UDSKRIFT FORHANDLINGSPROTOKOLLEN FOR. KOLLEGIEKONTORET I ÅRHUS S.m.b.a. REPRÆSENTANTSKABSMØDE KONSTITUERENDE BESTYRELSESMØDE DEN 16.

Transkript

1 KOLLEGIEKONTORET 17. december 2010 kollegiekontoret.dk UDSKRIFT AF FORHANDLINGSPROTOKOLLEN FOR KOLLEGIEKONTORET I ÅRHUS S.m.b.a. REPRÆSENTANTSKABSMØDE OG KONSTITUERENDE BESTYRELSESMØDE DEN 16. DECEMBER 2010

2 156 Referat af ordinært repræsentantskabsmøde i Den almene boligorganisation Kollegiekontoret i Århus S.m.b.a., torsdag den 16. december 2010 kl. 14,30, Nordhavnsgade 1, 8000 Århus C. Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen, for det senest forløbne år 3. Endelig godkendelse af årsregnskab med tilhørende revisionsberetning for hovedselskabet for 2009/10 4. Godkendelse af optagelse af Vilh. Kiers Kollegium som afdeling 5. Vedtægtsændringer 6. Behandling af evt. indkomne forslag (der er ikke indkommet forslag) 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter 8. Valg af 2 medlemmer til RIU s repræsentantskab 9. Valg af revisor 10. Evt. Ad 1. Valg af dirigent Direktør Per Juulsen, Kollegiekontoret, blev foreslået og valgt. Dirigenten konstaterede, at repræsentantskabet var rettidigt indkaldt. 8 af de 24 afdelinger var repræsenteret. Derudover deltog 12 af bestyrelsens medlemmer. Desuden deltog fra Kollegiekontoret teknisk chef Svend-Erik Jensen, administrationschef Diana Jørgensen og referent Jette Bergendorff. Ad 2. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år Formand Per Madsen aflagde beretning og nævnte bl.a. følgende emner: Organisationsstrukturen Formanden fortalte kort om organisationens opbygning og gennemgik derefter Kollegiekontorets mission og primære opgaver. Boliganvisning Al anvisning til offentligt støttede ungdomsboliger sker igennem UngdomsboligAarhus.dk efter et enstrenget anvisningssystem. Der sker en løbende udvikling og koordinering i samarbejde med boligforeningerne i Århus. Udlejningssituationen Der er nogenlunde balance i udbud og efterspørgsel, men der er fortsat huslejetab især på Skjoldhøjkollegiet. Lejetab i afdelingerne skal dækkes af dispositionsfonden. Formanden fremviste en oversigt over fremtidigt boligbehov frem til Der forventes flere studerende i Århus i Tallene er fra undersøgelsen Det fremtidige behov for studieboliger i Århus, aug Formanden fortalte at der, for at kunne imødekomme fremtidigt boligbehov med samme dækning som i dag, skal være en tilvækst på 5000 ungdomsboliger i Århus. Århus byråd har hævet kvoten for ungdomsboliger de kommende år. Nybyggeri/ombygning. Ladegårdskollegiet Kollegiet udvides med 48 lejligheder samt fælleshus på nabogrunden. Byggeriet er påbegyndt. Åpark Kollegiet 251 centralt beliggende nye boliger. Skejbygårdsvej 19 og 21 Der opføres et nyt kollegium med 183 ungdomsboliger. Byggeriet forventes påbegyndt sommeren Renoveringer / moderniseringer.

3 157 Grundtvigs Hus Kollegiet der arbejdes fortsat med projekt til renovering og udvidelse. Kirsebærhaven Der er søgt om støtte hos Landsbyggefonden til at ombygge værelser til lejligheder. Landsbyggefonden er positiv. Kløvergården Kollegiets fremtidige økonomi er fortsat uafklaret. Skjoldhøjkollegiet - Ansøgningen om støtte til renovering og modernisering afventer fortsat Århus byråds beslutning. Formanden viste en avisartikel, som blev skrevet efter kollegiets bestyrelse har klaget til borgmesteren over fire års nøl med byggesag. Da der i 2008 er afsagt dom i Højesteret vedr. SKATs uretmæssige opkrævning af lønsumsafgift, kunne formanden oplyse, at det for meget betalte er tilbagebetalt til Kollegiekontorets afdelinger. Beløbet indgår som ekstraordinær indtægt i afdelingsregnskaberne for 2009/10. Formandens beretning tages til efterretning. Ad 3. Endelig godkendelse af årsregnskab med tilhørende revisionsberetning for hovedselskabet for 2009/10 Per Madsen præsenterede en oversigt over organisationens regnskab og budget for 2009/10 og forklarede de væsentligste afvigelser. Årets resultat er et overskud på kr. Fællesforvaltningen Kapitalforvalterne har opnået en større forrentning af midlerne i fællesforvaltningen end forventet. Afdelingerne tildeles den budgetterede og garanterede forrentning på 3 %. Formanden forklarede, at der fremover ikke garanteres en rente afdelingerne skal have den faktiske forrentning af henlæggelserne. Formanden oplyste, at bestyrelsen har godkendt en ekstra bevilling til indkøb af edb udstyr og programmer på kr. i indeværende regnskabsår. Der fremvistes en oversigt over udviklingen i egenkapital og arbejdskapital. Størrelsen skal modsvare de risici der tages ved at engagere sig i nybyggerier. Formanden henviste til specielle forhold vedr. enkelte afdelinger, jvf. revisionsprotokollen, hvor der for Kløvergården er anført, at afdelingens 10 års plan kun hænger sammen ved hjælp af anden kapitaltilførsel og det må forudses, at tilskud fra kapitaldepot vil være opbrugt i løbet af 6 måneder. Bestyrelsen indstiller, at årets resultat overføres til arbejdskapitalen. Indstillingen sker dog med en hensigtserklæring fra bestyrelsen om, at afdelingerne i regnskabet for 2010/11 via arbejdskapitalen sikres den budgetterede forrentning af midlerne i fællesforvaltningen på 3 %. Revisionsprotokollen. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold fra revisor. Repræsentantskabet godkendte årsregnskabet for 2009/10. Ad 4. Godkendelse af optagelse af Vilh. Kiers Kollegium som afdeling Der var udsendt notat med Kollegiekontorets bestyrelses anbefaling om optagelse af Vilh. Kiers Kollegium som en afdeling. Formand Louise Buch fra Vilh. Kiers Kollegium redegjorde kort for, hvordan processen vedr. beslutning om omdannelse til afdeling er foregået blandt beboerne på kollegiet. Per Juulsen oplyste, at administrationen også anbefaler at Vilh. Kiers Kollegium bliver en afdeling.

4 158 Efter debat, hvor flere afdelinger var bekymrede for om mindretallets og små kollegiers rettigheder fremover kan beskyttes, besluttede repræsentantskabet at Vilh. Kiers Kollegium optages som afdeling fra 1. januar Ad 5. Vedtægtsændringer Der var udsendt forslag til vedtægtsændringer, hvor Kollegiekontorets vedtægter tilpasses både den nye normalvedtægt og Vilh. Kiers Kollegiums overgang til afdeling under Kollegiekontoret. Per Juulsen redegjorde for proceduren for godkendelse af vedtægtsændringer og konstaterede, at der ikke er fremmødt 2/3 af repræsentantskabet som vedtægterne foreskriver for godkendelse af vedtægtsændringer, men at der alligevel skal stemmes om forslaget i dag. Diana Jørgensen gennemgik forslaget. Repræsentantskabet godkendte enstemmigt vedtægtsændringerne. Da der ikke var fremmødt 2/3 af medlemmerne i repræsentantskabet, skal den endelige godkendelse foretages på nyt repræsentantskabsmøde jf. vedtægternes 9. Det besluttedes at nyt møde afholdes mandag den 20. december 2010 kl. 16. Ad 6. Behandling af evt. indkomne forslag Der var ikke indkommet forslag. Ad 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter Det foreslås at der afholdes valg i henhold til de nye vedtægter, under forudsætning af, at de bliver endeligt vedtaget. Bliver de ikke vedtaget, så indkaldes der til ekstraordinært repræsentantskabsmøde i januar 2011 for valg af bestyrelsesmedlemmer. Det besluttedes at der afholdes valg under forudsætning af at vedtægtsændringerne bliver vedtaget. Per Madsen fortalte kort om arbejdet i organisationsbestyrelsen. Der var på forhånd opstillet 4 kandidater og yderligere 5 kandidater opstillede på mødet. Desuden valgtes 2 suppleanter. Der var dermed 9 kandidater til 9 bestyrelsesposter. Afdelingernes repræsentanter i bestyrelsen er efter valget følgende: Anders Lindholm, Dania Kollegiet Maria Sølvkjær, Dania Kollegiet Asger Thomsen, Fredensgade kollegiet Anne U. Bertelsen, Fredensgade Kollegiet Brian Madsen, Munkegade Kollegiet Emil Garney, Grundtvigs Hus Kollegiet Morten Dahl Jensen, Stenaldervej Kollegiet Louise Buch, Vilh. Kiers Kollegium Rasmus Dahl-Lassen, Vilh. Kiers Kollegium Suppleant: Casper W. Schmidt, Stenaldervej Kollegiet Søren Mulvad, Dania Kollegiet Garantforsamlingen har tidligere valgt følgende til bestyrelsen: Per Madsen og Anders Rønnebro Jeppe Bøttger, Ravnsbjerg Kollegiet

5 Mats Lundgren og Marie Houmann Jensen, Skjoldhøjkollegiet Lea J. Lunde, Tandlægekollegiet. 159 Valgt af medarbejderne til bestyrelsen er: Susanne Laursen og Peter Madsen. Ad 8. Valg af 2 repræsentantskabsmedlemmer til RIU Brian Madsen gav en kort præsentation af indstillingsudvalgets arbejde. Brian Madsen modtager genvalg. Brian Madsen, Munkegade Kollegiet og Maria Sølvkjær, Dania Kollegiet blev valgt. Ad 9. Valg af revisor Revisionsfirmaet Busch-Sørensen, Århus, blev foreslået og genvalgt. Ad 10. Evt. Intet. Repræsentantskabsmødet blev hævet kl Formand Dirigent

6 160 Referat af konstituerende møde i Kollegiekontorets bestyrelse umiddelbart efter repræsentantskabsmødet torsdag den 16. december 2010 på Kollegiekontoret kl. 16,30 Til stede: Per Madsen Anders Rønnebro Mats Lundgren, Skjoldhøjkollegiet Marie Houmann Jensen, Skjoldhøjkollegiet Susanne Rye Laursen, medarbejdervalgt Peter Madsen, medarbejdervalgt Anders Lindholm, Dania Kollegiet Maria Sølvkjær, Dania Kollegiet Anne U. Bertelsen, Fredensgade Kollegiet Emil Garney, Grundtvigs Hus Brian Madsen, Munkegade Kollegiet Morten D. Jensen, Stenaldervej kollegiet Louise Buch, Vilh. Kiers Kollegium Martin Krag, Ravnsbjergkollegiet (uden stemmeret) Fraværende: Asger Thomsen, Fredensgade Kollegiet Rasmus Dahl-Lassen, Vilh. Kiers Kollegium Desuden deltog direktør Per Juulsen og referent Jette Bergendorff. Der var ikke udsendt dagsorden, men der var enighed om nedenstående. Dagsorden: 1. Valg af formand 2. Valg af forretningsudvalg 3. Valg af næstformand Ad 1. Valg af formand Per Madsen blev foreslået og genvalgt uden modkandidat. Ad 2. Valg af forretningsudvalg Per Madsen foreslog at der vælges 3 medlemmer fra afdelingerne og 2 medlemmer fra de selvejende kollegier samt en formand, i alt 6 personer til forretningsudvalget. Forslaget vedtoges og indføres i forretningsordenen for Kollegiekontoret. Fra de selvejende kollegier indstilledes: Marie H. Jensen og Mats Lundgren begge fra Skjoldhøjkollegiet. Fra afdelingerne indstilledes: Morten D. Jensen, Stenaldervej Kollegiet og Emil Garney, Grundtvigs Hus Kollegiet samt Anders L. Olesen, Dania Kollegiet. Bestyrelsen godkendte indstillingerne, hvorefter forretningsudvalget ser således ud. Per Madsen, Marie H. Jensen, Mats Lundgren, Morten D. Jensen, Emil Garney og Anders L. Olesen. Ad 3. Valg af næstformand I henhold til vedtægterne skal enten formand eller næstformand være beboer i en afdeling. Bestyrelsen valgte Morten D. Jensen som næstformand. Mødet slut kl. 16,50 Formand Per Madsen