Styrk din Rotary Klub ved at gennemføre Klubbens Ledelsesplan

Transkript

1 Vores klub var stort set på vej til at dø. Men Klubbens Ledelsesplan reddede den Styrk din Rotary Klub ved at gennemføre Klubbens Ledelsesplan Klubbens ledelsesplan - en videreudvikling af distriktets ledelsesplan er vigtig for Rotarys stabilitet, vækst og fortsatte succes i organisationens andet århundrede. Den giver klubberne en administrativ struktur til at standardisere procedurer og styre klubbens aktiviteter, således at Rotarys mål realiseres. Klubbens ledelsesplan begynder med, at Rotaryklubberne udarbejder retningslinier for at sikre kontinuitet, kommunikation og medlemsengagement. Planen omfatter strategisk planlægning og målformulering ved hjælp af The Planning Guide for Effective Rotary Clubs. Dens enkle struktur af udvalg retter sig mod de centrale klubfunktioner og kan udvides til at omfatte projektmål og kammeratskab. Klubbens ledelsesplan er det grundlag, som den enkelte klub bygger sin egen identitet op på. De ni skridt mod gennemførelse berører spørgsmål, som alle Rotaryklubber må tage stilling til for at blive effektive. Klubberne bestemmer selv, hvordan de vil anvende planen, og denne fleksibilitet betyder, at det er muligt at gennemføre klubbens ledelsesplan i hele Rotary verdenen. Klubbens ledelsesplan er understøttet af de nye Anbefalede vedtægter for Rotaryklubber, Rotarys ledelsesplanudvikling (bl.a. PETS og instruktionsmøder samt rapport fra klubbesøg) og af The Planning Guide for Effective Rotary Clubs samt The Memo of Club Visit. Klubbens ledelsesplan har været anvendt med succes i klubber i hele verden og er nu den anbefalede struktur for såvel nye som eksisterende klubber. Alle klubber bør gennemgå planen og bestemme hvilke programmer, der allerede er i funktion og hvilke klubben kunne have gavn af at anvende. Guvernørassistenterne bør hjælpe klubberne med at vurdere og gennemføre planen. Ved at gennemføre planen bliver klubben mere effektiv og bedre til at medvirke til at forbedre både lokalsamfundet som verden. Hvis du vil vide mere, kan du få yderligere oplysninger hos din CDA repræsentant. Den nye version af de anbefalede vedtægter kan downloades fra

2 Klubbens Ledelsesplan Formålet med Klubbens ledelsesplan er at styrke Rotaryklubben ved at fastlægge den administrative struktur for den effektive klub. Nøglepunkterne er at: Fastholde og udvide grundlaget for medlemsrekruttering Gennemføre gode projekter som tilgodeser behov både i lokalsamfundet og i omverdenen Støtte Rotary Foundation både med bidrag og deltagelse i programmer Udvikle ledere som kan virke for Rotary også uden for klubben For at gennemføre klubbens ledelsesplan bør nuværende, kommende og tidligere klubledelse: 1. Udvikle en langtidsplan som indeholder ovennævnte nøglepunkter 2. Sætte årlige mål ved at anvende værktøjerne i The Planning Guide for Effective Rotary Clubs i overensstemmelse med langtidsplanen 3. Afholde klubmøder som involverer medlemmerne i planlægningsprocessen og holder dem informeret om aktiviteter i Rotary 4. Sikre tydelig kommunikation mellem præsident, bestyrelse, udvalgsfomænd, klubmedlemmer, guvernør, guvernørassistent og distriktsudvalg 5. Sørge for kontinuitet i ledelsen ved planlagt rotation så udvikling af fremtidige ledere fremmes 6. Tilpasse klubbens vedtægter så de afspejler udvalgsstrukturen og ansvar og beføjelser for klubbens ledelse 7. Skabe grobund for at udvikle venskaber klubbens medlemmer imellem. 8. Sørge for at alle klubmedlemmer er aktive i et projekt eller i en klubfunktion 9. Frembringe en komplet træningsplan som sikrer at Klubbens ledelse deltager i distriktets træningsprogram Orientering af nye medlemmer sker regelmæssigt Nuværende medlemmer får mulighed for fortsat uddannelse Klubbens ledelse bør gennemføre Klubbens ledelsesplan i samråd med Distriktets Ledelsesplan. Planen skal revideres hvert år. Klubudvalg Klubudvalgenes opgaver er at gennemføre de årlige og langsigtede klubmål. Præsident Elect, Præsident og Past Præsident skal i samarbejde sikre kontinuiteten med hensyn til ledelse og leder tilvækst. Hvis det er muligt, skal udvalgsmedlemmer vælges for 3 år for at sikre kontinuiteten. Præsident Elect er ansvarlig for at vælge udvalgsmedlemmer ved vakance, udnævne udvalgsformænd, og afholde planlægningsmøde forud for arbejdsårets begyndelse. Udvalgsformænd bør tidligere have været medlem af udvalget. Permanente udvalg nedsættes som følger: Medlemsudvalg Udvalget udformer og tilretter en komplet plan for rekruttering og medlemspleje. PR-udvalg Udvalget udarbejder og gennemfører planer for, hvordan samfundet skal informeres om Rotary, samt for hvordan

3 klubbens serviceprojekter og aktiviteter fremmes. Administrationsudvalg Udvalget gennemfører aktiviteter som forbindes med effektiv klubvirksomhed. Projektudvalg Udvalget udformer uddannelsesmæssige, humanitære og erhvervsorienterede projekter rettet mod lokale og samfundsmæssige behov Foundationudvalg Udvalget udarbejder og gennemfører planer som støtter Rotary Foundation både med økonomiske gaver og programdeltagelse. Yderligere udvalg kan nedsættes efter behov. Uddannelseskrav Udvalgsformænd skal deltage i distriktets møder inden de tiltræder. Forholdet til distriktets ledelse Assisterende guvernør og den aktuelle ansvarlige for området i distriktets ledelse står til rådighed for klubudvalgene. Rapporteringskrav Klubudvalgene rapporterer regelmæssigt arbejdets status til klubbens ledelse, og på klubmøder efter behov