Politik om bekæmpelse af bestikkelse

Transkript

1 Politik om bekæmpelse af bestikkelse Indledning RPC koncernen Plc ( selskabet ) fører en nultolerancepolitik i forhold til bestikkelse og korruption i sine globale forretningsaktiviteter, i både den offentlige og private sektor. Denne politik gælder alle medarbejdere i selskabet og dets datterselskaber (kaldes samlet for koncernen ). Reglerne gælder endvidere for eksterne forretningspartnere, som handler på vegne af koncernen, samt men ikke begrænset til agenter, konsulenter, distributører og joint ventures. Reglerne omfatter alle forretningstransaktioner i alle lande, hvor koncernen arbejder. Koncernens topledelse vil udføre koncernens forretninger i henhold til disse standarder. Bestikkelse og korruption kan eksponere koncernen, medarbejdere og forretningspartnere for retssager, uanset hvor i verden bestikkelse realiseres. Bestikkelse forventes også at kunne påvirke koncernens image og ry negativt. Koncernens personale og forretningspartnere (undtagen leverandører) skal arbejde i overensstemmelse med lov om bekæmpelse af bestikkelse gældende for koncernens forretningsdrift i hele verden og nærværende politik og alle tilhørende procedurer til bekæmpelse af bestikkelse, som indføres som led i koncernens løbende program for bekæmpelse af bestikkelse. Ingen af koncernens medarbejdere eller forretningspartnere vil opleve negative konsekvenser af at afvise at give eller modtage bestikkelse, selvom det betyder, at koncernen mister forretning af den årsag. Pim Vervaat Chief Executive 19. September 2014

2 Vores politik Hvad er bestikkelse? Bestikkelse er en økonomisk eller anden fordel, uanset om den indebærer personlig eller kommercielle formål, der gives eller modtages for at fremskynde eller præmiere ubehørig opfyldelse af en funktion eller aktivitet. Koncernen forbyder: direkte eller indirekte at tilbyde, give, arrangere, love, godkende eller acceptere, bede om eller fremme bestikkelse til eller fra enhver person eller virksomhed, uanset hvor vedkommende befinder sig og om det er en offentlig repræsentant eller et offentligt organ eller en privat person eller virksomhed på vegne af koncernens personale eller forretningspartnere samt men ikke begrænset til agenter, konsulenter, distributører og joint ventures, der handler på vegne af koncernen. for at opnå en ubehørig fordel (økonomisk eller andet), uanset om den er personlig eller kommercielt eller som er kompromitterende i forhold til en uafhængig vurdering. Ansvar på vegne af koncernens personale Alle koncernens medarbejdere (herunder ansatte, ledere, vikarer og konsulenter) er ansvarlige for at forhindre og registrere bestikkelse og rapportere enhver bestikkelse i overensstemmelse med koncernens procedurer. Hvis koncernens medarbejdere ikke overholder nærværende politik, kan de gøres til genstand for en disciplinærsag samt bl.a. opsigelse af deres ansættelse eller kontrakt af eller med koncernens selskab. Faciliterende betalinger Faciliterende betalinger anses for at være bestikkelse og forbydes i henhold til nærværende politik og den engelske lov om bestikkelse fra Facilitering eller betalinger med henblik på bestikkelse indebærer normalt et mindre beløb til en offentlig repræsentant for at gennemføre en given administrativ procedure hurtigere eller for ikke at gennemføre den. Hvis en kontrakt fx er forsinket i det offentliges bureaukrati eller en offentlig repræsentants afvisning af at udføre sit arbejde, vil et tilbud om betaling af penge eller anden fordel for at få kontrakten til at blive behandlet med første prioritet være en faciliterende betaling. Det er ikke unormalt, at visse serviceudbydere eller statslige departementer tilbyder deres kunder en hurtig eller bedre service mod betaling af en højere pris. Hvis det er en gennemsigtig procedure og den højere pris er til gavn for serviceudbyderen, selskabet eller det statslige departement snarere end en bestemt person, så vil der formentlig ikke være tale om en faciliterende betaling. Hvis der er tvivl om, hvorvidt en betaling er faciliterende, skal der søges om tilladelse hos direktøren eller i overensstemmelse med koncernen procedurer.

3 Der kan i sjældne tilfælde være tale om at yde betaling eller anden fordel ydes under pres med henblik på at undgå ulovlig fysisk skade. Kommer du i sådan en situation, skal sikkerhed være din første prioritet og du skal yde den anmodede fordel. Men du skal aflægge en fyldestgørende rapport herom til direktøren eller i overensstemmelse med koncernen procedure hurtigst muligt bagefter. Tilknyttede personer agenter og tredjemand Alle datterselskaber, agenter, konsulenter og eksterne forretningspartnere, der af selskabet eller et af koncernens selskaber udpeges til at yde services eller agere på vedkommendes vegne skal overholde nærværende politik i forhold til deres arbejde på vegne af koncernen. koncernens personale med ansvar for at indgå aftaler med agenter, konsulenter og forretningspartnere (fx joint ventures) skal anvende en forholdsmæssig og risikobaseret tilgang til en relevant undersøgelse inden udvælgelse af eller aftale med agenten, konsulenten eller forretningspartneren og der skal føres skriftlig dokumentation for undersøgelsen. Hvis koncernen styrer de daglige aktiviteter i en joint venture, skal den stille krav om, at nærværende politik implementeres og gøre det til at krav for at deltage i den pågældende joint venture. Hvis koncernens selskab er minoritets- eller ligestillet partner i et joint venture-selskab og således ikke kan diktere selskabets forretningspolitik og adfærdskodeks, vil koncernens ledelse forsøge at opnå en aftale med partneren om opfyldelse af en given standard i overensstemmelse med nærværende politik. En aftale med agenter, konsulenter og forretningspartnere skal være skriftlig og omfatte en forpligtelse til at overholde gældende lov om bekæmpelse af bestikkelse og nærværende politik og tilhørende procedurer (samt en forpligtelse til at gemme passende og præcise oplysninger om transaktioner, som vil kunne udsættes for revision eller inspektion af regulatoriske eller retlige myndigheder). Kompensation (samt gebyrer og udgifter) for den service, der ydes af tredjemand, samt af agenter og konsulenter, der handler på vores vegne, skal være passende, kunne berettiges og dokumenteres at stå i forhold til ydelsen af legitime services. Det skal endvidere ske ved henvisning til opfyldelse af den legitime service og skal accepteres af koncernens selskab og på den betingelse at agenten, konsulenten eller forretningspartneren med periodisk mellemrum rapporterer herom til direktøren eller i overensstemmelse med koncernens procedurer vedrørende den leverede service. Udlæg refunderes kun for omkostninger, der afholdes i forbindelse med legitime forretningsopgaver og ved fremlæggelse af kvittering og fuldstændig beskrivelse af de udgifter, der kræves refunderet. Alle regler og processer om risikovurdering og undersøgelse skal løbende overvåges og gennemgås.

4 Gaver og repræsentation Gaver, forretningsrepræsentation og underholdning, mindre reklamegoder, rejse- eller opholdsudgifter kan ydes, betales eller accepteres, hvis de er rimelige og forholdsmæssige og har et bona fide og rutinemæssigt forretningsformål. Det er et centralt krav, at gaver eller underholdning ikke må gives eller modtages i et omfang eller med en hyppighed, som indebærer opfordring til at gøre forretning eller yde en forretnings- eller anden fordel, som ellers ikke realiseres. Der må aldrig gives gaver i form af kontante penge eller likvide midler (fx gavekort, lån eller aktier). Hvis du er i tvivl om, hvorvidt du kan give eller acceptere gaver eller forretningsmæssig repræsentation, kan du få vejledning fra direktøren eller i overensstemmelse med koncernens procedurer. Bidrag til velgørende og politiske formål Det er koncernens politik ikke at yde politiske bidrag eller donationer i form af kontante midler eller tilsvarende. Koncernens midler må aldrig anvendes med henblik på donation til velgørenhed, en politiker eller et politisk parti for at opnå eller fastholde forretning for koncernen, selskabet eller et selskab i koncernen. Yderligere information om accepteret praksis Nærværende politik har ikke til hensigt at forbyde følgende praksis, forudsat den er sædvane på et givent marked, har et bona fide -forretningsformål, er rimelig og forholdsmæssig og registreres behørigt: Rimelig og passende repræsentation; At give en ceremoniel gave ved en festival eller anden særlig lejlighed, forudsat det sker i overensstemmelse med retningslinjerne om gaver ovenfor; At anvende en anerkendt, gennemsigtig og officiel hastebehandling, som er tilgængelig for alle mod betaling af et gebyr til den pågældende enhed/organisation og ikke til en bestemt person og At tilbyde ressourcer for at hjælpe en person eller et organ med at træffe en beslutning mere effektivt, forudsat at de ydes alene med det formål. Visse steder i verden, navnlig i Asien, har det stor symbolsk værdi at udveksle gaver mellem topledere. I disse tilfælde kan det, at man ikke giver eller accepterer en gave, som er passende for den anden parts status, opfattes som en fornærmelse og det kan skade koncernens forretningsforhold med den pågældende modpart. I det tilfælde skal topledelsen skriftligt oplyse direktøren eller områdelederen om de pågældende genstande som så efter eget skøn kan orientere den administrerende direktør. Før eller siden vil en beslutning om, hvad der er acceptabelt, ikke altid være nem. Hvis koncernens medarbejdere er i tvivl om en eventuel handling udgør bestikkelse, skal sagen fremlægges for direktøren eller i overensstemmelse med koncernens procedurer, inden man går videre. Overvågning og gennemgang af nærværendepolitik Hvert forretningsområde i koncernen er ansvarlig for at sikre, der forefindes passende systemer og procedurer samt risikovurdering og efter behov yde træning med henblik på at overholde denne politik og sikre, at koncernens medarbejdere modtager kommunikation herom.

5 Selskabets bestyrelse foretager med periodisk mellemrum overvågning og gennemgang af nærværende politiks anvendelse samt af koncernens risikovurdering og procedurer for implementering af nærværende politik og kan løbende udarbejde nye eller ændrede versioner heraf.