Indkaldelse til møde i Administrationens Fællesudvalg

Transkript

1 Fællesudvalgets Fællesudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Sagsnr.: Indkaldelse til møde i Administrationens Fællesudvalg Torsdag den 26. september kl i lokale 207, Fredrik Bajers Vej 5 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referater af seneste møde Bilag: A. Foreløbigt referat af mødet den 13.juni Meddelelser Eventuelt nyt fra HSU, Forretningsudvalg og øvrige relevante fora Eventuelt nyt vedr. forandring, organisation og effektivisering Eventuelle øvrige meddelelser 4. APV Bilag: A. Liste over APV-punkter til behandling på kommende møder Sekretariatet har udarbejdet en liste over de indmeldte punkter, som fællesudvalget skal arbejde videre med. Der tages et enkelt eller to temaer op til drøftelse på hvert af de kommende møder i Fællesudvalget. Fællesudvalget skal i den forbindelse benyttes til gensidig inspiration på tværs af administrationen. De enkelte afdelinger giver desuden en status på afdelingernes processer på de kommende møder. Følgende punkt/punkter drøftes på mødet: negative fokuspunkter 5. Status for fordeling af Kompetencefondens midler Orientering ved HR-afdelingen 1

2 6. Orientering om ledelsens overvejelser om videreudvikling af god administrativ praksis 7. Drøftelse af arbejdsskader i ADM Bilag: A. Oversigt over arbejdsskader i ADM 8. Orientering om universitetets økonomi 9. Eventuelt Eventuelle afbud bedes meddelt til mig. Med venlig hilsen På vegne af Bettina Thomsen Lisbeth Videbæk Thomsen 2

3 Foreløbigt referat af møde i Administrationens Fællesudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Sagsnr.: Ref.: BT Administrationens Fællesudvalg Til stede Fravær Afbud Peter Plenge (formand) Afdelingsledere: HR: Kjeld Lanng X LS: Lene Krogh-Jørgensen X SF: Preben Sørensen X TF: Ane Lyngø X ØA: Erik Grave Kristensen X Arbejdsmiljørepræsentanter: HR: Morten Sand Henriksen X LS: Niels Dahl Thellufsen X SF: Kirsten Birk Wogensen X TF: Kaj Zacho Nedergaard X ØA: Lisa Thordal Lavrsen X Tillidsrepræsentanter: DM: Ole Garsdal Hansen X FFT: Gert Thomsen X HK: Majbritt Kortegaard* X Metal: Palle Mørch X Sekretariat mv. Til stede Fravær Afbud Arne Nielsen (sikkerhedschef) X Bettina Thomsen (referent), LS X * Substitut for Heidi Sørensen X 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af møde den 21. marts samt ekstraordinært møde den 6. juni Der var fejl i oversigterne over tilstedeværende ved møderne. Med en rettelse af disse fejl, blev referaterne godkendt. 1

4 3. Meddelelser Nyt fra HSU, Forretningsudvalg og øvrige relevante fora Det store tema på seneste HSU-møde var ligestilling, herunder at ligestilling på AAU ikke kun skal handle om køn, men om diversitet generelt. Nyt vedr. forandring, organisation og effektivisering Peter Plenge orienterede om, at der endnu ikke er udarbejdet et konkret budget for AAU It Services. Budgettet vil bl.a. kunne vise noget om snitfladen i forhold til de øvrige hovedområder. Campusrådet har afholdt sit andet møde, og der arbejdes i øjeblikket på at få samlet holdet i København. Medarbejderne er ansat i de relevante afdelinger i Aalborg, og Martin Ivø bliver daglig leder af medarbejderne i København. Ane Lyngø oplyste, at Poul Koldbro fratræder pr. 15. juli, og medarbejderne i TF er blevet orienteret om beslutningen om den fremtidige organisering. En gruppeleder skal fremadrettet håndtere det personalemæssige i betjentgruppen, mens de bygningsmæssige aspekter bliver lagt ud i byggegruppen. Øvrige områder bliver lagt ud i de relevante grupper. Øvrige meddelelser Arne Nielsen orienterede om, at indkøb af skærmbriller er udtaget af SKI-rammeaftalerne. Markedet er blevet undersøgt, og der er indgået en leveringsaftale med Louis Nielsen. Udvalget drøftede, at der evt. skal sættes en prisgrænse for, hvad medarbejderne kan få refunderet svarende til Louis Nielsens pris på brillerne, således medarbejderne fortsat har mulighed for at købe brillerne et andet sted. Det forventes, at der kan opnås en årlig besparelse på ca kr. Peter Plenge oplyste, at processen for ansættelse af en ny rektor er igangsat, idet Finn Kjærsdams åremålsansættelse udløber pr. 1. maj APV Drøftelse af den videre proces Afdelingerne fremlagde de fokuspunkter, som de ønsker behandlet på fællesniveau. HR-afdelingen var ikke repræsenteret på mødet. Lene Krogh-Jørgensen oplyste, at det store fokuspunkt i LS er arbejdspres, mens et positivt fokuspunkt er den store trivsel med kollegerne i afdelingen. LS gennemfører en mini-undersøgelse for bl.a. at få uddybet de kategorier, hvor delvis er meget stor. Ift. mangel på kompetenceudvikling tyder det på, at medarbejderne føler, at de ikke kan finde tid til det i den travle hverdag. Foruden en række positive punkter fremhævede Preben Sørensen skellet mellem arbejde og fritid samt ubalancen mellem opgaver og ressourcer. Desuden skal der fokus på udvikling af den nærmeste ledelse niveauet under afdelingslederen. De pågældende ledere varetager mange sagsbehandlingsopgaver og har dermed ikke den fornødne tid til at varetage lederopgaven. Erik Grave Kristensen oplyste, at ØA generelt set har opnået et positivt resultat. Der er god trivsel og en positiv vurdering af afdelingens ledelses-setup, men også i ØA er der negative besvarelser i forhold til arbejdspres. Besvarelsen har desuden vist, at der har været vold eller trusler om vold. ØA har derfor bedt om en yderligere opdeling af spørgeskemaet. Det blev aftalt på mødet, at ØA skal 2

5 bede HR-afdelingen om at spørge den pågældende medarbejder, om vedkommende ønsker at gå videre med sagen. Ane Lyngø oplyste bl.a., at TF ønsker at fokusere på ubalancen mellem opgaver og ressourcer, ubalancen mellem drift og udvikling samt kommunikationsflow, herunder i forhold til omverden. Sekretariatet udarbejder en liste over de indmeldte punkter, som fællesudvalget skal arbejde videre med. Der tages et enkelt eller to temaer op til drøftelse på hvert af de kommende møder i Fællesudvalget. Fællesudvalget skal i den forbindelse benyttes til gensidig inspiration på tværs af administrationen. De enkelte afdelinger giver desuden en status på afdelingernes processer på de kommende møder. 5. Indledende drøftelse af høring om oplæg til rammeaftale om flekstid Udvalget drøftede HSU s oplæg til en rammeaftale om flekstid. Der er forskellige behov i forskellige afdelinger/funktioner. Nogle afdelinger ønsker ikke at kræve af sine medarbejdere, at de skal arbejde de 37 timer ind inden kl. 17, men at der fortsat skal være mulighed for at arbejde om aftenen og i weekender, hvis dette ønskes. Omvendt er der nogle afdelinger/funktioner, der har øget behov for en aftale om fixtid for de medarbejdere, der forventes at arbejde inden for normal arbejdstid. En anden problemstilling er, hvor meget medarbejderne arbejder over, herunder om der skal være en fælles grænse for, hvor mange +/- timer, en medarbejder må have. PP foreslog, at der blot formuleres et enkelt regelsæt med mere generelle termer svarende til den nuværende praksis, som giver den fleksibilitet, der er brug for og som samtidig tager højde for de funktioner, der kræver medarbejderens tilstedeværelse i den normale arbejdstid. Derudover skal der aftales en grænse for antallet af +/- timer, og lederne skal holde øje med denne grænse. Derudover foreslås det, at den konkrete arbejdstid aftales mellem leder og medarbejder. Udvalgets drøftelser indarbejdes i administrationens samlede høringssvar til HSU. 6. Emner til kommende møder Ingen bemærkninger. 7. Eventuelt En ny studiemiljøundersøgelse viser fremgang på en række punkter. Det betyder bl.a., at vi på dette punkt har opfyldt vores udviklingskontrakt med ministeriet. Rapporten lægges på HR-afdelingens hjemmeside om studiemiljø: 3

6 Administrationens Fællesudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Sagsnr.: APV Status samt forslag vedr. den videre proces Fysisk APV På Fællesudvalgets møde i februar blev det besluttet, at problemstillingerne i den fysiske APV hovedsageligt skal behandles i fællesskab. Enkle og umiddelbare problemstillinger behandles dog i de enkelte afdelinger, hvor dette er mest hensigtsmæssigt. Fællesudvalget nedsatte en arbejdsgruppe bestående af afdelingsledere og arbejdsmiljørepræsentanter fra de afdelinger, der har problemstillinger, som ønskes behandlet på fællesniveau. Arbejdsgruppens deltagere har drøftet de indmeldte punkter fra den fysiske APV. Der var flere fælles problemstillinger, herunder især problemer med solafskærmning, ventilation, varme-/kuldeproblemer, ergonomi mv. Det blev aftalt, at Ledelsessekretariatet og Studieforvaltningen laver en fælles henvendelse til Teknisk Forvaltning, mens Økonomiafdelingen og HR-afdelingen vil drøfte eventuelle fælles problemstillinger. Arbejdsgruppen og de enkelte afdelinger afrapporterer løbende til Fællesudvalget om status på løsning af de fysiske problemstillinger. Psykisk APV Fællesudvalget har besluttet, at processen vedr. den psykiske APV først og fremmest tilrettelægges i de enkelte afdelinger. Foruden behandling af de fokuspunkter, som Fællesudvalget vælger, skal udvalget benyttes til erfaringsudveksling mellem afdelingerne. Udvalgets medlemmer repræsenterer afdelingernes medarbejdere, og det skal nøje overvejes, hvorledes ADM s medarbejdere inddrages i processen. Det overvejes at afholde et seminar for alle medarbejdere i ADM til drøftelse af APV en og med deltagelse af foredragsholdere, der eventuelt kan give en anderledes tilgang til processen. Følgende er et udsnit af de beslutninger, der blev truffet på februar-mødet: Afdelingerne bearbejder rapporterne og træffer de nødvendige foranstaltninger til løsning/afhjælpning af problemstillingerne. Hver afdeling melder 3 problemstilliner ind, som de foreslår behandlet på fællesniveau. Fællesudvalget sorterer og prioriterer de foreslåede problemstillinger og udvælger 5-6 fokuspunkter, som udvalget arbejder videre med. Der udarbejdes handlingsplaner for fokuspunkterne, og der følges løbende op. De enkelte afdelinger arbejder videre med de øvrige punkter og afrapporterer løbende til Fællesudvalget om status på løsning af de afdelingsspecifikke problemstillinger. Såvel Fællesudvalget som de enkelte afdelinger inddrager sygefraværsstatistikker og øvrige værktøjer i processen. 1

7 Følgende fokuspunkter er indmeldt til behandling i Fællesudvalget. Positive fokuspunkter Stort engagement Stor indflydelse på indholdet i egne arbejdsopgaver God trivsel med kolleger Negative fokuspunkter Ubalance mellem opgaver og ressourcer og Indflydelse på mængden af arbejdsopgaver En del medarbejdere oplever, at de i ringe grad eller kun delvist har den nødvendige tid til opgaverne Ubalance mellem drift og udvikling En del medarbejdere oplever, at de delvist eller i høj grad har svært ved at opnå balance mellem drift- og udviklingsopgaver Sygefravær orientering fra HR Bilag udestår Kompetenceudvikling, udvikling af nærmeste ledelse og forslag til udarbejdelse af statistik for kompetenceudvikling En del medarbejdere oplever mangler i den nærmeste ledelse (områdeledere og tilsvarende). Det er oplevelsen, at den nærmeste ledelse har vanskelige arbejdsvilkår, idet der må bruges meget tid på sagsbehandling. Der er behov for at prioritere ledelsesopgaven med mere tid og bedre redskaber til prioritering. Ledelsesopgaven bør udvikles i samarbejde med medarbejderne. Principper for kommunikationsflow et på AAU (horisontalt og vertikalt) og netværksuniversitet / samarbejde på tværs i en netværksorganisation Hvordan arbejder vi med arbejdsmiljøet på tværs af distancerne eks. kendte APVproblematikker, som vi almindeligvis drøfter, men som kan have andre udfordringer, når afstanden er et aspekt? Hvordan sikrer vi sammenhæng, højt informationsniveau og god arbejdsplanlægning af de administrative følger, som udviklingen af netværksuniversitetet skaber? Har medarbejderne de rette kompetencer til at håndtere de forandringsprocesser, som opstår i udviklingen af netværksuniversitetet? Punkterne drøftes, og der udvælges 5-6 fokuspunkter, som Fællesudvalget arbejder videre med i den fremtidige proces. Fællesudvalget træffer beslutning om, hvorvidt udvalget selv udvælger fokuspunkterne, eller om Forretningsudvalget skal prioritere og indstille de 5-6 fokuspunkter til Fællesudvalget. 2

8 LEDELSESSKRETARIATET LISBETH VIDEBÆK THOM SEN 1 9. S E P T E M B E R T E K N I S K F O R V A L T N I N G M Y R D A L S T R Æ D E A A L B O R G Ø S T. A R N E N I E L S E N S I K K E R H E D S C H E F T L F A R A D M. A A U. D K Fysiske arbejdsskader i administrationen, 2012 og 2013 ( incl. August 2013 ) 2012: Der har i alt været 13 arbejdsskader, hvoraf de 5 er anmeldt til Arbejdsskadestyrelsen. Skaderne har tilsammen givet fravær i 163 dage. 1 arbejdsskade i rengøringsafdelingen med 26 dages fravær 7 arbejdsskader i rengøringsafdelingen uden fravær 4 arbejdsskader, håndværkere, gartner og betjente, med 137 dages fravær En skade har givet et varigt me`n i forbindelse med en høreskade. 2013: Der har i alt været 4 skader. Ingen skader anmeldt til Arbejdsskadestyrelsen. 2 arbejdsskader i rengøringsafdelingen. 2 arbejdsskader, håndværker og gartner. Der har ikke været fravær i forbindelse med arbejdsskaderne i 2013 Med venlig hilsen Arne Nielsen