Referat til bestyrelsesmøde den 6. maj 2013 kl

Transkript

1 Formalia: 1. Dirigent: LK 2. Referent: Christoffer 3. Til stede: Lars (LK), Christoffer (CH), Enver (EP) og Michael (MNN) 4. Fraværende: Julie (suppleant) og Maria (suppleant) 5. Godkendelse af referater og underskrifter 27. august og 8. oktober + 2 mere som vi ikke har set (Nadia + Anders) Vi mangler stadig referaterne. Godkendelse af referater(?) Næste bestyrelsesmøde: 1. Mandag den 3. juni 2013 kl (Referent: Julie) Vagtperioder: 1. Se Google kalenderen på Nye sager (Skriv i rødt): 1. Vicevært (ML): 1. Højtvandslukker, Michael laver research på firmaerne. Michael indhenter tilbuddet igen fra dcc service og 1-tilbud mere fra nyt firma og sammenligner og sender via mail til bestyrelsen. Det skal besluttes i uge 6 eller 7 via mail. Deadline for at projektet er afsluttet er den 1. April. Der er kommet to nye tilbud. De nye tilbud er billigere end de forgående pga. projektet har ændret karakter. Martin anbefaler DCC, da ATZ virkede usikker og DCC har allerede lavet syn på skråning. Martin tjekker op på, hvornår projektet starter og slutter. DCC svarer 8 dage og kan starte fra den Bestyrelsen har besluttet, at Martin skal prøve at få rottesikring med i prisen fra ATZ og DCC, hvis ATZ godkender så vælger bestyrelsen ATZ. Der skal forelægge kontrakt med start- og sluttidspunkt. DCC har erfaret, at der skal udføres omfattende arbejde for at kunne etablere toilettet i beboerlokalet. Bestyrelsen har besluttet at toilettet skal etableres mod en forventet meromkostninger på kr ex moms. 2. Skrald: Martin tager billede af affald/effekter på trapper og i kældre/lofterne. Billederne sammen med adresse sende til bestyrelsens mail, hvorefter bestyrelsen afgør om der skal sendes en regning. Effekter som ikke er affald, skal Martin opbevare i 14 dage, med adresse på. EP laver et udkast til ophæng i opgangene, samt tjekke op GF fra EP laver opslag bliver i løber af uge 49. Enver sørger for at ML får adgang til ophæng. Borups Allé 27, 4ths bagtrappe er fyldt op. Han får sendt en advarsel og derefter bliver det fjernet og regningen bliver trukket fra huslejen. ML har taget de første billeder og fortsætter. Bestyrelsen er enig om, at forkorte og opdatere teksten om henstillet affald (LK) opdatere tekst og sender den til (CH). Martin har tekst inden mandag d. 11/ Beslutter desuden at have ringbind med advarsler. Bestyrelsen har besluttet, at dette fremadrettet skal være et fokusområde. Side 1 af 6

2 3. Kælder/loftsrum: Martin er bedt fortsætte tømning samt lave optegning over antal kælder (er sket) og loftsrum, ledige og i brug. Procedure for at nye selv vælger loftsrum og beder Martin låse op. Optegninger er færdige af kælder og luftrum 4. Etablering af cykelkælder og tømme kælder/loftrum (ML+EP) Bestyrelse godkender plan om at bruge 3 rum 25-27, og Fortsætter. Orientering af arbejdsdag skal skrives færdig og sendes til Thomas. Brevet er omdelt til alle andelshavere personligt igennem brevsprækken hvis muligt, eller postet i deres postkasse, hvis brevsprækken var lukket. Opslag om arbejdsdagen hængt op ved fortrappe og bagtrappe. Arbejdsdag bliver den 22 juni. 5. Hjørnelofter (ML+EP) Forsætter. Det eneste brugte hjørneloftrum er på BA/BP. Afventer 6. Tilbud på vaskemaskiner, jf. mail d. 15/1-13. Inden vi tager imod tilbud om vaskemaskiner vil Martin og Lars spørge Dorit om hun kan give et tal på, hvor mange vaske der er om måneden. Tager problemstillingen op på generalforsamling: Om det skal leases eller om man skal købe ny vaskemaskine. Der skal tage højde for lydisolering. a. Printeboks er gået i stykker samt gasregulator. Bestyrelsen har besluttet, at Martin får lavet gasregulator. 7. Grundet tyveri i vaskeri og svineri ved affaldsområde, så har bestyrelsen besluttet, at der skal monteres kameraer i vaskerum, pap -rum og ved storskrald. Martin indhenter to tilbud, bestyrelsen beslutter, hvilken virksomhed der skal vælges over mail og Martin monterer. De er monteret og betalingen afventer. (AFSLUTTET) 8. Bestyrelsen beslutter at, indtil Lars får Dankort, så skal Martin bestille kontorartikler igennem Jørgen. 9. Vinduer og døre for butikker. Der bliver fortsat arbejdet på en løsning. Der henvises til særskilt punkt under Butikker. (AFSLUTTET) 10. (MNN): vandskade i loft. Det har ikke været muligt at lokalisere kilden til skaden. Det er aftalt, at der foretages maling af loftet. Martin indhenter tilbud på udførsel af arbejdet. 11. Anmodning om at bestyrelsen igangsætter arbejde med henblik på at få løst gener med røglugt i lejligheden. Arkitektens forslag lægger i EP s dueslag, i mappen med vindues renovering. Martin skriver til en skorstensfejer. Skorstensfejeren har vejledt, at lugtgenerne bedst kan udbedres ved at foretage vådrumssikring (maling). 12. Tjek pumperne på nr. 142 og de andre. Vaskekælder døren skal også rettes. Martin indhenter tilbud på tvangslukker. 13. Martin kigger efter tvangsparkering pinde. Martin har etableret tvangslukker i de opgange, hvor han vurderede at det var nødvendigt. Opsættelse vil ske, hvis det viser sig at være et problem i flere opgange. 14. Martin har 500 kr. til blomster (ASLUTTET) Økonomi: 1. (CH) Overtager Canon faktura (fortsætter). 2. (CH) opdatering af pc samt kobling på printer, samt køb af ny bærbar + router. CH undersøger hvad router og computer koster. Afventer modtagelse af (formands)kreditkort så køb af IT-udstyr på foretages. (fortsætter) 3. (LK) Dankort i stedet for formandskassen. LK kontakter Thomas om hævekort i stedet for formandskassen. LK har snakket med Thomas og han sætter i gang med et kort til formanden. Thomas informere om vigtigheden om kvitteringer og at man skal undgå at hæve kontant fordi det er svært at dokumentere hvad pengene er brugt til. Thomas undersøger om der er andre kort i Side 2 af 6

3 omløb. Mangler underskrifter og skal sendes retur til Grubbe. Er underskrevet og sendt retur (fortsætter). Dokumenter er underskrevet og fremsendt til Grubbe. Vi afventer at modtage Dankort retur fra Grubbe. 4. (LK) Har snakket med Asbjørn og han er med på at ordne vores hjemmeside, han siger en pris på 350 kr. pr. time før skat, bestyrelsen godkendte dette, LK og CH finder en dato for planlægning af formøde. LK og CH har afholdt møde med Asbjørn, og det er vurderet, at det er mest hensigtsmæssigt, at udarbejdelsen af ny hjemmeside udføres fuldstændigt af Asbjørn. Vi afventer prisoverslag på arbejdet. Deadline 1. april. Timer i alt 30 timer for udarbejdelsen af hjemmesiden. 5. (EP) Klage fra beboer - gør intet ved sagen, da det er en beslutning gammel bestyrelse har truffet. Grubbe har efterfølgende modtaget en stævning. Vil ikke betale regning så sagen vil ende i fogedretten og vi ønsker heller ikke at indgå et forlig, da vi ikke har bestil ydelse fra hans virksomhed (fortsætter) 6. (LK) Omlægning af lån. Etablering af lån til altanprojekt. Ejendom & vedligeholdelses sager: 1. (MNN) Brosten og vandskade: Brosten er udbedret og TV inspektion viser at der ikke er nogen skade på kloakken. Thomas er kontakt og har bedt os om at indsende dokumentation for inspektionen. Vi venter på svar fra Thomas om opfølgning overfor kommunen ifm. Hvem der skal betale for udbedringen af brostenene. AMS ringer til Grube (Har snakket med Helene, hun undersøger sagen og vender tilbage) (Jeg har ringet til Helene igen, hun har ikke gjort noget endnu, men jeg rykkede hende i sagen, og hun vil gå videre med den til Thomas. Hun skriver til info@aagade.dk, så snart hun har svar.) Bestyrelsen ønsker dagens dato denne sag afsluttet hurtigst muligt. (FORTSÆTTER) 2. (LK) har overblikket over alle de dokumenter som skal lægges ind på hjemmesiden sammen med Helena. Det eneste dokument der skal laves er salgsproceduren. Jeg har lavet et forslag som ligger i google drev. Det sidste dokument der mangler er husorden + Indflyttermappen. Husorden er opdateret og publiceret på foreningens hjemmeside. Indflyttermappen er revideret og mangler endelig godkendelse. (fortsætter) 3. (LK) Altanprojekt, problemer med fremsendt design, uoverensstemmelse med oprindelig aftale. Thomas og Lars har korrespondance med altan.dk og følger op på problematikken. Martin har været rundt med repræsentant i alle lejligheder. Vi mangler opmåling i 3 lejligheder. Vi er nu oppe på 58 altaner og 4 fransk altaner. LK har haft løbende dialog omkring tegninger af altanerne, der er nu næsten styr på tegningerne og der kommer et lille nedslag i prisen på tilbuddet. Altaner, der er nu skrevet under på fuldmagten og der skulle være ansøgt til Københavns Kommune om byggetilladelsen. LK har bedt Per fra Altan.dk om at skrive til de beboere som ikke har haft ham på besøg til opmåling af dørene, om hvilken dør man ønsker at åbne først. Listerne om ønsker om altan og ønske om hvordan døren skal åbne findes på hjemmeside. (fortsættes) 4. Konklusion for møde med Jørgen Friis: Ny rengøringsassistent, som skal afløse Martin. Bliver iværksat når Jørgen Friis har udarbejdet ny kontrakt. Gennemse Martins kontrakt så den er opdateret med henblik på åbningstider, faktura mm. Det er gavnligt for samarbejde, at Martin deltager i bestyrelsesmødet i to times tid. Bestyrelsen beslutter, at Jørgen Friis kan anmode bestyrelsen om møde, hvis der opstår behov for det. Opstår der samarbejdsproblemer kan Jørgen Friis skrive til bestyrelsen med administrator som CC (Thomas R. Rasmussen, Helena) Vi afventer stadig på den nye vicevært kontrakt. (FORTSÆTTER) Side 3 af 6

4 5. (MNN) Tegninger over bygningens originale butiksfacader. Plantegninger lægges på foreningens hjemmeside. Tegninger over kabling (internet) i kælderen lægges tillige på foreningens hjemmeside. Lars bistår i sorteringen af dokumenterne. 6. (MNN) Klage over at der flyder med skrald på bunkeren. Michael skriver til Thomas. Københavns Kommune har været ude og rydde op. (AFSLUTTET) Gård: 1. (LK+IJK) Ventilation af betongruber. Beslutning afventer vurdering. Nadia taler med Inge. Opfølgning af 5-års gennemgang og genopretning af gårdprojektet. Der henvises til 5- årsgennemgangs referatet. (Afventer til frosten er ovre). Inge har haft Envac (foreningens leverandør af kloak og skraldesug) til at vurdere nødvendigheden af at udbedre gruben. Erhverv: 1. (LK) Butik. Lejer har igen ikke betalt husleje. Anders skriver til Thomas og beder ham om at skrive til Lejer for at høre hvilket inventar han ønsker at sælge til ny lejer, og i øvrigt bede Thomas om at gøre Lejer opmærksom på hvad hans muligheder er, hvis huslejen ikke bliver betalt. Bestyrelsen vil være behjælpelig med at finde ny lejer. (Anders, sag afventer Thomas) (LK og CH) (AFSLUTTET) 2. (LK+CH) Renovering af facader for butikker: Butikker har begge fået mundtlig tilsagn om at måtte opføre skilte, men kun midlertidigt. Der er dog også blevet malet ved butik. Han har fået at vide at det skal der søges om. Han vil søge snarest. Plan for ny facade diskuteres senere. (LK) skaffer tilbud på hvad det koster at rive facade ned + nyt skilte. Fremlægger tilbud næste møde 3. februar. Tilbud på maling af butiksfacader, jf. mail d. 31/1-13 fra Martin. Det vil komme til at koste = moms for de 6 butiksfacader. Martin undersøger det nye tilbud for 6 butiksfacader i stedet for 4 butiksfacader. Der er skrevet til om tilbud om fremstilling af 6 stk. skilte. Bestyrelsen har besluttet, at der etableres skilte (med belysning) for alle seks butikker, til en samlet pris på kr inkl. moms (nedrivning af eksisterende facade, maling af facader, opsætning af skilte med belysning, etablering af elektriske installationer til lys. (FORTSÆTTER) 3. (LK+CH) Butik: det skal afklares om det accepteres at der ikke bliver huslejenedsættelse ved vi får kælder udbedres så den kan bruges til arkiv. Der skal ansøges om der kan komme ny dør med glas mod SK. (LK) undersøger mulighed for ny dør. Thomas synes det er en god idé at der kommer en glasdør i mod SK for at gøre baglokalet mere attraktivt. Vi kan bare sætte det igang. Der er tilbud på døren kr. + moms. De får nedslag i huslejen kr. i husleje. GODKENDT. Ny dør sat i mod Skotterupgade, Butik er meget tilfreds og giver udtryk for de bliver bestyrelsen lover, at deres husleje ikke stiger med huslejereguleringen i to år, modsat lover boligone, at de ikke vil flytte i selvsamme periode. (AFSLUTTET) 4. (LK) Andelshaver mangler at indsende ansøgning på ombygning (blænding af dør) og fremlejekontrakt på erhvervslejemålet. Lars har skrevet til beboer om etableringen af blænding af dør er lovlig. (FORTSÆTTER) 5. (LK) Martin beretter, at lejer har etableret en seng i sit lejemål. Mærkelig lugt af fisk i opgang Borups allé nr. 27. Martin har også bemærket lugten og vil tage kontakt til beboer for at se om det kommer derfra. Lejemålet er besigtiget. Det er konstateret, at Martins observation vedr. etablering af seng var korrekt. Det er blevet henstillet over for lejer, at det ikke er tilladt at bebo lejemålet. (AFSLUTTET) Side 4 af 6

5 Beboer sager: 1. (MNN) Overbo har lavet hul i loft til badeværelse. Michael skriver til overboen om at de er ved at lave bad. Vi kan ikke se at vi har modtaget ansøgning om ombygning og derfor skal de indsende ansøgning. Vi vil også gerne vide hvilke håndværkere de benytter, så vi kan tjekke deres autorisation. Vi afventer dokumentation fra lejre. (MNN) kontakter beboer, Mangler dokumentation (afløb+rør) fra VVS-mand, undersøger godkendelse fra kommune herunder om vådrumssikring: beboer har kvittering. brev indeholder tidsfrist. Beboer har senest indsendt et dokument fra kommunen uden underskrift. Michael sender dokumentet tilbage til ham, og afventer fra kommunen. Michael rykker beboer. Afventer tilbagemelding fra Københavns Kommune. (FORTSÆTTER) 2. (LK+IJK) 20% dækning af udgifter til væv samt afståelse af foreningens krav om godtgørelse af forbedringen af gulv ved salg. Thomas fremsender referat til bestyrelsen. Vi afviser forliget med mindre nye informationer kommer frem. Afventer stadig referat. Inge har henvendt sig om hvorvidt sagen betragtes som afsluttet. Inge er sat på sagen og der afventes en telefonmøde. LK kontakter IJK. IJK er med til retsagen sammen med Thomas. Vi godkender rettens afgørelse om opsætning af flisekant på omkring 3000 kr. Thomas besvarer rettens skriftlige tilkendegivelse (fortsætter) 3. (LK+IJK) Nadia har i samarbejde med Inge givet tilladelse til diverse ombygninger og lovliggørelse af installationer. Nadia har givet Inge lov til at følge op overfor Thomas. LK kontakter Inge. Se mail fra 23. november fra Lena. Se mail fra Lena d. 4. januar vedrørende anmeldelse af badeværelse til Københavns kommune. Videresend til IJK. Sælger ønsker at sælge lejligheden. (FORTSÆTTER) i. (EP) Flere klager modtaget over beboer 4. (LK) Fyrværkeri i gården. Bord er blevet skadet, Martin har taget billeder. Anders tager kontakt til beboer og beder dem om at ordne skaden på bordet (ikke gjort endnu). 5. (CH) Beboer har klaget over støjgener i nattetimerne og henviser samtidig til tidligere klage fremsendt direkte til Grubbe (som han dog ikke har modtaget respons på). (FORTSÆTTER) 6. (MNN) Vandskade. Martin har besigtiget skaden. Skaden er anmeldt til forsikringsselskabet. Der er opstillet en affugter. MNN følger op med Martin vedr. afslutning af sagen. ÅGADE 1. (MNN) ÅG 140 2tv. Solgt per 1/9. (AFSLUTTET) 2. (EP) ÅG 142, 2. tv. Solgt per 1/10. Afventer afregning. (AFSLUTTET) 3. (CH) ÅG 140, 4.tv BORUPS ALLE 1. (LK) 33, st. tv. (AFSLUTTET) 2. (CH) BA 29, 3tv. (AFSLUTTET) 3. (EP) BA 25, 4th. Afventer at der findes en køber. 4. (LK) BA 27 1 tv opsigelse af lejelejlighed pr. 1.december (EP) BA 31, 1th salget kører og sælger har styr på tingene. Solgt. (AFSLUTTET) Side 5 af 6

6 BORUPS PLADS 1. (MNN) BP 7st. tv (AFSLUTTET) 2. (MNN) BP 5, 2. th. (AFSLUTTET) 3. (EP) BP 3, 4.tv. 4. (EP) BP5, 1. sal. Solgt. Overdragelse: 1/ SKOTTERUPGADE 1. (EP) SK 16, 2tv. Salget overdraget fra Nadia. Afventer fra sælger. Sat til salg ved ejendomsmægler. 2. (EP) SK 22, 3.th fortsætter. Måske stadig til salg. (fortsætter) 3. (EP) SK 16, 4.tv. (AFSLUTTET) 4. (CH) SK 16, 3th. Sælger er blevet henvist til foreningens salgsprocedure. 5. (EP) SK 16, 4th. Andel er sat til salg pr. 1. maj. Side 6 af 6