Bestyrelsesmøde / Board meeting

Transkript

1 Bestyrelsesmøde / Board meeting Ordstyrer / Moderator Referent / Minute taker Bestyrelsesdeltagere / Board participants Fraværende / Absents Observatører / Observers Theis Lykkegaard Natasja Jensen [13/ ] [16:00] Projektrummet, Bygn. 13, RUC Theis Lykkegaard, Jonas Mertz, Mette Knoth, Asger Pedersen, Natasja Nielsen, Jane Lind Christensen, Kirsten Riis, Ida Emilie, Alisa Rogova (suppleant), Anders Carlsbæk, Rasmus Stampe, Rasmus Aarup, Sidsel Ørhøj Opsummering af referatet / Shot summation of the minute Bestyrelsen konstituerede sig selv, og valgte Theis som formand, Jonas som næstformand og Jane som kasserer. Desuden blev er diskuteret retningslinjer for referat og referent og det blev besluttet at Jonas tager referat hver gang og at det skal ligge på hjemmesiden 14 dage efter mødet. Desuden blev ændringer til forretningsordnen diskuteret. Til AOB blev rengøring af huset og især køkkenet diskuteret. The Board constituted itself and chose Theis as chairman, Jonas as vice chairman and Jane as cashier. Moreover, guidelines for minute and keeper of the minutes was discussed and it was decided that Jonas henceforth will be minute taker and that the minute should be on the website 14 days after the meeting. In addition, changes to the rules of procedure was discussed. For AOB cleaning of the house and especially the kitchen was discussed. Side 1 af 15

2 Formalia / Formalities Approve minute from board meeting Kommentarer / Comments: Theis vælges som ordstyrer Natasja vælges som referent Referat / Minute Theis was elected moderator Natasja was elected minute taker Approve Agenda Kommentarer / Commets: Godkendt Approved Ændringer / Changes Side 2 af 15

3 Orienteringer / Orientations The Chairmanship Ingen orienteringer. No orientations. The Economic Committee Ingen orienteringer. No orientations. The Architect Committee Ingen orienteringer. No orientations. Side 3 af 15

4 The Event Committee Ingen orienteringer. No orientations. The Communication Committee Ingen orienteringer. No orientations. Andre orienteringer / Other orientations Ingen orienteringer. No orientations. Side 4 af 15

5 Side 5 af 15

6 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Præsentation af bestyrelsen / presentation of the board Præsenteret af / Presented by Theis Diskussion / Discussion: Runde hvor folk siger hvad de hedder, læser, hvorfor de sidder her osv. Round of presentations; names, studies, why are we here, etc. Konklusioner / Conclusions: Folk glæder sig til at tage fat! People are looking foreward to get to work! Side 6 af 15

7 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Gennemgang af fremgangsmåder / Review of procedures Præsenteret af / Presented by Theis Diskussion / Discussion: Referent rollen og referatskabelon: Bestyrelsen diskuterede referatskabelonen og hvordan referentrollen skal fungere det næste år. Forslag til referentskabelonen: Til venstre burde der være en række, så man kan skrive underemne og delkonklusioner. Dette gør det mere overskueligt og det kan dele emnerne op i deleemner så det er nemmere at overskue. Vi skiftes til at skrive, men der skal findes en måde hvorpå Theis ikke skal stå for finskrivning. Vi skal finde en måde hvorpå de bliver bedre, da de er de studerendes måde at vide hvad her forgår. Der kan vedlægges et "pragt" eksempel på referat, så det kan ses hvad den generelle standart er. Engelske referater og oversættelse: - Overvej at få nogle til at oversætte det (IC fx.). - Jonas kender måske en der vil lave korrektur og oversætte. Tidspres: Måske længere tid til at finskrive det. Men vi skal også nå ud til de studerende, så det skal ud i ordentlig tid. Tænk over at få en sekretær der gider skrive det. Evt. betalt. Det ville være fedt hvis det er den samme hver gang. Eller vi kan overveje at uddele opgaven til dem der har tid i de forskellige perioder. Folk har eksamener og intensiv i forskellige perioder. Et forslag er at være to og to om det. En tager det, en oversætter/ finpudser. Alle skal skiftes, ellers kan der byttes inden mødet hvis man kan se at man ikke har tid til at renskrive det. The role of the minute taker and minute template: The board discussed the minute template and how the role of the minute taker is to function for the next year. Proposal for minute template: To the left, there should be a column so you can note the topic and partial conclusions. This makes it more manageable and can divide items at the agenda/topics into subtopics so it is easier to overview. We take turns being minute taker, but there should be found a way for Theis not to be responsible for correcting the minute. We need to find a way to improve the minutes since they are the students way of knowing what takes place here. An ideal example of a minute can possibly be enclosed, so you can see what the general standard is. English minutes and translations : - Consider getting some to translate it (IC, for example). - Jonas might know someone who would want to edit and translate. Time pressure: Maybe more time to write it out. On the other hand we must reach out to the students, so it should be out in due time. Think about getting a secretary who can write it. Possibly paid. It would be cool if it's the same person every time. Or we can consider handing out the task to those who have time in the different periods. People have exams and intensive at different times. One suggestion is to be in pairs writing it. One takes it, one translate / corrects. Side 7 af 15

8 Jonas melder sig hvis han ikke skal oversætte. Jane, Kirsten, Ida og Stampe vil gerne oversætte! Gennemgang af forretningsorden: Vejledning for referater: Som det står nu skal vi offentliggøre det efter 8 dage! Det kan godkendes pr. mail. Alle bestyrelsesmedlemmer har 2 dage til at godkende det. Det vil bidrage til åbenhed. Skriv ind at Jonas skal have lavet referatet færdigt 4 dage efter mødet. Problemet med at godkende over mail, er hvis der er indvendinger. Visse referater kan vi godkende over mail, men ellers skal det op på næste bestyrelsesmøde? Forslag om at uploade referatet på hjemmesiden, men undlade de dele hvor vi er uenige. Det er der ikke enighed om. Det diskuteres, om det er godkendt hvis der ikke har været nogle respons eller først når alle har sagt ja. Det kræver alle ser deres mail! Stemning for at alle skal sige ja. kan hæves til 14 dage, med en slutdato for hvornår folk skal svare. Men hvis folk ikke svarer er det ekstra arbejdsbyrde for formandskabet (Jonas). Theis nævner podio (nye medlemmer instrueres i Januar). Her kan man like eller kommentere på referatet. Altså er det på facebook /podio (efter januar) at man liker for at sige ja. Dette er forbeholdt referater! Hvad gør man hvis én ikke liker /svarer: - Så venter vi til næste bestyrelsesmøde. Den ulempe at det kommer meget sent ud. Det foreslås at der kommer en varsel den sidste dag (efter 3 dage) og hvis folk ikke svarer så er det deres egen skyld. 7 dage til at svare ændres til 4 dage så der kan redigeres og det kan ligges op efter 14 dage. We have to take turns doing it, but there may be exchanged prior to the meeting if you can see that you do not have time to transcribe it. Jonas volunteer to take the minute from now on, if he does not have to translate. Jane, Kirsten, Ida and Stampe volunteer to translate! Review of the Rules of Procedure : Guidelines for minutes: As it says know, we should publish it after 8 days! It may be approved by mail. All board members have 2 days to approve it. This will contribute to transparency. Write down that Jonas must have finished the minute 4 days after the meeting. The problem with approval by mail is if there are any objections. Some minutes we can approve by mail, and otherwise it should be considered at the next board meeting? Suggestion of uploading the minutes on the website, but not the parts where we disagree upon. It is not agreed upon. It is debated whether the minute is approved if there is no response or only if everybody have said go for it. It requires that everybody checks their mail regularly! The general attitude is that everyone should approve. can be raised to 14 days, with a deadline for response. But if people do not respond it is an extra workload for the Presidency (Jonas). Theis mentions Podio ( new members will be instructed in January). Here you can like or comment the minute. So from Januar it is on Facebook / Podio that you like in order to approve. This is reserved for minutes! What to do if one does not like /answer: - Then we wait for the next board meeting. The disadvantage that it is published very late. It is proposed that there will be a notice on the last day ( after 3 days ) and if people do not respond, it is their loss. Side 8 af 15

9 Pas på komplicerede regler. Vi forvirre os selv. Opsumering: 14 dage efter mødet skal referatet offentliggøres på hjemmesiden hvis bestyrelsen ikke har indvendinger. Referenten har 7 dage til at renskrive og oversætte. Bestyrelsen har 4 dage til at godkende, eller se om der er noget der skal op til diskussion. Er der dette tilfældet skal det op til bestyrelsesmøde. Den 3 dag får folk en reminder. Svarer de ikke, tolkes det som samtykke Yderligere ændringsforslag: Ændringsforslag til 5: Suppleanterne er forpligtet til at læse referat men ikke behøver deltage i alle møderne. Formandskabet sørger for at underrette suppleanter når der er afbud fra bestyrelsesmedlemmer. Mødepligt er et underligt begreb da alle er her frivilligt og der ikke er en "straf". Vi er her fordi vi synes det er fedt. Ændringsforslag til 6: Vedtaget. Ændringsforslag til 8 stk. 2 Asger motiverer: det handler om åbenhed. Det er ikke grunden til, at vi er lukket. Den kan beskytte folk, når der skal træffes hårde beslutninger. Og dette kommer vi til senere. Dette kan blive rodet. Den bliver ikke vedtaget. 9: Burde vi have en regel om at der skal være over halvdelen? Tænk over til næste gang. 15: Det kan misfortolkes. Tilføj" efter godkendelse". Yderligere: Det vedtages at der skal stå at der er tavshedspligt for lukkede punkter. Vi har en paragraf der hedder at 3/4 af bestyrelsen kan ekskludere et medlem. 7 days to respond is changed to 4 days so that it can be edited and published after 14 days. Beware of complicated rules. We confuse ourselves. Summary The minute should be published after 14 days on the webpage, unless any board member objections. The minute taker has 7 days to transcribe and translate. The board have 4 days to approve or decide if any item is to be discussed further. Is this the case, it will be discussed on next board meeting. People get a reminder on the 3rd day. Do people not respond, it is understood as an approval of the minute. Other amendments: Amendment for art. 5: The alternates are required to read the minutes but do not need not attend all the meetings. The Presidency will inform the alternates when there is cancellations from boardmembers. Compulsory attendance is a strange concept since everyone is here voluntarily and there is no "punishment". We are here because we think it's great. Amendment for art. 6: Approved Amendment for art. 8 (2): Asger motivates: it is about openness That is not the reason why we are closed. The paragraph can protect people, while making tough decisions. We will get to this later. Can get complicated. Amendmend not approved. Art. 9: Should we have a rule about being more than half of the board members? Think about it till next time. 15: Can be misunderstood. Add after approval. Additional: It is approved that there is professional secrecy for closed items. We have a paragraph stating that ¾ of the board members can eksclude a member. Side 9 af 15

10 Konklusioner / Conclusions: Referatet skal renskrives og oversættes efter 7 dage. Bestyrelsen har 4 dage til at godkende. Theis indskriver de rettelser der er lavet til referatskabelonen. The minute shall be transcribed and translated after 7 days. The board has 4 days to approve. Theis will type in the corrections to the minute template. Tage referat for fremtiden / Jonas take minute hence forward Oversætte jonas's referat / Jane Kirsten, Ida og translate jonas minute Stampe 9 skal overvejes til næste gang / Alle 9 should be considered to next time Undersøge hvordan der kan stå noget om tavshedspligt / Examine Theis how we can include professional secrecy Kap. 5 skal ændres til kap 4! / Ch. 5 should be changed to Ch. 4 Theis 15 tilføj / 15 add Theis 15 ændre punkt til paragraf / 15 change point to paragraph Theis Side 10 af 15

11 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Konstituering af bestyrelsen / Constituting the board Præsenteret af / Presented by Theis Diskussion / Discussion: I. II. I. II. III. Theis Lykkegaard opstiller og er valgt enstemmigt IV. Jonas Mertz og Asger Pedersen stiller op. Der stemmes. Jonas er valgt. V. Jane Lind opstiller. Jane er valgt. Det noteres at vi skal huske at erfaringsudveksle så vi ikke er i problemer når Theis stopper som formand. III. Theis Lykkegaard runs and is elected unanimous IV. Jonas Mertz og Asger Pedersen runs. Voting. Jonas is elected V. Jane Lind runs and is elected It is noted that we have to share experiences so that we do not have problems when Theis stops as Chairman Konklusioner / Conclusions: Theis, Jonas og Jane udgør det nye formandskab. Theis, Jonas and Jane is the new precidency. Side 11 af 15

12 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Fastsættelse af mødeplan for foråret 2014 / Determining the schedule for spring 2014 Præsenteret af / Presented by Theis Diskussion / Discussion: I. 6/ holder den gamle bestyrelse møde og alle er velkommen. Theis sender invitation ud og man melder hvis man ikke kommer. Det diskuteres hvorvidt de afgåede bestyrelsesmedlemmer skal have vin eller andet? Dem der er fra den gamle bestyrelse stikker hovederne sammen og finder ud af noget. Doodle? Fastlæg bare datoer. Doodle over februar og i Januar laver vi en møde plan for '14. II. - Visionsdag v. Theis far for bestyrelsen og koordinator. - Arbejdsdag i Januar. Lørdag d. 11. kontakt RucBar. Tilbyde mad. Snak med Martin! - Forårs rengørings weekend: kontakt gartneren. I. 6/ there is a meeting for the old board and everybody is welcome. Theis will send out invitations and you announce if you cannot come. It is discussed whether the former board members shall have wine or something else? Those who are from the old board put their heads together and figure something out. Doodle? Just determine dates. Doodle in February and in January we will make a schedule for '14. II. - Vision day by Theis father for the Board and coordinator. - Work Day in January. Saturday the 11th, contact RucBar. Offering food. Talk to Martin! - Spring cleaning weekend: contact the gardener. Konklusioner / Conclusions: Der skal overvejes at laves noget for de afgående bestyrelsesmedlemmer. De gamle fra bestyrelsen vil tage sig af dette. d. 11 er der arbejdsdag i huset. Natasja og Jonas står for dette. We should consider doing something for the departing board members. The old board members will take care of this. 11th is working day in the house. Natasja & Jonas are responsible for this. Doodle Theis Arbejdsweekend / Work Weekend Jonas & Natasja (snak med Martin / talk to Martin) Side 12 af 15

13 Side 13 af 15

14 Evt. / AOB Oprydning i huset: Der diskuteres oprydning i huset og hvad vi gør ved denne. Af forslag kom: - Bar personalet - Ansætte andre til køkkenet Der skal tænkes over at have ekstra bemanding i intensiv perioderne. Vi skal have styr på at folk bor i huset. Dette er hyggeligt, men langt fra ideelt og desuden ulovligt. Overnatningsreglerne er de samme som på resten af RUC! Der skal laves et husordens dokument. Det foreslås at der laves et google docx dokument til det. SMS fra Marie: - Marie siger: "... Offentliggør vores møder!! Datoen skal op med det samme. Der skal stå at dagsordnen kommer op 7 dage før mødet. (VIGTIGT) - Fjern kontakt-studenterhus.ruc.dk fra hjemmesiden. Den virker ikke Cleaning the house: Tidying up the house, and and what we do about this is discussed. The proposals were: - Bar staff - Hiring others to do the kitchen Must think about having extra staff in intensive periods. We must get control over people living in the house. This is cosy, but far from ideal and also illegal. The rules are the same as on the rest of the RUC! We have to make a document with the house rules. It is proposed to make a google docx document to it. SMS from Marie: - Marie says: "... Publish our meetings! The date must be announced immediately. It should be implemented that the agenda is published 7 days prior to the meeting. (IMPORTANT) - Remove kontakt-studenterhus.ruc.dk from the website. It does not work Lav et husorden møde / Arrange a house rules -meeting Natasja Tilføj nye bestyrelsesmedlemmer til Podio / Add new board members to Podio Theis Side 14 af 15

15 Godkendelse af referat: Formand Theis Lykkegaard Næstformand Jonas Mertz Kasserer Jane Lind Christensen Anders Berthelsen Carlsbæk Asger Pedersen Ida Emilie Stigaard Bruhn Kirsten Riis Mette Knoth Sørensen Natasja Nielsen Rasmus Aarup Larsen Rasmus Stampe Side 15 af 15