Dagsorden. 1) Formalia I. Valg af ordstyrer II. Valg af referent III. Godkendelse af dagsorden

Transkript

1

2 Dagsorden 1) Formalia I. Valg af ordstyrer II. Valg af referent III. Godkendelse af dagsorden 2) Præsentation af bestyrelsen I. Bordrunde hvor alle præsentere sig 3) Gennemgang af fremgangsmåder I. Referentrollen og referatskabelon (Appendiks 01) II. Gennemgang af forretningsordenen (Appendiks 02) PAUSE og der tages billeder! 4) Konstituering af bestyrelsen I. Kort præsentation af de tre rollers ansvar- og arbejdsområde II. Bordrunde: hvad har folk tænkt? III. Valg af formand IV. Valg af næstformand V. Valg af kasser 5) Fastsættelse af mødeplan for foråret 2014 I. Bestyrelsesmøder afholdes som udgangspunkt en gang om måneden året rundt II. Diskussion om afholdelse af visionsdag og arbejdsdage 6) Evt.

3 Appendiks til bestyrelsesmøde Baggrund Med det formål at gøre referentens job lettere har bestyrelsen udarbejdet en skabelon til udførelsen af referater. Denne skabelonen skal simplificere opgaven og gøre det mere lige til at skrive referat. Samtidig skal skabelonen tjene foreningens medlemmer og andre interessenter der læser referaterne, ved at præsentere dem på en ensformig og gennemsigtig måde, således at læseren ikke skal gennemskue forskellige formater afhængig af referentens egne præferencer. Indstilling Det indstilles at bestyrelsen gennemgår skabelonen for udførelsen af referater til bestyrelsesmøder. Alle bestyrelsesmedlemmer bør overveje om skabelonen kan forbedres og komme med eventuelle kommentarer. Bilag - Referatskabelon

4 Bestyrelsesmøde / Board meeting Ordstyrer / Moderator Referent / Minute taker Bestyrelsesdeltagere / Board participants Fraværende / Absents Observatører / Observers [dato] [tidspunkt] Teorilokalet, Bygn. 01, RUC Opsummering af referatet / Shot summation of the minute

5 Formalia / Formalities Approve minute from board meeting Kommentarer / Comments: Referat / Minute Approve Agenda Kommentarer / Commets: Ændringer / Changes

6 Orienteringer / Orientations The Chairmanship The Economic Committee The Architect Committee

7 The Event Committee The Communication Committee Andre orienteringer / Other orientations

8

9 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Konklusioner / Conclusions:

13 Evt. / AOB

14 Appendiks til bestyrelsesmøde Baggrund Asger og Theis har begge indstillet ændringer til forretningsordenen Indstilling Det indstilles at bestyrelsen kort drøfter ændringsforslagene. Kan ændringerne godkendes bør dette gøres, kræver de derimod længere diskussion, bør de udskydes til næste møde med tid til mere diskussion. Ændringsforslag fra Asger 8 stk. 2 foreslås slettet. Paragraffen lyder som følge: Hvis et flertal af bestyrelsen anmoder om det, kan afstemninger, som ikke er personsager, afgøres ved hemmelig og skriftlig afstemning Motivation: Jeg mener at det er vigtigt for bestyrelsen, at fremstå så åben som muligt. Hemmelige afstemninger bør forbeholdes personsager, for at sikre denne åbenhed. Vi er i det seneste år blevet kritiseret for ikke at være åbne nok - bl.a. ved at mødedatoer og indkaldelser har været svære og finde, og jeg mener at sletningen, ud over at sikre større åbenhed, også vil være et godt signal at sende. Derudover foreslås det at sætningen "Ændringsforslag udsendt med 1. udsending af bilag, træder dog i kraft øjeblikkeligt." i 15 slettes. Motivation: Jeg mener ikke at det giver mening at de kan træde i kraft uden bestyrelsens accept, så længe de blot er udsendt med 1. udsendingen. Jeg vil mene at den efterfølgende sætning om dispensation fra forretningsordenen er nok, hvis man mener at det er nødvendigt at tilsidesætte enkelte dele på selve mødet, uden at skulle vente til næste møde før ikrafttrædelsen. Retningslinjer for referater: Det foreslås, at retningslinjerne ændres således at referatet først bliver godkendt på det efterfølgende bestyrelsesmøde og 8 dage herefter ligges på hjemmesiden. Ændringsforslag fra Theis Bestyrelsen bør diskutere om suppleanter har mødepligt ( 5) Det foreslås at sætningen der er valgt på generalforsamlingen, i 6 slettes

15 Forretningsorden for Studenterhus RUC s bestyrelse Sidst revideret d. 17, maj 2013 og godkendt af bestyrelsen d. 4. juni : Indkaldelse 1. Ordinære bestyrelsesmøder indkaldes af formandskabet i henhold til fastlagt mødeplan. Indkaldelse sker senest 14 dage før mødestart, ved udsending af forslag til dagsorden til alle bestyrelsens medlemmer og suppleanter. 2. Ekstraordinært bestyrelsesmøde indkaldes af formandskabet, ved udsendelse af forslag til dagsorden, mindst én uge før mødestart. Et ekstraordinært møde skal indkaldes, hvis formandskabet eller mindst 4 medlemmer af bestyrelsen anmoder derom. Stk. 1 Såfremt anmodningen vedrører en sag, hvor en tidsfrist indebærer, at sagen ændrer karakter eller forpasses, har formandskabet pligt til at forsøge at få mødet afholdt inden fristens udløb. 3. Et medlem af bestyrelsen kan ved henvendelse til formanden bede om at få et punkt på bestyrelsens dagsorden. 4. Bilag til mødet udsendes samlet af formandskabet. Der udsendes mødebilag to gange, hhv. 7, og 3 dage før mødestart. Referater af bestyrelsens møder udformes efter retningslinjerne for referater der findes som bilag til forretningsordenen. 5. Der er mødepligt for bestyrelsens medlemmer og dens suppleanter. 6. Et medlem af bestyrelsen, der er valgt på generalforsamlingen, kan holde orlov i en afgrænset periode. I perioden udtræder medlemmet af bestyrelsen og den højst prioriterede suppleant indtræder som fuldgyldigt medlem af bestyrelsen i perioden. Bestyrelsen kan på orlovshavers forespørgsel ophæve orloven før tid. 2: Beslutninger 7. Ved et bestyrelsesmedlems fravær, tildeles stemmeret til en suppleant i den rækkefølge, som generalforsamlingen har prioriteret disse. Ingen kan have mere end én stemmeberettiget plads i bestyrelsen.

16 8. En beslutning træffes ved at flere stemmer for end imod. Alle afstemninger, personsager undtaget, afgøres ved håndsoprækning. Personsager afgøres ved hemmelig og skriftlig afstemning. Stk. 1 Enhver stemmeafgiver kan kræve stemmetallene til referat. Stk. 2 Hvis et flertal af bestyrelsen anmoder om det, kan afstemninger, som ikke er personsager, afgøres ved hemmelig og skriftlig afstemning. 9. Hvis under halvdelen af de stemmeberettigede er til stede kan bestyrelsen kun træffe beslutninger ved 2/3-dels flertal 3: Mødets forløb 10. Et mindretal på en tredjedel af de til et punkt på bestyrelsens dagsorden fremmødte bestyrelsesmedlemmer kan forlange punktet udskudt til næste bestyrelsesmøde. Et punkt, der er udskudt til næste bestyrelsesmøde, kan ikke på ny udskydes. 11. Ved mødestart vælges en dirigent, som leder mødet og sikrer overholdelse af vedtægterne samt forretnings- og dagsorden, og en referent, som refererer mødet. 12. I debatter kan dirigenten indføre taletid, hvis det skønnes at være nødvendigt i forhold til tidsplanen. Dirigenten fører en talerliste og talere taler i den rækkefølge, som de har indtegnet sig. Førstegangstalere går forud for flergangstalere. Ingen kan stå mere end én gang på talerlisten ad gangen. Dirigenten kan foreslå en generel afkortning af taletiden, samt at der lukkes for indtegning på talerlisten. 13. Alle studerende på RUC har taleret på bestyrelsesmøderne. Bestyrelsen kan med 2/3- flertal lukke talerlisten for tilhørere. Ved personsager er mødet lukket for alle andre end de stemmeberettigede samt for sagen relevante personer. Ved personsager skal de(n) implicerede have forudgående kendskab og mulighed for at tage til genmæle under behandlingen af punktet. 5: Øvrige bestemmelser 14. Bærbare computere må udelukkende benyttes under bestyrelsesmøderne i møderelateret øjemed 15. Forretningsordenen kan altid revideres af bestyrelsen. Ændringer træder i kraft ved mødets afslutning. Ændringsforslag udsendt med 1. udsending af bilag, træder dog i kraft øjeblikkeligt. Bestyrelsen kan dispensere fra forretningsordenen med 3/4-flertal. Der kan dog ikke dispenseres fra punkt 1, 2, 3, 4, 6, 7, 9, 14 og 15.

17 Bilag til Forretningsordenen: 1: Retningslinjer for referater Indledning Studenterhuset RUC s bestyrelse skal referere fra sine møder, så medlemmer af foreningen kan følge arbejdet uden nødvendigvis at deltage i møderne. For at sikre gennemskueligheden af bestyrelsesreferaterne er det vigtigt, at der er en kontinuitet i udarbejdelsen af referater ved at de fx ligner hinanden fra møde til møde. Det kan i øvrigt være svært at vide, hvordan man skriver et referat. Disse retningslinjer for referater er derfor også ment som en hjælp til nye referenter. Følgende retningslinjer skal læses som en uddybning af bestyrelsens forretningsordens pkt. 4, der pålægger bestyrelsen at offentliggøre referater fra sine møder. Principper for referater o Navnene på fremmødte noteres i referatet. Det noteres, om fremmødte er bestyrelsesmedlemmer (BM) eller gæster (gæster). o Eventuelle bemeldte afbud noteres i referatet. o I øvrigt udeblevne bestyrelsesmedlemmer noteres i referatet. o Med mindre et bestyrelsesmedlem kræver det, noteres det ikke hvem der tilkendegiver hvilken holdning. o Hvis der er uenighed i en debat refereres et synspunkt første gang det bliver fremført. o Det tilstræbes, at der kun refereres første synspunkt for et forslag og første synspunkt imod, med mindre et medlem af bestyrelsen specifikt beder om at få sit synspunkt ført til referat. o I tilfælde af afstemning refereres kun stemmetallene, hvis et bestyrelsesmedlem kræver det. o Mødelederen formulerer konklusioner til referatet, som referenten noterer såfremt bestyrelsen godtager konklusionsforslaget. o Referater udsendes i bestyrelsen til orientering ikke senere end 5 arbejdsdage efter et bestyrelsesmøde. o Referater offentliggøres på Studenterhuset RUC s hjemmeside ikke senere end 8 arbejdsdage efter et bestyrelsesmøde. Offentliggørelsen ledsages af et journalistisk referat, dvs. en beskrivelse af mødets forløb udformet så den er tilgængelig for udenforstående. o Både referatet og det journalistiske referat skal fremgå både på dansk og engelsk. o Referater vedtages endeligt ikke senere end på næstkommende bestyrelsesmøde.