Indkaldelse til møde i Administrationens Fællesudvalg

Transkript

1 Fællesudvalgets Fællesudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Sagsnr.: Indkaldelse til møde i Administrationens Fællesudvalg Torsdag den 21. november 2013 kl i lokale 207, Fredrik Bajers Vej 5 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referater af seneste møder Bilag: A. Foreløbigt referat af mødet den 26. september 2013 B. Foreløbigt referat af ekstraordinært møde den 31. oktober Meddelelser Eventuelt nyt fra HSU, Forretningsudvalg og øvrige relevante fora Eventuelt nyt vedr. forandring, organisation og effektivisering Eventuelle øvrige meddelelser 4. Godkendelse af revideret forretningsorden samt valg af næstformand Bilag: A. Forslag til revideret forretningsorden B. Uddrag af Samarbejdsaftalen I henhold til den ny samarbejdsaftale, skal næstformanden vælges af medarbejderrepræsentanterne. Forslaget til revideret forretningsorden lægger op til, at næstformanden vælges blandt tillidsrepræsentanterne. Desuden lægges der op til, at de tre medarbejderrepræsentanter i Forretningsudvalget fordeles som følger: 1 arbejdsmiljørepræsentant, 1 medarbejderrepræsentant fra Teknisk Forvaltning samt Fællesudvalgets næstformand. NB: Den ny samarbejdsaftale kan medføre øvrige ændringer i Forretningsordenen. Eventuelle ændringer tages op på næste møde. 1

2 5. Temadrøftelse om opgaver og ressourcer Indledende orientering om TekNat s opgavestyring samt medarbejdertilfredshedsundersøgelser v/ Charlotte Trend Bakmann, TekNat Udvalget drøfter temaet, og de enkelte afdelinger orienterer om eventuelle overvejelser om mini-apv er. 6. Håndtering og forebyggelse af arbejdsbetinget stress og sygefravær Mundtligt oplæg v. Kjeld Lanng og Kirsten Andersen, HR-afdelingen Bilag: A. Sygefraværsstatistik (uddeles på mødet) 7. Fastlæggelse af mødeplan Bilag: A. Forslag til mødeplan 2014 NB: Deltagerne indkaldes elektronisk 8. Emner til kommende møder Bilag: A. Årshjul over faste punkter B. Oversigt over punkter til kommende møder NB: Evaluering af udvalgets arbejde udskydes til næste møde (Der udsendes en evalueringsramme som udgangspunkt for udvalgets drøftelser) 9. Eventuelt 2

3 Foreløbigt referat af møde i Administrationens Fællesudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Sagsnr.: Ref.: LVT Administrationens Fællesudvalg Til stede Fravær Afbud Peter Plenge (formand) Afdelingsledere: HR: Kjeld Lanng X LS: Lene Krogh-Jørgensen X SF: Preben Sørensen X TF: Ane Lyngø X ØA: Morten Winterberg X Arbejdsmiljørepræsentanter: HR: Morten Sand Henriksen X LS: Niels Dahl Thellufsen X SF: Kirsten Birk Wogensen X TF: Kaj Zacho Nedergaard X ØA: Lisa Thordal Lavrsen X Tillidsrepræsentanter: DM: Ole Garsdal Hansen X FFT: Gert Thomsen X HK: Majbritt Kortegaard* X Metal: Palle Mørch X Sekretariat mv. Til stede Fravær Afbud Arne Nielsen (sikkerhedschef) X Bettina Thomsen, LS X Lisbeth Videbæk Thomsen, LS (referent)* X * Substitutter for hhv. Heidi Sørensen og Bettina Thomsen X Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt med et ønske fra Arne Nielsen om fremrykning af punkt 7: Drøftelse af arbejdsskader i ADM. 1

4 2. Godkendelse af referat af seneste møde Referatet blev godkendt. 7. Drøftelse af arbejdsskader i ADM AN orienterede på baggrund af det udsendte bilag om antallet af skader blandt administrationens medarbejdere. OGH spurgte til psykiske arbejdsskader og stress. HR-afdelingen har ikke kendskab til erhvervsbetingede skader. Der findes ikke oversigter over psykiske skader som følge af stress. PP nævnte, at udvalget skal arbejde med retningslinjer og redskaber til at fastlægge forebyggende retningslinjer, ligesom man bør se på balance mellem opgaver og ressourcer LTL nævnte at man har bedt om sygefraværsstatistikker. Sekretariatet rykker for fremsendelse. OGH nævnte, at der er sygefravær og sygemeldinger, og ytrede ønske om, at HR og TF monitorerer på dette område med henblik på at se, om det går op eller ned. KL nævnte, at man kan generere generel sygefraværsstatistik på baggrund af oplysninger i Qlikview. HR-afdelingen vil gerne se på henvendelser vedrørende det psykiske beredskab, men advarede mod registrering af det psykisk begrundede fravær. HR- afdelingen har tilknyttet syv psykologer, som man har møder med to gange årligt. HRafdelingen vil samle op på, hvordan de fortolker de relevante sager og melder tilbage til universitetet. HR-afdelingen kigger også på håndtering af fravær. Emnet skal gøres til genstand for en temadiskussion på oplyst grundlag. PP nævnte, at man på næste møde på baggrund af oplæg fra HR-afdelingen vil tage tema op om, hvordan organisationen håndterer og forebygger arbejdsbetinget stress og sygefravær. KL foreslog at invitere projektleder Kirsten Andersen med og sætte en time af på næste møde. Det blev besluttet. 3. Meddelelser Eventuelt nyt fra HSU, Forretningsudvalg og øvrige relevante fora Der er afholdt møde i HSU d. 25. september 2013 med nedenstående emner på dagsorden: Politik om fleksibel arbejdstid udarbejdet på baggrund af indsamlet materiale fra hovedområderne. HSU godkendte politikken som sendes med ud til næste møde. Multimediepolitik: PP nævnte at man på baggrund af oplæg fra HR-afdelingen følger de regler der gælder pt. PP nævnte, at man som medarbejder er forpligtet til at være orienteret om regler, som kan findes i AAU-håndbogen. Seniorpolitik: Forslag blev godkendt med bemærkninger. PP præciserede, at AAU som arbejdsgiver har positiv interesse i seniorpolitikken. Budgetprincipper: MW forklarede principper for HSU. Der kommer en runde med dekanerne, som efterspørger principper. Der er tilbagemeldinger fra alle Akademiske Råd. HSU skal have lejlighed til at kommentere disse. Meldingen fra rektoratet om fordeling til 2

5 hovedområdet er, at AAU vokser på uddannelsessiden men ikke på basisforskningssiden. Det er et problem at fastholde forskningsandel for videnskabelige medarbejdere. Der er stærke interesser involveret fra alle fakulteter men ikke sammenfaldende interesser. AAU s økonomiske situation i 2013: MW orienterede om, at AAU skal spænde livremmen ind og spare hvor man kan, ligesom man skal booste alle aktiviteter med henblik på at nå målene for STÅ plus eksternt finansierede forskningsprojekter. Eventuelt nyt vedr. forandring, organisation og effektivisering KL nævnte, at man i HR-afdelingen har udpeget en række punkter som arbejdspunkter: stress, indeklima, belastning, MUS- og dialogsamtaler m.m. KL nævnte, at man arbejder med en ligestillingsstrategi, som skal drøftes i fællesudvalget. Strategien er afleveret til ministeriet. AL oplyste, at man i TF planlægger at opslå en stilling som leder af afdelingens sekretariat med henblik på at håndtere behovet for ledelsessupport og koordinering på tværs. PP nævnte, at TF fremover vil komme mere i søgelyset eksempelvis med henblik på udarbejdelse af lokalebudget. Dispositioner over lokaler mv. omfatter betydelige administrative opgaver, hvorfor det er fornuftigt at ansætte en sekretariatsleder. OGH spurgte, om der er planer om ansættelse af en mellemleder på Karrierecentret. PP svarede, at dette overvejes med baggrund i Karrierecentrets vækst. Der er pt. 20 ansatte på Karrierecentret. Eventuelle øvrige meddelelser Ingen bemærkninger. 4. APV PP nævnte, at de negative fokuspunkter er samlet i færre punkter - der henvises til APVnotatet. PP foreslog at arbejde videre med disse. Den videre proces er, at punkterne tages op i de enkelte afdelinger og med tilbagemelding på status fra de enkelte afdelinger. PS nævnte, at udvalget vælger, hvad der skal diskutere på næste møde med henblik på at holde liv i diskussionen om arbejdsmiljø. PP nævnte at udfordringerne om ubalance i mængden af arbejdsopgaver er et relevant emne at diskutere. PP foreslog at invitere Niels Mårbjerg eller Charlotte Bakmann som repræsentanter for TekNat, der har arbejdet med måling og monitorering af balancesituationen. PP foreslog alle udvalgets medlemmer at bidrage med ideer baseret på erfaringer fra de enkelte enheder med henblik på systematisk at scanne og/eller afdække problematiske områder. 5. Status for fordeling af Kompetencefondens midler KL orienterede om status. KL nævnte, at midlerne i medfør af overenskomst er delt ud. Dog mangler fakturering af enkelte beløb, Hvad angår perioden er midlerne ikke brugt endnu - der var frist for indmelding 16.september Sekretariatet spørger Bettina Thomsen om status pt. 6. Orientering om ledelsens overvejelser om videreudvikling af god administrativ praksis PP orienterede om, at GAP er sat på stop. GAP blev i sin tid sat i værk på baggrund af sparekrav til administration og ledelse på universiteterne. PP nævnte, at der muligvis skal arbejdes med et GAP 2. Ledergruppens overvejelser i den forbindelse sammenfattes i projek- 3

6 ter/fokusgrupper. Der arbejdes med at definere projekter, som lægges ind under fælles overskrift. LKJ nævnte, at GAP 2-projekter ligger i ledelsessekretariatet. Der skal udarbejdes masterplan for bestyrelse, direktion og ledergruppe med fokus på implementeringsdelen og med væsentlig integration fra ledelsen. Der skal beskrives procedurer fx hvad angår byggeri med fokus på mere stringens, således at man er klar på alle steps, inden man går videre. PS udtrykte sin enighed og spurgte til afsluttende status og ansvar for GAP. LTL nævnte, at der er indsendt status til ministeriet, og at status kan rundsendes. PP nævnte, at ledergruppen arbejder uofficielt med GAP 2. PP vil løbende informere fællesudvalget om fremdrift. OGH foreslog, at man overvejer at droppe årsskifteberetningen. PP nævnte, at det overvejes at ændre årsskifteberetningen til en nøgletalsrapport. PP anser årsskifteberetningen nyttig i forhold til at orientere bestyrelsen om administrationens arbejde, men det kan være relevant at minimere beretningen. 8. Orientering om universitetets økonomi MW orienterede om, at man forventer et dårligere resultat end budgetteret. Formandsskabet har accepteret 7. mio. kr. ekstra begrundet i det store studenteroptag. Økonomien er fortsat presset. Man har budgetteret for optimistisk i forhold til STÅ-prognose. Indtægterne i STÅ er 17 mio. kr. mindre end budgetteret. Der er også budgetteret for optimistisk på projekter. Alle enheder bør medvirke til at sikre, at der ikke kommer et stort forbrug ved årets afslutning. LTL spurgte, om personalereduktion kan komme på tale. LKJ svarede at man vil spare på it o.a. MW nævnte, at fyringer ikke redder eller sikrer Der kan kun spares i den sammenhæng ved at undlade at nybesætte stillinger. PP nævnte vedrørende fællesområdets økonomiske situation, at der skal spare 7-8 mio. kr. mere end forventet ligesom rektors rådighedssum har givet negativ renteindtægt. Endelig er der stigende husleje, ligesom omlægningen i forbindelse med its også koster. LKJ nævnte, at Peter Bjørn regner med at nå de fastlagte sparemål; fortsat sparsommelighed er dog nødvendig. LKJ nævnte, at man på næste møde i fællesudvalget kan tage en foreløbig budgetdrøftelse 9. Eventuelt Intet at bemærke. 4

7 Foreløbigt referat af ekstraordinært møde i Administrationens Fællesudvalg den 31. oktober 2013 Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Sagsnr.: Ref.: BT Administrationens Fællesudvalg Til stede Fravær Afbud Peter Plenge (formand) Afdelingsledere: HR: Kjeld Lanng (KL) X LS: Lene Krogh-Jørgensen (LKJ) X SF: Preben Sørensen (PS) X TF: Ane Lyngø (ATOL) X ØA: Morten Winterberg (MW) X Arbejdsmiljørepræsentanter: HR: Morten Sand Henriksen (MSH) X LS: Niels Dahl Thellufsen (NDT) X SF: Kirsten Birk Wogensen (KBW) X TF: Kaj Zacho Nedergaard (KZA) X ØA: Lisa Thordal Lavrsen (LITL) X Tillidsrepræsentanter: DM: Ole Garsdal Hansen (OGH) X FFT: Gert Thomsen (GTH) X HK: Majbritt Kortegaard (MKO)* X Metal: Palle Mørch (PM) X Sekretariat mv. Til stede Fravær Afbud Arne Nielsen (sikkerhedschef) (ARN) X Bettina Thomsen (BT), (referent), LS X Peter Bjørn Bjerre (PBB), LS Michael Sandersen (MS), ØA Ann-Pia Valentin Sørensen (AVS), SF* * Substitut for hhv. Heidi Sørensen og Preben Sørensen X 1. Oplæg til ADM Budget 2014 PP og PBB orienterede om oplægget til budget 2014, som endnu ikke er endeligt. 1

8 Økonomien bliver stram i Der kommer betydeligt flere indtægter i 2014, men til gengæld bliver der nye udgifter til fortrinsvis ikke-administrative formål. Der er endvidere et underskud på rektors rådighedssum i 2013, som dækkes af ADM i Fra 2014 er rådighedssummen en integreret del af ADMbudgettet. Der forventes en stigning i adm-bidraget på ca. 13 mio., men dertil kommer en række ekstra omkostninger, herunder bl.a. rektors rådighedssum, ITS-organisationen, dyrere it-systemer, huslejestigninger, fratrædelser i rektorat og direktion mv. Desuden er handleplanen for økonomistyringen indregnet i budgettet med 2,4 mio. kr. Samlet set mangler der derfor 9,9 mio. kr., inden den egentlige budgetlægning for administrationen. For at imødekomme de manglende midler er der lavet reduktioner i bl.a. tilskud til kantiner, sprogskole, elever samt tilskuddet til fælles informationsaktiviteter. Det gør, at administrationen forventer et underskud på 1,5 mio.kr i 2014, men da et underskud fra 2013 på p.t. 0,5 mio. kr. ligeledes skal dækkes, giver det samlet set manglende finansiering for 2 mio. kr. Besparelsen på 2 mio. kr. fordeles mellem afdelingerne ud fra deres procentuelle del af den nuværende ramme. Effektiviseringskravet til afdelingerne fremgår af bilaget. Der er stadig usikkerhed omkring størrelsen på budgetrammen i 2014, hvorfor det p.t. kan gå begge veje. Det blev drøftet, hvorvidt der på nuværende tidspunkt skal laves et udgiftsstop i ADM ift. indkøb af pc ere, ingen rejseaktivitet ud over det, som allerede er planlagt mv. for på den måde at reducere underskuddet, som skal dækkes ind i Det blev aftalt, at der ikke bliver lavet et egentligt udgiftsstop, men at afdelingerne opfordres til generelt at udvise størst mulig tilbageholdenhed med udgifter resten af året. 2

9 Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Sagsnr.: Forretningsorden for Fællesadministrationens Fællesudvalg for samarbejde og arbejdsmiljø 1 Regelgrundlag Stk. 1 Fællesudvalget udøver sin virksomhed i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler om samarbejde, samarbejdsudvalg og arbejdsmiljø. 1 2 Formål Stk. 1 Fællesudvalget har til opgave at varetage de overordnede samarbejds- og arbejdsmiljøspørgsmål i ADM inden for de rammer, som udstikkes af den overordnede samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation. Fællesudvalgets overordnede opgaver er beskrevet i et tillæg til forretningsordenen. 2 3 Udvalgets sammensætning Stk. 1 Udvalget sammensættes af: Universitetsdirektøren (formand og mødeleder) Lederne af ADM s afdelinger 5 medarbejderrepræsentanter udpeget af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer 1 arbejdsmiljørepræsentant fra hver af ADM s afdelinger. Stk. 3 Stk. 43 Såfremt en afdeling har flere arbejdsmiljørepræsentanter, vælges repræsentanten af og blandt afdelingens arbejdsmiljørepræsentanter. Medarbejderrepræsentanterne vælger en næstformand blandt de medarbejderrepræsentanter, der er udpeget af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer. HR-chefen udpeges som næstformandfungerer som stedfortræder ved formandens fravær. Stk. 54 Sikkerhedschefen deltager i møderne som observatør 3. 1 Cirkulære nr af 27/08/ nr om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner samt Bbekendtgørelse nr af 07/09/2010 af lov om arbejdsmiljø. 2 Oversigt over lov- og aftalebestemte samarbejds- og arbejdsmiljøopgaver. 1

10 Stk. 65 Universitetsdirektøren udpeger en medarbejder, der ikke er medlem af udvalget, som sekretær for Fællesudvalget og Forretningsudvalget. 4 Forretningsudvalg Stk. 1. Der nedsættes et Forretningsudvalg, der organisatorisk hører under Fællesudvalget. Stk. 3 Stk. 4 Stk. 45 Forretningsudvalget har til formål at forberede de sager, som skal behandles i Fællesudvalget, at følge op på beslutninger truffet af Fællesudvalget samt drøfte øvrige relevante emner. Forretningsudvalget sammensættes af: Universitetsdirektøren (formand og mødeleder) Fællesudvalgets næstformand Lederen af Teknisk Forvaltning HR-chefen1 leder af en af ADM s afdelinger udpeget af universitetsdirektøren 1 arbejdsmiljørepræsentant valgt af Fællesudvalgets medarbejderrepræsentanter 1 medarbejderrepræsentant fra Teknisk Forvaltning valgt af Fællesudvalgets medarbejderrepræsentanter3 medarbejderrepræsentanter valgt af og blandt Fællesudvalgets medarbejderrepræsentanter Ved valg af medarbejderrepræsentanterne skal det sikres, at både tillidsrepræsentantgruppen, arbejdsmiljøgruppen samt Teknisk Forvaltning er repræsenteret. Sikkerhedschefen deltager i møderne som observatør. Formateret: Indrykning: Venstre: 2,5 cm, Hængende: 0,5 cm 5 Arbejdsmiljøgrupper Stk. 1 For hver af ADM s afdelinger nedsættes én eller flere arbejdsmiljøgrupper, der organisatorisk hører under Fællesudvalget. Stk. 3 Arbejdsmiljøgrupperne har til formål at varetage det daglige arbejdsmiljø for den afgrænsede enhed, som arbejdsmiljøgruppen dækker. Hver arbejdsmiljøgruppe sammensættes af: 1 arbejdsleder udpeget af lederen af den pågældende afdeling. Lederen skal udpege sig selv som arbejdsleder i en arbejdsmiljøgruppe i afdelingen 1 arbejdsmiljørepræsentant valgt af og blandt de medarbejdere, som arbejdsmiljøgruppen dækker 6 Mødeafholdelse Stk. 1 Der afholdes møde 4 gange årligt efter en mødeplan fastlagt af udvalget. Stk. 3 Ekstraordinære møder afholdes, når formanden finder det påkrævet, eller såfremt næstformanden fremsætter begæring herom til formanden med redegørelse af, hvad der ønskes behandlet. Såfremt næstformanden har fremsat begæring om afholdelse af ekstraordinært møde, skal mødet afholdes inden 14 dage efter formandens modtagelse af begæringen. Stk. 4 Såfremt begæringen vedrører en sag, hvor en tidsfrist kræver en hurtig behandling i udvalget, skal mødet søges afholdt inden fristens udløb. 3 Forretningsordenens omtale af sikkerhedschefen omhandler sikkerhedschefen for arbejdsmiljø. 2

11 7 Mødeindkaldelser og sagernes fremlæggelse Stk. 1 Dagsordenen drøftes i Forretningsudvalget ca. 14 dage før mødet og udsendes med tilhørende bilag til medlemmerne og de tillidsrepræsentanter, som ikke er med i udvalget, senest 5 arbejdsdage før mødets afholdelse. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan formanden bestemme, at indkaldelse sker med kortere varsel. Stk. 3 Medlemmer, der ønsker sager optaget på dagsordenen, meddeler dette til sekretæren senest 3 uger før mødets afholdelse, og præciserer, hvad der ønskes behandlet og eventuelt baggrunden herfor. Stk. 4 Dagsordenen lægges på udvalgets hjemmeside. 8 Referater Stk. 1 Referatet udarbejdes af sekretæren og godkendes af formanden. Stk. 3 Stk. 4 Referatet udsendes til udvalgets medlemmer og de tillidsrepræsentanter, som ikke er med i udvalget, senest 14 dage efter mødets afholdelse. Referatet godkendes endeligt på efterfølgende møde i udvalget. Eventuelle bemærkninger til referatet fremgår af næste referat. Referatet lægges på udvalgets hjemmeside. 9 Indhentning af bistand og vejledning Stk. 1 Ved behandling af spørgsmål, der kræver særlig ekspertise eller indsigt, kan hver af parterne anmode om, at der indkaldes særligt sagkyndige på det pågældende område fra ADM. Vedkommende deltager ikke i beslutninger. Bistand fra øvrige sagkyndige, herunder eksterne parter, kræver udvalgets enighed. 10 Information af medarbejdere Stk. 1 Det er medarbejderrepræsentanternes ansvar at informere udvalget om synspunkter og forhold hos medarbejderne, der har betydning for udvalgets drøftelser Det påhviler udvalgets medlemmer at sikre, at samtlige medarbejdere i ADM løbende holdes orienteret om udvalgets arbejde. 11 Uddannelse af Fællesudvalgets medlemmer Stk. 1 Medlemmerne af udvalget skal deltage i den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. 12 Evaluering af udvalgets arbejde Stk. 1 Udvalget skal én gang årligt foretage en evaluering af udvalgets arbejde. 13 Tavshedspligt Stk. 1 Udvalgets medlemmer har tavshedspligt i henhold til forvaltningslovens regler. 3

12 14 Uoverensstemmelse Stk. 1 Uoverensstemmelser om fortolkningen af og påstande om brud på forretningsordenen kan af hver af parterne kræves behandlet i universitetets centrale udvalg for samarbejde og arbejdsmiljø. Opnås der ikke enighed her, forelægges uoverensstemmelsen for Samarbejdsnævnet. 15 Ikrafttrædelse, ændring og opsigelse Stk. 1 Forretningsordenen træder i kraft umiddelbart efter Fællesudvalgets godkendelse. Stk. 3 Ændringsforslag til forretningsordenen skal fremsendes til sekretæren senest 1 måned før afholdelse af det møde, hvor ændringen ønskes drøftet. Hver af parterne kan opsige forretningsordenen med 3 måneders varsel, såfremt forhandling om en ny har fundet sted inden for denne periode. Godkendt på Fællesudvalgets møde den 21. november juni

13 Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Uddrag af Samarbejdsaftalen 7. Oprettelse af samarbejdsudvalg I institutioner med mindst 25 beskæftigede skal der oprettes samarbejdsudvalg. Er der inden for institutionen flere arbejdssteder med en selvstændig ledelsesfunktion, hvor antallet af beskæftigede er mindst 25, skal der oprettes et samarbejdsudvalg for hvert af disse arbejdssteder. Hvis der oprettes flere samarbejdsudvalg inden for en institution, skal der også oprettes et hovedsamarbejdsudvalg, der er fælles for hele institutionen. Det er af afgørende betydning for samarbejdet, at samarbejdsudvalgsstrukturen afspejler organisationsstrukturen. Hvis flere statslige institutioner etablerer en fælles opgaveløsning/arbejdsplads med selvstændig ledelsesfunktion og mindst 25 ansatte, skal der oprettes et samarbejdsudvalg. I institutioner, hvor der på grund af et begrænset antal medarbejdere ikke skal oprettes samarbejdsudvalg, skal der samarbejdes efter de samme principper, som er indeholdt i denne aftale.. Sammensætning af samarbejdsudvalg Antallet af pladser i samarbejdsudvalget fastsættes ved aftale mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter. Er der flere forhandlingsberettigede organisationer repræsenteret i institutionen, fastsættes fordelingen mellem organisationerne ved aftale mellem disse. Den ansvarlige leder af institutionen eller af den pågældende del af institutionen er formand for samarbejdsudvalget og udpeger de øvrige ledelsesrepræsentanter samt suppleanter for disse. Medarbejderrepræsentanterne og suppleanterne for disse udpeges af de for-handlingsberettigede personaleorganisationer blandt de anmeldte tillidsrepræsentanter i institutionen. Skal der udpeges flere medarbejderrepræsentanter, end der er tillidsrepræsentanter, foretages udpegningen blandt institutionens øvrige medarbejdere. De pågældende anmeldes over for institutionens ledelse. Suppleanterne anmeldes på tilsvarende måde. Samarbejdsudvalgets næstformand vælges af medarbejderrepræsentanterne. Medlemmer og suppleanter udpeges for 2 år ad gangen. En udpegning bort-falder, når grundlaget for den ikke længere er til stede. Stk. 3. Underudvalg Samarbejdsudvalget kan nedsætte permanente eller midlertidige underudvalg til behandling af bestemte opgaver. Når samarbejdsudvalget nedsætter et under-udvalg, skal udvalgets kompetence i forhold til samarbejdsudvalget være klart beskrevet i et kommissorium. 1

14 Stk. 4. Kontaktudvalg Der kan oprettes et kontaktudvalg bestående af samarbejdsudvalgets medar-bejderrepræsentanter og en repræsentant for hver af de personaleorganisationer, der ikke er repræsenteret i samarbejdsudvalget. Kontaktudvalgets opgave er at vejlede og rådgive medarbejderrepræsentanterne i samarbejdsudvalget. Udvalget indkaldes forud for møder i samarbejdsudvalget. Cirkulærebemærkning til 7: Vejledende er der tænkt på et ledelsesområde med en sådan selvstændig personaleadministration og budgetforvaltning, at det er rimeligt at oprette samarbejdsudvalg for det pågældende område. Ved afgørelsen af, om en arbejdsplads kan betragtes som en institution, for hvilken der er pligt til at oprette samarbejdsudvalg, indgår blandt andet en vurdering af, om der i ledelses-funktionen indgår: 1. Selvstændig ledelsesret 2. Beslutnings- eller indstillingsret ved ansættelser og afsked 3. Selvstændigt budget- og regnskabsansvar. Det er parterne i den enkelte institution, som må vurdere, om det er rimeligt at oprette flere samarbejdsudvalg. Hvis der etableres samarbejde mellem en statslig institution og kommunale eller private institutioner med henblik på fremtidig fælles opgavevaretagelse, skal det sikres, at de statslige medarbejdere fortsat har de samme rettigheder med hensyn til information, drøftelse og medbestemmelse om arbejdspladsens arbejds- og personaleforhold, som er indeholdt i denne aftale. 2

15 ADM Fællesudvalg og Forretningsudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Mødeplan 2014 Forretningsudvalg Fællesudvalg Torsdag den 13. marts Torsdag den 27. marts Onsdag den 11. juni Torsdag den 26. juni Torsdag den 11. september Torsdag den 25. september Torsdag den 20. november Torsdag den 4. december

16 ADM Fællesudvalg og Forretningsudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Årshjul for faste punkter i ADM Fællesudvalg og Forretningsudvalg ADM Fællesudvalg Møde 1 Drøftelse af årsrapport Drøftelse af principper for 2. kvartals lønforhandlinger Møde 2 Drøftelse af arbejdsmiljøet i ADM - oversigt over sygefravær og arbejdsskader Møde 3 Drøftelse af budget (evt. ekstraordinært møde) Fastlæggelse af mødeplan Møde 4 Evaluering af Fællesudvalgets arbejde Årlig arbejdsmiljødrøftelse Evt. mini-apv ( ) ADM Forretningsudvalg Møde 1 Drøftelse af resultater fra APV (samt resultater fra evt. mini-apv i ) Møde 2 Drøftelse af sygefraværsstatistik og arbejdsskader Møde 3 Møde 4 Evaluering af Forretningsudvalgets arbejde Øvrige faste punkter Fordeling af midler fra kompetencefonden Drøftelse af ADM-strategi (tilrettelægges ift. LG-årshjul) 1

17 Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Oversigt over punkter til kommende møder i Fællesudvalget og Forretningsudvalget Fællesudvalget Evaluering af udvalgets arbejde møde Fællesadministrationens håndtering af den økonomiske situation - hvordan kommer Fællesadministrationen igennem de økonomiske stramninger? Informationsstrømmen vedr. arbejdsmiljø og samarbejde Udvalget har tidligere drøftet, hvorledes Fællesudvalget sikrer et passende informationsniveau vedr. udvalgets arbejde til og fra administrationens medarbejdere. Afdelingerne vil på senere møder orientere om, hvordan de enkelte afdelinger formidler Fællesudvalgets drøftelser og beslutninger til afdelingernes medarbejdere, og hvordan afdelingerne sikrer, at information og ønsker fra afdelingernes medarbejdere tages op i Fællesudvalget. AAU s adfærdskodeks Fællesudvalget skal på et senere møde drøfte, hvorledes universitetets overordnede adfærdskodeks omsættes i forhold til Fællesadministrationen Forretningsudvalget CSR-politik for Fællesadministrationen Drøftelse af Fællesadministrationens kompetencestrategi 1