Vejledning til Students i brug af RYE Database 2008

Transkript

1 Vejledning til Students i brug af RYE Database 2008 Indledning Multi District Denmark har udviklet en ny database til brug ved administration af udvekslingsstudenter. Databasen kan åbnes fra alle pc ere, der er tilsluttet Internettet og har Internet Explorer som browser, og kan benyttes af alle, der har et brugernavn og en adgangskode til databasen. Brugeroplysninger bliver sendt som mail til brugere, der skal have adgang. Databasen er konstrueret således, at en person kun skal oprettes en gang, og den samme person kan tilknyttes flere studenter som kontaktperson. Det har den store fordel, at hvis en person fx får nyt telefonnr., så skal det kun rettes et sted for at blive vist på alle de studenter, vedkommende er tilknyttet. Denne vejledning indeholder en forklaring på de mest almindelige funktioner en udvekslingsstudent kan benytte. Alle data fra tidligere versioner er importeret til den nye database. Data i de gamle versioner har ikke i alle tilfælde været opdateret korrekt. Dette kan medføre fejl på nogle personer i databasen. Støder du på sådanne fejl, indberettes disse til din District Counsellor. De brugeroplysninger, som gælder for denne database, skal også benyttes ved indlogning på Denne manual er udarbejdet af Niels Oehlenschlæger Rotary Youth Team District 1470

2 - 2 - Indholdsfortegnelse Vejledning til Students i brug af RYE Database Indledning... 1 Indholdsfortegnelse... 2 Adgang til databasen... 3 Hvor findes den databasen... 3 Hvis du har glemt dit Password... 4 Sådan ændrer du dit password... 4 Opsætning af browser... 5 Tillad Pop-up-vinduer i Internet Explorer... 5 Hvad indeholder databasen... 6 Bruger typer User Types... 6 Student... 6 Chairmen - CM... 6 District Counsellor - DC... 6 Ass. District Counsellor - ADC... 6 Club Counsellor - CC... 6 Youth Exhange Officer YEO... 6 Protection Officer PO... 6 Travel Agent... 6 Student Family SF... 6 Funktioner i databasen... 7 Sidemenu ser sådan her ud... 7 Avanceret søgning... 8 Søgning ved hjælp af Advanced Search... 9

3 - 3 - Adgang til databasen Hvor findes den databasen Den findes på følgende adresse Denne adresse skrives i adresse linien i din Internet Explorer og derefter taster du Enter. Følgende billede fremkommer: I Username: skriver du den adresse, som du har modtaget i dit mail-system. I Password: skriver du den tilsendte kode. Hvis du markerer feltet Remember Me, så slipper du for i de næste 4 uger at skulle anføre Username og Password. Nederst til venstre i Login billedet findes en funktion, som benyttes, hvis du har glemt dit Password (I forgot my password!). Beskrevet på næste side.

4 - 4 - Hvis du har glemt dit Password Så gør du følgende: Klik på I forgot my password i indlognings-billedet, og der skiftes funktion. I feltet under teksten Please enter your address: skriver du din adresse og Klikker på Send Password. Dine brugeroplysninger bliver nu sendt automatisk til dig i løbet af få minutter. I det nederste venstre hjørne af billedet kan du returnere til Login-billedet ved at Klikke på Go to login screen!. Sådan ændrer du dit password Klik på My Account i Sidemenuen, og dit billede vises i pop-up-vindue. Klik herefter på Account Fanen. Her skriver du dit nye Password - Klik på Update for at gemme. Password kan ikke ses af øvrige brugere i databasen. Expiry Date er den dato, hvor din adgang udløber. Kontakt din District Counsellor, hvis du ønsker den forlænget.

5 - 5 - Opsætning af browser Databasen benytter sig af pop-up-vinduer Det er vigtigt, at du giver tilladelse til at anvende pop-up-vinduer fra domænet: database.rotary-yep.dk. Tillad Pop-up-vinduer i Internet Explorer Åbn Internet Explorer og vælg Funktioner > Blokering af pop-up-vinduer > Indstilling for blokering af pop-up-vinduer Følgende billede åbnes: I dette felt skriver du og Klikker på Tilføj. Herefter Klikker du på Luk.

6 - 6 - Hvad indeholder databasen Bruger typer User Types Databasen indeholder 7 forskellige User Types, der alle skal være tilknyttet et land, et distrikt og en klub. Brugertyperne beskrives i det følgende: Student Alle udvekslingsstudenter, Inbounds og Outbounds, der aktuelt er på udvekslingsophold eller på vej ud, bliver oprettet i databasen. De får adgang til at læse alt om sig selv og kan se deres kontakter både ude og hjemme. De har desuden adgang til at søge oplysninger om alle øvrige personer i databasen. De har dog ikke mulighed for at ændre indtastede data. Chairmen - CM Alle danske og udenlandske Chairmen bliver opdateret i databasen, når deres distrikt udveksler med Danmark. Alle Chairmen med Danmark som land eller værtsland i databasen kan oprette / ændre / slette alle personer i databasen. District Counsellor - DC Alle District Counsellors er opdateret i systemet og har ret til at læse alt. De kan dog kun oprette / ændre / slette studenter tilknyttet deres eget distrikt. Ass. District Counsellor - ADC Alle Ass. District Counsellors er opdateret i systemet og har ret til at læse alt. De kan dog kun oprette / ændre / slette studenter tilknyttet deres eget distrikt. Club Counsellor - CC Alle Club Counsellors i klubber, der udveksler eller har udvekslet, er opdateret i systemet og har ret til at læse alt. De kan kun oprette / ændre / slette Student Families SF og tilknytte dem til udvekslingsstudenter, der er tilknyttet deres egen klub. Youth Exhange Officer YEO Personer der kun har ret til at læse og udskrive lister fra databasen. Protection Officer PO Personer der kun har ret til at læse og udskrive lister fra databasen. Travel Agent Travel Agent har ret til at læse og udskrive oplysninger fra databasen og kan vedligeholde udvekslingsstudenternes rejseplaner, der indtastes på Fanebladet Travel Plan på de enkelte studenter Studenterne kan på denne måde løbende holde sig ajour med deres rejseplaner ved ud- og hjemrejse. Student Family SF Student Family har ikke adgang til databasen. Student Families kan tilknyttes både som Host og Home Student Family til en udvekslingsstudent Home Student Family vil altid være studentens familie i hjemlandet, hvorimod en Host Student Family altid vil være den værtsfamilie, en student bor hos i udlandet eller her i Danmark.

7 - 7 - Funktioner i databasen Sidemenu ser sådan her ud Ved Klik på en af knapperne under User Types vises alle aktuelle brugere i kategorien. My Account viser oplysninger om dig. Via My Account får du ret til at ændre dit Password og læse dine Data. Er de forkerte - kontakt din District Counsellor. Ved Klik på Advanced Search åbnes et nyt popup-vindue til at søge på mere specifikke kriterier. Funktionen beskrives senere i denne vejledning. Ved Klik på den lille Blå Pil kan du vælge, hvilken User Type du vil søge efter. I det blanke felt skrives søgekriterium. Klik derefter på Search. Dette felt er kun til søgning på YEPnr. Indtast det aktuelle nr. - Klik derefter på Search. Den aktuelle students billede åbner i pop-up-vindue.

8 - 8 - Avanceret søgning Avanceret søgning giver mulighed for at søge mere specifikt på alle oplysninger i databasen og på forskellige persontyper. Her er et eksempel på, hvordan du finder alle studenter, der hører til din klub. Det kræver 2 søgninger, idet der skelnes mellem Inbounds og Outbounds i databasen. Klik på Advanced Search i sidemenuen for at åbne søgebilledet: På næste side beskrives de enkelte elementer på søgesiden.

9 - 9 - Søgning ved hjælp af Advanced Search I dette eksempel søges alle Outbounds fra en bestemt klub. Du skal ikke ændre i felterne i øverste linie. Klik på den Blå pil og vælg Home Club. I feltet ud for Home Club skrives dit klubnavn. Klik på i nederste højre hjørne af søge billedet for at udføre søgningen. Resultatet bliver vist i et nyt billede. Hvis du ændrer Home Club til Host Club, får du alle Inbounds tilknyttet en bestemt klub.