file://s:\ny hjemmeside\informationsarkitektur\publikationer\aarsberetninger\domst...

Transkript

1 Side 1 af 5 Domstolsstyrelsens Årsberetning 2002 om Persondataloven Indhold: Domstolsstyrelsens tilsynsopgave Høringssvar Anmeldelse af domstolenes persondatabehandling Konkrete sager og spørgsmål vedrørende persondataloven Oversigt over lovgivning, bekendtgørelser og vejledninger ISSN Persondataloven - lov nr. 429 af 31. maj har som hovedformål at sikre, at personoplysninger ikke misbruges eller kommer til uvedkommendes kendskab. Loven gælder for alle behandlinger af personoplysninger, der foretages ved elektronisk databehandling, eller som indeholdes i et register, for eksempel en sagliste. Loven finder som udgangspunkt anvendelse på alle domstolenes sagsområder. Visse af lovens bestemmelser finder imidlertid ikke anvendelse på behandlinger, der foretages for domstolene på det strafferetlige område. Persondataloven gælder ikke for Færøerne og Grønland. Det fremgår af lovens 68, stk. 3, at Domstolsstyrelsen offentliggør en årlig beretning om sin virksomhed. Domstolsstyrelsens tilsynsopgave Domstolsstyrelsens tilsynsopgave vedrører administrationen af persondataloven på domstolenes område. Det er således Domstolsstyrelsens opgave at yde råd og vejledning vedrørende registrering og videregivelse af personoplysninger. Desuden behandles anmeldelser af persondatabehandlingen, og der afholdes tilsynsbesøg hos domstolene. Domstolsstyrelsens kompetence vedrørende tilsynet med domstolene er reguleret i persondatalovens 67 og 68. Det følger heraf, at Domstolsstyrelsen fører tilsyn med domstolenes behandlinger af personoplysninger på det administrative område. Desuden fører styrelsen tilsyn med overholdelsen af reglerne for sikkerhed både på det judicielle og det administrative område. Domstolsstyrelsen påser både af egen drift og efter klage fra en registreret, at behandling sikkerhedsmæssigt finder sted i overensstemmelse med persondataloven og de dertil hørende regler og sikkerhedsforskrifter. Hvis en borger gør indsigelse mod en domstols behandling af personoplysninger, træffer domstolen derimod selv afgørelse herom, når det drejer sig om det judicielle område. Domstolens afgørelse kan ifølge persondatalovens 67, stk. 3, 2.pkt, kæres til højere ret. Kære sker iøvrigt efter de almindelige regler i retsplejeloven.

2 Side 2 af 5 Domstolsstyrelsens tilsynsopgave svarer til den opgave, som Datatilsynet udfører med hensyn til den offentlige forvaltning og det private erhvervsliv. På baggrund af den klart sammenlignelige opgave søger Domstolsstyrelsen så vidt muligt at tilrettelægge tilsynsopgaven i samklang med de normer, som Datatilsynet fastlægger for sin tilsynsvirksomhed. Domstolsstyrelsen og Datatilsynet samarbejder i øvrigt, i det omfang det er nødvendigt for at opfylde deres pligter, navnlig ved at udveksle alle relevante oplysninger. Samtidig med persondatalovens ikrafttræden den 1. juli 2000 er også tilsynet med tinglysningssystemet henlagt til Domstolsstyrelsen. Domstolsstyrelsen har i 2002 foretaget ialt 24 vejlednings- og tilsynsbesøg efter persondataloven og tinglysningsloven. Følgende embeder er besøgt Assens, Brædstrup, Frederiksberg, Gentofte, Grindsted, Haderslev, Herning, Horsens, Hvidovre, Middelfart, Nykøbing Sj., Næstved, Odense, Ribe, Ringsted, Roskilde, Rødding, Skanderborg, Sorø og Vejle. Desuden har Domstolsstyrelsen deltaget i fire tilsynsmøder hos den private databehandler CSC, der behandler tinglysningsdata. Disse møder afholdes sammen med repræsentanter for Datatilsynet og Rigsrevisionen. Formen for vejlednings- og tilsynsbesøgene er nærmere beskrevet i Domstolsstyrelsens udtalelse af 30. september 2002 til Justitsministeriet med svar på en række spørgsmål fra Retssikkerhedskommissionen. Udtalelsen er gengivet nedenfor. Domstolsstyrelsen har hidtil udelukkende foretaget anmeldte besøg. Når telefonisk aftale om tidspunktet for besøget er på plads, sendes et brev til embedet med en række spørgsmål om den fysiske og logiske sikkerhed. Under selve besøget gennemgås også de fysiske lokaler, herunder ekspeditionslokaler, mødelokaler, teknikrum m.v. Tilsynsbesøgene har vist, at domstolene generelt har et tilfredsstillende sikkerhedsniveau for behandlingen af persondata. De spørgsmål, der oftest giver anledning til nærmere drøftelser, angår typisk den fysiske indretning af lokalerne. Typiske problemstillinger opstår i forbindelse med f.eks. en fotokopimaskine opstillet i et gangareal, der er åbent for publikum, eller en faxmaskine, der er tilgængelig for enhver, men ikke er under opsyn. Hvis en fotokopimaskine er opstillet på et alment tilgængeligt sted uden opsyn, skal embedet have retningslinier for brugen, herunder at maskinen ikke må forlades, imens der kopieres dokumenter med personoplysninger, f.eks. domme. Et andet typeeksempel er, at døren ikke er låst til et lokale, hvor der opbevares sager, og hvor der ikke er en medarbejder til stede. Endelig kan nævnes det eksempel, at besøgende i et ekspeditionslokale kan aflæse en eller flere skærme i lokalet. Dette problem kan som oftest afhjælpes ved at flytte eller dreje skærmen. Hvis det af indretningsmæssige grunde ikke kan lade sig gøre at forhindre besøgende i at få indblik i skærmens oplysninger, anbefaler Domstolsstyrelsen, at der sættes et filter på skærmen, der "flimrer" teksten for alle andre end den person, der sidder lige ud for sk ærmen. Høringssvar til Retssikkerhedskommissionen Domstolsstyrelsen har den 30. september 2002 afgivet en udtalelse vedrørende en række spørgsmål fra Retssikkerhedskommissionen om administrative myndigheders adgang til at foretage tvangsindgreb uden for strafferetsplejen. Spørgsmålene og Domstolsstyrelsens svar er følgende: "Retssikkerhedskommissionen ønsker for det første oplyst, hvilke bestemmelser, der indeholder hjemmel til, at offentlige myndigheder, som handler uden for strafferetsplejen, kan opnå adgang til private boliger og virksomheder eller foretage andre tvangsindgreb omfattet af grundlovens 72. Persondatalovens 67 pålægger Domstolsstyrelsen at føre tilsyn med den behandling af personoplysninger, der foretages for domstolene. Tilsynet omfatter ifølge persondatalovens 67, stk. 2, alene den behandling af oplysninger, der vedrører domstolenes administrative forhold. Det følger af persondatalovens 68, stk. 1, der henviser til 62, stk. 1, 2 og 4 i denne lov, at Domstolsstyrelsens som led i dette tilsyn mod behørig legitimation har adgang til lokaler uden retskendelse. Denne adgang omfatter lokaler, hvorfra en behandling, som foretages for domstolene, administreres, eller hvorfra der er adgang til de oplysninger, som behandles, samt til lokaler, hvor oplysningerne eller tekniske hjælpemidler opbevares eller anvendes. Denne adgang til lokaler uden retskendelse omfatter kun private borgere og virksomheder, i det omfang private borgere eller virksomheder administrerer, opbevarer eller foretager behandling af domstolenes persondata. Aktuelt er der kun én privat virksomhed, som Domstolsstyrelsen fører tilsyn med på baggrund af denne bestemmelse. Det drejer sig om CSC Danmark A/S, der fungerer som databehandler for domstolenes tinglysningsdata.

3 Side 3 af 5 Retssikkerhedskommissionen anmoder for det andet om en redegørelse for, hvilke hensyn der ligger bag de pågældende bestemmelser, herunder hvordan disse hensyn er kommet til udtryk i forarbejderne til den enkelte bestemmelse. Domstolsstyrelsen kan i relation til dette spørgsmål henvise til den udtalelse, som Datatilsynet har afgivet den 13. september 2002 om Retssikkerhedskommissionens spørgsmål. Det regelsæt, der ligger til grund for Domstolsstyrelsens adgang til lokaler uden retskendelse, svarer således til det regelsæt, der ligger til grund for Datatilsynets adgang til lokaler uden retskendelse i henhold til persondatalovens 62, stk. 2 og 4. Retssikkerhedskommissionen ønsker endvidere oplyst, hvor ofte de pågældende bestemmelser anvendes i praksis, og om der på de enkelte områder i dag er andre muligheder for at gennemføre kontrol end foretagelse af tvangsindgreb omfattet af grundlovens 72. Det ønskes tillige oplyst, om bestemmelsernes anvendelsesområde vil kunne indskrænkes. Domstolsstyrelsen har den 11. september 2002 telefonisk orienteret Justitsministeriet om tilsynsvirksomhedens nærmere tilrettelæggelse. Domstolsstyrelsen iværksatte sin inspektionsvirksomhed i februar Domstolsstyrelsen forventer at foretage godt 20 kontrolbesøg om året, således at styrelsen i løbet af 4 år har været på kontrolbesøg hos alle landets domstole. Domstolsstyrelsen har i 2002 foreløbig været på 10 tilsynsbesøg ved Danmarks Domstole. Derudover afholder Domstolsstyrelsen hvert kvartal et tilsynsbesøg hos CSC Danmark A/S, der som nævnt fungerer som databehandler i relation til domstolenes tinglysningsdata. Domstolsstyrelsen varsler altid et kontrolbesøg på forhånd. Forud for besøget udsendes endvidere en liste med en række spørgsmål til det pågældende embede, bl.a. vedrørende overholdelsen af de lokalt fastsatte sikkerhedsbestemmelser. Kontrolbesøget tager udgangspunkt i en samtale med de relevante medarbejdere hos den dataansvarlige. Der deltager mellem en og tre medarbejdere fra Domstolsstyrelsen i disse tilsyn. Svarene på de udsendte spørgsmål gennemgås, relevante lokaler besigtiges, og der foretages en generel drøftelse af de regler om databeskyttelse, der gælder for domstolene. Efter kontrolbesøget har fundet sted, sender Domstolsstyrelsen et opfølgningsbrev til det pågældende embede, hvor styrelsen fremkommer med de eventuelle bemærkninger, som besøget måtte have givet anledning til. Det overordnede formål med de inspektioner, som Domstolsstyrelsen foretager, er at påse, at behandling af personoplysninger ved domstolene sker i overensstemmelse med persondataloven og regler udstedt i medfør af denne lov. Efter Domstolsstyrelsens opfattelse er der imidlertid ikke kun tale om en kontrolforanstaltning. I forbindelse med inspektionerne lægger Domstolsstyrelsen betydelig vægt på at komme i dialog med de dataansvarlige om databeskyttelsesretlige spørgsmål. Det er styrelsens erfaring, at disse tilsynsbesøg er et værdifuldt værktøj i det løbende samarbejdet mellem Domstolsstyrelsen og de enkelte embeder om at sikre et højt databeskyttelsesniveau ved Danmarks Domstole. For så vidt angår spørgsmålet om, hvorvidt bestemmelsernes anvendelsesområde vil kunne indskrænkes, kan Domstolsstyrelsen henholde sig til de betragtninger, som Datatilsynet har redegjort for i sin udtalelse af 13. september Sammenfattende er det således Domstolsstyrelsens opfattelse, at persondatalovens regler om Domstolsstyrelsens adgang til at foretage inspektioner uden retskendelse ikke bør ændres." Anmeldelse af domstolenes persondatabehandling Domstolenes behandling af fortrolige oplysninger er anmeldt til Domstolsstyrelsen, der s åledes opbevarer en samlet fortegnelse over anmeldelserne. De godkendte anmeldelser kan ses i Administrationskontoret. Domstolenes anmeldelser af behandlingen af personoplysninger er i sagens natur forholdsvis ensartede og langt den største del af anmeldelserne er da også foretaget på grundlag af de standarder, som Domstolsstyrelsen har udarbejdet for sagsområderne skiftesager (henholdsvis dødsbosager og andre skiftesager), civilsager, fogedsager, notarialsager, tvangsauktionssager, straffesager og Almindelig Journalsager. Behandlingen af personoplysninger ved byretterne foretages som altovervejende hovedregel på samme måde og ved anvendelse af ens edb-systemer. Konkrete sager og spørgsmål vedrørende persondataloven Domstolsstyrelsen har i 2002 behandlet flere konkrete sager og spørgsmål af mere generel interesse vedrørende domstolenes persondatabehandling:

4 Side 4 af 5 Retslister på internettet Domstolsstyrelsen har udformet råd og vink til domstolene om retslister på Internettet, jf. vedhæftede oversigt over lovgivning, bekendtgørelser og vejledninger. Domstolenes brug af Der er udsendt retningslinier af 13. november 2002 om brugen af . Domstolsstyrelsen har desuden afholdt seminar for domstolene om brugen af , herunder i forhold til persondataloven. Domstolsstyrelsen opfordrer generelt domstolene til på hjemmesider m.v. at gøre borgerne opmærksom på, at oplysninger, der sendes pr. til domstolene, ikke sendes krypteret. Oplysninger af personlig eller privat karakter bør derfor sendes med almindelig post. Oplysninger videregivet af bobestyrer i forbindelse med bobehandlingen Domstolsstyrelsen har behandlet to henvendelser om bobestyreres videregivelse af personoplysninger og kontooplysninger. Under henvisning til dødsboskiftelovens 96 er klagerne i begge sager blevet henvist til at rette henvendelse til den skifteret, der har beskikket den pågældende bobestyrer. Videregivelse af oplysninger om beskyttet adresse Domstolsstyrelsen har behandlet en henvendelse om en skifterets videregivelse af en beskyttet adresse. Under sagens behandling har skifteretten beklaget videregivelsen af den beskyttede adresse og har vejledt klageren om muligheden for at klage til Præsidenten for Østre Landsret. Domstolsstyrelsen har herefter ikke foretaget sig yderligere. Udlevering af domsudskrift. Domstolstyrelsen har behandlet en klage over en byrets udlevering af en udskrift af en dom, afsagt i en straffesag mod klageren, til klagerens daværende arbejdsgiver. Klageren blev henvist til at rette henvendelse til byretten under henvisning til, at der er tale om en retlig afgørelse, der ikke er omfattet af Domstolsstyrelsens tilsynskompetence. Oversigt over lovgivning, bekendtgørelser og vejledninger Lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger, som ændret ved lov nr. 280 af 25. april Bekendtgørelse nr. 532 af 15. juni 2000 om undtagelse fra pligten til anmeldelse af visse behandlinger, som foretages for domstolene.

5 Side 5 af 5 Bekendtgørelse nr. 535 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for domstolene. Domstolsstyrelsens generelle vejledning af 1. december 2000 om persondataloven. Domstolsstyrelsens vejledning af 1. december 2000 om anmeldelsesordningen m.v. inden for domstolsområdet efter persondataloven. Domstolsstyrelsens vejledning af 1. december 2000 om de registreredes rettigheder efter persondataloven. Cirkulæreskrivelse af 3. december 2001 til domstolene om retslister og domsresuméer på hjemmesider. Råd og vink om retslister på Internettet af 11. marts 2002 Retningslinier af 13. november 2002 om anvendelsen af