Konkurrenceudsættelse af. Personbefordring. Potentialeafklaring - Odense Kommune

Transkript

1 Konkurrenceudsættelse af Personbefordring Potentialeafklaring - Odense Kommune

2 Weidekampsgade København S Tlf Layout og tryk: KL s trykkeri Foto: Colourbox

3 Maj 2012 Potentialeafklaringen er udarbejdet for Udbudsportalen af rådgivningsfirmaet Ising Consulting som led i projektet om strategisk forankring af konkurrenceudsættelse. Projektet er igangsat af KL, Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen i Erhvervs- og Vækstministeriet samt Økonomi- og Indenrigsministeriet. Som led i projektet tilbydes vederlagsfri assistance til et fremadrettet strategisk arbejde med konkurrenceudsættelse af kommunale serviceopgaver. Baggrunden er forpligtelsen i styrelsesloven om politisk vedtagelse af udbudsstrategier. Formålet er at bidrage til at sikre et politisk ejerskab og en strategisk forankring i kommunernes topledelser af udbudsstrategierne og mere generelt af konkurrenceudsættelse. Potentialeafklaring er et oplæg til politisk drøftelse og en analyse af, om en konkret opgave i en kommune er udbudsegnet, og hvilket potentiale, der er. Gennem potentialeafklaring belyses det, hvordan der ved et udbud kan tages hånd om relevante problemstillinger ved en eventuel konkurrenceudsættelse. Potentialeafklaring indgår også i projektet om markedsmodning på velfærdsområderne, som har kortlagt udfordringer og potentialer ved øget offentlig-privat samarbejde om konkrete opgaver på ældreområdet, socialområdet og sundhedsområdet. Det overordnede formål er at styrke effektiviteten og kvalitetsudviklingen i kommunernes opgaveløsning gennem en bedre brug af markedet.

4 Indhold 1. Indledning 5 2. Nuværende befordringsordninger 8 3. Graden af konkurrenceudsættelse 9 4. Administration og personbefordring Serviceniveauet for befordringsopgaverne Adfærdspåvirkning Anbefalinger til den tværgående befordringsanalyse 15 Bilag 1 - Kørselsordninger i andre kommuner 16 Fredericia Kommune 16 Kolding Kommune 16 Sønderborg Kommune 17 Vordingborg Kommune 17

5

6 1. Indledning Denne potentialeafklaring omhandler mulighederne for yderligere konkurrenceudsættelse af Odense Kommunes personbefordring og optimering af kørselsordningerne gennem forbedret organisering, styring og logistik inden for den borgerrelaterede kørsel. Potentialeafdækningen er udarbejdet for Udbudsportalen i KL af rådgivningsfirmaet Ising Consulting, der har fungeret som konsulent på opgaven. Potentialeafdækningen indgår som et forarbejde og input til Odense Kommunes tværgående analyse af befordringsområdet. Følgende indgår således i Odense Kommunes udbudsstrategi : Befordringsområdet analyseres tværgående med deltagelse af alle forvaltninger. Borgerkørsel, administration af borgerkørsel, medarbejderkørsel og egen bilpark indgår i dette område, hvor det skal sammentænkes og vurderes sammen med alternativer til medarbejderkørsel, som fx elcykler og videokonferencer. Det bemærkes, at analysen af medarbejderkørsel og egen bilpark, herunder brug af minibusser, værkstedsservice, flådestyring m.v., er igangsat og afrapporteres selvstændigt. I potentialeafklaringen vurderes det: Hvorvidt kommunen køber personbefordring eller anden kørsel af eksterne leverandører, som ikke har været konkurrenceudsat, og om befordringen i givet fald kan konkurrence- udsættes med opnåelse af fordele for kommunen (afsnit 3). Hvorvidt der kan være gevinster ved en ændret organisering af kommunens bestiller- opgaver i forbindelse med kørslen, herunder daglig administration, visitation, opfølgning m.v. (afsnit 4). Hvorvidt der er et potentiale ved politisk at fastlægge serviceniveauet for befordringsop- gaverne i Odense Kommune mere præcist i forhold til det serviceniveau, som kræves i lovgivningen (afsnit 5). Hvorvidt en informationsindsats eller anden form for indsats med henblik på adfærdspå- virkning hos rekvirenter, borgere og institutioner kan medvirke til forbedring af kørsels- ordningerne (afsnit 6). I afsnit 7 gives en række anbefalinger til den tværgående befordringsanalyse, der skal gennemføres som led i implementeringen af Byrådets udbudsstrategi. Personbefordring er en af de meget store udgiftsposter for Odense Kommune, og udgifterne har de senere år været stigende. De samlede årlige udgifter fordelt på forvaltninger og udgiftsudviklingen fra 2007 til 2010 fremgår af nedenstående tabel 1. Det fremgår, at de faktiske 5

7 regnskabsudgifter i perioden er steget med 14,8 mio. kr. mens de budgetterede udgifter er steget med 6,5 mio. kr. Tabel 1: Udgifter til kørsel i Odense Kommune Budget/ Regnskab Børne- Unge forvaltningen Ældre- og Handicap forvaltningen Social og Arbejdsmarked Forvaltningen I alt Budget, Regnskab, Budget, Regnskab, Budget, Regnskab, Budget, Regnskab, Figur 1: Udgiftsudvikling Millioner Budge erede udgi er Bogførte udgi er De øgede omkostninger til den borgerrettede kørsel skyldes blandt andet nye og skrappere miljøkrav, herunder indførelsen af miljøzone i 2010, krav om maksimal alder på køretøjerne, indførelse af strenge bodsbestemmelser i kontrakterne og krav om bankgaranti. For at imødegå den økonomiske udfordring og sikre en bedre udgiftsstyring bør der i de berørte forvaltninger foretages en undersøgelse af serviceniveauet. Ligeledes bør det overvejes, om der skal foretages organisatoriske eller styringsmæssige ændringer, så Odense Kommunes kørselsordninger fremover tilrettelægges på den mest hensigtsmæssige måde. De kommunale befordringsordninger for borgere i Odense Kommune, der er visiteret til kørsel, har adskillige gange været i udbud. Ved de tidligere udbud har der været lagt vægt på effektivisering af befordringen og opnåelse af de bedst mulige 6

8 priser. Det har medført en samling af opgaverne på færre leverandører, og en større vægt på kørselskoordinering, så vidt det har været muligt. Kommunens nuværende kontrakter med kørselsleverandørerne udløber den 1. juli 2013 og arbejdet med genudbud skal derfor påbegyndes omkring årsskiftet 2011/2012. Det kommende genudbud er en anledning til på nuværende tidspunkt at foretage en samlet analyse og vurdering af kommunens befordringsopgaver, så varetagelsen af de samlede befordringsopgaver yderligere forbedres og effektiviseres. For kommunens institutioner og borgere er det væsentligt, at kørslen fungerer så optimalt som muligt. De nuværende kørselsordninger fungerer i dag efter forholdene tilfredsstillinde, men der er et potentiale for forbedringer og det vurderes, at der kan findes yderligere besparelser i snitfladerne mellem kørselsordningerne og i administrationen af ordningerne. Personbefordring i Odense Kommune skal således ses i et totaløkonomisk perspektiv, hvor også kommunens interne ressourcer skal anvendes så effektivt som muligt. Ud over udgifterne til selve kørslerne anvendes der mange ressourcer flere forskellige steder i kommunens administration på bestilling, administration og opfølgning af kørsel. De administrative medarbejdere i forvaltninger og på decentrale institutioner, som er involveret i befordring, kender ofte ikke kontrakterne godt nok, og kontrakterne bruges derfor ikke korrekt. 7

9 2. Nuværende befordringsordninger Odense Kommunes personbefordring er delt på nedenstående kørselsordninger, som stilles til rådighed som følge af lovgivning: Kørsel af borgere til/fra genoptræning og andre træningstilbud samt aktivitets- og dagcentre Kørsel af handicappede borgere til/fra døgnrehabiliteringsbolig Kørsel af handicappede borgere til/fra dagtilbud Kørsel af visiterede borgere til/fra læge og speciallæge Kørsel af handicappede børn og unge med særlige behov Kørsel af børn og unge i forbindelse med tandpleje Kørsel af børn og unge i forbindelse med folkeskolen Kørsel af unge med særlige behov og personer med sent erhvervet hjerneskade Buskørsel for Odense Kommune efter behov SBH-kørsel Der blev senest i 2009 foretaget EU-udbud af personbefordringen. Udbuddene blev gennemført som to parallelle EU-udbud: Kørsel for voksne henholdsvis kørsel for børn og unge. Udbud har haft kørselskontrakterne i udbud flere gange, og kontraktlængderne er synkroniseret, så kontrakterne udløber samtidig. De miljømæssige krav til leverandørerne blev ved det seneste udbud skærpet, hvilket bl.a. indebærer: Køretøjerne skal som minimum overholde normen EURO 3. For køretøjer over 3500 kg har normen siden 1. juli 2010, hvor Odense Kommune indførte miljøzone, været EURO 4. Kørselsleverandørerne har i forbindelsen med indførelsen af miljøzone skullet overholde kravene i forbindelse hermed. Der blev ved det seneste udbud også indført bodsbestemmelser i kontrakterne, så kommunen har yderligere sanktionsmuligheder overfor leverandørerne ved mangler eller svigt. Såvel de strengere miljøkrav som bodsbestemmelserne medførte en fordyrelse af personbefordringen, og samlet blev serviceniveauet øget markant i forhold til den tidligere kontrakt, hvilket var nødvendigt for at sikre en tilfredsstillende service overfor borgere og personale. Befordringsopgaverne omfatter 9 delaftaler, der samlet dækker det udbudte kørselsbehov. Der er på grundlag af de seneste udbud indgået kontrakter med nedenstående private kørselsleverandører om de kommunale befordringsordninger: Bergholt Busser A/S Odense Taxa Kæmpes Taxi og Nordfyns busser Handybus A/S Arriva Morud Bustrafik og Taxa 8

10 3. Graden af konkurrenceudsættelse Udbud vurderer, at størstedelen af Odense Kommunes befordringsopgaver i dag er konkurrenceudsat gennem udbud, men at der er et potentiale for yderligere konkurrenceudsættelse. Omfanget og karakteren heraf vil blive taget op som led i den tværgående befordringsanalyse, hvor forvaltningernes kørsler og befordring kortlægges og analyseres. Generelt vil det være til fordel for Odense Kommune, at det kørselsvolumen, som udbydes og aftaledækkes, er så stort som muligt, så kommunen opnår de bedste priser. Hertil kommer, at det i udbudskonstruktionen er muligt at lægge op til udnyttelse af stordriftsfordele og synergier mellem kørselsordninger. Også kontraktlængden har stor betydning for priserne. Odense Kommune bør ligeledes overveje, om den nuværende ordning med fritidskørsel for svært bevægelseshæmmede, den såkaldte SBH-kørsel, er hensigtsmæssig. Befordringsopgaverne er tværgående i forhold til kommunegrænserne og varetages derfor regionalt. Det er i dag Fynbus, der står for udbud og administration af ordningen, og udgifterne er stigende. Ud over de samlede årlige udgifter på ca. 10. mio. kr. betaler Odense Kommune jf. regnskab fra 2009 fra Fynbus et årligt administrationsbidrag på 3,8 mio. kr.. Såfremt kommunen ønsker at hjemtage opgaven og selv stå for udbud og administration, evt. i samarbejde med de øvrige fynske kommuner, skal de lovgivningsmæssige forhold nærmere afklares. Der er herudover kendskab til følgende kørsels- og befordringsopgaver i Odense Kommune, som bør indgå i de fremadrettede overvejelser om konkurrenceudsættelse: Kørsel med hjælpemidler Hjælpemiddeldepotet varetager istandsættelse, opbevaring og kørsel med genbrugshjælpemidler til borgerne. Kørslen er i dag konkurrenceudsat. Transport af bøger Bibliotekerne varetager transport af bøger mellem kommunens biblioteksafdelinger. Det årlige økonomiske volumen er ca kr. om året. Antallet af årlige kørsler kendes ikke pt. Eventuel konkurrenceudsættelse af transporten af bøger indgår i en særskilt potentialeafklaring om biblioteksområdet. Institutionernes minibusser En række institutioner har egne minibusser og køretøjer, som anvendes til kørsel med borgere og personale. Institutionerne er ifølge kommunens bilpolitik berettiget til selv at lease/købe og benytte køretøjerne til de formål, de finder passende. For nogle institutioner er kapacitetsudnyttelsen imidlertid ikke stor nok til at retfærdiggøre egne køretøjer, og en aftale med en vognmand eller deleordninger vil derfor være en mere fordelagtig løsning, også for at sikre at køretøjerne lever op til lovgivningskravene. Anskaffelse og brug af minibusser indgår i den tidligere omtalte analyse af kommunens bilpark m.v., som er igangsat. 9

11 Mad Odense Kommunes kørsel til borgere som er visiteret til madservice har været udbudt i samarbejde med Fællesindkøb Fyn. Formålet med det fælles udbud var at udnytte kapaciteten i bilerne bedst muligt. Madudbringning varetages i dag af en privat leverandør. Øvrig kørsel Som led i den tværgående analyse af befordringsområdet med deltagelse af forvaltningerne vil der blive foretaget en yderligere kortlægning af de kommunale kørsler, som ikke har været konkurrenceudsat gennem udbud, herunder såvel borgerretten befordring som ikke-borgerrettet kørsel. 10

12 4. Administration af personbefordring Odense Kommunes befordringsopgaver er - på samme måde som i andre kommuner - kendetegnet ved, at der er mange forskellige adskilte administrative led involveret i de daglige opgaver med personbefordring. I flere forvaltninger og på decentralt niveau er der samlet set mange medarbejdere, som på den ene eller anden måde er involveret i bestilling, administration og opfølgning på personbefordring. De mange administrative led i styringen af befordring er ikke hensigtsmæssig for kommunen set ud fra hensynet til at sikre en effektiv styring og logistik for den borgerrelaterede kørsel. Effektiviteten i kommunens befordringsopgaver afhænger således ikke alene af priserne og de indgåede kontrakter med kørselsleverandørerne, men i høj grad også af kommunens varetagelse af løbende bestilling, administration og opfølgning på kørslen. For at imødekomme udfordringerne har flere kommuner valgt at etablere et kørselskontor i eget regi med henblik på at samle og professionalisere funktionerne. De pågældende kommuner vurderer, at der er økonomiske og administrative fordele ved at samle opgaverne for herved at minimere tidsforbruget til administration af kontrakterne og give opgavevaretagelsen et kvalitativt løft. Opgaverne for et kørsels- og logistikkontor kan fx omfatte: Administration af kørselskontrakter Visitation af borgere Håndtering af kørselsbevillinger og kørselslister Information til borgere, institutioner og leverandører Daglige kørselsbestillinger Administration af lån af minibusser Løbende samarbejdsmøder med leverandører Bearbejdning af kørselsstatistik til brug for ruteoptimering Klagehåndtering Etc. Visitation kan evt. fortsat varetages af forvaltningerne. Foruden den borgerrettede kørsel kan et kørselskontor også varetage andre logistikopgaver, der kræver specialiseret ekspertise og it-styring, fx hjælpemiddeltransport. En tilsvarende løsning i Odense Kommune vurderes at ville skabe værdi på fire områder: Bedre service til borgerne i form af én indgang Øget professionalisme i forhold til kørselskoordination Bedre overblik over kørselsopgaverne Bedre ressourceudnyttelse. 11

13 Et kørselskontor kan supportere og varetage opgaver for de decentrale institutioner, som ikke kan forventes at kende kontrakterne i detaljer, og derfor let kommer til at anvende kommunens kørselsleverandører på en økonomisk set uhensigtsmæssig måde. Vejle Kommune har i 2010 indsamlet erfaringer fra Kolding, Fredericia, Sønderborg og Vordingborg Kommune som led i en analyse af mulighederne for at rationalisere kommunens personbefordring. De fire kommuner varetager kørselsopgaverne på forskellig vis, men der er dog en række fællestræk: De fire kommuner har alle oprettet et centralt kørselskontor, der varetager alle/dele af kommunens kørselsopgaver. De centrale kørselskontorer koordinerer og administrerer den kommunale kørsel i forskelligt omfang. Måden at organisere kontoret og kørslen på varierer meget, ligeledes gør placeringen af budgetter og visitation af borgere. Der er en fælles overbevisning om, at en koordinering af kørselsopgaverne på tværs af forvaltningerne medfører en betydelig økonomisk gevinst. Derfor anbefaler alle fire kommune, at man samler alle kørselsopgaver under det fælles kørselskontor. Der er en fælles tro på, at et samlet overblik over kørselsopgaverne giver en langt mere effektiv opgavevaretagelse. Tilsvarende kørselskontorer findes også i bl.a. Herning Kommune. Det fremgår ikke, om der ved central kørselsadministration er opnået besparelser. Afhængig af, hvilke opgaver kørselskontoret skal varetage, kan der evt. gøres brug af moderne it-løsninger og GPS-løsninger, som er for bekostelige til, at de kan anskaffes flere forskellige steder i kommunen. Eksempelvis findes der systemer, som kan anvendes til at sikre eksakt kørselsdokumentation, ruteoptimering m.v. Et kørselskontor behøver ikke nødvendigvis at være en del af kommunens organisation. Funktionen kan konkurrenceudsættes, så der indgås kontrakt om en dedikeret og professionel løsning for bestillings- og administrationsopgaven. En alternativ mulighed kunne være at indgå en aftale med Odense Kommunes Brandvæsen, som i forvejen arbejder med logistik. 12

14 5. Serviceniveauet for befordringsopgaverne Serviceniveauet for befordringsopgaverne i Odense Kommune fastlægges dels af lovgivningen, dels af de politiske udvalg. I en række tilfælde er der i kommuner set eksempler på, at det faktiske serviceniveau har været højere, end det serviceniveau, som kræves i lovgivningen. Med henblik på en effektiv økonomisk udnyttelse af ressourcerne til befordring bør Odense Kommune som led i den tværgående befordringsanalyse foretage en gennemgang af hver enkelt befordringsopgave for sig i forhold til nedenstående: Lovgrundlag Hvilket serviceniveau er kommunen forpligtet til? Hvilket serviceniveau leveres i dag? Hvordan administreres ordningen? Hvordan foretages visitation til ordningen? Mulige rationaliseringsgevinster ved at samle visitation og administration med andre befordringsopgaver Eksempler fra andre kommuner på servicereguleringer. Udvalgene bør politisk fastlægge det serviceniveau, som skal udbydes. Erfaringer fra andre kommuner viser, at forskellene mellem, hvad kommunen er forpligtet til og hvad kommunen tilbyder, kan være ganske betydelig. I flere tilfælde er der også mulighed for at indføre en brugerbetaling, så kommunen ikke dækker hele udgiften. Gennemgangen af kommunens kørselsordninger i forhold til serviceniveauet har den fordel at der politisk kan fastlægges præcise serviceniveauer og udarbejdes servicelevel agreements til brugerne og bestillerne af kørsel. 13

15 6. Adfærdspåvirkning I mange tilfælde bliver der brugt unødvendig og bekostelig tid på befordring, som er en følge af uhensigtsmæssig adfærd. Der kan eksempelvis opstå frustrationer over ventetid, udeblivelser, for sen afhentning, lang transporttid etc. Sådanne frustrationer og tidsspilde skyldes primært en uprofessionel administration af personbefordring og manglende detaljeret kendskab til kontrakterne hos dem, som skal bruge dem, dvs. i de yderste administrative led. Der vurderes at være et potentiale for Odense Kommune i at tilrettelægge et bedre informationsarbejde og en klar forventningsafstemning om befordring. Denne opgave bør professionaliseres og løftes af dem, som dagligt sidder med kørselsadministrationen. Information og forventningsafstemning vedrører blandt andet spørgsmål som: Hvornår skal bilen senest være bestilt? Hvor lang tid i forvejen kan jeg aflyse? Hvem har ansvaret hvis bilen ikke kommer eller hvis borgeren udebliver? Hvilket ansvar har forældrene til et barn med hensyn til skolekørsel? Etc. Potentialet ved påvirkning af adfærden blandt aktørerne i befordringsopgaverne vurderes at kunne give en rationaliseringsgevinst, som ikke nærmere kan prisfastsættes. Potentialet er ikke kun økonomisk, men også mere tilfredse bestillere, borgere og leverandører. 14

16 7. Anbefalinger til den tværgående befordringsanalyse På baggrund af potentialevurderingen indstiller Udbud, at den tværgående befordringsanalyse, som er indeholdt i Byrådets Udbudsstrategi, igangsættes og gennemføres ud fra følgende udgangspunkter: 1. Befordringsanalysen bør forankres i Borgmesterforvaltningen og lægge vægt på at kom munens samlede personbefordring tilrettelægges, så kommunen udnytter synergier i snitfladerne mellem kørselsordningerne og gør øget brug af samkørsel og kørselskoor dinering, hvor det er muligt. 2. Befordringsanalysen bør gennemgå de nuværende kørselskontrakter med hensyn til mulighederne for at foretage ændringer, som kan give besparelser og forbedringer. Blandt andet bør der ses på: Antallet af delaftaler Afregningsformer: Pris pr. km, pris pr. tur, pris pr dag Kontraktlængder, 4 år nu kan være op til 8 år Muligheder for øget fleksibilitet og udvikling Muligheder for funktionsudbud, hvor der løsnes op for kravene, så tilbudsgiverne får mere frie hænder til at byde ind med optimeringsforslag Incitamenter eller bonus for at opnå optimering i stedet for eller som supplement til bod Muligheder for alternative tilbud med andre afhentningstidspunkter m.v. Miljøkrav og sociale klausuler. 3. Befordringsanalysen bør belyse den nærmere indretning samt fordele og ulemper ved et fælles centralt kørselskontor, der har til formål at administrere og koordinere alle Odense Kommunes kørselsopgaver. Ligeledes belyses den organisatoriske forankring samt fordele og ulemper ved en organisering i kommunens eget regi i forhold til udbud af opgaven. 4. Den tværgående befordringsanalyse bør belyse, hvorvidt visitation og budgetansvar hænger sammen, således at dem, der bestiller, også er dem, der betaler. 5. Der bør foretages en afdækning af det kørselsvolumen, som ikke tidligere har været konkurrenceudsat med henblik på at øge det konkurrenceudsatte kørselsvolumen. Herved opnår kommunen de bedste priser, og det er muligt at lægge op til udnyttelsen af stordriftsfordele og synergier mellem de enkelte kørselsordninger. 6. Der bør foretages en prisanalyse af den befordring, som vedrører fritidskørsel for handicappede, den såkaldte SBH-kørsel. Det skal i forbindelse med arbejdet i den tværgående befordringsanalyse vurderes, om kommunen i stedet skal hjemtage opgaverne og selv foretage udbud i samarbejde med andre kommuner. Herved opnår kommunen et samlet set større udbudsvolumen, og der kan evt. være synergier i forhold til andre befordringsopgaver. 15

17 Bilag 1 Kørselsordninger i andre kommuner Fredericia Kommune Fredericia Kommune har per 1. januar indbyggere og er på 134 km2. Fredericia har lavet et kørselskontor på Brandstationen. Kørselskontoret nyder godt af denne placering i forhold til udnyttelse af døgnbemanding på vagtcentralen og værksted til busser. Derudover nyder Brandstationen godt af samarbejdet fordi de ansatte chauffører samtidig er ansat som deltidsbrandmænd. Der er indkøbt 8 busser, der så vidt muligt varetager kørslen. Til den resterende del af kørslen benyttes eksterne vognmænd. Der er ikke foretaget udbud i forhold til taxakørslen, men kørselskontoret har forhandlet sig frem til en rabat på taxameterprisen. Kørselskontoret er bemandet med 1 fast person til administration og koordinering af kørslen. Hertil kommer brug af døgncentralen til kørselsbestillinger/afbud, hjælp fra indkøbsafdeling ved udbudsrunder og drift af busserne. Navisions kørselsprogram benyttes til koordinering af kørslen, men selve ruteplanlægningen foretages manuelt af den ene medarbejder. Dagens ruter tilrettes løbende på baggrund af de indkomne kørselsbestillinger og aflysninger. Dette sker per mail og telefon. Visitation af borgere foregår i fagforvaltningerne, mens budgetansvaret ligger hos kørselskontoret. En sådan konstellation kræver en tæt kontakt mellem visitatorer og kørselskontoret for at holde styr på udgifterne til kørslen. Kolding Kommune Kolding Kommune har per 1. januar indbyggere og er på 605 km2. Kolding har lavet et mini kørselskontor som varetager kørslen på senior- og sundhedsområdet. Dvs. kørsel til dag- og aktivitetscentre samt almen og specialiseret genoptræning mv. Kontoret består af 1 person og den fysiske placering er hos vagtcentralen. Der er intet samarbejde mellem enhe-derne. Der er lavet udbud af kørslen til eksterne vognmænd og lavet aftale om at kommunen hver dag får stillet 5 minibusser inkl. chauffør til rådighed for 298 kr. per time (min. 8 timer om dagen). Derudover benyttes taxa til akutture. Alle bestillinger kommer på mail og selve ruteplanlægningen foretages manuelt af kørselskontorets ene med- 16

18 arbejder. Det er rimelig simpelt opdelt med kørsel til dagcentre mv. fra , kørsel til genoptræning fra , og hjemkørsel fra dagcentrene fra kl. 14 og frem. Visitationen og budget ligger i fagforvaltningerne. Sønderborg Kommune Sønderborg Kommune har per 1. januar indbyggere og er på 497 km2. Transportkontoret i Sønderborg blev etableret i april Transportkontoret står for administration af den offentlige trafik og har ligeledes ansvaret for at gennemføre udbud af kommunens andre kørselsopgaver. Der er pt. beskæftiget 3 personer; 1 visitator, 1 der står for administration af den offentlige trafik, og 1 der står for resten af kørselskoordineringen. Hensigten er på sigt at samle koordinering af al kommunal kørsel i kontoret og processen er stadig i gang. Der laves aftaler på tværs af fagområder omkring brug af busser, eksempelvis hvis et plejehjem har en bus stående, som en børnehave kan bruge til en udflugt. Der foretages efterfølgende afregning mellem fagområderne for brug af bussen. På sigt skal sådanne busser samles under transportkontoret, og kontoret har yderligere pt. leaset 3 minibusser. Det er et overordnet mål i Sønderborg at gøre al offentlig trafik i kommunen gratis, i øjeblikket kører skolebørnene gratis, og det har bl.a. medført, at skolerne planlægger ekskursioner osv. efter den offentlige trafiks køreplaner. Transportkontoret foretager kun i meget begrænset omfang rute- planlægning, dette foregår oftest hos de vognmænd, der har vundet udbud af den specifikke kørsel. Kørsel til læge og speciallæge, brækket ben og høreklinikker er per 1. marts 2010 overgået til Sydtrafik (Flextrafikordningen). Der opleves en række problemer med ordningen, bl.a. pga. geografien i kommunen. Visitation foretages i samarbejde mellem fagforvaltningerne og transportkontoret, og budgettet ligger centralt hos transportkonto- ret. Vordingborg Kommune Vordingborg Kommune har per 1. januar indbyggere og er på 621 km2. Kontoret er bemandet med 4 personer; 1 souschef, der koordinerer kørslen, 2 kontorassistenter, som modtager kørselsbestillinger og indtaster, og 1 regnskabsansvarlig. Kontoret 17

19 har ansvar for den kollektive trafik, skolekørsel, kørsel til læge/spe- ciallæge, ældrekørsel, dagcentre, genoptræning, specialbørn osv. Derudover køres der ad hockørsel til skoleudflugter mv. Kørsel til læge/speciallæge og åben kørsel for alle borgere sker med Flextrafik, og kørselskontoret bestiller turene direkte på Flextrafik s hjemmeside. Al fast kørsel udbydes samlet (i pakker) til eksterne vognmænd, som stiller busser + chauffør til rådighed hver dag. Pt. er der 11 garantivogne som er garanteret 40 timers kørsel om ugen til en pris på 430 kr./timen. Derudover kan garantivognene bruges yderligere 10 timer om ugen, og hvis der er kørselsbehov udover det, sker det med variable vogne (taxa). Ruteplanlægningen sker vha. it-system Fleedsched udviklet af Protracking. Systemet er et gps- og bookingsystem, og programmet planlægger de mest fordelagtige ruter på tværs af kørselsopgaver med hensyntagen til borgernes eventuelle behov for specialhensyn (kørestol, rollator, behov for enkeltmands bil osv.). Der er installeret udstyr i bilerne, så ruter mm. kan kommunikeres direkte ud i bilerne. Kontering af kørsel sker direkte på fagforvaltningernes konti vha. systemet. Skønnet udgift til anskaffelse af Fleedsched er kr Budgettet for den kollektive trafik og for den normale skolekørsel lig- ger centralt hos kørselskontoret. Andet budget ligger i fagforvaltnin- gerne, som også foretager visitationen. 18