Krav til KTC Portalen som aftalt mellem KTC og Wildside maj 2009

Transkript

1 Krav til KTC Portalen som aftalt mellem KTC og Wildside maj 2009 Kravsspecifikation Det valgte CMS Det er et grundlæggende krav, at der ved leverandørs udvikling af specialmoduler og tilpasninger til KTCs løsning, ikke ændres i standardfunktionerne på den valgte Typo3 installation. Således er alle standardmoduler til rådighed for KTC til alle tider og nye extensions kan implementeres frit efter egne ønsker, uden at det har indflydelse på funktioner og virkefelt i de særlige moduler som leverandøren har udvidet/ udviklet specielt til KTC Portalen. Dette indgår som parameter i kontraktmaterialet. Overordnede koncepter Som det fremgår af følgende, skal systemet kunne håndtere en mængde forskelligt indhold, i form af sites, subdomæner, projektrum mm. og en stor mængde forskellige indholdselementer leveret frontend af de deltagende kommuner, samt i form af nyheder, nyhedsbreve, dialoger, pressemeddelelser mm., som udvirkes i det daglige af foreningen og dens kommunikationsmedarbejdere. Systemet skal ligeledes kunne håndtere en nuanceret brugerskare, med individuelle tilhørsforhold på de forskellige sites, subdomæner, projektrum og lukkede sider. Strukturering af emner og kategorier Der laves en overordnet emneinddeling på KTC Viden Center, der følger foreningens faggruppestruktur. Disse kategorier lægges som metadata på sidetræet for Viden Centret, og arves derfra til brug i hele systemet. Der skal være et admin interface, hvor det er muligt at oprette, redigere, flytte og slette forskellige overordnede emner og kategorier på portalen, samt at sætte filtre og keywords på disse. Kategorisering af indholdselementer Der etableres en FE kategorivælger, således at alle brugere, hvad enten frontend eller backend har nem adgang til at vælge hvilke kategorier et givent indholdselement skal knyttes til. Der implementeres et interface som er hurtigt og stabilt og giver mulighed for at krydse store dele af hierarkiet af med få klik. Når man f.eks. sætter kryds i en overkategori, skal det være muligt at samtidigt vælge alle underkategorier. Kategorivælgeren holder hele tiden styr på allerede valgte og giver hurtig adgang til at brugeren kan fjerne enkelte dele af sine afkrydsninger. Alle brugere har samme interface på min profil, som sikrer at de kan angive hvilke temaer, kategorier og emner de vil følge med i og notificeres om i mails og på min side. Side 1 af 21

2 Relaterede indholdselementer Systemet skal automatisk præsentere brugeren for relateret indhold hver gang han/ hun får vist et emne på skærmen. Udvælgelsen af relaterede indholdselementer baserer sig på systemets evne til at kigge i de enkelte elementers metadata, samt de relationer til emne/ kategori, som blev sat af systemet/ brugeren, da elementet blev oprettet. Relaterede indholdselementer kan vises direkte på en side eller i en særlig frame. Hvilke ting vises? Det er hensigten at efterhånden som der på KTC Portalen introduceres nye services, skal disse vises i højre kolonne når brugere navigerer. I øjeblikket er det aftalt at implementere visning af følgende relaterede viden: Spørgsmål på kompetencenettet ( Kompetencenettet(ahref til startsiden på kompetencenettet ) ) Afsnit fra fildelingsmodulet ( Nyeste afsnit ) Nyheder ( Nyt på KTC Portalen ) Kalenderemner ( Kalenderen ) Ledige stillinger ( Ledige stillinger ) Links ( Relaterede links ) KTC nyhedstjenesten ( KTC Nyhedstjenesten ) Der vises 3 af hver slags (nyeste/ tættest på deadline/ tættest på afholdelse/ lign.) med hver sin overskrift. v. spsm. vises titel og uddrag af spsm (kursiv) trunkeret til maks. 2 linjer v. fildeling vises titel og uddrag af brødtekst (kursiv) trunkeret til maks. 2 linjer v. Nyheder vises titel og uddrag af brødtekst (kursiv) trunkeret til maks. 2 linjer v. kalenderemner vises dato, samt uddrag af overskrift trunkeret til maks 2 linjer v. Ledige stillinger vises ansøgningsfrist, samt uddrag af overskrift trunkeret til maks.2 linjer v. Links vises med neutral pil titel på linket trunkeret til maks 2 linjer v. KTC Nyhedstjenesten vises titel (kursiv) trunkeret til maks 2 linjer Under de viste er et fold ud/ vis alle/ mere link, hvor brugeren i højrekolonnen får mulighed for at afsøge flere relaterede informationer indenfor samme indholdstype. Når man klikker foldes listen ud, og man kan se hele listen (afgrænset af f.eks. antal eller dato). Det skal være muligt at se ALLE relaterede oplysninger i en given kategori. Side 2 af 21

3 Automatiske metadata Når et indholdselement oprettes på en vilkårlig side, oprettes af brugeren/ admin/ system relationer til portalens overordnede emner og kategorier, derudover kan mc_autokeywords lave automatiske metadata på indholdet af sidens elementer, disse kan bruges i metakeywords feltet på sider og til søgning. der kan gøre det let for både søgemaskine, system og mennesker at finde frem den rette viden. Det er i det interface der benyttes til at vælge sider/ kategorier muligt at vælge sider rekursivt, således at indhold automatisk tagges med underliggende sider/ kategorier. Automatisk oprettelse af sider/ kompetencer/ ting til abonnement Når der oprettes en ny kategori i systemet, skal andre moduler der er afhængige af oplysninger om kategorier, automatisk opdateres. Det er altså meningen at man kun skal opdatere og vedligeholde emner og kategorier et sted. Indhold i abonnement Man kan overalt på portalen abonnere på sideindhold. Hver gang nyt indhold tilføjes til emnet/ kategorien eller siden, skal man notificeres. Indholdselementerne præsenteres med type, overskrift, abstract og link i de udsendte mails. Brugeren kan via link i mail gå til min side. Dialoger på kompetencenettet notificeres til de rette brugere øjeblikkeligt. Man bliver automatisk abonnent på kategorien når man sætter siden i abonnement. Oprettelse af forskellige indholdselementer på siderne Det skal være muligt at oprette indhold direkte på den side man befinder sig på. En bruger med de rigtige rettigheder, kan således nemt stille sin egne dokumenter til rådighed for andre, samt kommentere indhold, deltage i forum og stille spørgsmål. Der følger en nøje beskrivelse af en værktøjskasse som skal udvikles netop til dette formål. Værktøjskassen skal ligge på samtlige sider, men tilpasse sig brugerens rettigheder. Kommentarer til indhold Det skal være muligt for brugere, at kommentere indhold på siderne sådan at der kan foregå en yderligere udveksling af meninger/ viden og faglighed om de enkelte elementer. Når det indhold kommenteres, tilknyttes kommentaren til indholdet. Der linkes brugerens offentlige profil der der viser udvalgte stamdata efter brugerrettigheder. Statistik på antalllet af afsnit Admin kan lave forskellige statistikker på tilgangen af indhold til siderne. Man skal kunne sortere på periode (måned, år), samt på kommunenavn, region, osv. Disse informationer bruges til at sammensætte kampagner og sikre overblik over netværkets tilstand/ aktiviteter. Dette løses med Query Editor, og der laves på forhånd et udtræk efter nøjere specifikationer. Side 3 af 21

4 Subdomæner/ hosting Krav subdomæner - Subdomæner oprettes af admin og der kan tildeles backend- og frontend redigeringsrettigheder til en eller flere personer i den pågældende gruppe/ forening. - Det er hensigtsmæssigt hvis der i denne forbindelse nemt kan laves en ny template til brug på disse sider, som udvider standard-templaten med f.eks. nyt stylesheet, logo, menuer, lukkede sider mm. - Det skal være muligt, meget hurtigt at kunne sætte det nye subdomæne i drift og implementere grafik og stylesheets til siderne. Dette skal kunne foregå uden kodekendskab og uden brug af html editor eller lignende. - Der oprettes variabler i constant editor til relevante elementer i menuer, template og stylesheets. - Der skal lægges op til en stor grad af selvbetjening fra den udnævnte webmaster på siderne og adgangsrettigheder til redigering af disse sider, bør være eksklusive, så der kun kan redigeres på netop de sider der tilhører det enkelte subdomæne. - Det skal være muligt at masseoprette sider til brug for foreningen/ sammenslutningen, så de kan komme hurtigt og nemt i drift efter oprettelsen af siderne. - Det skal være muligt at tilknytte samme indholdstyper, som man kan på portalens øvrige sider. - Alle extensions i hele løsningen skal være tilgængelige på subdomæners skabelon. - Det skal være muligt at de enkelte subdomæner har deres egen adresse så der via redirect kan stilles direkte om til subdomænet via adresse i browser (eks. ). - Domænenavnet skal bevares på alle sider og undersider så identiteten på subdomænet bevares (ingen adresser på subdomæner). - Subdomænerne er præsenteret på en aktiv linket liste, som kan sættes ind vilkårligt på resten af portalen. - Webmastere på de enkelte subdomæner bør have mulighed for frontend editering. - Sider kan passwordbeskyttes for brugere/ grupper af subdomænets administrator. Det skal gøres muligt at et site kun læser brugere fra dets eget sidetræ. Kompetencenet Kompetenettets virkefelt på portalen Minimumskrav - Kompetencenettet - Kompetencenettet kan automatisk udsende link til de enkelte spørgsmål til de brugere, som i deres profil har tilvalgt (har abonnement på) forskellige emner og kategorier. - Når man modtager en besked om et nyt spørgsmål, skal det fremgå hvilke kategorier spørgsmålet knytter sig til. - Det fremgår hvad spørgsmålet handler om, og der er et lille udklip af spørsmålet i mailen. - Det skal være muligt for admin at ændre og vedligeholde mailteksterne Side 4 af 21

5 - Det skal være muligt for admin at tilgå statistiske oplysninger om tilmeldte til forskellige sider og indholdselementer på siderne. Løses med Query Editor - Det skal være muligt at vise oversigter over kompetencer/ tilmeldte/ antal dialoger på vilkårlige sider i systemet løses med Query Editor. - Det skal være muligt at slette og tilføje kompetencer i systemet. - Der skal automatisk genereres en rapport over hvem der har modtaget spørgsmål fra systemet. - Det skal være muligt at hente svarprocenter/ statistikker over antal besvarelser indenfor forskellige kategorier og indsætte disse i andre indholdselementer/ sider. - En dialog på kompetencenettet forsvinder ikke og titel, abstract og indhold er stadig tilgængeligt. - Dialoger skal være udsøgbare via indexed search. - Det er muligt at lave statistikker på de enkelte brugeres deltagelse i dialoger mm. - Det skal være muligt for admin at udtrække lister indenfor de forskellige emner og kategorier på KTC Viden Center, finde topsvarere, topspørgere mm. samt hvor mange spørgsmål og svar for hver enkelt kompetence, svarprocent mm. Løses med Query Editor. - Det skal være muligt at tilvælge om man vil notificeres om alle indlæg i dialogerne, eller blot når man modtager svar på et spørgsmål, som man selv har stillet. - Det skal være muligt at folde en hel dialog ud, så man kan se alle spsm. Og svar på samme tid. - Man skal kunne uploade filer til en dialog som bliver knyttet til dialogen. - Der er en særlig forside for videnscenteret hvor seneste dialoger og nemme genveje vises - Det er muligt at oprette Wiki på KTC Videncenter som trækker på den overordnede kategoristruktur. Fildeling Minimumskrav Fildeling - Det er muligt for de forskellige kommuner, at bidrage med filer til netværket via et simpelt interface på de enkelte sider. Når en bruger uploader et dokument, skal det være muligt at sætte forskellige attributter på det: Man skal kunne angive hvilken type indhold der er tale om (procedure, afgørelse, brev, projektbeskrivelse mm). - Det skal være muligt at vedhæfte et billede på et afsnit. - Man kan angive et links til en ekstern fil som downloades til ktcs server. (der skal være et filter så den kun henter godkendte filtyper.) - Der skal være automatisk metadata generering af indhold i overskrift, abstract, indhold, forfatter mm. - Der indsættes automatisk kommunens byvåben, eller brugerens profilbillede mm. i afsnit. - Fildelingmodulet, skal kunne indsættes som element på alle sider - Strukturen i fildelingstjenesten, skal kunne parses automatisk ud fra et af admin angivet toppunkt. - Fildelingsmodulet kan bruges i projektrum og herfra udgives på portalen generelt. Side 5 af 21

6 Projektrum Projektrum på KTC Portalen Minimumskrav Projektrum - Det skal være muligt som bruger på portalen, selv at opsætte projektrum. - Det skal være muligt at automatisere en del af denne opsætning gennem en guide (hvor man klikker sig frem gennem menuer) for at til- og fravælge forskellige egenskaber/ features på siderne. - Der udnævnes automatisk en admin (opretteren) til det pågældende projektrum, der kan invitere forskellige brugere til deltagelse (der udsendes invitationer med du er inviteret til at deltage i et projektrum på (domæne), titel- abstract formåldeltagere mm. klik her for at bekræfte din deltagelse).. - Hvis der er tale om eksterne brugere som ellers ikke ville få adgang til sitet (viden center), skal der laves særlige brugergrupper hertil (automatisk oprettet på baggrund af projektrummets navn). - En liste, som kan placeres som indholdselement på en vilkårlig side, skal kunne vise hvilke åbne og lukkede projektrum der kører på portalen dette løses af Query Editor. - Admin af et projektrum skal kunne Invitere brugere til projektrummet og tildele visnings- og redigeringsrettigheder til den enkelte/ alle. - Projektrum skal fungere efter fastsatte procedurer og skal være meget brugervenlige og sikre, at folk helt uden IT-kundskaber på få minutter, kan have et rum kørende. - I opsætningen skal brugeren definere kategorier til siderne som gør, at sammenhængen mellem resten af portalen bliver god. (placering i menuer, automatisk indplacering af filer og links, relateret viden) - Der kan angives sider og undersider i rummet, samt hvilke moduler (i udvalg) som man vil knytte til siderne (forum, fildeling, kalender, medlemslister). - Der kan oprettes underrum inde i rum, med andre deltagere og formål. - I filarkivet oprettes automatisk mapper til rummets filer. - Projektrummene har ligesom alt andet indhold på portalen, et særligt fagligt tilhørsforhold til de overordnede temaer/ emner og disse tilhørsforhold angives tydeligt. De forskellige projektrum vises også ved søgning, så der trækkes også metadata ud fra disse rum, når systemet finder filer og dialoger mm. - Det er muligt at udsende fælles beskeder til deltagere i et projektrum. - Medlemmer af et projektrum er altid automatisk abonnenter på de enkelte sider projektrummet. - En titel og abstract for et projektrum, formål, deltagertyper mm. er altid offentlige, mens andre udvekslinger mellem rummets deltagere er lukkede/ hemmelige. - Når en ikke-deltager besigtiger projektrummet, skal han kunne se abstract, deltagere, mm. - Når en deltager besigtiger projektrummet, skal han kunne logge på og se seneste filer, dialoger, sider. Løses med Query Editor med sql leveret. - Side 6 af 21

7 Høringer Minimumskrav høringer - Lister over høringer eksisterer kun på passwordbeskyttede sider - Høringsmodulet kan også bruges på undersider/ projektrum som er knyttet til faggruppernes sider. - Ligeledes kan visse høringer distribueres videre i undergrupper under hovedgruppen - Høringer oprettes som objekt af administratoren (sekretariatet) eller eventuelt af den person hos f.eks. KL, der er udnævnt til kontaktperson, eller der kan tildeles en rolle som opretter. - En høringsobjekt har følgende attributter: - Starttidspunkt (oprettet dato, tid, af bruger) - Relation til faggruppe - Ansvarlig (faggruppeformand) - Overskrift - Abstract (lov, ansvarlig, fritekst, styrelse) - Journalnr. (fra kl. eller høringsnummer), eller vores signatur (faggruppens navn, sagsnr. Autoincrement eller lignende). - Deadline (dato, tid mm) - Påmindelse (medlemmer der ikke har svaret, notificeres automatisk med bestemte intervaller op til deadline) Der vises en oversigt over hvem der har svaret (eller antal svar mangler). - Brødtekst - Relation/ links til andre sager, dialoger, websites mm. (findes automatisk af systemet ud fra abstract, dialoger på kompetencenettet, nyheder på siderne mm.) - Status (åben, lukket, under behandling, oversigt over personer der har svaret) - Svar: (det officielle svar fra faggruppen) - Arbejdsgang: - Der afgår automatisk en besked til alle faggruppemedlemmerne med link til høringen. - Når et medlem tilgår høringen har vedkommende mulighed for at give sit svar direkte på siden (den originale høringstekst ændres ikke). - Det er muligt for de andre medlemmer (eller andre med rettigheder til siderne) at kommentere på de enkelte svar. - Et medlem kan ændre i sit eget svar indtil høringen er lukket. - Kun formanden kan genåbne en høring (og indmelder eller admin). - Når alle medlemmer har afgivet svar, skal formanden lave en sammenskrivning af de forskellige medlemmers svar (der kunne måske laves en smart import funktion, så teksten fra medlemmerne automatisk blev indsat i svarene?). Denne sammenskrivning er nødvendig for at en høring kan lukkes. - Formanden kan skrive i det samlede svar indtil høringen lukkes (altså gemme mm.). - Når formanden har sammenskrevet det samlede svar, skal han lukke høringen. - Når høringen lukkes; afgår der en til medlemmerne med besked om at nu er høringen lukket og link til det samlede svar. - Høringen formateres efter høringsskabelonen (som indeholder nødvendige attributter) og ser pæn ud automatisk på Pdf og bliver altså til en fil som sendes Side 7 af 21

8 automatisk til sekretariatet. Alle dialogerne som har ført frem til det endelige høringssvar skal sendes med, når det endelige høringssvar genereres. - Der afsendes besked til sekretariatet indeholdende pdf en. - Høringssvaret sendes enten automatisk til den ansvarlige hos KL (eller andre), eller via sekretariatet. - Det skal være muligt at vedhæfte det vedtagne lovforslag/ bekendtgørelse som høringen har drejet sig om. Dette bør være opretterens eller sekretariatets opgave. - hele høringen, bekendtgørelsen, de enkelte svar, det samlede svar synkroniseres med sekretariatets CRM. - Det endelige høringssvar udformet af indmelder, kan også vedhæftes. (notif). - Der angives en historik på faggruppens høringer, som vises i en samlet oversigt på forsiden af faggruppens sider. Antal høringer i alt, sorterede lister på status, dato, titel, abstract, ecstract, metadata - I systemvinduet vises hvilket stadie en høring er i - Rettigheder tildeles på oprettelsestidspunktet ud fra grupper, kategorier, kommuner, emner, brugere. - En høring (med tilhørende rettigheder) kan videredistribueres til andre ved angivelse af simpel . - Administratorrettigheder kan sættes på oprettelsestidspunktet. - Administratorrettigheder kan videredistribueres af valgte admin til anden ved angivelse af adresse. - Det fremgår også hvem der er med i de enkelte faggrupper og disse informationer. I hver faggruppe er udnævnt et bestyrelsesmedlem som referenceperson, som har naturlig adgang og mulighed for deltagelse i faggruppen. - Faggruppemedlemmer og indmelder meldes automatisk til siderne i deres indholdsabonnement. Høringmodulets funktioner og udforming uddybes ved en workshop. KTC Nyhedstjenesten - Intern Krav KTC Nyhedstjenesten - Det skal være muligt at levere nyhederne direkte ind på en side, et vilkårligt sted som indholdselement. - Materiale fra Aalund netsearch styles efter portalens design og listevisninger - Der er flere visninger af nyhederne på lister, overskrift, link, abstract, exstract, fullnode - Lister med indhold sorteret efter f.eks. dato, kategori, keyword kan indsættes som sideindhold på vilkårlige sider. - Der etableres et interface, hvor det er muligt at matche kategorier på KTC Portalen, men kategorier på Aalund netsearch. Dette skal sikre at indhold bliver importeret og kategoriseret korrekt efter KTC Portalens taksonomier. Side 8 af 21

9 Kalenderservice Minimumskrav Kalendere - Admin kan oprette et vilkårligt antal kalendere, som kan tilgås/ rettes/ oprettes via særligt interface. - Hvis der er andre oprettede kalendere (f.eks. i projektrum) er disse også tilgængelige for admin via dette interface. - Der er et frontend modul, der giver mulighed for at indtaste kalenderemner. - Indhold i kalendere kan også leveres af KTC Nyhedstjenesten. - Det skal være muligt at angive type til kalenderemne, f.eks. møde, konference, årsmøde, workshop. Liste over typer kan vedligeholdes af admin. - Det skal ved et enkelt klik, være muligt at importere kalenderemner til sin egen outlook, pda, mobil eller lignende. - De enkelte kalendere kan vises på forskellige sider efter admins valg. - Den person der har oprettet en kalender i f.eks. et projektrum er automatisk admin på netop denne kalender (men ikke andre). - Brugere kan klikke på inviter og indtaste mailadresser på personer de ønsker at invitere, ved hjælp af en send til en ven extension. - Brugere der har opnået rettigheder i et projektrum eller subdomæne kan via et nemt interface, tilføje nye kalenderemner til kalenderen. - Et kalenderemne har en levetid, som defineres ved oprettelse og som kan ændres i hele systemets levetid. Således kan man (admin) redigere alle attributter på et kalenderemne. - Visse kalendere er lukkede og styres af sekretariatet i de situationer, hvor der er tale om et produkt (folk betaler for at få deres emne vist). - Begivenheder i kalendere tildeles kategorier, så der kan også samles kalendere med indhold fra forskellige kalendere baseret på kategori, emne, dato mm. - Alle brugere har en egen personlig kalender, hvor ting de har tilmeldt sig, holdes ajour. - Personlige kalendere vises på min side - FE modul til oprettelse af kurser og konferencer Side 9 af 21

10 Linkbase Minimumskrav linksdatabase - Denne vedligeholdelse skal i den nye version vedligeholdes automatisk efter portalens overordnede temaer/ emner og den enkelte bruger kan oprette nye links. - Der kan sættes nøgleord på links, som ligeledes kan vælges blandt de overordnede kategorier på sitet. - Links kan vises med de generelle listevisninger, liste, abstract, exstract, billede, fullnode, link Nyhedsbreve Det skal være muligt at afsende nyhedsbreve fra hver af de 3 sider på portalen, samt fra eventuelle subdomæner og faggrupper. Udsendelser kan baseres på modtagere fra brugergrupper, eller importerede.csv lister Det er primært portalens administratorer der skal redigere og udsende nyhedsbrevene. Udsendelser fra de enkelte sider, konfigureres efter de individuelle templates og stylesheets. Minimumskrav nyhedsbreve - Det skal være muligt for administratorer (redaktører), at udsende forskellige typer nyhedsbreve. - Disse er redaktionelt indhold supplerer beskeder der udsendes via indholdsabonnementer - Det skal være nemt og hurtigt at udsende nyhedsbreve, og det skal være muligt at vælge indholdselementer fra alle sider på hele løsningen - Nyhedsbrevene kan udsendes fra hovedsites og subdomæner (med forskelligt design og indhold). - Man kan via et interface vælge at sende til forskellige brugergrupper (admin, redaktører, annoncører, videnscenterbrugere, KTC medlemmer KLbrugere m.fl.). Maillister genereres dynamisk på udsendelsestidspunktet. - Nyhedsbreve kan vises på vilkårlige sider som lister, abstract, exstract, efter kategori, dato, header, fullnode. - Man skal kunne vælge forskellige DB flettefelter, som indføjes i brevet til den enkelte (f.eks. brugernavn, adgangskode, , + mere) Disse flettefelter hentes i databasen for stamoplysninger for brugeren. - Der skal være et statistikmodul knyttet til nyhedsbrevene så det er muligt at registrere hvilke enkeltnyheder der læses mest, hvornår brevene læses og andet. Der kan knyttes forskellige templates til nyhedsbrevene ved udsendelse. - Det skal være muligt for registrerede brugere at abonnere på nyhedsbreve og pressemeddelser fra de KTC Portalen, samt fra alle subdomæner. - Nyhedsbrevs af- og tilmeldingslink medsendes i hvert brev og håndteres automatisk, så admin ikke skal involveres. Side 10 af 21

11 - Det er muligt at vise alle portalens andre moduler, udtræk, lister mm. i alle nyhedsbreve - Nyhedsbrevene skal kunne vises korrekt i alle gængse mailklienter (outlook 2003, Outlook 2007, mail.app) Der medsendes en alternativ ren tekst version. - Der er mulighed for bannerreklamer i nyhedsbreve - Nyhedsbreve skal overholde alle anerkendte standarder. - Nyhedsbreve optimeres så de, så vidt som muligt, kommer helskinnet igennem spamfiltre - Der laves et neutralt template til direct mails ol. Pressemeddelelser Minimumskrav Pressemeddelelser - Der laves en nyhedsbrevstemplate pressemeddelelse. - Pressemeddelelser kan sendes til en fast liste af modtagere (medier) som i andre nyhedsbreve. - Pressemeddelelser kan indgå på siderne på lige fod med andre indholdselementer. - Kan vises i lister, efter dato, kategori, abstract, exstract. - Pressemeddelelser forfattes i simpelt interface og formateres vha. stylesheets og templates. - Pressemeddelelser sendes alternativt som ren tekst. Upload af filer Der laves et filupload modul som kan bruges generelt, der hvor der ikke findes et i forevejen. Det skal kunne kaldes fra andre moduler. Minimumskrav til upload af filer - Der kan uploades filer via FE interface - Filerne kan omdøbes under upload - Filer kan fjernes igen af brugeren ved at klikke på X grafik - Der kan uploades- og omdøbes op til 15 filer i alle FE interfaces hvor et plugin er placeret - Uploadede filer kan ses i brugerens min profil under fanen mit indhold Formularer Der foreslåes følgende extension til formularer: th_mailformplus. Minimumskrav til formularer - Admin skal kunne oprette formularer af forskellig slags BE - Der er mulighed for at vælge at resultater skal gemmes i csv. liste på serveren, sendes som mail og gemmes i databasen. - Der sendes kvittering til indtasteren, hvis formularen indeholder felt Side 11 af 21

12 - Felter fra brugerens stamdata kan hentes automatisk (navn, adresse mm.- alle felter er til rådighed). - Der kan indtastes én eller flere modtagere - Der kan afsendes konfigurerbar besked til indtasteren som sendes pr. mail efter endt indtastning. - Efter indtastning kan viderestilles til anden side - Der kan vælges alle gængse felttyper (afkrydsning, radio, tekst, skjult, ), - Indhold i formularer kan fordeles på flere sider. - Der kan indsættes felter der baseres på tidligere valg i formularen betingelser. - Der implementeres Captcha på alle fomularer så spam undgås Brugeroplysninger Minimumskrav til Brugeroplysninger - Der findes et interface, hvor admin kan sammensætte forskellige visninger af brugere - Der findes mindst 5 standardlister at vælge imellem - Lister indeholder alle felter fra stamdata admin bestemmer hvad der skal skjules - Brugere kan sortere på viste lister ved at klikke på kolonneoverskrifterne - Projektrum indeholder link til liste med kontaktoplysninger - Kompetencenet indeholder link til liste over brugerens kategorier - KTC Medlemslister indeholder link til liste over brugerens stamdata og kontaktdata Blogging KTC har i forbindelse med forskellige events eller temaer, brug for at kunne sætte nogle af sine nøglepersoner fra bestyrelse, faggrupper, eller medlemskredse i scene gennem en blog. Minimumskrav blogging - Admin kan oprette et vilkårligt antal blogs, med vilkårligt antal kategorier/ temaer/ emner - FE Rettigheder kan tildeles direkte til brugere eller grupper. - Lister over blogs- og indhold fra blogs kan vises på lister, baseret på bruger, gruppe, dato, emne, kategori, metadata samt abstract, ecstract, metadata. - Blogs har særligt udseende f.eks. med billede af blogger og overskrift - Der kan laves blogs i projektrum og på KTC Viden Center - Blogs vises i relateret viden - Blogindlæg kan eksporteres via f.eks. RSS Side 12 af 21

13 Brugertyper KTC ønsker forskelle på hvilke felter brugere af forskellige typer har tilgængelige og hvilke brugergrupper de tilhører. Minimumskrav brugertyper - Det er muligt at vælge brugertype v. signon (ansat i kommune, ansat i staten, ansat i privat virksomhed, Kommunalt selskab m.fl.). - De forskellige brugertyper har forskellige tilgængelige felter på min profil og min side ud fra en master brugertype med meget stort udvalg af felter. - Alt efter valg af brugertype tildeles rettigheder og moduler til grupper/ enkeltbrugere - Admin kan konfigurere viste felter på de forskellige brugertyper (uden gui) - Admin kan oprette og vedligeholde brugertyper (uden gui) - Admin kan definere hvilke felter er krævet mm. (uden gui) - Masterbruger defineres i samarbejde mellem KTC og Wildside. - Hver enkelt brugertype har relation til en mappe i storagefolderen på siden, hvor nye elementer af forskellige enheder vedligeholdes (kommuner, stat, virksomhed mm.). IFrames Det er væsentligt for KTC at kunne inddrage resultater, nyheder og input fra andre dele af sektoren, samt evt. fra andre services som stilles til rådighed af foreningen/ foreningens samarbejdspartnere. Derfor skal det være muligt for KTC at åbne for andre websites på angivne steder på KTC Portalen. Minimumskrav IFrames - Der kan oprettes Iframes i alle templates og på alle sider på KTC Portalen, herunder også på subdomæner - I frames kan indsættes som sideelement på alle steder hvor andet sideindhold kan placeres, uanset størrelse, farve osv. - Iframes må ikke konflikte med brugercookies og browsersessioner brugere skal forblive logget på KTC Portalen. - Det er muligt for en Iframe at erstatte en hel side på KTC Portalen incl. menu, logo, banner mm. Der kan evt. benyttes særlig template som efterlader plads Dialogfora Kan oprettes på portalen. Et forum kan tilknyttes emner og temaer og oprettes nemt af en af portalernes FE administratorer (faggruppeformænd eller lignende). Minimumskrav Dialogfora - Der er automatisk notificering til brugere ved nyt indhold i fora hvor man har egne indlæg. - Det er muligt at vedhæfte og omdøbe filer i dialogfora. - Der kan vedhæftes- og omdøbes flere filer til samme tråd Side 13 af 21

14 - Der er mulighed for at notificere andre brugere end de i forevejen tilmeldte til tråden. Via den generelle brugergruppevælger (fra projektrum) - Kan meldes til indholdsabonnement. - Indlæg i dialogfora skal kunne vises på vilkårlige sider som lister sorteret efter dato, kategori, metadata, - Der kan vises plugin med lister over seneste indlæg i fora, baseret på dato, emne, metadata. Afstemninger Quickpoll bruges Minimumskrav Afstemninger - Opsættes af admin som indholdselement på vilkårlige sider. - Der kan være vilkårligt antal afstemninger på samme tid på forskellige dele af portalen. - Resultatet af afstemninger kan vises på vilkårlige sider. - Der kan kun stemmes en gang pr. bruger. Kurser/ konferencer/ events KTC er iværksætter af lokale og landsdækkende konferencer på teknik- og miljøområdet. Der håndteres ligeledes arrangementer for andre foreninger. Deltagere kan være medlemmer af foreningen, brugere på portalen, leverandører eller andre aktører på teknikog miljøområdet, eller tilfældige kunder fra gaden. Minimumskrav kurser/ konferencer/ events - Indholdsredaktører (FE admins) kan oprette kurser, konferencer, workshops, møder o.m.a. - Konferencer kan vises i lister baseret på dato, kategori, metadata mm. eller abstract, extract, - Indeholder tilmeldingsmodul, hvor brugeren kan indtaste sine data og tilmelde sig enkelte af konferencens spor, temaer, middage, overnatning mm. - Admin kan vedligeholde enkeltelementer i kursusmodulet - Tilmeldte får automatisk en besked om at tilmeldingsformularen er udfyldt (med indholdet) tilsendt til angivne mailadresse - Tilmeldte vises med det samme på deltagerlisten, hvor ting som navn, stilling mm. kan indgå. Evt. kan Query Editor bruges. - Der kan laves samlede deltagerlister med fordeling på baggrund af tilmelding til enkeltdele - Der kan laves csv eksport, så der oprettes ordrer klar til fakturering - Det kan i modulet angives hvornår der er åbnet for tilmelding. Side 14 af 21

15 . - Admin kan fra gang til gang angive hvor mange pladser der er, og der vil blive vist antal ledige pladser - Kursusdata kan blandes med almindeligt indhold - Man kan også bruge modulet i f.eks. projektrum til at håndtere tilmeling til møder ol. - Tilmeldte til diverse, får eventet lagt i deres personlige kalender - Det skal være muligt at aflyse kurser/ konferencer/ events - Tilmeldte får automatisk besked og fjernes fra deltagerlister og kalendere hvis noget aflyses Stillingsannoncer Minimumskrav Stillingsannoncer - Er særlig indholdstype - Kan vises på vilkårlige sider som lister baseret på kategori, metadata, ansøgningsfrist, kommune (udbyder) og som abstract, exstract, fullnode. - Indeholder billede/ logo fra udbyder - Har antal faste felter som f.eks. titel, stillingsbeskrivelse, beskrivelse af udbyder ansvarsområder, kontaktoplysninger, ansøgningsfrist. - Bliver usynlige når ansøgningsfrist er overskredet. Artikler Almindelig sideindhold Minimumskrav artikler - Fagbladet Teknik & Miljø kan læses online på baggrund af tildelte brugerrettigheder/ grupper - Artikler kan vises i lister baseret på dato, kategori, metadata, emne, årgang og som listeelement, abstract, exstract, fullnode mm. - Artikler kan kommenteres af besøgende akkurat som alt andet indhold hvor denne option er aktiveret. - Artikler kategoriseret som alt andet indhold og vises i f.eks. relateret viden. Leverandørregister Minimumskrav Leverandørregister. - FE redigering af de fulde objekter baseret på DB indhold - Eksport til fagblad som dynamisk html eller csv. Inkl. Logoer og billeder (billedsti) - Statistik og sammentælling af antallet af annoncer - Ekstra skjulte admin-felter til f.eks. ordredato, faktura-nr. - leverandørannoncer kan vises i lister baseret på dato, kategori, metadata, emne, årgang og som listeelement, abstract, exstract, fullnode. - indeholder fast sæt af attributter, som f.eks. navn, telefonnummer, Side 15 af 21

16 Eksport af indhold Minimumskrav eksport - Alt indhold fra KTC Portalen skal kunne eksporteres direkte til andre hjemmesider. - Indhold fra portalen kan eksporteres som RSS rekusiv for valgte gren på side. - Der laves et template uden navigation der kan bruges i en iframe på et eksternt website. Bannerreklamer Bannerad- systemet skal være fleksibelt over for mange formater og størrelser og have gode muligheder for statistik og målinger. Minimumskrav Bannerreklamer - Bannere kan oprettes på alle sider på KTC Portalen - Bannere kan være i alle grafiske formater og flash, animeret gif mm. - Bannere kan automatisk skjules efter udløb - Samme banner kan vises på forskellige sider - Bannere kan vises i alle gængse internet browsere og klienter (dog ikke animerede) - Bannere indgår i designforslag. Brugeradministration Admin værktøjer - Det er muligt for administratoren af tilgå en fuld visning af enhver brugers profil. - Der skal være fuld redigeringsret for administratoren, samt mulighed for at rette gruppetilhørsforhold og redigere rettigheder til forskellige elementer på sektioner/ sider - Brugere kan få ansvar for FE redigering på udvalgte sektioner. Admin skal kunne konfigurere rettigheder til dette for grupper/ enkeltbrugere - Det skal også være muligt at udføre avanceret søgninger på brugere ud fra forskellige kriterier. Statistik og brugeranalyser Via Query Editor - Det skal være muligt for administratoren at udsøge oplysninger på enkeltpersoner, grupper. Der skal kunne vises lister over brugere der abonnerer på bestemte sider. - Der skal kunne vises lister over brugere der har tilføjet bestemte kategorier til sin brugerprofil. - Der skal kunne laves udtræk over brugere i projektrum, høringer, subdomæner. Side 16 af 21

17 Kommunernes bidrag Via Query Editor og SQL mailliste i directmail - Det skal være muligt at afsende beskeder til alle brugere i en bestemt kommune. - Det skal være muligt at afsende beskeder til alle brugere der abonnerer på en bestemt kategori/ side/ emne - I øjeblikket er der et antal kommuner, som aldrig har leveret afsnit/ dokumenter. Det skal være muligt at udtrække lister over kommuner og deres brugere, som ikke har været aktive. - Det er muligt at sortere og begrænse forskellige udtræk ved dato, kategori o.lign. At hente lister over tilmeldte brugere Via Query Editor - En bruger som har adgang til KTC Viden kan til hver en tid FE, hente en liste over tilmeldte brugere fra sin egen kommune. Listen indeholder: - Navn, , telefon, afdeling, samt oplysninger om tilmeldinger/ sider i abonnement/ kompetencenet. Sletning af brugerprofil relation til indhold - Der skal være et interface FE så en bruger kan slette sin brugerprofil. - Admin har et interface der skal bruges hvis en bruger har flere brugerprofiler så indhold fra profiler kan lægges sammen. Relationer skal så vidt muligt håndteres og sikres automatisk i systemet. - Der bør være en attribut i ethvert indhold, der holder på ejeren, som således kan udskiftes. Min side - Man skal på alle sider, have mulighed for at tilgå sin egen profil, hvor man kan tilog fravælge sider i abonnement, spørgsmål på Kompetencenettet mm. - Min side indeholder egen kalender, hvor events man er tilmeldt via portalen fremgår - Man kan se hvis der er deadline i nogle af de høringer man deltager i - Man kan se seneste høringer, nyheder i ens kategorier (generelt), presse, events, stillinger, dokumenter i fildeling, indlæg i projektrum, debatfora mm. - Liste over- og hurtig genvej til; projektrum, nyhedsbreve, høringsmodul/ høringer, kalenderemner, nyheder, pressemeddelelser, værktøjskasse på KTC Viden, oprettelse af nyt spsm på Kompetencenet mm. - Admin kan pushe indhold til disse sider ved at indsætte listemoduler, og andre extensions - Min side kan konfigureres af brugeren, så de forskellige services til meldes til- og fra. - Brugeren kan opsætte hvor ofte han vil notificeres af systemet (ugentligt, dagligt, når det sker, klokkeslæt mm.). - Brugeren har nem adgang til sine personlige indstillinger på min profil (kan evt. foldes ud i bunden af min side ) Side 17 af 21

18 Ændring af password - Det skal være muligt på sin personlige side, at ændre sit password. En standardformular til dette er tilstrækkelig. Brugertracking - Der bør være mulighed for at kunne holde på visse variabler, der kan gøre det nemt at udvikle brugerspecifikke tiltag på siderne, såsom at hente forskellige oplysninger frem om brugerens aktiviteter og tilmeldinger til forskellige sider, projektgrupper, fora mm. Dette kan gøres ved en blanding af kreativt brug af Query Editor og google analytics. - Det kan også være værdifuldt at kunne afvikle forskellige kampagner i popup vinduer når folk logger på. - Hver gang en bruger interagerer med siderne i fora, på kompetencenettet eller andet, skal indlæg tagges med navn og kommune. Tilmelding af brugere til netværket - Nye brugere udfylder en formular, som automatisk placerer brugeren i en midlertidig brugergruppe til godkendelse af administratoren. - Brugere vælger ved signon en række primære fagområder som de beskæftiger sig med, som sikrer at deres min side fra start er populeret med nyheder, spsm. Mm. - Brugere skal udfylde en række krævede felter før deres profil kan godkendes - Der afsendes en bekræftelse fra systemet (skal kunne konfigureres af admin) og der afgår en notificering til admin om den nye ansøger. - I godkendelsesinterfacet, skal det være muligt for admin, at placere brugeren i forskellige brugergrupper og sætte forskellige rettigheder til moduler, produkter og services. - Der skal være en knap til afslag i dette interface, som sender en besked af sted med angivelse af, hvorfor ansøgningen ikke kan efterkommes. Her skal det være muligt at angive forskellige standardsvar som kan afsendes. - Når en bruger tilmelder sig, skal han/ hun så vidt muligt kunne træffe sine valg i drop-down menuer, da almindelige tekstindtastninger ikke er holdbare data og ikke kan benyttes ved udtræk fra databasen. - Disse forskellige valg af blandt andet kommune og afdeling, baserer sig på udtræk fra Kommune tabellen i databasen. - Captcha er en selvfølge - Det er muligt for brugeren at vælge brugertype ved signon - Alt efter brugertype, kan vælges forskellige indstillinger på min profil Statistik direkte på siderne Side 18 af 21

19 - Det er muligt at lave udtræk på hvem og hvor mange er tilmeldt en side(r) via Query Editoren. - Det skal også fremgå, hvor mange personer der har tilmeldt sig som kompetencepersoner i hver kategori under kompetencenettet. Glemt password - Der skal være en glemt password funktion (der søger i , og brugernavn) hvor brugeren kan få tilsendt sit password. (evt. bliver en ny genereret) Kan brugeren ikke findes kan han udfylde en formular som sender hans data til Admin. Mails cc's til Admin. Minimumskrav til Grafiske elementer - Der bevares 3 hovedindgange til hver af foreningens hovedaktiviteter, som kan leve hvert sit selvstændige liv og have hver sin opbygning og struktur - Portalforsiden gøres mere dynamisk og levende, med mere dynamisk input fra sektionerne - Faneblads metaforen bevares i sidens design - Der lettes på designet, så tunge fuldfarvede flader reduceres i forhold til nuværende - Der er faste elementer på alle sider på hele portalen som f.eks. log på, log af, min profil, print, kontakt, mm. - Sider placeret under en af de 3 hovedsektioner følger sektionens farver, design og typografier - Sitets typografi implementeres i alle RTE på sitet. - Der udarbejdes et fælles koncept for brug af listevisninger, udvidede listevisninger og fuldnode visninger af indholdselementer - Der laves styling af ethvert indholdselement udviklet i løsningen, så det passer til de vedtagne koncepter - Designet muliggør navigation i meget dybe sidehierarkier - Designet åbner mulighed for bannerannoncering på alle sider - Alle extensions er stylet, så de kan indgå på en hvilken som helst side på KTC Portalen uden at ødelægge sidens/ undersidens design og egenart. - Faste formateringer i RTE styles til hver af de 3 hovedsektioner (eks. linkfarve, brødtekst, H1, H2, H3, forfatter, abstract, extract, fullnode, mellemrum, ramme 1, ramme 2, ramme 3 mm.) - Relevante grafiske elementer opdateres til KTC Portalens nye design (eks. colors FCE, Kalenderemner, Stillingsannoncer, Leverandørregister, Nyheder, Pressemeddelelser,, spørgsmål på Kompetencenet, Fildeling mm.) - Design implementeres på en måde, så hvis sidernes design ændres, vil det slå igennem på alle indholdselementer også fra nyere og ældre plugins og extensions. - KTC Kompetencenet, har sin egen forside (indhold, ikke template) - KTC Fildelingen, har særlige forsider til hver af de faglige hovedkategorier (indhold, ikke template) - Der implementeres brødkrumme, brugerne nemmere kan navigere - Det er tydeligt i den grafiske repræsentation af sidenavigationen, hvor man befinder sig, og hvilken side- og evt. sideelement man har valgt. Side 19 af 21

20 - Der implementeres et grafisk sitemap, for hver af de 3 hovedsektioner, med links. - Fast link til google analytics i alle templates, med mulighed for at ændre kode. - Der er særlige templates til flere formål f.eks. incl. top og venstre menu, venstre menu main + højre, top menu main uden højre, topmenu, venstre menu main uden højre, afhængigt af, hvilket indhold der skal vises på den pågældende side. Integration af Aalund Netsearch. - Det ønskes, at der kan integreres til forskellige produkter i Aalund Netsearch suiten. - Indhold fra Aalund Netsearch kan f.eks. leveres i et RSS feed som indsættes på relevante sider, alt efter sidens tema/ emne og øvrige indhold. - Der skal være et interface der gør det muligt at matche kategorier fra Aalund med kategorier på KTC Portalen Samarbejde/ sammenhæng med andre sites - Det skal være muligt for os, at eksportere RSS feeds, eller automatiske/ dynamiske søgninger (Query Editor) på alt inhold. Hvis en bruger sidder på et andet site og kigger i noget materiale, skal der automatisk kunne vises links til indholdselementer på KTC Viden Center. Har brugeren ikke adgang til siden vises en teks der forklarer dette. - Udover det, skal vi kunne levere et logon interface til indsættelse på alle typer websider.,via i frame. - Logoninterfacet, skal indeholde logo, beskrivelse (log på KTC Viden Center) brugernavn, password, og glemt adgangskode. Søgninger på portalen Søgninger Eftersom de fleste brugere efterspørger meget specifik viden, er det vigtigt at portalens søgemaskine matcher brugernes niveau. Det er ikke nok med en søgemaskine hvor man kan lave overordnet søgning der bør også være mulighed for boolske operatorer, vildcards mm. Minimumskrav til Søgninger - Man skal kunne søge på dette emne på denne side, denne kategori, efter en bestemt indholdstype (afgørelser, svarbreve, procedurer, paradigmaer mm), bruger, artikel, nyhed mm. - Søgninger skal resultere i vægtede lister - Ved søgning skal brugeren kunne sætte diverse filtre op for sin søgning, så som kategorier, matreialetyper, plugins. - Resultatet af en søgning vises på en pæn og overskuelig måde evt. i kategorier. - Søgeresultater kan videresendes via send til ven. Søgemaskineoptimering - Alle elementer på siderne på portalen, skal findes af alle de store søgemaskiner. Hvis nogle foretager en søgning på google om et vilkårligt fagligt emne som er repræsenteret på KTC Viden Center eller de andre sites (T&M/ktc), skal Google kunne finde dem. Side 20 af 21

21 - Der skal sørges for at vores metadata både på kategori/ emne niveau, men også helt ned på elementniveau bliver fundet og indekseret af Google. Dataoverførsel Data i KTCs eksisterende database migreres til den nye database via et eller flere importscripts. Data til extensions flyttes umiddelbart efter tabelstrukturen er etableret i databasen og er dermed tilstede ved funktions- og kravstest. Derefter overføres data igen ved sitets re-lancering, dette skal der udarbejdes en god plan for så dobbeltatbejde for alle parter undgåes. Systemdrift En meget væsentlig ting for KTC i forbindelse med implementeringen af portalen er, at der kan sikres en meget stabil drift og sikkerhed for det materiale der ligger på portalen, både i forhold til adgangsrettigheder, men også sikring af data og oppetid på systemet. Der ønskes en samlet driftsaftale med leverandøren der sikrer at systemerne altid kan fungere efter hensigten. Når der udføres forbedringer af systemet af leverandøren, skal det foregå med så lidt som mulig gene for portalbrugerne og Admin. Hosting Er leverandørens ansvar. Der 1000 gb fri trafik pr. måned på KTCs server. Der skal kunne udsendes ubegrænset antal s fra serveren. Der er ikke maksimum på størrelsen af databasen. Der er aftalt en maksimum filupload på 99 mb. Leverandør forpligter sig på at holde serveren og driftsmiljøet opdateret med software, opdateringer mm. der kan sikre- og forbedre driften af systemet, både hvad angår servere og specifikke programmer til afviklingen af Typo3. Leverandøren skal notificere KTC ved alle opdateringer der kan forklare eller forårsage driftsstop på serveren. Disse må kun foregå uden for almindelig kontortid ( ). Leverandøren skal sikre sig, at ingen opdateringer bliver implementeret uden at der er sikkerhed for at den daglige trafik og administration af portalen kan afvikles problemfrit. Opstår der versionskonflikter mellem servere og den implementerede version af systemet er det leverandørens opgave at løse fejlene. Backup Leverandøren leverer dokumentation for backup rutiner og beskrivelser og er garant for at intet data går tabt, hverken under udviklingen af systemet eller under den efterfølgende drift af systemet. Der ønskes en daglig backup af databasestrukturer og indholdselementer, som sendes/ overføres til KTC, der stiller et interface til rådighed. Dette erstatter ikke den daglige backup af installationen på driftserveren hvor database og filer opbevares. Dette er tænkt som ekstra sikring. Side 21 af 21