Indkaldelse til møde i Administrationens Fællesudvalg

Transkript

1 Indkaldelse til møde i Administrationens Fællesudvalg Ledelsessekretariatet Postboks Aalborg Tlf Fax Sagsbehandler Peter Frederiksen Tlf pfr@adm.aau.dk 4. april 2012 Ref.: pfr J.nr.: Der indkaldes hermed til møde i Administrationens Fællesudvalg Dagsorden 1) Godkendelse af dagsorden Torsdag d. 12. april 2012, kl i lokale A4-108 på Fredrik Bajers Vej A 2) Godkendelse af referat af sidste fællesmøde mellem ADM SU og ADM AMiU Bilag: A. Foreløbigt referat af fællesmøde d. 15. marts ) Meddelelser Eventuelt nyt fra HSU, forretningsudvalg og andre relevante fora Eventuelt nyt om forandring, organisation og effektivisering Eventuelle øvrige meddelelser til orientering 4) Godkendelse af aftale om sammenlægning af ADM SU og ADM AMiU Bilag: A. Udkast af 4. april 2012 til aftale om sammenlægning 5) Drøftelse af fællesudvalgets virke: Opgaver og årshjul Bilag: A. Oversigt over lov- og aftalebestemte samarbejds- og arbejdsmiljøopgaver B. Punkter til behandling på kommende Fælles- & Forretningsudvalgsmøder Der fremlægges udkast til forretningsorden til godkendelse på Fællesudvalgsmødet d. 14. juni. Forretningsordenen vil omfatte opgaveoversigt, faste dagsordenspunkter og på baggrund heraf et årshjul omfattende hovedopgaverne for Fællesudvalget og Forretningsudvalget. Alle arbejdsledere og arbejdsmiljørepræsentanter skal gennemføre den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse (inkl. senere supplerende uddannelse). Alle øvrige medlemmer af Fællesudvalget skal tilbydes arbejdsmiljøuddannelsen (inkl. supplering). For at undgå ressourcespild skal der derfor gennemføres valg (efter normal procedure) af arbejdsmiljørepræsentanter for en toårig periode samt ny/gen-udpegning af tillidsrepræsentanter (mv.). 6) Forslag til emner til kommende møder? 7) Eventuelt

2 Foreløbigt Referat af fællesmøde torsdag d. 15. marts 2012, , mellem administrationens SU og AMiU Ledelsessekretariatet Postboks Aalborg Tlf Fax marts 2012 Ref.: pfr J.nr.: Arbejdsmiljøudvalget (AMiU) Til stede Fraværende Afbud Kjeld Lanng (formand) Marianne Hagbarth Lene Krogh-Jørgensen Preben Sørensen HR: Morten Sand Henriksen IT: Karina Bräuner Helle Høilund (suppleant) LS: Niels Dahl Thellufsen SF: Charlotte Pedersen TF: Kaj Zacho Nedergaard ØA: Lisa Thordal Lavrsen Arne Nielsen (sikkerhedsleder) Samarbejdsudvalget (SU) Til stede Fraværende Afbud Peter Plenge (formand) HR: Kjeld Lanng IT: Klaus Kristian Kilt LS: Lene Krogh-Jørgensen SF: Preben Sørensen TF: Keld Toldbod ØA: Erik Grave Kristensen DM: Ole Garsdal Hansen (næstformand) HK: Heidi Sørensen (næstformand) HK: Majbritt Kortegaard FFT: Gert Thomsen (næstformand) PROSA: Birthe Riis Kennedy Metal: Palle Mørch Sekretariat Til stede Fraværende Afbud Peter Frederiksen (referent), LS Pia Pedersen (referent), LS 1) Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2) Godkendelse af referat af fællesudvalgets møde d. 3. februar 2012 OGH bemærkede, at det ikke var medtaget i referatet, at han på mødet havde givet udtryk for, at der burde være paritet i taletiden. PP angav, at han ville bestræbe sig på at tildele større taletid til udvalgets øvrige medlemmer. Med disse bemærkninger godkendtes referatet.

3 3) Beslutning vedrørende sammenlægning af ADM s samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg I forbindelse med gennemgang af udkastet til aftaleunderstregedes, at der ville være 5 frem for som nu 4 TR-repræsentanter, og at forretningsudvalget har til formål at forberede møderne i fællesudvalget. Det blev nævnt, at der forventes afholdt nyvalg til AM-repræsentanter, og det blev aftalt, at opgaven vedrørende arbejdsmiljøundersøgelser skal ekspliciteres i selve aftalen, ligesom organisationsdiagram skal udfærdiges, og afdelingslederen skal indgå som arbejdsleder i en AM-gruppe i afdelingen. Med de bemærkninger blev aftalen godkendt. 4) Fastsættelse af møderække for 2012 for fællesudvalget De foreslåede datoer blev godkendt. 5) Eventuelt Om flextidsaftaler bemærkedes, at egentlige aftaler herom må afvente afklaring fra PPU, dog således at eksisterende aftaler fortsætter. Emnet tages op igen senere. Side 2 af 2

4 Aftale om sammenlægning af samarbejds- og arbejdsmiljø-udvalgene i Fællesadministrationen Udkast Ledelsessekretariatet Postboks Aalborg Tlf Fax Sagsbehandler Peter Frederiksen Tlf pfr@adm.aau.dk 4. april 2012 Ref.: pfr J.nr.: I henhold til 8 i cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner indgås hermed følgende aftale om ændret organisering af arbejdsmiljøarbejdet i Fællesadministrationen (herefter ADM) ved Aalborg Universitet: 1. Aftalens formål og udstrækning 1.1. Nærværende aftale vedrører alene ADM ved Aalborg Universitet og har til formål at sammenlægge ADM s samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg til ét udvalg for at styrke hovedområdets arbejdsmiljøarbejde Aftalen er indgået i overensstemmelse med 15 i Hovedsamarbejdsudvalgets aftale 2.01 af 18. februar 2010 (Standardforretningsorden for samarbejdsudvalg ved Aalborg Universitet), jf. Hovedsamarbejdsudvalgets aftale af 19. januar Beskrivelse af arbejdsmiljøpolitikken 2.1. I overensstemmelse med Aalborg Universitets overordnede arbejdsmiljøpolitik vil ADM fokusere på medarbejdernes trivsel og arbejdsglæde ved at skabe et attraktivt arbejdsmiljø præget af høj faglig kompetence, anerkendelse, åbenhed, engagement, kreativitet og ansvarlighed med den hensigt at give medarbejderne de bedst mulige rammer, for at de kan realisere deres potentialer. Et godt arbejdsmiljø anses således som en betingelse for oplevelsen af ADM som en god og spændende arbejdsplads og er derfor også afgørende for tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede og engagerede medarbejdere. Nøgleordene i ADM s arbejdsmiljøpolitik er: Inspirerende, sikre og sunde arbejdspladser, åbenhed, samarbejde på tværs, anerkendelse og ansvarlighed. ADM vil løbende vurdere og følge op på de forhold i arbejdsmiljøet, som har betydning for den fysiske og psykiske sundhed og trivsel og vil i øvrigt forebygge fysiske og psykiske skader gennem en proaktiv indsats og støtte en effektiv løsning af konkrete problemer. Hensynet til arbejdsmiljøet skal integreres i alle beslutninger vedrørende organisationsændringer, nyanskaffelser, bygningsændringer, rekruttering og i den løbende dialog mellem ledelse og medarbejdere om opgaver, jobudvikling, kompetencebehov, ledelsesformer mv. Det primære ansvar for arbejdsmiljøet påhviler ledelsen på alle niveauer i samspil med samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen, om end der hertil kommer et individuelt og kollegialt ansvar i opgaveløsningen og i det daglige samarbejde.

5 De primære redskaber i arbejdet med det fysiske og psykiske arbejdsmiljø er arbejdspladsvurderinger (APV), trivselsundersøgelser, grundige opfølgningsprocesser, gensidig dialog og den løbende indsats på alle niveauer i samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen. 3. Organisation 3.1. ADM s samarbejds- og arbejdsmiljøarbejde organiseres i et fællesudvalg, et forretningsudvalg samt et antal sikkerhedsgrupper. De nævnte organers nedsættelse, sammensætning samt overordnede funktion beskrives nedenfor. ADM s fællesudvalg for samarbejde og arbejdsmiljø 3.2. Der nedsættes et fællesudvalg, der organisatorisk hører under universitetsdirektøren, og som har til opgave at varetage de overordnede arbejdsmiljøspørgsmål i ADM inden for de rammer, som udstikkes af den overordnede arbejdsmiljøorganisation. Udvalget sammensættes af: Universitetsdirektøren (formand og mødeleder). Lederne af ADM s afdelinger. 5 medarbejderrepræsentanter udpeget af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer. 1 arbejdsmiljørepræsentant fra hver af ADM s afdelinger. Har en afdeling flere arbejdsmiljørepræsentanter, vælges repræsentanten af og blandt afdelingens arbejdsmiljørepræsentanter. Sikkerhedschefen deltager normalt i udvalgets møder. Samtlige medlemmer af udvalget tilbydes deltagelse i den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. Udvalgets nærmere forhold og opgaver, herunder pligten til at foretage en årlig arbejdsmiljøundersøgelse, fastlægges i øvrigt i en forretningsorden. ADM s forretningsudvalg 3.3. Der nedsættes et forretningsudvalg, der organisatorisk hører under fællesudvalget, og som har til opgave at forberede de sager, som skal behandles af fællesudvalget, og i denne forbindelse skære sagerne til. Udvalget sammensættes af: Universitetsdirektøren. Lederen af Teknisk Forvaltning samt 1 yderligere leder af én af ADM s afdelinger udpeget af universitetsdirektøren. 3 medarbejderrepræsentanter valgt af og blandt fællesudvalgets medarbejderrepræsentanter. De 3 medarbejderrepræsentanter skal som helhed inkludere 1 tillidsrepræsentant, 1 arbejdsmiljørepræsentant samt 1 repræsentant fra Teknisk Forvaltning. Sikkerhedschefen deltager normalt i udvalgets møder. ADM s arbejdsmiljøgrupper 3.4. Der nedsættes et antal arbejdsmiljøgrupper (AM-grupper), der organisatorisk hører under fællesudvalget, og som har til opgave at varetage det daglige arbejdsmiljøarbejde for den afgrænsede enhed, som AM-gruppen dækker. For hver af ADM s afdelinger nedsættes én eller flere AM-grupper efter behov. Hver AM-gruppe sammensættes af: 1 arbejdsleder udpeget af lederen af den pågældende afdeling. Lederen af afdelingen skal udpege sig selv som arbejdsleder i en arbejdsmiljøgruppe i afdelingen. 1 arbejdsmiljørepræsentant valgt af og blandt de medarbejdere, som AM-gruppen dækker. Side 2 af 3

6 Organisationsdiagram 3.5. ADM s arbejdsmiljøorganisation kan efter sammenlægningen skitseres som følger: ADMINISTRATIONENS FÆLLESUDVALG Universitetsdirektør (formand) Sikkerhedsleder 6 Afdelingsledere Forretningsudvalg 11 Medarbejderrepræsentanter (AM + TR) Sekretariat Arbejdsmiljøgrupper 4. Aftalens effekt samt ændringer i aftalen 4.1. Fællesudvalget sikrer løbende, at formålet med aftalen efterleves, og sørger i denne forbindelse for, at der foretages den fornødne opfølgning herpå. Mindst hvert andet år gennemføres en evaluering af ADM s arbejdsmiljøarbejde og nærværende aftales effekt herpå Nærværende aftale kan af hver af parterne opsiges med 6 måneders varsel til den første i en måned. Side 3 af 3

7 Oversigt over lov- og aftalebestemte samarbejdsog arbejdsmiljøopgaver Ledelsessekretariatet Postboks Aalborg Tlf Fax Sagsbehandler Peter Frederiksen Tlf april 2012 Ref.: pfr Samarbejdscirkulæret Samarbejdsudvalg har til opgave at informere, drøfte og fastlægge retningslinjer om arbejds- og personaleforhold samt behandle følgende særlige emneområder: 1) Mål, strategi og resultatkontrakt 2) Personalepolitik 3) Budget og finanslovsbidrag 4) Rationaliserings- og omstillingsprojekter samt projekter, som medfører udbud, udlicitering og outsourcing 5) Kompetenceudvikling 6) Systematisk opfølgning på APV 7) Det psykiske arbejdsmiljø herunder arbejdsrelateret stress 8) Medarbejdernes tilfredshed, trivsel og sundhed 9) Opfølgning på sygefravær mv. 10) Chikane og vold 11) Job på særlige vilkår. Arbejdsmiljø-bekendtgørelsen Arbejdsmiljøudvalget skal varetage følgende strategiske, overordnede arbejdsmiljøopgaver: 1) Planlægge, lede og koordinere virksomhedens samarbejde om sikkerhed og sundhed. 2) Gennemføre en årlig arbejdsmiljødrøftelse. 3) Kontrollere sikkerheds- og sundhedsarbejdet og sørge for, at arbejdsmiljøgrupperne orienteres og vejledes herom. 4) Deltage i udarbejdelsen af virksomhedens arbejdspladsvurdering, herunder inddrage sygefravær, under iagttagelse af gældende forebyggelsesprincipper. 5) Deltage i fastsættelse af arbejdsmiljøorganisationens størrelse. 6) Rådgive arbejdsgiveren om løsning af sikkerheds- og sundhedsmæssige spørgsmål og om, hvordan arbejdsmiljø integreres i virksomhedens strategiske ledelse og daglige drift. 7) Sørge for, at årsagerne til ulykker, forgiftninger og sundhedsskader samt tilløb hertil undersøges, og sørge for at få gennemført foranstaltninger, der hindrer gentagelse. Fællesudvalget skal en gang årligt udarbejde en samlet oversigt over ulykker, forgiftninger og sundhedsskader i ADM. 8) Holde sig orienteret om lovgivning om beskyttelse af de ansatte mod sikkerheds- og sundhedsrisici. 9) Opstille principper for tilstrækkelig og nødvendig oplæring og instruktion, tilpasset arbejdsforholdene for ADM og de ansattes behov, samt sørge for, at der føres stadig kontrol med overholdelse af instruktionerne.

8 10) Rådgive arbejdsgiveren om ADM s kompetenceudviklingsplan for arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i arbejdsmiljøorganisationen vedrørende den supplerende uddannelse. 11) Sørge for udarbejdelse af en plan over arbejdsmiljøorganisationens opbygning med oplysning om medlemmer, og sørge for, at de ansatte bliver bekendt med planen. 12) Medvirke aktivt til en samordning af arbejdet for sikkerhed og sundhed med andre virksomheder, når der udføres arbejde på samme arbejdssted. En arbejdsmiljøgruppe varetager de daglige arbejdsmiljøopgaver inden for den del af ADM, som gruppen dækker. I denne forbindelse varetager hver arbejdsmiljøgruppe følgende opgaver: 1) Varetage og deltage i aktiviteter til beskyttelse af de ansatte og til forebyggelse af risici. 2) Deltage i planlægning af sikkerheds- og sundhedsarbejdet og deltage i udarbejdelsen af arbejdspladsvurderingen, herunder inddrage sygefravær, under iagttagelse af gældende forebyggelsesprincipper. 3) Kontrollere, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige. 4) Kontrollere, at der gives effektiv oplæring og instruktion tilpasset de ansattes behov. 5) Deltage i undersøgelse af ulykker, forgiftninger og sundhedsskader samt tilløb hertil og anmelde dem til arbejdsgiveren eller dennes repræsentant. 6) Påvirke den enkelte til en adfærd, der fremmer egen og andres sikkerhed og sundhed. 7) Virke som kontaktled mellem de ansatte og Fællesudvalget. 8) Forelægge sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer, som arbejdsmiljøgruppen ikke kan løse, eller som er generelle for ADM, for Fællesudvalget. Side 2 af 2

9 ADM Fællesudvalg 9220 Aalborg Ø 4. april 2012 Ref.: pfr Punkter til behandling på ADM s Fælles- & Forretningsudvalgsmøder Forretningsudvalgsmøde 30. maj Meddelelser Eventuelt nyt fra HSU og andre relevante fora Eventuelt nyt om forandring, organisation og effektivisering (GAP, CPH, IT, etc.) Eventuelt nyt om flex/arbejds-tid (husk: ADM afd. indsender egne retningslinjer 16/4) Eventuelle øvrige meddelelser Forberedelse i øvrigt af Fællesudvalgsmøde 14. juni Drøftelse af sygefraværsstatistikker for 2011; Gerne opdelt per afdeling og personalegruppe. Drøftelse af principper for fordeling af kompetenceudviklingsmidler Planlægning af APV 2012, herunder PC-adgang for alle medarbejdergrupper, sikring af anonymitet, nedsættelse af eventuelle arbejdsgrupper Emner til kommende møder? Fællesudvalgsmøde d. 14. juni: Konstituering Godkendelse af forretningsorden for Fællesudvalget Meddelelser Eventuelt nyt fra HSU, forretningsudvalg og andre relevante fora Eventuelt nyt om forandring, organisation og effektivisering Præsentation af hjemmeside Strategisk kompetenceudvikling af medarbejdere: Afdelinger skal lave egne overordnede principper/planer. Forventede bilag: Eksempler fra HR (kompetenceudviklingsplan) og ØA (kompetenceudviklingspolitik). APV 2012 Drøftelse af en helt overordnet CSR-politik for ADM med principper vedrørende social ansvarlighed (flexjobs, løntilskudjobs mv.), miljø samt indkøbspolitik. Forventede bilag: Eksempler på en mere fast CSR-politik (masser af inspirationsites samt ISO-standarder) Fremlæggelse af samlet oversigt over ulykker og lignende i ADM i 2011 Godkendelse af slutrapport for ADM APV-handlingsplan Fremlæggelse og drøftelse af ADM strategiplaner? Emner til kommende møder? Efterår 2012 og senere Flextid/arbejdstid (behandles p.t. i HSU/PPU) Budget 2013 APV 2012 Rettidig og passende information: Hvordan sikrer vi et relevant informationsniveau? Teknologisk arbejdsmiljø: Inddrag KL/HR Håndtering af forandringer: AAU som evigt foranderlig arbejdsplads Flytninger og geografisk spredning Ændringer i IT-organisation GAP-projektet Fysisk udbygning Monitorering i ikke-apv-år: Årlig arbejdsmiljødrøftelse (pba. en trivsels-undersøgelse foretaget med udgangspunkt i Trivselmeteret for offentlige arbejdspladser ) Arbejdsmiljøuddannelse og den supplerende uddannelse