Bestyrelsesmøde / Board meeting

Transkript

1 Bestyrelsesmøde / Board meeting Ordstyrer / Moderator Referent / Minute taker Bestyrelsesdeltagere / Board participants Fraværende / Absents Observatører / Observers Jonas Mertz Asger Pedersen [11. oktober 2013] [16:00] Teorilokalet, Bygn. 01, RUC Jonas Mertz, Asger Pedersen, Signe Gjerding, Signe Rørup, Mads Elisasen, Anders Carlsbæk, Natasja Nielsen, Elisath Ringaard, Sidsel Ørhøj, Astrid Andersen Ziad Ahmed, Theis Lykkegaard, Frederik Quaade Rasmus Stobberup Opsummering af referatet / Shot summation of the minute

2 Formalia / Formalities Approve minute from board meeting Kommentarer / Comments: Referat er godkendt uden ændringer Referat / Minute Approve Agenda Kommentarer / Commets: Dagsorden er godkendt uden ændringer Ændringer / Changes

3 Orienteringer / Orientations The Chairmanship Studenterhuset åbner d. 21. grundet forsinkelser i bygningsprocessen. Vi har fået en espressomaskine af RUC. Vi får uddannelse i at benytte og rengøre den. Der er blevet afholdt frivillighedsmøder. Jonas informerer. Møderne gik rigtigt godt, og der var mange gode ideer og forslag Tirsdag d. 15. afholdes der endnu et frivillighedsmøde. Dette sker i studenterhuset København. Jobopslagene til de forskellige koordinatorer er blevet udsendt via RUC s nyhedsbrev. Vi skal opreklamere på flere måder, evt. ved at klistre dem op på toiletter og lignende. Frivillighedsmøde tirsdag d. 15. Jonas og Natasha Opreklamering af jobopslagene Jonas Hurtigst muligt The Economic Committee Der diskuteres I økonomiudvalget, om vi skal være en almindelig frivillig forening (ligesom RUradio) eller som en frivillig forening med virksomhedstendenser (ligesom RUCBar). Ziad og Jonas har undersøgt de forskellige muligheder, men grundet sammenfald med rusvejledningen, er processen blevet forsinket. Skat siger, at vi ikke kan registrere os som en forening på fod med RUCbar, da vi endnu ikke har

4 indtægter eller ansatte. Derfor er vi blevet oprettet som almindelig frivillig forening. Zyiad og Astrid er ansvarlig for den videre proces med foreningen oprettelse af cvr og konto. Vi skal på et tidspunkt søge om et nyt cvr-nummer. For at få godkendt bankkonto, cvr mv., skal referater fra GF samt konstituerende bestyrelsesmøde underskrives af bestyrelsen. (Astrid mener ikke det er nødvendigt). Vi beslutter dog, at printe referaterne ud, og underskrive efter mødet. Da ikke alle er fremmødte, kan det hele ikke klares på mødet. Dog skal det klares hurtigst muligt. (OBS. Referater blev IKKE underskrevet efter mødet) Vi står muligvis i et underskud ift. de indledende kr. til opstarten af huset. Hjemmesiden kostede , derudover er der diverse andre poster der skal betales. Derfor er det vigtigt at vi hurtigst muligt får adgang til de resterende penge fra RUC. Aftalen med RUC er på trapperne, og Jonas forventer at den snarest falder på plads. Dette vil give os adgang til de resterende budgetter. Arbejdet er i gang med at oprette konto og cvr. Astrid informerer om Årsfestmiddagen her er vi gået i underskud. De penge der skyldes til parter der har lagt ud, skal betales hurtigst muligt. Pengene hertil går, hvis muligt, fra de indledende kr der blev givet fra RUC. Kontoen for SH skal oprettes Arbejdet er i gang Ziyad og Astrid Hurtigst muligt Referater fra GF samt konstituerende GF skal underskrives af bestyrelsen Jonas Hurtigst muligt Samarbejdsaftalen med RUC skal underskrives, og alle detaljer skal på plads Jonas (Theis) Hurtigst muligt

5 The Architect Committee 11/11 er der bestilt en flyttemand, der kommer ud og hjælper med at flytte inventar til og fra Studenterhuset. Der planlægges 2 arbejdsweekender (Datoer: 2-3 november og november) Der planlægges en række forskellige nøgler til huset. De nærmere detaljer beskrives i det specifikke punkt. The Event Committee Kvizz-katten. De er i gang om 2 uger. Detaljer skal cleares med Gimle, RUCbar mv. En række mennesker, fra forskellige huse, har taget initiativ til at skabe et fast quiz-arrangement. Første event er planlagt til torsdag d. 24 oktober i kantinen (NB: er rykket til torsdag d. 31). Quizen er inspireret af en lignende quiz på gimle, foregår i runder, og det koster penge for at deltage(omkring 20kr). Præmierne er både kontante, samt eventuelle andre typer præmier der kan sponsoreres. Pt. Har Gimle valgt at sponsorere Stk koncertbilletter til Gimle, ligesom der arbejdes for, at RUCbar kan sponsorere et antal øl. Forhåbningen er, at arrangementet kan blive en fast tilbagevendende begivenhed i Studenterhuset når dette er åbnet. Regelmæssige arrangementer

6 forventes først fra næste semester af. Arrangementet dette semester bruges bl.a. som forsøg på, hvordan det kan gennemføres, og hvor populært arrangementet er. Kontakten til drengene bag arrangementet foregår indtil videre gennem Asger. The Communication Committee Podio er klart til brug. Men det skal ikke anvendes før der er blevet afhold kursus i brugen af det for bestyrelsen Der skal udarbejdes en pressemeddelelse om åbning af SH Designmanualen skal færdiggøres ift. det nye design Hjemmesiden er blevet forsinket, men den er meget snart færdig! Der arbejdes på en liste over kontaktoplysninger på SH-bestyrelsesmedlemmer og foreninger på RUC. Der er snakket om en Facebook-app til studenterhuset. Det koster penge, og det skal cleares med økonomiudvalget Udvalget ønsker at de snart får adgang til pengene, således at de kan begynde at opreklamere, og lave aktiviteter.

7 Det foreslås at RUC s kommunikationsafdeling kan ansøges omkring støtte til udvalgt. Dette kan være midlertidigt. Der planlægges et introduktionsmøde til podio Sidsel Jesper laver manual til hjemmesiden Designmanualen skal færdiggøres (Hjemmeside-) Jesper Theis (Marie) Hjemmesiden skal åbnes. Signe G 25. oktober Pressemeddelelse skal skrives og offentliggøres Kom. udvalget Andre orienteringer / Other orientations Rasmus Stobberup foreslår at FS betaler en del af pengene til hjemmesiden for de penge der er til overs fra FS penge. Rasmus forklarer, at der er nogle praktiske detaljer omkring hvordan vi kan overgive penge. FS må ikke give tilskud da pengene er allokeret til FS. Anders informerer om bålpladsen. 12 siddepladser + bål-stativ mv. Der er blevet givet for omkring 500kr øl under arrangementer hvis der er råd, skal pengene dækkes. Alternativt ryger pengene fra Solidaritetsbaren. Det foreslås at der udvides med læ-hegn mv. Der skal diskuteres næste år, når der er flere penge. Udover selve bålpladsen, er det forventningen fra Anders, at der stadigt er penge til overs fra de kr der er blevet brugt på bålpladsen. RURadio afholder støttefest d. 18/10 i kbh på Frederiksberg. Anders sender invitationen ud til bestyrelsen. Asger orienterede om Gimle: Gimle vil gerne indgå samarbejde med os. De anbefalede os at overveje sceneforhold og lydudstyr. Endvidere anbefaler de os at hyre en lydmand.

8 Gimle er villige til at hjælpe os med information omkring praktiske detaljer, når der skal afholdes events. Gimle vil gerne indgå samarbejde med os på flere niveauer. De vil gerne afholde Gimle-koncerter i Studenterhuset. Det er blevet foreslået, at vi deler indtægterne. Asger orienterer Gimle om vores møde og fortsætter forhandlingerne. Asger foreslår, at vi beder Gimle om hjælp til indkøb af udstyr. Det er vedtaget. SH formandskabet skal indgå I forhandlinger med FS om hvordan Theis og Jonas FS kan bruge pengene, så de kommer begge parter til gode

9 Kontrakten med RUCBar/ Item at the agenda Præsenteret af / Presented by Rasmus Stobberup Diskussion / Discussion: Indledende diskuteres det, hvordan punktet skal behandles på mødet. Det besluttes, at bestyrelsen stiller spørgsmål og kommentarer, og at bestyrelsen herefter tager pointerne videre i forhandlingerne med RUCBar. Rasmus Stobberup orienterer om egenkapitalen. RUCBar s forslag til en egenkapital/buffer på kr. Bufferen skal bruges til uforudsete udgifter, ikke betaling af regninger. Konsekvensen af dette vil være, at overskuddet der overgår til SH det første år vil være meget lav, grundet at egenkapitalen skal opbygges først. Når først egenkapitalen er opbygget overgår overskuddet til SH. RUCBar forventer at overskuddet begynder at løbe til studenterhuset inden for en periode på 1 år. Tidspunktet afhænger af, om RUCbar opnår penge fra diverse fonde mv. Målsætningen for sammenlægningen er et år. RUCbar ønsker først at indlægge sig, når SH har fået styr på organisationen mv. RUCBar ønsker også at lægge sig ind under studenterhuset, såfremt at en passende løsning kan findes. Mads ønsker at den nuværende ordning med to foreninger fortsætter. RUCBars ønske er, at der i løbet af det næste år, samarbejdes med SH både organisatorisk ift. driften af baren, men også ift., de fortsatte diskussioner omkring sammenlægningen af SH og RUCBar. Diskussionen om RUCBar s egenkapital fylder meget i diskussionen Diskussionen går

10 foreløbigt på, størrelsen af egenkapitalen. Selve strukturen med en egenkapital, hvor kapitalen løbende opbygges op til kr, og såfremt pengene ikke er brugt, efterfølgende forbliver hos foreningen, er god. RUCBar foreslår, at der oprettes et barudvalg, der i fællesskab med RUCBar diskuterer hvordan baren skal drives fremover i SH. Konklusioner / Conclusions: SH er enige om strukturen med en egenkapital, der ligger fast på et vist beløb, der overgår fra år til år, såfremt pengene ikke er blevet brugt. Det videre ansvar for forhandlingerne gives videre til Anders og Theis (de ansvarlige i forhandlingerne) i samarbejde med RUCBar. Der oprettes et udvalg der skal varetage de videre diskussioner vedr. driften af baren i huset Person responsible Der skal oprettes et barudvalg der I fællesskab med RUCBar Jonas. diskuterer den fremtidige drift af bar/cafeen i Studenterhuset. Kontrakten skal færdiggøres Anders og Theis i fællesskab med RUCBar. (Rasmus Stobberup og Asger) Inden næste bestyrelsesmøde i SH

11 Allokation af rum i SH / Item at the agenda Præsenteret af / Presented by Natasja Diskussion / Discussion: Natasha forklarer kort om kælderen i studenterhuset. De nærmere beskrivelser kan ses i billagene. Overordnet set, deles kælderen op i tre sektioner. En sektion til Studenterhuset, en sektion til RUCBar og en sektion der er ledig til bl.a. frivillige foreninger. RUCBar ønkser, at deres afdeling af kælderen bliver kun for dem, sådan at de kan sikre at ingen kan låne fra det. Det kan give pokkers meget ballade. Øllauget ønsker at vide hvad status er for deres opbevaring. Arkitekt-udvalget snakker sammen med øllauget, og finder en løsning. Frie Studerende ønsker forsat at bevare deres rum. Det diskuteres om FS skal beholde rummet, evt. skal have et mindre rum, eller ikke skal have et rum overhovedet. Nøglekontoret er åbne for at vi får separate nøgler. Ideen er 4 typer nøgler. To typer studenterhusnøgler, samt nøgler til SR og FF. Det foreslås at der laves en masternøgle som åbner alle steder. Adgang til nøgler skal begrænses jo færre nøgler til lager, jo bedre. Radioen ønsker egne nøgler. Hvis det er muligt, vil de helst have nøglekort dette er der dog formentligt ikke penge til. Natasha tager overvejelserne omkring nøgler med til mødet med nøglekontoret på tirsdag. Konklusioner / Conclusions:

12 FS får lov at beholde deres lokaler. Den oprindelige plan fastholdes. Såfremt FS ikke bruger deres lokaler overgår de selvfølgelig til Studenterhus Handlingspunkter / Items of action Arkitektudvalget skal tage kontakt til øllauget ifm., opbevaring af brygudstyr. Nøøglesituationen skal afklares Ansvarsperson / Person responsible Arkitektudvalget Natasja(arkitektudvalget) Hurtigst muligt.

13 Aktiviteter og Alumne-foreningen / Item at the agenda Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Alumneforeningens oprindelige fest blev aflyst. I stedet skal vi arrangere et senere arrangement. Åbingsceremoni. Astrid orienterer. Der søges om penge hos studiemiljøpuljen. Der arbejdes med gæsteliste (her har der været møde med Ib). Der skal arbejdes på at finde bands til åbningsfesten. Asger har kontakt til Gimle. Udvalget ansvarlig for årsfesten skal snakke sammen med Asger og planlægge videre. Konklusioner / Conclusions: Sende liste ud over forslag til invitationer til åbningsfesten her Astrid og Natasja kan bestyrelsen komme med forslag. Der skal findes forslag til bands til åbningsfesten. Asger?? Der skal søges penge og lignende (gaver mv.) Astrid og Natasja Sidsel laver en liste over hvordan BW kunne skaffe penge/gaver Sidsel Snart

14 Generalforsamling / Item at the agenda Præsenteret af / Presented by Asger Diskussion / Discussion: Asger orienterer kort om forberedelserne til GF. Asger har lavet udkast til vedtægter, flinke Elisabeth hjælper ham. GF skal afholdes torsdag d. 28 november, hvilket betyder deadline for udmelding er torsdag d. 17 oktober. Vedtægterne: der kommer to typer ændringer til vedtægterne. Implementerende ændringsforslag (omhandlende kommaer og lignende mindre ændringer) der kommer fælles til afstemning, og almindelige ændringsforslag der behandles individuelt. Ændringsforslag til implementering kan selvfølgelig også komme til afstemning, såfremt det ønskes på GF. Det diskuteres, om sammensætningen af bestyrelsen skal ændres, således at der ikke længere er repræsentation via AR. Der træffes ingen beslutning på mødet. Konklusioner / Conclusions: Der træffes ingen beslutninger vedrørende den fremtidige sammensætning af SH bestyrelsen Der skal arbejdes videre med vedtægtsændringer Asger Inden indkaldelse til GF (17. oktober) Der skal arbejdes videre med forberedelserne til GF Asger og Elisabeth Løbende frem mod GF

15

16 Eventuelt - / Item at the agenda Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Der er ingen punkter til evt. Konklusioner / Conclusions: Der er ingen punkter til evt.