Samarbejdsaftale mellem Udbetaling Danmark Kongens Vænge 8 (CVR nr ) og KL Weidekampsgade København S (CVR nr.

Transkript

1 Samarbejdsaftale mellem Udbetaling Danmark Kongens Vænge 8 (CVR nr ) og KL Weidekampsgade København S (CVR nr ) 8. oktober 2015 Samarbejdsaftale om kommunernes og Udbetaling Danmarks samarbejde om Den Fælles Dataenhed 1

2 Indhold Baggrund... 3 Formål og omfang... 3 Samarbejdet om Den Fælles Dataenheds opgaver... 3 Registersamkøring og dataanalyse... 4 Særlige indsatser om kontrol i samarbejde med andre myndigheder...5 Indhentning af oplysninger fra udlandet... 5 Nøgletal og effektmåling... 5 Økonomimodel... 5 Aftalestyring... 6 Bilag 1: Samarbejdet mellem Den Fælles Dataenhed og kommunerne...7 Bilag 2: Registersamkøring, herunder dataanalyse... 8 Bilag 3: Særlige indsatser om kontrol i samarbejde med andre myndigheder...12 Bilag 4: Indhentning af oplysninger fra udlandet Bilag 5: Afrapportering på nøgletal

3 Baggrund KL og regeringen har i aftale om kommunernes økonomi for 2015 aftalt at styrke kontrolindsatsen i kommunerne og Udbetaling Danmark. Det er derfor besluttet at etablere en enhed, der benævnes Den Fælles Dataenhed, som skal sikre et bedre grundlag og forpligtende samarbejde vedrørende kontrol med sociale ydelser, herunder på de kommunale ydelsesområder. Den fælles dataenhed skal bidrage til at styrke kontrollen med sociale ydelser og tilskud i kommunerne og Udbetaling Danmark. Der er som grundlag for arbejdet indsat kontrolhjemler i kapitel 3a i Lov om Udbetaling Danmark. Denne aftale omhandler samarbejdet mellem kommunerne og Den Fælles Dataenhed i forhold til: - samkøring af data fra registre fra offentlige myndigheder og a-kasser vedrørende modtagere af kommunale ydelser samt videregivelse af prioriteringslister og relevante oplysninger til kommunerne - etablering af et systematisk samarbejde med relevante myndigheder, herunder i andre lande og indhentning af oplysninger om borgernes forhold i udlandet, til brug for kontrolarbejdet i kommunerne og i Udbetaling Danmark - opgørelse af effekten af bedre datasamkøring og brug af data fra udenlandske myndigheder Formål og omfang Aftalen har til formål at fastlægge rammerne for samarbejdet mellem kommunerne og Den Fælles Dataenhed, med henblik på at sikre et så stort kommunalt udbytte som muligt og at sikre så stor tilfredshed med leverancer fra Den Fælles Dataenhed som muligt. I aftalen fastlægges dermed omfanget af og vilkårene for de produkter, som Den Fælles Dataenhed skal levere til kommunerne samt omfanget af og vilkårene for kommunernes leverancer og tilbagemeldinger til Den Fælles Dataenhed. Aftalen fastsætter endvidere hvilke leverancer fra Den Fælles Dataenhed, som kommunerne kan forvente at modtage uden yderligere finansiering, og dermed inden for de aftalte økonomiske rammer. I hovedaftalen præsenteres de overordnede opgaver for Den Fælles Dataenhed og den enkelte kommune, mens de nærmere rammer og vilkår uddybes i aftalens bilag. Samarbejdet om Den Fælles Dataenheds opgaver Aftalen indgås mellem KL s og Udbetaling Danmarks bestyrelser. Den Fælles Dataenhed ligger under Udbetaling Danmarks myndighedsansvar, og refererer til Udbetaling Danmarks bestyrelse. ATP varetager på vegne af Udbetaling Danmarks bestyrelse driften af Den Fælles Dataenhed. Aftalen ligger således inden for rammerne af administrationsaftalen mellem ATP og Udbetaling Danmark. 3

4 Der er nedsat et samarbejdsforum med repræsentanter fra kommunerne, KL, Udbetaling Danmark og sekretariatet for Udbetaling Danmarks bestyrelse. Samarbejdsforum bidrager til at sikre, at Den Fælles Dataenheds opgaver og prioriteringer indrettes, så det styrker kontrolindsatsen i kommunerne. Dertil er der nedsat en task force bestående af 16 kommuner, som løbende deltager i udvikling og test af de kriterier, der anvendes i samarbejdet om kontrolopgaven. KL peger på de kommuner, der deltager i Samarbejdsforum og Task force gruppen. Task forcen og Samarbejdsforums opgaver og ansvar er uddybet i aftalens bilag. KL, Udbetaling Danmark og sekretariatet for Udbetaling Danmarks bestyrelse har nedsat en gruppe, som forbereder arbejdet i Samarbejdsforum og Task force gruppen. Områderne, som Den Fælles Dataenhed skal beskæftige sig med, er fastlagt i aftale om kommunernes økonomi for 2015 og kan inddeles i følgende tre spor: - Registersamkøring og dataanalyse - Særlige indsatser om kontrol i samarbejde med andre myndigheder - Indhentning af oplysninger fra udlandet Der vil for hvert af sporerne påhvile Den Fælles Dataenhed og den enkelte kommune en række opgaver og et særligt ansvar for at sikre et godt samarbejde og for at sikre det fulde udbytte af Den Fælles Dataenheds leverancer til kommunerne. Den grundlæggende forståelsesramme omkring samarbejdet er illustreret i bilag 1. Registersamkøring og dataanalyse Den Fælles Dataenhed kan samkøre data fra registre fra offentlige myndigheder og a-kasser med oplysninger om modtagere af ydelser og tilskud fra kommunerne og Udbetaling Danmark. Det er kommunernes ansvar at sikre, at registrering af aktive ydelsesmodtagere er retvisende og ajourført, således at data har den fornødne kvalitet. Den Fælles Dataenhed har ansvar for at planlægge indlæsning af data i overensstemmelse med ATP s IT sikkerhedspolitik. Den Fælles Dataenhed videregiver resultaterne fra registersamkøringen i form af prioriteringslister til kommunerne, og kommunerne vurderer, om der er grundlag for at sætte kontrolsager i gang på baggrund af prioriteringslisterne. Det er kommunernes ansvar at identificere snydmønstre, og give input til udviklingen af undringskriterier blandt andet i form af sagsspecifik feedback. Opgaverne for Den Fælles Dataenhed og kommunerne i forbindelse med registersamkøring er beskrevet i bilag 2. 4

5 Særlige indsatser om kontrol i samarbejde med andre myndigheder Den Fælles Dataenhed skal etablere et samarbejde med kommunerne omkring særlige indsatser, der kan bidrage til at styrke kontrolindsatsen i kommunerne og Udbetaling Danmark. Den Fælles Dataenhed kan fx samarbejde med kommunerne og andre myndigheder om brug af nye registre, udveksling af oplysninger, informations- og kontrolkampagner. Opgaverne for Den Fælles Dataenhed og kommunerne i forbindelse med særlige indsatser om kontrol er beskrevet i bilag 3. Indhentning af oplysninger fra udlandet Den Fælles Dataenhed skal indgå et systematisk samarbejde med udenlandske myndigheder med henblik på at indhente oplysninger om borgeres forhold i udlandet efter anmodning fra kommunerne og til brug for kommunernes kontrolarbejde. Den Fælles Dataenhed arbejder videre med at udvide eksisterende samarbejdsaftaler om udveksling af oplysninger til brug for kontrol på kommunale ydelsesområder, til at omfatte yderligere oplysninger om fx indtægt, formue, samliv etc. Arbejdet med at indgå aftaler vil indeholde forhandlinger og afklaringer, som tidsmæssigt kan strække sig over flere år. Opgaverne for Den Fælles Dataenhed og kommunerne i forbindelse med indhentning af oplysninger fra udlandet er beskrevet i bilag 4. Nøgletal og effektmåling Den Fælles Dataenhed skal opgøre effekten af bidraget til kommunernes kontrolindsats på tværs af Den Fælles Dataenheds tre spor: - Registersamkøring og dataanalyse - Særlige indsatser om kontrol i samarbejdet med andre myndigheder - Indhentning af oplysninger fra udlandet Kommunerne skal løbende afrapportere på sagsniveau til Den Fælles Dataenhed for at dette kan lade sig gøre. Den Fælles Dataenhede afrapporterer hver måned til KL og kommunerne på en række nøgletal, der skal anvendes til at opgøre effekten af dataenhedens leverancer, videreudvikle kriterier, sammenligne og udvikle best practice på tværs af kommunerne samt vise kommunernes brug af prioriteringslister som kanal til nye kontrolsager. Afrapportering til eksterne interessenter aftales mellem KL og Den Fælles Dataenhed. Opgaverne for Den Fælles Dataenhed og kommunerne i forbindelse med nøgletal og effektmåling er beskrevet i bilag 5. Økonomimodel Det er afsat en årlig ramme på 16,7 mio. kr. (pl-2015) til drift af Den Fælles Dataenhed i forhold til leverancer til kommunerne. 5

6 Den Fælles Dataenhed drives som en del af Udbetaling Danmark på omkostningsdækket basis, og indsatsen tilrettelægges således, at den ikke overstiger budgetrammen. Leverancerne fra Den Fælles Dataenhed til kommunerne indenfor den eksisterende budgetramme fremgår af aftalens bilag. Ønsker kommunerne leverancer fra Den Fælles Dataenhed ud over de i aftalen beskrevne leverancer, opkræves kommunerne særskilt herfor og efter aftale med Udbetaling Danmark. Aftalestyring Aftalen erstatter den foreløbige samarbejdsaftale. Aftalen træder i kraft fra det tidspunkt aftalen er vedtaget i KL s og Udbetaling Danmarks bestyrelser. 6

7 Bilag 1: Samarbejdet mellem Den Fælles Dataenhed og kommunerne Leverancerne fra Den Fælles Dataenhed skal være med til at styrke og underbygge den kommunale kontrolindsats. Det er i samarbejdet mellem Den Fælles Dataenhed og kommunerne afgørende, at kommunerne har kendskab til de muligheder, der er i registersamkøringen, og at Den Fælles Dataenheds leverancer tænkes ind i tilrettelæggelsen af den samlede kommunale kontrolindsats. Omvendt er det afgørende, at Den Fælles Dataenhed har kendskab til de kommunale kontrolplaner og ydelsesområder, så udviklingen af kriterier mv. kan tilpasses hertil. Et succesfuldt resultat forudsætter således et tæt samarbejde mellem Den Fælles Dataenhed og kommunerne og afhænger af et dynamisk samspil, hvor kommunerne har ansvar for at sikre det faglige input til Den Fælles Dataenhed, mens Den Fælles Dataenhed har ansvar for at levere viden om data og den tekniske løsning. Det er kommunernes faglige input til Den Fælles Dataenhed, som udgør fundamentet for Den Fælles Dataenheds udvikling af kriterier på de kommunale ydelsesområder, hvilket er illustreret i figuren nedenfor: 7

8 Bilag 2: Registersamkøring, herunder dataanalyse Opgave Kommunernes opgaver Den Fælles Dataenheds opgaver Indlæsning, kvalitetssikring og behandling af data Kommunerne stiller data til rådighed for samkøringen. Kommunerne forholder sig til størrelsen af de bestande af ydelsesmodtagere, som Den Fælles Dataenhed indlæser data på, og kommunen giver løbende tilbagemeldinger til Den Fælles Dataenhed, hvis der identificeres uoverensstemmelser. For eksempel: Kommunen mener, at der er 500 (aktive) kontanthjælpsmodtagere, men i afrapporteringen fra Den Fælles Dataenhed fremgår det, at der kun indlæses data på 400 kontanthjælpsmodtagere. Den Fælles Dataenhed indlæser data fra kommunernes fagsystemer løbende. For at kvalitetssikre data og for dermed at lave den rigtige afgrænsning af ydelsesmodtagerne indlæses der en gang om måneden data fra udbetalingssystemerne. Den Fælles Dataenhed kvalificerer, strukturerer og anvender data. Et andet eksempel kan være hvis der er personer på prioriteringslisten, som kommunen ikke mener, er aktive ydelsesmodtagere. Udvikling af kriterier Kommunerne deltager i udviklingen af kriterier. Dette udmøntes i følgende to opgaver: 1. Kommunerne giver sagsfeedback i alle de sager, som kommunerne bestiller i registersamkøringen uanset udfaldet af sagerne 2. Kommunerne giver generel feedback på kriterierne og kommer løbende med ideer til nye kriterier. En måde hvorpå kommunerne kan udvikle nye ideer til kriterier er ved løbende at gennemgå afsluttede kontrolsager, hvor der fx er rejst tilbagebetalingskrav. Den Fælles Dataenhed implementerer løbende kriterier på baggrund af de input, der kommer fra kommunerne. Den Fælles Dataenhed varsler, i det omfang det er muligt, en kommende test af et kriterie 10 hverdage, før testen sendes til kommunerne. Den Fælles Dataenhed udarbejder model for udvikling herunder testvejledning og indhenter kommunernes input til, hvilke systemopslag, der er relevante i forhold til det konkrete kriterie. Task force kommunerne deltager i nødvendige test og tilretning af kriterier. Der kan laves særskilte aftaler med udvalgte kommuner omkring deltagelse i udvikling af kriterier. Den Fælles Dataenhed kan i forbindelse med test afprøve forskellige testmodeller. Den Fælles Dataenhed implementerer ikke nye kriterier eller væsentlige 8

9 Task force kommunerne giver tilbagemelding på test indenfor 10 hverdage, med mindre andet er aftalt. justeringer af kriterier uden, at minimum to kommuner har testet kriteriet/ justeringerne. Det er kommunerne, der godkender kriterierne efter drøftelse med Den Fælles Dataenhed. Hvert kriterie testes som minimum én gang, men kommunerne kan i de fleste tilfælde forvente to eller flere testrunder. Prioriteringslister Kommunerne bestiller og modtager elektronisk prioriteringslister på Brugergrænsefladen. Antallet af sager, som kommunerne kan trække i registersamkøringen, vil variere fra kommune til kommune, dels på grund af kommunernes forskellige størrelser og dels på grund af det forhold, at der er kriterier, som ikke giver udfald i alle kommuner. Ønsker en kommune en særlig type af udtræk fra registersamkøringen, kan kommunen bestille udtrækket hos Den Fælles Dataenhed. Efter bestilling går Den Fælles Dataenhed i dialog med den enkelte kommune om hvorvidt udtrækket med fordel kan integreres i registersamkøringen til gavn for flere kommuner eller om der nærmere er tale om et enkeltstående udtræk til den enkelte kommune. Den Fælles Dataenhed udvikler dels en løsning, der kan samkøre data og dels en brugergrænseflade, hvor kommunerne effektivt og med størst mulig datasikkerhed kan bestille og trække resultatet af registersamkøringen. Den Fælles Dataenhed udvikler løsningen på en sådan måde, at der i videregivelsen og modtagelsen af oplysninger via Brugergrænsefladen sikres det fornødne journaliseringsgrundlag. Den Fælles Dataenhed udvikler på sigt en løsning, hvor kommunerne kan trække et resultat på en konkret ydelsesmodtager. Er der tale om et enkeltstående udtræk vil det som udgangspunkt ikke falde inden for de eksisterende økonomiske rammer og afregnes derfor særskilt med den enkelte kommune. Er der tale om et udtræk, som med fordel kan integreres i registersamkøringen skal kommunen forvente en vis implementeringstid, da der kan være andre kriterier mv. som har højere prioritet. Kommunerne orienterer borgerne på listerne, 9

10 Nye datakilder fra registre fra offentlige myndigheder jf. Persondatalovens 29 i de sager, hvor der startes en sagsoplysning op på baggrund af registersamkøringen. Kommunerne i Samarbejdsforum prioriterer ønskerne om nye datakilder/registre ud fra de afsatte økonomiske rammer. Kommunerne kommer med input til kriterier, der samkører oplysninger fra nye registre. Den Fælles Dataenhed implementerer som udgangspunkt en ny datakilde om året, inden for den afsatte økonomiske ramme. Kontrolark (elektronisk visning af relevante oplysninger om en ydelsesmodtag er) Brugergrænsefl ade til distribution af prioriteringslist er, sagsfeedback samt øvrige dokumenter Vejledninger, instrukser, standardtekster m.v. Task force kommunerne giver input til udviklingen af kontrolark samt stiller ressourcer til rådighed til test. Kommunerne opretter og styrer adgangen til Brugergrænsefladen. Kommunerne anvender Brugergrænsefladen til at - bestille sager fra registersamkøringen - afgive sagsspecifik feedback på de sager, som kommunen modtager fra registersamkøringen - anmode om bistand til at indhente oplysninger fra udlandet i enkeltsager - finde kontaktoplysninger på udvalgte myndigheder i udlandet - hente relevante dokumenter som fx vejledninger, kontaktlister, dagsordener, referater, forslag til brevtekster m.v. - Kommunerne i Samarbejdsforum samarbejder med Den Fælles Dataenhed om udarbejdelse og kvalitetssikring af materiale til kommunerne. Den Fælles Dataenhed udvikler et kontrolark, der dels viser relevante stamoplysninger samt udstiller resultatet af registersamkøringen. Kontrolarkene ændres løbende, når der sker forandringer i kriterierne. Den Fælles Dataenhed udvikler og vedligeholder en Brugergrænseflade til brug for samarbejdet mellem Den Fælles Dataenhed og kommunerne. Brugergrænsefladen kan på sigt blive afløst af andre typer af platforme. Den Fælles Dataenhed udsender relevant materiale til kommunerne. Rapportering på sagsniveau Kommunerne rapporterer til Den Fælles Dataenhed på sagsniveau på de sager, der er trukket ud i registersamkøringen. Kommunerne rapporterer til Den Fælles Dataenhed indenfor 10 hverdage efter en given liste er modtaget, om hvorvidt der Den Fælles Dataenhed afrapporterer om nøgletal og effekten af registersamkøringen på kommuneniveau til den enkelte kommune. Målingen af effekterne ved konkrete 10

11 igangsættes en egentlig sagsoplysning. Hvis kommunen ikke igangsætter en sagsoplysning angiver kommunen en årsag til henlæggelsen. indsatser i fx kampagner vil blive aftalt individuelt for hver kampagne afhængig af mulighederne for målingerne og det pågældende emne. Derudover rapporterer kommunerne senest 10 dage efter sagens afslutning hvilket udfald sagen har fået herunder årsag til eventuel henlæggelse. Dataansvar Den myndighed, der modtager oplysninger, bliver dataansvarlig og har dermed selv ansvaret for, at behandlingen af oplysninger herunder sletningen overholder den til enhver tid gældende persondataretlige lovgivning, herunder de persondataretlige regler om fortrolighed og sikkerhed i lov om behandling af personoplysninger. Dette indebærer blandt andet, at kommunerne og Den Fælles Dataenhed hver især er ansvarlige for, at kun de medarbejdere, for hvem det til enhver tid er nødvendigt at anvende de modtagne data i forbindelse med udførelsen af deres arbejde, er autoriseret hertil, og at medarbejdere ikke er autoriseret til anvendelser, som de ikke har behov for. 11

12 Bilag 3: Særlige indsatser om kontrol i samarbejde med andre myndigheder Opgave Kommunernes opgaver Den Fælles Dataenheds opgaver Årlig kampagneplan Task force kommunerne udarbejder i fællesskab med Den Fælles Dataenhed en årlig kampagneplan. Udarbejdelse af planen igangsættes i 3. kvartal hvert år. Den Fælles Dataenhed faciliterer udarbejdelsen af den årlige kampagneplan der som udgangspunkt rummer én kontrolkampagner og én informationskampagne. Udførelse af landsdækkende kampagneaktiviteter Som udgangspunkt deltager kommunen i de kontrolkampagner og informationskampagner, som igangsættes og faciliteres af Den Fælles Dataenhed. Den enkelte kommune udfører kampagnens specifikke aktiviteter. Kommunen er selv ansvarlig for at tilpasse kampagnematerialet fra Den Fælles Dataenhed til den enkelte kommunes kontrolarbejde. Den Fælles Dataenhed søger for udtræk af relevant data, udarbejdelse af standardtekster og øvrig bistand til kommunerne i forbindelse med udførelse af de to årlige kampagner. Den Fælles Dataenhed bidrager som udgangspunkt med samme type af materiale på tværs af landets kommuner. Kommunerne rapporterer til Den Fælles Dataenhed i forhold til resultatet af kontrolkampagner og informationskampagner. 12

13 Bilag 4: Indhentning af oplysninger fra udlandet Opgave Kommunernes opgaver Den Fælles Dataenheds opgaver Indhentning af oplysninger fra udlandet på specifikke sager Kommunerne benytter de blanketter for bestilling af oplysninger, som Den Fælles Dataenhed stiller til rådighed. Kommunerne bestiller oplysninger fra udlandet til brug for behandling af ansøgninger eller i sager hvor der er særlig begrundet mistanke om uretmæssig udbetaling og hvor det forventes at oplysninger fra udlandet kan gøre en forskel i sagens udfald. Kommunerne varetager selv opgaven med opslag af oplysninger fra udlandet, som udstilles offentligt af udenlandske myndigheder. Den Fælles Dataenhed indhenter oplysninger fra udland på baggrund af bestillinger fra kommunerne. Den Fælles Dataenhed indhenter oplysninger så hurtigt som muligt, uden unødigt ophold. Konkrete svartider vil dog afhænge af den udenlandske myndighed herunder evt. også oplysningstype og specifikke aftaleelementer. Udstilling af ekspertviden og faglig bistand om udlandssager Kommunerne afrapporterer særskilt på kontrolsager med brug af oplysninger fra udlandet Kommuner søger svar på problemstillinger i forhold til indhentning af oplysninger og kontakter til udlandet vedrørende kontrol bl.a. via Den Fælles Dataenheds udstilling af viden, inden kontakt til Den Fælles Dataenheden Udland. Den Fælles Dataenhed udstiller og vedligeholder relevant information og viden på Brugergrænsefalden, som er tilgængelig for alle kommuner. Den Fælles Dataenhed Udland stiller eksperter til rådighed inden for internationale praktiske og juridiske forhold (via telefonisk rådgivning). 13

14 Bilag 5: Afrapportering på nøgletal Den Fælles Dataenhed afrapporterer hver måned på de resultater, som samarbejdet mellem kommunerne og Den Fælles Dataenhed har tilvejebragt. Hver kommune skal derfor jf. bilag 2 rapportere på sagsniveau. Rapporteringen bruges til at generere en række nøgletal, som kan bruges til at beregne udvalgte KPI ere (indikatorer for effekten). Hver kommune modtager månedsvis en afrapportering, som viser en opgørelse over nøgletallene for kommunen. Nøgletal som Den Fælles Dataenhed afrapporterer på: 1. Samlet bestand af aktive ydelsesmodtagere 2. Antal ydelsesmodtagere, der opfylder et eller flere kriterier i registersamkøringen 3. Antal ydelsesmodtagere, der er trukket ud via registersamkøringen 4. Antal ydelsesmodtagere, hvor der startes sagsoplysning op (kontrolsager) 5. Antal sager med provenu 6. Antal ydelser, der er stoppet/nedreguleret 7. Antal ydelser med tilbagebetalingskrav 8. Gennemsnitsprovenu pr. sag, der er afsluttet med provenu 1 9. Værdi af stop og nedregulering i kr Værdi af tilbagebetalingskrav i kr. 3 På baggrund af overstående nøgletal kan Den Fælles Dataenhed afrapportere på følgende KPI er: 1. Antal kontrolkampagner 2. Effekt af kontrolkampagner 3. Antal af informationskampagner 4. Effekt af informationskampagner 5. Andel af ydelsesmodtagere, hvor der startes sagsoplysning op (kontrolsag) 6. Andel undersøgte kontrolsager med provenu 7. Totalt provenu 8. Antal nye datakilder 1 Opgørelsesmetoden afklares af KL senest primo Opgørelsesmetoden afklares af KL senest primo Opgørelsesmetoden afklares af KL senest primo