Referat til bestyrelsesmøde den 2. september 2013 kl

Transkript

1 Formalia: 1. Dirigent: Enver 2. Referent: Maria 3. Til stede: Lars (LK) (via telefonforbindelse), Christoffer (CH), Enver (EP), Maria (suppleant) 4. Fraværende: Michael (MNN) og Julie (suppleant) Næste bestyrelsesmøde: 1. Mandag den 7. oktober 2013 kl Vagtperioder: 1. Se Google-kalenderen på Nye sager (Skriv i rødt): 1. Vicevært (ML): 1. Højtvandslukker. Michael laver research på firmaerne. Michael indhenter tilbuddet igen fra dcc service og 1-tilbud mere fra nyt firma og sammenligner og sender via mail til bestyrelsen. Det skal besluttes i uge 6 eller 7 via mail. Deadline for at projektet er afsluttet er den 1. april. Der er kommet to nye tilbud. De nye tilbud er billigere end de forgående pga. projektet har ændret karakter. Martin anbefaler DCC, da ATZ virkede usikker og DCC har allerede lavet syn på skråning. Martin tjekker op på, hvornår projektet starter og slutter. DCC svarer 8 dage og kan starte fra den Bestyrelsen har besluttet, at Martin skal prøve at få rottesikring med i prisen fra ATZ og DCC, hvis ATZ godkender så vælger bestyrelsen ATZ. Der skal forelægge kontrakt med start- og sluttidspunkt. DCC har erfaret, at der skal udføres omfattende arbejde for at kunne etablere toilettet i beboerlokalet. Bestyrelsen har besluttet at toilettet skal etableres mod en forventet meromkostninger på kr ex moms. Højtvandsslukker er installeret og arbejdet betragtes som udført. Der mangler dog godkendelse af højtvandslukkerne fra kommunen. Bestyrelsen fremsender fuldmagt til DCC til at håndtere godkendelsesprocessen hos kommunen. Michael afventer at høre fra DCC. Kommunen har givet byggetilladelse. David fra DCC foretager endelig anmeldelse af udført arbejde. (Fortsætter) 2. Kælder/loftsrum: Martin er bedt fortsætte tømning samt lave optegning over antal kælder (er sket) og loftsrum, ledige og i brug. Procedure for at nye selv vælger loftsrum og beder Side 1 af 8

2 Martin låse op. Optegninger er færdige af kælder og luftrum. LK skal udarbejde oversigt over hvilke rum, der tilhører hvilke andelshavere. Lars arbejder videre på det i næste uge. 3. Hjørnelofter (ML+EP) Forsætter. Det eneste brugte hjørneloftrum er på BA/BP. Afventer 4. Tilbud på vaskemaskiner, jf. mail d. 15/1-13. Inden vi tager imod tilbud om vaskemaskiner vil Martin og Lars spørge Dorit om hun kan give et tal på, hvor mange vaske der er om måneden. Tager problemstillingen op på generalforsamling: Om det skal leases eller om man skal købe ny vaskemaskine. Der skal tage højde for lydisolering. Vi har fået 2 tilbud. Printeboks er gået i stykker samt gasregulator. Bestyrelsen har besluttet, at Martin får lavet gasregulator. Printboks og gasregulator er repareret. Martin har indhentet endnu et tilbud. Bestyrelsen vil forud for den forestående generalforsamling danne sig et overblik, og stiller et endeligt forslag om udskiftning af vaskemaskiner. Martin og Lars har kigget diverse tilbud igennem og er kommet frem til at det bedste er at vi køber nye maskiner. Det skal dertil siges at der skal være en langsigtet planlægning af reinvestering. Fx at vi over 6 år afskriver indkøbet med kr og derefter de næste 6 år opspare kr ,- så man har hensat kr ,- til nye maskiner. For at dette skal kunne lade sig gør skal vaskeprisen sættes op fra de nuværende 14,- til 17,- som stadig er billigt. Beregningen er lavet på et cirka tal for vaske pr. år som er sat til Martin og LK har møde med Service Centralen om et mere specifikt tilbud som omfatter 5 stk. maskiner af 6,5 kg og 1 stk. 9,5 kg samt støjnedsættelse af soklen. Møde er den 22/8 kl Lars og Martin skal mødes den 18/09 i Service Centralen for at se på vaskemaskiner. 5. Vandskade i loft. Det har ikke været muligt at lokalisere kilden til skaden. Det er aftalt, at der foretages maling af loftet. Martin indhenter tilbud på udførsel af arbejdet. Hvilke tilbud er indhentet og kan vi godkende et og sætte arbejdet i gang? Vi sætter husets maler til at male loftet. Martin har endnu ikke hørt fra Selma. Martin forsøger at kontakte beboer og adspørge om ønske til videre forløb. (Afsluttet) 6. Kun én butik har fået opsat skilt. Martin følger op over for de enkelte butikker. Nu mangler vi Bolig One og Antik. Martin og Lars har begge fulgt op på skiltene. Butikken Fauna forventes at åbnes den 13. september er LK blevet informeret om. Bolig One har sat skilt op. 7. Etablering af cykelkælder med cykelstativer og et arbejdsrum til cykler. Det skal være de billigste cykelstativer. Martin indhenter to tilbud og laver tegning over stativer. Martin har indhentet to tilbud. Bestyrelsen har besluttet at acceptere tilbud fra Hista-Hejls A/S. Tilbuddet indeholder levering af cykelstativer til 69 cykler samt 8 espaliere. Tilbuddet er ekskl. montering. Martin vil forestå arbejdet omkring montering. Beløbet henføres til det på tidligere generalforsamling afsatte beløb. 8. Martin indhenter tilbud på tilslutning af tre ekstra kameraer. Grundet travlhed hos leverandøren afventer vi fortsat det efterspurgte tilbud. Side 2 af 8

3 9. Skade på loftet i kælder efter fælles arbejdsdag og gennemgang af kældervinduer. Martin og Enver kigger på kælderrum sammen for at se på skaderne. Økonomi: 1. (LK) Omlægning af lån. Etablering af lån til altanprojekt. Vi burde undersøge om vi kan få vores egen bankrådgiver, så vi slipper for at skulle bruge Thomas, i økonomiske spørgsmål. Nordea tilbyder det til andelsforeninger har EP set i en reklame i andelsbladet, mon ikke også Danske Bank gør. Thomas har bedt tre realkredit foreninger om nyt lån og de vil gerne samle det hele inklusiv altan. Lånet vil kunne omprioriteres pr 1. okt og skal opsiges ved udgangen af juli måned. Lars kontakter Thomas hvornår lånet til altanerne skal optages ift. processen. Deadline 1. juli. LK har skrevet om deadline den 1, juli den 4/ til Thomas, LK har rykket Thomas for opfølgning den 20/8-13. (FORTSÆTTER) 2. LK kontakter Grubbe og aftaler dato for regnskabsmøde samt indhenter tal fra Helena. LK har skrevet til Thomas om hvordan vi planlægger regnskabsmøde den 20/8-13. Ejendom & vedligeholdelsessager: 1. (MNN) Brosten og vandskade: Brosten er udbedret og TV inspektion viser at der ikke er nogen skade på kloakken. Thomas er kontakt og har bedt os om at indsende dokumentation for inspektionen. Vi venter på svar fra Thomas om opfølgning over for kommunen ifm. Hvem der skal betale for udbedringen af brostenene. AMS ringer til Grube (Har snakket med Helene, hun undersøger sagen og vender tilbage) (Jeg har ringet til Helene igen, hun har ikke gjort noget endnu, men jeg rykkede hende i sagen, og hun vil gå videre med den til Thomas. Hun skriver til info@aagade.dk, så snart hun har svar.) Bestyrelsen ønsker dagens dato denne sag afsluttet hurtigst muligt. MNN har fulgt op med Thomas den 28 maj, han har ikke vendt tilbage. (FORTSÆTTER) 2. (LK) Altanprojekt, problemer med fremsendt design, uoverensstemmelse med oprindelig aftale. Thomas og Lars har korrespondance med altan.dk og følger op på problematikken. Martin har været rundt med repræsentant i alle lejligheder. Vi mangler opmåling i 3 lejligheder. Vi er nu oppe på 58 altaner og 4 fransk altaner. LK har haft løbende dialog omkring tegninger af altanerne, der er nu næsten styr på tegningerne og der kommer et lille nedslag i prisen på tilbuddet. Altaner, der er nu skrevet under på fuldmagten og der skulle være ansøgt til Københavns Kommune om byggetilladelsen. LK har bedt Per fra Altan.dk om at skrive til de beboere som ikke har haft ham på besøg til opmåling af dørene, om hvilken dør man ønsker at åbne først. Listerne om ønsker om altan og ønske om Side 3 af 8

4 hvordan døren skal åbne findes på hjemmeside. Opdateringer på hjemmesiden. (FORTSÆTTER) 3. (CH) Bestyrelsesansvarsforsikring: Skal vi skifte forsikring, evt. indhente 3 tilbud. CH undersøger forsikring. Adspurgt Thomas om hans vurdering af behovet for at forøge dækningssummen for foreningens bestyrelsesansvarsforsikring. Afventer besked tilbage fra Thomas. Grubbe er i øjeblikket i kontakt med foreningens forsikringsmægler. Grubbe afventer respons fra forsikringsselskab om tilbud på forhøjet sum. Gjensidige/Aon har meldt tilbage, at en forøgelse af dækningssummen på foreningens bestyrelsesansvarsforsikring til 1 mio. kr. vil skulle etableres på en særskilt police. Denne dækning har en minimumspræmie på kr En tegning af denne særskilte bestyrelsesansvarsforsikring vil medføre en reduktion i præmien på foreningens bygningsforsikring på kr samt en stigning i honoraret til Aon på kr CH indhenter tilbud fra andet forsikringsselskab på særskilt bestyrelsesansvarsforsikring. CH afventer tilbagemelding fra Birgitte Grubbe omkring eventuelle tidligere søgsmål mod tidligere bestyrelser. Birgitte Grubbe giver besked, når hun er tilbage fra ferie. Herefter vil CH indhente tilbud på bestyrelsesansvarsforsikring. CH er i kontakt med forsikringsselskab og afventer tilbud på særskilt bestyrelsesansvarsforsikring. 4. (CH) Bygningsforsikring: Vi vil anmode om at præmien nedsættes som følge af installation af højtvandslukkere. Vi skal undersøge om vi også er dækket for følgeskader fra rørskader. Den nye glasdør i BoligOne skal også dækkes. Dansk Glasforsikring har udstedt ny police ifm. med anmodningen om meddækning af ny dør isat lejemålet Skotterupgade/Borups Alle. I denne forbindelse har Dansk Glasforsikring været ude og foretage ny opmåling af samtlige vinduer. Således er de (nu synlige) 7 overruder i hvert lejemål omfattet af policen. Det samme er den ny dør i lejemålet Skotterupgade/Borups Alle. CH anmoder Grubbe om at få tilsendt samarbejdsaftale mellem foreningen og Aon Danmark. CH følger op over for Aon om forespørgsel vedr. dækning af gårdvendte ruder tilhørende erhvervslejemålene. Aon (Carsten Dauerbjerg) har oplyst, at de gårdvendte ruder tilhørende erhvervslejemålene er omfattet af policen. Følgeligt er opdateret police fremsendt. 5. (MNN) Kloaktegninger. Godkend regning samt om david fra DCC skal køre sagen med kommunen. Vi godkender DDC kloaktegning kr. eksl. moms er max beløbet. MNN afventer svar fra David med hensyn til ansøgningen. Bestyrelsen har modtaget tegningerne i papir, men vi afventer fortsat elektronisk version. 6. LK og Martin har møde med Hannibal VVS torsdag den 22/8-13 kl omkring opsætning af radiatorer. Det skal være færdigt senest 1. oktober (AFSLUTTET) Side 4 af 8

5 7. Der er lavet en ny rengøringsordning, hvor rengøringspersonalet skal notere når de har gjort rent på en liste, som hænger ved indgangen. Bestyrelsen skal holde øje med, om det ser pænt ud efter de har skrevet, at de har gjort rent. 8. Bestyrelsen har besluttet, at de ikke længere skal benytte sig af maleren, der har malet facaden. Martin skal informeres om dette. Gård: 1. (LK+IJK) Ventilation af betongruber. Beslutning afventer vurdering. Nadia taler med Inge. Opfølgning af 5-års gennemgang og genopretning af gårdprojektet. Der henvises til 5- årsgennemgangs referatet. (Afventer til frosten er ovre). Inge har haft Envac (foreningens leverandør af kloak og skraldesug) til at vurdere nødvendigheden af at udbedre gruben. Vi har konstatereret på tegning af skraldesug at der er monteret en svanehals. Inge undersøger (Fortsætter). Erhverv: 1. (LK) Renovering af facader for butikker: Vores nye frisør og caféen har begge fået mundtlig tilsagn om at måtte opføre skilte, men kun midlertidigt. Der er dog også blevet malet ved butik. Lejer har fået at vide, at det skal der søges om. Han vil søge snarest. Plan for ny facade diskuteres senere. (LK) skaffer tilbud på hvad det koster at rive facade ned + nyt skilte. Fremlægger tilbud næste møde 3. februar. Tilbud på maling af butiksfacader, jf. mail d. 31/1-13 fra Martin. Det vil komme til at koste = moms for de 6 butiksfacader. Martin undersøger det nye tilbud for 6 butiksfacader i stedet for 4 butiksfacader. Der er skrevet til om tilbud om fremstilling af 6 stk. skilte. Bestyrelsen har besluttet, at der etableres skilte (med belysning) for alle seks butikker, til en samlet pris på kr inkl. moms (nedrivning af eksisterende facade, maling af facader, opsætning af skilte med belysning, etablering af elektriske installationer til lys. Der skal følges op på om arbejdet er lavet ordenligt, inden vi betaler. Indtil videre er det ikke særlig kønt, de nye lister rundt om vinduerne er ikke skåret i vinkel, og malerarbejdet er heller ikke for kønt. LK følger op med Martin om status på udbedring af farve. Butikkerne er nu malet igen og derfor godkendes malerarbejdet. NU mangler der kun at sætte belysning og blomsterkummer. Der er ankommet en lampe som bestyrelsen skal kigge på til næste møde. (FORTSÆTTER) 2. (LK) Mangler at indsende ansøgning på ombygning (blænding af dør) og fremlejekontrakt på erhvervslejemålet. Lars har skrevet til beboer om etableringen af blænding af dør er lovlig. Koordinering af malerarbejde med de pågældende butikker, mail fra beboer om at arbejde er foretaget uden de har været informeret (FORTSÆTTER) Side 5 af 8

6 3. (CH) Madaffald i skraldeskur fra butik. CH skriver til Grubbe, at de skal henvende sig til butikken. Grubbe har fremsendt henstilling til lejer og indskærpet reglerne. (AFSLUTTET) Beboersager: 1. (MNN) Overbo har lavet hul i loft til badeværelse. Vil vide om de overhovedet har tilladelse til at bygge om og hvordan han skal forholde sig ift. Skaderne på hans loft. Michael skriver til overboen om at de er ved at lave bad. Vi kan ikke se at vi har modtaget ansøgning om ombygning og derfor skal de indsende ansøgning. Vi vil også gerne vide hvilke håndværkere de benytter, så vi kan tjekke deres autorisation. Vær obs. på at beboer er lejer. Vi afventer dokumentation fra lejer. (MNN) kontakter beboer, Mangler dokumentation (afløb+rør) fra VVS-mand, undersøger godkendelse fra kommune herunder om vådrumssikring: beboer har kvittering. Brev indeholder tidsfrist. Beboer har senest indsendt et dokument fra kommunen uden underskrift. Michael sender dokumentet tilbage til ham, og afventer fra kommunen. Michael rykker lejer. Afventer tilbagemelding fra Københavns Kommune. MNN anmoder Grubbe om at rette henvendelse til lejer, med henstilling om at lejer besvarer bestyrelsens henvendelser. (FORTSÆTTER) 2. (LK+IJK) Nadia har i samarbejde med Inge givet tilladelse til diverse ombygninger og lovliggørelse af installationer. Nadia har givet Inge lov til at følge op over for Thomas. LK kontakter Inge. Se mail fra 23. november fra Lena. Se mail fra Lena d. 4. januar vedrørende anmeldelse af badeværelse til Københavns kommune. Videresend til IJK. Sælger ønsker at sælge lejligheden. (FORTSÆTTER) 3. (EP) Flere klager modtaget - vedlagt billede dokumentation. Lejligheden er solgt (Afsluttet - punktet fjernes når andelshaver er fraflyttet) Bestyrelsen skal huske at dørene på for og bagtrappe skal efterses inden at beløbet bliver udbetalt til fraflyttet, det skal efter tidligere GF kunne opkræves at reetablere, hvis det er misligholdt, samt om de kældre og loftrum er tømt. 4. (LK) Fyrværkeri i gården. Bord er blevet skadet, Martin har taget billeder. Lars tager kontakt til beboer og beder dem om at ordne skaden på bordet (Fortsætter). 5. (MNN) Vandskade. Michael kontakter beboer. Martin har besigtiget skaden. Skaden er anmeldt til forsikringsselskabet. Der er opstillet en affugter. MNN følger op med Martin vedr. afslutning af sagen. MNN beder Martin kontakte elselskab for estimat af forbrug (FORTSÆTTER) 6. (CH) Klage indgivet over fester uden for tilladte tidsrum, langvarige husspektakler og højlydt sex. Dette er endnu en klage i en række af mange klager over denne beboer. Bør vi opsige lejemålet? CH skriver til Thomas om der er belæg for at der bliver startet en eksklusions sag. Helena anbefaler at bestyrelse tager kontakt til huslejenævnet, om at bede dem vurdere, om lejemålet kan gøres betinget. CH svarer Helena om, at vi anmoder Side 6 af 8

7 Grubbe om at kontakte huslejenævnet. Grubbe fremsender skrivelse til Huslejenævnet, så snart Thomas er tilbage fra ferie (uge 33). (FORTSÆTTER) 7. (LK) Beboer skriver til Thomas om personlig samtale om kattegrus samt sender Vvs erens udtalelse om det. Husk billede. LK videresendt mail fra VVS med billede den 4/ Thomas har svaret om spørg om vi fastholder det har LK skrevet ja til på bestyrelsen vegne. LK beder Grubbe om at meddele andelshaver, at det er bestyrelsens overbevisning, at kattegruset kun kan stamme fra dette andelsmål - til støtte herfor henvises til udtalelse fra VVS-firma. Andelshaver meddeles desuden, at han såfremt han bestrider kravet, vil skulle afholde udgiften for både VVS og viceværtens forbrug af tid. (Fortsætter) 8. Flere klager modtaget over meget høj musik til kl. 4. natten. Musikken spillede for åbne vinduer. EP får Grubbe til at skriver til beboer. Grubbe har ikke svaret på EP s henvendelse. EP sender rykker hvis nødvendigt. (FORTSÆTTER) ÅGADE 1. (CH) ÅG 140, 4.tv 2. (EP) ÅG 144, 1.th. BORUPS ALLE 1. (EP) BA 25, 4th. Afventer at der findes en køber. Sat til salg ved ejendomsmægler (FORTSÆTTER) 2. (EP) BA 31, 3.th. Salg af foreningens lejelighed BA 31 3 th. Skal vi benytte BoligOne igen, til ca eller skal vi bruge Emil Ellekilde til ca (selv salg, EP vil gerne stå for det). EP står for salget. EP indhenter tilbud inklusive alt med fremvisning. Hvis vi får et godt tilbud fra anden mægler, kan Enver fremvise det til BoligOne, så de kan komme med et bedre tilbud. Vi har valgt at sætte den til salg hos Emil Ellekilde pris kr. Har fået en tilkendegivelse fra en person, som vil købe til prisen. Der er to ydereligere fremvisninger. Hvis de to personer, som skal se lejligheden ikke har interesse så sælges lejligheden til person, som vil købe til prisen. Er solgt for kr. salær kr. (FORTSÆTTER) BORUPS PLADS 1. (EP) Restance på indbetaling af husleje. Lejlighedsvurdering modtaget. Kræver en opfølgning hos Gruppe om huslejen er blevet betalt. (Fortsætter) 2. (EP) Solgt. Afventer regning fra Envac for sav i skraldesug, husk at tilbageholde beløb. (FORTSÆTTER) Side 7 af 8

8 SKOTTERUPGADE 1. (EP) Til salg. Der er fortsat ikke indhentet vurdering fra Vidar Illum.. (FORTSÆTTER) 2. (CH) SK 16, 3th. Sælger, har d. 8/4-13 henvendt sig til bestyrelsen med oplysning om, at hans andelsbolig er sat til salg ved ejendomsmægler. Sælger er blevet henvist til foreningens salgsprocedure. Sælger har fået lejlighedsvurdering samt eltjek. Solgt med overdragelse 15/ EP har godkendt køber. (AFSLUTTET) 3. (EP) SK 16, 4th. Andel er sat til salg pr. 1. maj. Solgt. Køber godkendt af EP. Overdragelse pr. 1/ (CH) SK 18, st.th Andel sat til salg pr. 22. maj. Overdragelse pr. 1/ Køber godkendt af EP. Køber har ikke gjort indsigelser. (AFSLUTTET) Evt.: 1. LK finder lokale til afholdelse af generalforsamling. Er bestilt sted mv. kan ses på opslagstavlen på hjemmesiden 2. Udkast til honorarfordeling blev gennemgået. 3. Forslag til GF. 4. Formandsberetning LK. 5. Maria has d.d. oplyst, at hun ikke længere kan deltage i bestyrelsesarbejdet, hvorfor hun udtræder som suppleant. Side 8 af 8