Processtyring. - Tilknytning af Købsfasen

Transkript

1 Processtyring - Tilknytning af Købsfasen Denne guide er lavet for at vise tilknytning af procesplanen Købsfasen til en sag og visning af fordeling af opgaver.

2 Købsfasen I processtyring kan du tilknytte tre forskellige faser faserne kan benyttes uafhængig af hinanden Vurderingsfasen, Salgsfasen og Købsfasen Købsfasen indeholder opgaver der bl.a. vil hjælpe dig til udarbejdelse af købsaftalen samt opfølgning af bl.a. fristerne i købsaftalen Sagsbehandler og Ejendomsmægler der er tilføjet på købsaftalen er ansvarlig for opgaverne. Købsfasen OBS Det anbefales at du starter med at lave en udbudssag, se særskilt vejledning herom. Tilknytning af procesplan: Vælg Købsaftalen i venstre rullegardin og derefter i højre rullegardin sagsbehandler og ejendomsmægler. Her knytter du sagsbehandler og ejendomsmægler til sagen. De valgte aktører bliver ansvarlige for opgaverne i processtyringen. Hvis der ikke er sat en sagsbehandler/ejendomsmægler på sagen, vil du blive bedt om at vælge ansvarlig til opgaverne når du tilknytter fasen. Vælg Opgaver - Uret med det grønne flueben. Husk at stå på udbudssagen hvilken sag du står på fremgår øverst til venstre samt nederst i venstre hjørne. I første rullegardin kan du vælge mellem: Aktiviteter vedr. sagen Aktiviteter vedr. udbud Opgaver Købsfasen kan du tilknytte sagen under Aktiviteter vedr. udbud OBS Standardaktiviteten Start købsaftalens standardaktiviteter er med til at udrulle din købsfase. Du skal først udrulle Start købsaftalens standardaktiviteter, når du bliver bedt om det i procesplanen.

3 Sådan vælger du salgsfasen ind på sagen: Vælg Ny plan. Du får en valgboks op, hvor du kan vælge procesplaner ind på sagen. I Søg kan du skrive fase - og dermed få vist faserne der kan tilknyttes her. Vælg Købsfase., til den kategorien som er på sagen. Du kan vælge med køber og sælger rådgiver eller kun med køber rådgiver. Der er også en procesplan hvor der ingen rådgiver er og ejendomsmægler berigtiger. (øverste) Herefter fremkommer aktiviteterne til Salgsfasen OBS I planen tager du stilling til hvem der berigtiger købers rådgiver eller sælgers ejendomsmægler. Tag stilling til aktiviteterne og udfør dem du mener, skal udføres nu og fremdater dem der skal udføres senere. Når du har valgt Købsfasen ind på din sag, fremkommer der 1 aktivitet udover standardaktiviteten. Købsaftale Udarbejdet / VALG. Her får du et VALG om du kan udrulle planen med aktiviteter til brug for udarbejdelse af en købsaftale, eller aktiviteter i forbindelse med at købsaftalen ligger underskrevet af min. en af parterne.

4 Info om købsfasen: Købsfasen får du i stører grad VALG/spørgsmål, som du svare på og dermed pakker din plan til den specifikke sag. Købsfasen er bygget op omkring købsaftalens frister for bl.a. udbetaling, garanti, skøde, overtagelsesdag og refusionsopgørelse.. Aktiviteten Sælgeraccept - Hverdagsberegner, Hop og Beregn hverdagsfrister. Denne aktivitet udfører du når du har sælgers accept af købsaftalen. Aktiviteten hopper ind i skærmbilleder sagsregistrering / Ejendommen, overtagelsesdag, accept Her er det vigtig at du kontrollere at dato for køber og sælgers accept er korrekt inden du beregner. Du vil få en boks op med de beregnede datoer HUSK at tjek datoerne. HUSK - Når du udføre nogle af aktiviteterne kommer der nye aktiviteter forhold dig til Forfaldsdatoen og arbejd ud fra dette og Navn på aktiviteten. TYPE Kolonne forklaring Der er en kolonne der hedder Type her fremgår hvilken type aktiviteter du kigger på. VALG UNDERPLAN TODO STANDARDAKTIVITET VALG Giver dig en valgboks hvor du kan vælge hvordan du vil hente et dokument, rykke eller modtaget et dokument etc. Alt efter hvad der vælges vil der enten komme ny aktiviteter eller et brev/mail. UNDERPLAN Udruller yderligere aktiviteter. TODO Er blot en husker/ TODO opgave. STANDARDAKTIVITET - Se særskilt vejledning herom.

5 SMÅ TIPS Aktiviteter Er der aktiviteter du ikke skal benytte, kan du sige udføres ikke, dog skal du være opmærksom på at hvis der er underliggende aktiviteter, fravælger du også dem f.eks. i en underplan. - Se papirplanen for at få overblik over hvad der udrulles hvor og hvornår. Ny aktivitet hvis du har brug for selv at oprette en aktivitet kan du trykker på Ny. Du får en boks op hvor du kan skrive navn, dato mv., du kan tillige tilknytte et brev nederst. Brevet skal dog ligge i Dokumenter i C&B som et Word dokument. Fremdatering - Du kan markere en eller flere aktiviteter og trykke Rediger, således du kan fremdaterer aktiviteterne - Du har også mulighed for at ændre den ansvarlige person for den enkelte opgave. - Når den ansvarlig på opgaven ændres til en anden, skal du være opmærksom på, at det kun er den enkelte opgave og ikke de underliggende aktiviteter i underplanen der får ny ansvarlig. Udførte - I rullegardinet til højre kan du se de aktive aktiviteter og udførte mv. Udførte aktiviteter er en form for tjekliste som du kan udskrive ved at trykke på Udskriv. I skærmbilledes kan du ogs se hvem der har udført aktiviteten. Andres sager - Hvis du arbejder på din kollegas sag, vil man under udført kunne se hvem der har udført hvilke aktiviteter. Koloner - Du kan tilpasse billedet efter hvad der passer dig bedst Kolonerne kan rykkes til siderne ved at står øverst i kolonnen og holde musen nede og rykke kolonnen til siden hvor du vil have den placeret. Overflødige aktiviteter - Hvis der er aktiviteter du ikke skal benytte kan du markere dem og trykke Udføres ikke, vær dog opmærksom på, at aktiviteter med en UNDERPLAN vil aktiviteter der ligger i underplan ligeledes blive slettet - Vær sikker på du ikke skal bruge de underliggende aktiviteter i UNDERPLANEN. Overblik - Planerne kan udskrives i papirform ved at trykke på printeren på sagen - skriv Fase så kommer faserne frem på den aktuelle ejendomskategori, du vil dermed kunne se planen foldet ud. Mail til aktører - Du kan på forsiden af sagen sende en mail til aktørerne på sagen. Til venstre nederst på sagen, trykker du på aktører, marker aktøren (også mere end 1) og tryk mail, du får dermed en tom mail til den valgte aktør.