Kortlægning af Region Sjællands serviceassistentfunktion. April 2014

Transkript

1 April 2014

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Oversigt over figurer... 3 Indledning... 4 Baggrund og formål med kortlægningen... 6 Tidsplan for projektet... 6 Organisering af opgaven... 7 Projektkoordinering... 7 Projektgruppe... 7 Metodisk baggrund... 8 Anvendt metode for indsamling af data... 8 Selvregistrering... 8 Kortlægning... 9 Metodebeskrivelsesfigur... 9 Kortlægning på tværs af de enkelte sygehusenheder Fremtidig organisering Beregningsgrundlag Rengøring Weekendrengøring Transport og service Kortlægning de enkelte sygehusenheder Holbæk Sygehus Køge Sygehus Nykøbing F. Sygehus Næstved Sygehus Ringsted Sygehus Roskilde Sygehus Slagelse Sygehus Psykiatrien: Vordingborg Psykiatrien: Roskilde Konklusion Bilag 1: Selvregistreringsskema Bilag 2: Planlægningsværktøj Indledende drøftelse Rengøringsplanlægning Planlægning af service- og transportopgaver Opbygning af egen database Side 2 af 50

3 Oversigt over figurer Figur 1: De omfattede somatiske og psykiatriske enheder...5 Figur 2: Projektforløb i faser...6 Figur 3: Tidsplan...6 Figur 4: Selvregistreringsfase...9 Figur 5: Struktur for serviceopgaver (Region Sjælland)...9 Figur 6: Metodebeskrivelse Figur 7: Organisering Figur 8: Oversigt over timer Figur 9: Nettotimeberegning Figur 10: Anvendte rengøringsprogrammer Figur 11: Weekendandel Figur 12: Oversigt Holbæk Sygehus Figur 13: Timefordeling Holbæk Sygehus Figur 14: Afdelinger Holbæk Sygehus Figur 15: Oversigt Køge Sygehus Figur 16: Timefordeling Køge Sygehus Figur 17: Afdelinger Køge Sygehus Figur 18: Oversigt Nykøbing Falster Sygehus Figur 19: Timefordeling Nykøbing Falster Sygehus Figur 20: Afdelinger Nykøbing Falster Sygehus Figur 21: Oversigt Næstved Sygehus Figur 22: Timefordeling Næstved Sygehus Figur 23: Afdelinger Næstved Sygehus Figur 24: Oversigt over Ringsted Sygehus Figur 25: Timefordeling Ringsted Sygehus Figur 26: Afdelinger Ringsted Sygehus Figur 27: Oversigt Roskilde Sygehus Figur 28: Timefordeling Roskilde Sygehus Figur 29: Afdelinger Roskilde Sygehus Figur 30: Oversigt Slagelse Sygehus Figur 31: Timefordeling Slagelse Sygehus Figur 32: Afdelinger Slagelse Sygehus Figur 33: Oversigt Vordingborg Figur 34: Timefordeling Vordingborg Figur 35: Afdelinger Vordingborg Figur 36: Oversigt Roskilde Figur 37: Timefordeling Roskilde Figur 38: Afdelinger Roskilde Figur 39: Timefordeling i forhold til tidligere rapport Figur 41: Informationsflow til database Figur 42: Eksempel på databaseindtastningslayout Side 3 af 50

4 Indledning Denne analyse er på foranledning af Koncern Service (KS), Region Sjælland udarbejdet af: Dansk Servicerådgivning ApS Wichmandsgade 5F, 1. t.v Odense C CVR. nr Projektleder: Direktør Lars V. Jensen Region Sjælland har bedt Dansk Servicerådgivning gennemføre en kortlægning Region Sjællands serviceassistentfunktioner, primært omfattende: rengøringsområdet portørområdet på følgende sygehusenheder: Holbæk Sygehus Køge Sygehus Nykøbing F. Sygehus Næstved Sygehus Ringsted Sygehus Roskilde Sygehus Slagelse Sygehus samt følgende psykiatriske enheder: Vordingborg Roskilde Side 4 af 50

5 Holbæk Sygehus Næstved Sygehus Slagelse Sygehus Nykøbing F. Sygehus Slagelse Sygehus Ringsted Sygehus Køge Sygehus Psyk. Vordingborg Roskilde Sygehus Rengøringsservice Portørservice Psyk. Roskilde Figur 1: De omfattede somatiske og psykiatriske enheder Det er ved kortlægningens start oplyst, at der er beskæftiget ca medarbejdere (ikke fuldtidsansatte), svarende til pr. enhed, dog undtagen Ringsted Sygehus og de psykiatriske enheder, som er væsentligt mindre end de øvrige enheder. Side 5 af 50

6 Baggrund og formål med kortlægningen Regionsrådet har besluttet, at der med henblik på at styrke kvaliteten i opgaveløsningen, herunder sammenhængen mellem serviceopgaver og de kliniske afdelinger, indføres et fælles koncept med serviceassistenter på alle regionens sygehuse. Konceptet indebærer, at alle servicemedarbejdere på sygehusene uddannes til serviceassistenter, med ansættelsesmæssig tilknytning til en klinisk afdeling på et af regionens sygehuse, i tæt tilknytning til det kliniske miljø og med reference til den kliniske afdelingsledelse. De fælles servicefunktioner, der ikke varetages af de kliniske afdelinger, samles i regionen. Formålet med kortlægningen har været at skabe et overblik over de mange delfunktioner, som i dag løses af serviceassistentfunktionen. Nærværende rapport beskriver resultaterne af den kortlægning, som Dansk Servicerådgivning har foretaget i samarbejde med Region Sjælland. Projektet er i korte træk indledt med en opstartsfase, hvor projektorganiseringen er kommet på plads og Dansk Servicerådgivning er blevet overdraget diverse data fra regionen. Dernæst er gennemført en selvregistreringsfase, hvor regionens servicemedarbejdere har registreret de enkelte udførte delfunktioner. Og til sidst er gennemført en analysefase, hvor Dansk Servicerådgivning har databehandlet og bearbejdet de indsamlede data samt en afrapporteringsfase. Opstartsfase Selvregistreringsfase Analysefase Afrapporteringsfase Figur 2: Projektforløb i faser Tidsplan for projektet Projektet er gennemført i henhold til følgende overordnede tidsplan: Opstartsfase Uge 41-44, 2013 Selvregistreringsfase Uge 44-51, 2013 Analysefase Uge 1-6, 2014 Figur 3: Tidsplan Afrapporteringsfase Uge 7-10, 2014 Side 6 af 50

7 Organisering af opgaven Projektkoordinering Region Sjælland udnævnte en overordnet projektansvarlig (Bodil Mentz), som var Dansk Servicerådgivnings kontaktperson i hele forløbet. Dansk Servicerådgivning udnævnte en projektleder (Lars V. Jensen), som var Region Sjællands kontaktperson i hele forløbet. Styregruppe Styregruppe for projektet bestod af: Social- og servicedirektør Michael Nørgaard Driftschef Christian Thomsen Driftschef Thomas S. B. Jensen Udviklingschef Morten R. Johansson Projektchef Bodil Mentz Projektgruppe Projektgruppen bestod af deltagere fra styregruppen og de serviceansvarlige fra hvert enkelt sygehus. Side 7 af 50

8 Metodisk baggrund Anvendt metode for indsamling af data Indledningsvis overdrog Region Sjælland det eksisterende tegnings- og registreringsmateriale til Dansk Servicerådgivning. Materialet omfattede ajourførte, målfaste tegninger samt lokaleregistrering og blev leveret i en editerbar datakopi i formatet Rengøringssystemet (Dataknowhow). Endvidere er eksisterende service-/funktionsbeskrivelser (typer, omfang og frekvenser) vedr. rengørings-, portør- og serviceassistentopgaver udleveret til Dansk Servicerådgivning. Selvregistrering Dansk Servicerådgivning har gennemgået de eksisterende data og med udgangspunkt heri udarbejdet et selvregistreringsskema til brug i det videre forløb. Dansk Servicerådgivning har fastlagt indholdet af selvregistreringsskema i samarbejde med projektgruppen. Der er herefter gennemført fælles orienteringsmøde (pr. enhed) med de enkelte servicemedarbejdere med henblik på en så korrekt selvregistrering som muligt. Region Sjællands serviceassistenter har efterfølgende foretaget selvregistrering i en periode på minimum 3 uger. Selvregistreringsskemaerne 1 er successivt returneret til Dansk Servicerådgivning. Der er i alt modtaget selvregistreringsskemaer fra medarbejdere, svarende til 84% af den samlede omfattede medarbejderstab (i henhold til medarbejderliste af 13. november 2013). For hvert dagskema er udfyldt ca linier med funktioner udført af den pågældende medarbejder, således svarende til mindst registreringer (flere har ladet det samme skema gælde for mere end en dagsregistrering, så det samlede antal registreringer er med stor sandsynlighed højere). Den indsamlede mængde af data er således ret stor og giver et solidt grundlag at foretage vurdering og sammentælling på. Sammenlignes fx med de eksisterende arbejdsplaner og funktionsbeskrivelser giver materialet på den måde et ganske præcist billede af, hvad der reelt bruges arbejdstid på. 1 Fremgår af bilag 1. Side 8 af 50

9 Bearbejdning af data Udarbejdelse af registreringsskema Informationsmøder med medarbejdere Selvregistrering Bearbejdning af data Figur 4: Selvregistreringsfase Kortlægning Dansk Servicerådgivning har udarbejdet oversigt over servicemedarbejderne nuværende ressourceforbrug fordelt på funktioner og på afdelinger og afsnit på hvert sygehus. I denne rapport fokuseres på hvilke af funktionerne, der udføres i fælles regi og hvilke af funktionerne, der udføres for afdelinger og afsnit samlet set og for hvert sygehus. Materialet er detaljeret inddelt i funktioner og opgaver, og opstilles på en måde, så det vil være anvendeligt i forbindelse med en omplacering/omorganisering af opgaver og funktioner efterfølgende. Metodebeskrivelsesfigur Overordnet kunne man kategorisere sygehusenes serviceopgaver i en hierarkisk struktur, som er inddelt således: Region Sjælland Det enkelte sygehus Afdelinger Afsnit Gruppe/team Medarbejder Figur 5: Struktur for serviceopgaver (Region Sjælland) Da Dansk Servicerådgivning har modtaget en del data (data vedr. rengøringsopgaverne) opdelt på afdelings-/afsnitsniveau samt en del data (data vedr. transport- og serviceopgaver) opdelt på en blanding af afdelings-, afsnits-, gruppe-/team- og medarbejderniveau, er sammenfatningerne og opdelingen i nærværende rapport baseret på afdelinger og afsnit, som illustreret i figuren på næste side. Side 9 af 50

10 Afdeling 2 Afdeling 1 Medarbejder 2 Medarbejder 1 Afdeling 3 Medarbejder 3 Data inddelt på afdelingsniveau Data inddelt på gruppe-/team, medarbejder- eller afdelingsniveau Data vedr. rengøring afdelingsopdelt (i h. t. Dataknowhows "Rengøringssystemet") Data vedr. transport og service opdelt i h. t. selvregistrering Afsnit Afdeling Sygehus Figur 6: Metodebeskrivelse Side 10 af 50

11 Kortlægning på tværs af de enkelte sygehusenheder Fremtidig organisering Samlet set forstås den planlagte fremtidige organisering af service som så; Fælles servicefunktioner Afdelinger Opgaver og funktioner Timer og normeringer Opgaver og funktioner Timer og normeringer Koncern Service Figur 7: Organisering Side 11 af 50

12 Beregningsgrundlag Der er ikke overensstemmelse mellem det antal timer, der angives som anvendt samlet pr. uge på hvert sygehus i rapporten "Serviceassistent-projektet - Afrapportering af kortlægningsfasen" udarbejdet af KU Produktion november 2013 (herefter KU rapport), og det ugentlige timetal, der angives i medarbejderliste fra november 2013 (forstås som ansættelsesmæssige forpligtelser). Eksempelvis Slagelse Sygehus; Slagelse Sygehus, timer pr. uge, fra KU rapport Plejepersonale Rengøring Serviceopgaver Madservering Transportopgaver - internt i afd Transportopgaver - mellem afd Depotopgaver Kapelfunktion Andre opgaver I alt Sammentalt fra medarbejderlister Figur 8: Oversigt over timer Serviceassistent Rengøringsassistent Portører Andre medarbejdere I alt Vi er således nødt til i vore beregninger udgangspunkt i, hvilke resurser og opgaver, der kan henføres til afdelingerne, og så definere hvilke opgaver, der er tilbage til den fælles servicefunktion og de resterende resurser Timer, der kan henføres til afdelingerne, reguleres i henhold til følgende figur. Alle øvrige reguleringer forudsættes håndteret af fællesfunktionen (afspadsering, vikardækning, seniordage, barns 1. sygedag, uddannelse etc.). Side 12 af 50

13 NETTOTIMEBEREGNING Timer/år % af brutto Dage/år Bruttotimetal pr. år (svarende til 260 dage/år á 7,4 timer): 1.924,00 100,00-5 ugers ferie (30 dage a 7,4 timer): 222,00 11,54-5 ferie-/fridage (5 dage a 7,4 timer): 37,00 1, skævehelligdage (8 dage á 7,4 timer): 59,20 3,08 =Nettotimetal pr. år (svarende til 217 dage/år á 7,4 timer): 1.605,80 83,46 Figur 9: Nettotimeberegning 217 Rengøring Rengøringsopgaverne er på forhånd defineret for hvert enkelt sygehus i Data-Know-Hows Rengøringssystemet. Rengøringsplanlægningen foretages for alle enheder i henhold til kvalitetsbeskrivelserne i standarderne DS/INSTA 800:2012 og DS :2011. Begge dele er defineret ift. resultatet af den udførte rengøring, og det er således nødvendigt at vurdere, hvilken rengøringsmæssig indsats, der er nødvendig for at opnå det givne resultatet. Her anvendes så flere forskellige modeller, og idet indsatsen er definerende for den medgåede rengøringstid, bør en harmoniseret vurdering og model indføres. På nuværende tidspunkt anvendes 5 forskellige versioner: - Køge Sygehus - Næstved Sygehus - Nykøbing Falster Sygehus - De psykiatriske enheders - KS Det er vigtigt at være opmærksom på, at den kvalitet, der skal komme ud af de 5 versioner, er den samme og vurderes på forhånd at være tilstrækkeligt til at opfylde de nødvendige kvalitetskrav. Side 13 af 50

14 Udvælges 5 centrale lokalekategorier, ses forskel i planlægningen af indsatsen ift. kvaliteten: Undersøgelse OP-stue Toilet Kontor Sengestue prg prg prg prg prg Køge Sygehus 521/ / / Roskilde Sygehus 511/711 5@@ 551/ / Ringsted Sygehus 511 5@@ 551/ / Psyk. Roskilde 521/ / Slagelse Sygehus 511/711 5@@ 551/ / Psyk. Vordingborg 521/ / Holbæk Sygehus 511/711 5@@ 551/ / Næstved Sygehus 511/ / / Nykøbing Falster Sygehus 521/ / / Figur 10: Anvendte rengøringsprogrammer Der varieres således primært på sengestuer, hvor der i Næstveds og KS model (Roskilde, Ringsted, Slagelse og Holbæk) planlægges ift. program De øvrige versioner beregner ift. program 521 altså 1 gang mere ugentligt grundig gulvrengøring. Der varieres også på ikke-patientnære områder som kontorer, hvor den mest tidskrævende indsats findes i de versioner, hvor lokalerne besøges hver dag i Næstveds version, i Nykøbing Falsters version og i KS version. Vi beregner ud fra hvert enkelt sygehus eksisterende materiale der er således ikke udført kontrolopmåling og registrering m.m. Der tages derfor forbehold ift. dette. Indsatserne får lov at være op til det enkelte sygehus med deraf følgende uens resursetildeling. I dag varierer kvadratmeterydelser (rengjorte m2 pr. udførte rengøringstime), når alle serviceopgaver er sorteret fra, fra 169 m2 i timen til 211 m2 i timen. Desuden rengøres efter indsatser i prioritering af patientnære områder i forskellig grad. Weekendrengøring Der er stor forskel på hvor mange timer, der i dag anvendes til rengøring på weekenddage set i forhold til tilsvarende timetal på hverdage. 2 Rengøringsprogrammer (forklaring): Programkoden vil altid være trecifret - f.eks ciffer angiver, hvor mange dage ugentligt lokalerne skal rengøres. 2. ciffer angiver, hvor mange dage ugentligt gulvet skal rengøres grundigt. Differencen mellem 1. og 2. ciffer angiver, hvor mange dage ugentligt der skal udføres let (daglig) gulvrengøring. 3. ciffer angiver, hvor mange dage ugentligt, inventaret skal rengøres grundigt. Differencen mellem 1. og 3. ciffer angiver, hvor mange dage ugentligt der skal udføres let (daglig) betyder hver 14. dag. Side 14 af 50

15 Weekendandel 40% 34% 34% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 25% 0% 33% 33% 29% 36% 34% Figur 11: Weekendandel Transport og service Som anført i tidligere rapport skelnes mellem transportopgaver imellem afdelinger og interne transportopgaver. Vi har placeret alle patienttransportopgaver i den første kategori, selvom der kan være tale om patienttransport imellem to afsnit i samme afdeling. Der er selvregistreret en lang række serviceopgaver af personalet for hvert sygehus. Opgaverne og timeforbrug for hver enkelt fremgår af detailkortlægningen for sygehuset. Vi har inddelt serviceopgaverne i henhold til kategorierne fra KU rapport Rengøring, Serviceopgaver, Madservering, Intern transport, Transport imellem afdelinger, Depotopgaver, Kapelfunktion og Andre opgaver. Retningslinierne for placering af opgaverne i disse kategorier angives i pågældende rapport, og disse følges her. For hvert sygehus leveres katalog over samtlige selvregistrerede opgaver for hvert afsnit i hver afdeling, udsnitseksempel; Side 15 af 50

16 Næstved Sygehus Gynækologisk-Obstetrisk Minutter pr dag Afd. 9 Fødegang/barsel RENGØRING Hver Week Hver Week Afkalkning 4 10 Afløsning Afspritte Andet (Rengøring) Containervask Ekstra til/afrigning af vogn forberedelse (hente klude,nøgler o.lign) 5, Gardinvask Glossair Gåtid imellem områder 3 0 Hente rengøringsmidler Håndhygiejne 15,2 20 9,2 13,5 Insta ISO-stuer Lægevasken Mellemrengøring 3 0 Rengøre vandbeholder Rengøring Rengøring af kaffeautomat Rengøring af maskine mm Rengøring af senge/sengeborde Rengøring toiletter (ekstra) Slutrengøring Smittestue Soignering Vinduespudsning SERVICEOPGAVER Afhentning af tøj Afhentning og aflevering af journal Aflevere instrumenter Side 16 af 50

17 Felter markeret med rødt repræsenterer opgaver i det pågældende afsnit, der ikke er registreret udført af nogen medarbejder, men som enten står i arbejdsplanerne eller på anden måde vurderes obligatorisk. Den pågældende medarbejder kan have registreret opgaven som en delfunktion til en anden registrering eller lign. Felter markeret med grønt repræsenterer opgaver i det pågældende afsnit, der er registreret udført, men ikke synes at optræde i aftale eller arbejdsplan. En del af disse registreringer drejer sig om opgaver, der af naturlige grunde ikke kan eller bør arbejdsplanlægges (hjælp v. hjertestop, div. mødeaktivitet, akutte opgaver vedr. patientassistance el. lign.). For både røde, grønne felter og for øvrige felter gives mulighed for efterfølgende i processen at tilføje eller fjerne arbejdsopgaver - så tabellen fungerer som en slags ydelseskatalog. Side 17 af 50

18 Kortlægning de enkelte sygehusenheder Holbæk Sygehus Sammenfatning Fælles servicefunktioner Opgaver og funktioner Timer og normeringer Afdelinger Anæstesi Akutafdeling Medicinsk Ortopædkirurgisk Kirurgisk Pædiatrisk Gynækologisk- Obstetrisk Klinisk Biokemisk Radiologisk Fys+Nuklear Psykiatrisk Oftamologisk Neurologisk Reumatologisk Geriatrisk Figur 12: Oversigt Holbæk Sygehus Side 18 af 50

19 Af det ugentlige timetal, der opgøres i KU rapport, kan følgende henføres til henholdsvis afdelinger og fælles; Timefordeling Timer til fælles 50% Timer til afdelinger 50% Figur 13: Timefordeling Holbæk Sygehus Timerne henføres til anvendelsee på afdelingerne til at udføre opgaver, der fordeler sig således; Afdelinger Patienttransport 11% Service-opgaver 25% Rengøring 64% Figur 14: Afdelinger Holbæk Sygehus Side 19 af 50

20 Bemærk: Holbæk Sygehus inkluderes i det antal sygehuse, der i dag hører under KS rengøringsplanlægningsmæssigt. Side 20 af 50

21 Køge Sygehus Sammenfatning Fælles servicefunktioner Opgaver og funktioner Timer og normeringer Afdelinger Akutafdelingen Anæstesi Arbejdsmedicinsk Billeddiagnostik Kirurgisk Klinisk Biokemisk Klinisk Fysisk & NUKA Intern medicin Ortopædkirurgisk Fysio-/ergoterapi ØNH Geriatrisk Figur 15: Oversigt Køge Sygehus Side 21 af 50

22 Af det ugentlige timetal, der opgøres i KU rapport, kan følgende henføres til henholdsvis afdelinger og fælles; Timefordeling Timer til fælles 52% Timer til afdelinger 48% Figur 16: Timefordeling Køge Sygehus Timerne henføres til anvendelsee på afdelingerne til at udføre opgaver, der fordeler sig således; Afdelinger Patienttransport 12% Service-opgaver 32% Rengøring 56% Figur 17: Afdelinger Køge Sygehus Side 22 af 50

23 Bemærk: Rengøringsberegning og planlægning på Køge Sygehus varetages i dag af DSR ud fra egne nøgletal og programmerede indsatser i Rengøringssystemet. Side 23 af 50

24 Nykøbing F. Sygehus Sammenfatning Fælles servicefunktioner Opgaver og funktioner Timer og normeringer Afdelinger Akutafdelingen Anæstesi Arbejdsmedicinsk Fys-Ergo Geriatri Gynækologisk/Obstetrisk Medicinsk Kirurgisk Klinisk Biokemisk Ortopædkirurgisk Pædiatrisk Radiologisk Figur 18: Oversigt Nykøbing Falster Sygehus Side 24 af 50

25 Af det ugentlige timetal, der opgøres i KU rapport, kan følgende henføres til henholdsvis afdelinger og fælles; Timefordeling Timer til fælles 33% Timer til afdelinger 67% Figur 19: Timefordeling Nykøbing Falster Sygehus Timerne henføres til anvendelsee på afdelingerne til at udføre opgaver, der fordeler sig således; Afdelinger Patienttransport 15% Service-opgaver 40% engøring 45% R Figur 20: Afdelinger Nykøbing Falster Sygehus Side 25 af 50

26 Bemærk: Rengøringsberegning og planlægning på Nykøbing Falster Sygehus varetages ud fra egne nøgletal og programmerede indsatser i Rengøringssystemet. Side 26 af 50

27 Næstved Sygehus Sammenfatning Fælles servicefunktioner Opgaver og funktioner Timer og normeringer Afdelinger Gynækologisk- Obstetrisk Oftamologisk Klinisk Immunologisk Anæstesi Patologisk Onkologisk Urologisk Fys-Ergo Ortopædkirurgisk Neurologisk Medicinsk Klinisk Biokemisk Nuklearmedicinsk Geriatrisk Pædiatrisk TMK Radiologisk Kirurgisk Psykiatrisk Akut Figur 21: Oversigt Næstved Sygehus Side 27 af 50

28 Af det ugentlige timetal, der opgøres i KU rapport, kan følgende henføres til henholdsvis afdelinger og fælles; Timefordeling Timer til fælles 39% Timer til afdelinger 61% Figur 22: Timefordeling Næstved Sygehus Timerne henføres til anvendelsee på afdelingerne til at udføre opgaver, der fordeler sig således; Afdelinger Patient-transport 8% Service-opgaver 41% Rengøring 51% Figur 23: Afdelinger Næstved Sygehus Side 28 af 50

29 Bemærk: Rengøringsberegning og planlægning på Næstved Sygehus varetages ud fra egne nøgletal og programmerede indsatser i Rengøringssystemet. Side 29 af 50

30 Ringsted Sygehus Sammenfatning Fælles servicefunktioner Opgaver og funktioner Timer og normeringer Afdelinger Mammakirurgi Anæstesi/OP Radiologi Øvrige Figur 24: Oversigt over Ringsted Sygehus Side 30 af 50

31 Af det ugentlige timetal, der opgøres i KU rapport, kan følgende henføres til henholdsvis afdelinger og fælles; Timefordeling Timer til fælles 48% Timer til afdelinger 52% Figur 25: Timefordeling Ringsted Sygehus Timerne henføres til anvendelsee på afdelingerne til at udføre opgaver, der fordeler sig således; Afdelinger Patient-transport 7% Serviceopgaver 12% Rengøring 81% Figur 26: Afdelinger Ringsted Sygehus Side 31 af 50

32 Bemærk: Ringsted Sygehus inkluderes i det antal sygehuse, der i dag hører under KS rengøringsplanlægningsmæssigt. Det er efterfølgende blevet oplyst, at kortlægningen IKKE har omfattet tre køkkenmedarbejdere, der også udfører serviceopgaver på afdelingerne. Side 32 af 50

33 Roskilde Sygehus Sammenfatning Fælles servicefunktioner Opgaver og funktioner Timer og normeringer Afdelinger Patologisk Dermatologisk Oftamologisk Klinisk Biokemisk Urologisk Plastikkirurgisk Pædiatrisk Geriatrisk Intern Medicin Reumatologisk Neurologisk Anæstesi Gynækologiskobstetrisk Hæmatologisk Kardiologisk Onkologisk Billeddiagnostisk Kirurgisk Audiologisk Figur 27: Oversigt Roskilde Sygehus Side 33 af 50

34 Af det ugentlige timetal, der opgøres i KU rapport, kan følgende henføres til henholdsvis afdelinger og fælles; Timefordeling Timer til fælles 60% Timer til afdelinger 40% Figur 28: Timefordeling Roskilde Sygehus Timerne henføres til anvendelsee på afdelingerne til at udføre opgaver, der fordeler sig således; Afdelinger Patient-transport 9% Service-opgaver 21% Rengøring 70% Figur 29: Afdelinger Roskilde Sygehus Side 34 af 50

35 Bemærk: Roskilde Sygehus inkluderes i det antal sygehuse, der i dag hører under KS rengøringsplanlægningsmæssigt. Side 35 af 50

36 Slagelse Sygehus Sammenfatning Fælles servicefunktioner Opgaver og funktioner Timer og normeringer Afdelinger Akutafdelingen Anæstesi Arbejdsmedicinsk Fys-Ergo Geriatri Medicinsk Kirurgisk Klinisk Biokemisk Klinisk Mikrobiologisk Ortopædkirurgisk Radiologisk Patologisk Reumatologisk Psykiatri Audiologisk Gynækologisk- Obstetrisk Figur 30: Oversigt Slagelse Sygehus Side 36 af 50

37 Af det ugentlige timetal, der opgøres i KU rapport, kan følgende henføres til henholdsvis afdelinger og fælles; Timefordeling Timer til fælles 45% Timer til afdelinger 55% Figur 31: Timefordeling Slagelse Sygehus Timerne henføres til anvendelsee på afdelingerne til at udføre opgaver, der fordeler sig således; Afdelinger Patienttransport 15% Service-opgaver 24% Rengøring 61% Figur 32: Afdelinger Slagelse Sygehus Side 37 af 50

38 Bemærk: Slagelse Sygehus inkluderes i det antal sygehuse, der i dag hører under KS rengøringsplanlægningsmæssigt. Side 38 af 50

39 Psykiatrien: Vordingborg Sammenfatning Fælles servicefunktioner Opgaver og funktioner Timer og normeringer Afdelinger Opgaver og funktioner Timer og normeringer Syd Figur 33: Oversigt Vordingborg Side 39 af 50

40 Af det ugentlige timetal, der opgøres i KU rapport, kan følgende henføres til henholdsvis afdelinger og fælles; Timefordeling Timer til fælles 54% Timer til afdelinger 46% Figur 34: Timefordeling Vordingborg Timerne henføres til anvendelsee på afdelingerne til at udføre opgaver, der fordeler sig således; Patient-transport 0% Afdelinger Service-opgaver 45% Rengøring 55% Figur 35: Afdelinger Vordingborg Side 40 af 50

41 Bemærk: Rengøringsberegning og planlægning på Psyk. Vordingborg og Psyk. Roskilde varetages ud fra egne nøgletal og programmerede indsatser i Rengøringssystemet. Side 41 af 50

42 Psykiatrien: Roskilde Sammenfatning Fælles servicefunktioner Opgaver og funktioner Timer og normeringer Afdelinger Opgaver og funktioner Timer og normeringer Opgaver og funktioner Timer og normeringer Øst Børn og unge Figur 36: Oversigt Roskilde Side 42 af 50

43 Af det ugentlige timetal, der opgøres i KU rapport, kan følgende henføres til henholdsvis afdelinger og fælles; Timefordeling Timer til fælles 49% Timer til afdelinger 51% Figur 37: Timefordeling Roskilde Timerne henføres til anvendelsee på afdelingerne til at udføre opgaver, der fordeler sig således; Afdelinger Patient-transport 0% Service-opgaver 26% Rengøring 74% Figur 38: Afdelinger Roskilde Side 43 af 50

44 Bemærk: Rengøringsberegning og planlægning på Psyk. Vordingborg og Psyk. Roskilde varetages ud fra egne nøgletal og programmerede indsatser i Rengøringssystemet. Side 44 af 50

45 Konklusion Af det ugentlige timetal, der opgøres i KU rapport, kan følgende henføres til henholdsvis afdelinger og fælles, forudsat vikardækning o. lign. placeres i fællespuljen. Timefordeling i alt 48% 52% Timer til afdelinger Timer til fælles Figur 39: Timefordeling i forhold til tidligere rapport Fra medarbejderlisten forventes desuden følgende medarbejdere at forblive i fællespuljen: 1 piccoline (Holbæk Sygehus, 37 timer ugentligt) 1 specialist (Roskilde Sygehus, 37 timer ugentligt) 1 specialist/mellemleder (Køge Sygehus, 37 timer ugentligt) 5 piccoliner (vikarer)(næstved Sygehus, 5 x 37 timer ugentligt) 1 piccoline (Slagelse Sygehus, 37 timer ugentligt) 1 ledelseskonsulent (Nykøbing Falster Sygehus, 37 timer ugentligt) 2 sekretærer (Psyk. Vordingborg, 2 x 30 timer ugentligt) 1 assistent (Psyk. Vordingborg, 22,25 timer ugentligt) Alle øvrige medarbejdere (Rengøringsassistenter, serviceassistenter, portører, div. aspiranter og elever) er indregnet. Side 45 af 50

46 Bilag 1: Selvregistreringsskema SYGEHUS NAVN Selvregistrering TEAM/HOLD UGEDAG TIDSRUM RINGSTED Opgave Tidsforbrug Udført for afdeling: TRANSPORT Fra Til Bemærkninger Side 46 af 50

47 Bilag 2: Planlægningsværktøj Indledende drøftelse Det har i løbet af projektet været drøftet, hvorledes Region Sjælland skal håndtere arbejdsplanlægningen og ikke mindst styringen af normeringerne af især transport- og serviceopgaverne i det fremadrettede. Rengøringsplanlægning Regionen har allerede et godt værktøj i forbindelse med rengøringsopgaverne, planlægningsværktøjet Rengøringssystemet fra firmaet Dataknowhow. Værktøjet gør regionen i stand til at opbygge nøgletalssæt inden for enhver tænkelig rengøringsydelse og er matematisk set bygget op omkring den 3-cifrede programkode. Alle regionens nøgletal (eksempelvis gulv- og inventartider) er lagt ind i dette system, ligesom regionen har foretaget en opmåling af samtlige rengøringslokaliteter. Det gør regionen i stand til at udarbejde arbejdsplaner til den enkelte serviceassistent, hvor denne kan orientere sig om eksempelvis kvalitetsniveau i det enkelte lokale. Fra systemet kan arbejdsplanerne løbende ajourføres og printes ud på, således at den enkelte serviceassistent til enhver tid har en ajourført arbejdsplan/tegning, for så vidt angår rengøringsopgaverne. Samtidig fungerer softwaren som et fleksibelt planlægningsværktøj for serviceledelsen i forbindelse med eksempelvis bygningsmæssige ændringer eller indførelse af nye metoder. Planlægning af service- og transportopgaver Regionen har ikke et tilsvarende værktøj for så vidt angår service- og transportopgaver. Området er ikke standardiseret og nøgletalsbaseret på samme systematiske måde som rengøring. Nøgletal for serviceopgaver ville kunne genereres, hvis denne rapports tider sættes i forhold til aktivitetstal for hvert lægeligt speciale eller hvert sygehus. Langt størstedelen af serviceopgaverne ville med fordel kunne sættes i forhold til antal sengedage på den konkrete afdeling/afsnit, det konkrete lægelige speciale, det enkelte sygehuse eller regionen i det hele taget. Nøgletal for fx lejringer sættes i forhold til antal lejringer af hver enkelt type: Hofteallopastik, knæalloplastik, skulderartroskopi, knæartroskopi, meniskoperation, diskusprolaps, struma o.s.v. De i vore beregninger angivne tider for mellem-/slutrengøringer i forbindelse med fødsler, operationer eller endoskopier kan sættes i forhold til antal og typer af disse. I forhold til patienttransport kan transportmatrix i vore beregninger evt. anvendes i en eller anden form, selvom det anbefales, at oplysninger vedr. antal transporter undersøges hos den pågældende afdeling eller ud fra evt. centrale oplysninger om dette. Side 47 af 50

48 Opbygning af egen database Et system til håndtering af disse opgaver baseret på kortlægningen af opgaverne samt regionens fremadrettede erfaringer kunne med fordel opbygges i en databasestruktur. Umiddelbart kunne databasen bygges op omkring den enkelte arbejdsplan. Man kunne forestiller sig, at databasen dels skal modtage informationer fra Rengøringssystemet i form af den tid, der er tildelt den enkelte arbejdsplan (hverdag og weekend). Derudover skal databasen naturligvis fodres med informationer fra regionen og de enkelte sygehusenheder/specialer, eksempelvis patienttal, antal åbningsdage, m.v. Slutteligt skal databasen løbende opdateres med informationer fra serviceafdelingen, f. eks. hvilke afdelinger er omfattet af mad-/køkkenservice og i hvilket omfang, på hvilke afdelinger er der specielle serviceopgaver, etc. En del af disse informationer vil kunne hentes fra kortlægningen af de mange serviceopgaver (p. t. i Excel-format). Informationsflowet er skitseret i følgende figur: Nøgletal fra regionen/de enkelte hospitaler Service-og transporttider (fra kortlægningen) Rengøringstider (fra Rengøringssystemet) Informationer fra serviceafdelingen Bilag til arbejdsplan Figur 40: Informationsflow til database Databasens indhold vil så kunne trækkes ud på flere niveauer. Det primære formål vil være at kreere en bagside til arbejdsplanens tegning over rengøringsområder, hvoraf det fremgår hvilke konkrete serviceopgaver, der er på den enkelte arbejdsplan. Side 48 af 50

49 Derudover vil en korrekt opbygget database kunne give information om samlet tidsforbrug på forskellige niveauer: Arbejdsplaner Grupper Afdelinger Specialer Hospitaler Regionen Denne information vil være værdifuld for regionen og serviceafdelingen, da det vil være muligt at foretage konsekvensberegninger ved generelle ændringer i patienttal, nøgletal, etc. Databasen vil ligeledes kunne anvendes i forbindelse med tilgang af nye serviceopgaver, herunder lokale opgaver, hvor tiden tastes og ikke fastsættes i henhold til nøgletal. Et eksempel på skærmbillede fra en sådan database er skitseret herunder: Figur 41: Eksempel på databaseindtastningslayout Side 49 af 50

50 Dansk Servicerådgivning afgiver gerne et konkret tilbud på udarbejdelse af en skabelon til en sådan database. Side 50 af 50