UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT. Retningslinjer for rekruttering

Transkript

1 UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT Retningslinjer for rekruttering HR og Kommunikation Marts 2016

2 1. Rekruttering af ny medarbejder Ansættelsesprocedure Niveau 1 Direktion Niveau 2 Øvrig ledelse Niveau 3 Øvrig ledelse Niveau 4 Medarbejdere uden ledelsesansvar Profiltest af kandidater Ansættelsesudvalgets opgaver Plan for rekrutteringsforløb... 6

3 1. Rekruttering af ny medarbejder Ved enhver rekruttering vil det altid give anledning til at lederen med ansættelseskompetencen overvejer og vurderer, om der skal ske omlægninger i organisereingen eller om der er behov for helt andre jobprofiler til enheden. Formålet med denne vejledning er at opnå gennemskuelighed i processen samt give de medvirkende nogle værktøjer og guidelines til at håndtere processen. I hele rekrutteringsprocessen deltager ledere, medarbejdere og tillidsrepræsentanter fra den rekrutterende enhed aktivt. En typisk rekrutteringsproces tager mellem 5-8 uger fra start til slut. Hele rekrutteringsprocessen er beskrevet i bilag Ansættelsesprocedure I vedtægterne for UCL er beskrevet at bestyrelsen ansætter og afskediger rektor. Bestyrelsen ansætter og afskediger den øvrige direktion efter indstilling fra rektor. I UCL findes der 4 niveauer i forhold til ansættelse, hvor niveau 1 repræsenterer direktionen og niveau 4 repræsenterer medarbejdere uden ledelsesansvar. Niveau 2 og 3 udgør de øvrige ledelsesniveauer der findes i UCL. Rekrutteringen til alle 4 niveauer sker i et samarbejde mellem ledelse og medarbejdere. I UCL nedsættes altid et ansættelsesudvalg bestående af ledere, medarbejdervalgte repræsentanter og kollegaer. HR og Kommunikation kan ad hoc deltage i ansættelsesudvalg. Sammensætningen af ansættelsesudvalgene fra niveau 1 til 4 er beskrevet herunder. 2.1 Niveau 1 Direktion Der nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af rektor, en niveau 2 leder, en niveau 3 leder med indirekte reference til den opslåede chefstilling samt 1 medarbejderrepræsentant fra HSU og 1 2 tillidsrepræsentanter blandt de enheder under den opslåede stilling. 2.2 Niveau 2 Øvrig ledelse Der nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af ansættende chef, en niveau 2 leder, to niveau 3 ledere med direkte reference samt max 3 tillidsrepræsentanter blandt de enheder under den opslåede stilling. Endvidere kan rektor deltage i ansættelsesudvalget, hvis det ønskes. 2.3 Niveau 3 Øvrig ledelse Der nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af ansættende chef, en niveau 3 leder med reference til ansættende chef, en tillidsrepræsentant for enheden samt 1 medarbejder

4 i enheden for den opslåede stilling. Endvidere kan direktøren for området deltage i ansættelsesudvalget, hvis det ønskes. 2.4 Niveau 4 Medarbejdere uden ledelsesansvar Der nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af ansættende leder, tillidsrepræsentant (hvor vedkommende er valgt i afdelingen) samt minimum en kollega. I afdelinger hvor tillidsrepræsentant ikke er valgt, så indgår minimum to kollegaer i ansættelsesudvalget. 3. Profiltest af kandidater Ved rekruttering af ledere på niveau 3 og op efter, skal der mellem første og anden samtale udarbejdes en profiltest. HR og Kommunikation står for udarbejdelse af test, tilbagemelding til kandidat og ansættelsesudvalg. Ved andre stillingstyper kan ligeledes udarbejdes profiltest, dette vil dog ske i nærmere dialog mellem ansættende leder og. 4. Ansættelsesudvalgets opgaver I UCL har ansættelsesudvalget til opgave at deltage aktivt i hele rekrutteringsprocessen. Det betyder at ansættelsesudvalget skal: Drøfte tidsplanen for ansættelsesforløbet Drøfte udformning og formulering af stillingsopslaget Screene og udvælge kandidater som skal til samtale Deltage i ansættelsessamtalerne Ansættelsesudvalget indstiller til formanden, hvem de finder mest kvalificeret til stillingen. Formanden for ansættelsesudvalget er lederen af den enhed, hvor stillingen opslås eller den som lederen måtte have udpeget som formand. Det er formandens ansvar at ansættelsesudvalget har haft lejlighed til at kommentere stillingsopslagets ordlyd inden det offentliggøres. Formanden for ansættelsesudvalget har den endelige beslutningskompetence i forhold til, hvilken kandidat der bliver tilbudt stillingen. 4.1 Tavshedspligt Medlemmer af ansættelsesudvalget må af diskretionshensyn ikke udtale sig om, hvem der har søgt stillingen, hvem der er indkaldt til samtale, og hvem der har været til samtale. Arbejdet i ansættelsesudvalget er tavshedsbelagt, da kandidaterne skal kunne forvente, at deres kandidatur til en stilling behandles fortroligt. De forhold ansættelsesudvalget har lagt til grund for valg af kandidat, der tilbydes stillingen er ligeledes tavshedsbelagt.

5 4.2 Inhabilitet Medlemmerne af ansættelsesudvalget må ikke være inhabile i henhold til Forvaltningslovens bestemmelser. Det betyder, at man ikke kan deltage i ansættelsesudvalget hvis: Man har særlig personlig eller økonomisk interesse i udfaldet. Medlemmet ægtefælle, beslægtede eller besvogrede i op- eller nedstigende linje eller i sidelinjen så nær som søskendebørn eller andre nærtstående har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald. Der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om medlemmets upartiskhed. Er man inhabil, må man hverken deltage i ansættelsesudvalgets møder, i samtaler eller på anden måde medvirke til behandlingen af kandidaterne. Er man inhabil skal man straks kontakte sin leder/formanden for ansættelsesudvalget med henblik på at udtræde af ansættelsesudvalget. 4.3 Handicappede kandidater En kandidat, der på grund af et handicap har vanskeligt ved at få beskæftigelse på det almindelige arbejdsmarked, har fortrinsadgang til den ledige stilling, hvis kandidaten vurderes lige så kvalificeret som de øvrige kandidater. Ansættelsesudvalget er forpligtet til at kalde den handicappede kandidat til samtale, hvis kandidaten opfylder de formelle uddannelseskrav til den ledige stilling og kandidaten selv har gjort opmærksom på sin fortrinsret. Det samme gør sig gældende hvis det er kandidatens jobcenter, der har gjort opmærksom på kandidaten. Ønsker ansættelsesudvalget ikke at ansætte den handicappede kandidat, må den ledige stilling ikke besættes, før der er afgivet en skriftlig redegørelse til kandidatens jobcenter og spørgsmålet har været forhandler med jobcenteret.

6 Bilag 1: Plan for rekrutteringsforløb Dato Aktivitet Involverede Ansvarlig Stillings- og profilanalyse Det vurderes hvilken profil der er brug for i forbindelse med rekrutteringen af ny medarbejder. og evt. lokale nøglepersoner Kontakt til HR og Kommunikation Der tages kontakt til HR og Kommunikation for indledende drøftelser om opslag af stillingen. og Følgende drøftes: Stillingsopslag Kandidatprofil Forventninger til faglige, menneskelige og evt. ledelsesmæssige egenskaber Annonceringsplan Ansættelsesudvalg Der udsendes evt. link med relevant materiale til leder materialet findes på lederportalen. Bistand fra HR og Kommunikation aftales nærmere. Stillingsopslag udarbejdes Brug UCLs skabelon for stillingsopslag. Ansættelsesudvalg, og ansættende leder Medier Overvejelse om hvor stillingen skal annonceres. Alle stillinger publiceres på og ansættende leder og ansættende leder

7 Dato Aktivitet Involverede Ansvarlig Ucl.dk/job Jobnet Stillinger i Staten Ønskes yderligere annoncering betales dette af rekrutterende afdeling. Stillingsopslag publiceres Stillingen publiceres i henhold til den aftalte publiceringsplan. Ansøgningsfrist Minimum er 14 dage efter publicering, men det anbefales at opslaget er publiceret 3 uger for at få det bredeste kandidatfelt. Udvælgelse af kandidater til samtale Beslutning om hvilke kandidater, der indkaldes til samtale. Ansættelsesudvalg Kandidater indkaldes til samtale Leder sender mail til HR og Kommunikation med kandidater, der skal til samtale. HR sørger for at indkalde via JobMatchProfile. og 1.samtalerunde Ansættelsesudvalg Evt. udarbejdelse u af personprofil Garuda Kompetenceprofil eller Garuda Fokusprofil. Ved udarbejdelse af profil skal der altid udarbejdes en ønske -profil. og ansættende leder Certificeret HRkonsulent

8 Dato Aktivitet Involverede Ansvarlig Evt. mundtligt afslag a Evt. indkaldelse af kandidater til 2. samtale Kandidater der ikke går videre til 2. samtale, gives mundtligt afslag. Kandidater der er gået videre til 2. samtale indkaldes Evt. test af kandidat Der udsendes testmateriale til kandidat. Kandidat og HRkonsulent Evt. tilbagemelding til kandidat Kandidaterne får mundtlig tilbagemelding på deres test. Kandidat og HRkonsulent Certificeret HRkonsulent Evt. tilbagemelding på test ansættelsesudvalg Ansættelsesudvalget får tilbagemelding på kandidaternes test og hvor stort et match der er i forhold til den ønskede profil. Ansættelsesudvalg og og Evt. 2. samtale Ansættelseseudvalg Indhentelse af referencer Brug evt. Referenceskema Mundtligt afslag Indstilling til ansættelse Der gives mundtligt afslag til de kandidater der har været til 2. samtale og ikke tilbydes ansættelse Ansøgning, CV og opslag sendes til Økonomi og Personale. Samtidig gives besked til HR og Kommunikation om hvilken kandidat der ansættes.

9 Dato Aktivitet Involverede Ansvarlig Ansættelse af ny medarbejder Afslag Der sendes skriftligt afslag til alle - både dem der har været til samtale og øvrige kandidater der ikke tilbydes ansættelse.