Opus-support Salgsstyring Vejledning i lokalisere åbne ordre og efterfølgende at færdigbehandle dem. Vejledning til at lukke åbne ordre

Transkript

1 Vejledning til at lukke åbne ordre For at se hvilke ordre du har oprettet og som stadig står åbne. Der kan være 3 forklaringer på din ordre stadig står åben. 1. Du har aldrig dannet en faktura eller kreditnota til din ordre 2. Fakturaen eller kreditnotaen til ordren er blevet annulleret og ordren er ikke blevet lukket. 3. Du har dannet faktura eller kreditnota, men den har ikke dannet et regnskabsbilag. (dvs. aldrig faktureret og derved er regning ikke sendt fra denne ordre) a. Disse kan også findes i VFX3 TRIN 1 For at se hvilke ordre man har til at stå åbne bruger man følgende transaktionskode: ZVF04 Kan anvendes til at finde gemte ordre, man ikke har faktureret Indtast dit bruger navn(dq-nummer). Tryk på (eller F8) Derefter får du en oversigt over de ordre du har lavet, som endnu ikke er blevet færdigbehandlet eller annulleret. Side 1 af 11

2 Liste over de ordrer, som stadig står åbne. Ordrebilagsnummeret Ordre type: C = ordre til faktura, K = ordre til kreditnota (kreditnotarekvisition) Værdien af ordren uden moms Ordrenummeret skal du bruge, når du skal behandle ordren. (ordre 1) Er der tale om en faktura (C), skal du tjekke om der er skrevet en faktura til debitor. Er der tale om en kreditnota (K), skal du tjekke om der er lavet en kreditnota til ordren, eller denne skal færdiggøres. Værdien skal du bruge, når du skal finde ud af om jeg har sendt en regning til debitor, som matcher beløb og ordrens indhold. (hver opmærksom på at dette beløb ikke nødvendigvis er med moms og derfor godt kan variere fra det beløb du leder efter i FBL5N se trin 3) Side 2 af 11

3 TRIN 2 Transaktionskode: VA02 Indtast ordre nummeret Tryk enter eller F8 Skriv Ordregivernummeret(Debitor) og dato ned, da det skal bruges senere. Tjek dernæst Bilagsstrøm eller F5 Eksempel. (ordre til faktura) Side 3 af 11

4 Eksempel. (ordre til kreditnota) Opus-support Salgsstyring TRIN 3 Tjek for følgende: 1. Står ordren til faktura alene, så skal der tjekkes i FBL5N om debitor har modtaget en regning på det beløb der omtales og derefter tjekkes om fakturaen til beløbet matcher ordren. 2. Står ordren til kreditnota alene, så skal fakturanummeret anvendes og tjekkes i VF03. Spring til TRIN 5B s.8 3. Er der lavet en faktura eller kreditnota til ordren, men fakturaen eller kreditnotaen er annulleret og ordren stadig står som åben, skal man annullere ordren og give den status af ej faktura relevant. Forklaring følger. Spring til TRIN 6. s.9 Side 4 af 11

5 Trin 4 1. Står ordren til faktura alene. Transaktionskode: FBL5N Opus-support Salgsstyring A B C A. Indtast Debitornummer fra ordren B. Marker alle poster C. Ændrer bogføringsperioden til dato fra ordren i første omgang. Udvides, hvis der ikke kan findes en postering der matcher. (f.eks ) Side 5 af 11

6 Så får du liste over alle poster for debitor. Tjek listen igennem for match, hvis man er i tvivl eller tror man har fundet en postering, som matcher tjekkes den ved at klikke på BilNr. Tryk på (Vis bilagstop) for at finde frem til bilagets fakturanummer. Side 6 af 11

7 TRIN 5 Derefter anvendes det fundne fakturanummer i VF03, for at tjekke om den oprettede ordre skulle være blevet faktureret under et andet ordrenummer i stedet. VF03 Indtast fakturanummer. Tryk på vis bilagsstrøm 5A. Ordre til faktura Tag ordrenummeret (ordre 2) og anvend dette i transaktionskode VA03. Nu kan du sammenligne den ordre, som du lige har fundet (ordre 2) med den oprindelige ordre(ordre 1), der ikke er blevet færdiggjort. Ordre 1(den åbne ordre) Ordre 2 (den fakturerede ordre) Hint: Tjek evt. også toptekst, hvis det ikke fremgår tydeligt af betegnelsen. Side 7 af 11

8 Matcher de ikke, så er der stor sandsynlighed for at den oprindelige ordre aldrig er blevet færdig lavet og debitor aldrig har fået en faktura og derved aldrig har betalt for den ydelse debitor har fået. lav ordren færdig og send regningen til debitor, eller spring til næste trin og lav efterfølgende en ny ordre, som færdig faktureres. Er der match mellem de 2 ordre, så har debitor modtaget en regning svarende til det på den oprindelige ordre og derved er den oprindelige ordre ikke længere faktura aktuel. gå ind i VA02 og ændre status på ordren fra åben til ej faktura aktuel. Spring til TRIN 6 (s.9) 5B. Ordre til kreditnota. Tjek om det er rigtigt at den pågældende debitor ikke skal betale regningen alligevel og derfor skal have en kreditnota. 1. Debitor skal have en kreditnota, færdiggøres ordren til kreditnotaen(kreditnotarekvisitionen), ved at indtaste kreditnotarekvisitionsnummeret i VA02. HINT: Er det over 2 måneder siden fakturaen, blev sendt skal du ændre fakturadato for kreditnotaen til dags dato. 2. Debitor skal ikke have en kreditnota. Spring til TRIN 6 (s.9) Side 8 af 11

9 TRIN 6 Ændre status på ordre. VA02 Indtast ordre nummer Klik derefter på Derefter vælger du afslagsgrund for ordren, hvor en tilsvarende ordre er blevet sendt eller fakturaen er annulleret. Afslagsgrunden er i disse tilfælde ordre annulleret, ej fakturarelevant Når du har valgt afslagsgrund og har trykket på, skal ændringen gemmes ved at trykke på (ctrl + s) Følgende fejl kan opstå, når man forsøger at gemme ændringen til ordre. 1: fremgår af nederste venstre hjørne af skærmen. Side 9 af 11

10 1: Indtast organisationsenhed Når fejlen Indtast Organisationsenhed fremkommer, skal du gøre følgende. Klik på fanebladet salg og noter profitcenteret ned. Dette tilfælde Åben dernæst en ny session i OPUS. Indtast transaktionskode KE53 (vis profitcenter) for at få oplysningerne omkring organisationsenhed. Indtast nummeret på profitcenteret og tryk Enter. Tryk på ikonet Tillæg. Noter følgende fra nedenstående skærmbillede. Side 10 af 11

11 Organisationsenhed, Kreditornummer og betalingsart, da du skal bruge disse informationer for at kunne fuldføre annulleringen af ordren Klik tilbage til ordren du vil annullere Vælg herefter vis detaljer for bilagstop og vælg dernæst fanebladet bestillingsdata. Her indtaster du så organisationsenheden, kreditornummeret og betalingsarten. Gem herefter dine ændringer ved at trykke på (ctrl + s) for at færdiggøre annulleringen. Når du så her annulleret og gemt din ordre, kan du tjekke i ZVF04 igen for at tjekke om din ændring af ordren har slået igennem og den nu er væk fra din liste over åbne ordre. Side 11 af 11