Indkaldelse til møde i Administrationens Fællesudvalg

Transkript

1 Administrationens Fællesudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Sagsnr.: Indkaldelse til møde i Administrationens Fællesudvalg Torsdag den kl i lokale 207, Fredrik Bajers Vej 5 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af seneste møder Bilag: A. Foreløbigt referat af mødet den B. Foreløbigt referat af ekstraordinært møde den Meddelelser Eventuelt nyt fra HSU, Forretningsudvalg og øvrige relevante fora HSU: Eventuelt nyt vedr. forandring, organisation og effektivisering I. Ændring af TF s organisationsplan Eventuelle øvrige meddelelser I. Orientering om status for mini-apv i afdelingerne samt de 5 APV-fokuspunkter Bilag: Fællesadministrationens APV-fokuspunkter Afdelingerne bedes orientere om status, herunder om afdelingernes arbejde med de fem APV-fokuspunkter, jf. drøftelse på møde II. III. Arbejdstilsynets tilsynsbesøg Arbejdstilsynet har været på tilsynsbesøg i LS, ØA, SF, HR og TF. Administrationen har fået en grøn smiley, som gælder i fem år. Afdelingerne bedes orientere kort om tilsynsbesøget. Medlemmernes udpegningsperioder 1

2 I forbindelse med revision af forretningsordenen til junimødet, påtænkes indskrevet en udpegningsperiode på 2 år for udvalgets arbejdsmiljørepræsentanter. Tillidsrepræsentanternes udpegningsperiode følger TF-funktionen. Afdelingerne bedes snarest igangsætte fornyelse af arbejdsmiljørepræsentanternes mandater. IV. Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i staten /Publikationer/SU-aftale2013.pdf V. Ledelsens pligt til information og drøftelse i samarbejdsudvalget, jf. SU-aftalen /Vejledning/Notat_om_information.pdf VI. Afholdelse af det lovpligtige arbejdsmiljøkursus i april Der forventes afholdt arbejdsmiljøkursus i april for nyvalgte arbejdsmiljørepræsentanter. 4. Drøftelse af ligestilling i ADM Bilag: A. Ligestilling i ADM Ifølge samarbejdsaftalen er det udvalgets opgave at drøfte ligestillingsspørgsmålet og arbejde for, at ligestilling er en integreret del af personalepolitikken. 5. Godkendelse af udvidelse af Fællesudvalget Campusadministrationen vil snarest nedsætte en arbejdsmiljøgruppe med administrationschefen som arbejdsleder samt en arbejdsmiljørepræsentant valgt af og blandt administrationens ansatte i AAU København. Det foreslås, at arbejdsmiljøgruppen indgår i Fællesudvalget. 6. Ændring af udvalgets navn Det foreslås, at Administrationens Fællesudvalg ændrer navn til Administrationens Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (ASA) i overensstemmelse med øvrige sammenlagte udvalg i organisationen. 7. Emner til kommende møder Bilag: A. Oversigt over punkter til kommende møder B. Årshjul 8. Eventuelt 2

3 Foreløbigt referat af møde i Administrationens Fællesudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Sagsnr.: Ref.: BT Administrationens Fællesudvalg Til stede Fravær Afbud Peter Plenge (formand) Afdelingsledere: HR: Kjeld Lanng LS: Lene Krogh-Jørgensen SF: Preben Sørensen TF: Ane Lyngø ØA: Morten Winterberg Arbejdsmiljørepræsentanter: HR: Morten Sand Henriksen LS: Niels Dahl Thellufsen SF: Kirsten Birk Wogensen TF: Kaj Zacho Nedergaard ØA: Lisa Thordal Lavrsen Tillidsrepræsentanter: DM: Ole Garsdal Hansen FFT: Gert Thomsen HK: Majbritt Kortegaard* Metal: Palle Mørch Sekretariat mv. Til stede Fravær Afbud Arne Nielsen (sikkerhedschef) Bettina Thomsen (referent), LS * Substitut for Heidi Sørensen 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referater af seneste møder den og den Referaterne blev godkendt. 1

4 3. Meddelelser Det blev oplyst, at Marianne Vibeke Strellner er valgt som tillidsrepræsentant for rengøringspersonalet. Marianne indkaldes til fremtidige møder i Fællesudvalget. Nyt fra HSU, Forretningsudvalg og øvrige relevante fora HSU HSU har afholdt ekstraordinært møde vedr. den nye budgetmodel og den økonomiske situation. Referatet udsendes til Fællesudvalget. HAMIU Prorektor Inger Askehave er trådt tilbage som formand for HAMIU. Rektor har udpeget dekan Eskild Holm Nielsen som ny formand. Der arbejdes på at gøre HAMIU til et udvalg, som afspejler den underliggende arbejdsmiljøorganisation. Det foreslås desuden, at udvalget sammensættes på en måde, så både leder- og medarbejdersiden bliver bedre repræsenteret. Nyt vedr. forandring, organisation og effektivisering Budget Udvalget blev kort præsenteret for de seneste tal fra budget 2014 samt om processen omkring færdiggørelse af budgettet. Det forventes, at der ligger budgetmateriale klar til HSU-mødet den 1. december og til bestyrelsesmødet den16. december, hvor bestyrelsen skal godkende det endelige budgetoplæg. Der er behov for, at alle gennemfører besparelser. Det kan også betyde, at fællesområdet må skære ned på nogle ydelser, som vi tidligere har leveret, hvilket i yderste konsekvens kan medføre personalereduktioner. B-siden opfordrede til, at man forsøger at besætte TAP-stillinger med personale, som ellers står til at blive afskediget fremfor at slå nye stillinger op. Formanden gjorde klart, at der naturligvis i første omgang skal forsøges at finde besparelser på andre måder end ved afskedigelser. MW orienterede om, at direktionen har vedtaget en plan for frigivelse af en række lokaler i Aalborg, hvilket vil frigive omtrent 20 mio. kr. Det blev påpeget, at budgetprocedurerne fremover skal tilrettelægges således, at budgettet kan fremlægges til kommentering i udvalget, således man sikrer den rette medarbejderindflydelse. Formanden foreslog, at der afholdes et ekstraordinært møde i Fællesudvalget til drøftelse af disponeringen indenfor Fællesområdet, når den endelige budgetramme foreligger. Formanden oplyste desuden, at direktionen har vedtaget, at der ikke gives julegaver i år. 4. Godkendelse af revideret forretningsorden samt valg af næstformand PP orienterede om de foreslåede ændringer til forretningsordenen, herunder at der i overensstemmelse med den ny samarbejdsaftale lægges op til, at medarbejderrepræsentanterne vælger en næstformand blandt tillidsrepræsentanterne i udvalget. Ændringerne blev godkendt. B-siden indstillede, at HK-tillidsrepræsentanten bliver næstformand for Fællesudvalget. Heidi Sørensen (p.t. substitut Majbritt Kortegaard) er dermed valgt som næstformand. Majbritt Kortegaard og Heidi Sørensen har inden mødet tilkendegivet, at de er indforstået med denne indstilling. 2

5 5. Temadrøftelse om opgaver og ressourcer Charlotte Trend Bakmann, TEKNAT, orienterede om fakultetets opgavestyring samt om medarbejdertilfredshedsundersøgelser. TEKNAT-kontoret har gennemgået en stor forandring i løbet af de seneste 5 år. Pga. stressede medarbejdere, stor udskiftning af personale, relativt dårlig brugertilfredshed mv. er der gennem en medarbejderdrevet proces udviklet en række værktøjer til prioritering af opgaver, monitorering af medarbejdernes og brugernes tilfredshed mv. Opgaverne indskrives i prioriteringsskemaer til fordeling af opgaver, sikring af dobbeltdækning, synliggørelse af opgavernes relevans mv. Der følges op med medarbejder- og brugertilfredshedsundersøgelser 1-2 gange om året, og skemaerne medfører bl.a., at nogle opgaver bliver flyttet til andre mere passende tidspunkter på året, mens andre opgaver nedprioriteres i pressede perioder. Der er mange processer, der er blevet forenklet, ligesom der er opgaver, som er prioriteret helt væk eller flyttet til andre teams med henblik på effektivisering. Der arbejdes desuden med prioritering af udviklingsprojekter med skemaer til prioritering, ansvarlige medarbejdere, status, deadlines mv. Hovedprincippet er, at driftspersonale alene skal drifte 80 % af deres tid, så de har 20 % af deres tid til udvikling. Udvalget takkede for oplægget og var enige om, at prioritering af opgaver er et meget vigtigt aspekt i forhold til balancen mellem opgaver og ressourcer. 6. Håndtering og forebyggelse af arbejdsbetinget stress og sygefravær KL og KA uddelte en sygefraværsstatistik og orienterede herom. Der blev endvidere orienteret om arbejdet med håndteringen og forebyggelsen af arbejdsbetinget stress og sygefravær, herunder om et igangværende udviklingsprojekt. Projektet er opdelt i tre delprojekter: systemudvikling, fokus på et godt arbejdsmiljø (kobling til APV) samt formidling og forebyggelse med henblik på løbende nedbringelse af fravær. Der er et svagt stigende sygefravær fra 1. kvartal 2012 til 1. kvartal Der er dog flere aspekter, som gør, at den uddelte statistik formentlig ikke er helt retvisende. Det nye system giver mulighed for at trække længere sygdomsperioder ud, dele op på medarbejdergrupper mv., hvilket kan være med til at give et mere retvisende billede af sygefraværet. KL oplyste, at der fra er anmeldt 24 arbejdsbetingede lidelser. Arbejdsskadestyrelsen har dog ikke anerkendt nogen af dem som arbejdsbetinget lidelse. KA orienterede om, at der er gennemført et stort antal fraværs- og fastholdelsessamtaler. De fleste samtaler afholdes pga. længerevarende eller hyppigt fravær. Fastlæggelse af handleplaner hjælper til at få medarbejderne hurtigere tilbage på arbejde samt til at få årsagen til fraværet italesat. KL og KA orienterede om en række samtaleforløb med en tilknyttet arbejdspsykolog, som bl.a. har været med til at fastlægge årsagen til sygefraværet. Gennem perioden, hvor HR har samarbejdet med arbejdspsykologen, har følgende områder været genstand for hovedparten af samtaleforløbene: uklare forventninger, manglende/begrænset anerkendelse fra leder, højt arbejdspres/pressede deadlines, manglende/begrænset støtte/hjælp, samarbejdsproblemer med leder samt manglende balance mellem privatliv og arbejdsliv. Der er fastlagt en række gode processer, skemaer, vejledninger mv., og KA opfordrede udvalgets medlemmer til at læse mere herom i AAU-håndbogen. 3

6 Projektet fra fravær til nærvær tager sigte på forebyggelse og godt arbejdsmiljø, hvilket især er vigtigt i den aktuelle økonomiske situation. 7. Fastlæggelse af mødeplan Mødeplanen blev godkendt. Udvalget indkaldes elektronisk. 8. Emner til kommende møder Ingen bemærkninger. 9. Eventuelt Ingen bemærkninger. 4

7 Referat af ekstraordinært møde i Administrationens Fællesudvalg den 10. december 2013 Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Sagsnr.: Ref.: BT Administrationens Fællesudvalg Til stede Fravær Afbud Peter Plenge (formand) Afdelingsledere: HR: Kjeld Lanng (KL) LS: Lene Krogh-Jørgensen (LKJ) SF: Preben Sørensen (PS) TF: Ane Lyngø (ATOL) ØA: Morten Winterberg (MW) Arbejdsmiljørepræsentanter: HR: Morten Sand Henriksen (MSH) LS: Niels Dahl Thellufsen (NDT) SF: Kirsten Birk Wogensen (KBW) TF: Kaj Zacho Nedergaard (KZA) ØA: Lisa Thordal Lavrsen (LITL) Tillidsrepræsentanter: DM: Ole Garsdal Hansen (OGH) FFT: Gert Thomsen (GTH) HK: Majbritt Kortegaard (MKO)* Metal: Palle Mørch (PM) 3F: Marianne Vibeke Strellner Sekretariat mv. Til stede Fravær Afbud Arne Nielsen (sikkerhedschef) (ARN) Bettina Thomsen (BT), (referent), LS Peter Bjørn Bjerre (PBB), LS * Substitut for Heidi Sørensen 1. Nyt medlem Formanden bød velkommen til Marianne Strellner, tillidsrepræsentant for rengøringspersonalet, som nyt medlem af Fællesudvalget. 1

8 2. Drøftelse af endeligt oplæg til Budget 2014 PP orienterede om, at bestyrelsen på sit møde den 16. december forventer at godkende det endelige oplæg til Budget 2014, som ligeledes drøftes på dagens HSU-møde. Foruden de tidligere udmeldte besparelseskrav er der nu kommet et pålæg om, at der i 2014 skal spares yderligere 5 mio. kr. på fællesområdet og 7 mio. kr. på bygningsområdet. Formanden og MW oplyste, at de ekstra midler, der bliver frigivet, skal bruges som en buffer, således universitetet kan opretholde de nuværende aktiviteter på trods af risikoen for et evt. fald i indtægter i Formanden og PBB har afholdt møder med afdelingslederne med henblik på at drøfte mulighederne for at finde de 5 mio. kr. Der kom mange forslag på bordet, men en del af dem vil først medføre besparelser i Der vil dog blive arbejdet videre med en del af forslagene. Der lægges op til, at effektiviseringskravet på 5 mio. kr. findes ved en besparelse på 2 mio. kr. på STADS, 2 mio. kr. på kantiner samt 1 mio. ved en udskydelse eller sænkning af puljen fra 1,25 % til 0,25 % til 2. kvartals lønforhandlinger. Desuden blev det indskærpet, at evt. overarbejde ikke kan blive udbetalt. Formanden gjorde opmærksom på, at der arbejdes videre med at finde en alternativ løsning til besparelsen i lønpuljen. Udvalget besluttede, at puljen fastholdes på 1,25 %, men at forhandlingerne udskydes til oktober. Såfremt det lykkes at finde besparelsen på 1 mio. kr. allerede i begyndelsen af 2014, opretholdes lønforhandlingerne i 2. kvartal. Udvalget godkendte de øvrige besparelsesforslag. 2

9 ADM Fællesudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Sagsnr.: Fællesadministrationens APV-fokuspunkter Det blev på Fællesudvalgets møde besluttet, at nedenstående punkter tages op i de enkelte afdelinger med tilbagemelding til udvalget om status. Fokuspunkter Ubalance mellem opgaver og ressourcer samt indflydelse på mængden af arbejdsopgaver En del medarbejdere oplever, at de i ringe grad eller kun delvist har den nødvendige tid til opgaverne Ubalance mellem drift og udvikling En del medarbejdere oplever, at de delvist eller i høj grad har svært ved at opnå balance mellem driftog udviklingsopgaver Kompetenceudvikling, udvikling af nærmeste ledelse og forslag til udarbejdelse af statistik for kompetenceudvikling En del medarbejdere oplever mangler i den nærmeste ledelse (områdeledere og tilsvarende). Det er oplevelsen, at den nærmeste ledelse har vanskelige arbejdsvilkår, idet der må bruges meget tid på sagsbehandling. Der er behov for at prioritere ledelsesopgaven med mere tid og bedre redskaber til prioritering. Ledelsesopgaven bør udvikles i samarbejde med medarbejderne. Principper for kommunikationsflow på AAU (horisontalt og vertikalt) samt netværksuniversitetet / samarbejde på tværs i en netværksorganisation Hvordan arbejder vi med arbejdsmiljøet på tværs af distancerne eks. kendte APV-problematikker, som vi almindeligvis drøfter, men som kan have andre udfordringer, når afstanden er et aspekt? Hvordan sikrer vi sammenhæng, højt informationsniveau og god arbejdsplanlægning af de administrative følger, som udviklingen af netværksuniversitetet skaber? Har medarbejderne de rette kompetencer til at håndtere de forandringsprocesser, som opstår i udviklingen af netværksuniversitetet? Sygefravær Tages op som fast årligt punkt på Fællesudvalgets møder. 1

10 Ligestilling i ADM Køn Kvinder Kvinder Mænd Mænd Total Total Kategori antal pct. antal pct. antal pct. 6. Adm. chefer 2 40,0% 3 60,0% 5 100,0% 7. AC-TAP 66 66,0% 34 34,0% ,0% 8. TAP, Øvrige ,4% 66 27,6% ,0% Total ,1% ,9% ,0% Selection Status: År: 2013 Periode: 12 (dec.) institut_afdeling: HR-afdelingen, Ledelsessekretariatet, Studieforvaltningen, Teknisk Forvaltning, Økonomiafdelingen Kategori Køn antal i alt i kat antal pct. 6. Adm. chefer Kvinder 5 Antal kvinder: 2 40% 6. Adm. chefer Mænd 5 Antal mænd: 3 60% 7. AC-TAP Kvinder 100 Antal kvinder: 66 66% 7. AC-TAP Mænd 100 Antal mænd: 34 34% 8. TAP, Øvrige Kvinder 239 Antal kvinder: % 8. TAP, Øvrige Mænd 239 Antal mænd: 66 28% Selection Status: År: 2013 Periode: 12 (dec.) institut_afdeling: HR-afdelingen, Ledelsessekretariatet, Studieforvaltningen, Teknisk Forvaltning, Økonomiafdelingen Køn Kvinder Kvinder Mænd Mænd Total Total Kategori År antal pct. antal pct. antal pct. 2. Lektor-niveau ,0% ,0% 6. Adm. chefer ,0% 6 75,0% 8 100,0% 6. Adm. chefer ,0% 6 75,0% 8 100,0% 6. Adm. chefer ,6% 5 71,4% 7 100,0% 6. Adm. chefer ,0% 3 60,0% 5 100,0% 6. Adm. chefer ,0% 3 60,0% 5 100,0% 7. AC-TAP ,7% 20 33,3% ,0% 7. AC-TAP ,1% 22 34,9% ,0% 7. AC-TAP ,3% 27 33,8% ,0% 7. AC-TAP ,1% 33 35,9% ,0% 7. AC-TAP ,0% 34 34,0% ,0% 8. TAP, Øvrige ,8% 55 30,2% ,0% 8. TAP, Øvrige ,5% 58 27,5% ,0% 8. TAP, Øvrige ,4% 59 28,6% ,0% 8. TAP, Øvrige ,0% 64 27,0% ,0% 8. TAP, Øvrige ,4% 66 27,6% ,0% Selection Status: År: 2013 Periode: 12 (dec.) institut_afdeling: HR-afdelingen, Ledelsessekretariatet, Studieforvaltningen, Teknisk Forvaltning, Økonomiafdelingen

11 Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Oversigt over punkter til kommende møder i Fællesudvalget og Forretningsudvalget Møde Drøftelse af Fællesadministrationens kompetencestrategi Godkendelse af revideret forretningsorden - som følge af udvidelse af fællesudvalget samt ændring af navn Drøftelse af arbejdsmiljøet i ADM - oversigt over sygefravær og arbejdsskader Evaluering af udvalgets arbejde Præsentation af årsrapport Møde Drøftelse af Budget 2015 (evt. på ekstraordinært møde) Drøftelse af principper for 2. kvartals lønforhandlinger (forhandlingerne udskudt til oktober ifølge aftale på ekstraordinært møde den ) Fastlæggelse af mødeplan Ikke datosatte punkter Drøftelse af politik om fleksibel arbejdstid for TAP er udsendes snarest Ifølge aftale i Fællesudvalget skal de af HSU godkendte rammer sendes til skriftlig kommentering i Fællesudvalget, hvorefter Forretningsudvalget tager stilling til, hvorvidt der skal udarbejdes en rammeaftale gældende for ADM. Fællesadministrationens håndtering af den økonomiske situation - hvordan kommer Fællesadministrationen igennem de økonomiske stramninger? Informationsstrømmen vedr. arbejdsmiljø og samarbejde Udvalget har tidligere drøftet, hvorledes Fællesudvalget sikrer et passende informationsniveau vedr. udvalgets arbejde til og fra administrationens medarbejdere. Afdelingerne vil på senere møder orientere om, hvordan de enkelte afdelinger formidler Fællesudvalgets drøftelser og beslutninger til afdelingernes medarbejdere, og hvordan afdelingerne sikrer, at information og ønsker fra afdelingernes medarbejdere tages op i Fællesudvalget. AAU s adfærdskodeks 1

12 Fællesudvalget skal på et senere møde drøfte, hvorledes universitetets overordnede adfærdskodeks omsættes i forhold til Fællesadministrationen CSR-politik for Fællesadministrationen (Forretningsudvalget) 2

13 ADM Fællesudvalg og Forretningsudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Årshjul for faste punkter i ADM Fællesudvalg ADM Fællesudvalg Møde 1 Drøftelse af principper for 2. kvartals lønforhandlinger Drøftelse af ligestilling Drøftelse af resultater fra APV (samt resultater fra evt. mini-apv i ) Møde 2 Drøftelse af arbejdsmiljøet i ADM - oversigt over sygefravær og arbejdsskader Præsentation af årsrapport Evaluering af Fællesudvalgets arbejde Møde 3 Drøftelse af budget (evt. ekstraordinært møde) Fastlæggelse af mødeplan Møde 4 Årlig arbejdsmiljødrøftelse - fokuspunkter for det næste år Evt. mini-apv ( ) Øvrige faste punkter Fordeling af midler fra kompetencefonden Drøftelse af ADM-strategi (tilrettelægges ift. LG-årshjul) 1