Kvalitetssikring, udvikling og måling af vejledningsindsatsen

Transkript

1 Kvalitetssikring, udvikling og måling af vejledningsindsatsen En håndbog for Ungdommens Uddannelsesvejledning Juli 2004 Rambøll Management Nørregade 7A DK-1165 København K Denmark Tlf:

2 Indholdsfortegnelse 1. Introduktion 1 2. En model for kvalitetsudvikling og måling Kvalitetscirklen Hvorfor er kvalitetsudvikling og måling vigtigt? 3 3. Målsætningsfasen hvad vil vi, hvad skal vi? Lovgrundlag, målsætninger og del-mål To eksempler Tjek-spørgsmål Fastlæggelse af aktiviteter hvordan skal vi nå det? Mål, aktiviteter og ressourcer Aktivitetsplanen Opfølgning på aktivitetsplanen Tjek-spørgsmål Fastlæggelse af indikatorer hvordan skal vi måle det? Hvad er en god indikator? Ramme for måling af aktiviteter, resultater og effekter Hvor tit bør man måle og opgøre aktiviteter og hvordan? Hvordan skal indikatorerne måles? De to eksempler Tjek-spørgsmål Opfølgningsprocessen Registreringen af årets resultater hvad skal der følges op på? Årets gang Tjek-spørgsmål En ramme for kvalitetsmåling Navn og kontaktinfo på UU centeret Målsætninger og definitioner Måling af årets aktiviteter Måling af årets resultater Måling af effekter 43

3 1. Introduktion Den 1. august 2004 starter Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU er) over hele landet. De står alle overfor en stor udfordring de skal føre de mål, der er formuleret i den nye lovgivning om vejledning, ud i livet. UU erne er helt nye institutioner, der hver især skal fastlægge målsætninger, prioriteringer og arbejdsplaner for de kommende år. Der er på mange måder tale om helt nye måder at arbejde med vejledningsopgaven på. I disse år fokuseres der stadigt mere på de offentlige institutioners evne til at arbejde systematisk med kvalitetssikring, udvikling og måling. I bekendtgørelsen om vejledning om valg af ungdomsuddannelser og erhverv fremgår det specifikt, at de enkelte UU centre skal have et system til kvalitetssikring, udvikling og resultatvurdering. Forventningen er, at institutionerne bliver i stand til på systematisk vis løbende at måle og udvikle kvaliteten af deres ydelser og resultaterne af dem med henblik på at sikre, at vejledningsindsatsen skaber så stor værdi som muligt. Ansvaret for udviklingen og styringen af UU erne ligger naturligvis i de kommuner, som UU erne skal betjene, og kravene og forventningerne til UU ernes arbejde vil variere fra én kommune til en anden. Derudover har Undervisningsministeriet en forpligtelse til at følge kvaliteten i vejledningsindsatsen. Denne håndbog er udviklet af Rambøll Management for Undervisningsministeriet sommeren 2004 og er et forsøg på at bistå de nye UU er i deres arbejde med kvalitetssikring, udvikling og måling. Håndbogen udgøres af to dele: 1. Første del, hvor vi illustrerer en tilgang og nogle metoder, som UU erne kan anvende i arbejdet med systematisk kvalitetsudvikling og måling. Der er ikke tale om en færdig opskrift, der nødvendigvis skal eller bør følges af det enkelte UU. Der er derimod tale om en række forslag, inspiration, gode råd og eksempler på, hvordan kvalitetsarbejdet kan gribes mere konkret an. 2. Anden del, der i kapitel 7 består af en ramme for måling af kvaliteten på UU erne. Rammen for kvalitetsmåling er et forslag til, hvordan UU erne kan opgøre og præsentere målsætninger, aktiviteter, resultater og effekter af vejledningsarbejdet. Rammen kan udfyldes af det enkelte UU og lægges på relevante hjemmesider og kan desuden bruges som input til kommunalbestyrelsen. Derudover kan rammen have en væsentlig værdi som et internt ledelsesredskab til systematisk at måle, samle og dokumentere kvalitet. God fornøjelse! 1

4 2. En model for kvalitetssikring, - udvikling og måling 2.1 Kvalitetscirklen Begreberne kvalitetsudvikling, kvalitetssikring og kvalitetsmåling dækker over mange nuancer og mange metoder. Har man ikke arbejdet systematisk med kvalitetsudvikling tidligere, kan det virke som en stor udfordring. Men kvalitetsudvikling handler grundlæggende om at kunne stille de rigtige (kritiske) spørgsmål til sig selv og sin organisation og det handler om at blive bedre og bedre til at besvare de spørgsmål, man stiller sig selv. Som udgangspunkt handler kvalitetsudvikling om følgende fire udfordringer: At man gør sig klart, hvad man vil opnå med sit arbejde og sin organisation dvs. hvilke målsætninger, man vil og skal nå, både på et mere overordnet niveau og på et konkret niveau. At man finder ud af, hvilke aktiviteter og handlinger, der er nødvendige for at opnå de konkrete målsætninger, man har sat sig. At man finder ud af, hvordan man kan måle, om man når sine målsætninger dvs. at man definerer de indikatorer, der fortæller, om det går den rigtige eller den forkerte vej. - og ikke mindst: At man finder ud af, hvordan man bliver i stand til at tilpasse sit arbejde, sin organisation og sine ressourcer, så man når sine målsætninger. Disse fire udfordringer kan også formuleres som fire spørgsmål, der indgår i en samlet kvalitetscirkel: Fastlæggelse af Målsætninger: Hvad skal vi nå? Fastlæggelse af evaluering: Hvordan følger vi op på målingerne De fire hjørner af kvalitetsarbejdet Fastlæggelse af handlinger: Hvordan skal vi nå det? Fastlæggelse af indikatorer: Hvordan skal vi måle det? 2

5 2.2 Hvorfor er kvalitetsudvikling og måling vigtigt? Kravet til UU erne om at arbejde systematisk med kvalitetsudvikling og måling fremgår eksplicit af såvel vejledningsloven som bekendtgørelsen om valg af ungdomsuddannelse og erhverv, og illustrerer dermed det øgede fokus, der er på kvalitetsudvikling. Når der således sættes fokus på dette område, skyldes det flere forhold: Det interne fokus Kvalitetsudvikling er et redskab, der på en systematisk måde kan hjælpe centret til konstant at forbedre sit arbejde og sine ydelser. Det er vigtigt at understrege, at kvalitetsudvikling ikke kun må betragtes som et ledelsesværktøj. Når det anvendes rigtigt, er det også et værktøj for hele centret, der kan anvendes til at skabe en fælles forståelse af de målsætninger, man arbejder efter, de prioriteringer, man foretager og de resultater, man opnår. Det stiller krav til ledelsen og til medarbejderne at bruge kvalitetsudviklingen på den rigtige måde. Man skal være villig til at indgå i en tæt dialog om mål, ressourcer og prioriteringer, til at opsætte relativt præcise mål, og til at følge op på sine målsætninger og man skal være villig til at tage konsekvenserne og justere i kvalitetsplanen, hvis målene ikke nås. Det eksterne fokus Der er i stigende grad fokus på, at de offentlige institutioner kan redegøre for, hvordan de anvender deres ressourcer og hvilke resultater og effekter, de får ud af det. Det indebærer ikke kun et øget krav om klarhed i målsætningerne, men også et øget krav om tæt og løbende dialog mellem institutionerne, kommunerne og Undervisningsministeriet om de mål og de midler, der er i spil på vejledningsområdet. En sådan dialog forudsætter, at man kan redegøre for resultater og effekter, at man er bevidst om sine målsætninger, og at målsætningerne er klare og gennemskuelige. Og hvis det viser sig vanskeligt at leve op til målsætningerne, skal man vide hvor og hvordan, man vil justere sin organisation og sin indsats. 3

6 3. Målsætningsfasen hvad vil vi, hvad skal vi? Fastlæggelse af evaluering: Hvordan følger vi op på målingerne Fastlæggelse af Målsætninger: Hvad skal vi nå? De fire hjørner af kvalitetsarbejdet Fastlæggelse af indikatorer: Hvordan skal vi måle det? Fastlæggelse af handlinger: Hvordan skal vi nå det? mest vanskelige af alle faser. Den første del af arbejdet med kvalitetsudvikling er den helt grundlæggende øvelse, der består i at fastlægge hvilke målsætninger, man vil arbejde efter i den kommende periode. Man skal have en fundamental, klar idé om, hvorfor man overhovedet er sat i verden. Det kan lyde som en banal øvelse at fastlægge sådanne målsætninger men erfaringen viser, at dette ofte er den 3.1 Lovgrundlag, målsætninger og del-mål Begrebet målsætninger dækker over mange mulige detaljeringsniveauer. Hvis man skal kunne følge op på sine målsætninger og også bruge dem som et værktøj til at prioritere sine ressourcer, er det nødvendigt at gøre målsætningerne så konkrete som muligt. I arbejdet med at udvikle institutionens ydelser og kvalitet vil det være naturligt at tage udgangspunkt i de mål, som er fastlagt af lovgiverne, dvs. i loven og i bekendtgørelsen. Men lovgivningen udtrykker her som på så mange andre områder en blanding af overordnede målsætninger og mere konkrete indsatsområder. Det overlades m. a. o. på mange områder til ministeriet, kommunerne og institutionerne selv at formulere de konkrete aktiviteter og handlinger, der skal realiseres for at nå de overordnede mål. I kvalitetsudviklingsarbejdet er det derfor ofte en god idé at dele målsætningerne op i flere niveauer, hvor målsætningerne bliver stadigt mere konkrete, og dermed målbare. Det kan fx gøres på denne måde: Lovgrundlaget Målsætninger Del-mål Lovgrundlaget De overordnede mål for UU erne er som sagt allerede defineret i lovgivningen. De væsentligste mål kan sammenfattes i nedenstående syv temaer: 4

7 Mål 1: Vejledningen skal bidrage til, at valg af uddannelse og erhverv bliver til størst mulig gavn for den enkelte og for samfundet. Mål 2: Vejledningen skal i særlig grad målrettes unge med særlige behov for vejledning om valg af uddannelse og erhverv. Mål 3: Vejledningen skal inddrage såvel den enkeltes interesser og personlige forudsætninger, herunder uformelle kompetencer og hidtidige uddannelses- og beskæftigelsesforløb, som det forventede behov for uddannet arbejdskraft og selvstændige erhvervsdrivende. Mål 4: Vejledningen skal bidrage til, at frafald fra og omvalg i uddannelserne begrænses mest muligt. Mål 5: Vejledningen skal bidrage til, at den enkelte selv kan søge og anvende informationer, herunder it-baserede informations- og vejledningstilbud, om valg af uddannelse, uddannelsesinstitution og fremtidig beskæftigelse. Mål 6: Vejledningen om valg af ungdomsuddannelse og erhverv skal være uafhængig af sektor- og institutionsinteresser. Vejledningen må ikke være båret af særlige hensyn til et uddannelsesområde, herunder uddannelsesområdets institutioner mv. Mål 7: UU erne skal indgå i samarbejde med de regionale vejledningscentre, ungdomsuddannelsesinstitutioner, det regionale arbejdsmarkedsråd, Arbejdsformidlingen, erhvervslivet, kommunale forvaltninger samt UU i andre geografiske områder. Målsætninger De overordnede mål i lovgivningen skal nu omsættes til mere konkrete målsætninger i det enkelte UU. Arbejdet med at omsætte de politisk fastlagte mål til mere konkrete målsætninger er erfaringsmæssigt ofte vanskeligt, fordi det er i denne proces, at man for alvor skal overveje sine prioriteringer. Målsætningerne skal jo efterfølgende omsættes til en plan over de aktiviteter, man vil gennemføre for at nå målsætningerne og dermed også en plan for, hvor man bruger sine ressourcer. 5

8 Det er vigtigt at være opmærksom på, at målsætningerne skal bruges til flere formål: De skal dels fungere som en slags omskrivning og konkretisering af de overordnede mål i lovgivningen dvs. de skal udtrykke, hvordan det enkelte UU og den enkelte kommune selv fortolker lovgivningen. Men samtidigt skal de udtrykke et vist ambitionsniveau hvordan vil vi anvende vores ressourcer? Hvor mange og hvilke aktiviteter kan og vil vi nå i det kommende år? Det er derfor også vigtigt at være opmærksom på, at arbejdet med målsætninger kræver en række forudgående overvejelser. Som det fremgår af den ramme for kvalitetsmåling, der er en del af denne håndbog (kapitel 7), kan man fx arbejde med at omsætte hver af de syv mål fra lovgivningen, der er gengivet ovenfor, til konkrete målsætninger. Men hvis man vil omforme målet om, at vejledningen skal i særlig grad målrettes unge med særlige behov for vejledning til mere konkrete målsætninger i det enkelte UU, er det altså nødvendigt, at man først gør sig klart, hvem der tilhører gruppen af unge med særlige behov for vejledning ellers kan man ikke opstille præcise mål eller foretage det konkrete skøn i situationen. Det må således afklares, hvem dem med særlige behov for vejledning er, og hvilke vejledningsmæssige behov de har. Disse grupper er jo bevidst ikke defineret i lovgivningen, netop fordi man ønsker at overlade konkretiseringen til de enkelte kommuner og UU er ud fra regionens særlige behov og sammensætning. Derudover må man stille sig spørgsmålet, hvor mange af disse unge der ca. er i UU ets område? Og om der er enighed blandt vejlederne om, hvordan gruppen skal identificeres? De samme overvejelser kan man gøre sig for de andre lovgivningsfastsatte mål. Når det i loven præciseres, at UU erne skal indgå i et samarbejde med bl.a. folkeskolerne, ungdomsuddannelsesinstitutioner, AF og de regionale arbejdsmarkedsråd, er det altså nødvendigt først at præcisere, hvori et samarbejde egentlig består er der tale om blot at udveksle uddannelses- eller arbejdsmarkedsinformationer, er der tale om et samarbejde om indretningen af uddannelserne, skal der være en løbende udveksling af informationer om grupper etc.? Når det ovenfor nævnes, at denne målsætningsfase ofte er mere vanskelig, end man umiddelbart tror, skyldes det bl.a., at det netop er i sådanne situationer - hvor medarbejderne i UU et med deres forskellige faglige baggrunde og erfaringsgrundlag skal nå til enighed om definitioner og målsætninger at der viser sig at være forskellige opfattelser. Det kan derfor være hensigtsmæssigt at bruge nogle retningslinjer i udviklingen af målsætningerne: 6

9 - Målsætningerne bør (naturligvis) rette sig så direkte og konkret som muligt mod lovens intentioner, og dermed være en uddybning af disse. - Målsætningerne bør som minimum dække alle de væsentlige mål, der er formuleret i lovgivningen dvs. alle de forhold, som er vigtige for vejledningsindsatsen. - Målsætningerne bør så vidt muligt dække hele UU ets arbejdsområde dvs. alle de områder, hvor man forventer at bruge sine ressourcer. Det betyder også, at målsætningerne både kan dække eksterne forhold (fx de specifikke kommunale målsætninger) og interne forhold (fx kompetenceudvikling). Dette er især vigtigt, fordi målsætningerne jo som sagt også fortæller om, hvordan man vil prioritere sine ressourcer. - Målsætningerne bør udtrykke et ambitiøst realistisk ambitionsniveau det kan være enten kvantitativt (fx hvor mange individuelle vejledningsforløb man ønsker at gennemføre) eller kvalitative (fx hvilke samarbejdsrelationer man vil opnå). De må derfor også meget gerne udtrykke en prioritering mellem de forskellige målsætninger. Med det ambitiøst realistiske menes, at man naturligvis skal være ambitiøs og stille høje krav til sin institution og dens arbejde. Men også at kravene skal være mulige at indfri indenfor de rammer, der er til rådighed. Delmål Delmålene er en yderligere konkretisering af institutionens målsætninger. Grunden, til at det kan være en god idé at arbejde også med del-mål, er, at man når derned, hvor det er muligt at opstille helt konkrete delmål, som man kan følge op på. Som nævnt i indledningen er det hensigtsmæssigt at kunne nå dertil både af hensyn til den interne planlægning og styring på UU et, men også fordi man dermed får lettere ved at dokumentere hvilke aktiviteter, man har gennemført i årets løb, og hvilke resultater man har nået. Når man formulerer sine delmål, skal man altså være opmærksom på, at de skal udformes på en sådan måde, at man helt konkret kan måle, om man har nået delmålet. Med andre ord: Et delmål, som man ikke kan følge op på vha. en måling, er ikke et anvendeligt delmål! Det er dog vigtigt at understrege, at en måling kan være mange ting: - Det kan være en kvantitativ måling (fx antallet af gennemførte vejledningssamtaler). - Det kan være en mere kvalitativ måling (fx tilfredshed med samtalerne). 7

10 3.2 To eksempler - Det kan være en simpel afkrydsning ( har vi fået lavet den samarbejdsaftale, vi ønskede at lave? ). - Det kan være en simpel dato ( nåede vi vores aftalte aktiviteter indenfor det første år? ). Som en illustration af tankegangen bag arbejdet med målsætninger og delmål præsenterer vi nedenfor to eksempler, der kan tjene som inspiration for UU ernes eget arbejde. Det skal understreges, at der naturligvis kun er tale om illustrative eksempler. Eksemplerne vedrører to af de områder, der har fået en central placering i den nye lovgivning, og som dermed også vil være i fokus i det forestående planlægningsarbejde hos mange UU er. Det drejer sig om: 1. Samarbejdet mellem UU erne og andre institutioner. 2. Vejledningsindsatsen skal i særlig grad rettes mod unge med særlige behov for vejledning. 8

11 Eksempel 1: Samarbejde mellem UU erne og andre institutioner Lovgrundlag Målsætninger Del-mål Lov om vejledning: 1, stk. 3: Vejledningen skal inddrage såvel den enkeltes interesser og personlige forudsætninger, herunder formelle kompetencer og hidtidige uddannelses- og beskæftigelsesforløb, som det forventede behov for uddannet arbejdskraft og selvstændige erhvervsdrivende 12, stk. 2: Vejledningen skal inddrage arbejdsmarkedets krav til kvalifikationer og de fremtidige beskæftigelsesmuligheder i Danmark og i udlandet. Bekendtgørelse om vejledning om valg af ungdomsuddannelse og erhverv: 17: Mhp. at tilvejebringe en sammenhængende og koordineret vejledningsindsats indgår UU i samarbejde med de regionale vejledningscentre, ungdomsuddannelsesinstitutioner, det regionale arbejdsmarkedsråd, Arbejdsformidlingen, erhvervslivet samt UU i andre geografiske områder, hvor dette samarbejde er relevant. Stk. 2: Samarbejdet skal omfatte konkrete vejledningsaktiviteter samt udvikling, tilrettelæggelse og koordinering af den samlede vejledningsindsats. UU et skal samarbejde med folkeskolerne om vejledning og bidrage til at skolerne gennemfører deres forudsatte UEAaktiviteter UU et skal have et tæt og opdateret kendskab til de ungdomsuddannelsestilbud, der eksisterer i regionen, samt til de krav, der stilles til elever på de enkelte uddannelser UU et skal sikre et tæt samarbejde med arbejdsmarkedsråd, arbejdsformidlinger og virksomheder i området mhp. at få et konkret og opdateret kendskab til aktuelle nationale, regionale og lokale arbejdsmarkedsbehov og efterspørgselsmønstre UU et skal indgå i et samarbejde med de kommunale forvaltninger mhp. at opnå et tilstrækkeligt kendskab til gruppen af udsatte børn og unge i området UU et skal assistere skolerne i skolernes arbejde med årsplanerne for vejledningsindsatsen på klassetrin UU et skal sikre et løbende og tæt samarbejde med alle skolerne i kommunen om UEA-aktiviteterne UU et skal hvert år gennemføre opsøgende besøg på samtlige ungdomsuddannelsesinstitutioner i det område, der dækkes af UU et Eleverne, der rådgives af UU et, skal hvert år tilkendegive, at de har fået et tilstrækkeligt grundigt kendskab til de uddannelser Inden for det første år skal der være etableret procedurer, der sikrer den nødvendige udveksling af informationer mellem AR, AF og virksomhederne og UU et Inden for det første år skal vejlederne positivt tilkendegive, at de har opnået et tilstrækkeligt kendskab til området Inden for to år skal det kunne dokumenteres, at dette samarbejde giver den forbedrede og fornøden viden om studieforløb for elever under UU et Inden for det første år skal UU et i samarbejde med de relevante kommuner have fastlagt en model for et samarbejde og en informationsudveksling om de relevante grupper af børn og unge Indenfor to år skal såvel kommunen som UU et tilkendegive, at samarbejdet givet et forøget udbytte 9

12 Eksempel 2: Vejledningsindsatsen skal i særlig grad målrettes unge med særlige behov for vejledning Lovgrundlaget Målsætninger Del-mål UU et skal afklare estimeret antal, karakteristika og vejledningsbehov for gruppen af unge med særlige behov for vejledning Lov om vejledning: 1, stk. 2: Vejledningen skal i særlig grad målrettes unge med særlige behov for vejledning Bekendtgørelse om vejledning om valg af ungdomsuddannelse og erhverv: 3. Vejledningens indhold, tilrettelæggelse og tidsmæssige placering afpasses efter den enkeltes behov med vægt på unge, der på grund af personlige forudsætninger, fysiske eller psykiske funktionsnedsættelser, etnisk baggrund eller andre forhold, har et særligt behov for vejledning UU et skal iværksætte særlige, målrettede vejledningsaktiviteter for de unge, der er omfattet af gruppen af unge med særlige behov Andelen af de unge i disse grupper i en årgang, der gennemfører en ungdomsuddannelse, skal samlet stige til XX % i løbet af de første tre år UU et skal fastlægge en konkret plan for samarbejde med folkeskoler, ungdomsuddannelsesinstitutioner og de kommunale forvaltninger om løbende at følge uddannelsesaktiviteten hos de elever, der er omfattet af gruppen med særlige behov UU et skal have personlig kontakt med hver af de unge, der forlader en ungdomsuddannelse, senest 14 dage efter at dette sker UU et skal fastlægge en konkret plan for at sikre et indgående, opdateret kendskab til alle relevante tilbud til denne gruppe (lokalt, regionalt og nationalt) blandt alle vejlederne UU et skal fastlægge konkret procedure for opsamling og anvendelse af alle relevante erfaringer fra andre UU er og Studiecentre om metoder i vejledningsarbejdet UU et skal fastlægge en konkret procedure for samarbejde med ungdomsuddannelsesinstitutioner om løbende at udvikle tilbud, der er rettet mod disse unge UU et skal i samarbejde med ungdomsuddannelsesinstitutionerne udarbejde en konkret plan for de aktiviteter, der skal bidrage til at forbedre overgangen til ungdomsuddannelserne (bl.a. brobygning) Som det fremgår af de to eksempler, er der taget direkte udgangspunkt i lovgivningens ord og formuleringer. Når der i loven står, at vejledningen skal målrettes unge med særlige behov for vejledning er det tydeligt, at der overlades de enkelte kommuner og UU er en rækkemuligheder for selv at vurdere hvilke grupper af unge, det drejer sig om, og hvordan man egentligt vil målrette vejledningen til disse grupper. I de to eksempler er det også illustreret, at lovgivningens overordnede mål kun sjældent kan omsættes direkte i enkelte, konkrete målsætninger og delmål; det er med andre ord ofte nødvendigt at opstille en række målsætninger og måske endda endnu flere delmål for fuldt ud at kunne beskrive, hvordan man har tænkt sig at opfylde lovgivningens mål. 10

13 3.3 Tjek-spørgsmål Når I arbejder med målsætningerne for institutionen, kan det være en hjælp at vurdere følgende spørgsmål: 1. Har I dækket alle de væsentlige mål i loven i jeres målsætninger? 2. Har I en præcis og operationel forståelse og definition af de begreber, der indgår i de enkelte mål i loven Fx unge med særlige behov for vejledning? 3. Har I i jeres målsætninger og delmål taget højde for de særlige mål, som kommunen (eller kommunerne) ønsker indarbejdet i UU ets arbejde? 4. Har I taget højde også for de målsætninger, der gælder selve UU et og dets medarbejdere? 5. Kan I fastsætte præcise, målbare delmål for hver enkelt målsætning? Ved I, hvordan vi vil følge op på hvert enkelt delmål? 11

14 4. Fastlæggelse af aktiviteter hvordan skal vi nå det? Fastlæggelse af Målsætninger: Hvad skal vi nå? Som det næste led i kvalitetsmodellen kan man nu begynde at omarbejde sine målsætninger og delmål til en egentlig handlingsplan for UU ets arbejde. Fastlæggelse af evaluering: Hvordan følger vi op på målingerne De fire hjørner af kvalitetsarbejdet Fastlæggelse af handlinger: Hvordan skal vi nå det? En handlingsplan har i virkeligheden to formål: Fastlæggelse af indikatorer: Hvordan skal vi måle det? Den udgør for det første UU ets arbejdsgrundlag, altså de ønsker, forventninger og ambitioner, som UU et og kommunen har til det kommende års arbejde. Den kan derfor også siges at være en slags aftale mellem kommune, ledelse og medarbejdere om anvendelsen af UU ets ressourcer. Handlingsplanen udgør for det andet et styringsværktøj for medarbejdere og ledelse i UU et. Den kan bruges i vurderingen af de ressourcer, der er til rådighed, og den kan bruges som en slags løbende checkliste for årets gang i UU et får vi gennemført de aktiviteter, vi har planlagt? 4.1 Mål, aktiviteter og ressourcer Som beskrevet i det foregående kapitel bør man så vidt muligt forsøge at fastlægge målsætninger og delmål for alle UU ets aktiviteter. Derved kan man få et samlet indtryk af alle de aktiviteter, der som udgangspunkt vil være nødvendigt at gennemføre, hvis man vil nå sine målsætninger og derved kan der også skabes en samlet vurdering af, hvorvidt de planlagte (eller ønskede) aktiviteter rent faktisk stemmer overens med de ressourcer, man har til rådighed på UU et. Hvis dette ikke er tilfældet, er det selvfølgelig nødvendigt for UU et at justere enten sine delmål, eller omfanget af de planlagte aktiviteter. Tankegangen kan illustreres på følgende måde: Delmål Aktiviteter? Ressourcer Evt. justering Registrering 4.2 Aktivitetsplanen Aktivitetsplanen kan være en ganske simpel opstilling af de planlagte aktiviteter i det kommende år, fx fordelt i hovedgrupper og i under- 12

15 grupper. Man kan endvidere forsøge at skønne over, hvor meget tid hver enkelt aktivitet typisk vil tage, for dermed at få et indtryk af det samlede tidsforbrug hen over året. Et eksempel kunne se således ud, fx lagt ind i et regneark: Type af aktiviteter Konkrete aktiviteter Forventet antal, 2005 Forventet tidsforbrug pr. aktivitet Forventet samlet tidsforbrug Personlige samtaler Informationsarrangementer Samarbejde med virksomheder Uddannelsesplaner På UU et På skoler Andre Fælles på skolerne I enkeltklasser Andre Opsøgende møder Fællesarrangementer Etc. Etc. Etc. Forventet tidsforbrug i alt: Timer til rådighed i UU et: Forskel eller resttimer: Typen af aktiviteter og de konkrete aktiviteter kan i sagens natur spænde meget vidt. Man kan som nævnt tage udgangspunkt i de målsætninger og delmål, man har udarbejdet, og man kan eventuelt også tage udgangspunkt i den aktivitetsregistreringsliste, der er præsenteret i kapitel 7, og som indeholder følgende: Personlige én-til-én-vejledningssamtaler i alt Personlige én-til-én-vejledningssamtaler med elever i folkeskolens klasse Personlige én-til-én-vejledningssamtaler med elever i folkeskolens 10. klasse Personlige én-til-én-vejledningssamtaler med unge under 19 år, der ikke er i tilfredsstillende vejledningsmæssig situation Personlige én-til-én-vejledningssamtaler med unge årige, der selv henvender sig Andel af personlige én-til-én-vejledningssamtaler med unge, der tilhører gruppen med særlige behov for vejledning Antal gruppe- eller informationsarrangementer i alt 13

16 Antal gruppe- eller informationsarrangementer med elever i folkeskolens klasse Antal gruppe- eller informationsarrangementer med elever i folkeskolens 10. klasse Antal gruppe- eller informationsarrangementer med unge under 19 år, der ikke er i en tilfredsstillende vejledningsmæssig situation Antal brobygningsforløb Antal præsentationskurser Antal erhvervspraktikforløb 4.3 Opfølgning på aktivitetsplanen Hvis man som UU vælger at arbejde med en aktivitetsplan som et planlægnings- og styringsværktøj, skal man være opmærksom på, at det kræver en vis grad af vedligeholdelse og opfølgning. Hvis man ikke efter det første år er i stand til at vurdere, om man nu har fået alle aktiviteter med i skemaet, og om det forventede tidsforbrug for de enkelte aktiviteter nu også holder stik ja, så er arbejdet antageligt spildt. Arbejdet med aktivitetsplanen indebærer altså, at man: Løbende holder øje med, om aktivitetsplanen dækker alle de aktiviteter, man rent faktisk anvender sin tid på. Løbende vurderer, om de forudsatte tidsforbrug pr. aktivitet er rigtigt. Det kan anbefales, at man rutinemæssigt anvender aktivitetsplanen på medarbejdermøderne og i fællesskab vurderer, om den fungerer rigtigt. Det kan på mange måske virke lidt vanskeligt at gennemføre en planlægning af denne type i en sådan grad, at man får et præcist overblik over det kommende års aktiviteter og i en sådan grad, at man reelt kan vurdere, om man anvender sine ressourcer, (dvs. de timer, man har til rådighed på UU et), på en fornuftig måde. Der er da heller ingen tvivl om, at dette er en planlægningsproces, der kræver noget tid i begyndelsen. Som det fremgår af det efterfølgende kapitel 6 om årets gang, vil det være en oplagt idé for mange UU er at gennemføre denne planlægning i august måned, i sammenhæng med arbejdet med målsætningerne. Erfaringen viser imidlertid også, at det er et planlægnings- og et styringsværktøj, som mange finder meget anvendeligt, og som man 14

17 4.4 Tjek-spørgsmål meget hurtigt bliver god til at anvende. Man vil typisk allerede det første år kunne registrere de mangler, der vil være i aktivitetsplanen, (fx typer af aktiviteter, man ikke har fået med i skemaet - eller aktiviteter, som er mere tidskrævende, end man forventede). Hvis I vil vælge at arbejde med en aktivitetsplan for UU et, kan det være en hjælp at vurdere følgende spørgsmål: 6. Har I omsat alle jeres målsætninger og delmål til konkrete aktiviteter? 7. Kan I allerede nu vurdere, hvor mange af de enkelte aktiviteter, I forventer at gennemføre det næste år? 8. Hvor stor en del af den samlede tid, I har til rådighed, dækker de aktiviteter, som I har taget med i aktivitetsplanen? 9. Hvilke aktiviteter fx interne møder, ledelse etc. som ikke er dækket af målsætningerne, bør også med i aktivitetsplanen? 10. Er der aktiviteter, som I eventuelt kan nedprioritere, hvis jeres ressourcer ikke rækker til de forventede aktiviteter? 11. Ved I, hvordan I vil følge op på, om aktivitetsplanen fungerer hensigtsmæssigt? 15

18 5. Fastlæggelse af indikatorer hvordan skal vi måle det? Fastlæggelse af Målsætninger: Hvad skal vi nå? Det tredje hjørne i kvalitetsmodellen handler om, hvordan UU erne kan måle udviklingen i vejledningsindsatsen og i kvaliteten. Fastlæggelse af evaluering: Hvordan følger vi op på målingerne De fire hjørner af kvalitetsarbejdet Fastlæggelse af indikatorer: Hvordan skal vi måle det? Fastlæggelse af handlinger: Hvordan skal vi nå det? Det handler både om at fastsætte indikatorer, dvs. de faktorer, man gerne vil måle indsatsen og kvaliteten på. Og derudover handler det om, hvordan man kan sikre, at man har de nødvendige data til at belyse indikatorerne, dvs. hvilke former for dataindsamling man kan foretage. Den løbende måling af aktiviteter er væsentlig for at kunne sige noget om årets resultater og effekter. Har vi gjort det, vi sagde, vi ville? Er aktiviteterne forløbet som planlagt? Og hvorfor eventuelt ikke? Får vi kontakt med de målgrupper, vi gerne vil i kontakt med? Og har målgrupperne de behov, som vi antog, da vi planlagde aktiviteterne? Og endelig - virker det så? Når vi de målsætninger, vi har sat os for? Viden om disse spørgsmål er afgørende for mulighederne for at UU erne internt kan planlægge, justere og udvikle indsatsen baseret på systematiske data og vurderinger. Samtidig følges UU ernes arbejde med stor interesse af mange parter, både i folketinget, i kommunalbestyrelserne, på uddannelsesinstitutionerne, i de kommunale forvaltninger og blandt andre samarbejdspartnere. Fælles for parternes interesse er et øget fokus på, hvad der kommer ud af vejledningsindsatsen i form af en forhåbentlig styrket vejledningsindsats overfor målgrupperne. I arbejdet med at måle vejledningsindsatsen er det vigtigt at skelne mellem gennemførte aktiviteter, resultater og effekter. Gennemførte aktiviteter Resultater Effekt Gennemførte aktiviteter er de konkrete aktiviteter, der er gennemført Hvad har vi gjort : Det kan være personlige vejledningssamtaler, informationsarrangementer og møder med samarbejdspartnere. De gennemførte aktiviteter og måling af dem er afgørende 16

19 for at kunne skabe resultater og effekter og udgør første led i kæden. På næste led i kæden handler resultaterne om, Gør vi det, vi har sagt vi vil gøre?. Det vil kort sagt sige vurderinger af de gennemførte aktiviteter, og hvad der umiddelbart er kommet ud af aktiviteterne. Det kan være i form af et tættere samarbejde, et øget vidensniveau og kontakt til flere blandt målgrupperne. Når resultaterne skal gøres op, handler det altså om bl.a. at få svar på, om UU centret kommer ud til de målgrupper, man har sat sig for? Hvad synes målgrupperne om vejledningsaktiviteterne? Har man fået det ønskede samarbejde med de forskellige parter? Og hvordan vurderer samarbejdsparterne samarbejdet? Effekterne udgør sidste led i kæden og handler om selve virkningen af vejledningsindsatsen Virker vores anstrengelser og aktiviteter?. Det er vigtigt at understrege forskellen til resultaterne. Det er nemlig meget muligt og almindeligt, at indsatser eller projekter fører til gode resultater, men kun begrænsede effekter. Det kan fx være i form af et bedre samarbejde, eller at vejledere føler, at de har opnået mere viden om et relevant emne. Men først når det forbedrede samarbejde og den øgede viden forankres bredt blandt vejlederne og omsættes til ændret praksis i forhold til målgrupperne, begynder man at kunne tale om effekter. Effektmål for vejledningsindsatsen er vanskelige. Først og fremmest fordi mange andre faktorer spiller ind på unges studievalg og gennemførelse. Men det er alligevel væsentligt hele tiden at have effektmålene som sigtepunkt for aktiviteterne og en prioritering af dem, selv om de i sig selv ikke er tilstrækkelige. Når man opstiller mål og indikatorer i forhold til resultat og effekt, er det vigtigt at: Videreførelse af aktiviteten må ikke være formålet i sig selv. Effekten skal relatere sig til udbyttet for målgruppen. Tilgængelighed af information og/eller service må ikke være formålet i sig selv. Effekten skal relatere sig til, hvad de vejledningssøgende får ud af servicen og den øgede tilgængelighed. Forbedret samarbejde mellem vejledere, skoler o.l. er et resultat og ikke en effekt. Det skal komme til udtryk i en ændret praksis eller oplevelse for de vejledningssøgende, førend der er tale om en effekt. Målgruppens deltagelse i en aktivitet er ikke en effekt. Effekten skal relatere sig til, hvad de vejledningssøgende får ud af at deltage i aktiviteten. I princippet bør der følges op på alle tre dele, hvis man ønsker et dækkende billede af den kvalitet, man leverer. Ved at være opmærksom på disse tre niveauer, kan man blive mere bevidst om sammenhængen mellem det, man laver i det daglige, og de resultater og ef- 17

20 fekter, man ønsker, de daglige aktiviteter skal føre til. Og derved får man også en mulighed for at justere på aktiviteterne, hvis det viser sig, at man ikke opnår de ønskede resultater og effekter. 5.1 Hvad er en god indikator? Det afgørende led i måling af aktiviteter, resultater og effekter er at få fastlagt de rigtige målepunkter, dvs. indikatorer. Når man skal udvikle og fastlægge indikatorer, forsøger man at svare på, Hvad er det, vi skal kunne sige noget om, for at kunne udtale os om kvaliteten af aktiviteterne, resultaterne og effekterne?. Der skal således udvikles indikatorer for både aktiviteter, resultater og effekter. Èn indikator kan ikke sige det hele, og det vil næsten altid være nødvendigt at opstille og måle på flere indikatorer for at få et fyldestgørende billede. Og på et område, der er så komplekst som vejledning, vil man også opleve, at nogle indikatorer kan være modsatrettede, eller at de indikatorer, det er muligt at opstille og måle på, kun siger noget om en del af det fulde billede. Det kan være frustrerende, men det er ikke et argument for ikke at forsøge at tilnærme sig den bedst mulige måling. Gode indikatorer er kendetegnet ved flere af de samme ting som en god målsætning: De skal være specifikke, dvs. indikatorerne skal hver præcist belyse hver deres entydige aspekt af vejledningsarbejdet. De skal være målbare og realistiske, dvs. det skal være muligt at indhente data, der belyser dem. De skal være relevante, dvs. de skal udtrykke mål for alle de væsentlige dele af vejledningsarbejdet både for ønskede aktiviteter, resultater og effekter. Der skal være et hensigtsmæssigt forhold mellem målingen af indikatoren og de ressourcer, der anvendes på det. Dvs. værdien ved at få målt på indikatoren skal være større end de ressourcer, man bruger på at måle. 5.2 Ramme for måling af aktiviteter, resultater og effekter I forslaget til en ramme for måling af vejledningsarbejdet er der opstillet en række indikatorer, som kan belyse en del af de relevante gennemførte aktiviteter, resultater og effekter. Det er naturligvis altid en afvejning, hvor detaljeret man skal gå til værks. Men de valgte indikatorer udtrykker væsentlige aspekter af vejledningsindsatsen og nødvendige forudsætninger for at kunne leve op til lovgivningen 1. UU erne kan dog sagtens vælge at tilføje andre indikatorer eller at tilpasse disse. 1 Indikatorerne er udvalgt baseret på interview med ledere og vejledere fra UU erne og input fra arbejdsgruppen med deltagelse af KL, Undervisningsministeriet og repræsentanter fra UU og Studievalg. 18

21 Fokus på målgrupper og særligt unge med særlige behov for vejledning er et vigtigt element i lovgivningen. Derfor har vi også valgt at gøre meget ud af at opstille indikatorer for arbejdet med gruppen med særlige behov for vejledning. Det kan i hvert fald i den første periode være vanskeligt at opgøre entydigt, men det er inkluderet for at understrege vigtigheden af at komme frem til en definition og en afgrænsning af gruppen. Indikatorer for gennemførte aktiviteter De eksempler på indikatorer for gennemførte aktiviteter, som vi har valgt at inddrage i forslag til ramme for kvalitetsmåling, omhandler en opgørelse over forskellige vejledningsaktiviteter. Vi foreslår at skelne mellem personlige en-til-en samtaler, gruppe/informationssamtaler og andre vejledningsaktiviteter såsom brobygningsforløb og at bryde de forskellige aktiviteter ned på de fire forskellige målgrupper. Derudover foreslås det at bryde ned på gruppen af unge med særlige behov for vejledning. Indikatorer på gennemførte aktiviteter inkluderer også de aktiviteter, der knytter sig til samarbejde med uddannelsesinstitutioner og andre parter såsom kommunale forvaltninger, Studievalg og forældre. Eksempler på indikatorer for gennemførte aktiviteter er på den måde: Forventet antal gennemførte personlige en-til-en samtaler år 2004/2005 i forhold til antal gennemførte. Forventet antal gennemførte gruppe/informationsarrangementer i 2004/2005 i forhold til antal gennemførte. Forventet antal møder med ungdomsuddannelsesinstitutioner i forhold til antal gennemførte. Forventet andel af gruppen med særlige behov for vejledning, som UU bør være i personlig kontakt i 2004/2005 i forhold til faktisk antal. Indikatorer på resultater Indikatorer på resultater knytter sig i høj grad til udførelsen af de enkelte vejledningsaktiviteter, og hvad der er kommet ud af dem. Det kan være indikatorer som et øget vidensniveau om ungdomsuddannelser blandt eleverne, en styrket valgkompetence blandt eleverne, øget inddragelse af forældre eller et forbedret samarbejde blandt samarbejdsparterne. 19

22 I forslag til ramme for måling af resultater, har vi inkluderet fire overordnede indikatorer: UU centrets egen vurdering af de gennemførte aktiviteter lever op til forventningen og til det planlagte, og hvorfor eventuelt ikke. Det kan fx være, fordi efterspørgslen eller behovet viste sig at være anderledes end antaget. Derfor er registrering af aktiviteterne så afgørende, for her ligger en væsentlig læringskilde til at få overblik over, hvor behovet har vist sig at være. Målgruppernes vurdering af vejledningsaktiviteterne. Denne overordnede indikator kan brydes ned i en række indikatorer, der knytter sig til o o o o o Målgruppernes tilfredshed med vejledningen og de enkelte vejledningsaktiviteter. Målgruppernes vurdering af, hvorvidt de har fået øget viden om valg af ungdomsuddannelse og konsekvenser af uddannelsesvalg. Målgruppernes vurdering af, hvorvidt de har opnået øget lyst til at gennemføre ungdomsuddannelse. Målgruppernes kendskab til vejledningsaktiviteterne. Målgruppernes vurderinger af, hvorvidt de har fundet vejledningsaktiviteterne tilgængelige og relevante for deres behov. Samarbejdsparternes vurderinger af samarbejdet. Igen kan denne overordnede indikator brydes ned i en række mere specifikke indikatorer såsom: o o o Samarbejdsparternes tilfredshed med samarbejdet. Samarbejdsparternes vurderinger af anvendeligheden af samarbejdet. Samarbejdsparternes vurderinger af øget kendskab til UU. Medarbejdernes vurderinger af vejledningsaktiviteterne. Også medarbejdernes vurderinger kan brydes ned i række indikatorer: o o o Medarbejdernes tilfredshed med den interne organisering og rollefordeling. Medarbejdernes tilfredshed med anvendeligheden af samarbejdet med eksterne samarbejdspartnere. Medarbejdernes vurdering af tilgængeligheden af vejledning. Indikatorer på effekter Indikatorer på effekt skal meget gerne afspejle de overordnede målsætninger med vejledningen. Derfor er det væsentligt hele tiden at forsøge at holde sig effektmålene for øje selv om det som nævnt er vanskeligt at opstille entydige indikatorer på effekter af vejledning og selv om disse indikatorer også påvirkes af en lang række andre faktorer såsom ungdomskultur og forældre. 20

23 Indikatorer og målinger på effekt gennemføres af Undervisningsministeriet og stilles til rådighed for UU erne. Tallene udarbejdes af Danmarks Statistik, og der vil være en vis forsinkelse. Statistikken udarbejdes på baggrund af uddannelsestal pr og er til rådighed i foråret det følgende år. Det vil sige at UU erne i sommeren 2004 får adgang til statistik pr og i maj 2005 kan få statistik pr De effektmålinger, der forventes anvendt, er: Andelen af en ungdomsårgang for UU centrets område, der påbegynder en ungdomsuddannelse. Andelen af en ungdomsårgang for UU centrets område, der gennemfører en ungdomsuddannelse. Andelen af en ungdomsårgang for UU centrets område, der foretager uddannelsesskift undervejs i ungdomsuddannelsesforløbet. 5.3 Hvor tit bør man måle og opgøre aktiviteter og hvordan? Ifølge Vejledningsloven og bekendtgørelsen skal UU erne gennemføre en årlig selvevaluering og plan for opfølgning på denne. Venter man som UU et helt år med at gennemføre målinger, er det dog vanskeligt at justere indsatsen løbende. Derudover er der en række data, man er nødt til at samle ind løbende og i umiddelbar tilknytning til aktiviteterne, for overhovedet at have de nødvendige data til den årlige måling. Det kan derfor være en god idé at gennemføre målinger mere end én gang om året. Og hvis dataindsamlingen er planlagt fra årets start, er de ressourcer, der skal anvendes til at foretage målingen løbende, begrænsede. Som illustreret i Årets gang i næste kapitel anbefaler vi, at UU erne gennemfører målinger af aktiviteter tre gange årligt; henholdsvis i oktober, februar og i maj. Dette er naturligvis op til det enkelte UU. Kvalitetsmåling og udvikling af vejledningsindsatsen kræver i sagens natur en form for registrering af, hvilke aktiviteter man har gennemført og med hvem. For nogle vejledere har registrering været en naturlig del af den daglige praksis længe, mens det for andre vejledere er nyt. Der gælder naturligvis samme princip for registrering, som der gør for andre målinger nemlig at de ressourcer, der er forbundet med at registrere, ikke må overstige den gevinst, der kommer ud af det. Gevinsten er, at når de enkelte vejlederes registreringer lægges sammen, bliver det muligt at se nogle mønstre og tendenser i dels hvad man som vejleder bruger sin tid på, hvilke grupper man er i 21

24 kontakt med og hvilke behov de har, og dermed også hvem det er, man måske ikke får fat i. En måde, at gribe registreringen an på, er at udvikle et simpelt regneark, hvor hver vejleder kan udfylde nogle enkelte felter efter hver vejledningssamtale og/eller ved dagens slutning. Det kan være oplysninger om: Køn. Alder. Hvorfra kender de vejledningen? Er de henvist, eller har de selv fundet frem til jer? Uddannelsessituation. Karakter af vejledningsbehovet; er det socialt, familiemæssigt, uddannelsesmæssigt eller arbejdsmæssigt? Hvor afklaret er den vejledningssøgende? Fx 1 for afklaret, 2 for hverken/eller og 3 for uafklaret. Tilhører den vejledningssøgende gruppen af unge med særlige behov for vejledning? De kategorier eller spørgsmål, man vælger at registrere i forhold til, bør naturligvis afspejle de indikatorer, man har opstillet på de tre niveauer, aktiviteter, resultater og effekter. Vælger man at bruge vores forslag til ramme for måling, lægger vi som nævnt op til, at man registrerer antal vejledningsaktiviteter fordelt på personlige én-til-én samtaler, gruppe/informationsaktiviteter og andre forløb. 5.4 Hvordan skal indikatorerne måles? 5.5 De to eksempler Datakilderne til at belyse indikatorer findes mange steder. De kan dels være kvantitative i form af egne registreringer og nøgletal og kvalitative i form af vurderinger, holdninger og erfaringer. Ifølge bekendtgørelsens kapitel 7 skal målgrupperne og de ansattes vurderinger inddrages og derudover foreslår vi også at inddrage samarbejdsparternes vurderinger. Dette kan ske ved at gennemføre surveys, interview eller fokusgruppemøder med de forskellige målgrupper, eksempelvis en eller to gange årligt. Det er også en mulighed i umiddelbar tilknytning til vejledningsaktiviteterne at bede deltagerne svare på enkelte spørgsmål. Hvis vi viderefører arbejdet med de to eksempler fra de foregående kapitler, kan en samlet plan for målsætninger, delmål, indikatorer og resultater se således ud: 22

25 Eksempel 1: Samarbejde mellem UU erne og andre institutioner Lovgrundlag Målsætninger Del-mål Aktiviteter Resultater Lov om vejledning: 1, stk. 3: Vejledningen skal inddrage såvel den enkeltes interesser og personlige forudsætninger, herunder formelle kompetencer og hidtidige uddannelses- og beskæftigelsesforløb, som det forventede behov for uddannet arbejdskraft og selvstændige erhvervsdrivende 12, stk. 2: Vejledningen skal inddrage arbejdsmarkedets krav til kvalifikationer og de fremtidige beskæftigelsesmuligheder i Danmark og i udlandet. Bekendtgørelse om vejledning om valg af ungdomsuddannelse og erhverv: 17: Mhp. at tilvejebringe en sammenhængende og koordineret vejledningsindsats indgår UU i samarbejde med de regionale vejledningscentre, ungdomsuddannelsesinstitutioner, det regionale arbejdsmarkedsråd, Arbejdsformidlingen, erhvervslivet samt UU i andre geografiske områder, hvor dette samarbejde er relevant. Stk. 2: Samarbejdet skal omfatte konkrete vejledningsaktiviteter samt udvikling, tilrettelæggelse og koordinering af den samlede vejledningsindsats. UU et skal samarbejde med folkeskolerne om vejledning og bidrage til, at skolerne gennemfører deres forudsatte UEA-aktiviteter UU et skal have et tæt og opdateret kendskab til de ungdomsuddannelsestilbud, der eksisterer i regionen, samt til de krav, der stilles til elever på de enkelte uddannelser UU et skal sikre et tæt samarbejde med arbejdsmarkedsråd, arbejdsformidlinger og virksomheder i området mhp. at få et konkret og opdateret kendskab til aktuelle nationale, regionale og lokale arbejdsmarkedsbehov og efterspørgselsmønstre UU et skal indgå i et samarbejde med de kommunale forvaltninger mhp. at opnå et tilstrækkeligt kendskab til gruppen af udsatte børn og unge i området UU et skal assistere skolerne i skolernes arbejde med årsplanerne for vejledningsindsatsen på klassetrin UU et skal sikre et løbende og tæt samarbejde med alle skolerne i kommunen om UEA-aktiviteterne UU et skal hvert år gennemføre opsøgende besøg på samtlige ungdomsuddannelsesinstitutioner i det område, der dækkes af UU et Eleverne, der rådgives af UU et, skal hvert år tilkendegive, at de har fået et tilstrækkeligt grundigt kendskab til de uddannelser Inden for det første år skal der være etableret procedurer, der sikrer den nødvendige udveksling af informationer mellem AR, AF og virksomhederne og UU et Inden for det første år skal vejlederne positivt tilkendegive, at de har opnået et tilstrækkeligt kendskab til området Inden for to år skal det kunne dokumenteres, at dette samarbejde giver den forbedrede og fornøden viden om studieforløb for elever under UU et Inden for det første år skal UU et i samarbejde med de relevante kommuner have fastlagt en model for et samarbejde og en informationsudveksling om de relevante grupper af børn og unge Indenfor to år skal såvel kommunen som UU et tilkendegive at samarbejdet givet et forøget udbytte Andel af aftalte årsplaner Antal gennemførte samtaler med skolerne Andel af gennemførte besøg Registrering af gennemførte aktiviteter Færdig plan for samarbejde Færdig plan for samarbejde Færdig model for samarbejde Registrering af gennemførte aktiviteter Dokumentation for gennemførte forløb Tilfredshed på skolerne med forløbet Tilfredshed hos vejlederne Tilfredshed hos eleverne Tilfredshed hos vejlederne og de øvrige parter Forbedret dokumentation om studieforløb Positiv vurdering fra hhv. kommunerne og vejlederne 23

26 Eksempel 2: Vejledningsindsatsen skal i særlig grad målrettes unge med særlige behov for vejledning Lovgrundlaget Målsætninger Del-mål Gennemførte aktiviteter Resultater Lov om vejledning: 1, stk. 2: Vejledningen skal i særlig grad målrettes unge med særlige behov for vejledning Bekendtgørelse om vejledning om valg af ungdomsuddannelse og erhverv: 3. Vejledningens indhold, tilrettelæggelse og tidsmæssige placering afpasses efter den enkeltes behov med vægt på unge, der på grund af personlige forudsætninger, fysiske eller psykiske funktionsnedsættelser, etnisk baggrund eller andre forhold, har et særligt behov for vejledning UU et skal iværksætte særlige, målrettede vejledningsaktiviteter for de unge, der er omfattet af gruppen af unge med særlige behov Andelen af de unge i disse grupper i en årgang, der gennemfører en ungdomsuddannelse, skal samlet stige til XX % i løbet af de første tre år UU et skal fastlægge definition og identifikation (herunder antal) af særlige målgrupper UU et skal fastlægge en konkret plan for samarbejde med folkeskolerne, ungdomsuddannelsesinstitutioner, og de kommunale forvaltninger om løbende at følge uddannelsesaktiviteten hos de elever, der er omfattet af gruppen med særlige behov UU et skal have personlig kontakt med hver af de unge, der forlader en ungdomsuddannelse, senest 14 dage efter at dette sker UU et skal fastlægge en konkret plan for at sikre et indgående, opdateret kendskab til alle relevante tilbud til denne gruppe (lokalt, regionalt og nationalt) blandt alle vejlederne UU et skal fastlægge konkret procedure for opsamling og anvendelse af alle relevante erfaringer fra andre UU er og Studiecentre om metoder i vejledningsarbejdet UU et skal fastlægge en konkret procedure for samarbejde med ungdomsuddannelsesinstitutioner om løbende at udvikle tilbud, der er rettet mod disse unge UU et skal i samarbejde med ungdomsuddannelsesinstitutionerne udarbejde en konkret plan for de aktiviteter, der skal bidrage til at forbedre overgangen til ungdomsuddannelserne (bl.a. brobygning) Udarbejdet definition og identifikation Antal gennemførte aktiviteter Udarbejdet plan Antal kontakter i forhold til antal unge, der forlader uddannelserne Udarbejdet plan Udarbejdet procedure Udarbejdet procedure Dokumentation for gennemførsel af særlige vejledningsaktiviteter Dokumentation for evne til at følge studieaktiviteten hos målgruppen Dokumentation for kontakt til de unge, der har forladt uddannelserne Positive tilkendegivelser fra studievejledere og fra elever Positive tilkendegivelser fra studievejledere Positive tilkendegivelser fra vejledere og fra uddannelsesinstitutionerne Udarbejdet plan Positive tilkendegivelser fra elever, der har modtaget overgangsvejledning 5.6 Tjek-spørgsmål Når I arbejder med indikatorer og målingen af dem, kan det være en hjælp at vurdere følgende spørgsmål: 24