erhverv CodAnS guide til ForebyggelSe AF SkAder

Transkript

1 erhverv Codans guide til forebyggelse af skader

2 Forebyggelse af skader 3 80% af alle skader skyldes 20 typiske skadeårsager Eller med andre ord: Kender du de mest almindelige risici i virksomheden, kan de mest almindelige skader også undgås. Hvad er Codans guide til skadeforebyggelse? Der vil altid ske skader i en virksomhed, men mange skader kan forebygges og ofte ved hjælp af ganske almindelig sund fornuft og en række helt konkrete, praktiske tiltag. Vi har samlet en række råd om forebyggelse i denne guide. Hvorfor forebygge når man er forsikret? Hvorfor gøre så meget for at undgå skader når man har en forsikring? I langt de fleste tilfælde vil forsikringen ganske rigtigt dække det økonomiske tab ved en skade, men den dækker ikke de mange ulemper, selv en lille skade kan medføre. Og forsikringen dækker i hvert fald ikke alle de ulemper, en større skade kan medføre i form af tab af markedsandel og goodwill, tab af know- how eller tab af virksomhedens image som en stabil leverandør. Derfor er forebyggelse altid bedre end helbredelse. Færre ulykker, uheld og skader giver lavere omkostninger og bedre lønsomhed Som forsikringsselskab er det naturligvis i vores interesse, at sikkerhedsniveauet i en virksomhed er så højt som muligt. Men det er ikke bare i vores interesse: Med et højt sikkerhedsniveau undgår virksomheden de mange mere indirekte omkostninger, en skade kan medføre lige fra sygeperioder, stilstandstid, tab af ordrer, admi nistrative omkostninger til omlægning og planlægning, hvis produktionen ikke kan køre, som den plejer etc. Brug denne guide fra Codan som din tjekliste eller til at udbygge din viden om, hvordan virksomheden kan undgå de mest gængse skader i en fremstillingsvirksomhed. Codan står naturligvis gerne til rådighed for yderligere rådgivning om forebyggelse af skader i netop din virksomhed.

3 4 Erhverv Sådan får du den bedste rådgivning God rådgivning er grundlaget for den rigtige forsikringsløsning I Codan får du kvalificeret rådgivning om alt fra risikominimering, skadeforebyggelse, valg af den rette sammensætning af forsikringsprodukter, nøjagtig fastsættelse af dækningssummer og til forsikring af aktiver i udlandet. Altid med udgangspunkt i din virksomhed og jeres behov. Og altid på en gennemskuelig og forståelig måde. RISIKO RISIKO FOREBYGGELSE Vurdering af risiko Ud fra en professionel risikovurdering af din virksomhed får du vores anbefaling til en optimal løsning til virksomheden. Råd om forebyggelse Med udgangspunkt i virksomhedens specifikke risici og tidligere skader rådgiver vi dig om, hvordan du kan forebygge skader.

4 Forebyggelse af skader 5 RISIKO RISIKO FOREBYGGELSE FOREBYGGELSE LØSNING SKADE SKADE Hurtig hjælp ved skade I tilfælde af en skade er det vores fokus at få udbedret skaden, så virksomhedens drift bliver så upåvirket som muligt. Derfor er skadebehandling i Codan også hjælp til at komme videre, efter at skaden er sket. Den rigtige løsning Den rigtige løsning giver dig lige præcis den dækning, som svarer til virksomhedens behov og ønsker. Opstår der ændringer i din virksomhed, vil vi gerne justere løsningen, så den til enhver tid lever op til alle behov.

5 6 Erhverv Her er en fremstillingsvirksomhed og nogle af de typiske risici, der kan forebygges Den typiske fremstillingsvirksomhed kan helt overordnet inddeles i disse fire områder med hver deres risici, der kan og bør forebygges. På de næste sider tager vi fat i de mest almindelige og generelle risici på hvert område og forsyner dig med en tjekliste for forebyggelse for hvert område. Produktionen Her er grundlaget for virksomheden. Er der rutiner for vedligehold og rengøring af maskinerne? Er el-installationerne sikre og vedligeholdt? Har virksomheden en plan for oplæring af nye medarbejdere og en plan for, hvad der skal ske, hvis en nøglemedarbejder bliver syg i længere tid? Lageret Er lageret sikret bedst muligt mod vand- og brandskader? Er opbevaringen af fx brandfarlige væsker og vigtige råvarer til produktionen sikker? Er lageret sikret mod svind og tyveri?

6 Forebyggelse af skader 7 Kontor & administration Fortæller it-politikken, hvad der skal ske, hvis vigtige data forsvinder pga. tyveri af hardware eller virus- og hackerangreb? Er du sikret mod indbrud? Og igen hvad skal der ske, hvis en nøgle medarbejder bliver syg i længere tid? Uden om virksomheden Er området overvåget eller godt oplyst om natten? Er transformerstationer eller parkering af privatbiler placeret hensigtsmæssigt i forhold til trafik med af- og pålæsning? Er der regelmæssigt eftersyn af fx olietanke og rørføringer ind til virksomheden?

7 8 Produktionen PRODUKTIONEN Rutiner og regler er basis for al god forebyggelse Man kan med fordel starte med at spørge sig selv, om produktionen er indrettet optimalt i forhold til forskellige risici. En optimal indretning kan for eksempel sikre maskiner og personale mod påkørsel. Eller sikre, at transport og adgang til lager og af- og pålæsninger kan foregå uden uheld. grund af fejl i el-instal lationerne. Forebyggelse af skader i produktionen handler i høj grad om at have klare rutiner og forskrifter omkring vedligeholdelse og oprydning. Det er også klart, at både arbejdsskader og skader på maskinerne kan forebygges ved uddannelse og oplæring af medarbejderne. Risikoen for, at maskiner og andet produktionsudstyr bliver årsag til skader, hænger typisk sammen med virk som hedens vedligeholdelsespolitik. Det samme gælder skader, der sker på

8 Forebyggelse af skader 9 Tjekliste Denne tjekliste er et udgangspunkt for forebyggelse af de mest almindelige skader, der kan opstå i produktionsdelen af en virksomhed. Der er naturligvis mange individuelle hensyn og risici, som denne tjekliste ikke kan indeholde. Her kan du bruge jeres assurandør som sparringspartner. Tjekliste for forebyggelse af skader i produktionen Ja Der arbejdes på sagen Nej Findes der regler og rutiner for systematisk vedligehold og eftersyn af produktionsmaskiner? Findes der regler og rutiner for systematisk vedligehold og eftersyn af hjælpeog transportmidler som fx trucks? Gennemføres der et årligt el-installations-eftersyn med rapport over fejl og mangler? Gennemføres der et årligt termograferings-tjek af alle el-tavler m.m.? Er der indført egenkontrol i virksomheden for kontrol af alle installationer og maskinfunktioner? Er der en årlig, systematisk kontrol af alle typer slukningsudstyr og alarmeringsanlæg, og følger det de gældende regler i henhold til Brand Tekniske Vejledninger? Bruges den officielle aftaleblanket vedrørende Varmt Arbejde, som både virksomhed og udførende håndværker skal under skrive, inden arbejdet påbegyndes? Er der et systematiseret fyraftenseftersyn (lukke, slukke, tilslutte alarmer)? Findes der faste rutiner for rengøring og oprydning, specielt i produktionsområdet? Er produktionen sikret fx med dobbelte produktionslinjer, aftaler med konkurrenter, alternative leverandører, aftagere og lagerbeholdning? Findes der nødvendig ledig kapacitet eller reservedele til nøglemaskiner? Findes der opdateret dokumentation på installeret produktionsmaskinel? Findes der en aftale om tilkaldevagt for eksterne reparatører? Er virksomheden indrettet korrekt, jævnfør med ATEX-direktivets zoneopdeling mod eksplosionsfare? Findes der en risikoprofil, der oplyser, hvilke skader virk somheden kan tåle/ikke kan tåle, samt en beredskabsplan ved skader?

9 10 Produktionen Produktionsudstyr Hovsa-løsninger eller langsigtet plan? For nogle virksomheder er vedligehold lig med udskiftning, når noget bryder ned. De fleste er dog klar over, at forebyggende vedligehold er bedre. Det vil sige regelmæssigt og rutinemæssigt vedligehold, der fore bygger skader og sikrer en stabil produktion. Det gælder fx: Driftstimekontrol Kontrol af styrings- og reguleringsudstyr (pressostater og termostater) Vibrationsmålinger Rigtig belysning Systematisk udskiftning af særlige sliddele Systematisk rengøring af maskiner og transportudstyr. El-installationer El er skyld i de fleste brande Fejl i el-installationer udgør den allerstørste trussel for fremstillingsvirksomheder % af alle tab ved brande skyldes kortslutninger eller andre el-fejl. Klare retningslinjer for vedligehold er derfor udgangspunktet for risikostyring. Derfor anbefaler vi som minimum at indføre følgende: Årligt installationseftersyn, der sikrer, at bestemmelserne i Stærkstrømsregulativet er opfyldt. Årlig termografering af hoved- og styretavler og transformertilslutningsklemmer. Termografering afslører løse forbindelser, som udgør brandfare. Der bør være en meters frit område omkring el-tavler. El-tavler bør overholde tætningskrav, og lågerne skal være lukkede. Det er også vigtigt med egenkontrol. Virksomheden bør udpege en eller flere medarbejdere, der er ansvarlige for det løbende eftersyn og vedligehold af alle el-installationer fx om kabler og ledninger er i god stand og er fastmonterede etc.

10 Forebyggelse af skader 11 Brandsikring Brandskader kan både forhindres og begrænses Som sagt opstår en stor del af brande i fremstillingsvirksomheder pga. fejl i de elektriske systemer. Ud over at følge rådene for forebyg gelse omkring el-installationer bør man også begrænse brandfare og -skader med andre midler. Den samlede produktion kan beskyttes ved at indrette brandfarlige processer og oplag i egne brandsektioner. Og ved at instal lere punktslukningsanlæg. Røg fra evt. brand kan ventileres bort, så brandvæsenets indsats fremmes. Automatiske sprinkleranlæg og brandvarslings anlæg, hvor produktionskrav nødvendiggør store rum. Installation af automatiske dørlukningsanlæg, som aktiveres af røgdetektorer. Branddøre og brandvægge kan begrænse en skades størrelse og afgrænse den til ét område af virksomheden. Men forudsætningen er selvfølgelig, at fx automatiske dørlukningsanlæg, slukningsanlæg og alarmer fungerer. Derfor anbefaler vi altid, at branddøre sikres, så der ikke opstår skader på grund af fx påkørsel af døren så den ikke fungerer efter hensigten, hvis skaden virkelig sker. En brandmur er også først effektiv, hvis du har sikret, at alle huller er muret til, og at huller omkring kabelbakker og rørinstallationer er tætnet med et ubrandbart materiale. Varmt arbejde udgør også en stor risiko for brand Hvert år ser vi store skader opstået pga. såkaldt varmt arbejde, dvs. tagdækning, svejsearbejde, arbejde med vinkelslibere etc. Skader, der opstår, fordi håndværkere og virksomhed ikke er tilstrækkeligt omhyggelige eller opmærksomme på risikoen. Der er en række regler og forskrifter på området også beskrevet i forsikringsbetingelserne som er med til at forebygge, at disse skader opstår. Over ordnet er virksomhedens opgave i forbindelse med varmt arbejde at udpege en brandvagt, der holder opsyn med arbejdsstedet under arbejdet og minimum 1 time efter, at det er afsluttet. at frakoble automatiske brand-, alarm- eller slukningsanlæg inden arbejdets start og tilkoble dem igen bagefter. at fjerne og flytte alt brandbart materiale fra arbejdsstedet og om muligt afdække det. at tætne og beskytte huller og revner fx ved rørgennemføringer. at sikre, at brandvagt og håndværkere kender gældende sikkerhedskrav Brandteknisk Vejledning nr. 10, 10A og 10B fra DBI. at informere håndværkere om eventuelle særlige brandfarlige forhold.

11 12 Produktionen Indbrud og hærværk Pas på de skuffede indbrudstyve Det er sjældent, at indbrudstyve går efter produktionsudstyr men tænk over, om vigtige maskiner eller anlæg er anbragt tæt på de områder, der tiltrækker tyvene fx kantine og kontorer. Det er typisk en skuffet gerningsmand, der begår hærværk. Det er vigtigt, at originalmodeller, tegninger eller andet, der er af betydning for produktionen, ikke er frit tilgængelige både i relation til hærværk, og i forhold til eventuel industrispionage. Tyverisikring af virksomheden vil vi også komme mere ind på i de følgende afsnit i denne guide. Produktansvar Hvad er produktansvar? En produktansvarssag opstår, når virksomheden som producent får et erstatningskrav fra en kunde, der mener, at produktet har haft en defekt, der har været skyld i en skade på ting eller personer. Hvad enten det er på grund af en konstruktions-, fabrikations- eller instruktionsfejl. Hvordan kan man forebygge produktansvarsskader? Hvis vi her ser på den produktionsmæssige del af sagen, så handler det om fx: Sporing Modtagekontrol Test af produkter Prøvekørsler Stikprøvekontroller Kvalitetskontrol af eventuelle råvarer/komponenter, der indgår i produktionen Derudover skal alle produkter leve op til Lov om produktsikkerhed. Læs eventuelt mere på Sikkerhedsstyrelsens hjemmeside

12 Forebyggelse af skader 13 Arbejdsskader Orden er forebyggelse helt enkelt De fleste arbejdsskader skyldes helt udramatiske fald, snubleeller nedfaldsuheld, der oftest ikke medfører livsfarlige kvæstelser. Men en knæ- eller rygskade kan holde en medarbejder væk fra arbejdet i lang tid. Ærgerligt, når den type ulykker kan undgås. Gode oprydnings- og rengøringsrutiner kan forebygge langt de fleste af den type uheld. Her er nogle basale råd om et sikkert arbejdsmiljø: Sørg for et godt arbejdslys. Hold orden på gulvene undgå, at der fx ligger værktøj, løse kabler, materialer og affald. Sørg for, at transportveje er klart afmærkede. Undgå ujævne eller hullede gulve og afmærk niveauforskelle. Sørg altid for, at produktionsudstyret er afskærmet forsvarligt. Hold øje med, om støjniveauet er så højt, at det hindrer kommunikation og stresser medarbejderne. Anden sikring af medarbejderne Få syge medarbejdere hurtigt tilbage Flere og flere virksomheder vælger at investere i sundhedsforsikringer til medarbejderne. En sundhedsforsikring omfatter typisk to niveauer: Fokus på sundheden i virksomheden, så sygdomme forebygges. Hjælp til at få medarbejderne hurtigt tilbage på arbejdet ved sygdom eller tilskadekomst. Det betyder, at virksomheden kan forebygge stress eller hindre, at andre følelsesmæssige belastninger udvikler sig, ved at sørge for at medarbejderne får hurtig hjælp og rådgivning i situationer, der er svære at tackle. Og at medarbejderne kan komme uden om lange ventelister og få hurtig behandling eller hurtig økonomisk hjælp, hvilket betyder færre dage med fravær. Læs mere på Arbejdstilsynets hjemmeside hvor du finder masser af gode råd om forebyggelse af arbejdsskader. Uddannelse forebygger også arbejdsskader Jo mere kompetente medarbejdere, des mindre risiko for arbejdsskader. Derfor er det vigtigt, at medarbejderen er oplært i brug af maskinen/anlægget kender de risici, der er i jobbet har de rigtige redskaber, hjælpemidler og metoder til at udføre sit job har tid og kræfter til at udføre jobbet forsvarligt er motiveret fra ledelsen til at udføre jobbet på en sikker måde.

13 14 Lageret LAGERET Lageret er andet og mere end egne varer Når vi taler lager, omfatter det også lagring af eventuelle råvarer og komponenter, der indgår i produktionen her under også brandfarlige væsker og kemikalier. Det er derfor vigtigt, at man som virksomhed har et klart billede af, hvordan de forskellige ting lagres optimalt både i forhold til transport til og fra produktionen, levering af råvarer og afhentning af færdige produkter og lige så vigtigt lagerets placering i relation til risikoen for fx brand- og vandskader eller indbrud. Under lås og slå eller fri adgang? Hvis virksomheden producerer såkaldt tyvetækkelige varer eller bruger råvarer, der er attraktive og nemme at omsætte, skal sikkerheden være i top. Sikker hedspolitik kan definere, hvem der skal have adgang til hvilke områder af lageret.

14 Forebyggelse af skader 15 Tjekliste Du kan bruge denne tjekliste som et overordnet udgangspunkt for forebyggelse af de mest almindelige skader, der kan opstå i og omkring virksomhedens lager. Der er naturligvis mange individuelle hensyn og risici, som tjeklisten ikke kan indeholde. Her kan du bruge din assurandør som sparrings partner. Tjekliste for forebyggelse af skader på lageret Ja Der arbejdes på sagen Nej Findes der en fast rutine for fyraftenseftersyn (lukke, slukke, tilslutte alarmer)? Er der overblik over nøgler eller adgangskort (hvem har adgang til hvilke områder )? Findes der et systematisk opsyn med lagerbeholdningerne? Findes der en politik for medarbejderkriminalitet og dens konsekvenser og opfølgning? Er der etableret rygeforbud på og omkring lageret? Er opbevaringen af brandfarlige væsker i overensstemmelse med gældende vejledninger og lovgivning? Er der løbende kontrol med fremmede chauffører, der skal have adgang til lageret? Er der udført brugsanvisninger for alle kemikalier jvf. AT-vejledning C.0.12? Er alle produkter eller råvarer placeret, så de ikke står direkte på gulvet? Er der systematisk kontrol og vedligehold af vandinstallationer som fx vandrør under tryk? Findes der en alarm ved rørbrud? Er der etableret faste rutiner for rengøring og oprydning? Er køreveje for trucks opmærket eller indrammet med kørebøjler mod påkørsel? Er der regler og vejledninger, som alle truck-chauffører bliver uddannet i og skal følge? Er der en systematisk vedligeholdelse af belysningsanlægget? Er alle el-installationer fastgjorte og beskyttet mod påkørsel?

15 16 Lageret Indbrud Sikringskravene i policen er også forebyggelse I forsikringspolicen vil Codan altid have formuleret, hvilke sikringskrav virksomheden skal leve op til i relation til sikring af virksomheden både indvendigt og udvendigt. Kravene er forskellige, alt efter hvor stor risikoen for indbrud i netop din virksomhed er, og de udregnes efter en beregningsmodel, som er fælles for alle forsikrings selskaber. Opfyldes kravene, er du samtidig nået langt i forhold til at beskytte din virksomhed mod indbrud. Sikring mod indbrud kan både være mekanisk og elektronisk Her er nogle eksempler på mekanisk sikring: Vinduer, døre og porte Gitre Nøglebokse Beslag og speciallåse Jern- og finerplader. Tyveri og svind Det kan ske i selv den bedste virksomhed Desværre foregår tyveri i egne rækker i selv de bedste virk somheder. Det hænger ofte sammen med, hvor attraktive varerne eller råvarerne er. Det er vores erfaring, at denne type kriminalitet forebygges bedst fra virksomhedens ledelse. Først og fremmest ved at man erkender, at problemet kan opstå. Og dernæst ved at man åbent og ærligt melder ud til medarbejderne, hvad virksomhedens syn på sagen er og hvad konsekvenserne er, hvis reglerne omgås. Samtidig er det selvfølgelig vigtig at have styr på lagerbeholdningen og på adgangsvejene til lageret. Med elektroniske adgangskort til de forskellige områder af lageret kan virksomheden altid gå tilbage og se, hvem der har været et sted, vedkommende måske ikke burde have været. Og eksempler på elektronisk sikring: Godkendte AIA-anlæg, Automatiske Indbruds- Alarmeringsanlæg Adgangskort og elektroniske dørlåse. Få inspiration og information på Læs mere og få flere gode råd om indbrudssikring på Forsikring & Pensions specielle hjemmeside Her finder du også Forsikring & Pensions registrering af godkendte produkter til både mekanisk indbrudssikring og elektronisk overvågning. For-sikring & Pension registrerer også de installatører, der gennem uddannelse har kvalificeret sig til at installere mekaniske og elektroniske produkter til indbrudssikring og overvågning.

16 Forebyggelse af skader 17 Brandsikring Bygninger og forebyggelse Det lyder måske logisk, at bygninger skal være modstandsdygtige over for beskadigelse og sikre virksomhedens værdier mod brand, men lige præcis lagerbygninger er ikke altid opført med dette for øje. Hvis du ser på lagerbygningen, er der så taget højde for: hvilken intensitet en brand kan forventes at få, og hvor hurtigt den udvikler sig? om bygningen har modstandsevne til at beskytte virksomhedens værdier mod en sådan brand? at konstruktioner og indvendige overflader er i en god kvalitet, så de ikke kollapser og bidrager til branden? Se også andre generelle råd om brandsikring på side 11. Rygning på lageret? De fleste virksomheder har efterhånden indført en rygepolitik. Som minimum bør man i hvert fald have klare regler for, hvor der må ryges og følge op med skiltning. Og altid begrænse rygningen på steder, hvor der kun sjældent kommer personale, og steder, hvor folk udefra har adgang. Brandfarlige væsker Styr på væskerne Når det gælder opbevaring af brandfarlige væsker, er der en række konkrete tiltag, der kan mindske risikoen for og endda helt forebygge brand. Det eller de rum, hvor der opbevares brandfarlige væsker, skal nemlig indrettes sådan, at der er mindst mulig risiko for brand: Væskerne skal opbevares i en selvstændig brandsektion. Ventilationen skal være god, fx 2 stk. 400 cm 2 riste i ydervægge ved gulv og loft. Alle el-installationer skal være udført efter stærkstrømsreglementets krav til eksplosionsfarlige områder. Gulvet bør være forsænket, så væsker ikke kan løbe ud under døren, og rummet skal være uden afløb. Temperaturen i rummet skal tilpasses væskens viskositet. Adgangsdøre skal være klart mærket med forbudsskilte (ingen rygning og ingen åben ild). Tromlerne må ikke kunne vælte, og taphanerne må ikke kunne stå åbne. Der skal være spildbakker under hanerne. Alle tromler skal forbindes med en kobberskinne for at forhindre udladninger af statisk elektricitet. At døren skal kunne låses, siger næsten sig selv, ligesom at der ikke må opbevares andre brandfarlige materialer i rummet.

17 18 Lageret Kemikalier og kemikaliekort Kemikalier er per definition en risiko Hvis virksomheden brænder, kan virksomhedens lager af kemikalier nemt forurene både bygninger og omgivelser blandt andet via slukningsvandet. Derfor: Opbevar altid kemikalier i et separat kemikalierum. Sørg for, at det lokale brandvæsen kender lagerets placering, dets størrelse og indhold. Sørg for, at der er det rette slukningsudstyr ved lageret. Kend dine kemikalier Arbejdstilsynets AT-vejledning C.0.12 fra maj 2003 udstikker en række bestemmelser for arbejdet med kemikalier, der skal sikre medarbejderne mod unødige påvirkninger. Her står blandt andet, at der skal udarbejdes en brugsanvisning for hvert kemikalie, der bruges i virksomheden. De ansatte skal kende brugsanvisningen og uddannes i arbejdet: Anvendelsesområder og -begrænsninger Sundhedsfarlige egenskaber Forholdsregler ved omgang med stoffet eller materialet Forholdsregler ved brand eller spild Regler om opbevaring og affald. Kørsel med truck Undgå påkørsler Hvis lageret er af en vis størrelse, foregår af- og pålæsning typisk med trucks og det medfører en række risici for uheld, fx påkørsel af reoler, vægge og i værste fald kollegaer. Føreren af en truck bør derfor altid have truckførercertifikat. Og der bør udarbejdes interne færdselsregler for både kørende og gående trafik i og omkring lageret. Samtidig er det en fordel at sikre lagerreolerne mod væltning og sætte autoværn på endefladerne. De fleste trucks, der bruges på lagre, er el-drevne og kræver derfor en ladestation. Indretningen af denne ladestation skal ske efter DBI-vejledning nr. 21, der blandt andet siger, at området skal markeres med gul afmærkning på gulv, og at der skal være kulsyreslukker på stedet at området skal holdes frit at ladeensretteren skal anbringes på ubrandbart underlag og beskyttes mod påkørsel at indkapslede batterier kun må oplades, når frontpladen er åben, af hensyn til risikoen for eksplosion.

18 Forebyggelse af skader 19 Vandskader Er lageret både produkter og råvarer beskyttet mod pludselige vandskader? Vandskader kan opstå på mange forskellige måder og er en risiko faktor, der ofte overses i virksomheder. Vandskader kan opstå ved utætheder i rørsystemer pga. rust og slid. Det kan også være vold somme regnskyl, der forårsager oversvømmelser, eller kloakker, der flyder over. Eller frostskader på rør i uopvarmede rum. Visse vandskader er ikke dækket af forsikringen, men en del af dem kan fore bygges. Hensigtsmæssig placering? Den bedste forebyggelse er naturligvis at anbringe materialer, der ikke kan tåle vand, hensigtsmæssigt! Og desuden kan man udforme vand- og væskeførende anlæg med egnede rørsystemer, synlige rørsam linger og lettilgængelige afspærringsventiler. Alarm og vedligehold Større tab eller endda driftsstop pga. vandskader kan også forebygges ved at indbygge en automatisk alarm og stop for væskeudstrømning, hvis der sker rørbrud fx på brugsvand, fjernvarme, kølevandsanlæg, ventilationsanlæg el.lign. Som ved al anden forebyggelse er vedligehold, kontrol og eftersyn en vigtig faktor. VVS- og afløbsrør bør jævnligt kontrolleres, eventuelt ved brug af tv-inspektion. Men også helt almindeligt opsyn med afløb og kontrol af rør, samlinger, ventiler og haner forebygger skader. Her opdages tegn på utætheder eller tæring, som straks skal udbedres. Undgå at anbringe varer direkte på gulvet. Undgå at anbringe varer direkte under VVS-installationer som varme- eller køleanlæg eller ventiler. Sørg for at frostsikre og isolere vand- og afløbsrør i kolde rum. Højtvandslukke eller grundvandspumpe med alarmoverførsel kan løse problemer med oversvømmelse af kloak eller grundvand ved regnskyl.

19 20 Kontor & administration KONTOR & ADMINISTRATION It den største risiko Aktiviteter i administrationen er en vigtig del af virksomhedens daglige drift. Men i dag, hvor alle virksom heder i stigende grad bliver afhængige af it-løsninger, er man også mere sårbar over for it-skader. Skadestatistikken på it-området er ikke beroligende. Antallet af tyverier af hardware stiger stadig, og vi ser også flere skader som følge af fejl i programmerog datatransmissioner m.m. Det kan i værste fald medføre drifts-stop og -tab samt omkostninger og brug af ressourcer til re eta blering af tabte data etc. Ud over tid og ressourcer er det også penge ud af budgettet, hvis man ikke har forudset disse risici og gjort, hvad man kunne for at sikre sig mod dem. It-politik tak Vi anbefaler altid vores kunder at have udarbejdet en overordnet it-politik. En it-politik er en række praktiske regler og foranstaltninger omkring daglig brug af it i virksomheden. Og den bør som grundlag også indeholde en risikovurdering af, hvor vigtige jeres data og udstyr er for den daglige drift.

20 Forebyggelse af skader 21 Tjekliste Brug denne liste som en overordnet guideline for, hvordan virksomheden forebygger de typiske skader i kontor- og administra tionsdelen af virksomheden. Tjekliste for forebyggelse af skader i kontor & administration Ja Der arbejdes på sagen Nej Udfører virksomheden rutinemæssigt tjek af brandalarmer, tyverialarmer og slukningsudstyr? Har virksomheden et systematiseret fyraftenseftersyn (lukke, slukke, tilslutte alarmer)? Er der udfærdiget en overordnet it-politik for brug af alle typer it-udstyr og kender alle medarbejdere denne politik? Opfyldes de generelle it-sikkerhedsråd fra Forsikring & Pension? Er der etableret det nødvendige it-beredskab, og er alle relevante medarbejdere instrueret i det? Er der en systematisk backup-rutine med restore-tjek, der sikrer mod tab af data? Er uddannelsen af nye medarbejdere i forhold til brug af it generel og systematisk? Er alle nødvendige tiltag mod medarbejder kriminalitet og virus- og hackerangreb gennemført? Er der faste rutiner for rengøring og oprydning på kontorerne og opsyn med hensigtsmæssig indretning? Er der en sundhedspolitik, der fx omfatter håndtering af stress- og misbrugsproblemer, holdning til udbuddet af mad i kantinen, motionstilbud el.lign.? Findes der en plan for at få syge medarbejdere hurtigt tilbage på jobbet? Er der etableret faste rutiner for rengøring og oprydning? Findes der en plan for generel oplæring eller uddannelse af nye medarbejdere?

21 22 Kontor & administration Brandsikring Hvem slukker kaffemaskinen? Når det gælder brandsikring af virksomhedens kontor og administrationsområde, gælder en række af de samme forhold som for al brandsikring: Røgalarmer og andet alarmudstyr skal virke og regelmæssigt efterses og afprøves. Brandslukningsudstyret skal være vedligeholdt og efter set efter reglerne. Branddøre og brandsektionering er en god idé fx placering af virksomhedens servere i særligt sikrede rum. Regler og rutiner for brug af fx kaffemaskiner og andre elektriske hjælpemidler skal overholdes hvem har ansvaret for at slukke ved arbejds tidens ophør? Der er mange eksempler på, hvordan noget så banalt som en tændt kaffemaskine har forårsaget en brand. Indbrudssikring Indbrudstyve går efter it-udstyret Ved indbrud går tyvene målrettet efter it-udstyr. Hele 38% af forsik ringsselskabernes udgifter til erstatninger ved indbrudstyveri går til erstatning af hardware, der allerede er i brug i virksomheden. Altså ikke fabriksnyt hardware, der stjæles fra elektronikforretninger el. lign., men tyveri fra ganske almindelige virksomheder. Tyveri af software udgør yderligere 2% af udgifterne. Forsikringspolicen definerer, hvilke sikringskrav kontor og administrationsområde skal leve op til. De krav vil være forskellige, alt efter hvor stor risikoen for indbrud i netop din virksomhed er, og udregnes efter en beregningsmodel fælles for alle forsikringsselskaber. Men der er selvfølgelig også en række åbenlyse råd og rutiner, der kan mindske risikoen: Luk vinduer og døre, og tilslut alarmer efter arbejdstid. Lad ikke bærbare computere, mobiltelefoner, cd er og lign. ligge synligt fremme. Fastmontér tv, dvd-afspillere, projektorer og lign. til vægge eller lofter. Lås værdier inde i et godkendt sikringsskab eller anden godkendt værdiopbevaringsenhed.

22 Forebyggelse af skader 23 It-sikkerhed Codans generelle it-sikkerhedsråd Disse sikkerhedsforskrifter er en god guideline for en grundlæggende it-sikkerhed i enhver virksomhed: Virksomheden skal efterleve de sikkerhedsregler, der er aftalt med fx bank ift. elektroniske kontooverførsler. Der skal altid være en firewall, hvis virksomheden er opkoblet til eksterne netværk. Og der skal være installeret et godkendt og opdateret antivirusprogram. Serveren skal være placeret i aflåst, brandsikret rum, hvor kun relevante medarbejdere har adgang. Der skal være brugeridentifikation og personlige password for alle medarbejdere med adgang til virksomhedens computersystem. Der skal tages sikkerhedskopi (backup) af data og systemer så ofte som muligt og minimum hver 5. dag. Opbevaring af backup-data skal være sikker, og backuppen skal være funktionel. Har virksomheden en it-beredskabsplan? Virksomheden bør have en plan, der definerer, hvordan man ved en skade hurtigst muligt får reetableret driften af systemerne. Det giver en større tryghed i den daglige drift og ruster virksomheden til at begrænse eller helt afværge tab ved skader. En beredskabsplan bør omfatte: Hvad kan der ske? Risici omkring it-anlægget Risikovurdering sandsynlighed, omfang og tab ved skader Følgevirkninger ved et it-svigt Hvis skaden sker It-organisation hvem gør hvad? Genopretningsprocedurer Alarmeringsprocedurer til forsikringsselskab og eksterne it-leverandører Hvad sætter vi ind? Ressourcer hvilke skal afsættes? Alternative driftsfunktioner