Indikatorbaseret tilsyn og opfølgning på årsrapporten 2015

Transkript

1 Professionshøjskolen Metropol Indikatorbaseret tilsyn og opfølgning på årsrapporten 2015 Som led i Uddannelses- og Forskningsministeriets tilsynsforpligtelse gennemfører (UDS) årligt et skriftligt tilsyn med de videregående uddannelsesinstitutioner. I tilsynet indgår et indikatorbaseret tilsyn og opfølgning på årsrapporten. Tilsynsbrevet indeholder følgende afsnit: 1. Indikatorbaseret tilsyn 2. Opfølgning på årsrapporten 2.1. Afrapportering af mål i udviklingskontrakten 2.2. Institutionens økonomi 2.3. Opfølgning på revisionen 3. Særligt vedrørende IT-sikkerhed 4. Videre proces 30. juni 2016 Institutionsstyring og Intern Økonomi Bredgade København K Tel Fax Mail uds@uds.dk Web CVR-nr Ref.-nr. 16/ Det årlige tilsyn skal understøtte dialogen om institutionernes aktiviteter og økonomi og de særlige opmærksomhedspunkter, som UDS vurderer, at gennemgangen af nøgletal og årsrapport giver anledning til. 1. Indikatorbaseret tilsyn I det indikatorbaserede tilsyn følger UDS årligt institutionernes kerneaktiviteter. Tilsynet er for styrelsen et vigtigt element i at kunne følge resultaterne af institutionernes arbejde med kvalitet i uddannelserne. UDS ser på nøgletallene over fem år på institutions -, hovedområde - og uddannelsesniveau. Styrelsen sammenholder i udgangspunktet udviklingen og niveauet for nøgletallene med de tilsvarende institutioner og hovedområder. Nøgletallene ses i sammenhæng med blandt andet institutionernes årsrapporter og udviklingskontrakter. Når UDS finder anledning til at stille spørgsmål, er styrelsen interesseret i, hvilken vurdering institutionen har af det pågældende niveau eller udvikling i et nøgletal. Endvidere er styrelsen interesseret i, om det giver anledning til at overveje konkrete tiltag. UDS forventer, at institutionerne forholder sig til de underliggende dataniveauer i det offentliggjorte materiale, hvor det er relevant for svaret. Som eksempel kan det være relevant at forholde sig til udviklingen på en enkelt uddannelse for at forklare udviklingen på et hovedområde. Side 1/8

2 De overordnede nøgletal for de ordinære uddannelser for 2015 fremgår af tabel 1.1. Det samlede datagrundlag for det indikatorbaserede tilsyn er tilgængeligt på ministeriets hjemmeside på adressen Hvis der identificeres væsentlige mangler eller lignende i datasættene, vil styrelsen gerne orienteres. Der kan rettes henvendelse herom til Karen Lisbeth Sejrup van Deurs (kvi@uds.dk) eller Susanne Irvang Nielsen (sin@uds.dk). Tabel 1.1. Overordnede nøgletal for 2015 Tilga ng Fra fa ld på første studie å r Ove rskrid e lse a f norme re t studie tid Le dighe d (K4-7 ) Antal Procent Måneder Procent De videregående uddannelsesinstitutioner ,0% - 10,4% Professionshøjskoler ,8% 1,8 8,9% Professionshøjskolen Metropol / Metropolitan UC ,7% 2,8 5,8% Kilde: Danmarks Statistik Anm.: Tilgang, frafald og studietid vedrører studieåret Tilgang og frafald indeholder ikke kandidatuddannelser. Ledighed er opgjort for dimittender i 2013 opgjort efter kvartal 4-7. De kunstneriske uddannelsesinstitutioner indgår ikke i totalen for de videregående uddannelsesinstitutioner. Opgørelsen over studietid følger. UDS har på institutions-, hovedområde -og uddannelsesniveau gennemgået nøgletallene, der indgår i tilsynet i UDS har i den forbindelse følgende observationer og spørgsmål: Frafaldet på første studieår på erhvervsakademiuddannelser på det bio- og laboratorietekniske område er steget fra 22,2 pct. i 2014 til 24,6 pct. i 2015 på Professionshøjskolen Metropol (Metropol). Det er i ,3 procentpoint over det gennemsnitlige frafald på hovedområdet generelt. Hvilke overvejelser giver udviklingen og niveauet i frafaldet på området anledning til? Giver frafaldet anledning til overvejelser om tiltag? Overskridelsen af den normerede studietid for professionsbachelorer på det pædagogiske hovedområde (læreruddannelsen) er steget fra 5,7 måneder i 2014 til 6,4 måneder i Den gennemsnitlige overskridelse af den normerede studietid er 3,5 måneder højere end det pædagogiske hovedområde på professionshøjskolerne generelt. Styrelsen spurgte i tilsyn 2015 til institutionens overvejelser om niveau i overskridelse af den normerede studietid for professionsbachelorer i pædagogik, og om det gav anledning til overvejelser om tiltag. Styrelsen bemærker, at der i årsrapporten ikke er gjort rede for institutionens overvejelser og tiltag i forhold til overskridelse af den normerede studietid på området. Styrelsen vil bede om en kort status for institutionens tiltag på området, jf. institutionens redegørelse i forbindelse med sidste års tilsyn. Hvilke overvejelser giver udviklingen i overskridelsen af den normerede studietid anledning til? Side 2/8

3 Overskridelsen af den normerede studietid på erhvervsakademiuddannelser på det bio- og laboratorietekniske område, er steget fra 1,7 måneder i 2014 til 3,8 måneder i 2015, hvilket er 1,7 måneder højere end på hovedområdet generelt. Hvilke overvejelser giver udviklingen og niveauet i overskridelsen af den normerede studietid på området anledning til? Energiforbrug Regeringen satte i 2014 et mål om, at staten skal reducere sit energiforbrug med 14 procent i 2020 i forhold til forbruget i Det indebærer, at Uddannelses- og Forskningsministeriet med tilhørende selvejende institutioner, samlet set skal spare 14 procent i energiforbruget frem mod Dette skal ske ved at fremme energieffektiv adfærd samt at sikre en energieffektiv drift og vedligeholdelse. Energistyrelsens cirkulære om energieffektivisering i statens institutioner udmønter denne beslutning. Der kan desuden henvises til den tilhørende vejledning, der bl.a. indeholder anbefalinger om organisering, tiltag og brug af handleplaner. På grundlag af institutionernes årlige indberetninger af energiforbrug ses, at energiforbruget på Metropol er faldet med 6 procent i perioden 2006 til 2015, hvor ministeriet med tilhørende institutioner samlet er steget med 8 procent i samme periode. Hvilke overvejelser giver udviklingen i institutionens energiforbrug anledning til? Har institutionen konkrete handleplaner for, hvordan den vil bidrage til opnåelse af energisparemålet? Giver udviklingen fra 2006 til 2015 anledning til overvejelser om tiltag med henblik på at nå reduktioner frem mod 2020, herunder institutionens organisering af opgaven med at nedbringe energiforbruget? Tilsynsmøde Styrelsen planlægger at afholde tilsynsmøde med Metropol d. 17. november Mødet vil i udgangspunktet bygge videre på den dialog, der har været mellem styrelsen og institutionen i forbindelse med det indikatorbaserede tilsyn og opfølgningen på årsrapporten. På tilsynsmødet vil der være en bredere dialog mellem styrelsens og institutionens ledelse om institutionens resultater og strategiske udvikling. Forud for tilsynsmødet sender UDS en spørgeramme til institutionen. 2. Opfølgning på årsrapporten 2.1 Afrapportering af mål i udviklingskontrakten Professionshøjskolen Metropol har følgende pligtige mål i udviklingskontrakterne for : 1. Bedre kvalitet i uddannelserne 2. Større relevans og øget gennemsigtighed 3. Bedre sammenhæng og samarbejde 4. Styrket internationalisering Ministeren har meldt ud, at institutionerne ikke skal afrapportere målepunkterne vedrørende det pligtige mål 5 Øget social mobilitet flere talenter i spil i årsrapporterne i Professionshøjskolen Metropol s udviklingskontrakt er suppleret med tre selvvalgte mål: 6. Styrket forsknings- og udviklingsbasering Side 3/8

4 7. Adgang til viden 24/7 8. De studerende træner og øver sig mere og læser ikke kun til profession Målopfyldelse Professionshøjskolen Metropol har i målrapporteringen en skematisk gennemgang af målopfyldelsen for udviklingskontraktens målepunkter i 2015, og resultatet er kvantificeret. Professionshøjskolen Metropol havde i 2015 i alt 17 målepunkter fordelt under 7 mål. UDS har på baggrund af Professionshøjskolen Metropol s årsrapport opgjort, at institutionen i 2015 har opfyldt 13 ud af 17 målepunkter i To målepunkter var delvist opfyldt, mens to målepunkter var ikke opgjort. UDS bemærker, at Professionshøjskolen Metropol i 2015 har opfyldt 87 pct. af de opgjorte målepunkter. Tabel 2.1. Målopfyldelse af kontraktmål for 2015 Antal målepunkter Bedre kvalitet i uddannelserne 3 3 Større relevans og øget gennemsigtighed Bedre sammenhæng og samarbejde 2 2 Opfyldt Delvist opfyldt Ikke opfyldt Ikke opgjort Styrket internationalisering Selvvalgte mål I alt Kilde: Årsrapporten for 2015 og udviklingskontrakten for Anm.: Opgørelsen er baseret på UDS vurdering af målopfyldelsen. Opsamling og opmærksomhedspunkter Vedrørende det pligtige mål: Bedre kvalitet i uddannelserne Styrelsen finder det positivt, at Metropol for 2015 har opfyldt alle målepunkter i dette pligtige mål. Styrelsen noterer, at målepunkt 1.1 vedrørende Professionshøjskolen Metropol s mål for øget studieintensitet er opfyldt. Der er etableret en baseline for antal timer, de studerende anvender på deres studie på 33,6 gennemsnitligt antal timer om ugen. Styrelsen noterer sig, at Metropol har meldt et ambitionsniveau ind for den samlede kontraktperiode på en 2 pct. årlig stigning. Det svarer til, at de studerende i 2017 i gennemsnit anvender 37 timer pr. uge på deres studie. Ambitionsniveauet modsvarer de forventninger, UDS fremlagde under kontraktforhandlingerne for udviklingskontrakten for UDS har derfor ikke yderligere bemærkning til ambitionsniveauet. Målepunkt 1.2 vedrørende andelen af studerende, der oplever at der stilles høje krav til deres faglighed og deltagelse i deres uddannelse samt målepunkt 1.3 om andelen af studerende, der oplever i meget høj grad og i høj grad at få feedback på sit faglige arbejde er begge opfyldt. Styrelsen beder Metropol om at fremsende milepæle for 2016 og 2017 for målepunkt 1.2 og målepunkt 1.3. Side 4/8

5 Vedrørende det pligtige mål: Større relevans og øget gennemsigtighed Målepunkt 2.2 Dimittender har de relevante kompetencer har Metropol angivet til ikke opgjort, da Metropol afventer en beslutning i ministeriet angående Uddannelseszoom. Styrelsen kan oplyse, at Uddannelseszoom fase 2 snarest sendes i høring. Som led i denne høring ventes institutionerne at beslutte, hvordan dimittendundersøgelserne fremadrettet skal håndteres. På den baggrund vil dimittendundersøgelsen i Uddannelseszoom blive gennemført. Når Metropols høringssvar og første resultat af en dimittendundersøgelse i Uddannelseszoom fase 2 foreligger, bedes Metropol oplyse om resultatet, jf. milepælen i 2015, og om det evt. giver anledning til justering af milepæl for Vedrørende det pligtige mål: Bedre sammenhæng og samarbejde Styrelsen finder det positivt, at Metropol for 2015 har opfyldt alle målepunkter i dette pligtige mål. Vedrørende det selvvalgte mål: De studerende træner og øver sig mere og læser ikke kun til profession Målepunkt 8.1 vedrørende sundhedsklinikken er delvist opfyldt. Styrelsen bemærker, at institutionen ikke forventer at opfylde målepunktet i kontraktperioden. Professionshøjskolen Metropol begrunder det med, at der er nået et højt niveau for antallet af studerende i Sundhedsklinikken, og at der særligt i forhold til sygeplejerskeuddannelsen er en udfordring i forhold til andre trænings- og aktivitetstilbud. Ifølge udviklingskontrakten er Sundhedsklinikken også relevant for ergoterapeut, radiograf, fysioterapeut samt katastrofe- og risikomanageruddannelserne, og de studerendes tilknytning til Sundhedsklinikken kan foregå både som del af uddannelsen og som ekstra curriculære aktiviteter. Med det som udgangspunkt er det styrelsens forventning, at institutionen fortsat vil arbejde for at opfylde målepunktet i kontraktperioden. Styrelsen har ikke yderligere bemærkninger til målrapporteringen. 2.2 Institutionens økonomi Styrelsen noterer, at årets resultat er faldet til et underskud på 17,9mio. kr. fra et overskud på 18,9 mio. kr. i Der var ved årets start budgetteret med et underskud på 26,6 mio. kr., eksklusiv tilskudsreduktion på 6,4 mio. kr. pr. maj Metropol anser årets resultat for at være tilfredsstillende, sammenholdt med investeringsniveauet og de faglige resultater. Metropol anfører i årsrapporten, at institutionen i perioden har akkumuleret et overskud bl.a. via uforbrugte Frascati-midler og for at sikre, at de opsparede midler forbruges, budgetteres der med et underskud i Underskuddet forventes gradvis at blive vendt til et overskud frem mod 2019, hvorefter egenkapitalen vil være på niveau med Styrelsen noterer, at Metropols egenkapital pr. 31. december 2015 udgjorde 254,9 mio. kr., svarende til 30,8 pct. af indtægterne. Egenkapitalen er faldet med 12,3 mio. kr. i forhold til pr. 31. december 2015 som følge af bl.a. Frascati-midlerne. Side 5/8

6 En lang række byggesager præger balancen. Anlægsaktiverne er steget med 48,9 mio. kr. til 667,2 mio. kr. i 2015, mens de langsigtede gældsforpligtelser er steget med 84,1 mio. kr. til 314,2 mio. kr. i Tabel 2.2 Økonomiske nøgletal for Metropol Årets resultat (mio. kr.) -17,9 18,9 Overskudsgrad (pct.) -2,2 2,2 Egenkapital (mio. kr.) 254,9 267,2 Egenkapital som andel af indtægterne 30,8 31,2 Likviditetsgrad (pct.) 64,0 50,9 Soliditetsgrad (pct.) 31,0 34,6 Finansieringsgrad (pct.) 47,1 32,5 Kilde: Metropols årsrapporter for 2014 og 2015 UC-effektiviseringsprogrammet Metropol har i ledelsesberetningen redegjort for udviklingen i administrationsprocenten i perioden UDS tager Metropols redegørelse til efterretning. UDS vurderer, at Metropols redegørelse vedrørende bedste praksis forslagene er meget summarisk. Metropol bedes kort redegøre for, hvilke bedste praksis forslag Metropol har implementeret, samt hvilke gevinster de har medført. Redegørelsen bedes fremhæve de væsentligste initiativer, som Metropol har fundet værdifulde, inden for hhv. optagelsesprocessen, censoradministration, fakturahåndtering og ansættelsesprocessen. 2.3 Opfølgning på revisionen Styrelsen skal bede Metropol om at redegøre for følgende forhold fra institutionsrevisors revisionsprotokollat om årsrapporten: Jf. side 350 anbefaler institutionsrevisor, at ledelsen løbende vurderer risici knyttet til finansielle aftaler. Styrelsen noterer, at institutionsrevisor bemærker følgende i revisionsprotokollatet om årsrapporten: - Jf. side 349 er undervisningsinstitutioners moms- og afgiftsforhold præget af stor usikkerhed om fortolkningen af en række regler. Disse omfatter såvel forhold omkring de almindelige momsregler, men ligeledes samspillet mellem de almindelige momsregler og den særlige momskompensationsordning. ( ) Metropol vil i 2016 udarbejde dokumenterede procesbeskrivelse på moms- og afgiftsområdet, således at opgaverne kan fordeles blandt de administrative medarbejdere, og derved reduceres sårbarheden over for eventuelle udskiftninger i personalet. - Jf. side 349 har Metropol gjort krav gældende mod SKAT, da de vurderer, at ændringen af moms- og lønsumsafgiftsregler har påført institutionen et tab. Metropol har i fællesskab med andre berørte institutioner påklaget til Landsretten, og sagen er fortsat under behandling. Side 6/8

7 - Jf. side 350 udviser årets samlede likviditetsvirkning en stigning på 18,4 mio. kr. mod et fald på 82,6 mio. kr. i Udviklingen i årets likviditet er væsentlig påvirket af det igangværende Campus-byggeri. - Jf. side 354 har institutionsrevisor gennemgået udvalgte dele af de generelle itkontroller og vurderet, at de generelle it-kontroller ved besøget var hensigtsmæssigt udformet og implementeret, og institutionsrevisor har således ikke identificeret væsentlige svagheder. - Jf. side 355 var der i ,5 pct. af institutionens årsværk ansat på sociale klausuler. Institutionen har således ikke indfriet årsværks-mindstegrænsen på 3,5 pct. Institutionsrevisor har påset, at der er udarbejdet en handlingsplan, og har fået oplyst, at ledelsen følger udviklingen tæt. UDS noterer, at Rigsrevisionen har bl.a. fremhævet følgende forhold fra institutionsrevisors revisionsprotokollat om årsrapporten: - Metropol har gjort krav gældende mod SKAT med påstand om, at ændring af moms- og afgiftsregler har påført skolen tab. Metropol har i fællesskab med lignende institutioner påklaget en afgørelse fra Landsskatteretten til Landsretten, og afventer afgørelse herfra i april Særligt vedrørende informationssikkerhed Regeringens økonomiudvalg har truffet beslutning om, at statens institutioner skal følge ISO sikkerhedsstandarden. Beslutningen om brug af ISO som standard for sikkerhedsstyringen i stedet for DS484 er en følge af Finansministeriets plan for enkel administration i staten. Institutionerne bør i den forbindelse gøre sig bekendt med indholdet og principperne bag den nye standard. UDS skal understrege vigtigheden af, at institutionernes ledelse har fokus på informationssikkerheden og afsætter tilstrækkelige ressourcer til at understøtte den. Den øverste ledelse for en organisation spiller en central rolle i arbejdet med informationssikkerhed. Det er ledelsen, der beslutter sikkerhedsniveauet og risikovilligheden på baggrund af en løbende proces omkring risikovurderinger fra resten af organisationen. IT-styringen og IT-anvendelsen på institutionerne bør i tilstrækkeligt omfang fokusere på at understøtte institutionernes målopfyldelse på såvel uddannelsesmæssige som administrative områder, så det er passende for institutionernes behov på kort og langt sigt. Ligesom institutionerne løbende bør vurdere og tilpasse sikkerheden til det aktuelle trusselsbillede. I den forbindelse har Center for Cybersikkerhed sammen med Digitaliseringsstyrelsen udgivet en ny vejledning med en prioriteret køreplan for, hvordan risikoen for cyberangreb kan mindskes. Vejledningen henvender sig primært til ledelsesniveauet i offentlige myndigheder og private virksomheder. UDS opfordrer til at institutionerne orienterer sig i området for cybersikkerhed: /2013/cyberforsvar Derudover opfordrer UDS til, at institutionerne orienterer sig i Nationalstrategi for cyber- og informationssikkerhed, som kan findes på: Side 7/8

8 4. Videre proces Styrelsen ser frem til at modtage de anførte redegørelser senest mandag den 5. september Hvis institutionen har spørgsmål til de enkelte afsnit i brevet, kan institutionen rette henvendelse til følgende kontaktpersoner: - Indikatorbaseret tilsyn: Gunvor Faber-Madsen gfm@uds.dk, herunder energiforbrug: Kirstine Notlevsen kno@uds.dk - Målrapportering: Tine Brüchmann Fønss tifo@uds.dk - Økonomi og revision: Nare Hakhverdyan - nha@uds.dk Redegørelserne bedes fremsendt til styrelsen på iio@uds.dk med kopi til gfm@uds.dk, tifo@uds.dk og nha@uds.dk. Kopi af dette brev bedes sendt til institutionsrevisor. Med venlig hilsen Pernille Ulrich Kontorchef Kopi er sendt til Rigsrevisionen Side 8/8