Her er det vigtigt at lukke/genstarte serveren på korrekt vis. Luk ALDRIG serveren blot ved at holde tænd/slukknappen inde, da databasen på denne måde kan risikere at blive ødelagt. Hver gang afsluttes, undersøger programmet, om der er taget backup indenfor det seneste døgn. Er det ikke tilfældet, tages automatisk en backup. Du kan til hver en tid selv manuelt udføre backup ved at vælge Database - Backup via SkolePlan knappen.

56 SkolePlan Restore Når du har brug for at gendanne data fra en backup, hedder det restore. Dette vælges med Database - Restore via SkolePlan knappen. Udpeg nu den backupfil, som du vil gendanne fra. De relevante filer hedder SkolePlanYYYYMMDDHHMMSS.bak, hvor YYYYMMDDHHMMSS er et tidsstempel.

57 Kom i gang med SkolePlan 48 Markér den ønskede backupfil, som du vil gendanne fra, og klik Åbn. Nu tager backup af den nuværende database og indlæser dernæst den valgte backupfil. en OBS! Backupfiler, som starter med SPFoto eller SPPost, kan ikke benyttes til restore af SkolePlan-databasen. OBS! Vær opmærksom på, at en restore gendanner alle data, som de var, da du lavede backup'en. Vær særligt opmærksom på, at hvis du har opdateret databasen til nyere version efter du gemte den backup, som der er blevet gendannet fra, så er databasen gendannet til den tidligere version og skal opdateres igen (se mere om dette i Opdatering af SkolePlan). 4.3 Indstillinger Under SkolePlan knappen findes menupunktet Indstillinger, som igen har tre underpunkter: 1. Rettigheder 2. Skoleinfo 3. Programindstillinger Kun personer med system-rettigheder har adgang til at ændre i Rettigheder og Skoleinfo Rettigheder Dialogen Rettigheder finder du via hovedmenuen SkolePlan og dernæst Indstillinger Rettigheder:

58 49 SkolePlan Dialogen er delt i to faneblade: Rettighedsgrupper og SkolePlan bruger. Rettigheder i forhold til tildeles rettighedsgrupper, hvorefter de enkelte lærere tilknyttes en rettighedsgruppe. På denne måde kan flere lærere tildeles de samme rettigheder uden at skulle angive de enkelte delrettigheder til hver enkelt lærer. Fra start er der to rettighedsgrupper - nemlig Administrator og Ingen adgang, og disse to grupper kan hverken ændres eller slettes. De to grupper er hinandens modsætning, da personer tildelt rettighedsgruppen Administrator får lov til alt i, mens personer tildelt Ingen adgang slet ikke har lov til noget i programmet. Er der behov for at tildele personer andre rettigheder end disse to modpoler, gøres det ved at tilføje en ny gruppe. Klik på knappen Tilføj gruppe:

59 Kom i gang med SkolePlan Skriv et navn på gruppen og klik Gem. Afkryds de ønskede rettigheder (ved at klikke i feltet) og afslut med klik på Gem rettigheder. 50

60 51 SkolePlan Vælg nu fanebladet SkolePlan brugere og tildel rettighedsgruppen til de relevante lærere: Når du klikker i feltet Rettighedsgruppe ud for en lærer, fremkommer en dropdownboks, hvor du kan vælge den gruppe, som ønskes tildelt den pågældende person. Efter endt tilretning klikker du blot Luk for at lukke dialogen Skoleinfo Dialogen Skoleinfo finder du via hovedmenuen SkolePlan og dernæst Indstillinger Skoleinfo:

61 Kom i gang med SkolePlan 52 Dialogen er delt i syv faneblade: Skolen, Diverse, Smtp, Advisering, Udtalelser overskrifter, Udtalelser skrifttyper og Karakterblad. Under fanebladet Skolen indtaster du skolens kontaktoplysninger samt indlæser et logo til diverse udskrifter.

62 53 SkolePlan Under fanebladet Diverse angives hvad I på din skole kalder kontaktgrupper. I viste eksempel benyttes Familiegruppe. Her angiver du også hvor lang tid der må gå mellem automatisk backup, angive en ekstra backupmappe og angive hvor længe backup skal gemmes.

63 Kom i gang med SkolePlan 54 Under Smtp er en række felter, som skal udfyldes, hvis din skole bruger til diverse adviseringer pr. mail eller sms. Dette bør kun udfyldes efter dialog med DataGiraffen.

64 55 SkolePlan Under Advisering opretter du de adviseringer, som du ønsker at benytte. De er ikke aktive før der er valgt Metode og krydset af i Adviseringstypen er aktiv. Metode afgør om adviseringen sendes på (kræver at Smtp er sat)eller sms (kræver en smsgateway).

65 Kom i gang med SkolePlan 56 De to andre faneblade vedrører opsætning af udskrift i forbindelse med Elevudtalelser. Under fanebladet Elevudtalelser overskrifter angives de overskrifter, som skal vises i udskriften.

66 57 SkolePlan Under fanebladet Elevudtalelser skrifttyper angives de skrifttyper, som skal anvendes i udskriften.

67 Kom i gang med SkolePlan 58 Under fanebladet Karakterblad kan du angive en fælles tekst til karakterbladet Programindstillinger Dialogen Programindstillinger finder du via hovedmenuen SkolePlan og dernæst Indstillinger - Programindstillinger. Disse indstillinger er inddelt i to hovedgrupper: Indstillinger for denne pc og Personlige indstillinger. Indstillinger for denne pc gælder opsætning af i forhold til den aktuelle computer, hvor programmet afvikles. Justering af indstillingerne på én computer har altså ingen betydning for de tilsvarende indstillinger på en anden computer. Personlige indstillinger gælder opsætning af i forhold til den aktuelle bruger, som er logget på. Disse indstillinger følger således brugeren uanset hvilken computer, vedkommende logger på. Indstillinger for denne pc

68 59 SkolePlan Første delpunkt er Office: Her angives, om den aktuelt installerede version af Office er 2003 (eller ældre) eller 2007 (eller nyere). Dette har betydning for, om der forventes doc- eller docx-dokumenter i forbindelse med udskrifter til Word og tilvarende xls- eller xlsx-dokumenter i forhold til Excel. Andet delpunkt er Opstart.

69 Kom i gang med SkolePlan Her kan du afkrydse, at programmet ved login automatisk skal vise nyheder om 60. Personlige indstillinger Første delpunkt er Påmindelser: Hvis du afkrydser Vis dagens fødselsdage, vil du ved hver programstart få vist en liste med de personer, som har fødselsdag dags dato. Andet delpunkt er Oprettelse af data:

70 61 SkolePlan Hvis du opretter nye dataenheder under Grunddata, vil du efter hver oprettelse skulle klikke på knappen for ny enhed for at oprette endnu én. Ved afkrydsning af feltet Fortsæt oprettelse indtil Fortryd vil programmet ved oprettelse af Grunddata automatisk give dig mulighed for at oprette endnu en enhed, indtil du klikker Fortryd. Næste delpunkt er Skema: Programmet viser som udgangspunkt start- og sluttidspunktets klokkeslet ved lektioner og tilsyn m.m., men ved afkrydsning af Skjul klokkeslet hvis ikke samme dag erstattes

71 Kom i gang med SkolePlan 62 klokkeslettet af, dersom starttidspunkt er før aktuelle dag, eller sluttidspunkt er efter aktuelle dag. Ved udskrift af skemaer for alle lærere eller alle elever undlades de skemaer, som ikke har noget indhold. Ønskes disse tomme skemaer udskrevet, skal du sætte flueben i Medtag tomme skemaer ved udskriv alle. Næste delpunkt er Arbejdstid: Næste delpunkt er Protokol:

72 63 SkolePlan Næste delpunkt er Tilsyn: Sidste delpunkt er Eksport:

73 Kom i gang med SkolePlan DataRobotten I forbindelse med synkronisering af oplysninger mellem EDB Brugsen og SkolePlan angives her kartoteksnavnet for relevante skoleår i EDB Brugsen. Klik på knappen + for at tilføje et nyt skoleår og angiv det relevante kartoteksnavn under Kartotek. Oplysningerne gemmes automatisk. 4.4 Opdatering af SkolePlan Ved køb af medfølger automatisk retten til opdateringer i ét år, og denne ret kan udvides løbende med ét år adgangen (som beskrevet i afsnittet Licensfil). Påvises fejl i, vil dette hurtigst muligt blive rettet og en ny fejlrettet version vil blive stillet til rådighed for alle brugere med gyldig licens. Herudover opdateres programmet med jævne mellemrum med nye funktionaliteter på baggrund af ønsker fra brugerne, såvel

74 65 SkolePlan som der sker optimeringer mht. brugervenlighed Versionsnumre De fleste skoler benytter automatisk opdatering, men det er muligt at gøre det selv. Opdateringsproceduren afhænger af versionsnummeret. Versionsnumre består af 4 tal, som står for henholdsvis Major version, Minor version, Release og Build. Versionsnummeret betyder altså: Major version = 5, Minor version = 0, Release = 1 og Build = 2. Hvad er så forskellen på f.eks. en major version og en release? Det fremgår af denne liste: Build til Release til til til Minor version Major version Her er tale om en mindre justering eller rettelse i Der gives ikke besked programmet. Der er ikke ændringer i databasen, og om opdatering. den opdaterede programfil kan således uden videre hentes og lægges ind i installationsmappen. Her er tale om en mindre justering og/eller rettelse Der gives ikke besked i programmet, hvor der samtidig også sker en om opdatering. mindre justering i databasen. Her er tale om en større justering og/eller rettelse Der udsendes i programmet, ligesom der vil være tale om en nyhedsbrev om justering i databasen. opdateringen. Her er tale om markante ændringer i program og Der udsendes database. nyhedsbrev om opdateringen. I alle tilfælde hentes en opdateringsfil fra DataGiraffens kundeafsnit. Er der tale om en major version, minor version eller release, skal databasen først opdateres ved hjælp af den sql-fil, som følger opdateringen. Her er det altid vigtigt først at tage en backup af den eksisterende database, inden opdateringer udføres. Efter endt opdatering af databasen opdateres selve programfilen. Ved en build opdateres kun programfilen. Hvis du undlader at opdatere i en periode, er det vigtigt, at du ved opdatering medtager alle mellemliggende opdateringer i korrekt rækkefølge. Hvis du f.eks. har installeret version , springer opgradering til over for derefter at opdatere til version , skal du i opgraderingsproceduren først opdatere til og dernæst til medmindre det er angivet, at opdatering kan ske direkte fra til Efter endt opdatering anbefales det at foretage en backup igen, så du ved evt. restore kan gendanne til den opdaterede version. Gendannes med backupfil fra før opdateringen, skal opdateringen udføres igen Opdatering Fra kundeafsnittet hentes opdateringsfil i form af en zip-fil. En zip-fil er en fil, som indeholder én eller flere filer i komprimeret form.

75 Kom i gang med SkolePlan 66 Her er et eksempel med opdateringsfil til version 5-0-4: Tag en backup af databasen for det tilfælde, at noget går galt under opdateringen, og du er nødsaget til at gendanne (restore) databasen. Download filen Opdater zip fra kundeafsnittet. Gem den f.eks. på skrivebordet eller i din dokumentmappe - blot et sted, hvor du kan finde den igen. Åbn Stifinder og udpeg filen Opdater zip. Dobbeltklik på filen. Klik på knappen Udpak alle filer.

76 67 SkolePlan Klik på knappen Pak ud. Efter et kort øjeblik vises de udpakkede filer.

77 Kom i gang med SkolePlan 68 En af filerne er en tekstfil, som kort forklarer hvad der skal gøres. Du åbner filen ved at dobbeltklikke på den. Som der står beskrevet, er det vigtigt, at du kun opdaterer med aktuelle opdatering, hvis database versionen er korrekt. Sql-filen (sp sql) er en fil, som indeholder nogle kommandoer til SQL Server. Filen skal overføres til den server, hvor SkolePlan databasen er installeret. På denne server åbner du SQL Server Management Studio og indlæser sql-filen via menuen File - Open File. Du kan også åbne filen ved at dobbeltklikke på den i Stifinder.

78 69 SkolePlan Når filen er indlæst, klikkes på knappen Execute. Efter et kort øjeblik fremkommer meldingen Command(s) completed successfully. Hermed er sql-opdateringen på plads, og du kan nu fortsætte med opdatering af selve programmet. Der vil altid være en ny version af selve s programfil - SkolePlan5.exe, men i dette tilfælde er der også en anden programfil SPKInstall.exe med i opdateringen. Som der står skrevet, skal begge programfiler kopieres ind i SkolePlanmappen på serveren - der hvor

79 Kom i gang med SkolePlan 70 SkolePlan er installeret. Du markerer således begge filer, højreklikker og vælger Kopier. Dernæst åbner du Stifinder og udpeger SkolePlanmappen. Du højreklikker over mappen og vælger Sæt ind. Da der findes en version af disse filer i forvejen, vil du blive mødt af denne melding:

80 71 SkolePlan Vælg Kopier og erstat (øverst) for begge filer. Nu er opdateringen færdiggjort, og det anbefales som det første at tage en backup af den nye database Opdater licensfil SkolePlan leveres med et års vedligehold, der dækker support og programopdateringer. Ca. en måned før udløb af licensperioden udsendes en mail, der fortæller, at det nu er tid til at forny licensen. Ca. 14 dage efter fremsendes faktura for den nye licensperiode, og når denne er betalt fremsendes en ny licensfil pr. mail. Præcis som ved udstedelse af første licensfil skal licensfilen blot gemmes i den mappe, hvor er installeret. Da der findes en licensfil i forvejen, vil du blive spurgt, om du vil overskrive den eksisterende fil. Dette skal du naturligvis svare Ja til. Hvis du har åbnet, mens licensfilen opdateres, skal du lukke og genåbne programmet for at den nye licens registreres. Det er naturligvis fornuftigt at gemme en kopi af licensfilen et andet sted, men du vil altid kunne hente en ny kopi fra DataGiraffens kundeafsnit.

81 Kom i gang med SkolePlan Udskrifter i SkolePlan Når du skal skrive noget ud i, vil du blive mødt af denne dialog: Her er der mulighed for at vælge blandt forskellige udskriftsmuligheder. Vis udskrift Udskriv til printer Udskriv til fil Når du valgt din udskriftstype, klikker du blot på knappen Udskriv. Hvis du alligevel ikke ønsker at skrive ud, klikker du på Luk Udskrift vis Vælger du Vis udskrift i forbindelse med en udskrivning, vil du få præsenteret udskriften i dette dialogvindue:

82 73 SkolePlan Dersom udskriften består af flere sider, vil du øverst til venstre kunne skifte mellem de forskellige sider. << < > >> skift skift skift skift til til til til første side forrige side næste side sidste side De to forstørrelsesglas med et plus og et minus benyttes til henholdsvis at forstørre og formindske udskriftsvisningen. Hvis du vil udskrive videre til printer, klikker du på udskriv, og ellers lukker du visningen ved at klikke på Luk Udskrift til printer Når du vil udskrive til printer, vælger du Printer i kolonnen til venstre og dernæst den ønskede printer i dropdownboksen øverst:

83 Kom i gang med SkolePlan 74 Underneden kan du vælge, om der skal udskrives på A4 eller A3 (dersom printeren understøtter dette), og om udskriften skal være på enten stående eller liggende papir. I nogle tilfælde er det kun muligt at udskrive i f.eks. stående format - i sådanne tilfælde vises kun de relevante valgmuligheder. Ved klik på knappen Printer setup kan du definere yderligere forhold omkring udskriften, inden du klikker på Udskriv Udskrift til fil Hvis du ikke vil udskrive til printer, kan du i stedet gemme udskriften som enten en pdf-, html- eller xml-fil eller som et Word- eller Excel-dokument: Du vælger den ønskede filtype i kolonnen til venstre, og derefter angiver du en placering og et navn for den fil, der ønskes gemt, ved at klikke på den lille diskette yderst til højre:

84 75 SkolePlan Når du angivet placering og filnavn, klikker du på Gem, hvorefter det fulde filnavn vil blive vist i tekstfeltet: Ved klik på Udskriv oprettes det ønskede dokument, og har du afkrydset feltet Åbn fil efter generering, vil filen blive åbnet, så du kan se resultatet. 4.6 Elevlister De steder i, hvor der forekommer grupper af elever (f.eks. i Elevadministration og ved angivelse af kontaktgrupper og elevværelser), vil der være mulighed for at udskrive lister med disse elever eller sende mail til eleverne Udskriv elevlister Listeudskriften af aktuelle elevgruppe vælges via en knap, som afhængig sammenhængen kan hedde Navneliste, Elevliste eller blot Liste. Uanset navnet på knappen er princippet det samme alle steder. Knappen består af to dele - den største del er en normal knap, mens den yderste del til højre fungerer som en menuknap. Det vil sige, at ved klik på den yderste højre del af knappen vises en menu under knappen, hvor du kan vælge blandt flere listetyper.

85 Kom i gang med SkolePlan 76 Når du har valgt en listetype ved at klikke på den, vises udskriftsdialogen, så du kan udskrive den valgte liste. Knappen husker herefter dit valg, så hvis du ønsker at udskrive en ny liste af samme type, kan du blot klikke på selve knappen. Ønskes en anden listetype, klikker du igen på knappens yderste højre del og vælger den ønskede type fra menuen Mail via elevlister Når der er en knap til elevlister, vil der også være en knap til mail. Knappen består af to dele - den største del er en normal knap, mens den yderste del til højre fungerer som en menuknap. Det vil sige, at ved klik på den yderste højre del af knappen vises en menu under knappen, hvor du kan vælge blandt flere muligheder. Ved valg af Mail til elever, vil åbne en ny mail (forudsætter at Outlook er installeret på samme maskine), hvor Til-feltet vil være udfyldt med alle de mailadresser, som er angivet for de valgte elever. Hvis der er elever, som ikke har fået angivet mailadresse, fremkommer en liste med disse elever, så du kan få angivet de manglende mailadresser til en anden gang. Ved valg af Mail til forældre, vil åbne en ny mail (forudsætter at Outlook er installeret på samme maskine), hvor Til-feltet vil være udfyldt med alle de mailadresser, som er angivet for de valgte elevers forældre. Også her vil fremkomme en liste med navne på de personer, som ikke har fået angivet en mailadresse. Hvis du ikke benytter Outlook, kan du i stedet få indsat de ønskede mailadresser i udklipsholder, så du kan indsætter disse mailadresser i en anden type mail (f.eks. webmail). Elevers mailadresser svarer således til Mail til elever, men i stedet for at åbne Outlook overføres mailadresserne altså til udklipsholder, så du kan indsætte disse, hvor du ønsker.

86 77 SkolePlan Tilsvarende svarer Forældres mailadresse til Mail til forældre. 4.7 Grunddata Inden for alvor kan tages i brug, skal en række grundlæggende informationer lægges ind i programmet. Disse grunddata er informationer, som kun sjældent ændres, og som derfor er fælles for de enkelte skoleår. Disse datagrupper finder du via hurtigknappen Grunddata. Der er tale om... Lande Ved angivelse af adresser kan Land benyttes. leveres som standard med Danmark, Norge, Sverige, Finland, Færøerne, Grønland, Island og Tyskland. Andre lande kan oprettes efter behov. Postnumre indeholder fra start gængse danske postnumre, men der kan tilføjes nye postnumre - enten nye danske postnumre eller udenlandske postnumre, hvis der er behov for dette. Sprog Ved oprettelse af personer, kan sprog angives. leveres som standard med en række sprog. Andre sprog kan oprettes efter behov. Forsikringsselvska Ved oprettelse af forsikringer angives i hvilket forsikringsselvskab. ber leveres som standard med de mest almindelige forsikringsselvskaber. Arbejdstitler Ved oprettelse af personer kan vedkommendes arbejdstitel (job) angives blandt de muligheder, som oprettes som arbejdstitler. Ansættelsestyper Ved oprettelse af personale i skoleåret (under Arbejdstid) skal man angive, om en person er f.eks. lærer. Personaletyper, som ikke umiddelbart findes, kan man selv oprette i denne datagruppe. Personer Lærere, elever og forældre m.fl. oprettes som personer, således at kontaktoplysninger for alle personer er samlet i denne datagruppe. Personale For at lærere (og pedel, sekretær m.fl.) kan registreres i forhold til de enkelte skoleår, skal de oprettes som personale. Personalegrupper Her kan oprettes grupper med forskellige personalesammensætninger, så man ved f.eks. ved bemanding af aktiviteter kan tilknytte en samling lærere blot ved at vælge den relevante personalegruppe. Skoler For at kunne angive hvilken skoler en given censor kommer fra, skal skolen først oprettes i denne liste. Censorer For at kunne knytte en censor til en prøve, skal vedkommende været oprettet i denne liste. PersonaleSamtalet Typer til personalesamtaleri SkolePlans intranet. yper Prøvefag Ved oprettelse af fag, der skal gives karakterer i, tilknyttes et prøvefag. Faggrupper Med henblik på statistik kan de enkelte fag inddeles i faggrupper. Fag De fag, der undervises i på din skole, skal først være oprettet i datagruppen Fag. Ungdomsuddannel Ungdomsuddannelser til elevoplysninger. ser Områder Lokationer kan inddeles i områder. Lokationer Undervisningslokaler, boldbane og andre undervisningssteder oprettes som Lokationer.

87 Kom i gang med SkolePlan 78 Elevværelser For at kunne indplacere elever på værelser, skal disse værelser oprettes i denne datagruppe. Udstyr Hvis ønskes anvendt til reservation af udstyr, skal dette udstyr oprettes i denne datagruppe. Briklæsere Angivelse af briklæsere (til bl.a. protokol). Brikruter Angivelse af løberuter med brikregistrering. Pedelopgavetyper Til pedelopgaver i SkolePlans intranet. Aktivitetstyper Til registrering af aktiviteter, som hverken er lektion eller tilsyn, anvendes Aktivitetstyper. Dagsprogramtyper Til registrering af aktiviteter, som ikke er en egentlig skemaenhed, oprettes Dagsprogramtyper. Det kan være morgenmad, morgensamling, fælles rengøring etc.. Tilsynstyper De typer vagter (kostskoletilsyn), som benyttes på din skole, skal først oprettes som Tilsynstyper. Årsplandagtyper Under årsplanlægning angives de dage, som adskiller sig fra standard dagene. Det være sig Fraværstyper Her angives de typer af fravær, som elever skal kunne registreres med. elever Denne datagruppe har kun relevans ved benyttelse af s intranet. Fraværstyper Her angives de typer af fravær, som lærere (og andet personale) skal lærere kunne registreres med. Evalueringspunkte Ved anvendelse af s mulighed for elevevaluering skal de r ønskede evalueringspunkter oprettes i denne datagruppe. Vejldningspunkter Ved anvendelse af SkolePlans mulighed for elevevaluering skal de ønskede vejledningspunkter oprettes i denne datagruppe. Bookingtyper Til booking i SkolePlans intranet. Elevstatustyper ferier, projekter, forlængede weekender m.m.. Disse særlige typer af dage oprettes som Årsplandagtyper. Materialetyper Typer til materialekonto (elevoplysninger). Medicintyper For at kunne benytte Medicinskab skal relevante medicintyper være oprettet. Grunddata oprettes som udgangspunkt ved ibrugtagning af justeres og suppleres løbende. 4.8, men kan naturligvis Årsdata Tilsvarende grunddata, som er fælles på tværs af skoleår, er der grundlæggende informationer, som kun gælder det enkelte skoleår. Disse skoleårs specifikke data kaldes årsdata og tilgås via hurtigknappen Årsdata. Der er tale om... Grundoplysninge Her angives en række oplysninger for aktuelle skoleår. r Prøver Her er en oversigt over de prøver, som er relevante for aktuelle skoleår. De oprettes via en opdatering og kan ikke redigeres. Klasser Her oprettes de klasser, som din skole har i aktuelle skoleår. Kontaktgrupper Her oprettes de kontakgrupper, som din skole har i aktuelle skoleår.

88 79 SkolePlan Stamhold Rengøringshold Persongrupper Hold Opgaveliste Puljer For kort varsel Notater Arbejdsårs ugevis Her oprettes de stamhold, som din skole har i aktuelle skoleår. Her oprettes de rengøringshold, som din skole har i aktuelle skoleår. Persongrupper. Her oprettes de hold, som din skole har i aktuelle skoleår. Her oprettes de opgaver, som din skole har i aktuelle skoleår. Her oprettes de puljer, som din skole har i aktuelle skoleår. Her er en oversigt over registreringer af tilkald med for kort varsel. Åbner et Word-dokument til indtastning af notater om skoleåret. Åbner et Word-dokument til indtastning af notater om skoleåret uge for uge.

89 Kapitel V

90 81 5 SkolePlan Et skoleår i SkolePlan I dette kapitel vil du afsnit for afsnit blive ledt gennem en oprettelse af et skoleår i. Det forudsættes, at der er oprettet grunddata, men disse kan dog løbende oprettes efter behov. Det første skoleår i klargøres (oprettes i databasen) ved installation af programmet, mens de følgende skoleår skal oprettes manuelt. Det gøres via SkolePlanknappen ved valg af menupunktet Skoleår - Opret skoleår. Efter oprettelse af skoleåret i databasen er noget af det første, der skal gøres, at angive grundoplysninger og årsdata. Ligeledes er det vigtigt at få angivet/kontrolleret ansættelsesgraderne for alle medarbejdere. 5.1 Angiv grundoplysninger Fra menuen Årsdata vælges menupunktet Grundoplysninger: Grundoplysnings-dialogen indeholder en række oplysninger, som skal angives for aktuelle skoleår. Efter oprettelse af nummer to og følgende skoleår vil disse grundoplysninger være overført fra forrige skoleår, så man kun behøver at justere de oplysninger, som er anderledes i forhold til forrige skoleår. Oplysningerne er inddelt i grupper, som ses i boksen til venstre. Ved at klikke på en linie i denne boks, skifter indholdet i højre boks tilsvarende. Oplysningerne justeres således ved at vælge en gruppe (linie) i venstre boks og dernæst

91 Et skoleår i SkolePlan 82 udfylde de tilhørende felter i boksen til højre. Når du er færdig med at angive disse oplysninger, klikker du på knappen Gem for at gemme dine angivelser. Felterne i de enkelte grupper er nærmere beskrevet i afsnittet om Grundoplysninger. 5.2 Ansættelsesgrader m.m. Under fanebladet Arbejdstid angives (oprettes) de lærere, som er relevante for skoleåret. I gruppen Ansættelse i værktøjslinien Arbejdstid klikkes på knappen Tilføj. Her vælges en person fra grunddatagruppen Personale - er vedkommende endnu ikke oprettet som personale, gøres dette. Klik Opret for at oprette den ønskede lærer og angiv ansættelsesperioden og ansættelsesgraden. Hvis en lærer er ansat på deltid i en periode og fuld tid i en anden, angives dette via to ansættelsesperioder med hver sin ansættelsesgrad. I forbindelse med ansættelsen angives også oplysningerne Uden resttid, Uden pausetid og Egentid > 60. Uden resttid: Afkrydses dette felt, vil resttiden for aktuelle medarbejder i arbejdstidsoversigten altid være nul. Dette er tænkt til forstandere og viceforstandere, som afholder undervisning m.m., men som ikke ønskes medregnet i det samlede timebudget for medarbejderne. Uden pausetid: Dette felt afkrydses, dersom medarbejderen ikke skal have beregnet pausetid / tynd tid af. Egentid > 60: Dette felt afkrydses, dersom vedkommende skal have beregnet egentid efter reglerne for ansatte over 60 år. Når den korrekte ansættelse er angivet, klikkes på knappen Gem.

92 SkolePlan Opret ferie og helligdage Når alle læreres ansættelsesgrader er angivet, er det tid til at oprette ferie og helligdage. Dette gør du via fanebladet Årsoversigt ved at klikke på knapperne Auto ferie og Auto helligdage. Dette udløser oprettelse af ferieregistreringer svarende til overenskomsten samt helligdagsregistreringer på alle helligdage, som ikke er søndage. Er der angivet arbejde for en lærer på en helligdag, vil der ikke blive oprettet helligdagsregistrering for vedkommende på denne dag. Ønsker din skole ikke at placere ferien, som overenskomsten foreskriver, skal du oprette ferie på en lidt anden måde. I givet fald starter du med at markere de dage i året, hvor ferien skal placeres, og dernæst klikker du på knappen Auto ferie. Så oprettes ferieregistreringer på de markede dage og kun disse. Hvis du således skal placere en samling feriedage i starten af skoleåret og en anden samling feriedage i slutningen af skoleåret, må du nødvendigvis opdele oprettelsen i to oprettelser. Først markeres den ene samling dage efterfulgt af klik på Auto ferie, og dernæst markeres de øvrige dage afsluttende med klik på Auto ferie. 5.4 Angiv årsdata Efter oprettelse af nummer to og følgende skoleår i vil årsdata være overført fra forrige skoleår, så man kun behøver at justere de oplysninger, som er anderledes i forhold til forrige skoleår. Men første gang skal disse årsdata oprettes fra bunden. De årsdata, som er relevante i starten af processen med oprettelse af et skoleår, er Klasser, Kontaktgrupper og Stamhold. Elever kan ikke knyttes til klasser, kontaktgrupper og stamhold før disse årsdata er angivet. 5.5 Angiv årsplan For at gøre klar til at overføre planlægnings skemaet til skoleåret (herom senere), skal det angives hvilke dage, der er temadage, projektdage o.lign., samt hvilke dage, der er normale skoledage. Dette gøres i hovedvinduet Årsoversigten med Årsplan markeret. Her er samtlige dage i skoleåret listet efter hinanden i kolonnen yderst til venstre. Datoen for den aktuelt markerede dag står øverst i datoboksen. Når der ud for en dag (til højre for datoen) er helt blankt, betyder det, at der er tale om en normal standard dag, hvilket også fremgår af kolonne tre. Disse normale dage blive tildelt dagens program for de tilsvarende dage fra planlægnings skemaet for den periode, som datoen tilhører. Ønsker du at angive en dag som værende ikke-normal, skal du tilknytte en årsplansdagtype til dagen. Dette gøres ved at markere dagen (venstreklik med mus) og dernæst vælge den ønskede årsplandagtype i værktøjslinien og klikke på knappen Placer dagtype.

93 Et skoleår i SkolePlan 84 Skal flere sammenhængende dage angives med den samme årsplansdagtype, behøver du ikke at vælge fra listen for hver eneste dag. Markér i stedet alle de dage, som skal tildeles den samme årsplansdagtype og følg herefter ovenstående fremgangsmåde med valg af Angiv årsplansdagtype. Du markerer flere dage på én gang ved at klikke ned på den første af dagene og dernæst - uden at slippe museknappen - trække musen ned til den sidste af de ønskede dage og slippe knappen her. Under angivelse af årsplan (og senere) kan du løbende se fordelingen af skoleårets dage ud fra årsplandagtyper og ugedage. Dette gøres ved at vælge knappen Statistik i gruppen Oversigter. Hver dag er fra start knyttet til periode 1 uge 1, hvilket fremgår af kolonnerne P og U. Du kan for enkelte dage ændre denne tilknytning ved at angive en anden periode ud for dagen under P eller en anden uge under U. Dette kan også gøres for flere dage på én gang ved at markere disse dage, højreklikke og vælge Tilknyt periode eller Tilknyt uge. 5.6 Opgaver Der eksisterer en type lokalaftale i nemlig: opgaver. Opgaver er nærmere beskrevet under Begreber i SkolePlan. Du kan oprette opgaver i 5.7 således: Opgaver. Opret elever De centrale funktioner i udelukkende vil anvende er skemalægning, arbejdstidsberegning mv., og hvis du til disse funktioner, behøver du ikke oprette elever. Men derudover rummer også nogle ekstra faciliteter, der kan administrere fordeling af elever på værelser, kontaktgrupper og stamhold. Hvis du vil bruge disse funktioner, så skal eleverne oprettes i systemet. Du kan oprette elever i elevdata fra et andet system på to måder - enten manuelt eller ved at importere Manuel oprettelse Du kan oprette elever via fanebladet Elevadministration i gruppen Elever. Når du klikker på knappen Opret Elev åbner redigeringsvinduet for elever:

94 85 SkolePlan Elevnummer skal indtastes, ligesom der skal være tilknyttet en person via knappen Hent person. Elevnummer er en unik tekst til at skelne de enkelte elever, også selvom to elever evt. måtte hedde det samme. Som elevnummer i vil det være oplagt at bruge det elevnummer, som i forvejen bruges i skolens øvrige systemer. I feltet Klasse Klasse skal klassetrin angives, for at ved holdsammensætning. kan skelne mellem klassetrin I feltet Værelse kan du placere elever i værelserne oprettet i datagruppen Værelser. Du kan også gøre det senere via s elevværelser. På mange skoler inddeler man eleverne i grupper, der hver tilknyttes en eller flere lærere, som så står for kontakten til elevgruppens forældre. Grupperne kan hedde kontaktgrupper, hjemmegrupper e.lign., men i benyttes betegnelsen Kontaktgruppe. I feltet Kontaktgruppe kan du knytte den enkelte elev til en given kontaktgruppe. Det du kan også gøres senere i s kontaktgrupper I feltet Stamhold kan du knytte den enkelte elev til et bestemt stamhold. Det kan dog også gøres senere i s Stamhold. I feltet Kode indtaster du en kode på mindst seks tegn. Koden skal eleven bruge, hvis

95 Et skoleår i SkolePlan 86 skolen anvender SkolePlan webmodul til elever Importer elever Hvis du har elever registreret i et andet program, så giver Importere eleverne fra denne fil dig mulighed for at Elevadministration De centrale funktioner i er skemalægning, arbejdstidsberegning mv. Men derudover rummer nogle ekstra faciliteter, til at administrere fordeling af elever på værelser, kontaktgrupper og stamhold. Du kan lave fordelingerne samtidig med, at du opretter eleverne. Eller du kan senere fordele eleverne på: værelser, kontaktgrupper og stamhold Angiv værelsesfordeling Når du klikker på knappen Elevværelser i gruppen Værelser/Grupper på fanebladet Elevadministration, åbner vinduet elevværelser, hvor du kan fordele eleverne på de forskellige værelser. Se detaljeret beskrivelse under Elevværelser.

96 SkolePlan Angiv kontaktgrupper Skoleårets kontaktgrupper skal være oprettet, før du kan fordele elever i dem. Du vælger hurtigknappen Årsdata, markerer Kontaktgrupper og får dette vindue, hvor du opretter skoleårets Kontaktgrupper. Når kontaktgrupperne er oprettet, er du klar til at fordele elever i dem ved klik på knappen

97 Et skoleår i SkolePlan 88 Kontaktgrupper i gruppen Værelser/Grupper på fanebladet Elevadministration. Her åbner vinduet kontaktgrupper, hvor du kan fordele eleverne i kontaktgrupperne. Se detaljeret beskrivelse under Kontaktgrupper Angiv stamhold Skoleårets stamhold skal oprettes, før du kan fordele elever i dem. Du vælger hurtigknappen Årsdata, markerer Stamhold og får dette vindue, hvor du opretter skoleårets Stamhold. Når stamholdene er oprettet, er du klar til at fordele elever i dem ved klik på knappen Stamhold i gruppen Værelser/Grupper på fanebladet Elevadministration. Her åbner vinduet stamhold, hvor du kan fordele eleverne. Se detaljeret beskrivelse under Stamhold.

98 SkolePlan Opret standard program for dag/uge Når du skal planlægge skema i er det praktisk at begynde med at oprette et Standard program for hver af ugens dage, fordi de fleste dage i et skoleår ligner hinanden mht. dagsrytme, placering af lektioner og tilsyn, samt et Standard ugeprogram. har et standard planlægningsskema, hvor du kan lægge standard program for en ugedag indeholdende: 1. Det aktuelle dagsprogram med angivelse af morgenmad, morgensamling, middagsmad etc. 2. Dagens lektionstidspunkter oprettes. Du kan oprette hold her, men det anbefales at vente til skemalægningen senere. 3. Dagens aktiviteter og tilsyn. 4. Når denne ene dags standardprogram er oprettet kan det kopieres til ugens øvrige dage, så du får et Standard ugeprogram. Du kan begynde din planlægning her i Standard planlægning. Se en detaljeret beskrivelse af dagens program. Se en detaljeret beskrivelse af ugeskema Standard planlægning I hovedvinduet Planlægning kan du oprette et antal standard skemaer, som efterfølgende kan overføres som gældende skema i skoleåret.

99 Et skoleår i SkolePlan 90 I felterne i gruppen Periode vælger du en periode og derefter en uge. Du kan oprette flere forskellige ugeskemaer inden for samme periode. Skoleåret kan planlægges med op til 10 perioder, og i hver periode kan der planlægges 4 forskellige uger. Det giver mulighed for at ændre skema i løbet af året eller f. eks. planlægge et skift midtvejs. Begynd altid med periode 1 og uge 1. Periode 0 er reserveret til brug for ikke-normale dage f. eks. skema for eksamensperiode ell. lign. På knapperne i gruppen Rediger enhed kan du derefter oprette dagsprogram, lektioner, tilsyn og aktiviteter for alle relevante dage i planlægningsugen. Du kan planlægge næste standarduge således: Opret endnu en planlægningsuge. På knapperne i gruppen Kopier/Nulstil kan du kopiere planlagte enheder til andre dage Opret standard dagsprogram Et dagsprogram består af de aktiviteter i løbet af dagen, som er gældende for alle elever f. eks. morgenmad, morgensamling mv., og som ikke udløser arbejdstid for lærere. Dagsprogram-enheder oprettes på fanebladet Planlægning i gruppen Rediger enhed: Med den aktuelle ugedag markeret klikker du på knappen Opret Ny, som åbner dette redigeringsvindue:

100 91 SkolePlan Dagsprogrammer for forskellige dage vil ofte ligne hinanden - måske med et program for hverdage og et andet for lørdag/søndage. Derfor kan det være en god idé først at oprette alle enheder for mandag og derefter kopiere disse enheder til ugens øvrige hverdage ved klik på knappen Til følgende hverdage i gruppen Kopier/Nulstil. Se detaljeret beskrivelse under Dagsprogram Opret standard lektioner Lektioner oprettes på fanebladet Planlægning i gruppen Rediger enhed: Med den aktuelle ugedag markeret klikker du på knappen Opret Ny, som åbner dette redigeringsvindue:

101 Et skoleår i SkolePlan 92 Se detaljeret beskrivelse under Lektioner Opret standard aktivitet/tilsyn Tilsyn oprettes på fanebladet Planlægning i gruppen Rediger enhed, hvor du kan vælge tilsyn eller aktiviteter: Med den aktuelle ugedag markeret klikker du på knappen Opret Ny, som åbner redigeringsvinduet Tilsyn:

102 93 SkolePlan eller redigeringsvinduet Aktivitet:

103 Et skoleår i SkolePlan 94 Se detaljeret beskrivelse under Tilsyn eller Aktivitet Opret standard ugeprogram Når har oprettet standard program for en ugedag - med dagsprogram, lektioner, aktiviteter og tilsyn - kopieres standardprogrammet til ugens øvrige dage, og du har et standard ugeprogram. Det ser i princippet sådan ud på fanebladet Planlægning i hovedvinduet Ugeskema: Ugeprogrammet igen kan kopieres til periodens øvrige uger og til uger i andre perioder. Skoleåret kan planlægges med op til 10 perioder. Hver periode kan indeholde 9 forskellige

104 95 SkolePlan standard ugeskemaer. For at planlægge næste periode vælger du periode 2: Her kan du oprette et standard ugeprogram på samme måde som i den første periode igen med op til 4 forskellige standard ugeskemaer - eller kopiere det allerede oprettede. Ofte vil der kun være tale om justeringer i forhold til den første periode, så det er en fordel at kopiere periode 1 til i periode 2 ved at klikke på Kopier periode, inden du skifter til den anden periode. opretter nu en fuldstændig kopi af periode 1, som herefter kan rettes til. Du skal dog være opmærksom på, at hvis der i standard ugen for periode 1 er oprettet lektioner med hold, som kun er gældende i denne periode, bliver disse hold ikke blive kopieret med. Følgende perioder kan på samme måde oprettes som kopi af andre perioder. Husk at periode 0 er reserveret til brug for ikke-normale dage - f.eks. skema for eksamensperiode eller lignende. Standard uge programmet danner sammen med periodeangivelse i grundoplysninger udgangspunkt for standard oprettelse, som beskrives under Overfør skema til skoleår Opret standard mødetider Mødetider oprettes på fanebladet Planlægning i gruppen Rediger enhed: Med den aktuelle ugedag markeret klikker du på knappen Opret Ny, som åbner denne dialog:

105 Et skoleår i SkolePlan 96 Se detaljeret beskrivelse under Mødetider. 5.9 Læg skema Du kan med fordel bruge til din skemalægning - og det kan gøres på mange måder. Du kan f.eks. på forhånd bestemme hvilke hold, der skal placeres hvornår, og derefter fylde elever på holdene, så elevernes fagønsker så vidt muligt opfyldes. Eller du kan starte med at fylde elever på holdene ud fra fagønsker, og dernæst indplacere holdene i skemaet - eller du kan kombinere disse fremgangamåder og samtidigt gøre brug af s automatiserede rutiner, som letter planlægningen. I det følgende beskrives en fremgangsmåde, som vil være praktisk for de fleste - eller i hvert fald kan bruges som inspiration til at optimere dine egne ideer i forhold til at udnytte mulighederne i. Skemalægning foregår i fire faser: Forberedende fase Som forberedelse til skemalægningen skal du angive holdstørrelser for de forskellige fag og fagønsker for eleverne. Oprettelse af hold Dansk-, engelsk- og matematik-hold oprettes svarende til stamholdene, mens øvrige fag oprettes ud fra elevernes fagønsker. Af disse oprettes de resterende obligatoriske fag med elever tilfældigt fordelt på holdene, mens de øvrige fag oprettes som tomme hold. Alle hold tildeles lærer og lokale. Holdene oprettes via s standard oprettelse, hvorefter holdene kontrolleres manuelt, og nogle hold måske aflyses, mens andre dubleres. Indplacering af hold i skema De oprettede hold indplaceres i standard ugens skema sådan, at der ikke laves dobbeltbooking med af lærere og lokaler. Indplacering af elever på hold Til slut udfylder de tomme hold med elever i prioriteret rækkefølge på baggrund af givne oplysninger.

106 97 SkolePlan Som afslutning kontrolleres de enkelte elevers timetal. Har nogle elever for få timer, kan skemaet gennemgåes sammen med eleven for at gøre nogle alternative valg for at bringe timetallet op over minimumsgrænsen Forberedende fase Du kan udnytte de automatiske funktioner i til hjælp ved skemalægning, men forinden skal du fodre programmet med nogle nødvendige oplysninger: Hvis du vil anvende funktionen Oprettelse af hold, skal du først angive holdstørrelserne for de enkelte fag. Hvis du vil anvende funktionen Oprettelse af hold efter fagønsker skal du først angive fagønsker. Hvis du vil anvende funktionen Indplacering af elever på hold skal du først angive fagønsker Angiv holdstørrelser Holdstørrelser for de enkelte fag angives typisk ved oprettelse af faget. Men du kan også angive holdstørrelser senere via hurtigknappen Grunddata:

107 Et skoleår i SkolePlan Når du vælger Fag får du en liste over dine fag. Dobblet klik på det ønskede fag. 98

108 99 SkolePlan I feltet Klasse markeres hvilke klassetrin faget skal oprettes for. I feltet Min. holdstørrelse kan du angive det det antal elever, der mindst skal være, for at faget oprettes I feltet Max. holdstørrelse kan du angive det det antal elever, der maksimalt kan være på et hold. Hvis 40 elever har ønsket Geografi i ovennævnte eksempel, vil der blive oprettet tre hold, i det maksimumsgrænsen overskrides ved kun to hold. Det er vigtigt at forstå, at ikke har menneskelig intuition. Hvis 19 elever i ovenstående eksempel har ønsket Geografi, vil vi måske finde det rimeligt at oprette to hold - ét med 10 elever og ét med 9 - eller ét hold med 19 elever, men vil i den automatiske oprettelse af hold holde fast i de grænseværdier, der er defineret, og vil derfor oprette ét hold med 18 elever. En enkelt elev må således efter s mening undvære at få Geografi. I et sådant tilfælde kan du efterfølgende selv putte den sidste elev på holdet eller manuelt oprette et hold mere og fordele eleverne på to hold. Alternativt kan du tage højde for situationen i forvejen ved at justere lidt på grænseværdierne - f.eks. i ovenstående eksempel sætte minimumsgrænsen til 9 i stedet for Angiv fagønsker kan automatisk oprette hold og placere eleverne på disse, når blot fagønsker forinden er angivet. Det kan gøres på to måder: Enten angiver du fagønsker for eleverne, én for én. Eller du angiver elevernes prioriterede fagønsker for alle fagene, ét for ét.

109 Et skoleår i SkolePlan Fagønsker angivet pr. elev Vælg fanebladet Elevadministration og gruppen Elever, markér den aktuelle elev på navnelisten og klik på knappen Rediger. Herefter åbner redigeringsvinduet for eleven, hvor du vælger fanebladet Fag: I den midterste boks Fagønsker kan du angive den aktuelle elevs fagønsker. Du trækker faget med musen fra boksen Ikke valgte/ønskede fag over i boksen Fagønsker.

110 101 SkolePlan I denne lille boks angives fagønskerunden. Fagønsker og prioritet angives ved at trække valgfaget over i prioritets boksen. I feltet lige til højre for boks-overskriften ser du det ugentlige lektionstal, som de afkrydsede fag under Fagønsker X. prioritet vil give. Når du har angivet fagønsker for denne ene elev, angiver du på samme måde fagønsker for resten af eleverne én for én. Klik på knappen Gem for at godkende dine angivelser. Alternativt kan vælge metoden at angive fagønsker pr. fag Fagønsker angivet pr. fag Vælg fanebladet Elevadministration og gruppen Fag/ønsker: Når du klikker på knappen Fagønsker fagvis åbner vinduet:

111 Et skoleår i SkolePlan 102 I felterne øverst tv. vælger du klasse og fag og markerer det aktuelle fag, som fagønskerne skal angives for. I felterne øverst th. vælger du prioritet 1, når du trækker elever med faget som 1. prioritet fra den højre boks over i den venstre. Tilsvarende vælger du 2, når du trækker elever med faget som 2. prioritet over. Klik på knappen Gem for at godkende dine angivelser Oprettelse af hold har en funktion, der kan oprette skoleårets hold automatisk. Klik på hurtigknappen Hold for at åbne værktøjslinien og hovedvinduet Hold:

112 103 SkolePlan Her kan du kan oprette hold efter forskellige principper: Hold svarende til Stamhold - det kan f.eks. være dansk-, engelsk- og matematik-hold. Storhold med alle elever - det kan f.eks. være idræt. Hold efter fagønsker benyttes til at oprette hold ud fra elevernes fagønsker. Manuel oprettelse/sletning af hold Oprettelse af hold efter stamhold har en funktion til automatisk oprettelse af hold, som skal være ligesom stamholdene. Det kunne f.eks. være dansk-, engelsk- og matematik. Det forudsætter dog, at stamhold er oprettet og eleverne fordelt på disse forinden. I gruppen Hold klikker du på Auto opret. Herefter vælger du Antal hold (incl. elever) som stamhold:

113 Et skoleår i SkolePlan 104 De klassefag, som skal oprettes svarende til stamholdene, flyttes fra boksen i højre side til den hvide boks i venstre side. I øverste højre hjørne angives, om holdene skal gælde for hele skoleåret eller blot for en periode af året. Herefter oprettes holdene ved klik på knappen Opret. Efter oprettelse af holdene kan du for hvert hold tilknytte en eller flere lærere samt undervisningslokale ved at åbne redigeringsvinduet for aktuelle hold.

114 105 SkolePlan Her vælger du den eller de ønskede lærer(e) i boksen øverst til højre og trækker vedkommende med musen ind i boksen Lærer(e). Det ønskede undervisningslokale vælges i boksen Lokation. Klik på knappen Gem for at gemme dine valg Oprettelse af storhold med alle elever har en funktion til oprettelse af storhold for alle elever f.eks. idrætshold. Skal du kun oprette et enkelt hold, kan du lige så godt oprette det manuelt, men via knappen Auto opret kan du oprette flere hold i én arbejdsgang.

115 Et skoleår i SkolePlan 106 I vinduet for automatisk oprettelse af hold vælges Antal hold fast for alle fag. I boksen til højre for Antal hold fast for alle fag angives det antal hold, der skal oprettes for hvert valgte klassefag. Når der er tale om storhold med alle eleverne, skal du naturligvis kun vælge ét hold pr. klassefag, men det er altså også muligt at oprette f.eks. to eller tre hold for hvert klassefag. I øverste højre hjørne angives, om holdene skal gælde for hele skoleåret eller blot for en periode af året. Herefter trækkes de ønskede klassefag fra boksen i højre side til den hvide boks i venstre side, og du klikker på knappen Opret Oprettelse af hold efter fagønsker har en funktion til automatisk oprettelse af hold efter fagønsker. Her vil for hvert valgte klassefag oprette et antal hold på baggrund af de angivne holdstørrelser og elevernes fagønsker. I gruppen Hold klikker du på Auto opret.

116 107 SkolePlan Når du vælger Antal hold afhængig af holdstørrelse for fag og elevønsker i boksen Antal hold øverst til venstre, ser du dette vindue: Ved valg af denne mulighed opretter hold på baggrund af det antal elever, som har ønsket det aktuelle klassefag. tæller antallet af elever, som har fået markeret klassefaget enten som obligatorisk eller ønske af 1. til 9. prioritet. Du kan vælge alle grupper af prioriteter eller kun et udvalg af disse. Der medregnes kun antal elever svarende til de markerede elevønske-prioriteringer. Herefter sammenlignes dette tal med angivelse af holdstørrelse for hvert angivne klassefag. Er elevtallet mindre en minimums-holdstørrelsen for klassefaget, vil der ikke blive oprettet et hold. Ellers beregnes antallet af hold ved at dividere elevtallet med maksimums holdstørrelsen. Eksempel: 41 elever har ønsket et givent fag, og minimums og maksimums holdstørrelserne for klassefaget er angivet til henholdsvis 7 og 12. Da 41 er større end 7, vil der blive oprettet hold. Vi dividerer nu 41 med 12 og får 3 med en rest på 5. Der kan således oprettes mindst tre hold, men et fjerde hold oprettes kun, hvis de 41 elever kan fordeles på fire hold således, at ingen af holdene når under minimums holdstørrelsen. Det kan godt

117 Et skoleår i SkolePlan 108 lade sig gøre i dette tilfælde, og derfor oprettes fire hold. kan også indsætte disse elever på holdene, hvis du afkrydser feltet Indsæt elever på hold efter elevønsker. Er der tale om mere end ét hold for et klassefag, vil eleverne vil blive indsat i tilfældig orden på holdene, medmindre du markerer feltet Indsæt efter prioritering. I givet fald indsættes først elever med højest prioritering på det første hold og dernæst med faldende prioritering på de følgende hold. Afkrydsning af feltet Opret kun differencen mellem angivne antal og eksisterende hold har ingen betydning, når der ikke i forvejen er oprettet hold. Men er der oprettet hold i forvejen, vil der ved afkrydsning af dette felt kun blive oprettet det manglende antal hold for at nå et samlet antal svarende til kunne indplacere eleverne. Flyt nu de fag, som skal oprettes, fra boksen i højre side til boksen i venstre side. Klik på knappen Opret, og du har oprettet holdene Manuel oprettelse/sletning af hold Når opretter holdene automatisk, kan der bliver oprettet lidt for mange hold i forhold til de arbejdstimer, der er til rådighed. Derfor kan det være nødvendigt efterfølgende at slette hold manuelt. Du markerer blot holdet, som skal slettes, og klikker på knappen Slet (nummer to fra venstre). Hvis du omvendt brug for at oprette et ekstra hold, kan du gøre dette ved at klikke på knappen Ny (længst til venstre):

118 109 SkolePlan Her vælger du klassefag, periode, lokation, lærere og elever til holdet. I feltet Klassefag vælger du det ønskede fag. I feltet Periode angiver du, om holdet skal være gennemgående for hele skoleåret eller kun knyttet til en periode af året. I feltet Lokation vælges det ønskede undervisningslokale. I feltet øverst til højre vælger du en eller flere lærer(e) og trækker vedkommende med musen ind i boksen Lærer(e). Hvis alle elever skal knyttes til holdet, klikker du blot på knappen <<. Ellers kan du flytte en elev adgangen fra boksen i højre side til boksen i venstre side eller bruge funktionen Udpeg elever til at vælge en gruppe af elever. Denne funktion får du adgang til via knappen Udpeg. Klik på knappen Opret for at oprette holdet.

119 Et skoleår i SkolePlan Indplacering af hold i skema Når du har oprettet hold i kan du indplacere dem i lektionerne. Du indplacerer hold i lektioner via fanebladet Planlægning, og det kan gøres enten via Dagens program eller Ugeskema. I gruppen Rediger enhed vælger du Lektioner (denne er automatisk valgt under Ugeskema). Når du klikker på knappen Rediger (f.eks. mandag 9:00-9:40): åbner redigeringsvinduet for den aktuelle lektion Du kan tilføje et eller flere ikke valgte hold fra boksen til højre til lektionen ved at klikke på knappen Tilføj hold eller blot trække det ønskede hold fra boksen til højre over i den store boks. Du kan ændre holdenes rækkefølge via knapperne Flyt op og Flyt ned.

120 111 SkolePlan Ved klik på knappen Rediger hold (eller ved at dobbeltklikke på holdet) åbner dette vindue: Her kan du vælge/skifte lærer og/eller lokation for holdet ved at trække den ønskede lærer eller lokation ind i boksen Planlagt. Du godkender lektionen ved klik på knappen Gem. I ugeskemaet gælder disse kommandoer: Du kan flytte holdene i én lektion til en tom lektion ved hjælp af træk og slip. Hvis du samtidig holder Shift-knappen nede kopierer du den oprindelige lektion ind i den tomme lektion. Hvis du med Ctrl-knappen nede trækker en ikke-tom lektion til en anden ikke-tom lektion ombyttes de to lektioners hold. vil tjekke skemaet efter enhver ændring og vise advarsel, hvis der er gengangere på holdene i de forskellige lektioner Indplacering af elever på hold har en automatisk funktion til at fylde elever på hold som beskrevet under Oprettelse af hold. Men hvis der er oprettet hold uden elever, kan du nu indsætte elever på disse hold. Ved klik på hurtigknappen Hold åbner vinduet:

121 Et skoleår i SkolePlan 112 Her markerer du det hold, som du vil tildele elever. Du kan nu enten dobbeltklikke på holdet og indsætte elever manuelt (som beskrevet under Manuel oprettelse/sletning af hold) ellr klikke på knappen Udpeg for at udvælge elever med funktionen Udpeg elever. Du kan også kopiere elever fra et andet hold og indsætte disse på det aktuelle hold. Dette gøres ved at markere det hold, hvor eleverne skal hentes fra og klikke på knappen Kopier. Dernæst markeres det hold, som eleverne skal indsættes på, hvorefter et klik på knappen Indsæt indsætter eleverne på holdet. Der er to indsæt-knappen - den øverste fjerner evt. eksisterende elever på aktuelle hold, inden de nye elever indsættes, mens knappen nedenunder fletter de nye elever sammen med evt. eksisterende elever på holdet. Du kan også fjerne elever fra et hold ved at klikke på knappen Fjern Juster skema med elever Når det store skema er lagt, eleverne placeret på hold og hold placeret i lektioner, vil der ofte vise sig behov for justeringer for enkelte elever. Nogle fik måske ikke opfyldt deres ønsker under skemalægningen, og er derfor endt med for få ugentlige lektioner. Dette kan du nemmest efterse via fanebladet Skema: I feltet Elev vælger du den aktuelle elev. Derefter kan du se elevens skema og det ugentlige lektions- og timetal for vedkommende. Du kan nu justere elevens skema ved at dobbeltklikke på lektionen, som skal ændres. Herefter åbnes følgende vindue:

122 113 SkolePlan I det viste eksempel har eleven Musik i aktuelle lektion, men har mulighed for at får Idræt eller Ridning i stedet. Ønsker eleven at skifte hold, vælger du blot det ønskede hold og klikker OK. Dermed flyttes eleven fra det tidligere hold til det netop valgte. Hvis dette hold forekommer i en anden lektion, hvor aktuelle elev i forvejen er på et helt tredje hold, vil holdskiftet blive afvist. Hvis eleven har for mange fag og vil fravælge Musik (i viste eksempel) uden at få et andet fag, vælger du blot Ikke på hold og klikker OK. Dermed fjernes eleven fra aktuelle hold Overfør skema til skoleår Skemaet, som du har lavet under fanebladet Planlægning, er blot en skabelon for et normalt skema. Skemaet findes ikke i skoleåret (under Dagsoversigt) før at du har valgt at overføre det til skoleåret. Dette gøres med funktionen Overfør til skoleår, som du finder i værktøjslinien for Planlægning i gruppen Opdater. Ved klik på knappen Overfør til skoleår åbner dette vindue:

123 Et skoleår i SkolePlan 114 Øverst vælger du hvilke typer af enheder, der skal indsættes i skoleåret. De enheder, som er valgt, "lyser" med en orange farve. Fravælges en enhed, forsvinder den orange farve fra feltet. Det er altså kun de orange enheder, der overføres til skoleåret. Dernæst angiver du den periode af skoleåret, som du ønsker at overføre standardskema til. Det kan gøres for hele året på én gang, men ved anvendelse af flere perioder i skoleåret vil det ofte give god mening at overføre standardskema for én periode adgangen efterhånden, som de bliver klar. I feltet Nye enheder vælges erstatter eksisterende, således at eventuelt manuelt oprettede enheder i skoleåret vil blive slettet og erstattet af standardskemaet. Her vælger du også hvilke ugedage, der skal overføres til. I Opret enheder på basis af vælges skabeloner (Planlægning), da vi ønsker at overføre standardskemaet fra fanebladet Planlægning. Afkryds feltet Opret også program for ikke-normale dage i oprettelsesperioden, dersom du i Planlægning har oprettet enheder i periode 0 (nul), som ønskes overført tilskoleårets ikkenormale dage.

124 115 SkolePlan Vælg hvilke perioder i årsplanen, der skal overføres til. For at udføre overførslen af standardskema til den angivne periode af skoleåret klikker du på Opret og svarer Ja til dette spørgsmål: Nu vil lektioner og tilsyn m.m. fra Planlægning være at se på de enkelte dage i Dagsoversigt (svarende til den valgte periode), og arbejdstiden vil være ændret for alle involverede lærere. Hvad der helt præcist sker ved ovenstående overførsel, kan du læse om i følgende underafsnit Hvad sker ved standard oprettelse? Når du vælger at overføre standardskema fra Planlægning til skoleåret i Dagsoversigt (via funktionen Overfør skema til skoleår) sker det på baggrund af en række forudvalgte indstillinger. Hvis en given dato under Årsplan i Årsoversigt er sat til periode 1 uge 2 dag ti, vil denne dag få overført standardprogrammet for uge 2's tirsdag under periode 2 i Planlægning. Er en dato tilsvarende sat til periode 2 uge 1 dag fr, hentes programmet for uge 1's fredag i Planlægnings periode 2. Dette gælder kun for normale dage. Dage med en årsplandagtype med intet program berøres slet ikke, medmindre der er tale om en sådan dag umiddelbart før en normal dag - i dette tilfælde indsættes det eventuelle program, som er oprettet i Planlægning for aktuelle periode og uge under "dagen" før normal. Ikke-normale dage tildeles det skema, som måtte være oprettet i Planlægnings periode 0 (nul) Efterjustering af dagsprogram Efter en standard oprettelse med Overfør til skoleår vil det være naturligt (og fornuftigt) at gennemse skoleårets dage for at se, om alle dagene er blevet oprettet i overensstemmelse med det ønskelige. Endvidere kan det være tilfældet, at enkelte dage falder lidt uden for standarderne og derfor må rettes manuelt til. Tjek af skoleårets dage samt evt. justering foregår i hovedvinduet Dagsoversigt. De justeringer, som eventuelt skal udføres en eller flere dage, vil svare til de justeringsmetoder, der er beskrevet i afsnittet Lav justeringer.

125 Et skoleår i SkolePlan Planlæg fravigelsesaftaler* Lektioner og tilsyn er normalt tilbagevendende enheder, som gentages på samme tidspunkt uge efter uge. Derfor kan disse med fordel oprettes og administreres via Planlægning. Det samme gør sig ikke gældende med fravigelsesaftaler. Disse vil måske mere typisk komme i mere spredt fægtning, og tidspunktet vil ikke altid være kendt før umiddelbart op til afholdelses-tidspunktet. Derfor oprettes disse aftaler oftest løbende, men kendes nogle tidspunkter i forvejen, kan disse oprettes i umiddelbar forlængelse af denne proces med oprettelse af standardskema i skoleåret. Disse registreringer af faktisk afholdt tid for fravigelsesaftale oprettes i Dagsoversigt. Vælg Fravigelsesaftaler i gruppen Rediger enhed og klik på knappen Opret ny enhed. Dette er nærmere beskrevet under Registrer fravigelsesaftale i afsnittet Lav justeringer Lav kostskoletilsyn Du finder s funktioner vedrørende Tilsyn på fanebladet Årsdata. Når du vælger visningen Tilsynsplan i hovedvinduet årsdata, får du adgang til funktionsknapperne i gruppen Tilsyn. Denne gruppe er kun aktiv, når visningen Tilsynsplan er valgt. Se detaljeret beskrivelse af, hvordan du bemander tilsyn i Gruppen Tilsyn Arbejdstidsberegninger I kan du løbende gennem skoleåret følge forbruget af arbejdstid og ved skoleårets afslutning præcist se den samlede arbejdstid brugt igennem hele skoleåret. Det kan spare dig for et stort manuelt arbejde med opgørelse af lokalaftaler, lektioner, aktiviteter og tilsyn. Når du ændrer en lektion i Dagsoversigt eller bemander tilsyn i Årsoversigt, vil arbejdstiden ændre sig for de implicerede lærere, men du behøver ikke at selv at justere arbejdstidregnskabet, da gør dette for dig. Via fanebladet Arbejdstid kan du hele tiden følge med i det samlede forbrug af arbejdstid så vel den enkelte lærers arbejdstid.

126 117 SkolePlan opdaterer ikke tiden automatisk efter hver eneste lille ændring, men hvis du vil være sikker på, at tiderne er de aktuelt gældende, kan du klikke på knappen Alle i gruppen Genberegn. Det får til at tælle al arbejdstid op og tilrette summerne efter dette. Hvis du blot vil tjekke en enkelt lærer, kan du genberegne arbejdstiden for vedkommende ved at markere pågældende lærers linie i oversigt og klikke på knappen Aktuel i gruppen Genberegn. Sådan beregner den samlede arbejdstid: For opgaver optælles samtlige aftaler. Der summeres på både undervisningstid, kostskoletilsyn og anden tid. For akkordaftaler og fravigelsesaftaler optælles samtlige aftaler. Der summeres på både undervisningstid, kostskoletilsyn og anden tid. (Opsummeringen af fravigelsesaftaler gælder de fravigelsesaftaler, som er oprettet i hovedvinduet Lokalaftaler - dog vil evt. ekstra planlagt tid i tilknytning til en aftale blive medregnet). Optællingen af lektioner, aktiviteter og tilsyn starter ved årets første dag og gennemløber derefter alle enheder en efter en i kronologisk rækkefølge. Optællingen opsummerer den angivne tid, og samtidig noteres for hver medarbejder den eventuelle pausetid, som automatisk omregnes til tynd tid ved metoden optælling. Registreringen af pausetid kan fravælges under grundoplysninger, eller det kan angives, at den faktiske pausetid kun skal medregnes med en vis procentdel. Det er endvidere muligt at fravælge pausetidsberegning for en eller flere medarbejdere, selvom der beregnes pausetid for de øvrige medarbejdere. En sammentælling af alle disse tider resulterer i en opgørelse for over den enkelte medarbejders totale arbejdstid fordelt på undervisningstid, kostskoletilsyn, anden tid og eventuelt pausetid. beregner også forberedelsestiden, hvis der benytte optællings-metoden. Forberedelsestiden er baseret på forberedelsesfaktoren knyttet til enten fag, hold eller lærer. På fanebladet Arbejdstid i gruppen Opgørelser er alle disse oplysninger samlet og tiderne

127 Et skoleår i SkolePlan 118 summeret, således at du kan se og udskrive opgørelser over arbejdstidsforbruget opgjort efter forskellige kriterier. kan på baggrund af årstidnormen sammenholdt med oplysninger om den faktiske arbejdstid beregne den enkelte medarbejders eventuelle resterende tid eller overarbejde. Tiden for eventuelle ubemandede tilsyn fremgår også af denne oversigt. De er væsentlige, fordi man ellers kunne fejlfortolke det sådan, at der er overskud af arbejdstid, selv om der måske faktisk er underskud, når disse tilsyn bemandes. Endelig er det væsentligt at forstå, at oprettelse af lektioner og aktiviteter/tilsyn i standard ugeprogrammet ikke udløser faktisk arbejdstid! Først når disse er overført til skoleåret gennem justering af dagens program, tæller de med i regnskabet Lav justeringer Uanset hvor godt et skoleår er planlagt i, vil der opstå begivenheder i årets løb f.eks. sygdom, som nødvendiggør justering af det planlagte forløb. Herunder beskrives sådanne typiske Uplanlagte begivenheder og vejledninger til, hvordan du laver de nødvendige justeringer i. Alle justeringer foregår som udgangspunkt via fanebladet Dagsoversigt med den aktuelle dato markeret. Aflysning af lektion Flytning af lektion Ændring af dagsprogram Ombytning af dagsprogram Flytning af dagsprogram Kopi af dagsprogram Fratrædelse Fraværsmelding Sygemelding Omsorgsdag Vikar til lektion Vikar til tilsyn Ferieregistreringer Arbejde på helligdage

128 119 SkolePlan Registrer fravigelsesaftale Afvigelsesrapport Aflysning af lektion Det er blevet bestemt at presse et lille arrangement ind i dagens program, og en planlagt lektion må derfor aflyses - hvad gør du i i denne forbindelse? Ved aflysning med så kort varsel, at involverede lærere skal have godskrevet lektionen: Hvis aflysningen er sket med så kort varsel, at involverede lærere skal have godskrevet lektionen, kan du blot lade lektionen stå uberørt. Hvis du for oversigtens skyld ønsker at fjerne holdene i lektionen, kan du f.eks. gøre følgende: Opret et fag, der hedder Aflyst, og opret dernæst et tomt hold med dette fag (holdet kan benyttes igen ved eventuelt fremtidige aflysninger). Åben redigeringsvinduet for berørte lektion (dobbeltklik på den eller klik på knappen Rediger), fravælg alle markerede hold, tilvælg holdet Aflyst og marker de berørte lærere som værende på dette hold. Nu fremstår lektionen som aflyst, men den medtælles fortsat i de involverede læreres arbejdstid. Ved aflysning med passende varsel: Hvis aflysningen er sket med så god varsel, at involverede lærere ikke skal have godskrevet lektionen, kan du blot fjerne alle hold fra lektionen, så den fremstår som en tom lektion, eller du kan helt fjerne lektionen. For oversigtens skyld kan du også her bruge ovennævnte metode med at angive et hold ved navn Aflyst og så fraklikke de øvrige hold. I dette tilfælde skal du så lade lærer-feltet stå tomt, da ingen lærere skal have godskrevet arbejdstid for den aflyste lektion Flytning af lektion Hvis du vil flytte en enkelt lektion i Dagsoversigt, skal du først markere den relevante dato i årsplan-boksen. Dernæst dobbeltklikker du blot på den ønskede lektion (eller markerer den og klikker Rediger), hvorefter du angiver det nye tidspunkt og klikker Gem. Skulle der opstå overlap mellem den nye placering af lektionen og evt. eksisterende lektioner eller tilsyn, vil flytningen blive afvist. Aktiviteter og tilsyn kan flyttes på tilsvarende vis Ændring af dagsprogram Der skal ændres i dagsprogrammet for aktuelle dag - hvordan gør du dette i? Hvis en aktivitet (f.eks. frokost) skal flyttes en time, gøres dette ved at dobbeltklikke på aktiviteten (eller klikke på Rediger) og dernæst angive det nye start- og sluttidspunkt.

129 Et skoleår i SkolePlan 120 Hvis en aktivitet helt udgår, gøres dette ved at markere denne (venstreklikke på den) og derefter vælge Slet. Hvis en ny aktivitet skal tilføjes dagsprogrammet, klikker du blot på Ny og angiver de ønskede data for aktiviteten. Tilsvarende gælder ligeledes for lektioner, tilsyn og aktiviteter Ombytning af dagsprogram Hvis du vil ombytte hele dagens program for én dag med en anden dag, skal du i årsplanboksen i hovedvinduet Dagsoversigt markere den ene af de to dage. I gruppen Juster program klikker du på knappen (Ombyt dagens program med en anden dags program). Herefter markerer du den dag, som du ønsker at bytte program med, og klikker på knappen (Indsæt det kopierede program). Hvis du kun vil ombytte f.eks. dagens lektioner, fravælger du knapperne D, T og A og gør ellers som ovenfor beskrevet. Her skal du dog være opmærksom på, at der kan opstå overlap mellem f.eks. de ombyttede lektioner og de eksisterende tilsyn Flytning af dagens program Hvis du vil flytte hele dagens program for én dag til en anden dag, skal du i hovedvinduet Dagsoversigt markere den ønskede dag i årsplan-boksen. I gruppen Juster program klikker du på knappen (Klip den aktuelle dags program). Herefter markerer du den dag, hvor programmet ønskes indsat, og klikker på knappen (Indsæt det kopierede program). Hvis du kun vil flytte f.eks. dagens lektioner, fravælger du knapperne D, T og A og gør ellers som ovenfor beskrevet.

130 121 SkolePlan Kopi af dagens program Hvis du vil kopiere hele dagens program for én dag til en anden dag, skal du i hovedvinduet Dagsoversigt markere den ønskede dag i årsplan-boksen. I gruppen Juster program klikker du på knappen (Kopier den aktuelle dags program). Herefter markerer du den dag, hvor programmet ønskes indsat, og klikker på knappen (Indsæt det kopierede program). Hvis du kun vil kopiere f.eks. dagens lektioner, fravælger du knapperne D, T og A og gør ellers som ovenfor beskrevet Fratrædelse Hvis en lærer fratræder sin stilling i løbet af et skoleår, angives det i fanebladet Arbejdstid i gruppen Justeringer: via Her klikker du på knappen Fratrædelse:

131 Et skoleår i SkolePlan 122 Hele fratrædelsesdialogen er nærmere beskrevet i afsnittet Fratrædelse under Gruppen Justeringer Fraværsmelding Du kan registrere en lærers fravær i Dagsoversigt. i gruppen Rediger enhed på fanebladet Indstillingen i feltet øverst skal være Fravær(L). Når du klikker på knappen Opret ny enhed åbner vinduet:

132 123 SkolePlan Se detaljeret vejledning for fraværsregistreringen Sygemelding En lærer melder sig syg - hvad gør du i i den forbindelse? Du markerer den relevante dato i Dagsoversigt og opretter fravær af typen Sygdom Omsorgsdag En lærer skal have en omsorgsdag - hvad gør du i i den forbindelse? Du markerer den relevante dato i Dagsoversigt og opretter fravær af typen Omsorgsdag (f) eller Omsorgsdag (k). Den første type er almindelig omsorgsdag knyttet til et barn, mens den anden type er for konverteret overtid, der ønskes afholdt som omsorgsdag. Der oprettes hermed en fraværsregistrering af typen omsorg, og samtidig opdateres omsorgsregnskabet for aktuelle lærer Vikar til lektion Hvis en lærer er syg eller fraværende af anden grund, angives dette som beskrevet under Sygemelding eller Fraværsmelding. En vikar skal derfor overtage vedkommendes lektion(er). Dette kan gøres i forbindelse med fraværsmeldingen, men er det ikke sket, gøres det efterfølgende ved at gå ind i relevante lektion i Dagsoversigt.

133 Et skoleår i SkolePlan 124 Her redigerer du det ønskede hold (dobbeltklik på holdet eller vælg Rediger hold) og trækker den ønskede vikar ind i boksen Ikke planlagt. Herefter klikker du Gem. Sker vikarpåsættelsen mindre end 24 timer før lektionens afholdelse, vil minde dig om, at tilkald med for kort varsel skal udløse minimum 3 timer, medmindre det sker i sammenhæng med anden planlagt tjeneste. Hvis tilkaldet er varslet mindst 24 timer før, men du først indberetter det i programmet mindre end 24 timer før, skal du blot klikke Fortryd til angivelse af tilkald med for kort varsel Vikar til tilsyn Hvis en lærer er syg eller fraværende af anden grund, angives dette som beskrevet under Sygemelding eller Fraværsmelding. En vikar skal derfor overtage vedkommendes tilsyn. Dette kan gøres i forbindelse med fraværsmeldingen, men er det ikke sket, gøres det efterfølgende ved at gå ind i relevante tilsyn i Dagsoversigt. Her trækker du den ønskede vikar ind i boksen Ikke planlagt og klikker Gem. Sker vikarpåsættelsen mindre end 24 timer før tilsynets afholdelse, vil minde dig om, at tilkald med for kort varsel skal udløse minimum 3 timer, medmindre det sker i sammenhæng med anden planlagt tjeneste. Hvis tilkaldet er varslet mindst 24 timer før, men du først indberetter det i programmet mindre end 24 timer før, skal du blot klikke Fortryd til angivelse af tilkald med for kort varsel Ferieregistreringer Ferieregistreringer oprettes som udgangspunkt som noget af det første i forbindelse med start på et nyt skoleår, men de kan til enhver tid ændres eller flyttes via fanebladet Årsoversigt. Har du f.eks. ikke fået angivet alle ansættelsesgrader for flere lærere forud for ferieoprettelsen, kan du oprette ferien på ny ved først at slette de eksisterende registreringer og dernæst klikke på Auto ferie. Skal en ferieuge flyttes til en anden uge, kan du slette de eksisterende registreringer og dernæst markere den nye uge og klikke på knappen Auto ferie Arbejde på helligdage Hvis du opretter arbejdsaktiviteter for en lærer på en helligdag, vil du få at vide, at det ikke kan lade sig gøre (der vil blive overlap med helligdagsregistreringen). Du er således nødsaget til at fjerne helligdagsregistreringen for vedkommende og i stedet oprette en erstatningsdag for at kunne oprette den ønskede arbejdsaktivitet Registrer fravigelsesaftale (faktisk) Under oprettelse af fravigelsesaftaler angives rammen for de enkelte medarbejderes arbejdstid for disse fravigelsesaftaler. Efterfølgende skal aftalerne planlægges, så den aftalte tid rent faktisk afholdes i skoleåret.

134 125 SkolePlan Dette gøres i fravigelsesaftale-boksen, som findes under fanebladet Dagsoversigt. Her kan du for de enkelte dage i skoleåret registrerer den faktiske afholdelse af fravigelsesaftalerne. For at oprette en fravigelsesaftale på en dag i skoleåret klikker du på knappen Opret ny enhed med Fravigelsesaftaler valgt i boksen i gruppen Rediger enhed. Her skal du angive emne (fravigelsesaftale), lærer og tidspunkt samt den arbejdstid, som er brugt/bliver brugt i aktuelle registrering. Vikarpulje En enkelt fravigelsesaftale kan være angivet som vikarpulje (angives under Grundoplysninger), og denne aftale planlægges ikke som de andre. Denne bruges til vikarformål, som angives særskilt for henholdsvis lektioner, aktiviteter og tilsyn. En oversigt over forbrugt vikartid kan vælges via fanebladet Opgørelser Afvigelsesrapport Når der frigives tjenesteplan er tanken, at der ikke længere kan ske ændringer i planen. Men virkeligheden er oftest en anden. Som beskrevet i dette afsnit om justeringer, kan der forekomme en række omstændigheder i årets løb, som gør, at man må fravige den oprindelige tjenesteplan. For at få overblik over disse efterfølgende justeringer, gemmer ved frigivelse af tjenesteplan en kopi af aktuelle tjenesteplan. Dermed kan ved at sammenligne kopien med de aktuelle data udpege alle de ændringer, der er sket. For at få adgang til denne information vælger du menupunktet Afvigelsesrapport via hurtigknappen Udpeg / Tjek. Denne funktion er pt. ikke implementeret Afslut skoleår kan tidligst afslutte skoleåret 6 uger, før det slutter. Klik på knappen som åbner vinduet:

135 Et skoleår i SkolePlan Se detaljeret beskrivelse i Skoleår. 126

136 Kapitel VI

137 SkolePlans layout SkolePlans layout I øverste venstre hjørne finder du SkolePlan-knappen. Til højre for SkolePlan-knappen, finder du en række hurtigknapper. I det tomme felt til højre for hurtigknapperne kan du løbende se en kort beskrivelse af det objekt i, som musen aktuelt befinder sig over. Under hurtigknapperne finder du fanebladene, som repræsenterer hvert sit hovedvindue med tilhørende knapper og værktøjer. Nederst befinder sig informationsbjælken (statuslinien), som fra venstre viser valgte skoleår, aktuelle bruger, den aktuelt valgte dato (i Dagsoversigt/Årsoversigt), et statusfelt og yderst til højre dags dato.

138 129 SkolePlan Skoleår Bruger Aktuelle dato Dags dato 6.1 SkolePlan-knappen SkolePlan-knappen åbner en menu Ved valg af menupunktet Database, får du mulighed for at skifte login, opdatere fra databasen, lave backup eller restore. Ved valg af menupunktet Indstillinger får du mulighed for at indstille rettigheder, redigere skoleinfo og skifte programindstillinger. Ved valg af menupunktet Skoleår kan du oprette, afslutte og slette et bestemt skoleår. Ved valg af menupunktet Import kan du importere elever og lærere (data). Ved valg af menupunktet Eksport kan du eksportere data til forskellige formål. Ved valg af menupunktet Hjælp åbner du s Online manual. Ved valg af menupunktet Afslut afslutter du uden at bekræfte lukning af programmet Database

139 SkolePlans layout 130 Ved valg af menupunktet Skift login logges aktuelle person af, og en anden person kan logge på - eller der kan logges ind til et andet skoleår. Ved valg af menupunktet Skift skoleår fremkommer login-dialogen med mulighed for at vælge andet skoleår - uden at skulle angive nyt login. Ved valg af menupunktet Backup får du mulighed for at lave backup af data fra Ved valg af menupunktet Restore får du mulighed for at gendanne databasen fra en tidligere backup Skift login Ved hver programstart skal der indtastes et brugernavn og en adgangskode for at komme videre ind i, men det er ikke nødvendigt at afslutte programmet for at lade en anden person logge på. I stedet vælges menupunktet Database - Skift login via SkolePlan knappen, som logger aktive bruger af og fremviser loginbilledet, hvor brugernavn og adgangskode indtastes for at få adgang til for den anden person. Hvis der i stedet klikkes på Fortryd, afsluttes. Skift login kan også bruges til at få adgang til et andet skoleår. Det ønskede skoleår vælges i den øverste boks, hvorefter brugernavn og adgangskode angives Backup Hovedparten af de informationer (data), som indeholder, findes i SQL databasen. Derfor er det vigtigt med jævne mellemrum at tage en backup af databasen og gemme denne backup et sikkert sted. Det anbefales at lade systemet udføre en automatisk backup et par gange hver dag, så man, hvis uheldet er ude, mister så få data som muligt. Med jævne mellemrum anbefales det endvidere at kopiere de gemte backupfiler videre til en ekstern disk eller en anden server. Hvis backupfilerne kun ligger på samme server som selve databasen, nytter det ikke noget, hvis denne server bryder sammen. En server skal undertiden genstartes eller af anden grund lukkes ned. Her er det vigtigt at lukke/genstarte serveren på korrekt vis. Luk ALDRIG serveren blot ved at holde tænd/sluk-

140 131 SkolePlan knappen inde, da databasen på denne måde kan risikere at blive ødelagt. Udover databasen har også nogle data liggende i mappen Data under den mappe, hvor programmet er installeret. Sørg også for med jævne mellemrum at tage backup af denne mappe Restore Når du har brug for at gendanne data fra en backup, hedder det restore. Læs mere om restore under Sikkerhedskopiering Indstillinger Ved valg af menupunktet Rettigheder får du mulighed for at angive rettigheder for forskellige brugere af. Ved valg af menupunktet Skoleinfo kan du angive kontaktoplysninger for din skole. Ved valg af menupunktet Programindstillinger kan du justere diverse programindstillinger Skoleår Ved valg af menupunktet Opret skoleår får du mulighed for at oprette et nyt skoleår i Ved valg af menupunktet Afslut skoleår afslutter du det nuværende skoleår (dette kan dog

141 SkolePlans layout 132 først gøres én måned før skoleåret udløber). Ved valg af menupunktet Slet skoleår sletter du det valgte skoleår (OBS! alle skoleårets data slettes og kan ikke gendannes) Opret skoleår Ved valg af menupunktet Opret skoleår vil du, dersom det er muligt at oprette nyt skoleår på aktuelle tidspunkt, blive mødt af dette spørgsmål: Svarer du Ja, vil angivne skoleår blive oprettet. Årsdata fra evt. forrige skoleår vil blive importeret til det nye skoleår Afslut skoleår Du afslutter skoleåret, når de sidste justeringer er registreret, og det ikke længere skal være muligt at redigere i dataene. Du vælger menupunktet Afslut skoleår i dette vindue: Du kan dog tidligst afslutte skoleåret 6 uger før det slutter Slet skoleår Ved valg af menupunktet Slet skoleår kan du slette et skoleår fra databasen:

142 133 SkolePlan I boksen Slet dette skoleår vælges det ønskede skoleår, hvorefter du klikker på knappen Slet. Da denne funktion har meget afgørende betydning (alle data for aktuelle skoleår slettes), vil du to gange blive spurgt, om du er sikker, inden sletningen udføres Import Ved valg af menupunktet Importer elever får du mulighed for at importere elever fra en tekstfil. Ved valg af menupunktet Importer lærere får du mulighed for at importere lærere fra en tekstfil Importer Elever Dersom du har elevdata i et andet program, som kan gemme dataene i en tekstfil (semikolonsepareret tekstfil), kan du importere elever fra denne fil til. Først eksporterer du elevdataene fra det andet program til en tekstfil. Hvordan dette gøres, må du undersøge i dokumentationen for det pågældende program. Herefter vælger du menupunktet Importer - Importer elever via SkolePlan-knappen.

143 SkolePlans layout 134 Her udpeges den fil, som indeholder elevdataene (i dette tilfælde elever.csv), og dernæst klikker du på knappen Åbn.

144 135 SkolePlan Øverst ses indholdet af den valgte tekstfil. I nogle tilfælde vil en sådan tekstfil indeholde linier, som ikke har relevans for importen, og disse linier skal fjernes forud for selve importen. Kun linier med selve elev-dataene og en eventuel overskriftslinie har relevans. En linie fjernes ved at markere linien (klik på den, så den bliver blå) og dernæst klikke på knappen Fjern aktuelle linie. kender visse tekstfil-formater og vil i disse tilfælde kunne fjerne ikke-relevante linier, hvis blot du klikker på knappen Lad SkolePlan fjerne linier. Kommer du ved en fejl til at fjerne nogle forkerte linier, kan du indlæse den fulde tekst igen fra den valgte fil ved at klikke på knappen Genindlæs tekstfilen. Når kun de relevante linier er tilbage i oversigtsboksen, klikker du på Videre. Ikke alle programmer er lige omhyggelige med antallet af separatortegn i hver linie, og derfor kan du eventuelt blive præsenteret for dette vindue: Med inkonsekvens i antallet af separatortegn (og dermed feltantal) i tekstfilens linier, kan importen i yderste konsekvens gå galt, men som det her gøres opmærksom på, kan det lige

145 SkolePlans layout 136 så vel være, at det ikke har nogen betydning for importens succes. Som næste punkt skal have at vide hvilket tegn, der bruges i tekstfilen til at skille felterne fra hinanden. Oftest er der tale om semikolon- eller komma-separerede filer, men dette angives ved eksport fra det program, som har elevdataene. Kan genkende separatortegnet i filen, vil dette tegn være markeret i viste afkrydsningsboks. Er du ikke enig, kan du markere et andet tegn, men husk at vil forsøge at importere ud fra den angivelse, som du vælger. Hvis ikke nogen af de viste tegn kan bruges, kan du afkrydse andet: og indtaste de(t) rigtige tegn i tekstboksen. Klik dernæst Videre.

146 137 SkolePlan Er øverste linie i oversigtsboksen en overskriftslinie (indeholdende navnene på felterne), skal du her markere Ja og ellers Nej. Markeres Nej vil alle linier blive opfattet som indeholdende elevdata. Klik igen Videre.

147 SkolePlans layout 138 Nu skal du angive (eller kontrollere de allerede valgte) felter. Linierne i tekstfilen skal som minimum indeholde felterne elevnr samt elevens navn. Nederst til venstre er vist en liste over de felter, som vil kunne importere (dog ikke feltet andet felt), og til højre herfor er vist det antal felter (incl. tomme felter), som forefindes i tekstfilen. I ovenstående tilfælde er liniernes første felt elevnr, felt nummer to er fulde navn, etc., mens felt nummer otte ikke har kunnet bestemmes af. For at hjælpe programmet med at få knyttet felterne korrekt sammen, skal du i det viste tilfælde markere linien 8 andet felt Bogstav og dernæst vælge bogstav ude i venstre boks. Herefter klikker du på knappen -> mellem de to bokse, hvorved bogstav knyttes til felt nummer otte. Nu ser oversigten således ud:

148 139 SkolePlan Klik på knappen Videre for at gå videre til sidste trin før selve importen af elever.

149 SkolePlans layout 140 Her angives, om eventuelt allerede oprettede elever i skal slettes, eller de skal bevares og flettes med de elever, som bliver importeret. Afkrydses feltet Slet alle eksisterende elever, vil de forud eksisterende elever blive slettet. Dette felt har selvfølgelig ingen betydning, hvis der ikke i forvejen er oprettet elever i. Klik nu på Importer-knappen for at starte selve importen Importer Lærere Dersom du har lærerdata i et andet program, som kan gemme dataene i en tekstfil (semikolonsepareret tekstfil), kan du importere lærere fra denne fil til. Først eksporterer du lærerdataene fra det andet program til en tekstfil. Hvordan dette gøres, må du undersøge i dokumentationen for det pågældende program. Herefter vælger du menupunktet Importer - Importer lærere via SkolePlan-knappen.

150 141 SkolePlan Her udpeges den fil, som indeholder lærerdataene (i dette tilfælde lærere.csv), og dernæst klikker du på knappen Åbn.

151 SkolePlans layout 142 Angiv øverst det i filen benyttede separatortegn. I det store felt nedenunder vil dit valg af separatortegn straks afspejle sig. Ser listen af lærere ikke fornuftig ud, skal du sandsynligvis vælge et andet separatortegn. Nederst til venstre angives om første linie er feltoverskrift eller ej. Klik nu OK for at gå videre med importen. Her kontrollerer du, om feltoverskrifterne er korrekte. Er dette ikke tilfældet, højreklikker du over den ukorrekte overskrift og vælger det rigtige felt fra denne liste:

152 143 SkolePlan Når alle felter har fået tilknyttet en korrekt feltoverskrift, skal du inden selve importen tage stilling til, om du vil slette allerede oprettede lærere (afkrydsningsboksen nederst til venstre for Importér-knappen). Udfør nu importen ved at klikke på knappen Importér Eksport Ved valg af menupunktet Eksport til UNI-login kan du gemme en xml-fil med elev-, lærerog holdoplysninger til UNI-login. Ved valg af menupunktet Skemadata til skoleintra kan du gemme skemadata i csv-fil til SkoleIntra. Ved valg af menupunktet Eksport til optagelse.dk kan du gemme en xml-fil med karakterer til optagelse.dk. Ved valg af menupunktet Prøveprotokoller (kodebog) kan du gemme prøveprotokoller (kodebog) i txt-fil. Ved valg af menupunktet Vcs-filer kan du oprette vcs-filer, som lærerne kan importere i Outlook. Ved valg af menupunktet Elevdata (udvalgte) kan du lave dine egne udtræk fra.

153 SkolePlans layout Eksport til UNI-login Sådan danner du den fil med elev- og personaleoplysninger, som senere skal importeres i UNI Login brugeradministration. Bemærk at filen, der dannes, både indeholder elev- og lærerdata. 1. Åbn med det relevante skoleår. 2. Via SkolePlan-knappen vælges menuen Eksport > Eksport til UNI-login. 3. Angiv navn og placering for den fil, som skal indeholde dataene, og klik dernæst Gem. 4. Elev- og personaledata er nu gemt i den angivne fil. Hvordan du efterfølgende administrerer dine UNI Login-brugere, finder du beskrevet i vejledningen XML-import, som du finder under menupunktet Import på brugeradministration.emu.dk Skemadata til skoleintra Hvis du ønsker at overføre skemaoplysninger til SkoleIntra, skal du først via fanebladet Skema udvælge det ugeskema, som du vil overføre. Det er ikke nødvendigt at markere Samlet-visning - der medtages alle lektioner, selvom der i det viste skema kun vises lektioner for en enkelt lærer eller elev. Når du har udvalgt det ønskede skema, vælger du via SkolePlan-knappen menupunktet Eksport - Skemadata til SkoleIntra.

154 145 SkolePlan Her angiver du den periode af skoleåret (fra- og til-dato incl.), som skemaoplysningerne skal gælde for. Denne periodeangivelse gælder kun visningen i SkoleIntra og har altså ingen betydning for s udpegning af lektioner. Efter periodeangivelse klikker du på knappen OK. Her udpeger du den ønskede mappe, hvor filen skal gemmes, hvorefter du giver filen et navn i feltet Filnavn og klikker Gem. Den genererede csv-fil indlæses herefter i SkoleIntra, som beskrevet af uni-c Eksport til optagelse.dk Hvis du ønsker at overføre karakterer til statistik og optagelse.dk, kan du via SkolePlanknappen vælge menupunktet Eksport - Indberet karakterer. HUSK inden indberetning at institutionsnummer (skolekode) skal være korrekt udfyldt via SkolePlan-knappen - Indstillinger - SkoleInfo, og at alle involverede elever skal have angivet korrekt cpr-nummer og klassetrin. Endvidere skal alle relevante karakterer og afkrydsninger naturligvis være lagt ind i. Efter valg af menupunktet Indberet karakterer fremkommer denne login-dialog:

155 SkolePlans layout 146 Her skal du angive dit login til. Det er kun personer med fuld redigerings rettighed til Elevprøver, som må indberette karakterer. Efter login til indberetning vises denne dialog: Her klikker du på knappen Klargør indberetning, og hvis ellers alle relevante oplysninger er på plads, vil der efter noget tid blive vist knappen til at udføre selve indberetningen: Ved evt. problemer gives der melding om dette, og ellers vil dialogen efter noget tid bekræfte, at indberetningen er gennemført. OBS. Vær opmærksom på at din firewall evt. kan blokere for indberetningen. I givet fald bør du tillade programmet SPKar2011, som er placeret i undermappen Indberet i SkolePlan mappen på serveren. Alternativt kan du slå firewallén fra, mens der indberettes - husk så blot at slå den til igen efterfølgende Prøveprotokoller (kodebog) Hvis du ønsker at overføre prøveprotokoller (kodebog) til uni-c, kan du via SkolePlanknappen vælge menupunktet Eksport - Prøveprotokoller (kodebog).

156 147 SkolePlan Her udpeger du den ønskede mappe, hvor filen skal gemmes, hvorefter du giver filen et navn i feltet Filnavn og klikker Gem. Den genererede txt-fil overføres herefter, som beskrevet af uni-c Vcs-filer Hvad er en vcs-fil? En vcs-fil indeholder kalenderaftaler til Outlook. Når opretter en vcs-fil for en given medarbejder, laves således en fil, hvor alle lektioner og tilsyn m.m. angives som en aftale til Outlook. Selve vcs-filen importeres i Outlook via menuen Filer - Importer og eksporter: Markér linien Importer en icalendar- eller vcalendar-fil (.vcs) og klik Næste. Udpeg den aktuelle vcs-fil og klik Åbn. I opretter du vcs-filer ved at vælge menupunktet Eksport - Vcs-filer via SkolePlan-knappen.

157 SkolePlans layout 148 Fra boksen yderst til venstre trækkes den/de ønskede lærer(e) ind i boksen med overskriftslinien Valgte lærere. Vcs-fil oprettes til de lærere, som er flyttet over i nævnte boks. Øverst til højre vælges den periode, som vcs-filen skal gælde for. De to datoer kan angives manuelt i datofelterne, eller du kan vælge en foruddefineret periode i feltet nedenunder. Med afkrydsningsboksene under periodemulighederne kan du angive hvilke oplysninger, der skal medtages i vcs-filen, og herunder igen kan du afkrydse, dersom den enkelte medarbejders vcs-fil ønskes tilsendt i en mail til vedkommende. Dette virker kun, hvis der er angivet en mail-adresse i medarbejderens kontaktoplysninger. Du kan afkrydse feltet Juster tid i forhold til Greenwich tid, hvis programmet ved oprettelse af vcs-filer skal justere tidspunkter med en time (svarende til Danmarks tidsmæssige placering i forhold til Greenwich). Dette kan i nogle tilfælde være nødvendigt, da Outlook ellers opfatter tidspunkterne en time forkert. I bunden af boksen med alle valgmulighederne kan du se den mappe, hvor vcs-filerne oprettes, når du klikker på Udfør.

158 SkolePlan Elevdata (udvalgte) Her kan du oprette dine egne udtræk af elevdata fra. Når du trykker på Ny eksport, får du mulighed for at vælge mellem en lang række oplysninger, som du kan sætte sammen til den ønskede liste. Listen indeholder som udgangspunkt Elevnummer, Fornavn og Efternavn. Derudover kan du tilføje de ønskede felter fra listen under Tilføj felt. Mange af felterne er dog kun relevante ved brug af webmodul.

159 SkolePlans layout Hjælp 150

160 151 SkolePlan Ved valg af menupunktet Hjælp Åbnes s Online manual. Ved valg af menupunktet Om skoleplan åbnes et lille vindue med licens- og versionsoplysninger Hjælp Via dette menupunkt ledes du til datagiraffen.dk/manual/skoleplan5/ s Online manual, som findes på Om SkolePlan Lige under logoet ses licensoplysninger. I dette tilfælde er der tale om en demolicens, som udløber pr Er der tale om en normal licens, vil foruden udløbsdatoen også navnet på den skole, som licensen er givet til, fremgå. Herunder fremgår aktuelle programversion og aktuelle databaseversion. Disse to versioner skal stemmer overens, så program og database passer med hinanden. Hvis database er version (som i viste tilfælde), skal programversionen altså også være 5.0.2, men det er ikke afgørende, om det er eller f.eks (Se evt. mere om versionsnumre) Afslut

161 SkolePlans layout Ved valg af menupunktet Afslut afslutter du 6.2. Hurtigknapper Skift bruger/skoleår Opdater fra databasen (F5) Backup SkolePlans online manual (F1) Om SkolePlan Grunddata Årsdata Hold Udpeg / Tjek Juster størrelse Skift bruger/skoleår Den første hurtigknap (Skift bruger/skoleår) svarer til at vælge menupunktet Database Skift login via SkolePlan-knappen Opdater fra databasen (F5) Hvis flere personer samtidigt arbejder med, kan man med den anden hurtigknap (Opdater fra database) sikre sig, at man ser de nyeste data. Mens du kigger nogle data, kan en anden person evt. have ændret i disse data, men ved at opdatere får du genindlæst data og kan dermed se, hvad den anden person netop har gemt. Opdateringen kan også aktiveres ved at taste F SkolePlans online manual (F1) Hurtigknap nummer tre fra venstre (Hjælp) svarer til at vælge menupunktet Hjælp - Hjælp via SkolePlan-knappen. Dette kan også gøres ved at taste F Om SkolePlan Hurtigknap nummer fire fra venstre (Om SkolePlan) svarer til at vælge menupunktet Hjælp Om SkolePlan via SkolePlan-knappen.

162 SkolePlan Grunddata Via hurtigknappen Grunddata får du adgang til de enkelte datagrupper i grunddata. Se også vinduet Grunddata. Ved valg af menupunktet Postnumre åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Postnumre som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Arbejdstitler åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Arbejdstitler som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Personer åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Personer som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Personale åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Personale som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Personalegrupper åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Personalegrupper som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Faggrupper åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Faggrupper som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Fag åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Fag som den aktuelle. Ved valg af menupunktet KlasseFag åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Klassefag som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Områder åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Områder som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Lokationer åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Lokationer som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Udstyr åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Udstyr som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Elevværelser åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Elevværelser som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Evalueringspunkter åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Evalueringspunkter som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Elevstatustyper åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Elevstatustyper som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Årsplandagtyper åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Årsplandagtyper som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Dagsprogramtyper åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Dagsprogramtyper som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Tilsynstyper åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Tilynstyper som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Aktivitetstyper åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Aktivitetstyper som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Fraværstyper lærere åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Fraværstyper lærere som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Fraværstyper elever åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Fraværstyper elever som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Skoler åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Skoler som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Censorer åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Censorer som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Medicintyper åbner du Grunddatavinduet med datagruppen Medicintyper som den aktuelle.

163 SkolePlans layout Årsdata Via hurtigknappen Grunddata får du adgang til de enkelte datagrupper med årsdata. Se også vinduet Årsdata. Ved valg af menupunktet Grundoplysninger åbner du dialogen til redigering af skoleårets grundoplysninger. Ved valg af menupunktet Prøver åbner du Årsdatavinduet med datagruppen Prøver som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Klasser åbner du Årsdatavinduet med datagruppen Klasser som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Kontaktgrupper åbner du Årsdatavinduet med datagruppen Kontaktgrupper som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Stamhold åbner du Årsdatavinduet med datagruppen Stamhold som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Hold åbner du vinduet til redigering af hold. Ved valg af menupunktet Akkordaftaler åbner du vinduet til redigering af akkordaftaler. Ved valg af menupunktet Fravigelsesaftaler åbner du vinduet til redigering af fravigelsesaftaler. Ved valg af menupunktet For kort varsel åbner du Årsdatavinduet med datagruppen Kort varsel som den aktuelle. Ved valg af menupunktet Notater åbner du Word med mulighed for at gøre notater om skoleåret. Ved valg af menupunktet Arbejdsåret ugevis åbner du Word med mulighed for at gøre notater om skoleåret uge for uge Hold Via hurtigknappen Hold får du adgang til hovedvinduet Hold og den tilhørende værktøjslinie. Her kan du automatisk Oprette skoleårets hold efter forskellige principper: Stamhold, storhold, hold efter fagønsker og tomme hold. Se vejledning for holdoprettelse.

164 SkolePlan Udpeg / tjek Via hurtigknappen Udpeg / Tjek får du adgang til en række funktioner til kontrol af forskellige situationer. Ved valg af menupunktet Tjek tjenesteplan fortæller hvornår der senest skal frigives tjenesteplan. Ved valg af menupunktet Tjek 11-timers regel fortæller hvor der evt. sker brud på 11-timers reglen. Ved valg af menupunktet Tjek erstatningsdage tjekker programmet for evt. manglende erstatningsdage. Ved valg af menupunktet Tjek feriedage vises en oversigt over forventet og planlagt ferietid. Ved valg af menupunktet Tjek udviklingstid vises en oversigt over forventet og planlagt udviklingstid. Ved valg af menupunktet Lektioner - Uden lokale vises en oversigt over evt. lektioner uden lokationsangivelse. Ved valg af menupunktet Lektioner - Uden lærer vises en oversigt over evt. lektioner, hvor der ikke er påsat lærer. Ved valg af menupunktet Dage - Uden dagsprogram vises en oversigt over

165 SkolePlans layout 156 dage, hvor der ikke er oprettet dagsprogram. Ved valg af menupunktet Dage - Uden lektioner vises en oversigt over dage, hvor der ikke er oprettet lektioner. Ved valg af menupunktet Dage - Uden tilsyn vises en oversigt over dage, hvor der ikke er oprettet tilsyn. Ved valg af menupunktet Dagens beskeder vises dagens aktuelle beskeder. Ved valg af menupunktet Dagens fødselsdage vises lærere og elever, der har fødselsdag i dag. Ved valg af menupunktet Udpeg elever åbnes dialogen til at udpege elever Tjek tjenesteplan Ved valg af menupunktet Tjek tjenesteplan (via hurtigknappen Udpeg / Tjek) vises en melding om aktuelle status i forhold til frigivelse af tjenesteplan. Tjenesteplaner skal frigives senest 4 uger i forvejen. Hvis denne frist er overskredet, fortæller dette, og ellers informeres om hvornår der næste gang skal frigives tjenesteplan Tjek 11-timers regel Ved valg af menupunktet Tjek 11-timers regel (via hurtigknappen Udpeg / Tjek) vises en oversigt over eventuelle forekomster af brud på 11-timers reglen. Hvis der for en lærer er under 11 timer mellem afslutning af en planlagt tjeneste og start på ny tjeneste efterfølgende dag, vil vise dette med angivelse af de to tjenester og deres henholdsvis slut- og starttidspunkt Tjek erstatningsdage Ved valg af menupunktet Tjek erstatningsdage (via hurtigknappen Udpeg / Tjek) tjekker for evt. manglende erstatningsdage. Når en medarbejder har tjeneste på søn- og helligdage, skal vedkommende have en fridag som erstatning for at arbejde på en fridag. Dette angives med erstatningsdage. Har en medarbejder således arbejde på f.eks. en helligdag, men der ikke er oprettet en erstatningsdag for denne helligdag, vil i listen vise pågældende lærer samt den dato, der skal ersattes Tjek feriedage Ved valg af menupunktet Tjek feriedage (via hurtigknappen Udpeg / Tjek) viser en oversigt over forventet og planlagt ferietid, hvor der er uoverensstemmelse mellem disse to tal.

166 157 SkolePlan I viste tilfælde forventes IV at have 185 ferietimer samt 27 timer særlige feriedage, men der er kun planlagt 155,4 ferietimer og ingen særlige feriedage. Hvis de manglende timer oprettes i, vil et ny valg af Tjek feriedage ikke medtage IV i listen Tjek udviklingstid Ved valg af menupunktet Tjek udviklingstid (via hurtigknappen Udpeg / Tjek) viser en oversigt over forventet og planlagt udviklingstid, hvor der er uoverensstemmelse mellem disse to tal Afvigelsesrapport Er endnu ikke implementeret Lektioner Menupunktet Lektioner via hurtigknappen Udpeg / Tjek har to underpunkter: Uden lokale og Uden lærer Uden lokale Ved valg af menupunktet Lektioner - Uden lokale (via hurtigknappen Udpeg / Tjek) viser en oversigt over lektioner, hvor der endnu ikke er angivet lokation (lokale) Uden lærer Ved valg af menupunktet Lektioner - Uden lærer (via hurtigknappen Udpeg / Tjek) viser en oversigt over lektioner, hvor der endnu ikke er påsat lærer.

167 SkolePlans layout Dage Menupunktet Dage via hurtigknappen Udpeg / Tjek har tre underpunkter: Uden dagsprogram, Uden lektioner og Uden tilsyn Uden dagsprogram Ved valg af menupunktet Dage - Uden dagsprogram (via hurtigknappen Udpeg / Tjek) viser en oversigt over datoer i skoleåret, hvor der ikke er oprettet dagsprogram. Inden visning af oversigten bliver du spurgt, om du også vil have vist lørdage og søndage i listen: Uden lektioner Ved valg af menupunktet Dage - Uden lektioner (via hurtigknappen Udpeg / Tjek) viser en oversigt over datoer i skoleåret, hvor der ikke er oprettet lektioner Uden tilsyn Ved valg af menupunktet Dage - Uden tilsyn (via hurtigknappen Udpeg / Tjek) viser en oversigt over datoer i skoleåret, hvor der ikke er oprettet tilsyn. Inden visning af oversigten bliver du spurgt, om du også vil have vist lørdage og søndage i listen:

168 SkolePlan Dagens beskeder Ved valg af menupunktet Beskeder (via hurtigknappen Udpeg / Tjek) fremkommer dialogen med dagens beskeder Dagens fødselsdage Ved valg af menupunktet Dagens fødselsdage (via hurtigknappen Udpeg / Tjek) vises en liste med de lærere og elever, som har fødselsdag i dag Udpeg elever Ved valg af menupunktet Udpeg elever (via hurtigknappen Udpeg / Tjek) fremkommer dialogen til at udpege elever Juster størrelse er et rammeløst program, og det er således ikke muligt at ændre størrelsen på skærmen. Men ved valg af den yderste hurtigknap til højre fremkommer en ramme om, og herved bliver det muligt at trække i kanterne af programmet og dermed gøre det større eller mindre. Når 6.3 har den ønskede størrelse, klikkes blot igen på knappen Juster størrelse. Fanebladene I s værktøjs linje, er det muligt at skifte imellem 7 forskellige faneblade. Hvert faneblad har tilknyttet et hovedevindue og har forskellige funktioner, værktøjer og valgmuligheder. Fanebladene er Dagsoversigt, Årsoversigt, Elevadminstration, Planlægning, Skema, Arbejdstid og Opgørelser Dagsoversigt Via fanebladet Dagsoversigt er der adgang til hovedvinduet Dagsoversigt og den tilhørende værktøjslinie.

169 SkolePlans layout 160

170 161 SkolePlan Se også fanebladene Årsoversigt, Elevadminstration, Planlægning, Skema, Arbejdstid, Opgørelser Hovedvinduet Dagsoversigt I hovedvinduet Dagsoversigt finder du en række forskellige bokse:

171 SkolePlans layout 162

172 163 SkolePlan Længst til venstre ses boksen Årsplan, og mod højre ses boksene Dagsprogram, Tilsyn, Lektioner, Aktiviteter, Fravigelsesaftaler, Reservationer, Fravær lærere og Fravær elever Boksen Årsplan Boksen Årsplan finder du i hovedvinduet Dagsoversigt længst til venstre:

173 SkolePlans layout 164 Øverst ses den dato, som aktuelt er markeret - i viste eksempel den 1. august 2010 (skole år ). Herefter er samtlige dage i skoleåret listet dag for dag med angivelse af dato og ugedag samt ugenumre ud for mandage. Når der ud for en dag (til højre for datoen) er helt blankt, betyder det, at der er tale om en normal standard dag. I modsat fald vil der her være vist en årsplandagtype, som er blevet knyttet til den pågældende dag. Den markerede dag er den dag, som er gældende for alle de øvrige bokse i hovedvinduet Dagsoversigt. Ønsker du at markere en anden dag, klikker du blot med musen på den pågældende dato eller vælger datoen i datoboksen (over DAGTYPE). Fra boksen Årsplan kan du udføre en række funktioner, som vælges via årsplanmenuen eller værktøjslinien Dagsoversigt. Disse funktioner relaterer til den eller de aktuelt markerede dag(e) i boksen Årsplan.

174 165 SkolePlan Årsplanmenuen Ved at højreklikke med musen i boksen Årsplan frembringer du denne menu: Alle menupunkterne (på nær det sidste) svarer til hver sin knap i værktøjslinien. Byt dagens program tager en kopi af dagsprogram, lektioner og tilsyn for aktuelt markerede dag i årsplan-boksen med henblik på at ombytte disse med tilsvarende enheder en anden dag i skoleåret. Efter valg af dette menupunkt udpeges ombytningsdagen, og her vælges Indsæt dagens program. Kopier dagens program tager en kopi af dagsprogram, lektioner og tilsyn for aktuelt markerede dag i årsplan-boksen med henblik på tilføjelse af denne kopi andetsteds i skoleåret. Klip dagens program gør det samme som Kopier dagens program med den ene undtagelse, at dagens program for den aktuelle dag bliver slettet ved indsættelse af kopien andetsteds. Indsæt dagens program indsætter de kopierede enheder på den/de markerede dag(e) i årsplan-boksen. Slet dagens program fjerner samtlige dagsprogram, lektioner og tilsyn på den/de markerede dag(e) i årsplan-boksen. Juster dagens program åbner vinduet Juster dagens program, hvor du ved få klik med musen kan oprette et fuldt program med dagsprogram, lektioner og tilsyn på den/de markerede dag(e) i årsplan-boksen. Placer dagtype åbner vinduet med alle årsplansdagtyperne, hvorfra du vælger den ønskede type, som herefter tildeles den/de markerede dag(e) i årsplan-boksen. Normal dag fjerner årsplandagtypen, som er knyttet til den/de markerede dag(e) i årsplan-boksen og gør denne/disse dag(e) til normale dage. Kommentar giver dig mulighed for at skrive en vilkårlig tekst (en kortere tekst til overblik), som ønskes knyttet til den aktuelle dag. Notat giver dig mulighed for i tilknytning til den aktuelle dag at skrive en mere omfattende tekst i Word. Lærere ikke i enhed(er) viser en oversigt over de lærere, som ikke er indplaceret i aktuelt markerede enheder.

175 SkolePlans layout Boksen Dagsprogram Boksen Dagsprogram finder du i hovedvinduet Dagsoversigt øverst i anden række fra venstre. Her har du en oversigt over de dagsprogram-enheder, der er oprettet for aktuelle dato (dato valgt i boksen årsplan). En ny dagsprogram-enhed kan oprettes på en af følgende tre måder... højreklik over boksen og vælg menupunktet Opret klik på knappen Opret ny enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed). Husk først at vælge Dagsprogram i boksen over knappen. tryk Insert på tastaturet For at få adgang til at redigere en eksisterende dagsprogram-enhed skal du først markere denne (ved at klikke på den) og dernæst udføre én af følgende tre muligheder... højreklik over boksen og vælg menupunktet Rediger klik på knappen Rediger aktuelle enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed) dobbeltklik på enheden For at slette en eksisterende dagsprogram-enhed skal du først markere denne og dernæst gøre én af følgende tre ting... højreklik over boksen og vælge menupunktet Slet klik på knappen Slet aktuelle enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed) tryk Delete på tastaturet Du kan markere flere enheder på én gang ved at klikke på den første enhed, holde knappen nede og trække musen ned efter og dernæst slippe knappen over den sidste af de ønskede enheder. Ved højreklik over boksen fremkommer denne menu; Boksen Tilsyn Boksen Tilsyn finder du i hovedvinduet Dagsoversigt nederst i anden række fra venstre. Her har du en oversigt over de tilsyns-enheder, der er oprettet for aktuelle dato (dato valgt i boksen årsplan). En ny tilsyn-enhed kan oprettes på en af følgende tre måder... højreklik over boksen og vælg menupunktet Opret klik på knappen Opret ny enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed). Husk først

176 167 SkolePlan at vælge Tilsyn i boksen over knappen. tryk Insert på tastaturet For at få adgang til at redigere en eksisterende tilsyn-enhed skal du først markere denne (ved at klikke på den) og dernæst udføre én af følgende tre muligheder... højreklik over boksen og vælg menupunktet Rediger klik på knappen Rediger aktuelle enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed) dobbeltklik på enheden For at slette en eksisterende tilsyn-enhed skal du først markere denne og dernæst gøre én af følgende tre ting... højreklik over boksen og vælg menupunktet Slet klik på knappen Slet aktuelle enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed) tryk Delete på tastaturet Du kan markere flere enheder på én gang ved at klikke på den første enhed, holde knappen nede og trække musen ned efter og dernæst slippe knappen over den sidste af de ønskede enheder. Ved højreklik over boksen fremkommer denne menu; Boksen Lektioner Boksen Lektioner finder du i hovedvinduet Dagsoversigt øverst i tredje række fra venstre. Her har du en oversigt over de lektioner, der er oprettet for aktuelle dato (dato valgt i boksen årsplan). En ny lektion kan oprettes på en af følgende tre måder... højreklik over boksen og vælg menupunktet Opret klik på knappen Opret ny enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed). Husk først at vælge Lektioner i boksen over knappen. tryk Insert på tastaturet For at få adgang til at redigere en eksisterende lektion skal du først markere denne (ved at klikke på den) og dernæst udføre én af følgende tre muligheder... højreklik over boksen og vælg menupunktet Rediger klik på knappen Rediger aktuelle enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed) dobbeltklik på enheden

177 SkolePlans layout 168 For at slette en eksisterende lektion skal du først markere denne og dernæst gøre én af følgende tre ting... højreklik over boksen og vælg menupunktet Slet klik på knappen Slet aktuelle enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed) tryk Delete på tastaturet Du kan markere flere enheder på én gang ved at klikke på den første enhed, holde knappen nede og trække musen ned efter og dernæst slippe knappen over den sidste af de ønskede enheder. Ved højreklik over boksen fremkommer denne menu; Boksen Aktiviteter Boksen Aktiviteter finder du i hovedvinduet Dagsoversigt nederst i tredje række fra venstre. Her har du en oversigt over de aktivitets-enheder, der er oprettet for aktuelle dato (dato valgt i boksen årsplan). En ny aktivitets-enhed kan oprettes på en af følgende tre måder... højreklik over boksen og vælg menupunktet Opret klik på knappen Opret ny enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed). Husk først at vælge Aktiviteter i boksen over knappen. tryk Insert på tastaturet For at få adgang til at redigere en eksisterende aktivitets-enhed skal du først markere denne (ved at klikke på den) og dernæst udføre én af følgende tre muligheder... højreklik over boksen og vælg menupunktet Rediger klik på knappen Rediger aktuelle enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed) dobbeltklik på enheden For at slette en eksisterende aktivitets-enhed skal du først markere denne og dernæst gøre én af følgende tre ting... højreklik over boksen og vælg menupunktet Slet klik på knappen Slet aktuelle enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed) tryk Delete på tastaturet

178 169 SkolePlan Du kan markere flere enheder på én gang ved at klikke på den første enhed, holde knappen nede og trække musen ned efter og dernæst slippe knappen over den sidste af de ønskede enheder. Ved højreklik over boksen fremkommer denne menu; Boksen Fravigelsesaftaler Boksen Fravigelsesaftaler finder du i hovedvinduet Dagsoversigt øverst i fjerde række fra venstre. Her har du en oversigt over de lektioner, der er oprettet for aktuelle dato (dato valgt i boksen årsplan). En ny fravigelsesaftale kan oprettes på en af følgende tre måder... højreklik over boksen og vælg menupunktet Opret klik på knappen Opret ny enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed). Husk først at vælge Fravigelsesaftaler i boksen over knappen. tryk Insert på tastaturet For at få adgang til at redigere en eksisterende fravigelsesaftale skal du først markere denne (ved at klikke på den) og dernæst udføre én af følgende tre muligheder... højreklik over boksen og vælg menupunktet Rediger klik på knappen Rediger aktuelle enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed) dobbeltklik på enheden For at slette en eksisterende fravigelsesaftale skal du først markere denne og dernæst gøre én af følgende tre ting... højreklik over boksen og vælg menupunktet Slet klik på knappen Slet aktuelle enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed) tryk Delete på tastaturet Du kan markere flere enheder på én gang ved at klikke på den første enhed, holde knappen nede og trække musen ned efter og dernæst slippe knappen over den sidste af de ønskede enheder. Ved højreklik over boksen fremkommer denne menu;

179 SkolePlans layout Boksen Reservationer Boksen Reservationer finder du i hovedvinduet Dagsoversigt nederst i fjerde række fra venstre. Her har du en oversigt over de reservationer, der er oprettet for aktuelle dato (dato valgt i boksen årsplan). For at redigere reservationer skal du højreklikke over boksen og vælge enten Lokationer eller Udstyr. Menupunktet Lokationer adgang til Lokationsreservationer, mens Udstyr giver adgang til udstyrsreservationer Boksen Fravær lærere Boksen Fravær lærere finder du i hovedvinduet Dagsoversigt øverst i rækken helt til højre. Her har du en oversigt over de fraværsregistreringer, der er oprettet for aktuelle dato (dato valgt i boksen årsplan). En ny fraværsregistrering kan oprettes på en af følgende tre måder... højreklik over boksen og vælg menupunktet Opret klik på knappen Opret ny enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed). Husk først at vælge Fravær lærere i boksen over knappen. tryk Insert på tastaturet For at få adgang til at redigere en eksisterende fraværsregistrering skal du først markere denne (ved at klikke på den) og dernæst udføre én af følgende tre muligheder... højreklik over boksen og vælg menupunktet Rediger klik på knappen Rediger aktuelle enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed) dobbeltklik på enheden For at slette en eksisterende fraværsregistrering skal du først markere denne og dernæst gøre én af følgende tre ting... højreklik over boksen og vælg menupunktet Slet klik på knappen Slet aktuelle enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed) tryk Delete på tastaturet

180 171 SkolePlan Du kan markere flere enheder på én gang ved at klikke på den første enhed, holde knappen nede og trække musen ned efter og dernæst slippe knappen over den sidste af de ønskede enheder. Ved højreklik over boksen fremkommer denne menu; Boksen Fravær elever Boksen Fravær elever finder du i hovedvinduet Dagsoversigt nederst i rækken helt til højre. Her har du en oversigt over de fraværsregistreringer, der er oprettet for aktuelle dato (dato valgt i boksen årsplan). En ny fraværsregistrering kan oprettes på en af følgende tre måder... højreklik over boksen og vælg menupunktet Opret klik på knappen Opret ny enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed). Husk først at vælge Fravær lærere i boksen over knappen. tryk Insert på tastaturet For at få adgang til at redigere en eksisterende fraværsregistrering skal du først markere denne (ved at klikke på den) og dernæst udføre én af følgende tre muligheder... højreklik over boksen og vælg menupunktet Rediger klik på knappen Rediger aktuelle enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed) dobbeltklik på enheden For at slette en eksisterende fraværsregistrering skal du først markere denne og dernæst gøre én af følgende tre ting... højreklik over boksen og vælg menupunktet Slet klik på knappen Slet aktuelle enhed i værktøjslinien (i gruppen Rediger enhed) tryk Delete på tastaturet Du kan markere flere enheder på én gang ved at klikke på den første enhed, holde knappen nede og trække musen ned efter og dernæst slippe knappen over den sidste af de ønskede enheder. Ved højreklik over boksen fremkommer denne menu;

181 SkolePlans layout Boksen Tidsregistreringer Enter topic text here Værkstøjslinien Dagsoversigt Værkstøjslinien Dagsoversigt er inddelt i en række grupper: Årsplandagtype, Tekst og farve, Rediger enhed, Juster program, Reservationer, Oversigter og Info Gruppen Årsplandagtype Øverst kan du vælge mellem alle årsplandagtyper. Ved klik på knappen Placer dagtype knytter du den ovenover valgte årsplandagtype til den dato, som aktuelt er valgt i boksen Årsplan. Ved klik på knappen Normal dag fjerner du den valgte årsplandagtype fra den dato, som aktuelt er valgt i boksen Årsplan Gruppen Tekst og farve Ved klik på knappen Kommentar får du mulighed for at knytte en kommentar til den aktuelle dato (valgte dato i boksen Årsplan). Ved klik på knappen Notat får du mulighed for at knytte et notat til den aktuelle dato. Ved klik på knappen Vælg farve får du mulighed for at knytte en farve til den aktuelle

182 173 SkolePlan dato Kommentar Ved klik på knappen Kommentar i gruppen Tekst og farve får du mulighed for at knytte en kommentar til den i boksen Årsplan valgte dato. Skriv kommentaren i feltet Kommentar og klik Gem Notat Ved klik på knappen Notat i gruppen Tekst og farve får du mulighed for at knytte et notat til den i boksen Årsplan valgte dato.

183 SkolePlans layout Vælg farve Ved klik på knappen Vælg farve i gruppen Tekst og farve får du mulighed for at knytte en farve til den i boksen Årsplan valgte dato.

184 175 SkolePlan Du klikker blot på den ønskede farve for at knytte denne til den aktuelle dato i boksen Årsplan. Vil du fjerne en farve fra aktuelle dato, klikker du ligeledes på Vælg farve og vælger Ingen farve øverst Gruppen Rediger enhed Øverst kan du vælge mellem Dagsoversigtens otte databokse: Dagsprogram, Tilsyn, Lektioner, Aktiviteter, Fravigelsesaftaler, Reservationer, Fravær lærere og Fravær elever. Ved klik på en af knapperne nedenunder gælder klikket den valgte databoks. I viste tilfælde vedrører et klik altså databoksen Dagsprogram. Ved klik på knappen Opret ny enhed får du mulighed for at oprette en ny enhed i forhold til aktuelle databoks. Ved klik på Slet aktuelle enhed får du mulighed for at slette den aktuelle enhed i valgte databoks.

185 SkolePlans layout 176 Ved klik på Rediger aktuelle enhed får du mulighed at redigere aktuelle enhed i valgte databoks. Ved klik på Opret ny enhed eller Rediger aktuelle enhed åbnes... redigeringsvinduet Dagsprogram, når boksen Dagsprogram er valgt redigeringsvinduet Tilsyn, når boksen Tilsyn er valgt redigeringsvinduet Lektion, når boksen Lektioner er valgt redigeringsvinduet Aktivitet, når boksen Aktiviteter er valgt redigeringsvinduet Fravigelsesaftal, når boksen Fravigelsesaftaler er valgt vinduet Reservationer, når boksen Reservationer er valgt redigeringsvinduet Fravær lærere, når boksen Fravær lærere er valgt henholdsvis vinduet til indberetning af elevfravær og redigeringsvinduet Fravær elever, når boksen Fravær elever er valgt Redigeringsvinduet Dagsprogram Hvis du vælger knappen Opret ny enhed eller Rediger aktuelle enhed med Dagsprogram som den aktuelle databoks, åbner redigeringsvinduet Dagsprogramenhed: Øverst angives aktiviteten, som vælges blandt alle Dagsprogramtyper oprettet under Grunddata. Under dette angives tidsrummet for aktiviteten i form af et start- og sluttidspunkt. Hvis aktiviteten strækker sig over hele dagen, afkrydses feltet Hele dagen. Når du er færdig med at angive aktivitet og tidsrum, klikker du på knappen Opret for at oprette den nye enhed. Er der tale om redigering af en eksisterende enhed, vil knappen hedde Gem i stedet, og de tilrettede angivelser vil blive gemt ved klik på denne knap. Ønsker du alligevel ikke at gemme dine ændringer, klikker du blot på knappen Fortryd Redigeringsvinduet Tilsyn Hvis du vælger knappen Opret ny enhed eller Rediger aktuelle enhed med Tilsyn som den aktuelle databoks, åbner redigeringsvinduet Tilsyn:

186 177 SkolePlan Øverst angives aktiviteten, som vælges blandt alle Tilsynstyper oprettet under Grunddata. Under dette angives tidsrummet for tilsynet i form af et start- og sluttidspunkt. Hvis tilsynet strækker sig over hele dagen, afkrydses feltet Hele dagen. Lærere, som ønskes knyttet til aktuelle tilsyn, trækkes fra boksen i venstre side til den store boks Planlagt. Vikarer trækkes til boksen Ikke planlagt. Når en lærer tilføjes i boksen Planlagt (eller Ikke planlagt), tildeles vedkommende tilsynstid svarende til tidsrummet, men du kan justere dette efter behov blot ved at skrive en anden tid i et af tidsfelterne for den pågældende lærer. Hvis der ikke ønskes beregnet pausetid i forhold til aktuelle tilsynsenhed, skrives et minustegn i feltet Pausetid. Er feltet tomt, eller der står et plus, indgår enheden i pausetidsberegning. Dersom der står et plus i feltet Syg, betyder det, at aktuelle lærer får normal tid for tilsynet, men vedkommende er fraværende på grund af sygdom (eller andet fravær, som udløser tid ifølge tjenesteplan). Det er muligt i liniens sidste felt at skrive en lille kommentar. Når du er færdig med at angive oplysninger for tilsynet, klikker du på knappen Opret for at oprette den nye enhed. Er der tale om redigering af en eksisterende enhed, vil knappen hedde Gem i stedet, og de tilrettede angivelser vil blive gemt ved klik på denne knap. Ønsker du alligevel ikke at gemme dine ændringer, klikker du blot på knappen Fortryd.

187 SkolePlans layout Redigeringsvinduet Lektion Hvis du vælger knappen Opret ny enhed eller Rediger aktuelle enhed med Lektioner som den aktuelle databoks, åbner redigeringsvinduet Lektion: Øverst angiver du tidsrummet for lektionen i form af et start- og sluttidspunkt. Under dette er en stor boks med plads til de hold, som ønskes indplaceret i lektionen. Til højre herfor er en mindre boks, som indeholder alle hold. De ønskede hold flyttes fra boksen til højre over i den store boks - enten ved klik på knappen Tilføj hold eller ved at trække holdet med musen. I den store boks kan holdene flyttes op eller ned ved klik på knapperne Flyt op og Flyt ned, og et hold kan helt fjernes igen ved at klikke på Fjern hold. Ved klik på knappen Rediger hold åbnes en lille dialog til angivelse af lærer(e) og lokation(er) for aktuelle hold i den store boks.

188 179 SkolePlan De(n) ønskede lærer(e) trækkes fra boksen yderst til højre til en af de to bokse i midten. Er der tale om normal planlagt lektion, trækkes læreren til den øverste af de to bokse, men er der derimod tale om en vikar, trækkes vedkommende til den nederste boks. Du knytter en lokation (undervisningslokale) til lektionen ved at trække den ønskede lektion hen til linien med den aktuelle lærer i midterste boks. Dersom der står et plus i feltet Syg, betyder det, at aktuelle lærer får normal tid for lektionen, men vedkommende er fraværende på grund af sygdom (eller andet fravær, som udløser tid ifølge tjenesteplan). Ved klik på Gem eller Fortryd vender du tilbage til redigeringsvinduet Lektion - vælger du Gem, opdateres holdet i lektionen med angivne lærer(e) og lokation(er). Når du er færdig med at angive lektionens tidsrum og hold, klikker du på knappen Opret for at oprette den nye lektion. Er der tale om redigering af en eksisterende lektion, vil knappen hedde Gem i stedet, og de tilrettede angivelser vil blive gemt ved klik på denne knap. Ønsker du alligevel ikke at gemme dine ændringer, klikker du blot på knappen Fortryd Redigeringsvinduet Aktivitet Hvis du vælger knappen Opret ny enhed eller Rediger aktuelle enhed med Aktiviteter som den aktuelle databoks, åbner redigeringsvinduet Aktivitet:

189 SkolePlans layout 180 Øverst angives aktiviteten, som vælges blandt alle Aktivitetstyper oprettet under Grunddata. Under dette angives tidsrummet for aktiviteten i form af et start- og sluttidspunkt. Hvis aktiviteten strækker sig over hele dagen, afkrydses feltet Hele dagen. Lærere, som ønskes knyttet til aktuelle aktivitet, trækkes fra boksen i venstre side til den store boks Planlagt. Vikarer trækkes til boksen Ikke planlagt. Når en lærer tilføjes i boksen Planlagt (eller Ikke planlagt), tildeles vedkommende anden tid svarende til tidsrummet, men du kan justere dette efter behov blot ved at skrive en anden tid i et af tidsfelterne for den pågældende lærer. Hvis der ikke ønskes beregnet pausetid i forhold til aktuelle aktivitetsenhed, skrives et minustegn i feltet Pausetid. Er feltet tomt, eller der står et plus, indgår enheden i pausetidsberegning. Dersom der står et plus i feltet Syg, betyder det, at aktuelle lærer får normal tid for aktiviteten, men vedkommende er fraværende på grund af sygdom (eller andet fravær, som udløser tid ifølge tjenesteplan). Det er muligt i liniens sidste felt at skrive en lille kommentar. Når du er færdig med at angive oplysninger for aktiviteten, klikker du på knappen Opret for at oprette den nye enhed. Er der tale om redigering af en eksisterende enhed, vil knappen hedde Gem i stedet, og de tilrettede angivelser vil blive gemt ved klik på denne knap. Ønsker du alligevel ikke at gemme dine ændringer, klikker du blot på knappen Fortryd.

190 181 SkolePlan Redigeringsvinduet Fravigelsesaftale Hvis du vælger knappen Opret ny enhed eller Rediger aktuelle enhed med Fravigelsesaftaler som den aktuelle databoks, åbner redigeringsvinduet Fravigelsesaftale: Øverst angives emnet, som vælges blandt alle Fravigelsesaftaler oprettet under Årsdata. Under dette vælges den lærer, som aftalen gælder. Herunder angives tidsrummet for denne delaftale i form af et start- og sluttidspunkt. Hvis aktiviteten strækker sig over hele dagen, afkrydses feltet Hele dagen. Så angives den arbejdstid, som delaftalen udløser fordelt på U-tid, Tilsyn og Andet. Hvis der ikke ønskes beregnet pausetid i forhold til aktuelle aftaleenhed, afkrydses feltet Medtag ikke i beregning af pausetid. Når du er færdig med at angive oplysninger for aftalen, klikker du på knappen Opret for at oprette den nye enhed. Er der tale om redigering af en eksisterende enhed, vil knappen hedde Gem i stedet, og de tilrettede angivelser vil blive gemt ved klik på denne knap. Ønsker du alligevel ikke at gemme dine ændringer, klikker du blot på knappen Fortryd Redigeringsvinduet Fravær for lærer Hvis du vælger knappen Opret ny enhed eller Rediger aktuelle enhed med Fravær lærere som den aktuelle databoks, åbner redigeringsvinduet Fravær:

191 SkolePlans layout 182 Øverst vælges den lærer, som fraværet gælder, og umiddelbart nedenunder angives den fraværstype, der er tale om. Dernæst angives det tidsrum, som fraværet gælder. Er det hele dagen, afkrydses feltet Hele dagen. Nederst er der mulighed for at angive en vikar til de henholdsvis lektioner, tilsyn, aktiviteter og fravigelsesaftaler, som aktuelle lærer har den pågældende dag. Vælges en lærer i feltet Vikar til lektioner, vil lade vedkommende overtage de lektioner, som den fraværende lærer har i det angivne tidsrum (medmindre vedkommende har andre arbejdsaktiviteter samtidig). Når fraværsoplysningerne er angivet, klikker du på knappen Opret for at oprette fraværsregistreringen. Er der tale om redigering af en eksisterende enhed, vil knappen hedde Gem i stedet, og de tilrettede angivelser vil blive gemt ved klik på denne knap Indberet Fravær for elever Hvis du vælger knappen Opret ny enhed med Fravær elever som den aktuelle databoks, åbner vinduet Indberet elevfravær:

192 183 SkolePlan Øverst angives det tidsrum, som fraværet gælder. Er det hele dagen, afkrydses feltet Hele dagen. I feltet Fravær vælges den type fravær, det drejer sig om. Herunder kan du fremsøge elever. Angives et elevnummer i feltet Elevnr., vises eleven med dette elevnummer. Skrives et navn i feltet Fornavn, vises alle de elever, som hedder det angivne til fornavn, og tilsvarende gælder for feltet Efternavn. Ved at afkrydse f.eks. 10 under Klasse vises kun elever fra 10. klasse. Ligeledes kan du begrænse søgningen til enten piger eller drenge. Hvis du vil nulstille søgekriterierne, klikker du på knappen Tøm. Når den ønskede elev er markeret i boksen nederst, klikker du på knappen Indberet fravær for valgte elev. Derved registreres fraværet for valgte elev, og eleven vises i den store boks til højre. Når alle relevante elever er indberettet, afslutter du indberetningen med klik på Luk Redigeringsvinduet Fravær for elev Hvis du vælger knappen Rediger aktuelle enhed med Fravær elever som den aktuelle databoks, åbner redigeringsvinduet Elevfravær:

193 SkolePlans layout 184 Valgte elev kan ikke ændres - derfor er feltet Elev låst for redigering. Derimod kan du ændre typen af fravær, såvel som tidsrummet for fraværet. Endvidere er det muligt nederst at skrive en lille kommentar til fraværsregistreringen. Når du har foretaget de ønskede justeringer af fraværsregistreringen, klikker du på knappen Gem for at gemme ændringerne Gruppen Juster program I gruppen Juster Program kan du justere Standardskemaet for hver af ugens dage, så det kommer til at indeholde de faktiske dagsprogrammer, lektioner, aktiviteter og tilsyn. Justeringen forudsætter, at du forinden har oprettet standard ugeprogram. Justeringen foregår automatisk i program: via fanebladet Dagsoversigt i gruppen Juster Ved klik på knappen Juster dagens program åbner vinduet Opret dagsprogram, hvor du indsætter det faktiske indhold i skemaet. Byt dagens Det er muligt at ombytte dagens program for to dage. program Markér først den ene af de to dage (i boksen Årsplan), og klik på knappen Byt dagens program. Markér dernæst den anden dag og klik på knappen Indsæt dagens program. Kopier Det er muligt at kopiere dagens program fra en dag til en anden. dagens program Markér først den dag, som du vil kopiere fra, og klik på knappen Kopier dagens program. Markér dernæst den anden dag og klik på knappen Indsæt dagens program. Klip dagens Det er muligt at klippe dagens program fra en dag til en anden, hvilket er program det samme som at kopiere - med den forskel, at programmet slettes fra

194 185 SkolePlan den dag, det er kopieret fra. Markér først den dag, som du vil kopiere fra, og klik på knappen Klip dagens program. Markér dernæst den anden dag og klik på knappen Indsæt dagens program. Indsæt Denne knap anvendes efter brug af knapperne Byt dagens program, dagens Kopier dagens program og Klip dagens program, som beskrevet program ovenfor. Slet dagens Det er muligt at slette hele dagens program for en given dag. program Markér først den dag, hvor du slette programmet, og klik på knappen Slet dagens program. Knapperne D (dagsprogram), L (lektion), T (tilsyn) og A (aktiviteter) kan vælges til og fra. Funktionerne byt, kopier, klip og slet gælder kun de enheder, hvor den tilsvarende knap er tilvalgt (orange) Justér dagens program Ved klik på knappen Juster dagens program bliver du først opfordret til at tage en backup af aktuelle data, da gennemførelse af denne funktion betyder en markant ændring i databasen. Har du netop manuelt taget en backup, kan du godt svare Nej, ellers anbefales det at svare Ja: Derpå åbner vinduet Opret dagens program, hvor du kan indsætte de faktiske dagsprogrammer, lektioner, aktiviteter og tilsyn til standard ugeprogrammet:

195 SkolePlans layout 186 Du vælger hvilke typer af enheder, der skal indsættes i skema. De enheder, som er valgt, "lyser" med en orange farve. Fravælges en enhed, forsvinder den orange farve fra feltet. Du vælger en periode inden for skoleåret. Du vælger at indsætte kun på ledige pladser eller at erstatte eksisterende enheder. Du vælger at indsætte enhederne i et program som det oprettede standard ugeprogram eller som en allerede eksisterende uge i skoleåret. Du vælger om enhederne også skal indsættes i ikke-normale dage i den valgte periode. Justering af dagens program er en temmelig markant funktion, som kan slette alle evt. eksisterende data for periodens dage, så overvej dine valg og benyt dig evt. af muligheden for at trykke: Fortryd. Ellers klikker du på knappen Opret, bliver bedt om en bekræftelse og svarer Ja: indsætter nu de faktiske dagsprogrammer, lektioner, aktiviteter og tilsyn ud fra dine angivelser i grundoplysninger og standard uge. På fanebladet Dagsoversigt i hovedvinduet Dagsoversigt kan du se resultatet ud for dagene i den valgte periode.

196 187 SkolePlan Gruppen Reservationer Ved klik på knappen Lokationer åbnes vinduet Reservationer med udgangspunkt i Lokationer. Ved klik på knappen Udstyr åbnes vinduet Reservationer med udgangspunkt i Udstyr Gruppen Oversigter Her er det muligt at få vist eller udskrevet forskellige oversigter. Yderst til venstre angiver du, om overssigten skal gælde aktuelle dag eller aktuelle uge. Ved klik på knappen Dagsprogram får du vist alle enheder fra boksen Dagsprogram. Ved klik på knappen Samlet program får du vist alle lektioner, tilsyn og aktiviteter for aktuelle dag/uge. Ved klik på knappen Aktiveringsgrad får du vist en graf, som viser hvor stor en procentdel af lærere og elever, som er engageret i dagens lektioner. Ved klik på knappen Aktiviteter får du vist alle enheder fra boksen Aktiviteter. Ved klik på knappen Tilsyn får du vist alle enheder fra boksen Tilsyn. Ved klik på knappen Fraværende får du vist en liste med alt fravær for aktuelle dag/uge Gruppen Info Ved klik på knappen Dagbog åbnes vinduet Dagbog. Ved klik på knappen Beskeder åbnes vinduet Beskeder

197 SkolePlans layout Vinduet Reservationer Hvis du vælger knappen Lokationer eller Udstyr i gruppen Reservationer, åbnes vinduet Reservationer. Her er det muligt at lave reservationer af lokationer (lokaler) og udstyr. Øverst til venstre vælger du den uge, som du vil se eller redigere. Datofeltet nedenunder afspejler datoen svarende til valgte ugedag i kalenderoversigten. Til højre for dette vælger du, om der er tale om reservation af lokationer eller udstyr, og i boksen lige til højre for dette vælges den lokation/det udstyr, som du ønsker at se reservationer for. I kalenderoversigten vises alle reservationer for den aktuelle enhed (lokation/udstyr), og for lokationer vises endvidere alle lektioner, som foregår i aktuelle lokation. Du opretter en ny reservation ved at markere det ønskede tidsrum og dernæst klikke på knappen Opret.

198 189 SkolePlan Den person, som er logget ind i, vil være forvalgt, men du kan angive en anden person (dersom du har rettighed til det). Ellers er det blot at skrive en eventuel kommentar og så klikke Opret for at gemme reservationen. Hvis du vil slette en reservation, klikker du først på selve reservationen og dernæst på knappen Slet. Ved at dobbeltklikke på en reservation (eller klik en enkelt gang efterfulgt af klik på knappen Rediger) åbnes det tilhørende redigeringsvindue for reservationen (svarende til oprettelse), hvor du kan ændre reservationen. Det er også muligt at trække en reservation til et andet ledigt sted i kalenderen ved at "tage fat" ude i kanten af reservationen, ligesom tidsrummet kan justeres ved at trække i reservationsboksens øverste eller nederste kant Opret reservation Du opretter en ny reservation ved at markere det ønskede tidsrum i kalenderoversigten og dernæst klikke på knappen Opret. Den person, som er logget ind i, vil være forvalgt, men du kan angive en anden person (dersom du har fuld redigeringsrettighed til reservationer). Ellers er det blot at skrive en eventuel kommentar og så klikke Opret for at gemme reservationen.

199 SkolePlans layout Slet reservation Hvis du vil slette en reservation, klikker du først på selve reservationen og dernæst på knappen Slet. Du kan kun slette egne reservationer, medmindre du har fuld redigeringsrettighed til reservationer Rediger reservation Ved at dobbeltklikke på en reservation (eller klik en enkelt gang efterfulgt af klik på knappen Rediger) åbnes det tilhørende redigeringsvindue for reservationen (svarende til oprettelse), hvor du kan ændre reservationen. Det er også muligt at trække en reservation til et andet ledigt sted i kalenderen ved at "tage fat" ude i kanten af reservationen, ligesom tidsrummet kan justeres ved at trække i reservationsboksens øverste eller nederste kant. Du kan kun redigere egne reservationer, medmindre du har fuld redigeringsrettighed til reservationer Vinduet Dagbog Via knappen Dagbog i gruppen Info (fanebladet Dagsoversigt) får du adgang til dagbogen, hvor du og dine kollegaer kan skrive interne beskeder om eleverne: Ved åbning af dagbogen er aktuelle dato altid valgt, så du umiddelbart kan se de aktuelle beskeder, men du kan øverst til venstre vælge at se beskeder for en anden dag. Du kan

200 191 SkolePlan enten vælge en dato med datovælgeren eller gå en dag tilbage med knappen <- og en dag frem med knappen ->. Når der findes beskeder for den aktuelle dag, fremkommer flere knapper. Udover at se beskederne kan du oprette, fortsætte, slette, redigere og udskrive beskeder. Når du er færdig med at se dagbogen, klikker du blot på knappen Luk Opret dagbogbesked For at oprette en dagbogbesked klikker du på knappen Opret besked. Øverst skrives beskedens titel (overskrift) og derunder selve beskeden. Nederst kan du fremsøge elever (tilsvarende ved elevfravær), og de elever, som beskeden vedrører flyttes til boksen i højre side ved at klikke på knappen ->. Får du flyttet en forkert elev ud i højre side, kan du fjerne vedkommende igen ved klik på knappen <-. Når du er færdig med din besked, klikker du på knappen Gem. Tidspunkt og navn på den lærer, som opretter beskeden, registrerer automatisk.

201 SkolePlans layout Fortsæt dagbogbesked Hvis du vil knytte en ny besked til en eksisterende besked (i stedet for at oprette en ny selvstændig besked), vælger du knappen Fortsæt i stedet for Opret besked. Fremgangsmåden er fuldstændig den samme som ved oprettelse af ny dagbogbesked, men bagved sker en automatisk sammenkædning af den aktuelle besked og den nye besked. Beskederne sættes i samme serie. Efter fortsættelse af en besked vil du i selve dagbogen kunne få vist beskeder i samme serie. Udpeg en af disse beskeder og klik på knappen Vis serie. Herved forsvinder datovælgeren, og i stedet for at vise beskeder for en bestemt dato vises nu alle beskeder i samme serie. I viste tilfælde er der oprettet en besked 23/8 kl. 7:50, som er fortsat 24/8 kl. 8:00. Når du atter ønsker at se beskeder pr. dato, klikker du igen på knappen Vis serie Slet dagbogbesked Hvis du vil slette en dagbogbesked, udpeger du først denne (vælger fanebladet for beskeden) og klikker på knappen Slet besked. Du kan kun slette egne beskeder, medmindre du har fuld redigeringsrettighed til System Rediger dagbogbesked Hvis du vil redigere en dagbogbesked, udpeger du først denne (vælger fanebladet for beskeden) og klikker på knappen Rediger besked.

202 193 SkolePlan Du kan kun redigere egne beskeder, medmindre du har fuld redigeringsrettighed til System Udskriv dagbog Ved at klikke på knappen Udskriv kan du få udskrevet de aktuelt viste beskeder - uanset om det er pr. dato eller en serie. Hvis du klikker på en elev ude i højre side, vil du få mulighed for at udskrive alle beskeder, som vedrører denne elev Vinduet Beskeder Via knappen Beskeder i gruppen Info (fanebladet Dagsoversigt) får du adgang til vinduet Beskeder, hvor du kan se aktuelle beskeder. Denne funktion er særligt tænkt med henblik på den webbaserede adgang til kan også bruges i windowsversionen til interne beskeder., men Ud over at se aktuelle beskeder, kan du oprette, slette og redigere beskeder.

203 SkolePlans layout Opret besked For at oprette en besked klikker du på knappen Opret besked. Øverst skrives beskedens titel (overskrift) og derunder selve beskeden. For neden angiver du det tidsrum, hvor beskeden skal være synlig, og om beskeden skal kunne ses af personale og/eller elever Slet besked Hvis du vil slette en besked, udpeger du først denne (klikker på den) og klikker på knappen Slet besked.

204 195 SkolePlan Du kan kun slette egne beskeder, medmindre du har fuld redigeringsrettighed til System Rediger besked Hvis du vil redigere en besked, udpeger du først denne (klikker på den) og klikker på knappen Rediger besked.

205 SkolePlans layout 196 Du kan kun redigere egne beskeder, medmindre du har fuld redigeringsrettighed til System Årsoversigt Via fanebladet Årsoversigt er der adgang til hovedvinduet Årsoversigt og den tilhørende værktøjslinie.

206 197 SkolePlan Se også fanebladene Dagsoversigt, Elevadminstration, Planlægning, Skema, Arbejdstid, Opgørelser Hovedvinduet Årsoversigt I hovedvinduet Årsoversigt har du tre hovedvisninger: Årsplan, Ferieplan og Tilsynsplan. Du skifter mellem de tre visninger ved at klikke på de tre felter Årsplan, Ferieplan og

207 SkolePlans layout 198 Tilsynsplan øverst. Til venstre herfor er en datovælger, som bruges til at udpege en bestemt dato i den store boks med alle skoleårets datoer. Du kan også vælge en dato blot ved at klikke på linien ud for den ønskede dato. Bemærk at de to felter yderst til venstre ikke er klikbare Visningen Årsplan Når visningen Årsplan er valgt i Årsoversigten, ser vinduet nogenlunde således ud: I kolonne tre vises, om aktuelle dato er en normal dag, en ikke-normal dag eller en dag med intet program. Dette felt kan ikke ændres direkte, men følger den tilknyttede årsplandagtype i kolonne to. I kolonne fire vises nummer for den tilhørende planlægningsperiode, og i de følgende kolonner vises henholdsvis planlægningsuge og ugedag. Ved valg af Juster dagens program i Dagsoversigten vil der til aktuelle dato blive knyttet planlægningsprogrammet (standard programmet) for den angivne periode, uge og ugedag. I det store felt KOMMENTAR kan der skrives en kommentar til aktuelle dato. Dette svarer til knappen Kommentar i gruppen Tekst og farve Visningen Ferieplan Når visningen Ferieplan er valgt i Årsoversigten, ser vinduet nogenlunde således ud:

208 199 SkolePlan Visningen Tilsynsplan Når visningen Tilsynsplan er valgt i Årsoversigten, ser vinduet nogenlunde således ud: Afkrydses feltet Vis "nr. i plan"=0, vil samtlige tilsynstyper blive vist, og ellers vises kun de tilsynstyper, som har fået angivet et nummer større end nul Visningen Mødeplan Når visningen Mødeplan er valgt i Årsoversigten, ser vinduet nogenlunde således ud:

209 SkolePlans layout Værktøjslinien Årsoversigt Værkstøjslinien Årsoversigt er inddelt i en række grupper: Årsplandagtype, Tekst og farve, Notater, Rediger, Helligdag/ferie, Tilsyn, Tilsynsnummer og Oversigter. Grupperne Årsplandagtype og Tekst og farve svarer til de tilsvarende grupper i værktøjslinien Dagsoversigt Gruppen Årsplandagtype Øverst kan du vælge mellem alle årsplandagtyper. Ved klik på knappen Placer dagtype knytter du den ovenover valgte årsplandagtype til den dato, som aktuelt er valgt i boksen Årsplan. Ved klik på knappen Normal dag knytter du fjerner du den valgte årsplandagtype for den dato, som aktuelt er valgt i boksen Årsplan.

210 201 SkolePlan Denne gruppe svarer fuldstændig til den tilsvarende gruppe i værktøjslinien Dagsoversigt Gruppen Tekst og farve Ved klik på knappen Kommentar får du mulighed for at knytte en kommentar til den aktuelle dato (valgte dato i boksen Årsplan). Ved klik på knappen Notat får du mulighed for at knytte et notat til den aktuelle dato. Ved klik på knappen Vælg farve får du mulighed for at knytte en farve til den aktuelle dato. Denne gruppe svarer fuldstændig til den tilsvarende gruppe i værktøjslinien Dagsoversigt Kommentar Ved klik på knappen Kommentar i gruppen Tekst og farve får du mulighed for at knytte en kommentar til den i boksen Årsplan valgte dato. Skriv kommentaren i feltet Kommentar og klik Gem Notat Ved klik på knappen Notat i gruppen Tekst og farve får du mulighed for at knytte et notat til den i boksen Årsplan valgte dato.

211 SkolePlans layout 202 Her kan du skrive dit notat, som du normalt vil skrive et dokument i Word. Når du vil gemme, vælger du menuen Fil helt oppe til venstre og dernæst menupunktet Gem:

212 203 SkolePlan Hvis du er færdig med at skrive dit notat, kan du vælge menupunktet Gem og Luk, som gemmer og afslutter Word for at vende tilbage til Vælg farve Ved klik på knappen Vælg farve i gruppen Tekst og farve får du mulighed for at knytte en farve til den i boksen Årsplan valgte dato. Du klikker blot på den ønskede farve for at knytte denne til den aktuelle dato i boksen Årsplan. Vil du fjerne en farve fra aktuelle dato, klikker du ligeledes på Vælg farve og vælger Ingen farve øverst Gruppen Notater Ved klik på knappen Notater får du mulighed for at skrive et notat om skoleåret. Ved klik på knappen Arbejdsåret ugevis får du mulighed for at skrive et notat om skoleåret ugevis Notater Ved klik på knappen Notater i gruppen Notater får du mulighed for at skrive et notat for skoleåret.

213 SkolePlans layout 204 Her kan du skrive dit notat, som du normalt vil skrive et dokument i Word. Når du vil gemme, vælger du menuen Fil helt oppe til venstre og dernæst menupunktet Gem:

214 205 SkolePlan Hvis du er færdig med at skrive dit notat, kan du vælge menupunktet Gem og Luk, som gemmer og afslutter Word for at vende tilbage til Arbejdsåret ugevis Ved klik på knappen Arbejdsåret ugevis i gruppen Notater får du mulighed for at skrive et notat for skoleåret inddelt efter uger.

215 SkolePlans layout 206 Her kan du skrive dit notat, som du normalt vil skrive et dokument i Word. Når du vil gemme, vælger du menuen Fil helt oppe til venstre og dernæst menupunktet Gem:

216 207 SkolePlan Hvis du er færdig med at skrive dit notat, kan du vælge menupunktet Gem og Luk, som gemmer og afslutter Word for at vende tilbage til Gruppen Rediger Ved klik på knappen Slet får du mulighed for at slette aktuelle enhed(er). Ved klik på knappen Juster tid får du mulighed for at justere arbejdstiden for aktuelle enhed(er) Slet Når du har markeret én eller flere fraværsregistreringer eller tilsynsenheder i Årsoversigten, kan du slette disse ved at klikke på knappen Slet i gruppen Rediger. For det tilfælde, at du skulle komme til at gøre det ved en fejl, udføres sletning først efter positivt svar på denne dialog: Juster tid Når du har markeret flere fraværsregistreringer eller tilsynsenheder i Årsoversigten, kan du justere arbejdstiden fælles for disse enheder ved at klikke på knappen Juster tid i gruppen Rediger.

217 SkolePlans layout 208 Angiv den ønskede tid og klik Gem Gruppen Helligdag/ferie Ved klik på knappen Auto helligdage får du mulighed for at oprette alle helligdagsregistreringer. Ved klik på knappen Auto ferie får du mulighed for at oprette ferieregistreringer. Denne gruppe er kun aktiv, når visningen Ferieplan er valgt Auto helligdage Ved klik på knappen Auto helligdage i gruppen Helligdag/ferie får du mulighed for at oprette helligdagsregistreringer for alle medarbejdere. Svarer du Ja til denne dialog, vil eventuelle eksisterende helligdagsregistreringer blive slettet og nye oprettet. Der oprettes kun helligdagsregistreringer til personale, som er fast ansat på det pågældende tidspunkt, og som ikke er registreret med arbejde på helligdagen. Der tildeles 7,4 timers arbejdstid for medarbejdere med en ansættelsesgrad på 100%. Er ansættelsesgraden en anden, justeres arbejdstiden for helligdagsregistreringer i forhold til dette Auto ferie Ved klik på knappen Auto ferie i gruppen Helligdag/ferie får du mulighed for at oprette ferieregistreringer for alle medarbejdere. Virkningen af denne knap afhænger af, om der forud er markeret flere datoer i den store boks nedenunder eller ej. Er der kun markeret én linie, opfattes dette som ingen markering, og fremkomme med dette spørgsmål: vil

218 209 SkolePlan Svarer du Ja til denne dialog, vil alle eksisterende ferieregistreringer gennem hele skoleåret blive slettet og nye oprettet efter overenskomstens foreskrifter. Der oprettes kun ferieregistreringer til personale, som er fast ansat på det pågældende tidspunkt. Der tildeles 7,4 timers arbejdstid for medarbejdere med en ansættelsesgrad på 100%. Er ansættelsesgraden en anden, justeres arbejdstiden for helligdagsregistreringer i forhold til dette. Er der markeret mere end én linie, vil fremkomme med dette spørgsmål: Svarer du Ja til denne dialog, vil alle eksisterende ferieregistreringer på de markerede dage blive slettet og nye oprettet på de markerede hverdage. Du kan således godt markere flere sammenhængende uger på en gang uden at der oprettes ferie på lørdage og søndage. Svarer du Nej, vil du blive spurgt om oprettelse af standardferie som ved klik på Auto ferie uden flere dage markeret Gruppen Tilsyn Øverste knap er til at fremsøge tilsyn enten uden medarbejder (ubesat) eller med bestemt medarbejder. Knappen Tilsynsforkortelser giver adgang til en oversigt over alle tilsynsforkortelser. Nederste venstre knap er til at kopiere tilsyn, mens nederste højre knap er til at indsætte det kopierede tilsyn. Denne gruppe er kun aktiv, når visningen Tilsynsplan er valgt.

219 SkolePlans layout Find tilsyn Ved klik på den øverste knap i gruppen Tilsyn får du mulighed for at fremsøge tilsyn på baggrund af en medarbejder. Klikkes yderst til højre på knappen, fremkommer en liste med initialer på alle medarbejdere. Ved valg af en af disse initialer, markeres herefter førstkommende tilsyn, hvor aktuelle medarbejder er påsat. Klikkes et vilkårligt sted på knappen bortset fra yderst til højre, markeres næste tilsyn med valgte medarbejder. Det er også muligt at taste F3 for samme funktion. Udover initialerne er der øverst muligt at vælge ubesat. Ved valg af ubesat markeres førstkommende tilsyn, hvor der mangler at blive påsat en lærer Tilsynsforkortelser Ved klik på knappen Tilsynsforkortelser vises en oversigt over alle tilsynsforkortelser sammen med tilsynstypens fulde navn. Ved klik på knappen Udskrift åbnes udskrifts dialogen for udskrift af listen.

220 211 SkolePlan Kopier tilsyn Ved klik på nederste venstre knap i gruppen Tilsyn kopierer du alle markerede tilsynsenheder. Disse kan indsættes et andet sted ved klik på knappen nederst til højre i samme gruppe Gruppen Tilsynsnummer Denne gruppe er kun aktiv, når visningen Tilsynsplan er valgt. Når knappen Vis tilsynssummer er aktiv (orange), vises summeringsvinduet for de enkelte tilsynstyper nederst, og ellers skjules det. Hvis du vælger en navngiven medarbejder i den midterste boks, vil tilsynsplanen kun vise tilsyn med denne medarbejder. Hvis du vælger knappen Alle lærere ser du igen alle tilsyn Gruppen Mødeplan Øverst er tre knapper til henholdsvis oprettelse, sletning og redigering af mødetid. Derunder er det muligt at vælge visning for en enkelt lærer.

221 SkolePlans layout Opret mødetid Angiv fast mødetid Der oprettes mødetid præcist som angivet i Start og Slut. Angiv fast mødetid, men juster i forhold til skema Alle får oprettet mødetid i det angivne tidsrum, men er der skemaaktivitet udenfor dette tidsrum, inkluderes disse i mødetiden. Vælg mødetid efter skema Alle får oprettet mødetid ud fra det aktuelle skema, så alle skemaaktiviteter inkluderes i mødetiden. Har en lærer ikke skemaaktivitet den pågældende dag, oprettes ikke mødetid Slet mødetid Når du markerer en mødetid (eller flere mødetider) og klikker Slet, mødes du af dette spørgsmål: Svarer du ja, vil den valgte mødetid blive slettet. Sættes flueben i feltet Slet evt. berørte dagplanenheder forud for dit ja, vil alle skemaenheder indenfor den berørte mødetid også blive slettet.

222 213 SkolePlan Rediger mødetid Når du markerer en mødetid og klikker Rediger, præsenteres du for denne dialog: Her kan du ændre tidsrummet for mødetiden. Ved klik på Vis skemaenheder i og omkring angivne mødetid får du vist de skemaenheder, som er i skemaet i og omkring det angivne tidsrum:

223 SkolePlans layout Udpeg lærer Ved at markere en lærer i boksen under de tre redigeringsknapper skifter visningen, så kun denne ene lærers mødetid vises: Ved klik på Alle lærere skifter visningen tilbage til normal visning med alle lærere Gruppen Oversigter Ved klik på knappen Fælles, Lærere eller Elever åbnes Udskrifts dialogen til udskrivningen af årsplan - henholdsvis fælles årsplan, årsplan for lærere og årspla for elever. Ved valg af Statistik åbnes en oversigt over alle årsplandagtyper med angivelse af antal gange de enkelte typer forekommer i skoleåret - fordelt på ugedage.

224 215 SkolePlan De to knapper Samlet tilsyn og Tilsyn ugeliste er kun aktive, når Tilsynsplan er hovedvisning. Ved valg af Samlet tilsyn kan du overføre den samlede oversigt til f.eks. Excel via Udskrifts dialogen. Ved valg af Tilsyns ugeliste skal du først angive de tilsynstyper, som du ønsker i din ugeliste: De ønskede typer trækkes fra venstre boks til højre, hvorefter du klikker Vælg. Herefter fremkommer en liste over skoleårets uger, hvor der for hver ugedag i de enkelte uger er

225 SkolePlans layout 216 vist de lærere, som er involveret i angivne tilsynstyper den aktuelle dag. Er der ikke nogen lærere en given dato, vises i stedet dagens eventuelle årsplandagtype Elevadminstration Via fanebladet Elevadministration er der adgang til hovedvinduet Elevadministration og den tilhørende værktøjslinie. Se også fanebladene Dagsoversigt, Årsoversigt, Planlægning, Skema, Arbejdstid og Opgørelser Hovedvinduet Elevadministration I hovedvinduet Elevadministration finder du en liste over alle skoleårets elever (til venstre) og en visning af kontaktoplysninger (til højre) for den elev, som aktuelt er valgt i listen.

226 217 SkolePlan Elevlisten I elevlisten vises skoleårets elever. I gruppen Elever i værktøjslinien kan der skiftes mellem en visning af potentielle, aktive eller udmeldte elever. Potentielle elever er elever, som endnu ikke er endelig tilmeldt skoleåret. I toppen af listen ses feltoverskrifterne. Da enkelte felter er smalle, kan hele feltoverskriften ikke ses i disse felter. Første felt er således Skoleår, men der kan kun ses "Skole". De viste felters fulde navn er således fra venstre mod højre: Skoleår, Elevnummer, Fornavn, Efternavn, Køn, Fødselsdag, Klasse, Bogstav, Kontaktgruppe og Værelse. Ved at klikke på en feltoverskrift gør du dette felt til det aktive sorteringsfelt. I viste eksempel sorteres eleverne altså efter elevnummer. Den lille trekant i slutningen af feltoverskriften viser, at eleverne sorteres i stigende rækkefølge. I viste eksempel vises eleverne således kronologisk fra elevnummer et til højeste elevnummer. Klikkes en gang mere på samme feltoverskrift vendes trekanten om, og listen sorteres nu i modsat rækkefølge - fra højeste til laveste elevnummer. Over det aktive felt er en indtastningsboks. Ved indtastning i denne boks vil fremsøge førstkommende elev, som matcher det indtastede. Er eleverne sorteret efter fornavn, vil indtastning af et h i denne boks bevirke, at programmet markerer den første elev, hvis fornavn starter med H (eller større bogstav). Da ikke alle elevoplysninger kan vises i listen, vises listens aktuelle elev i boksen til højre

227 SkolePlans layout 218 med kontaktoplysninger Kontaktoplysninger Ved klik på en elev i elevlisten vises denne elevs kontaktoplysninger i boksen til højre i hovedvinduet Elevadministration. Ved klik på Forældre / kontaktpersoner vises i stedet aktuelle oplysninger om aktuelle elevs forældre (eller kontaktpersoner),

228 SkolePlan Værktøjslinien Elevadministration Værkstøjslinien Elevadministration er inddelt i en række grupper: Elever, Værelser / grupper, Prøver / Karakterer, Fag / fagønsker, Elevliste, Fravær og Udpeg Gruppen Elever Med Dropdownboksen øverst i gruppen vælger du, om elevlisten skal vise potentielle, aktive eller udmeldte elever: Ved klik på knappen åbnes redigeringsvinduet for elever til oprettelse af ny elev. Der kan ikke oprettes udmeldte elever. Ved klik på knappen slettes aktuelle elev i elevlisten. Slettes potentiel eller udmeldt elev, fjernes vedkommende fuldstændig, men slettes aktiv elev, overføres vedkommende til udmeldte elever. Ved klik på knappen åbnes redigeringsvinduet for elever til redigering af oplysninger for aktuelle elev i elevlisten Oplysninger om elev Vinduet (dialogen) Oplysninger om elev indeholder en boks til venstre med elevoplysninger og en række faneblade: Elev, Kontakt, Sagsbehandler, Fag, Prøver, Udtalelser, Dagbog og Fravær.

229 SkolePlans layout 220 Ved nyoprettelse klikkes på knappen Opret for at oprette en elev med de angivne oplysninger. Ved redigering af en eksisterende elev hedder knappen i stedet Gem. For at kunne elevoplysninger skal som minimum elevnummer og person (Hent person) være angivet. Under fanebladet Elev skal du knytte en person til det aktuelle elevnummer.

230 221 SkolePlan Klik på knappen Hent person for at åbne grunddatavinduet med Personer. Her udpeger du den ønskede person eller opretter en ny, hvis vedkommende endnu ikke er oprettet (dette er nærmere beskrevet i Grunddata Personer). Når den ønskede person er udpeget (markeret), klikker du på knappen Vælg. Nu knyttes denne person til aktuelle elevnummer, og kontaktoplysninger for personen kan nu ses og redigeres under fanebladet Elev. Under fanebladet Kontakt kan du angive elevens mor og far (eller evt. anden kontaktperson).

231 SkolePlans layout 222 Mor og far vælges/oprettes fuldstændig på samme måde som eleven selv (som beskrevet under fanebladet Elev). Under fanebladet Sagsbehandler kan du angive elevens eventuelle sagsbehandler og kurator.

232 223 SkolePlan Disse vælges/oprettes fuldstændig på samme måde som eleven selv (som beskrevet under fanebladet Elev). Under fanebladet Fag kan du angive fagønsker for aktuelle elev.

233 SkolePlans layout 224 Det er muligt at angive fagønsker flere gange gennem skoleåret, og derfor skal man øverst til venstre angive hvilken runde af fagønsker, man vil angive. De obligatoriske fag (til venstre) er givet via klassetrinnet, mens fagønskerne angives ved at trække fag fra boksen i højre side (Ikke valgte/ønskede fag) til den midterste boks. Når et fag er flyttet til den midterste boks, kan du har angive prioriteten ved at skrive et nummer i feltet P (for prioritet). Under fanebladet Prøver kan du angive prøveoplysninger og karakterer m.m. for aktuelle elev. Visningen er delt i to faneblade: Karakterer og Afkrydsninger og bemærkninger.

234 225 SkolePlan Under fanebladet Karakterer er alle mulige prøvefag listet, og ud for hvert prøvefag kan der angives en række oplysninger i felterne til højre. FSx Vælg FSA eller FSU. Statu Vælg T eller U for henholdsvis tilmeldt eller undtaget. Når en elev tilmeldes s prøvefaget, vælges T. Hvis en elev er undtaget (fritaget) for aktuelle prøvefag, vælges U. Termi Angiv terminskarakter. n Stand Angiv standpunktskarakter. p Årska Angiv årskarakter. r Prøve Angiv prøvekarakter. Ved udskrivning af eksamensbevis hentes karaktererne fra ovenstående liste, mens de øvrige prøveafkrydsninger og bemærkninger hentes fra fanebladet Afkrydsninger og bemærkninger.

235 SkolePlans layout Under fanebladet Udtalelser kan du skrive udtalelser (evalueringer) for aktuelle elev. Udtalelserne er inddelt i tre grupper (faneblade) Social funktion, Faglig funktion og Evaluering. 226

236 227 SkolePlan For at kunne skrive udtalelser om social funktion skal der først være oprettet nogle emner (evalueringspunkter). Disse oprettes i grunddata Evalueringspunkter. De oprettede punkter står med navn i feltet Overskrift, og selve udtalelsen skrives i feltet Tekst til højre for overskriften. Under Faglig funktion angives første evaluering af eleven i forhold til elevens fag.

237 SkolePlans layout 228 For at kunne skrive en udtalelse om f.eks. Biologi, vælges først dette fag i boksen for neden efterfulgt af klik på knappen Tilføj udtalelse. Herefter fremkommer en linie i listen med fagets navn vist i feltet Fag og med plads til at skrive en udtalelse i feltet Tekst. De fag, som tilføjes under Faglig funktion, vises automatisk i Evaluering, og her er det meningen, at man skriver slutevalueringen for eleven i forhold til det aktuelle fag.

238 229 SkolePlan Udtalelsen kan udskrives via knappen Udtalelser i gruppen Prøver / karakterer i værktøjslinien Elevadministration. Hvilke skrifttyper, der skal anvendes ved udskrivningen, kan defineres i Skoleinfo, som du finder via SkolePlan-knappens menupunkt Indstillinger. Under fanebladet Dagbog kan du se alle de eventuelle dagbogsbeskeder, som omhandler aktuelle elev.

239 SkolePlans layout 230 Yderst til venstre vises tidspunkt for den enkelte besked samt den person, som har oprettet beskeden. Selve beskeden står i feltet Tekst. Under fanebladet Fravær kan du se opgørelse af fravær for aktuelle elev. Visningen er inddelt i tre faneblade Holdvis, Liste og Summer. Standardvisningen er Summer. I denne liste vises alt forekommende fravær for eleven summeret i forhold til de forskellige typer af fravær. Ud for hver fraværstype vises antal forekomster af denne type fravær samt det samlede antal fraværstimer. Vælges fanebladet Liste, vises en liste med alt forekommende fravær registrering for registrering.

240 231 SkolePlan For hver fraværsregistrering vises start- og sluttidspunkt, fraværstype, fraværstimer og evt. kommentar. Registreringerne vises kronologisk med de første øverst. Vælges fanebladet Holdvis, vises en liste med alt fravær gjort op i forhold til de lektioner, som elev har forsømt med fraværet. For hver fraværsregistrering vises relevante hold samt antal forekommende fraværregistreringer og antal fraværstimer vedrørende aktuelle hold Gruppen Værelser/grupper

241 SkolePlans layout 232 Ved klik på knappen Klasser får du mulighed for at inddele elever i klasser. Ved klik på knappen Stamhold får du mulighed for at inddele elever i stamhold. Ved klik på knappen Kontaktgrupper får du mulighed for at inddele elever i kontaktgrupper. Ved klik på knappen Elevværelser får du mulighed for at indplacere elever i elevværelser Klasser Ved klik på knappen Klasser i gruppen Værelser/grupper får du mulighed for at inddele eleverne i klasser. I boksen Klasse til venstre ser du de klasser, som er oprettet for skoleåret via hurtigknappen Årsdata. Når en klasse markeres, vises klassens elever i den midterste boks. I boksen yderst til højre ses alle de elever, som endnu ikke er indplaceret i en klasse. Ved hjælp af træk og slip flytter du eleverne til og fra kontaktgrupperne således: En elev, som endnu ikke er tilknyttet en kontaktgruppe, trækkes hen og slippes i midterboksen og er dermed placeret i den markerede kontaktgruppe. Hvis du trækker eleven over til boksen i venstre side og slipper over en bestemt lærer, anbringes eleven i den aktuelle lærers kontaktgruppe. Ved klik på knappen Gem gemmer du fordelingen. Ved klik på knappen Liste kan du udskrive grupper af elever som lister.

242 233 SkolePlan Ved klik på knappen Mail kan du sende mail til de elever, som er i aktuelle klasse Stamhold Ved klik på knappen Stamhold i gruppen Værelser/grupper får du mulighed for at fordele eleverne på stamhold. I boksen Stamhold til venstre ser du de stamhold, som er oprettet for skoleåret via hurtigknappen Årsdata. Når et stamhold markeres, vises stamholdets elever i den midterste boks. I boksen yderst til højre ses alle de elever, som endnu ikke er indplaceret i et stamhold. Ved hjælp af træk og slip flytter du eleverne til og fra kontaktgrupperne således: En elev, som endnu ikke er tilknyttet en kontaktgruppe, trækkes hen og slippes i midterboksen og er dermed placeret i den markerede kontaktgruppe. Hvis du trækker eleven over til boksen i venstre side og slipper over en bestemt lærer, anbringes eleven i den aktuelle lærers kontaktgruppe. Ved klik på knappen Gem gemmer du fordelingen. Ved klik på knappen Liste kan du udskrive grupper af elever som lister. Ved klik på knappen Mail kan du sende mail til de elever, som er i aktuelle stamhold kontaktgrupper Ved klik på knappen Kontaktgrupper i gruppen Værelser/grupper får du mulighed for at fordele eleverne i kontaktgrupper.

243 SkolePlans layout 234 I boksen Kontaktgruppe til venstre ser du de kontaktgrupper, som er oprettet for skoleåret i Årsdata. Når du markerer en kontaktgruppe, vises kontaktgruppens elever i den midterste boks. I boksen yderst til højre ses de elever, som endnu ikke er indplaceret i en kontaktgruppe. Ved hjælp af træk og slip flytter du eleverne til og fra kontaktgrupperne således: En elev, som endnu ikke er tilknyttet en kontaktgruppe, trækkes hen og slippes i midterboksen og er dermed placeret i den markerede kontaktgruppe. Hvis du trækker eleven over til boksen i venstre side og slipper over en bestemt lærer, anbringes eleven i den aktuelle lærers kontaktgruppe. Ved klik på knappen Gem gemmer du fordelingen. Ved klik på knappen Liste kan du udskrive grupper af elever som lister. Ved klik på knappen Mail kan du sende mail til de elever, som er i aktuelle kontaktgruppe Elevværelser Ved klik på knappen Elevværelser i gruppen Værelser/grupper får du mulighed for at fordele eleverne på værelserne.

244 235 SkolePlan I den store boks til venstre ser du alle elevværelserne med antal sengepladser og evt. de elever, som er blevet placeret i værelset. I boksen til højre herfor ser du de elever, som endnu ikke er blevet tildelt et værelse. En elev tilknyttes et værelse ved at trække eleven fra boksen i højre side til linien med det ønskede værelse i venstre side. En elev kan kun placeres i et værelse, dersom der er ledige sengepladser, og dersom eleven er af samme køn som angivet for værelset. En elev fjernes fra et værelse ved at trække vedkommende tilbage i boksen i højre side. Ved at dobbeltklikke på et værelsesnavn åbnes redigeringsvinduet for aktuelle værelse, så du kan ændre grundlaget for værelset efter behov. Når du er færdig med at fordele eleverne, klikker du Gem for at gemme din fordeling. Ved klik på knappen Udskrift kan du udskrive værelsesoversigten. Ved klik på knappen Værelsesskilt kan du udskrive et værelsesskilt for det markerede værelse. Værelsesskiltet viser navn på værelset og de elever, der skal bo der.

245 SkolePlans layout 236 Ved klik på knappen Alle værelsesskilte kan du udskrive værelsesskilte for samtlige ikketomme værelser. I tal-feltet ved siden af knappen angives antallet skilte pr. A4-ark. Ved klik på knappen Liste kan du udskrive grupper af elever som lister. Ved klik på knappen Mail kan du sende mail til udvalgte elever. Hvis du vil fjerne alle elever fra et værelse, højreklikker du for det aktuelle værelse over de tilhørende elever og svarer Ja til at fjerne alle elever Gruppen Prøver / karakterer Ved klik på knappen Prøvetilmeldinger kan du udskrive prøvetilmeldingsblanketter. Ved klik på knappen Prøvelister kan du udskrive prøvelister - som er lister over hvilke elever, der er tilmeldt hvilke prøvefag. Ved klik på knappen Udtalelser kan du udskrive evt. udtalelser for den aktuelle elev. Ved klik på knappen Karakterliste kan du udskrive en karakterliste for et givent hold. Ved klik på knappen Indberet karakterer kan du indberette karakterer for et givent hold. Ved klik på knappen Dagbog kan du udskrive dagbogsregistreringer, der vedrører den aktuelle elev. Ved klik på knappen Karakterblade kan du udskrive karakterblade. Ved klik på knappen Eksamensbeviser kan du udskrive eksamensbeviser. Ved klik på knappen Undervisning kan du udskrive eksamensbilag med modtaget undervisning.

246 237 SkolePlan Prøvetilmeldinger Ved klik på knappen Prøvetilmeldinger i gruppen Prøver / karakterer får du mulighed for at udskrive prøvetilmeldingsblanketter. Først skal du angive, hvorvidt du vil udskrive prøvetilmeldingsblanketter for alle 9. klasses og/eller 10. klasses elever, eller du blot vil udskrive for aktuelle elev. Felterne 9. klasses elever og 10. klasses elever afkrydses for at udskrive for de nævnte klasser, mens du nøjes med aktuelle elev ved at fjerne afkrydsningen af begge felter. Når du har foretaget dette valg, klikker du på knappen Udskriv for at gå videre med selve udskrivningen. Her skal du angive oplysninger, som skrives på blanketten, hvorefter du klikker på knappen OK. Udskriften vises først på skærmen, hvorefter du kan vælge at udskrive den til printer.

247 SkolePlans layout Prøvelister Ved klik på knappen Prøvelister i gruppen Prøver / karakterer får du mulighed for at udskrive prøvelister - lister over hvilke elever, der er tilmeldt hvilke prøvefag. Listerne vises først på skærmen, hvorefter du via knappen Udskrift får adgang til udskriftsdialogen, hvor du bl.a. kan vælge at udskrive til printer Udtalelser Ved klik på knappen Udtalelser i gruppen Prøver / karakterer får du mulighed for at udskrive evt. udtalelser for aktuelle elev. Du præsenteres for udskriftsdialogen, hvor du kan vælge at få vist udskriften, udskrive til printer eller danne et pdf-dokument Karakterliste Ved klik på knappen Karakterliste i gruppen Prøver / karakterer får du mulighed for at udskrive en karakterliste for et givent hold. Først åbnes en liste med alle hold, hvor du vælger det ønskede hold og klikker på knappen Vælg. Herefter fromkommer en dialog til præcisering af listen. Når du valgt de ønskede indstillinger for karakterlisten, klikker du på knappen OK.

248 239 SkolePlan Indberet karakterer Ved klik på knappen Indberet karakterer i gruppen Prøver / karakterer får du mulighed for at indberette karakterer for et givent hold. Først åbnes en liste med alle hold, hvor du vælger det ønskede hold og klikker på knappen Vælg. Herefter fremkommer dialogen til selve karakterindtastningen. De ønskede karakterer angives ud for hver elev, hvorefter indberetningen godkendes med klik på OK Dagbog Ved klik på knappen Dagbog i gruppen Prøver / karakterer får du mulighed for at udskrive alle dagbogsregistreringer, der vedrører aktuelle elev. Du præsenteres for udskriftsdialogen, hvor du vælger den ønskede udskriftsform. Hvis der ikke er registreringer at vise, fremkommer udskriftsdialogen ikke.

249 SkolePlans layout Karakterblade Ved klik på knappen Karakterblade i gruppen Prøver / karakterer får du mulighed for at udskrive karakterblade. Først skal du angive, hvorvidt du vil udskrive karakterbladene for alle 9. klasses og/eller 10. klasses elever, eller du blot vil udskrive for aktuelle elev. Endvidere angiver du hvilken af de tre typer karakterblade (A, B eller C), du ønsker anvendt. Felterne 9. klasses elever og 10. klasses elever afkrydses for at udskrive for de nævnte klasser, mens du nøjes med aktuelle elev ved at fjerne afkrydsningen af begge felter. Ved klik på knappen Udskriv fremkommer udskriftsdialogen, hvor du vælger den ønskede udskriftsform Eksamensbeviser Ved klik på knappen Eksamensbeviser i gruppen Prøver / karakterer får du mulighed for at udskrive eksamensbeviser. Først skal du angive, hvorvidt du vil udskrive eksamensbeviser for alle 9. klasses og/eller 10. klasses elever, eller du blot vil udskrive for aktuelle elev. Endvidere angiver du om både standpunkts- og prøvekarakterer skal medtages på beviset eller blot en af disse. Felterne 9. klasses elever og 10. klasses elever afkrydses for at udskrive for de nævnte klasser, mens du nøjes med aktuelle elev ved at fjerne afkrydsningen af begge felter. Ved klik på knappen Udskriv fremkommer udskriftsdialogen, hvor du vælger den ønskede udskriftsform - printer eller vis på skærm. Denne udskrift forudsætter anvendelse af fortrykte eksamensbeviser, da kun selve karakterer og afkrydsninger udskrives.

250 241 SkolePlan Undervisning Ved klik på knappen Undervisning i gruppen Prøver / karakterer får du mulighed for at udskrive eksamensbilag med modtaget undervisning. Først skal du angive, hvorvidt du vil udskrive eksamensbeviser for alle 9. klasses og/eller 10. klasses elever, eller du blot vil udskrive for aktuelle elev. Felterne 9. klasses elever og 10. klasses elever afkrydses for at udskrive for de nævnte klasser, mens du nøjes med aktuelle elev ved at fjerne afkrydsningen af begge felter. Når du har foretaget dette valg, klikker du på knappen Udskriv for at gå videre med selve udskrivningen (via udskriftsdialogen) Gruppen Fag / fagønsker Ved klik på knappen Fagønsker får du vist den aktuelle elevs fagønsker på listeform. Ved klik på knappen Fagønsker fagvis kan du angive elevers fagønsker med udgangspunkt i et givent fag. Ved klik på knappen Fag gennem året kan du udskrive liste med den aktuelle elevs fag gennem skoleåret Fagønsker Ved klik på knappen Fagønsker i gruppen Fag og fagønsker får du vist aktuelle elevs fagønsker på listeform.

251 SkolePlans layout 242 Ved klik på knappen Udskrift vises udskriftsdialogen, så du kan udskrive den viste liste Fagønsker fagvis Ved klik på knappen Fagønsker fagvis i gruppen Fag og fagønsker får du mulighed for at angive elevers fagønsker med udgangspunkt i et givent fag. Øverst angives klassetrin og til højre for dette vælges, om det er tilbudsfag eller valgfag,

252 243 SkolePlan som skal vises i boksen Fag lige nedenunder. Det valgte fag i denne boks er det aktuelle fag, som der kan angives fagønsker for. Øverst til højre vælges fagønskerunde og fagønske prioritet. I den store boks til højre vises alle elever fra valgte klassetrin, som endnu ikke har fået angivet en prioritet i forhold til aktuelle hold. Herfra kan elever trækkes over i boksen til venstre, hvorved du angiver, at disse elever har ønsket aktuelle fag med den angivne prioritet. Når du begynder at flytte elever, skjules knappen Luk og erstattes af to andre knapper Gem og Fortryd. Når du har flyttet de relevante elever, klikker du Gem, hvorefter Luk igen fremkommer. Nu kan du angive andre fagønsker eller lukke dialogen ved at klikke Luk Fag gennem året Ved klik på knappen Fag gennem året i gruppen Fag og fagønsker får du mulighed for at udskrive liste med aktuelle elevs fag gennem skoleåret. Ved klik på knappen Udskrift vises udskriftsdialogen, så du kan udskrive den viste liste Gruppen Elevliste Ved klik på knappen Elevliste får du mulighed for at udskrive elevliste. Ved klik på knappen Mail får du mulighed for at sende mail til eleverne Gruppen Fravær

253 SkolePlans layout 244 Ved klik på knappen Oversigt ser du elevernes samlede fravær. Ved klik på knappen Sum ser du den enkelte elevs fravær. Ved klik på knappen Holdvis ser du en liste med aktuelle elevs fravær fordelt på hold. Ved klik på knappen Liste ser du en specificeret opgørelse over den enkelte elev. Ved klik på knappen Indberet åbner du dialog til indberetning af fravær via holdliste Oversigt Ved klik på knappen Oversigt i gruppen Fravær får du vist elevernes samlede fravær fordelt på typer, antal og timer. Ved klik på knappen Udskrift vises udskriftsdialogen, så du kan udskrive den viste liste Sum Ved klik på knappen Sum i gruppen Fravær kan du få vist den enkelte elevs fravær. Men først skal du markere eleven på listen: Ved klik på knappen Sum får du nu vist elevens fravær registreret på type, antal og timer.

254 245 SkolePlan Ved klik på knappen Udskrift vises udskriftsdialogen, så du kan udskrive fraværsoversigten.

255 SkolePlans layout Holdvis Ved klik på knappen Holdvis i gruppen Fravær kan du få vist en oversigt over aktuelle elevs fravær fordelt på de hold, som eleven har forsømt Liste Ved klik på knappen Liste i gruppen Fravær kan du få vist den enkelte elevs fravær samme funktion som i knappen Sum men i Liste får du en mere specificeret fraværsopgørelse. Først skal du markere eleven på listen: Ved klik på knappen Liste får du nu vist elevens fravær registreret på dato og klokkeslet, type, antal og timer. Ved klik på knappen Udskrift vises udskriftsdialogen, så du kan udskrive fraværsoversigten Indberet Ved klik på knappen Indberet i gruppen Fravær får du vist denne oversigt, hvor du kan vælge et hold og en dato.

256 247 SkolePlan Herefter vises alle lektioner med aktuelle hold fra valgte dato og frem (som der er plads til) og de elever, som hører til holdet. Her kan man således danne sig et overblik over fraværende elever i forhold til de enkelte lektioner, ligesom nyt fravær kan indberettes direkte i feltet under lektionstidspunkt ud for den relevante elev. Fraværsforkortelserne vises i bunden af vinduet Gruppen Udpeg Gruppen Udpeg indeholder blot en enkelt knap, som giver adgang til dialogen Udpeg elever Udpeg elever Dialogen Udpeg elever giver dig mulighed for at danne en liste med udvalgte elever.

257 SkolePlans layout 248 Her kan angives en række kriterier, og i boksen i højre side vises de elever, som opfylder de valgte kriterier. Den udvalgte gruppe elever kan udskrives som liste (via knappen Liste), eller der kan sendes mail til eleverne (via knappen Mail). Kriterierne for udvælgelse af elever sker via fanebladene øverst til venstre. Ved hver eneste ændring i disse kriterier opdateres listen med elever tilsvarende.

258 249 SkolePlan På det første faneblad angives, om udvælgelsen skal ske enten fra pigegruppen, drengegruppen eller alle elever. Her kan du begrænse listen af elever til kun at omhandle et enkelt eller flere klassetrin, og du kan endvidere angive, at det f.eks. kun skal A-klassen ved at skrive A i nederste felt. Øverst til højre kan du "spejlvende" kriteriet således at eleverne udvælges fra klasser, som ikke er afkrydset.

259 SkolePlans layout 250 Her kan du vælge en eller flere kontaktgrupper. Tilføjes disse til listen er i en af disse kontaktgrupper, medtages kun elever, som er at finde i valgte kontaktgruppe(r). Vælges i stedet er ikke i en af disse kontaktgrupper, medtages kun elever, som ikke er at finde i valgte kontaktgruppe(r). Her kan udpegningen af elever afgrænses via tilhørsforhold til stamhold - tilsvarende som med kontaktgrupper.

260 251 SkolePlan Her kan angives, at der kun skal udpeges elever, som har ønsket eller ikke ønsket et bestemt fag med en bestemt prioritet. Her kan angives, at der kun skal udpeges elever, som har fagønsker af valgte prioriteter.

261 SkolePlans layout 252 Her kan angives, at der kun skal udpeges elever, som er at finde på et eller flere hold. Her kan angives, at der kun skal udpeges elever, som er undtaget for eksamen i forhold til et givent prøvefag. Hvis du vil starte på en ny søgning efter elever, kan du nulstille alle dine tidligere valg ved at klikke på knappen Nulstil alle kriterier.

262 SkolePlan Planlægning Via fanebladet Planlægning er der adgang til hovedvinduet Planlægning og den tilhørende værktøjslinie. Se også fanebladene Dagsoversigt, Årsoversigt, Elevadminstration, Skema, Arbejdstid og Opgørelser Hovedvinduet Planlægning Hovedvinduet Planlægning indeholder to faneblade Dagens program og Ugeskema.

263 SkolePlans layout 254 Her kan du angive flere forskellige standard programmer med dagsprogram, lektioner, tilsyn og aktiviteter. Disse standard programmer er inddelt i ti grupper kaldet perioder, og for hver periode kan der laves op til fire forskellige ugeprogrammer. Du skifter mellem de forskellige udgaver af perioder og uger i gruppen Periode i værktøjslinien. Disse standardprogrammer kan overføres til skoleåret. Har man et fast skema gennem hele skoleåret, kan man således lave dette skema for en enkelt uge under Planlægning og dernæst overføre det til alle uger i skoleåret. Ved denne operation overføres programmet dog kun til normale dage - dvs. dage i skoleåret, som ikke er markeret som værende anderledes i årsplanen Dagens program Dagens program indeholder en række faneblade for alle ugedage og fire bokse: Dagsprogram, Lektioner, Tilsyn og Aktiviteter.

264 255 SkolePlan Her kan du angive det normale dagsprogram for hver af ugens dage. Klik på fanebladet mandag for at angive standardprogram for mandage og tilsvarende for de øvrige ugedage. Du kan kopiere én dags program til andre dage ved klik på knappen Til følgende hverdage i Gruppen Kopier/Nulstil. Efter søndage findes to ekstra faneblade før lukket og før normal. Program oprettet for dagen før lukket vil ved overføring til skoleåret blive oprettet på dage, som forekommer umiddelbart før en lukket dag - dvs. en dag, hvor skolen har lukket og der ikke er elever på skolen. Program oprettet for dagen før normal vil ved overføring til skoleåret blive oprettet på lukket dage, som forekommer umiddelbart før en ikke-lukket dag. Her vil typisk være tale om en modtagevagt f.eks. efter en forlænget weekend Her kan du angive dagens program for sådanne dage, der ofte vil afvige fra det normale dagsprogram. Der kan ikke angives lektioner i disse felter, da lektionerne følger den pågældende ugedag. Du opretter og redigerer enheder i standardprogrammet på knapperne i Rediger enhed, eller ved at højreklikke over den ønskede boks og vælge et menupunktet svarende til knapperne Ugeskema Ugeskema viser de første fem dage i standard ugen svarende til de første fem faneblade i Dagens program. Dette ugeskema viser dog kun lektioner.

265 SkolePlans layout 256 Her kan du evt. bytte rundt på lektionerne. Er der en tom lektion (tidsrum angivet, men ingen hold valgt), kan du flytte en lektion med hold til denne tomme placering blot ved at trække lektionen på plads. Hvis du vil bevare lektionen på sin oprindelige plads, kan du holde Shift-tasten nede, mens du trækker lektionen hen på den tomme plads. Herved anbringes en kopi af lektionen på den nye placering, og den oprindelige lektion forbliver på sin plads. Endelig er det muligt at ombytte to lektioner ved at holde Ctrl-tasten nede, mens den ene lektion trækkes hen over den anden lektion. I boksen yderst til højre ses hold for valgte periode (samt gennemgående hold), og ud for hvert hold kan du se det lektionstal, som er angivet for klassefaget, sammenholdt med det antal lektioner, som holdet i aktuelle ugeskema er indplaceret i Værktøjslinien Planlægning Værkstøjslinien Planlægning er inddelt i en række grupper: Periode, Rediger enhed og Kopier / Nulstil.

266 257 SkolePlan Gruppen Periode I felterne i gruppen Periode vælger du en periode og derefter en uge. Du kan oprette flere forskellige ugeskemaer inden for samme periode. Skoleåret kan planlægges med op til 10 perioder, og i hver periode kan der planlægges 4 forskellige uger. Det giver mulighed for at ændre skema i løbet af året eller f. eks. planlægge et skift midtvejs. Begynd altid med periode 1 og uge 1. Periode 0 er reserveret til brug for ikke-normale dage f. eks. skema for eksamensperiode ell. lign. Skoleåret kan planlægges med op til 10 perioder, og i hver periode kan der planlægges 4 forskellige uger. For at planlægge næste periode vælger du periode 2: Her kan du oprette et standard program på samme måde som for den første periode bestående af op til 4 forskellige ugeskemaer. Ofte vil der kun være tale om justeringer i forhold til den første periode, så det er en fordel at kopiere periode 1 til i periode 2 ved at klikke på Kopier periode, inden du skifter til den anden periode. opretter nu at oprette en næsten fuldstændig kopi af periode 1, som herefter kan rettes til. Du skal dog være opmærksom på, at hvis der i standard ugen for periode 1 er oprettet lektioner med hold, som kun er gældende i denne periode, bliver disse hold ikke kopieret med. Følgende perioder kan på samme måde oprettes som kopi af andre perioder. Husk at periode 0 er reserveret til brug for ikke-normale dage f. eks. skema for eksamensperiode ell. lign. Standard uge programmet danner sammen med periodeangivelse i grundoplysninger udgangspunkt for standard oprettelse, som beskrives under Standard oprettelse m.m.

267 SkolePlans layout Gruppen Rediger enhed Øverst i gruppen Rediger enhed ses den af hovedvinduets fire databokse (Dagsprogram, Lektioner, Tilsyn og Aktiviteter), som er aktiv. Vil du gøre en anden databoks aktiv, vælger du blot den ønskede fra dropdownlisten. Hvis du klikker i en af databoksene i hovedvinduet, skifter denne visning tilsvarende. Ved klik på knappen Aktiveringsgrad får du vist en graf, som viser hvor stor en procentdel af lærere og elever, som er engageret i lektionerne. Ved klik på en af de tre nederste knapper gælder klikket den aktive databoks. I viste tilfælde vedrører et klik altså databoksen Dagsprogram. Ved klik på knappen Opret ny enhed får du mulighed for at oprette en ny enhed i forhold til aktuelle databoks. Ved klik på Slet aktuelle enhed får du mulighed for at slette den aktuelle enhed i valgte databoks. Ved klik på Rediger aktuelle enhed får du mulighed at redigere aktuelle enhed i valgte databoks. Ved klik på Opret ny enhed eller Rediger aktuelle enhed åbnes... redigeringsvinduet redigeringsvinduet redigeringsvinduet redigeringsvinduet Dagsprogram, når boksen Dagsprogram er valgt Lektioner, når boksen Lektioner er valgt Tilsyn, når boksen Tilsyn er valgt Aktiviteter, når boksen Aktiviteter er valgt Redigeringsvinduet Dagsprogram Hvis du vælger knappen Opret ny enhed eller Rediger aktuelle enhed med Dagsprogram som den aktuelle databoks, åbner redigeringsvinduet Dagsprogramenhed:

268 259 SkolePlan Øverst angives aktiviteten, som vælges blandt alle Dagsprogramtyper oprettet under Grunddata. Under dette angives tidsrummet for aktiviteten i form af et start- og sluttidspunkt. Hvis aktiviteten strækker sig over hele dagen, afkrydses feltet Hele dagen.angive aktivitet og tidsrum. Klik på knappen Opret for at oprette den nye enhed. Klik på knappen Gem ved redigering af en eksisterende enhed. Dagsprogrammer for forskellige dage vil ofte ligne hinanden - måske med et program for hverdage og et andet for lørdag/søndage. Derfor kan det være en god idé først at oprette alle enheder for mandag og derefter kopiere disse enheder til ugens øvrige hverdage som beskrevet i Til følgende hverdage Redigeringsvinduet Lektioner Hvis du vælger knappen Opret ny enhed eller Rediger aktuelle enhed med Lektioner som den aktuelle databoks, åbner redigeringsvinduet Lektion:

269 SkolePlans layout 260 Øverst angiver du tidsrummet for lektionen i form af et start- og sluttidspunkt. Hvis du under grundoplysninger har angivet en standard lektionslængde, vil programmet selv, når du har angivet starttidspunktet, beregne og foreslå det relevante sluttidspunkt. Under dette er en stor boks med plads til de hold, som ønskes indplaceret i lektionen. Til højre herfor er en mindre boks, som indeholder alle hold. De ønskede hold flyttes fra boksen til højre over i den store boks - enten ved klik på knappen Tilføj hold eller ved at trække holdet med musen. I den store boks kan holdene flyttes op eller ned ved klik på knapperne Flyt op og Flyt ned, og et hold kan helt fjernes igen ved at klikke på Fjern hold. Ved klik på knappen Rediger hold åbnes en lille dialog til angivelse af lærer(e) og lokation(er) for aktuelle hold i den store boks.

270 261 SkolePlan Lærere trækkes fra boksen yderst til højre til en af de to bokse i midten. Er der tale om normal planlagt lektion, trækkes læreren til den øverste af de to bokse, men er der derimod tale om en vikar, trækkes vedkommende til den nederste boks. Du knytter en lokation (undervisningslokale) til lektionen ved at trække den ønskede lektion hen til linien med den aktuelle lærer i midterste boks. Dersom der står et plus i feltet Syg, betyder det, at aktuelle lærer får normal tid for lektionen, men vedkommende er fraværende på grund af sygdom (eller andet fravær, som udløser tid ifølge tjenesteplan). Ved klik på Gem eller Fortryd vender du tilbage til redigeringsvinduet Lektion - du Gem, opdateres holdet i lektionen med angivne lærer og lokation. Angive lektionens tidsrum og hold. Klik på knappen Opret for at oprette den nye lektion. Klik på knappen Gem for at gemme redigeringer i eksisterende lektion Redigeringsvinduet Tilsyn Hvis du vælger knappen Opret ny enhed eller Rediger aktuelle enhed med Tilsyn som den aktuelle databoks, åbner redigeringsvinduet Tilsyn:

271 SkolePlans layout 262 Øverst angives aktiviteten, som vælges blandt alle Tilsynstyper oprettet under Grunddata. Under dette angives tidsrummet for tilsynet i form af et start- og sluttidspunkt. Hvis tilsynet strækker sig over hele dagen, afkrydses feltet Hele dagen. Hvis aktuelle tilsyn som udgangspunkt skal varetages af samme lærer året igennem, sparer det arbejde senere at knytte læreren til tilsynet her. Hvis tilsynet som udgangspunkt indgår i en turnus ordning, er det bedre ikke at sætte lærere på i planlægning. Det gøres i stedet senere i Årsoversigtens tilsynsplan. Lærere, som ønskes knyttet til aktuelle tilsyn, trækkes fra boksen i venstre side til den store boks Planlagt. Når en lærer tilføjes i boksen Planlagt, tildeles vedkommende tilsynstid svarende til tidsrummet, men du kan justere dette efter behov blot ved at skrive en anden tid i et af tidsfelterne for den pågældende lærer. Da tilsyn ikke altid nødvendigvis udløser en arbejdstid svarende til tilsynets længde (f.eks. en nattevagt), skal arbejdstiden angives manuelt. Tilsynet kan udløse såvel undervisningstid, kostskoletilsyn som anden tid, og det kan være en kombination af disse tider. Hvis der angives en arbejdstid, som overstiger aktivtetslængden, vil markere feltet I alt med en rød farve. Angivelse af medarbejdere (lærere) vil normalt først finde sted under udfærdigelse af tilsynsplan, men det kan også med fordel gøres her, dersom tilsyn for en bestemt dag som udgangspunkt altid besættes af den samme medarbejder. Hvis tilsynet af en eller anden grund (f.eks. nattevagt fra egen seng) ikke skal medtages i pausetidsberegning, kan du sikre dette ved at afkrydse feltet Medtag ikke i beregning af pausetid.

272 263 SkolePlan Hvis der ikke ønskes beregnet pausetid i forhold til aktuelle tilsynsenhed, skrives et minustegn i feltet Pausetid. Er feltet tomt, eller der står et plus, indgår enheden i pausetidsberegning. Dersom der står et plus i feltet Syg, betyder det, at aktuelle lærer får normal tid for tilsynet, men vedkommende er fraværende på grund af sygdom (eller andet fravær, som udløser tid ifølge tjenesteplan). Det er muligt i liniens sidste felt at skrive en lille kommentar. Klik på knappen Opret for at oprette det nye tilsyn. Klik på knappen Gem for at gemme redigeringer i eksisterende tilsyn Redigeringsvinduet Aktiviteter Hvis du vælger knappen Opret ny enhed eller Rediger aktuelle enhed med Aktiviteter som den aktuelle databoks, åbner redigeringsvinduet Aktivitet:

273 SkolePlans layout 264 Øverst angives aktiviteten, som vælges blandt alle Aktivitetstyper oprettet under Grunddata. Under dette angives tidsrummet for aktiviteten i form af et start- og sluttidspunkt. Hvis aktiviteten strækker sig over hele dagen, afkrydses feltet Hele dagen. Hvis aktuelle aktivitet som udgangspunkt skal varetages af samme lærer året igennem, sparer det arbejde senere at knytte læreren til aktiviteten her. Hvis aktiviteten som udgangspunkt indgår i en turnus ordning, er det bedre ikke at sætte lærere på i planlægning. Det gøres i stedet senere i Dagsoversigten. Lærere, som ønskes knyttet til aktuelle aktivitet, trækkes fra boksen i venstre side til den store boks Planlagt.

274 265 SkolePlan Når en lærer tilføjes i boksen Planlagt, tildeles vedkommende anden tid svarende til tidsrummet, men du kan justere dette efter behov blot ved at skrive en anden tid i et af tidsfelterne for den pågældende lærer. Hvis der ikke ønskes beregnet pausetid i forhold til aktuelle aktivitetsenhed, skrives et minustegn i feltet Pausetid. Er feltet tomt, eller der står et plus, indgår enheden i pausetidsberegning. Dersom der står et plus i feltet fml, betyder det, at aktuelle lærer får normal tid for aktiviteten, men vedkommende er fraværende på grund af sygdom (eller andet fravær, som udløser tid ifølge tjenesteplan). Det er muligt i linjens sidste felt at skrive en lille kommentar. Derudover er det muligt at tilknytte elever til aktiviteten. Udvalgte elever giver mulighed for at udpege de ønskede elever. Når du er færdig med at angive oplysninger for aktiviteten, klikker du på knappen Opret for at oprette den nye enhed. Er der tale om redigering af en eksisterende enhed, vil knappen hedde Gem i stedet, og de tilrettede angivelser vil blive gemt ved klik på denne knap. Ønsker du alligevel ikke at gemme dine ændringer, klikker du blot på knappen Fortryd Redigeringsvindue Mødetider Hvis du vælger knappen Opret ny enhed eller Rediger aktuelle enhed med Mødetider som den aktuelle databoks, åbner redigeringsvinduet Mødetider: Angiv fast mødetid: Opretter mødetider med angivet start- og slut-tidspunkt for den/de valgte lærere uafhængigt af dagens skema-enheder. Angiv fast mødetid, men justeret i forhold til skema: Opretter mødetider i det angivne tidsrum for den/de valgte lærere, med mindre der er skema-enheder udenfor det valgte start- og slut-tidspunkt. Hvis der er skema-enheder udenfor det valgte start- og slut-tidspunkt, så kikker på om skema-enhederne er inden for det valgte tidsrum. Hvis de er, så rykkes start- og

275 SkolePlans layout 266 slut-tidspunkt så skema-enhederne bliver indeholdt i mødetiden. Hvis skema-enhederne overstiger det valgte tidsrum, forlænges sluttidspunktet til at omfatte den sidste skemaenhed, og starttidspunktet sættes til første skema-enhed. Vælg mødetid efter skema: Opretter start- og slut-tidspunkter baseret på skema-enheder for den/de valgte lærere. Starttidspunkt sættes til første skema-enhed, og sluttidspunkt sættes til sidste skema-enhed. Arbejdstiden kan markeres som hjemmearbejde Gruppen Kopier / Nulstil Til venstre i gruppen Kopier / Nulstil er der tre knapper til at kopiere aktuelle program, og til højre er der tilsvarende tre knapper til at nulstille (slette) med. Både kopieringen og nulstilling gælder de enheder, som er valgt via de fire midterste knapper: D = Dagsprogram L = Lektioner T = Tilsyn A = Aktiviteter Ved klik på Til følgende hverdage tilbydes du at kopiere aktuelle ugedags program til de følgende hverdage. Ved valg af Til anden uge tilbydes du at kopiere aktuelle uges program til en anden uge i samme periode. Ved valg af Til anden periode tilbydes du at kopiere aktuelle periodes program til anden periode. Ved klik på Nulstil aktuelle dag tilbydes du at nulstille aktuelle dags program. Ved valg af Nulstil aktuelle uge tilbydes du at nulstille aktuelle uges program. Ved valg af Nulstil aktuelle periode tilbydes du at nulstille aktuelle periodes program Til følgende hverdage Ved valg af Til følgende hverdage tilbydes du at kopiere aktuelle ugedags program til de følgende hverdage. Svarer du Ja til dette, vil aktuelle dags program blive indsat de følgende dage - hvor der er plads.

276 267 SkolePlan Til anden uge Ved valg af Til anden uge tilbydes du at kopiere aktuelle uges program til en anden uge i samme periode. Vælg den ønskede uge og klik Vælg. Svarer du Ja til dette, vil aktuelle uges program blive indsat i den valgte uge - efter at eventuelle eksisterende enheder er blevet slettet Til anden periode Ved valg af Til anden periode tilbydes du at kopiere aktuelle periodes program til anden periode Nulstil aktuelle dag Ved klik på Nulstil aktuelle dag tilbydes du at nulstille aktuelle dags program. Svarer du Ja, vil alle enheder for aktuelle dag blive nulstillet (fjernet) Nulstil aktuelle uger Ved valg af Nulstil aktuelle uge tilbydes du at nulstille aktuelle uges program.

277 SkolePlans layout 268 Svarer du Ja, vil alle enheder for aktuelle uge blive nulstillet (fjernet) Nulstil aktuelle periode Ved valg af Nulstil aktuelle periode tilbydes du at nulstille aktuelle periodes program. Svarer du Ja, vil alle enheder i hele perioden blive nulstillet (fjernet) Skema Via fanebladet Skema er der adgang til hovedvinduet Skema og den tilhørende værktøjslinie. Se også fanebladene Dagsoversigt, Årsoversigt, Elevadminstration, Planlægning, Arbejdstid og Opgørelser Hovedvinduet Skema I hovedvinduet Skema kan du se udvalgte skemaer. Skemaerne udvælges i værkstøjslinien.

278 269 SkolePlan Der er ingen funktionalitet i selve vinduet - det er blot en skemavisning. Dog er det muligt i visningen for elever at dobbeltklikke på en lektion og dermed få vist de hold, der er i aktuelle lektion. På denne måde er det muligt at justere en elevs skema ved at knytte vedkommende til et nyt hold i den valgte lektion. Vælges et nyt hold, tages eleven af det forrige hold (også i andre lektioner) og sættes i stedet på det nye hold (også i andre lektioner) Værktøjslinien Skema Værkstøjslinien Skema er inddelt i en række grupper: Skemaudsnit, Skematype, Skema for..., Status, Udskriv, Vis og Eksport Gruppen Skemaudsnit Øverst til venstre vælger du, om der skal vises skema for en planlægnings uge eller for en aktuel uge i skoleåret. Vælges Periode, skal der angives en periode og en tilhørende uge. Vælges Aktuel, skal der vælges den ønskede uge i skoleåret. Under knappen Aktuel ses to knapper 5 og 7. Disse bevirker, at der henholdsvis vises de fem hverdage og alle ugens syv dage i skemaet. D = viser/skjuler dagsprogram i skemaet L = viser/skjuler lektioner i skemaet T = viser/skjuler tilsyn i skemaet A = viser/skjuler aktiviteter i skemaet.

279 SkolePlans layout Gruppen Skematype Der er to skemavisninger - blok og kalender. Blok er en normal blokvisning, hvor hver enhed følger umiddelbart efter den forrige - også selvom der tidsmæssigt er afstand mellem enhederne. Kalender er en visning i stil med Outlook kalender, hvor hver enhed fylder et område svarende til enhedens tidsrum. I forhold til udskrift af skema kan du vælge kun at vise det tidsrum af dagen, som giver mening at lave skema for. Det kan f.eks. være fra første morgenbegivenhed til og med dagens sidste lektion. Nederst til højre kan du angive, om udskriften skal holdes på et stykke papir, eller det skal fordeles over to papirer Gruppen Skema for... Her kan du vælge at få vist skema for en aktuel lokation, en lærer eller en elev. Ønskes skema for en lærer, vælges den relevante lærer i den midterste boks - tilsvarende for lokation og elev i henholdvis den øverste og nederste boks. Har du valgt en lærer og ønsker at se skema for den næste lærer, kan du opnå dette ved at klikke på knappen med pil ned. Vil du se den forrige lærer, klikker du tilsvarende på knappen med pil op. Vil du se et samlet skema med alle lektioner, klikker du på knappen Samlet Gruppen Status

280 271 SkolePlan Her vises det samlede lektionstal og timetal for den valgte lokation, lærer eller elev. Både lektionstal og timetal gælder kun lektioner i skemaet. I boksen for neden kan du vælge et hold for at få markeret lektioner, hvor det valgte hold findes. De relevante lektioner bliver markeret ved, at tidsrummet står med en grøn farve Gruppen Udskriv Ved klik på knappen Udskriv skema kan du få udskrevet aktuelle skema. Knappen nedenunder afspejler hvorvidt aktuelle skema gælder lokation, lærer eller elev. Ved klik på denne knap udskrives skema for alle henholdsvis lokationer, lærere og elever Gruppen Vis Ved klik på Aktiveringsgrad får du vist grafen Aktiveringsgrad. Ved klik på Fagtypefordeling får du vist en opgørelse over aktuelle skemas fagtypefordeling.

281 SkolePlans layout Aktiveringsgrad Grafen Aktiveringsgrad viser hvor mange lærere og elever, der er aktiveret i en given lektion i aktuelle skema. Nederst vælges den ugedag, som grafen skal afspejle, og tallene for denne dag vises lektion for lektion - fra dagens første til sidste lektion fagtypefordeling Her vises for aktuelle skema, hvor mange lektioner (med timetal), der er obligatoriske, tilbudsfag eller valgfag. Listen kan udskrives via knappen Udskrift.

282 273 SkolePlan Gruppen Eksport I gruppen Eksport er der en enkelt knap - Skemadata til SkoleIntra. Denne svarer til at vælge Skemadata til SkoleIntra via SkolePlan-knappens menu Eksport Arbejdstid Via fanebladet Arbejdstid er der adgang til hovedvinduet Arbejdstid og den tilhørende værktøjslinie. Se også fanebladene Dagsoversigt, Årsoversigt, Elevadminstration, Planlægning, Skema og Opgørelser Hovedvinduet Arbejdstid Hovedvinduet Arbejdstid indeholder en oversigt over skolens forbrug af arbejdstid fordelt på de enkelte lærere. Initialer Initialer for aktuelle lærer. Alle tider i samme linie vedrører denne lærer. ÅrsnormAktuelle lærers årsnorm, som automatisk udregnes på baggrund af lærerens ansættelsesperiode og -grad. U-tid Det samlede antal timer med undervisning for aktuelle lærer. Forbere Hvis der benyttes optælling med faktorer fremgår faktor tiden her. d Tilsyn Det samlede antal timer med kostskoletilsyn for aktuelle lærer. Andet Det samlede antal timer med anden tid for aktuelle lærer. Tynd tidden samlede pausetid.

283 SkolePlans layout 274 Ferie Sum af ferie og helligdage for aktuelle lærer. Mødetid Den samlede mødetid for aktuelle lærer. I alt Sammentælling af al arbejdstid for aktuelle lærer. Undertid Rest Årsnorm minus samlet arbejdstid for aktuelle lærer. Opdater Tidspunkt for seneste udregning af samlet arbejdstid. et Linjen over sammentællingen viser den markerede lærers arbejdstid. Hvis vedkommende har flere ansættelsesforhold, vises de på hver sin linje Værktøjslinien Arbejdstid Værkstøjslinien Arbejdstid er inddelt i en række grupper: Genberegn, Ansættelse, Justeringer, Opgaver, Arbejdstid og Opgørelser Gruppen Genberegn I gruppen Genberegn kan du genberegne arbejdstidsoplysningerne efter justeringer i arbejdstidsgrundlaget. OBS.: Genberegning foregår ikke automatisk, da hyppige genberegninger ville belaste netværket unødvendigt. Du skal derfor huske at genberegne, når du har justeret arbejdstidsgrundlaget og vil se de aktuelt gældende arbejdstider. Ved klik på knappen Alle genberegnes alle læreres arbejdstidsoplysninger. Ved klik på knappen Aktuel genberegnes kun den valgte læreres arbejdstidsoplysninger Gruppen Ansættelse I Gruppen Ansættelse kan du registrere læreres til- og fratræden samt redigere oplysninger om deres ansættelsesforhold.

284 275 SkolePlan Det er også her, du skal oprette de aktuelle lærere, for at de vises i arbejdstidsoversigten i hovedvinduet Arbejdstid. Ved klik på knappen personlige oplysninger. kan du oprette de Aktuelle Lærere og indtaste deres Ved klik på knappen kan du registrere de aktuelle Timelærere. Ved klik på knappen mv. Ved klik på knappen kan du Fjerne lærere fra arbejdstidsoversigten v. orlov, fratræden kan du Redigere i den enkelte lærers personlige oplysninger Lærer Du kan tilføje en lærer ved at klikke på knappen Lærer, som åbner personalelisten fra Grunddata.

285 SkolePlans layout 276 Her markerer du den ønskede person og klikker på knappen Vælg. Herefter fremkommer redigeringsvinduet for aktuelle lærer, hvor du skal angive lærerens ansættelse i aktuelle skoleår. Læreren oprettes automatisk med ansættelse fra aktuelle dato (dog ikke tidligere end skoleårets start) og en ansættelsesgrad på 100. Hvis dette ikke er gældende for vedkommende, kan du selv tilrette disse oplysninger.

286 277 SkolePlan Hvis skolen har flere institutions numre, kan du her angive hvilken institution ansættelsen vedrører. Klik til slut på knappen Opret. Læreren er nu oprettet og synlig i hovedvinduet Arbejdstid Timelærer Du kan tilføje en timelærer ved at klikke på knappen Timelærer, som åbner personalelisten fra Grunddata.

287 SkolePlans layout 278 Udpeg den den ønskede person fra listen og klik Vælg. Fremgangsmåden er tilsvarende fastansatte lærere - bortset fra at der ikke angives en ansættelsesgrad. I stedet er der sat kryds i feltet Ansat på timebasis (timelærer) Fjern aktuel lærer Hvis du vil fjerne en lærer, kan du klikke på knappen : Som det fremgår, skal du ikke sige Ja, hvis der er tale om en lærer, der fratræder. I givet fald skal du svare Nej og i stedet benytte knappen Fratrædelse. Men hvis du faktisk ønsker at fjerne alle oplysninger om en given lærer (f.eks. hvis du ved en fejl har oprettet en forkert persn), så kan du svare Ja. Du bliver bedt om en bekræftelse i et nyt vindue: OBS.:Hvis du svarer ja, eksisterer der ikke længere oplysninger om denne lærer i.

288 279 SkolePlan Rediger lærer Du kan redigere oplysninger om en lærers ansættelsesforhold ved at klikke på knappen og får så dette vindue: På fanebladet Navn/adresse kan du redigere lærerens personlige oplysninger samt indsætte foto.

289 SkolePlans layout På fanebladet Ansættelse kan du redigere lærerens ansættelsesforhold. Når du vælger Indsæt eller Tilføj og får du dette vindue: Her kan du redigere detaljer i ansættelsesforholdet. 280

290 281 SkolePlan På fanebladet Omsorgsregnskab kan du redigere lærerens barn/børn/omsorgstid. Når du vælger Ny får du dette vindue: Her kan du redigere detaljer i lærerens omsorgstid Gruppen Justeringer Hvis lærere fratræder eller holder orlov i løbet af et skoleår, skal ændringerne registreres og arbejdstidsoplysningerne justeres. I Gruppen justeringer kan du registrere fratrædelse, udskiftning, barselsorlov, vikariater og evt. aflysning af hold som følge af fratrædelse. Arbejdstidsoversigten i hovedvinduet Arbejdstid justeres efterfølgende i overensstemmelse med de registrerede ændringer.

291 SkolePlans layout 282 Ved klik på knappen kan du registrere en lærers fratrædelse. Ved klik på knappen kan du erstatte en lærer med en anden for en periode. Ved klik på knappen indsætte andre lærere i stedet. kan du sætte en lærer på forældre- eller barselsorlov og Ved klik på knappen til hold kan du indsætte vikar på et enkelt angivet hold. Ved klik på knappen hold kan du aflyse et enkelt angivet hold Fratrædelse Her kan du registrere freatrædelse for en lærer.

292 283 SkolePlan Vælg den medarbejder, som fratræder, og angiv dernæst ansættelsens sidste dag og klik Næste. Her listes de hold, som den fratrædende lærer er planlagt til at have i perioden fra

293 SkolePlans layout 284 fratrædelsesdato og skoleåret ud. For hvert fag kan angives den lærer, som skal overtage holdet. Hvis den samme lærer overtager alle hold, skal feltet Samme lærer til alle Hold blot være afkrydset, når den afløsende lærer vælges. Når der er valgt lærer for alle relevante hold klikkes på Næste. Samme fremgangsmåde gælder for Tilsyn.

294 285 SkolePlan Tilsvarende kan der også fastsættes vikar for lærerens akkordaftaler. Her fastholdes for aktuelle lærer den tid, som i følge akkordaftalens tidsrum hører til perioden før fratrædelsen, mens den påsatte vikar tildeles den resterende tid på aftalen. Når de ønskede valg er foretaget, klikkes på Næste.

295 SkolePlans layout 286 Så er turen kommet til fravigelsesaftaler. Her vælges tilsvarende en lærer til overtagelse af de enkelte aftaler. Skal aftalen bevares, genvælges den fratrædende lærer til den pågældende aftale. Er der planlagt aftaler i perioden efter fratrædelsen, overtages disse af den angivne lærer. Er der ikke valgt en lærer, fjernes aftaleenheden helt. Når de ønskede valg er angivet, klikkes Næste.

296 287 SkolePlan Du ser nu listen med alle de valgte justeringer. Har du fortrudt dit forehavende, klikker du blot på Fortryd. Klikker du Udfør, vil der efter noget tid fremkomme denne påmindelse: Klikker du OK, gennemføres fratrædelsen, som afsluttes med, at du får mulighed for at udskrive arbejdstidsrapport for den fratrådte lærer Udskiftning Her kan du udskifte en lærer for en valgt periode og indsætte andre lærere på de berørte hold, ved tilsyn og i aftaler.

297 SkolePlans layout 288 Fremgangsmåden svarer til Fratrædelse - bortset fra at læreren netop ikke fratræder, men blot udskiftes i forhold til lektioner m.m. i den angivne periode Barselsorlov Her kan du registrere en lærers orlovsperiode i forbindelse med fødsel og indsætte andre lærere som vikar for de berørte hold og tilsyn m.m..

298 289 SkolePlan Vælg øverst til venstre den medarbejder, som skal på orlov. Afkryds dernæst efter behov graviditets- barsels- og forældreorlov og angiv perioden for disse orlovstyper. Der oprettes kun de orlovstyper, som du har tilvalgt. Klik Næste. Herefter kan du på samme måde som ved Fratrædelse påsætte vikar til de hold og tilsyn m.m., som aktuelle lærer har i orlovsperioden Vikar for hold Her kan du indsætte en lærervikar for et enkelt angivet hold:

299 SkolePlans layout 290 Du vælger det relevante hold i den øverste boks. Herunder i den hvide boks (Fjern følgende lærer(e)) vil den lærer, som pt. har holdet være vist. Vedkommende vil blive fjernet fra holdet i den angivne periode, medmindre du flytter læreren over i boksen helt til højre. I den hvide boks Tilføj følgende lærer(e) indsætter du den eller de lærer(e), som skal knyttes til holdet. Skal de knyttes til holdet som vikarer, skal der være hak i feltet påsæt som vikar. Herefter angiver du den periode, som justeringen skal gælde for, og endelig kan du angive, om denne justering også skal udføres for holdet i Planlægnings skemaet. Klik nu Udfør og bekræft dit valg: Aflys hold Her kan du aflyse enkelte hold i skoleårets skema:

300 291 SkolePlan Træk det eller de ønskede hold fra den grå boks i venstre side til boksen i højre side. Angiv periode og klik Udfør. Svarer du Ja, vil angivne hold blive fjernet fra alle lektioner i den angivne periode Opgaver I Gruppen Lokalaftaler kan du oprette lokale aftaler. Ved at klikke på knappen opgaveliste åbner hovedvinduet Opgaver og dens tilhørende værktøjslinje.

301 SkolePlans layout Hovedvinduet Opgaveliste I hovedvinduet Opgaver ser du fire bokse: I boksen øverst til venstre vises alle eksisterende opgaver og herunder en summering af arbejdstiden knyttet til disse af opgaver. I boksen øverst til højre vises de delopgaver, som der for aktuelt valgte opgave er lavet for enkelte lærere, og herunder ses opgavens evt. aftaletekst Værktøjslinien Opgaveliste Værktøjslinjen er ens for aftalte og planlagte opgaver, men er naturligvis gældende for den valgte visning Værktøjslinjen indeholder grupperne: Visning, Opgave, Delopgave, Vis/udskriv, Vis og Luk. I Gruppen Visning vælger du mellem typerne: Aftalt eller Planlagt. Aftalt viser alle opgaver og den afsatte tid til dem. Planlagt viser alle opgaver og den samlede tidsregistrering på dem. I Gruppen Opgave kan du oprette, slette eller redigere en opgave på knapperne: Opret, Slet og Redigér

302 293 SkolePlan Når du klikker på Opret åbner dette vindue: I Emne-feltet angives opgavens navn. I tekstfeltet nedenunder beskrives opgaven nærmere. I datofelterne nederst angives opgaveperioden. Som udgangspunkt er det hele skoleåret, men en anden periode kan vælges. Klik herefter på knappen Opret. I Gruppen Delopgave kan du oprette, slette eller redigere en delopgave på knapperne: Opret, Slet og Redigér. En delopgave oprettes (via knappen Opret) for hver af de lærere, som er knyttet til opgaven.

303 SkolePlans layout 294 Angiv den tid, som delopgaven giver aktuelle lærer(e). Der kan oprettes flere delopgaven på én gang ved at trække flere lærere over i boksen Lærer(e) (længst til venstre), men de tildeles alle samme tid. Skal lærerne have tildelt forskellig tid, må de oprettes enkeltvis. Klik på knappen Opret. I Gruppen Vis/Udskriv kan du udskrive oversigter via knapperne: Samlet oversigt, Aftaledetaljer, Samlet tekst. Alle knapperne åbner en udskriftsmenu, hvorfra du kan udskrive Forskellige slags oversigter.

304 295 SkolePlan Ved klik på knappen åbner standard-udskriftsmenuen. Ved klik på knappen Udskrift kan du udskrive en oversigt, der viser Samtlige eksisterende opgaver i skoleåret. Ved klik på knappen åbner standard-udskriftsmenuen. Ved klik på knappen Udskrift kan du udskrive en oversigt, der viser indholdet i den Enkelte opgave. Ved klik på knappen åbner dette udskriftsvindue:

305 SkolePlans layout 296 Her kan du udskrive en oversigt over samtlige opgaver som Word eller Excel dokument. Giv oversigten Navn og vælg Word eller Excel. Du kan afslutte udskriften på to måder: Ved klik på Udskriv gemmes filen automatisk i mappen dokumenter på din pc. Ved klik på Diskette-ikonet åbner dette vindue, hvor du selv kan vælge placering på din pc:

306 297 SkolePlan Når du har udskrevet filen åbner den som Word eller Excel dokument: I Gruppen Vis bestemmer du hvilke opgaver, visningen i hovedvinduet skal omfatte.

307 SkolePlans layout 298 Ved klik på knappen Alle lærere får du en visning af samtlige indgåede opgaver. Ved klik på navngiven Lærer får du en visning af den eller de opgaver, som er tildelt med den enkelte navngivne lærer Puljer Gruppen Arbejdstid I Gruppen Arbejdstid kan du udskrive Vcs-filer, tjenesteplaner samt oversigt over For sent tilkald Ved klik på knappen kan du udskrive data fra som Vcs-filer. Ved klik på knappen som Vcs-filer. kan tjenesteplaner frigives, udskrives eller gemmes Ved klik på knappen sent tilkald. kan du registrere og udskrive oversigt over For Vcs-filer Ved klik på knappen som skal udskrives til Vcs-fil. ser du dette vindue, hvor du kan vælge de data, Data, der er gemt i Vcs-formatet, kan læses og anvendes af Outlook, således at lektioner m.m. lægges ind i Outlooks kalender som aftaler.

308 299 SkolePlan Du vælger en lærer/eller flere. Du vælger periode - i datofelterne eller ved markering af en af valgmuligheder nedenfor. Du vælger de aktivitetstyper, som filen skal indeholde. Du vælger at sende filen til valgte medarbejder og evt. at justere tiden i forhold til Greenwich tid (Dette skal gøres, hvis aftalerne i Outlook vises en time forskudt. Prøv evt. at oprette en enkelt dag for en enkelt lærer for at afklare dette forhold). Klik Udfør. Nu gemmes vcs-filerne i den angivne mappe Frigiv tjenesteplan Ved klik på knappen tjenesteplan. ser du dette vindue, hvorfra du kan frigive

309 SkolePlans layout Vælg den dato, som er tjenesteplanens sidste dag, og klik Frigiv. Dialogboksen beder dig bekræfte valget. Klik Ja. Herefter tilbydes du at få tjenesteplanen udskrevet. Endelig tilbydes du at danne vcs-filer for tjenesteperioden. 300

310 301 SkolePlan Svarer du Ja til dette, åbnes vinduet til generering af Vcs-filer. Ved frigivelse af tjenesteplan, gemmer en kopi af dataene, som de ser ud på valgte tidspunkt. Denne kopi bruges senere til at lave afvigelsesrapport Fortryd tjenesteplan Her kan du fortryde frigivelsen af en tjenesteplan, hvis du efter frigivelsen opdager, at den alligevel ikke var helt klar. Du finder tjenesteplanen via fanebladet Arbejdstid i gruppen Arbejdstid: Ved klik på knappen ser du dette vindue:

311 SkolePlans layout 302 Klik på knappen Fortryd senest frigivne periode og svar Ja til kontrolspørgsmålet For sent tilkald Ved klik på knappen alle registreringer af for sent tilkald. ser du dette vindue, hvor du får en oversigt over Der kan ikke oprettes registreringer hér, men du kan slette eller redigere evt. fejloprettede registreringer Gruppen Opgørelser I gruppen Opgørelser kan du Ved klik på knappen kan du se og udskrive en oversigt over arbejdstidsregistreringerne, som de fremgår i Hovedvinduet Arbejdstid. Ved klik på knappen kan du se og udskrive en opgørelse af arbejdstidsregistreringerne for den enkelte lærer. Ved klik på knappen kan du se en alternativ opgørelse over arbejdstid. Den visning er beregnet for Excel og vil ikke tage sig så godt ud som direkte udskrift til printer.

312 303 SkolePlan Ved klik på knappen kan du se og udskrive en rapport over samtlige registreringer i Hovedvinduet Arbejdstid: Opgørelser Via fanebladet Opgørelser er der adgang til hovedvinduet Opgørelser og den tilhørende værktøjslinie. Se også Fanebladene:Dagsoversigt, Årsoversigt, Elevadminstration, Planlægning, Skema, Arbejdstid Hovedvinduet Opgørelser I hovedvinduet Opgørelser kan du se en oversigt over timeforbruget fordelt på aktiviteter. Opgørelsen kan vises samlet for alle lærere eller fordelt på enkelte lærere. Opgørelsen kan omfatte disse typer:

313 SkolePlans layout Værktøjslinien Opgørelser Værktøjslinien Opgørelser er inddelt i grupperne: Opgørelser, Periode og Udskriv Opgørelser Klik på knappen Samlet får du en samlet opgørelse for alle lærere. Ved klik i Navnefeltet får du en opgørelse for valgte lærer. Du kan bladre i lærerlisten med de grønne pile.

314 305 SkolePlan I feltet nederst vælges den type opgørelse, som du vil have vist Periode Her kan du angive hvilken periode opgørelsen skal vise Udskriv Her kan du udskrive den valgte opgørelse. Klik Udskriv og du får udskriftsdialogen for den valgte opgørelse på den valgte lærer. Klik Udskriv alle og du får udskriftsdialogen for den valgte opgørelse på alle lærerer. 6.4 Grunddatavinduer Grunddata er fundamentet for funktionerne i Grunddata. og oprettes via hurtigknappen Grunddata er grundlæggende informationer, som er unikke for hver skole.

315 SkolePlans layout 306 De kan benyttes på tværs af skoleårene, og skal kun angives én gang, medmindre der sker ændringer. Ved klik på hurtigknappen Grunddata: åbner hovedvinduet Grunddata: Se detaljeret beskrivelse af Grunddata-typer Grunddata Hovedvindue giver dig en række valgmuligheder i hovedvinduet Grunddata: Du kan vælge visning af de forskellige datatyper. Du kan søge på den valgte visning. Du kan åbne redigeringsvinduer for den valgte visning. 1. Du vælger den ønskede datatype ved klik på knappen som åbner dropdown boksen med denne oversigt:

316 307 SkolePlan Her markerer du den ønskede datatype og ser visningen i hovedvinduet. 2. Feltet til højre for knappen Postnumre er et Søgefelt. vil straks udpege det første element i listen, som matcher det, du skriver i søgefeltet. Skriver du 18, så markeres 1800 Frederiksberg C automatisk. 3. Du kan navigere rundt i den aktuelle visning samt åbne nye redigeringsvinduer via knapperne: Knapperne har disse funktioner(i rækkefølge): Første, Forrige, Næste, Sidste, Ny, Slet, Redigér og Opdatér. Ved klik på knappen Ny åbner redigeringsvinduerne Grunddata Redigeringsvindue I åbner du redigeringsvinduer med knapperne: Knappen Ny åbner dette vindue:

317 SkolePlans layout 308 Her kan du registrere nye data. Knappen Redigér åbner dette vindue: Her kan du redigere i eksisterende data. Ved gennemgangen af datatyperne på de følgende sider vises datatypernes hovedvindue med redigeringsvinduet indsat Lande I skal alle skolens relevante Lande oprettes. Lande som de nærmeste naboer er lagt ind i programmet fra start. De øvrige kan du oprette - og slette og revidere - under Grunddata/Lande. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner

318 309 SkolePlan Feltet Navn skal udfyldes med et Unikt navn. Klik på knappen Opret, og landet er oprettet i Grunddata Postnumre Alle relevante Postnumre skal være oprettet som forudsætning for, at administrere adresseoplysninger. kan Fra starten er alle gængse postnumre oprettet, men nye kan tilføjes efter behov - også postnumre i udlandet - under Grunddata/Postnumre. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner Feltet Postnummer skal udfyldes med et unikt nummer. Feltet By udfyldes med et unikt bynavn. Klik på knappen Opret, og et nyt postnummer er oprettet i Grunddata Sprog I skal alle skolens relevante sprog oprettes. Sprog som dansk og engelsk er lagt ind i programmet fra start. De øvrige kan du oprette - og slette og revidere - under Grunddata/Sprog.

319 SkolePlans layout Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): 310 åbner Feltet Navn skal udfyldes med et Unikt navn. Klik på knappen Opret, og sproget er oprettet i Grunddata Forsikringsselvskaber I skal alle skolens relevante forsikringsselvskaber oprettes. De mest almindelige er lagt ind i programmet fra start. De øvrige kan du oprette - og slette og revidere - under Grunddata/Forsikringsselvskaber. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner Feltet Navn skal udfyldes med et Unikt navn. Klik på knappen Opret, og forsikringsselvskabet er oprettet i Grunddata.

320 SkolePlan Arbejdstitler I skal alle skolens relevante Arbejdstitler oprettes. Arbejdstitler som lærer og forstander er lagt ind i programmet fra start. De øvrige kan du oprette - og slette og revidere - under Grunddata/Arbejdstitler. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner Feltet Navn skal udfyldes med et Unikt navn. Klik på knappen Opret, og arbejdstitlen er oprettet i Grunddata Ansættelsestyper I skal alle skolens relevante Ansættelsestyper oprettes. Ansættelsestyper, som lærer og forstander er lagt ind i programmet fra start. De øvrige kan du oprette - og slette og revidere - under Grunddata/Ansættelsestyper. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner Feltet Navn skal udfyldes med et Unikt navn.

321 SkolePlans layout 312 Feltet Skoletype med din skoletype. Marker i boksen, hvis denne ansættelsestype ikke skal med i arbejdstidsregnskabet. (f.eks timelærer) Feltet Resttid angiver hvorvidt resttid skal beregnes for ansættelsestypen, eller om det skal være individuelt for den enkelte ansættelse. Feltet Metode angiver hvordan arbejdstiden skal beregnes. Om det er med tilstedeværelse eller optælling. Klik på knappen Opret, og ansættelsestypen er oprettet i Grunddata Personer I skal alle medarbejdere, elever, forældre m.fl. oprettes som Personer med evt. tilhørende adresseoplysninger. Personer kan enten Importeres eller Oprettes. Personer som skolen har på lister i et andet program, kan du Importere som persondata. Øvrige personer skal du oprette. Personer Oprettes - og slettes og revideres - under Grunddata/Personer. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): Udfyld felterne. Klik på knappen Opret, og en Ny person er oprettet i Grunddata. åbner

322 313 SkolePlan Personale I skal alle personer, der er ansat på skolen, oprettes som Personale. Du kan oprette - og slette og revidere - dem under Grunddata/Personale. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner Ved klik på knappen Hent person åbner listen over personer tilknyttet skolen. Når du markerer den aktuelle person og klikker Redigér åbner redigeringsvinduet:

323 SkolePlans layout 314 Feltet Initialer skal udfyldes. Initialerne skal være unikke for hver medarbejder. Det er ikke noget problem, at to medarbejdere har samme navn, de skal blot tildeles forskellige initialer. Feltet Fornavn og Efternavn skal udfyldes. Feltet Fødselsdag skal udfyldes, hvis skolen ønsker at registrere de ansattes alder i forbindelse med administrationen. Dobbeltklik i feltet og 2 åbner en mail til den angivne mailadresse. Dog kun hvis Outlook er installeret på samme pc, som SkolePlan afvikles på. I feltet Rettigheder tildeles medarbejderen enten Ingen adgang eller Administrator. I feltet Kode/Gentag kode tildeles medarbejderen en kode, som giver adgang til SkolePlan. Øvrige felter udfyldes kun, hvis du på et tidspunkt vil lave en adresseliste e.lign. Når du klikker på knappen Opret er personen oprettet som Personale i Grunddata. Ved efterfølgende skoleår importeres medarbejdere automatisk fra foregående skoleår Personalegrupper MANGLER

324 315 SkolePlan Faggrupper I skal skolens relevante Faggrupper oprettes. Du opretter faggrupperne under Grunddata/Faggrupper. Opdelingen i faggrupper giver dig mulighed for at lave opgørelser fordelt på de forskellige grupper. Du bestemmer selv, hvilke faggrupper, der skal oprettes og kan evt. senere redigere og slette faggrupperne. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner Feltet Navn udfyldes med et unikt navn. Klik på knappen Opret, og en Ny faggruppe er oprettet som Grunddata Fag I skal samtlige Fag, der indgår i skemalægningen, oprettes. Fag oprettes, slettes og revideres - under Grunddata/Fag. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner

325 SkolePlans layout 316 Feltet Navn skal udfyldes med et unikt navn. Feltet Kort skal udfyldes med en unik forkortelse for fagets navn. Feltet Faggruppe åbner en liste, hvor du markerer fagets faggruppe. Klik på knappen Opret, og faget er oprettet som Grunddata KlasseFag skal have oplysninger om skolens Klassefag, altså de fag, der hører til klassetrinnet - både obligatoriske fag og tilbuds- og valgfag. Klassefag kan oprettes - og slettes og revideres - under Grunddata/Klassefag. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner I feltet Klasse vælger du det klassetrin, som du vil angive klassefag for. I feltet under klasse klikker du efter tur på knapperne: Obligatorisk, Tilbudsfag og Valgfag. For hver knap Klikker du derefter i feltet Fag og marker de fag, som hører til det valgte klassetrin som obligatorisk, tilbudsfag eller valgfag. For hvert fagvalg angiver du Lektionstal, Blokfordeling, Minimum holdstørrelse og Maximum

326 317 SkolePlan holdstørrelse. Det ugentlige lektionstal skal være et tal mellem 1 og 10. Lektionstallet bruges af programmet under skemalægningen til at holde styr på, om et givent hold er blevet tildelt det forud bestemte antal lektioner. I praksis kan du sagtens oprette et andet antal, ligesom det også er muligt at variere lektionstallet i årets løb, hvis det er ønskeligt. Oplysningerne om holdstørrelse bruges af SkolePlan, når det automatisk skal oprette hold. Min. holdstørrelse angiver det antal elever, som skal have ønsket faget, for at faget kan oprettes som hold. Max. er det maksimale antal elever, der må være på ét hold med aktuelle fag. Sættes Min. og Max. til henholdsvis 7 og 10, vil følgende gælde... 6 elever har ønsket faget 9 elever har ønsket faget 12 elever har ønsket faget 15 elever har ønsket faget der oprettes ingen hold. der oprettes ét hold. der oprettes ét hold med 10 elever, og to elever kan ikke få faget. der oprettes to hold med henholdsvis 8 og 7 elever. Blokfordeling har pt. ingen betydning i, men er tænkt i forbindelse med udbygning af skemalægningsfunktionerne til at angive, om fag med lektionstal på 2 eller mere skal placeres i enkelte lektioner eller blokke af flere lektioner. Når samtlige valg er foretaget, klikker du Opret, og klassefagene er oprettet som Grunddata. Ved oprettelse af en ny elev i for det aktuelle klassetrin. tilskrives eleven automatisk obligatoriske klassefag Områder I skal skolens Områder oprettes. Områderne er inddelingen af skolens lokationer i områder, som er relevant f.eks. for planlægning af rengøring. Områder kan oprettes - og slettes og revideres - under Grunddata/Områder. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner

327 SkolePlans layout 318 Feltet Navn udfyldes med et unikt navn for området. Feltet Kort udfyldes med en unik forkortelse af navnet for området. Klik på knappen Opret, og området er oprettet som Grunddata Lokationer I skal skolens Lokationer oprettes - som en forudsætning for skemalægningen. Lokationer oprettes - og slettes og revideres - under Grunddata/Lokationer. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner Feltet Navn udfyldes med et unikt navn for lokationen. Feltet Kort udfyldes med en unik forkortelse for lokationens navn. I feltet Område markerer du et område fra listen. Feltet Anvendes til undervisning afkrydses. Feltet Maksimale antal elever udfyldes. Fra boksen Mulige faggrupper trækker du fag over i den venstre boks Kan benyttes til... Klik på knappen Opret, og lokationen er oprettet som Grunddata Udstyr I skal skolens udstyr oprettes som Udstyr. Du kan oprette - og slette og revidere - udstyret under Grunddata/Udstyr.

328 319 SkolePlan Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner Feltet Navn udfyldes med et Unikt navn. I Feltet Hører til vælges et Lokale fra dropdown listen. Klik på knappen Opret, og Udstyret er oprettet i Grunddata Elevværelser I skal alle skolens værelser oprettes som Elevværelser. Du kan oprette - og slette og revidere - værelserne under Grunddata/Elevværelser. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner Feltet Værelsesnavn udfyldes med et Unikt værelsesnavn. Feltet Antal sengepladser udfyldes med en Antal.

329 SkolePlans layout 320 Vælg knappen begge køn/kun piger eller kun drenge. Klik på knappen Opret, og Elevværelset er oprettet i Grunddata Evalueringspunkter I skal alle evalueringspunkter, som anvendes på skolen, oprettes som Evalueringspunkter. Du kan oprette - og slette og revidere dem - under Grunddata/Evalueringspunkter. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner Feltet Navn udfyldes med et Unikt evalueringsnavn. I feltet Nummer tildeles evalueringspunktet et Unikt nummer. Klik på knappen Opret, og Evalueringspunktet er oprettet i Grunddata Årsplandagtyper I skal alle årsplandagtyper, oprettes som Årsplandagtyper. Du kan oprette, slette og revidere dem under Grunddata/Årsplandagtype. Som Årsplandagtype oprettes anderledes (ikke-normale) dage, som adskiller sig fra standard ugens dage. Det kan være ferier, projekter, forlængede weekender osv.. Der er to grunde til at oprette Årsplandagtyper: For det første bidrager de til at skabe overblik over skoleårets gang, og for det andet fortæller det, at dagens standardprogram ikke skal anvendes på disse dage. Det ikke nødvendigt at oprette mere end én årsplandagtype for ikke-normale dage. Men det kan alligevel være en god idé at oprette flere typer svarende til antallet af de anderledes dage i et skoleår. Du kan således godt nøjes med at oprette en enkelt årsplandagtype for ferie, men du kan også vælge at oprette én type for hver slags ferie: en til sommerferie, en anden til efterårsferie, en tredje til juleferie etc.. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner

330 321 SkolePlan Feltet Navn udfyldes med et Unikt navn for hver årsplandagtype. Feltet Kort udfyldes med en Unik forkortelse af navnet på hver årsplandagtypen. I feltet Program for... kan du oprette dagtypen enten som Program for normale dage, som Intet program (f. eks. når skolen er lukket) eller som Program for ikke-normale dage. Afkryds feltet Vis dage af denne type i medarbejderes årsplan. Afkryds feltet Vis dage af denne type i elevers årsplan. Ved klik på knappen Farve til dage med... åbner farvepaletten, hvor du kan vælge farve til den valgte årsplandagtype: Klik på knappen Opret, og Årsplandagtypen er oprettet i Grunddata Dagsprogramtyper I skal alle de forskellige typer af daglige aktiviteter, der indgår i et standard dagsprogram, oprettes som Dagsprogramtyper. Oprettelsen af et Standard dagsprogram er en forudsætning for al efterfølgende skemalægning. Et dagsprogram indeholder de aktiviteter, der ikke er lektioner, som f. eks. morgenmad, morgensamling, fælles rengøring etc.. Men før du kan oprette sådan et standard dagsprogram, skal dagsprogrammets forskellige typer af aktiviteter være oprettet - de såkaldte dagsprogramtyper.

331 SkolePlans layout Du kan oprette - og slette og revidere dagsprogramtyperne - under Grunddata/ Dagsprogramtype. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner Feltet Navn udfyldes med et Unikt navn for dagsprogramtypen. Feltet Kort udfyldes med en Unik Forkortelse af navnet for dagsprogramtypen. Afkryds feltet Medtag i medarbejderskema. Afkryds feltet Medtag i elevskema. Klik på knappen Opret, og Dagsprogramtypen er oprettet som Grunddata Tilsynstyper I skal alle typer af tilsyn på skolen, oprettes som Tilsyn. Du kan oprette - og slette og revidere - dem under Grunddata/Tilsyn. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): Feltet Navn udfyldes med et Unikt navn på et Tilsyn. åbner 322

332 323 SkolePlan Feltet Kort udfyldes med en unik Forkortelse af navnet på Tilsynet på max. 3 tegn. I feltet Nummer i oversigt angiver du Nummer for tilsynet mellem 0 og 50. Nummerering har følgende betydning: I oversigten vises tilsynstyper i alfabetisk rækkefølge efter navn, men i kostskoletilsynsplanen er det sikkert mere relevant at få vist f.eks. morgenvagt før aftenvagt. Dette klares ved at tildele aftenvagt et højere nummer end morgenvagt. Tilsynstyper, som tildeles nummeret 0, vil ikke umiddelbart blive medtaget i kostskoletilsynsplanen. Eksempel: aftenvagt middagsvagt morgenvagt aft mid mor dette vil i kostskoletilsynsplanen blive arrangeret som ønsket: mor mid aft uden nummerering ville resultatet i kostskoletilsynsplanen være: aft mid mor Afkryds feltet Medtag i medarbejders årsplan, dersom tilsyn af denne type ønskes vist i lærernes årsplan. Klik på knappen Opret, og Tilsynet er oprettet i Grunddata Aktivitetstyper I skal alle skolens typer af aktiviteter oprettes som Aktivitetstyper. Du kan oprette - og slette og revidere - dem under Grunddata/Aktivitetstyper. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner Feltet Navn udfyldes med et Unikt navn på Aktivitetstypen.

333 SkolePlans layout 324 Feltet Kort udfyldes med en Unik forkortelse af navnet på Aktivitetstypen. Afkryds feltet Medtag i lærerskema. Afkryds feltet Medtag i elevskema. Klik på knappen Opret, og Aktivitetstypen er oprettet som Grunddata Fraværstyper Lærere I skal lærernes typer af fravær oprettes som Fraværstyper Lærere. Du kan oprette - og slette og revidere - dem under Grunddata/Fraværstyper Lærere. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner I hovedvinduet Grunddata ser du nu visningen af Fraværstyper lærere, som er en oversigt over de på forhånd definerede typer fravær. I redigeringsvinduet kan du selv tilføje andre fraværstyper. Feltet Navn udfyldes med et Unik navn på Fraværstypen. Feltet Kort udfyldes med en Unik forkortelse af navnet på Fraværstypen. Afkryds et af felterne uden arbejdstid/fast arbejdstid/ifølge tjenesteplan. Klik på knappen Opret, og en Ny fraværstype for lærere er oprettet som Grunddata.

334 325 SkolePlan Fraværstyper Elever I skal elevernes typer af fravær oprettes som Fraværstyper Elever. Du kan oprette - og slette og revidere - dem under Grunddata/Fraværstyper Elever. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner I hovedvinduet Grunddata ser du nu visningen af Fraværstyper elever, som er en oversigt over de på forhånd definerede typer fravær. I redigeringsvinduet kan du selv tilføje andre fraværstyper. Feltet Navn udfyldes med et Unik navn på Fraværstypen. Feltet Kort udfyldes med en Unik forkortelse af navnet på Fraværstypen. Afkryds feltet Pålagt. Klik på knappen Opret, og en Ny fraværstype for elever er oprettet som Grunddata Skoler MANGLER Censorer MANGLER Medicintyper MANGLER Prøvefag I skal alle skolens relevante prøvefag oprettes. De mest almindelige er lagt ind i programmet fra start. Prøvefag knyttes til fag for at angive hvilken type prøve der benyttes. F.eks. ville et fag som Basket eller Fodbold kunne have prøvefaget idræt. De øvrige kan du oprette - og slette og revidere - under Grunddata/Prøvefag. Ved klik på knappen Ny åbner

335 SkolePlans layout 326 redigeringsvinduet (det indsatte vindue): Feltet Navn skal udfyldes med et Unikt navn. Klik på knappen Opret, og prøvefaget er oprettet i Grunddata. 6.5 Årsdatavinduerne Årsdata er fundamentet for administration af skoleåret i hurtigknappen Årsdata. og oprettes via Årsdata er grundlæggende informationer, som er unikke for hver skole, men knyttet til det enkelte skoleår. Ved oprettelse af et nyt skoleår kan du kopiere årsdata fra det foregående over i det nye skoleår. Ved klik på hurtigknappen Årsdata: åbner dropdown boksen:

336 327 SkolePlan Du markerer det aktuelle emne på listen og åbner det tilhørende hovedvindue: giver dig en række valgmuligheder i hovedvinduet: Du kan søge på den valgte visning. Du kan åbne redigeringsvinduer for den valgte visning. ad. 1. Feltet til højre for knappen Prøver er et Søgefelt. vil straks udpege det første element i listen, som matcher det, du skriver i søgefeltet. Skriver du 3, så markeres prøve nummer 3/Dansk/Orden automatisk. ad. 2. Du kan navigere rundt i den aktuelle visning samt åbne nye redigeringsvinduer via knapperne: Knapperne har disse funktioner(i rækkefølge): Første, Forrige, Næste, Sidste, Ny, Slet, Redigér og Opdatér. Ved klik på knappen Ny åbner redigeringsvinduet for aktuelle datagruppe (Prøver kan dog ikke redigeres). Ved gennemgangen af datatyperne på de følgende sider vises datatypernes hovedvindue med redigeringsvinduet indsat. Se detaljeret beskrivelse af Årsdata-typer.

337 SkolePlans layout Se detaljeret beskrivelse af Opgaver Grundoplysninger I skal Grundoplysninger for det aktuelle skoleår oprettes via hurtigknappen Årsdata/Grundoplysninger. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet: åbner Grundoplysningerne er inddelt i tre hovedgrupper med underpunkter: Vikarpulje Grundlag for arbejdstid: Se detaljeret beskrivelse. Skema: Se detaljeret beskrivelse. Karakter/eksamen: Se detaljeret beskrivelse. Egentidsudregning/Pausetid/Udviklingstid/ Lektioner/Fagønsker/Offentliggørelse Eksamensbeviser/Karakterblade Grundlag for arbejdstid Gruppen Grundlag for arbejdstid indeholder punkterne: Egentidsudregning/Pausetid/ Udviklingstid/Vikarpulje. 328

338 329 SkolePlan Generel: Afkryds i feltet til højre, om egentidsudregning skal foregå efter aftale for Efterskoler, Husholdnings- og håndarbejdsskoler eller Kostskoler. Angiv tidsrum for hviletid. Afslut dine valg ved klik på knappen Gem. Pausetid:

339 SkolePlans layout 330 I felterne til højre afkrydser du, om pausetid skal beregnes automatisk for korte og lange pauser. Hvis I har valgt at lave en lokalaftale for pausetid, fravælges den automatiske beregning, og årsagen til dette indskrives i aftaleteksten. Hvis du vælger automatisk beregning, beregnes pausetid automatisk ud fra den givne overenskomst. Vil du anvende den automatiske beregning af pausetid, skal du tillige angive, om du vil bruge den beregnede tid 100%. Hvis du (i kraft af en lokal aftale) kun vil godskrive eksempelvis 70% af den tid, som udløses ifølge overenskomsten, angives tallet 70 i feltet Benyt procentsats af overenskomsttid. VIGTIGT: De lange pauser udløser ifølge overenskomsten 1/3 af den faktiske tid, og det er denne tid, du får, når procentsatsen er sat til 100%. Ændrer du satsen til 33%, vil SkolePlan kun regne med 33% af 1/3 af den faktiske tid. Afslut dine valg ved klik på knappen Gem. Udviklingstid: I feltet til højre markerer du den Model for udviklingstid fra A til D, som skolen vil gøre brug af i skoleåret: model model model model A B C D Udvikling og lærersamarbejde Udvikling og efter- og videreuddannelse Samarbejde Lærersamarbejde, udvikling og efter- og videreuddannelse Afslut dine valg ved klik på knappen Gem. (125 (125 (125 (150 timer timer timer timer pr. pr. pr. pr. årsværk) årsværk) årsværk) årsværk)

340 331 SkolePlan Vikarpulje: I feltet til højre markerer du en evt. pulje omkring vikartid, hvorefter SkolePlan ændrer sin arbejdstidberegning omkring denne pulje, så den ajourføres med faktisk afholdt vikartid. Se mere herom under Opgaver. Afslut dine valg ved klik på knappen Gem Skema Gruppen Skema indeholder punkterne: Lektioner/Fagønsker/Offentliggørelse. Lektioner: I feltet øverst til højre angiver du Standard lektionslængden i decimaltal.

341 SkolePlans layout 332 I feltet nederst til højre angiver du tidspunkt for, sidste lektions afslutning før en lukkedag. Afslut dine valg ved klik på knappen Gem. Fagønsker: I feltet i midten til højre afkrydser du, om eleverne må angive Fagønsker. I feltet øverst til højre angiver du, hvor mange fagønsker eleverne i givet fald kan prioritere. I feltet nederst til højre angiver du hvilken fagønskerunde, der åbnes for. Fag til runden lader dig angive hvilke fag, eleverne kan vælge. Afslut dine valg ved klik på knappen Gem.

342 333 SkolePlan Her kan du oprette grupper af valgfag, hvor du angiver hvor mange fag i hver gruppe der skal vælges. Grupperne oprettes på den valgt runde.

343 SkolePlans layout 334 Offentliggørelse: I feltet øverst til højre afkrydser du, om skoleåret skal skjules. I feltet midterst til højre afkrydser du, hvordan en Frigivet tjenesteplan skal offentliggøres. I feltet nederst til højre afkrydser du, om Holdnavne skal angive perioder. Afslut dine valg ved klik på knappen Gem. Årsplan: I feltet øverst til højre afkrydser du, om stamhold skal kunne tildeles en selvstændig årsplansdagtype i årsplanen. I feltet midterst til højre afkrydser du, om årsplanen skal udskrives på ét ark. I feltet nederst til højre afkrydser du, om træk og slip skal aktiveres i forhold til årsplansdagtyper Karakter/eksamen Gruppen Karakter/eksamen indeholder punkterne: Karakterer, Karakterer 2, Eksamensbeviser og Kursusperiode.

344 335 SkolePlan Karakterer: I felterne øverst til højre angiver du hvilken karakterindberetning, du vil åbne op for. I felterne nederst til højre vælger du karakterblade af type A, B eller C, samt afkrydser om Cpr-nummer og udtalelser skal fremgå af karakterbladene. Afslut dine valg ved klik på knappen Gem.

345 SkolePlans layout 336 Karakterer 2: I felterne til højre kan du oprette yderligere karakter-typer og navngive dem, samt åbne for indberetningen af dem. Afslut dine valg ved klik på knappen Gem. Eksamensbeviser:

346 337 SkolePlan I felterne til højre afkrydser du, om eksamensbeviser skal indeholde Cpr-nummer og Forstanderens navn og Udskrives med bilag. Afslut dine valg ved klik på knappen Gem. Kursusperiode: I felterne til højre angiver du kursusperioden, samt antal kursusuger. Afslut dine valg ved klik på knappen Gem Prøver Skoleårets prøver kan ses listet via hurtigknappen Årsdata/Prøver. Disse oplysninger kan ikke redigeres Klasser I kan det aktuelle skoleårs klasser oprettes, redigeres og slettes via hurtigknappen Årsdata/Klasser. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner

347 SkolePlans layout I feltet Klassetrin vælges nummer 0-10 eller AI. I feltet Bogstav vælges et af bogstaverne. I feltet Hører til markeres et lokale. I felterne Lærer(e) vælges lærer fra boksen til højre og trækkes over i lærerboksen til venstre. Klik på knappen Opret, og Klassen er oprettet i Årsdata Kontaktgrupper I kan det aktuelle skoleårs kontaktgrupper oprettes, redigeres og slettes via hurtigknappen Årsdata/Kontaktgrupper. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): Feltet Navn udfyldes med et unikt navn for lokationen. åbner 338

348 339 SkolePlan I feltet Hører til markeres et lokale. I felterne Lærer(e) vælges lærer fra boksen til højre og trækkes over i lærerboksen til venstre. Klik på knappen Opret, og Kontaktgruppen er oprettet som Årsdata Stamhold I kan det aktuelle skoleårs stamhold oprettes, redigeres og slettes via hurtigknappen Årsdata/Stamhold. Ved klik på knappen Ny redigeringsvinduet (det indsatte vindue): åbner Feltet Navn udfyldes med et unikt navn for lokationen. I feltet Hører til markeres et lokale. I felterne Lærer(e) vælges lærer fra boksen til højre og trækkes over i lærerboksen til venstre. Klik på knappen Opret, og Stamhold er oprettet som Årsdata Hold I kan det aktuelle skoleårs hold oprettes, redigeres og slettes via hurtigknappen Årsdata/Hold eller på hurtigknappen Hold. Her kan du automatisk Oprette skoleårets hold efter forskellige principper: Stamhold, storhold, hold efter fagønsker og tomme hold. Se vejledning for Holdoprettelse.

349 SkolePlans layout Opgaver Beskrivelse af vinduet for akkordaftaler findes under afsnittet Arbejdstid (se Opgaver) Puljer Beskrivelse af vinduet for puljer findes under afsnittet Arbejdstid (se Puljer) For kort varsel Skoleårets registreringer af tilkald med for kort varsel kan ses listet via hurtigknappen Årsdata/For kort varsel. Disse oplysninger kan redigeres og slettes, men der kan ikke oprettes registreringer direkte fra listen Notater I kan du via hurtigknappen Årsdata/Notater skrive et notat om skoleåret. Notatet oprettes automatisk som et word-dokument. Når teksten er skrevet skal du i feltet Fil klikke Gem og luk.