Code of Conduct Adfærdskodeks JANUAR 2016

Transkript

1 Code of Conduct Adfærdskodeks JANUAR 2016

2 INDHOLD Indhold VORES VÆRDIER I AKTION Indledning fra vores CEO 02 Betydningen af vores værdier VORES ANSVAR Overhold lovgivningen 06 Vores forventninger VORES MEDARBEJDERE Diversitet og inklusion 08 Global Labor Relations AT OVERHOLDE LOVGIVNINGEN OG UDVISE INTEGRITET Interessekonflikt Databeskyttelse Kommunikation via de sociale medier Antikorruption 12 Interaktion med embedsmænd Samarbejde med tredjepart Gaver og repræsentation Konkurrencelovgivning Handelskontrol Kommunikation i medierne VORES FINANSIELLE INTEGRITET Finansiel rapportering og økonomistyring 20 Bekæmpelse af hvidvask Bedrageri Insideroplysninger SIKKERHED Sikkerhed 24 VORES FORPLIGTELSE TIL BÆREDYGTIGHED Corporate Social Responsibility 26 (CSR) (Virksomhedens sociale og samfundsmæssige ansvar) Bidrag til velgørenhed og politiske bidrag Miljø Menneskerettigheder BESKYTTELSE AF VORES VIRKSOMHEDSAKTIVER Immaterielle rettigheder 30 Fortrolighed Fysiske aktiver Informationssikkerhed HVOR KAN JEG FÅ HJÆLP ELLER VEJLEDNING? Hvem skal jeg kontakte? 32 Indberetning af problemer Politik om forbud mod gengældelsesaktioner Globalt indberetningssystem 01

3 Indledning fra vores CEO " APM Terminals har oplevet stor vækst, og vi har opbygget et globalt navn". INDLEDNING FRA VORES CEO Et interview med Kim Fejfer, bestyrelsesmedlem hos A.P. Møller-Mærsk A/S. Kim, hvorfor implementerer APM Terminals et adfærdskodeks? Vi vil gerne give vores medarbejdere et dokument, der knytter vores værdier sammen med vores standarder for forretningsadfærd, og som samtidig kan bruges som rettesnor i vores daglige arbejde. Det forbinder virksomhedens værdier og definerer hvilken adfærd, vi ønsker at fremme, og hvad vi opfatter som korrekt forretningsmæssig adfærd. Det rækker ud over lovgivningen. Er det ikke tilstrækkeligt blot at henvise til lovgivningen? Slet ikke. Jeg tager det for givet, at alle overholder lovgivningen, det siger sig selv. Mærsk Gruppens værdier og APM Terminals' forretningsintegritet, der er en del af Mærsk Gruppen, rækker ud over lovgivningen. Vores navn er vores vigtigste aktiv, og dette aktiv kan kun beskyttes ved at drive forretning med integritet. Hvad skal jeg gøre, hvis jeg har et spørgsmål eller en bekymring angående passende forretningsmæssig adfærd? Du skal bede om hjælp. Vi har kompetente personer til at hjælpe dig, og du kan kontakte din leder, HR-afdelingen eller Legal & Compliance department (Juridisk afdeling). Du er også altid velkommen til at kontakte et medlem af den øverste ledelse, inklusive mig selv, for at få hjælp. Der er ingen undskyldning for ikke at bede om hjælp. Omfatter kodekset alle situationer, jeg kan komme ud for? Nej, kodekset kan ikke omfatte alle potentielle scenarier. Formålet med kodekset er at opfodre til drøftelser af anliggender vedrørende overholdelse af lovgivning og god skik (compliance) i vores daglige arbejde og at hjælpe os med at identificere dilemmaer. Hvis du ikke finder svar på dine spørgsmål i kodekset, kan du stille dit spørgsmål eller fremsætte din bekymring via en af de mange andre kanaler. Du nævnte vores navn. Hvordan er det forbundet med kodekset? APM Terminals har oplevet stor vækst, og vi har opbygget et globalt navn. Dette har vi allesammen opnået ved hårdt arbejde og dedikation over for vores kunder. Dette omdømme har aldrig været bedre. Det er vigtigt for mig, at alle forstår, at vækst og behørig forretningsmæssig adfærd ikke er to uforenelige størrelser, således som det også er beskrevet i kodekset. Vækst og behørig forretningsmæssig adfærd understøtter hinanden gensidigt. På langt sigt vil kun drift understøttet af integritet gøre det muligt for os at nå vores mål. Kodekset vil være vores styrende dokument i forhold til at nå og fastholde dette. 03

4 Betydningen af vores værdier BETYDNINGEN AF VORES VÆRDIER Hos APM Terminals deler vi Mærsk Gruppens særlige værdier, der understøtter den måde, vi driver forretning på. Dette kodeks indeholder vejledende principper for vores adfærd baseret på disse værdier, vores forpligtelse over for FN's Global Compact og vores forpligtelser over for mennesker, kunder og samfund. Vores fem kerneværdier blev integreret i vores virksomhed af vores stiftere, familien Møller, og er fortsat vores rettesnor og har været retningsgivende for udviklingen af Mærsk Gruppen i mere end et århundrede. I en moderne verden med økonomiske og markedsmæssige vilkår, der hurtigt ændrer sig, er værdierne fortsat nøglen til at sikre vækst for fremtiden på en bæredygtig måde. RETTIDIG OMHU YDMYGHED Tag vare på dagen i dag og forbered dig aktivt på i morgen Lyt, lær, del og giv plads til andre RETSKAFFENHED VORES MEDARBEJDERE VORES NAVN Vores ord er vores forpligtelse Det rette miljø for de rette mennesker Summen af vores værdier, stræb dedikeret efter mere 05

5 Vores ansvar Spørg, hvis du ikke er sikker på, om en påtænkt beslutning eller handling er lovlig eller passende. Emner Overhold loven Vores forventninger OVERHOLD LOVEN Som medarbejder hos APM Terminals skal du overholde alle gældende love og statslige reguleringer, hvor vi gør forretning. En opfattelse af pres fra din supervisor eller krav pga. forretningsvilkår er ikke en undskyldning for at bryde loven. APM Terminals er underlagt lovene i de lande, hvor vi gør forretning. De lokale love i ét land kan have betydning for, hvordan vi gør forretning i et andet land. Idet du gør forretning på vegne af APM Terminals, er det vigtigt, at du forstår ikke alene de lokale love, der er gældende for dig i dit hjemland, men også hvordan du kan blive påvirket af lovgivningen i andre lande. Hvis du bliver bekendt med en uoverensstemmelse mellem disse love, eller hvis du opdager, at lokale sædvaner og forretningsmæssig eller social praksis er i strid med disse love, så bed om hjælp. VORES FORVENTNINGER Dette adfærdskodeks afspejler vores ansvar i forhold til rammen for forpligtelser. Det skal være en rettesnor for vores adfærd, selv om det ikke kan omfatte enhver situation, der måtte opstå hos APM Terminals. Som medarbejder hos APM Terminals forventes du at: Læse, have kendskab til og overholde APM Terminals' adfærdskodeks. Bede om hjælp, hvis du ikke er sikker på, om en påtænkt beslutning eller handling er lovlig eller passende. Forstå, at du kan være forpligtet til omgående at indberette enhver aktivitet, som efter din vurdering er i strid med adfærdskodekset. Derudover, hvis du er leder hos APM Terminals, forventes du at: Gå foran med et godt eksempel i både ord og handling. Fremme åben og ærlig tovejskommunikation med dine medarbejdere og opfordre dem til at stille spørgsmål og give udtryk for bekymringer og lade dem vide, når et problem er blevet løst. Anerkende og støtte enhver medarbejder, der ønsker at drøfte et problem eller indberette en potentiel overtrædelse og sørge for, at der ikke sker nogen gengældelsesaktioner. Sørge for, at der straks implementeres handlingsplaner for så vidt angår compliancerisici. Fremme Mærsk Gruppens og APM Terminals politikker og procedurer, der er udviklet til at forhindre og opdage uoverensstemmelse og ulovlig adfærd. Drøfte dette kodeks og virksomhedens værdier med dit team og sørge for, at medarbejderne er trænet i og informeret omkring de politikker, procedurer og compliancerisici, der er relevante for deres job. VORES ANSVAR Datterselskaber og kontrollerede joint ventures. Enheder kontrolleret af APM Terminals forventes at indarbejde og overholde vores kodeks og compliancepolitikker. Ikke-kontrollerede joint ventures og tilknyttede virksomheder. Vi opfordrer på det kraftigste alle øvrige joint ventures og tilknyttede virksomheder til at indarbejde og overholde vores compliancepolitikker eller tilsvarende dokumenter. Tredjepart der repræsenterer APM Terminals. Vi forventer, at alle parter, der repræsenterer APM Terminals eller stiller personer til rådighed, der skal arbejde på en af vores lokationer, overholder kodekset eller dokumenterer, at de har deres eget tilsvarende adfærdskodeks. 07

6 Vores medarbejdere VORES MEDARBEJDERE Hos APM Terminals ønsker vi at tiltrække og fastholde de bedste og kvikkeste personer fra den bredest mulige pulje, og sikre at vi har udvalgt de rette kandidater, på baggrund af erfaring, kompetencer og personlighed. Lige muligheder i ansættelsen, ligeløn og lige muligheder for udvikling samt et arbejdsmiljø uden diskrimination og chikane er grundlæggende rettigheder. Vi er forpligtede til at levere en positiv arbejdsplads til vores medarbejdere, hvor der er lige muligheder, og hvor forskellighed anerkendes. Emner Diversitet og inklusion Global Labor Relations Interessekonflikter Databeskyttelse Kommunikation via de sociale medier DIVERSITET OG INKLUSION Global Labor Relations Vi tilbyder ligebehandling og lige muligheder for alle. Vi leverer et rummeligt miljø og lige muligheder for beskæftigelse og udvikling. Vi værdsætter personer, der bidrager med talent, kompetencer og perspektiver til virksomheden. Mangfoldighed gør os stærkere. Hos APM Terminals behandler vi alle medarbejdere og jobansøgere lige, rimeligt og med respekt, og vi diskriminerer ikke på baggrund af race, køn, seksuel orientering, alder, handicap, religion, politisk overbevisning eller anden overbevisning eller kulturel baggrund. Dette gælder i alle processer, der involverer mennesker, herunder beslutningerne vedrørende rekruttering og forfremmelse. Vi forsøger altid at vælge den bedst egnede kandidat til et givent job blandt den bredest mulige flok og sikre et rummeligt miljø, der kan understøtte ekseptionelle driftsresultater. Vi fremmer konstruktive og gode relationer til vores arbejdsstyrke over hele verden. Vores medarbejdere er en vigtig del af APM Terminals' succes. Vi er forpligtet til at skabe konstruktive og produktive arbejdsforhold for vores medarbejdere og deres repræsentanter, samt for ansatte hos vores kontraktsparter, der sikrer gode og rimelige arbejdsbetingelser. Vi respekterer vores medarbejderes grundlæggende rettigheder i ansættelsesforholdet og vil sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø. Vi behandler medarbejdere med respekt og værdighed og tolererer ikke diskrimination, børnearbejde eller tvangsarbejde. Vi respekterer foreningsfriheden herunder retten til overenskomstmæssige forhandlinger. Ligeledes respekterer vi de medarbejdere, som ikke ønsker at være organiseret. " Vi tilbyder ligebehandling og lige muligheder for alle" 09

7 " Vi handler i overensstemmelse med vores værdier og udviser respekt og rummelighed" VORES MEDARBEJDERE INTERESSEKON- FLIKTER Vi fremmer transparente og forsvarlige aktiviteter ved at undgå interessekonflikter. Medarbejderne forventes at dedikere hele deres tid og al deres opmærksomhed i arbejdstiden til APM Terminals' virksomhed. De må ikke være beskæftiget med noget andet i dette tidsrum. Derudover må de på intet tidspunkt beskæftige sig med, være ansat hos eller på anden måde være tilknyttet en ekstern virksomhed, et eksternt projekt eller en ekstern aktivitet, der kan være i strid med vedkommendes ansættelse hos APM Terminals eller dennes interesser, uden at indhente forudgående skriftligt samtykke fra APM Terminals. I tilfælde af, at en nær ven eller et familiemedlem ansættes hos en konkurrerende virksomhed, en kunde eller en kerneleverandør, kan dette udgøre en potentiel konflikt og skal meddeles. Dette er eksempler på situationer med faktiske eller potentielle interessekonflikter, som medarbejderne skal indberette: Hvis en medarbejder eller dennes familiemedlem ejer en væsentlig andel i en ekstern virksomhed, der gør, eller ønsker at gøre, forretning med APM Terminals, eller som er konkurrent til APM Terminals. Hvis man arbejder som bestyrelsesmedlem, direktionsmedlem, partner, konsulent eller i en ledende eller teknisk funktion hos en ekstern virksomhed, der gør, eller ønsker at gøre, forretning med APM Terminals, eller som er konkurrent til APM Terminals. Hvis man fungerer som mægler, formidler, mellemmand eller tilsvarende til gavn for en tredjepart i transaktioner, der involverer, eller potentielt involverer, APM Terminals eller dennes interesser. Hvis man anbefaler, at APM Terminals gør forretning med en virksomhed, hvor en nær ven eller et familiemedlem arbejder eller som du har et personligt forhold til uden at meddele dette og involverer en uafhængig person i beslutningen. DATABESKYTTELSE KOMMUNIKATION VIA DE SOCIALE MEDIER Vi respekterer vores medarbejderes ret til privatliv. Når vi indsamler personoplysninger, fortæller vi, hvorfor vi har brug for oplysningerne. Vi bruger dem kun til det særlige og berettigede forretningsmæssige formål og opbevarer dem sikkert og ikke længere end højst nødvendigt. Vi beskytter vores brand samtidig med, at vi fremmer gennemsigtighed. Vi handler i overensstemmelse med vores værdier og udviser respekt og rummelighed i vores interaktion på de sociale medier. Vi anerkender vigtigheden af interaktion via de sociale medier og promoverer ansvarlig brug deraf. Alle opslag på personlige sociale mediesider eller på platforme som f.eks. LinkedIn, Facebook og Twitter skal anses for offentlige og må ikke indeholde fortrolige oplysninger. Opslag og kommentarer på sociale medier skal tydeligt tilkendegive, at de repræsenterer personlige holdninger og ikke virksomhedens holdninger, medmindre de er opslået af en bemyndiget repræsentant for APM Terminals. Vi forventer, at alle, der arbejder for eller hos APM Terminals, tænker på indvirkningen på vores brand og undgår skadende eller nedsættende kommunikation. Kommentarer til eksisterende opslag bør være konstruktive og afspejle vores værdier. Kan mit opslag beskadige vores navn? Kommunikerer jeg oplysninger, der er fortrolige, eller kun beregnet til internt brug? Er mit opslag i overensstemmelse med virksomhedens værdier og dette kodeks? Ville jeg kommentere det på samme måde, hvis personen stod over for mig? Hvis jeg står overfor en problemstilling, der på den ene eller anden måde kan indeholde en interessekonflikt eller en uoverensstemmelse fremlægger jeg det så omgående for min leder? Baserer jeg alle forretningsmæssige beslutninger på objektive forretningskriterier? Er jeg forudindtaget til fordel for personer, der står mig nært? Vælger jeg kun leverandører, der er godkendt af APM Terminals i overensstemmelse med vores procedure for vurdering af leverandører? 11

8 At overholde loven og udvise integritet APM Terminals håndterer handel på verdensplan med et globalt terminalnetværk af hundredevis af havne og indlandsydelser over hele verden. Vi gør det ved at overholde lovgivningen på disse forskellige markeder og udvise integritet i overensstemmelse med vores værdier. ANTIKORRUPTION Vi tolererer ikke bestikkelse og korruption. Vi tolererer ikke korruption og bestikkelse, uanset hvor lille et beløb, vi taler om. Vi tilbyder ikke, godkender ikke og accepterer ikke bestikkelse, kickbacks eller noget af værdi til gengæld for at få eller bevare en forretningsaftale eller en anden upassende fordel for APM Terminals. Det betyder også, at vores medarbejdere og repræsentanter aldrig må acceptere, give eller afgive et løfte om noget, der kan fortolkes som om, det er beregnet til på upassende vis at påvirke en embedsmand eller en forretningsmæssig beslutning. Korruption kan tage mange former; det involverer ikke nødvendigvis penge. Visse former for gaver og forplejning kan anses for at udgøre en bestikkelse, hvorfor vi har særlige regler i vores globale politik for bekæmpelse af korruption. AT OVERHOLDE LOVGIVNINGEN OG UDVISE INTEGRITET Emner Antikorruption Interaktion med embedsmænd Samarbejde med tredjepart Gaver og repræsentation Konkurrencelovgivning Handelskontrol Kommunikation i medierne Du må ikke indgå en hemmelig aftale med en embedsmand om, at vi vil bruge en bestemt underleverandør, som embedsmanden anmoder om. Giv ikke en hemmelig rabat (eller et "kickback") til nogen til gengæld for forretning. At give en voucher er det samme som at give penge. Afslår jeg altid at tilbyde eller acceptere noget, som på upassende vis kan påvirke beslutningstagningen? Tager jeg skridt til at sikre, at vi ikke indirekte gør noget, som vi ikke må gøre direkte? Stiller jeg krav om, at tredjepart skal overholde vores globale politik for bekæmpelse af korruption, og overvåger jeg deres overholdelse heraf? Beskriver vores regnskaber transaktionens beskaffenhed korrekt? 13

9 INTERAKTION MED EMBEDSMÆND Vi fremmer gennemsigtig og lovlig interaktion med embedsmænd. Interaktion med embedsmænd er ofte en integreret del af at gøre forretning hos APM Terminals, fordi myndighederne regulerer vores aktiviteter. Nogle lande har strenge procedurer og regler for, hvordan private må interagere med embedsmænd. For eksempel kan visse lande forbyde private parter at yde noget af værdi ud over visse grænser, som f.eks. transport, måltider eller gaver, selv hvis de er givet i en tilladt forretningsmæssig kontekst. Det er dit ansvar at sikre, at du og dit team har kendskab til alle modtagerens og APM Terminals' procedurer og krav, før du interagerer med embedsmænd eller indgår aftaler med dem. Du må ikke tilbyde noget, som f.eks. en gave eller kontanter, til en embedsmand personligt i forbindelse med en licens eller et samtykke, der er påkrævet fra APM Terminals. Du må ikke aftale at ansætte en slægtning til en embedsmand eller en sælger, der er nærtstående til, eller beslægtet med, en embedsmand. Du må ikke give gaver eller yde repræsentation ud over en rimelig forretningsmiddag til embedsmænd, medmindre dette er godkendt af din Chief Compliance Officer eller dennes repræsentanter. Vær sikker på, at du er bevidst om det, når du handler med en statsejet virksomhed, hvis medarbejdere kan anses for at være embedsmænd. Forstå alle særlige regler, der kan være gældende i forhold til interaktion med embedsmænd på dit marked. Sørg for, at baggrundstjek af nye medarbejdere og konsulenter er tilstrækkelige til at identificere alle nuværende eller tidligere embedsmænd eller deres familiemedlemmer. " Vi stiller krav om ærlighed, rimelighed og nøjagtighed i vores forhold til leverandører" SAMARBEJDE MED TREDJEPART Vi er ansvarlige for, hvad andre gør på vores vegne. Vi må ikke benytte tredjepart, som f.eks. agenter, konsulenter, rådgivere eller mæglere, til at gøre noget, som vi ikke selv må. APM Terminals bør kun samarbejde med tredjepart, hvis der er et berettiget forretningsmæssigt behov, og såfremt baggrundstjek ikke giver anledning til bekymring i forhold til deres renommé eller aktiviteter. Det er vores politik, at forretninger med tredjepart indgås med udgangspunkt i fornuftige, objektive og lovlige forretningskriterier. Vi kræver ærlighed, rimelighed og præcision i vores relation til kunder, leverandører, kontraktsparter og offentlige indkøbsenheder og forbyder ulovlig eller uetisk forretningsadfærd, hvad enten dette iværksættes af medarbejdere hos APM Terminals eller nogen, der handler på vores vegne. Vi forventer, at alle undgår og indberetter enhver interessekonflikt eller tilstedeværelsen af upassende adfærd eller embedsmisbrug. Enhver tredjepart, der repræsenterer APM Terminals i enhver kontekst, skal overholde principperne i dette kodeks samt alle specifikke regler. APM Terminals anvender tredjepart til at udføre arbejde på mange af vores lokationer. Alle leverandører af arbejdskraft og mandskab skal informeres om vores adfærdskodeks og acceptere at stille det (eller deres eget tilsvarende kodeks) til rådighed for, og anvende det i forhold til alle, der arbejder på en lokation i APM Terminals. Du må ikke lade en tredjepart repræsentere APM Terminals over for embedsmænd, medmindre der er foretaget et grundigt baggrundstjek af den pågældende tredjepart, der ikke er nogen interessekonflikter, vedkommende har en dokumenteret track record og har accepteret at ville overholde vores adfærdskodeks og øvrige politikker. Du må ikke involvere dig i/indgå aftale med en tredjepart, der er anbefalet af en embedsmand, medmindre vores Chief Compliance Officer (placeret i Haag) har godkendt dette. Sørg for, at de tjenester, der leveres af en tredjepart, er behørigt dokumenteret, således at APM Terminals kan dokumentere, at man har fået værdi for pengene. AT OVERHOLDE LOVGIVNINGEN OG UDVISE INTEGRITET Har jeg modtaget godkendelse fra min funktionsansvarlige, før jeg antager leverandører af tjenesteydelser? Har jeg lavet de nødvendige baggrundstjek? Har jeg behørig og tilstrækkelig dokumentation for den ydelse, tredjepart har leveret på vegne af os? 15

10 GAVER OG REPRÆSENTATION Vi anerkender, at gaver i begrænset og rimeligt omfang ofte anvendes til at fastholde forretningsrelationer, men de kan udgøre et problem, når de har til hensigt at påvirke en beslutning. Det er vigtigt, at en gave eller repræsentation ikke skaber indtryk af at være upassende, og vi forbyder ethvert løfte eller tilbud om at give noget af værdi til nogen embedsmand eller kunderepræsentant. Vi anerkender dog, at gaver og repræsentation i begrænset omfang ofte anvendes til at fastholde forretningsrelationer og tillader at give og modtage sådanne gaver og sådan forplejning, såfremt modtageren ikke er en embedsmand, niveauet er passende og lovligt og under forudsætning af, at det er i overensstemmelse med vores virksomhedspolitikker. Før du accepterer en gave eller repræsentation skal du være sikker på, at du forstår vores politik, samt alle lokale regler, der kan være gældende for os og den tilsigtede modtager. Nogle modtagere vil have mere restriktive politikker end vores. Alle gaver og al forplejning til en embedsmand eller en medarbejder i en statsejet virksomhed kræver forudgående godkendelse af vores Chief Compliance Officer. Du må modtage eller give en gave eller modtage eller yde repræsentation til en værdi på op til kr. 750 pr. person. Hvis værdien er mellem kr. 750 og kr skal du indhente forudgående godkendelse hos din administrerende direktør. Alt over denne værdi skal godkendes skriftligt af enten APM Terminals' Chief Financial Officer, General Counsel eller Chief Compliance Officer. " Gaver kan være et problem, når de har til hensigt at påvirke en beslutning" At invitere en kunde på en rimelig forretningsmiddag på en lokal restaurant er i orden og anses ikke for at udgøre repræsentation. Repræsentation kan være en begivenhed, en forestilling eller en aktivitet, der har til formål at underholde andre ud over en rimelig middag, f.eks. hvor du skal købe billetter eller betale entre. Du må ikke tillade en rådgiver eller en leverandør at yde repræsentation over for kunder eller embedsmænd, herunder betale for dem på barer eller restauranter. Du må ikke give billetter til en begivenhed, hvor der ikke vil være en medarbejder fra APM Terminals til stede, og du må ikke give billetter til en indkøbschef hos en kunde eller dennes familie i forbindelse med et udbud eller en kontraktsfornyelse. Har jeg indhentet forudgående godkendelse hos min leder før jeg giver/yder eller accepterer gaver og repræsentation? Har jeg indhentet forudgående godkendelse hos vores Chief Compliance Officer i forhold til at give gaver eller yde repræsentation til embedsmænd, herunder medarbejdere hos statsejede virksomheder? Når du giver gaver eller yder repræsentation, så brug "rødme"-testen: Ville du have det godt med dig selv, hvis hændelsen blev offentliggjort i din lokale avis? Husk at myndighederne har en lav grænse for, hvad der er rimeligt, hvilket betyder, at alt over kr. 750 skal godkendes. Når du skal beslutte, om en forretningsmiddag er rimelig, så brug samme "rødme"-test som beskrevet ovenfor. AT OVERHOLDE LOVGIVNINGEN OG UDVISE INTEGRITET 17

11 KONKURRENCE- LOVGIVNING Vi konkurrerer på rimelige vilkår og fremmer konkurrence. Vi støtter fri og fair konkurrence inden for vores branche samtidig med, at vi stræber efter at levere enestående kommercielle løsninger til vores kunder. Vi har begrænset interaktion med vores konkurrenter. Når vi interagerer med konkurrenter f.eks. i forbindelse med branchegrupper eller joint ventures udveksler vi ikke kommercielt følsomme oplysninger eller drøfter konkrete muligheder eller markedsfører dem, uden forudgående godkendelse fra Legal & Compliance department (Juridisk afdeling). Nye forretningsmuligheder undersøges uafhængigt af konkurrenter, medmindre der påtænkes at afgive et fælles bud eller at foretage et fælles opkøb. I disse tilfælde skal Legal & Compliance department (Juridisk afdeling) konsulteres, før eventuelle drøftelser igangsættes. Du må ikke drøfte eller indgå aftale med konkurrenter, heller ikke på uformelt plan, om priser, kapacitet, kunder, markeder, beslutninger om at byde eller ikke at byde på et projekt eller øvrige forretningsplaner eller kommercielle strategier. Hvis du mener, der er et berettiget behov, skal du altid kontakte Legal & Compliance department (Juridisk afdeling) først. Du må ikke udveksle, tage imod eller dele kommercielt følsomme oplysninger vedrørende f.eks. priser eller kommercielle strategier med potentielt konkurrerende virksomheder. Du skal straks protestere, hvis kommercielt følsomme emner tages op på et møde med konkurrenter, og du skal forlade mødet, hvis drøftelsen fortsættes. Sørg for, at folk registrerer, at du forlader mødet, få det noteret i referatet og giv straks besked til den Globale Compliance-afdeling. Overvej at kontakte Legal & Compliance department (Juridisk afdeling) før du tager kontakt til potentielle eller reelle kunder i forbindelse med et udbud, eller til virksomheder, som vi kan være interesseret i at opkøbe. HANDELSKONTROL KOMMUNIKATION I MEDIERNE Vi respekterer internationale handelssanktioner og embargoer. Kontrol af handel med udlandet begrænser erhvervsmæssige aktiviteter med visse lande, virksomheder og personer. Det kan være i form af kontrol med eksport eller import af visse produkter eller teknologier, eller det kan være forbudt overhovedet at handle med visse lande eller personer. Det er vores politik at overholde disse begrænsninger i alle de områder, hvor vi gør forretning. Vi arbejder proaktivt sammen med medierne for at fremme APM Terminals' profil og omdømme. Al kommunikation i medierne på vegne af APM Terminals skal være nøjagtig og pålidelig. Vores mål er at opbygge og fastholde et konstruktivt forhold til de lokale medier. AT OVERHOLDE LOVGIVNINGEN OG UDVISE INTEGRITET Fik jeg indhentet juridisk rådgivning, før jeg var i kontakt med konkurrenterne? Har jeg sikret mig, at der ikke deles kommercielt følsomme oplysninger med en konkurrent eller en anden tredjepart, der kan dele disse oplysninger med en konkurrent? Har jeg indhentet rådgivning hos Legal & Compliance department (Juridisk afdeling), når jeg overvejer nye forretningsmuligheder? 19

12 Vores finansielle integritet Finansiel integritet er nøglen til vores virksomhed og vores omdømme. For at sikre finansiel integritet implementerer og opretholder vi stærke og solide interne kontroller. FINANSIEL RAPPORTERING OG KONTROL Vi opretholder solide retningslinjer for finansiel rapportering og kontrol. Finansiel integritet er nøglen til vores omdømme blandt vores interessenter. Vi har derfor en stærk kultur af åbenhed, præcision og efterlevelse. Vi har en effektiv kontrolramme til at sikre, at der sker pålidelig intern og ekstern finansiel rapportering, samt at lovgivningen og regnskabsstandarder overholdes. Ligeledes udvikler vi og fremmer gode og gennemsigtige arbejdsrelationer til skattemyndigheder og øvrige offentlige organer. Vi er hver især ansvarlige for alle registrerede oplysninger i vores område. Det betyder, at de skal være nøjagtige og fuldstændige samt behandles, opbevares og destrueres i overensstemmelse med lovgivningen og vores interne politikker. VORES FINANSIELLE INTEGRITET Emner Finansiel rapportering og kontrol Bekæmpelse af hvidvask Bedrageri Insideroplysninger Du må ikke indsende eller godkende noget regnskabsmateriale, der ikke nøjagtigt og fuldstændigt afspejler beskaffenheden af den underliggende transaktion. Du må ikke acceptere at debitere udgifter på en tilfældig konto, uanset årsag. Du må ikke godkende eller håndtere transaktioner, som du ikke har grund til at antage alene afholdes til gavn for APM Terminals. Har vi et system med interne kontroller ved alle kontanttransaktioner? Er jeg bekendt med dem og følger jeg dem? Er mine regnskabsbilag korrekte? Indsender jeg alle forretningstransaktioner til registrering hos vores bogholderi? BEKÆMPELSE AF HVIDVASK Vi accepterer ikke udbytte fra ulovlige aktiviteter. Det betyder, at hvis vi ikke kender vores potentielle kunder, så foretager vi baggrundstjek og søger rådgivning, hvis vi er usikre på, hvorfra deres midler stammer. 21

13 BEDRAGERI Vi accepterer ikke bedrageri. Bedrageri er et problem for mange virksomheder rundt omkring i verden. Der findes mange former for bedrageri, f.eks. tyveri, underslæb, urigtige oplysninger fremsat i ond tro og forfalskning af dokumenter. Det er ulovligt og udsætter os for væsentlige finansielle, juridiske og omdømmemæssige risici. "Finansiel integritet er nøglen til vores omdømme blandt vores interessenter" VORES FINANSIELLE INTEGRITET Vi ønsker at forhindre, opdage og efterforske enhver form for uærlig adfærd, der kan berøre os. Vi gør det ved at kræve, at alle medarbejdere skal indberette mistanke om bedrageri, og ved at have et program til forebyggelse og afsløring af bedrageri. Du må ikke acceptere fotokopier af dokumenter, hvis vores procedurer stiller krav om originaler. Du må ikke behandle betalingsforespørgsler uden de nødvendige interne godkendelser, og du må ikke opdele en gæld i flere mindre betalinger med henblik på at undgå godkendelsesprocedurer. Du må ikke godkende nogen transaktion vedrørende varer eller tjenesteydelser, der ikke er i overensstemmelse med dokumentation og kontrakter, og som du ikke med rimelighed er overbevist om er blevet, eller vil blive, tilvejebragt. Du må kun foretage kontantbetalinger, hvis din leder har accepteret at gøre en undtagelse i overensstemmelse med virksomhedens politik. Er det beløb, der opkræves for varer eller tjenesteydelser, i overensstemmelse med markedsprisen? Har jeg kontrolleret, at udgifterne i udgiftsbilagene er korrekt opdelt? Sørger jeg altid for at fremme og udbygge gennemsigtighed og leve op til vores forpligtelse om at forhindre og opdage bedrageri? INSIDEROPLYSNINGER Vi mener, det er vigtigt, at have et fair marked for vores værdipapirer. Det betyder, at du ikke må fremlægge nogen fortrolige oplysninger, du måtte have, vedrørende APM Terminals eller nogen børsnoterede virksomheder, herunder vores forretningspartnere, til nogen, bortset fra dem, der har et berettiget behov for disse oplysninger. Derudover må du ikke handle med nogen værdipapirer eller give nogen et "tip" om, at de skal handle baseret på sådanne ikke-offentliggjorte oplysninger. 23

14 Sikkerhed SIKKERHED Vi er forpligtet til at stille en sikker arbejdsplads til rådighed, der understøtter vores medarbejderes sundhed og velbefindende. Vi er forpligtet til at have høje standarder, hvad angår sundhed og sikkerhed i alle aktiviteter. Alle APM Terminals' virksomheder og kontraktsparter skal have de nødvendige tilladelser, godkendelser og kontroller, der er udviklet til at beskytte sundhed, sikkerhed og miljøet. Ligeledes er sundhed og sikkerhed centrale begreber ved evaluering og udvælgelse af kontraktsparter og forretningspartnere. Vi tager også ansvar for at fremme opmærksomhed og ansvarlig adfærd blandt vores leverandører og kunder. Du må ikke samarbejde med en leverandør, som ikke anvender sikkerhedsstandarder, der er i overensstemmelse med vores standarder. Du må ikke udføre opgaver som f.eks. at anvende udstyr, som du ikke er uddannet til, kompetent til, rent medicinsk er egnet til at betjene eller er tilstrækkelig udhvilet til at anvende. Du må ikke møde på arbejde under påvirkning af stoffer eller alkohol, og du skal orientere din leder om eventuel receptpligtig medicin, som kan have indflydelse på din evne til at udføre dit arbejde på sikker vis. Vi har hver især et ansvar for at have en proaktiv tilgang til vores sundhed og sikkerhed og andres velbefindende. Derudover skal ledelsen gå forrest ved at fastlægge og overvåge effektive kontroller på de områder, de er ansvarlige for. Vi skal alle til enhver tid være bekendt med potentielle sundhedsog sikkerhedsrisici og være opmærksomme, hvis vi ser noget, der kan udgøre en trussel mod en persons sikkerhed, sundhed eller velbefindende. Ophører jeg omgående med enhver aktivitet, der kan være usikker, og søger jeg hjælp? Forstår jeg de potentielle sikkerhedsrisici, som vi kan opleve på arbejde, og overholder jeg de relevante standarder, der gælder for min rolle? Indberetter jeg straks alle uheld, tilløb til ulykker, alle former for usikker adfærd og usikre situationer til HSSE? "Sundhed og sikkerhed er centrale begreber ved evaluering og udvælgelse af kontraktsparter og forretningspartnere" 25

15 Vores forpligtelse til bæredygtighed FORPLIGTELSE TIL BÆREDYGTIGHED Vi bestræber os på at forbedre de måder, hvorpå vi direkte eller indirekte bidrager til den bæredygtige udvikling i de samfund, hvor vi driver virksomhed, og samfundet som et hele. VORES FORPLIGTELSE TIL BÆREDYGTIGHED Vi sigter efter at opnå langvarig forretningsmæssig succes ved at give mulighed for positiv økonomisk og social udvikling, der bidrager til et sundt miljø og et stabilt samfund. Vi investerer aktivt i vores samfund og respekterer, at vi ikke kan drive virksomhed uden at tage hensyn til samfundsanliggender. Vores mål er at sikre, at vores investeringer har et bæredygtigt element og tager hensyn til de centrale sociale anliggender samt anliggender vedrørende miljø, sundhed og sikkerhed, uddannelse og økonomisk udvikling i lokalsamfundene. Vi afrapporterer med gennemsigtighed vores performance vedrørende bæredygtighed til vores interessenter. Emner Vores forpligtelse til bæredygtighed Bidrag til velgørenhed og politiske bidrag Miljøet Menneskerettigheder Du må ikke støtte kontroversielle organisationer og sager, der sandsynligvis kan frastøde dele af samfundet, medarbejdere og andre interessenter eller udelukke eller støde minoritetsgrupper. Du må ikke bidrage til sager eller politiske partier, der har en forbindelse til embedsmænd, som vi interagerer med. Deltag proaktivt i lokalsamfundet for at forstå det reelle behov og planlægge meningsfulde tiltag, der vil have en positiv indvirkning på både samfundet og APM Terminals. Er mine handlinger i overensstemmelse med vores politikker for virksomhedens bæredygtighed, donationer og investeringer i samfundet? Kan investeringen i samfundet eller donationen skade vores brand? Har jeg indhentet alle de nødvendige godkendelser, før jeg foretager en donation? 27

16 BIDRAG TIL VELGØRENHED OG POLITISKE BIDRAG MILJØET Vi opfordrer til involvering i de lokalsamfund, hvor vi driver virksomhed, via lovlige og gennemsigtige midler, i overensstemmelse med vores globale CSR-politik. I visse situationer kan det være hensigtsmæssigt for os at støtte lokale initiativer via velgørende bidrag. Enhver donation til en organisation, der er knyttet til en embedsmand eller et familiemedlem uanset hvorvidt donationen består af kontanter eller andet af værdi kræver forudgående godkendelse fra APM Terminals' CEO og CFO. Det gælder også alle politiske partier eller valgkampagner. Vi er forpligtet til at beskytte miljøet, hvilket afspejles i det fokus, vi tillægger miljøaspekter i forvaltningen af vores virksomhed. " Vi bestræber os på at nedbringe vores miljø påvirkning, udvise rettidig omhu og optimere vores udstyr og drift" MENNESKE- RETTIGHEDER Vi respekterer menneskerettigheder og bestræber os på at sikre, at vi ikke bidrager til overtrædelse af menneskerettigheder. Vi har påtaget os en offentlig forpligtelse til at respektere menneskerettigheder. Internationalt proklamerede menneskerettigheder anerkendes og respekteres i henhold til alle vores politikker. Alle medarbejdere har et fælles ansvar for at respektere disse internationalt proklamerede menneskerettigheder og at gøre opmærksom på problemer, når vi oplever ting, der indikerer overtrædelse af menneskerettigheder. VORES FORPLIGTELSE TIL BÆREDYGTIGHED En sund økonomi afhænger af et bæredygtigt miljø. Vi bestræber os på at nedbringe vores miljømæssige indvirkning, udvise rettidig omhu og optimere vores udstyr og drift. Vores tilgang er at være effektiv og ansvarlig i forhold til de naturressourcer, vores virksomhed er afhængig af, og at sikre, at resultatet af processen maksimerer værdien, samtidig med, at vi undgår negative indvirkninger på miljøet og de samfund, der omkranser vores faciliteter. I den forbindelse måler, administrerer og indberetter vi de input, vores virksomhed er afhængig af samt indvirkningerne og resultaterne af vores forretningsprocesser. Skil dig altid af med affald, der er genereret i forbindelse med vores drift, på en måde, der er lovlig og som ikke er skadelig for miljøet. Medtag energieffektivitet og miljøbeskyttelse i driftsprocedurerne. For så vidt angår tjenesteydelser, faciliteter og udstyr, må du ikke samarbejde med en leverandør, der ikke overholder miljøstandarderne. Anvender vi lokalt den nyeste miljølovgivning, og gennemgår vi regelmæssigt vores lokale tilladelser? Indberetter jeg straks alle hændelser og usikre procedurer til HSSE? 29

17 Beskyttelse af vores virksomhedsaktiver Vores fysiske aktiver, såsom terminaludstyr, og immaterielle anlægsaktiver, såsom oplysninger, er afgørende for vores succes. Det er vigtigt, at vi beskytter dem og bruger dem ansvarligt. Vi er hver især ansvarlige for finansielle aktiver, der er under vores kontrol. Vi forventes at forvalte virksomhedens ressourcer på en ansvarlig måde inden for de af virksomheden fastlagte budgetter og i henhold til de fastsatte grænser for indhentelse af godkendelse. Emner Immaterielle rettigheder Fortrolig information Fysiske aktiver Informationssikkerhed IMMATERIELLE RETTIGHEDER FORTROLIG INFORMATION FYSISKE AKTIVER Vi beskytter vores immaterielle rettigheder, herunder vores forretningshemmeligheder, ophavsrettigheder og andre fortrolige oplysninger, samt software licenser fra tredjepart. Vi anvender alene sådanne oplysninger til at opnå berettigede forretningsmæssige mål, og vi deler dem ikke med nogen uden behørig forudgående tilladelse. Vi behandler regelmæssigt oplysninger, der er underlagt forpligtelser om fortrolighed. Vi fremlægger kun sådanne oplysninger for personer, der har et berettiget behov for at få kendskab dertil, og vi opretholder kontroller, der er udviklet til at sikre, at oplysningerne holdes fortrolige. Vi beskytter APM Terminals fortrolige oplysninger, opbevarer dem fortroligt og bruger dem kun til tilladte formål. Vi beskytter vores fysiske aktiver og bruger dem på en ansvarlig måde til forretningsformål. Vores forretningsmæssige succes afhænger i høj grad af tilgængeligheden og kvaliteten af vores fysiske aktiver, såsom terminaludstyr. Virksomhedens aktiver, herunder computere, og internetadgang, skal beskyttes og vedligeholdes og alene anvendes til berettigede forretningsmæssige formål. Vi forventer, at alle tager ansvar for at beskytte disse aktiver, bruger dem på en effektiv og sikker måde, og sikrer, at de udskiftes eller opdateres i nødvendigt omfang i henhold til vores forretningsmæssige behov. BESKYTTELSE AF VORES VIRKSOMHEDSAKTIVER INFORMATIONS- SIKKERHED Vores drifts- og forretningsmæssige aktiviteter afhænger af tilgængeligheden og fuldstændigheden af oplysninger. Oplysninger har værdi for os, vores kunder, medarbejdere og samfundet. Brud på fortroligheden kan føre til tab af forretning, kundetilfredshed og retssager. Beskyt oplysningerne for at opretholde deres værdi og varetage alle interessenters interesser. 31

18 Hvor kan jeg få hjælp eller vejledning? "Din leder er den bedste til at vejlede dig og har det største kendskab til dine daglige ansvarsområder" HVOR KAN JEG FÅ HJÆLP ELLER VEJLEDNING? Emner Hvem skal jeg spørge? At gøre opmærksom på problemer Politik om forbud mod gengældelsesaktioner Globalt rapporteringssystem 33

19 HVEM SKAL JEG KONTAKTE? Yderligere oplysninger findes i virksomhedens politikker og procedurer, som findes på den interne hjemmeside. Hvis du har nogle spørgsmål, kan du kontakte din leder. Ofte kan vedkommende vejlede dig bedst og har det største kendskab til dine daglige ansvarsområder. Hvis du ikke er fortrolig med at drøfte sagen med din leder, eller hvis du har gjort opmærksom på noget, og problemet ikke er blevet løst, er her nogle andre muligheder, du har til din rådighed: En anden leder i din organisation. HR-afdelingen (særligt vedrørende arbejdspladsproblemer såsom løn, goder, sanktioner eller forfremmelser). Projektledere eller funktionschefer. Legal & Compliance-teamet (Juridisk afdeling). Eller ethvert medlem af APM Terminals' topledelse. " Vi opfordrer dig til at sige noget" GLOBALT INDBERET- NINGSSYSTEM APM Terminals, der er en del af Mærsk Gruppen, stiller et globalt indberetningssystem til rådighed, hvor du kan indberette problemer. Systemet administreres af en uafhængig tredjepart. De oplysninger, der er afgivet via Mærsks globale indberetningssystem, behandles på fortrolig vis. Du kan kontakte hjælpelinjen pr. telefon, via APM Terminals og Mærsks intranet eller fra en computer via internettet. Alle indberetninger gennemgås og efterforskes. Kontaktoplysninger: Internt: APM Terminals og Mærsks intranet Internettet (fra enhver computer): HVOR KAN JEG FÅ HJÆLP ELLER VEJLEDNING? INDBERETNING AF PROBLEMER Som medarbejder forventes du at indberette ethvert problem til din leder. Hvis du af en eller anden årsag ikke er tryg ved at drøfte problemet med din leder, skal du kontakte lederens leder, HR-afdelingen, Legal & Compliance department (Juridisk afdeling), din lokale Compliance Manager eller Chief Compliance Officer (placeret i Haag). Hvis du ønsker at være anonym, kan du indberette problemet via vores globale rapporteringssystem. Vi vil gerne høre fra alle, uanset hvorvidt de er ansat hos APM Terminals eller Mærsk Gruppen. Vi opfordrer alle til at indberette brud på lovgivning eller gældende retningslinier, der involverer APM Terminals, Mærsk Gruppen eller de parter, vi samarbejder med. Indberetninger om sådanne brud er fortrolige. Indberetninger om brud bliver kun delt med dem, der er berettiget til at få kendskab til disse. Internationalt telefonnummer: (tilgængelig fra langt de fleste lande, i visse lande dog mod betaling af gebyr) I de fleste lande er der et gratis opkaldsnummer, man kan ringe til. Se APM Terminals intranet eller hjemmesiden for yderligere telefonnumre. POLITIK OM FORBUD MOD GENGÆLDELSES- AKTIONER For at fremme et miljø med efterlevelse af lovgivning, retningslinjer og integritet tolererer vi ikke gengældelsesaktioner mod nogen, der indberetter brud i god tro. Vi skrider omgående til handling overfor enhver, der udfører gengældelsesaktioner mod en person eller en forretningspartner, som har indberettet et sådant anliggende til os. 35

20 Dine noter 37

21 Det globale hovedkontor APM Terminals Turfmarkt DP Haag Holland