2013 November. Gode metoder i virksomhedskontakten

Transkript

1 2013 November Gode metoder i virksomhedskontakten

2 INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING 1 ERFARINGER FRA JOBCENTRENE 3 Det gode match skaber tilfredse virksomheder og gensalg Vælg og vægt virksomheder forskelligt Tydelighed i tilgang og tilbagemelding Virksomhedskonsulenter skal kunne bære mange kasketter Research-, registrerings- og relationsarbejde ERFARINGER FRA VIRKSOMHEDERNE 6 Samarbejder om at lette og løfte den daglige drift Ikke kun ét svar på det gode samarbejde Ensrettet serviceniveau og hjælp til administrativt arbejde Udgiver: Beskæftigelsesregion Midtjylland

3 GODE METODER I VIRKSOMHEDSKONTAKTEN Ministerens 4. mål i 2013 og 2014 er, at jobcentrene skal styrke samarbejdet med de lokale virksomheder gennem en tættere kontakt og en styrket dialog med virksomhederne. Samtidig er det i kontanthjælpsreformen fastlagt, at jobcentrene skal lave et serviceberedskab over for virksomhederne. Som inspiration til den virksomhedsrettede indsats i jobcentrene har Beskæftigelsesregion Midtjylland indsamlet gode metoder i virksomhedskontakten i Jobcenter Horsens, Jobcenter Ikast-Brande og Jobcenter Skive. Dette notat indeholder en samling af jobcentrenes strategier og metoder i virksomhedskontakten. Som led i indsamlingen har regionen samtidig besøgt nogle af de virksomheder, som jobcentrene samarbejder med. Notatet indeholder derfor også en beskrivelse af disse virksomheders forventninger og ønsker til samarbejdet med jobcentrene. INDLEDNING Jobcentrene i Midtjylland har allerede et godt samarbejde med mange lokale virksomheder men med det styrkede fokus på service og samarbejde skal virksomhedskontakten fremover prioriteres endnu højere. For at skabe den mest virksomme virksomhedskontakt og udnytte ressourcerne bedst muligt er det optimale, at jobcentrene har en klar strategi for den virksomhedsrettede indsats. Der findes ikke én korrekt strategi for den virksomhedsrettede indsats den rette strategi for det enkelte jobcenter afhænger af jobcentrets organisering, medarbejdernes kompetencer og det eksisterende samarbejde med virksomhederne. Med udgangspunkt i jobcentrene i Horsens, Ikast-Brande og Skive ses der to hovedstrategier: Den ene tager udgangspunkt i de lediges behov, og den anden tager udgangspunkt i virksomhedernes behov. I alle tre jobcentre er strategien fastlagt med det sigte at skabe det bedste match mellem den ledige og virksomheden. Et godt match skaber grobund for et godt samarbejde mellem jobcentret og virksomheden og dermed nye muligheder for at virksomheden vil ansætte en ledig i en ordinær stilling eller i virksomhedsrettet aktivering. De centrale elementer i jobcentrenes strategier er: Service efter noget for noget -princippet Jobcentrene vil gerne investere i at yde service til virksomhederne for eksempel i forbindelse med rekruttering af nye medarbejdere mod, at virksomhederne tilbyder arbejdsprøvning og tager ledige i betragtning til ordinære job. BESKÆFTIGELSESREGION MIDTJYLLAND / NOVEMBER

4 Prioritering af virksomheder med jobomsætning Jobcentrene prioriterer de ledige, som ikke selv kan komme med i jobomsætningen typisk ledige med længerevarende ledighed bag sig. Derfor prioriteres virksomheder med en vis jobomsætning og virksomheder, der efterspørger de lediges kompetencer. Forberedelse og forventningsafstemning Samarbejdet med virksomhederne kan have forskellige former, og én form er ikke mere korrekt end en anden. Uanset samarbejdsformen er det centralt, at: jobcentret er godt forberedt inden kontakten. der sker en forventningsafstemning med den enkelte virksomhed. jobcentret altid giver virksomheden en tilbagemelding. Virksomhedskonsulenterne har stor betydning for samarbejdet Kontakten til virksomhederne stiller helt andre krav til konsulenternes kompetencer end kontakten til borgerne. Virksomhedskonsulenten skal: være salgsorienteret. have kendskab til det private erhvervsliv og udviklingen på arbejdsmarkedet. have forståelse for arbejdet i en kommunal forvaltning. Overordnet stemmer jobcentrenes strategier godt overens med virksomhedernes forventninger til jobcentrene. Virksomhederne efterspørger: Kendskab til virksomheden Virksomhederne efterspørger ikke nødvendigvis én fast kontaktperson til alle typer henvendelser, men at samarbejdet er baseret på kendskab til virksomheden, en serviceorienteret tilgang og en kort responstid. Værdi for virksomheden og socialt ansvar Samarbejdet med jobcentrene skal have værdi for virksomhederne, men de vil også gerne tage et socialt ansvar og stille aktiveringspladser til rådighed. Kerneydelser Virksomhederne prioriterer samarbejdet om jobcentrenes kerneydelser højest, mens andre aktiviteter som netværk og mentorstøtte ikke er afgørende for, om virksomhederne er interesserede i at samarbejde med jobcentrene. To ønsker til samarbejdet Virksomhederne giver udtryk for to konkrete ønsker til samarbejdet med jobcentrene: Hjælp til at udfylde blanketterne i forbindelse med virksomhedsrettet aktivering. Et mere ensartet serviceniveau på tværs af jobcentrene. Derfor er dialog nødvendigt En virksomhedskonsulent har givet udtryk for, at jobcentret ikke vil lægge beslag på virksomhedernes sparsomme tid udelukkende for at fortælle om jobcentrets tilbud og afdække virksomhedernes behov. Derfor henvender jobcentret sig kun, når det vedrører samarbejde om specifikke borgere. Imidlertid efterspørger en virksomheder i samme kommune netop, at jobcentret giver en bred introduktion til jobcentrets tilbud. Virksomhedsejeren tøver imidlertid med at henvende sig til jobcentret, da det er hans indtryk, at jobcentret har en travl hverdag. Konsulentens og ejerens forbehold resulterer i, at der er en række potentielle samarbejdsflader, som hverken er kendt for jobcentret eller virksomheden på grund af den manglende dialog. Det viser, hvor vigtigt det er, at jobcentrene til stadighed fastholder en dialog med virksomhederne om deres behov og udfordringer. 2 BESKÆFTIGELSESREGION MIDTJYLLAND / NOVEMBER 2013

5 ERFARINGER FRA JOBCENTRENE Det gode match skaber tilfredse virksomheder og gensalg Jobcentrene i Horsens, Ikast-Brande og Skive har fastlagt forskellige strategier for den virksomhedsrettede indsats men i alle tre jobcentre er strategien fastlagt med det sigte at skabe det bedste match mellem de ledige og virksomhederne. Overordnet tager jobcentrenes strategier udgangspunkt i, at: den virksomhedsrettede indsats skal hjælpe de ledige, som ikke kan selv, med i jobomsætningen. jobcentrene prioriterer de virksomheder, der matcher de lediges kompetencer. virksomhederne er de lediges fremtidige arbejdspladser. Hvis de ledige skal opkvalificeres for at kunne varetage et job, skal jobcentrene kende virksomhedernes kompetencebehov. virksomhederne serviceres efter noget for noget -princippet. Jobcentrene vil gerne investere i at servicere virksomhederne mod, at virksomhederne for eksempel tilbyder arbejdsprøvning, virksomhedspraktik og tager de ledige i betragtning til ordinære job. I Skive tager den virksomhedsrettede indsats som hovedregel udgangspunkt i de ledige. Jobcentrets konsulenter starter med en samtale med den enkelte ledige, hvor den lediges ønsker og kompetencer afklares. Efter samtalen tager konsulenten kontakt til en eller flere virksomheder for at finde en virksomhed, der vil tilbyde den ledige et job, en virksomhedspraktik eller et løntilskud. I Horsens tager den virksomhedsrettede indsats som hovedregel udgangspunkt i virksomhedernes behov. Jobcentret har tre virksomhedskonsulenter, som udelukkende har kontakt til virksomhederne. Konsulenterne starter med at besøge virksomhederne for at afklare deres behov, og første derefter findes det rette match med en ledig i samarbejde med de konsulenter, som har kontakt til de ledige. I Ikast-Brande tager den virksomhedsrettede indsats både udgangspunkt i de ledige og i virksomhedernes behov. Jobcentret har dels to virksomhedskonsulenter, som udelukkende har kontakt til virksomhederne med udgangspunkt i virksomhedernes behov. Og dels har jobcentret konsulenter, som kontakter virksomhederne ud fra specifikke lediges behov. Uanset udgangspunktet understreger jobcentrene, at det vigtige er at skabe et godt match mellem den ledige og virksomheden. Det forudsætter et godt kendskab til både virksomheden og den ledige. Det gode match øger sandsynligheden for, at virksomheden vil bruge jobcentret en anden gang og kan dermed være med til at skabe gensalg. Jobcentrets primære rolle, som jeg ser den, er at få de ledige, som ikke kan selv, med i jobomsætningen. Og det indebærer i mit hoved en offensiv strategi, hvor vi formidler baglæns. Vi har en interesse i, at ledige med længst ledighed får de job, vi får fat i. Dermed også at vi afstemmer kontakten med virksomhederne, så de ved, at hvis de handler med os, så får de stadigvæk kvalificerede folk, men de får også nogen, som vi har en interesse i at få videre. BESKÆFTIGELSESREGION MIDTJYLLAND / NOVEMBER

6 Vores afsæt er, at virksomhederne er modtagerne af de borgere, vi gerne vil gøre klar til at komme ud på arbejdsmarkedet. Så hvis vi skal være rustet til at lave en opkvalificering af vores ledige, så skal vi vide, hvad virksomhederne har behov for. Jeg bliver nødt til at spørge dem, som har efterspørgslen, for at se, hvordan vi kan matche udbuddet. Udbud og efterspørgsel er som udgangspunkt et godt princip, men der er nogle steder, hvor der er nogle skævheder. Der skal vi ind og give de ledige nogle komparative fordele i forhold til at kunne få dem ind på markedet. Ikke fordi der står akutpakke i panden af dem, men fordi de bliver valgt af arbejdsgiverne, fordi de er de bedste. Der har vi som jobcentre en masse muligheder for at gå ind og påvirke, så virksomhederne rent faktisk vælger de langtidsledige frem for de nyledige. Vælg og vægt virksomheder forskelligt Jobcentrene i Horsens, Ikast-Brande og Skive har forskellige strategier for hvilke virksomheder, de kontakter. Generelt prioriterer jobcentrene at kontakte virksomheder, hvis efterspørgsel efter arbejdskraft matcher de lediges kompetencer. For at skabe jobmuligheder og aktiveringspladser til konkrete ledige er det blandt andet vigtigt at fokusere på: Virksomheder med en løbende jobomsætning. Virksomheder inden for de brancher, hvor jobcentret har mange ledige. Virksomheder inden for brancher i fremgang. Nye virksomheder, som flytter til kommunen. I forhold til at kontakte virksomheder, der flytter til kommunen, er det væsentligt, at kontakten sker så tidligt, at jobcentret får mulighed for at få del i de jobåbninger, der måtte være i forbindelse med opstarten. Det er derfor for sent først at henvende sig ved åbningsreceptionen. Det er klart, i ( ) tager vi selvfølgelig ud til flere virksomheder, hvor det er industri og produktion, end det er højtuddannede ingeniører. Det skyldes, at det primært er de ledige, jeg har i min målgruppe. Tydelighed i tilgang og tilbagemelding Det er forskelligt, hvordan jobcentrene i Horsens, Ikast-Brande og Skive varetager kontakten til og samarbejdet med virksomhederne. Kontakten afhænger blandt andet af den enkelte virksomhed, og hvad der samarbejdes om. Oftest sker den første henvendelse fra jobcentrene telefonisk og følges op af et besøg på den pågældende virksomhed. Samarbejdet med virksomhederne kan generelt være mere eller mindre formaliseret. Det formaliserede samarbejde er kendetegnet ved at være kontrakt- eller aftalebaseret. I Jobcenter Horsens har man for eksempel indgået kontrakt med en række virksomheder om at fungere som netværksvirksomheder. Det forpligtiger virksomhederne til at sende alle jobåbninger til jobcentret. Modsat får virksomhederne fra jobcentret tilbud om rekrutteringsservice, mentorkurser og diverse netværksarrangementer. 4 BESKÆFTIGELSESREGION MIDTJYLLAND / NOVEMBER 2013

7 De tre jobcentre har alle aftaler med virksomheder om virksomhedscentre og aftaler med konkrete virksomheder om et tættere samarbejde, eventuelt som en partnerskabsaftale. Herudover har Jobcenter Ikast-Brande for eksempel en aftale med en række virksomheder om at indgå i jobcentrets prognosepanel. Det mindre formaliserede samarbejde omfatter fra-gang-til-gang-henvendelser fra virksomhederne, som alle jobcentre har. Det er ikke muligt at komme med én entydig anbefaling til, hvordan kontakten til virksomhederne bedst organiseres. I forhold til at etablere og fastholde det gode virksomhedssamarbejde er det imidlertid altid væsentligt, at: der sker en indledende forventningsafstemning. indgangen(e) til jobcentret tydeliggøres overfor virksomheden eventuelt i form af en single point of contact. der etableres tydelige sagsgange for konkrete samarbejdsfelter. der aftales og overholdes faste procedurer for tilbagemelding. Erfaringerne fra jobcentrene i Horsens, Ikast-Brande og Skive er, at når først de har etableret ét vellykket samarbejde med virksomhederne, får de lettere ved gensalg. Det indebærer konkret, at de får nemmere ved at etablere nye samarbejdsflader med virksomhederne for eksempel i forhold til mere udsatte borgere og at virksomhederne selv begynder at henvende sig med forespørgsler til jobcentrene. Ved langt de fleste virksomheder vil vi starte med telefonen og spørge til, hvem det er, vi skal have fat i. Og så er det jo lidt forskelligt, hvor meget personlig kontakt der i øvrigt er, alt efter hvad det er for nogle målgrupper. Ved de lidt svagere borgere vil vi altid tage med ud ved den første samtale og opfølgningssamtaler, hvor kontakten i forhold til dem, der er meget tæt på arbejdsmarkedet, godt kun kan foregå per telefon. På den måde kan man sige, der er det jo meget behovsbestemt. Virksomhedskonsulenter skal kunne bære mange kasketter Kontakten med virksomhederne stiller krav til virksomhedskonsulenternes kompetencer. Helt overordnet kræver det både gåpåmod og tålmodighed at løfte den virksomhedsrettede indsats. Mere specifikt er det en klar fordel, at virksomhedskonsulenterne: kan kommunikere med mange forskellige typer mennesker. trives i diplomatrollen mellem virksomhed og ledig. har et bredt kendskab til det private erhvervsliv lokalt og regionalt. har et stærkt netværk til lokale virksomheder. trives i rollen som sælger. har forståelse for og færdigheder indenfor kommunale arbejdsgange. Alle tre jobcentre har med stort udbytte ansat virksomhedskonsulenter med en baggrund i det private erhvervsliv. Det har den gevinst, at konsulenterne har en forudgående forståelse for virksomhedernes virkelighed og eventuelle behov, hvilket er med til at målrette dialogen med de enkelte virksomheder. BESKÆFTIGELSESREGION MIDTJYLLAND / NOVEMBER

8 Vi kommer stort set alle sammen fra det private. Det gør, at man måske er lidt hurtigere på aftrækkeren. Man ved faktisk godt, hvad der foregår ude i virksomhederne, hvad det er, de tænker, og hvad det er, de gerne vil have. Det synes jeg er en stor fordel. Research-, registrerings- og relationsarbejde Det er afgørende at forberede sig grundigt til dialogen med den enkelte virksomhed. Og erfaringer fra jobcentrene i Horsens, Ikast-Brande og Skive viser, at det med fordel kan indebære: Grundigt researcharbejde i forhold til virksomheden blandt andet via: Virksomhedens hjemmeside. Oplysninger i Experians Web-Direct og andre erhvervsdatabaser. En bred søgning på internettet. Den lokale presse. Faste procedurer for registrering af al kontakt med virksomheden i jobcentrets it-system eller interne virksomhedsnotater. Afdækning af eventuelle indgange til virksomheden via eget og kollegers netværk. Researcharbejdet er nødvendigt for som minimum at vide, hvilke typer arbejdskraft virksomheden beskæftiger og måske efterspørger og om virksomhedens behov matcher jobcentrets ledige. Faste interne registreringsprocedurer sikrer kendskab til den eventuelt tidligere samarbejdshistorik med virksomheden. Det minimerer risikoen for dobbelthenvendelser fra jobcentret og giver samtidig indsigt i, hvilke områder det fortsat kan være relevant at samarbejde om. Endelig viser erfaringerne fra de tre jobcentre, at den bedste indgang til en virksomhed er via eget eller kollegers netværk. Derfor er det altid væsentligt at overveje, om man har en personlig kontakt, der kan anvendes som indgangsvinkel til den pågældende virksomhed. Du tager som minimum ikke ud i en virksomhed uden at vide; hvad er det for en virksomhed, hvad er deres produkt, og hvor mange ansatte har de? Og så har du også gjort dig nogle overvejelser i forhold til hvilke jobtyper, de kan bruge. ERFARINGER FRA VIRKSOMHEDERNE Samarbejder om at lette og løfte den daglige drift De seks virksomheder, som har bidraget med deres erfaringer, samarbejder alle i forskelligt omfang med ét af de tre jobcentre. Det afhænger blandt andet af den enkelte virksomheds størrelse, organisering og branchetilhør, hvad de specifikt efterspørger i samarbejdet. Samarbejdet er dog primært centreret om tre kerneområder: Rekruttering Tilskudsordninger Socialt ansvar 6 BESKÆFTIGELSESREGION MIDTJYLLAND / NOVEMBER 2013

9 Det er forskelligt, om den enkelte virksomhed samarbejder med jobcentret om alle tre kerneområder. Set på tværs af virksomhedernes erfaringer er det væsentlige, at jobcentrene medvirker til, at virksomhederne kan realisere deres potentiale økonomisk, udviklingsmæssigt og socialt. I forhold til samarbejdet om rekruttering af nye medarbejdere fremhæver virksomhederne især, at jobcentret kan være med til at lette det administrative arbejde i forbindelse med ansættelsesprocedurer og sikre, at ansøgerne matcher de efterspurgte kvalifikationer. Hvad angår brugen af tilskudsordninger, er det væsentligt for virksomhederne, at ordningerne åbner for nogle muligheder, de ellers ikke ville have haft. Endelig fremhæver virksomheder, at en selvstændig motivationsfaktor er, at samarbejdet med jobcentret giver mulighed for at hjælpe udsatte borgere til positive arbejdsoplevelser. Flere virksomheder tilbydes som en del af deres samarbejde med jobcentret at deltage i aktiviteter såsom netværksdage og mentorkurser. Virksomhederne oplever imidlertid ikke sådanne tilbud som afgørende. Det centrale for virksomhederne er ikke de eventuelle tillægsgoder, der følger med, men derimod det målrettede samarbejde om en række kerneområder, der for den enkelte virksomhed bidrager direkte til at lette og løfte den daglige drift. Det mest centrale er, at jeg kan sende en mail til ( ) eller ringe til hende om morgenen, og så har jeg allerede i løbet af eftermiddagen de første CV er i min indbakke af folk, der matcher. Det er da fantastisk. Så kan man jo ikke forlange mere. Jo tættere vi kommer på jobcentret, jo mere finder vi ud af, at vi kan få nogen ind, hvis vi har nogle folk, der skal på kursus eller længerevarende uddannelse. Og det har vi egentlig aldrig vidst før. Vi har nogle medarbejdere, som vi godt kunne tænke os at uddanne og gøre lidt mere for. Og så bruge jobcentret på den måde. Det giver et kick for os som virksomhed, at vi kan sige, ja nu har vi sørme været med til at hjælpe hende. Dét at man føler, man gør en forskel. Ikke kun ét svar på det gode samarbejde Der er stor forskel på, hvordan samarbejdet mellem virksomhederne og jobcentrene er organiseret. Som nævnt består forskellene blandt andet i, om samarbejdet er formaliseret eller ikke-formaliseret. Og om virksomhederne har én fast kontaktperson i jobcentret, eller det varierer fra gang til gang. Der er ikke kun ét svar på, hvordan samarbejdet mellem virksomhederne og jobcentrene bedst lade sig organisere. Virksomhederne efterspørger imidlertid nogle af de samme ting af jobcentrene: Indgående kendskab til virksomheden Virksomhedsrettet og serviceorienteret tilgang Kort responstid Virksomhedernes positive vægtning af ovenstående forhold er en tydelig anbefaling til, hvad jobcentrene bør fokusere på i tilrettelæggelsen af den virksomhedsrettede indsats. BESKÆFTIGELSESREGION MIDTJYLLAND / NOVEMBER

10 Hun forstår, hvilke typer vi har brug for, fordi hun har været her flere gange. Der var en forgænger, som sendte to ud i praktik, og det var nogen, jeg nok synes, han måske skulle have haft ude i et gartneri. Det er spild af vores tid, og det er at give en arbejdsløs endnu et nederlag, at man igen bliver afvist. Så på den måde er det godt at være koblet til en person, som kender os. Hun kommer fra virksomhedernes side, så hun ved også, hvordan hun skal gå til os, og hvad der kunne være et konkret behov. Så der er hun jo sådan meget kundeorienteret, i stedet for man har en ydelse, som man skal ud med, og så ikke ser på, hvem det er, der er modtageren. Ensrettet serviceniveau og hjælp til administrativt arbejde Alle seks virksomheder har under interviewene haft lejlighed til at formulere udfordringer ved og/eller ønsker til jobcentersamarbejdet. Hovedpunkterne i virksomhedernes ønsker er: Hjælp til at lette det administrative arbejde ved brug af de forskellige ordninger. Det er først og fremmest et ønske hos mindre virksomheder, der ikke har en HR-enhed til at varetage sådanne opgaver. En større ensretning i jobcentrenes serviceniveau, så virksomhederne kan forvente samme hjælp, når de henvender sig til forskellige jobcentre. Virksomhedernes oplevelser af, at de bliver mødt af forskellige standarder og et forskelligt serviceniveau afhængigt af, hvilket jobcenter de retter henvendelse til, vidner om, at der fortsat er behov for at styrke dialogen om virksomhedsindsatsen med og mellem jobcentrene. En sådan tværgående dialog er nødvendig, hvis virksomhederne fremadrettet skal opleve alle jobcentre som attraktive samarbejdspartnere. Hvis jeg skulle ønske noget, så var det alle de blanketter, man skal udfylde kunne man ikke godt blive fri for dem? Papir er nok det, der gør, at mange ikke har overskud til det. Så hvis man kunne gøre det en smule lettere. Papirarbejde vil vi gerne undgå, og det er der meget af. Og arbejdsbyrden bliver større for små virksomheder. Jeg har flere butikker andre steder i landet, og jeg snakker derfor med forskellige jobcentre. Og der er stor forskel på dem, det er der virkelig. Nogen siger, det finder vi ud af, men der er også nogen, de er utroligt træge i det. 8 BESKÆFTIGELSESREGION MIDTJYLLAND / NOVEMBER 2013

11 BESKÆFTIGELSESREGION MIDTJYLLAND Søren Frichs Vej 38K st Åbyhøj Telefon: