OS2indberetning Informations- og netværksmøde 17. november 2016

Transkript

1 OS2indberetning Informations- og netværksmøde 17. november 2016

2 Agenda 10.15: Velkommen (v. Heidi S. Huber, Syddjurs) 10.25: Om OS2 (v. Rasmus Frey, OS2 forretningsleder) 10.45: OS2Indberetning Kørsel (v. Lotte Kyvsgaard, Favrskov og Heidi S. Huber, Syddjurs) 11.20: Tekniske overvejelser, forudsætninger og snitflader (v. Jette Brøndum, Ballerup) 11.45: Overvejelser i forhold til den organisatoriske beslutningsproces for og implementering af OS2Indberetning (v. Jette Brøndum, Ballerup) 12.10: Frokost 12.45: OS2Indberetning Ferie (v. Karsten Karlsen, Skanderborg) 13:10: Ideer til nye moduler (v. Jette Brøndum, Ballerup, Karsten Karlsen, Skanderborg og Heidi S. Huber, Syddjurs) 13.55: Pause 14.05: Hvordan forløber drift, løbende support og test? (v. Kristian V. Sørensen, Miracle) 14.25: Fremtidig organisering; Hvordan bør styring og videre udvikling forløbe, når OS2Indberetning vokser i brugerskare og moduler? (V. Rasmus Frey, OS2 forretningsleder og Heidi S. Huber, Syddjurs) 14.50: Spørgsmål og afrunding (v. Heidi S. Huber, Syddjurs Kommune) 15.00: Mulighed for at netværke. Interesserede kommuner kan høre om forskellige leverandøres muligheder for at bistå implementering og videreudvikling.

3 Et fællesskab, der har fokus på åbenhed, samarbejde, deling, digital udvikling og ejerskab

4 56 ud af 98 kommuner er medlem i OS2

5 Hvad vil vi opnå? Mere sammenhængende it bedre it Forretningsunderstøttende Mere genbrug både komponenter og data Bedre mulighed for at skifte komponenter Mere konkurrence og mere innovation Flere leverandører Større agilitet Mere for pengene! Og sikkert og stabilt

6

7 OS2 produkterne

8 I OS2 er leverandøren også med En OS2 leverandør producerer og overleverer produkter til fællesskabet En OS2 leverandør leverer udviklingstimer, drifts- og supporttimer de opkræver ikke licenser En OS2 leverandør er i aktiv dialog med fællesskabet om nye forretningsmuligheder

9 Organisering Governance i OS2

10 Generalforsamlingen Bestyrelsen Projekter Styregrupper Andre interessenter Forretningsleder Leverandørerne Faggrupper Produkter Fagudvalg Koordinationsgrupper

11 Produktniveauer 3 Niveauer af OS2 produkter N1 = Mindre projekter og pilotprojekter N2 = Produkter med større indvirkning og et strategisk ophæng N3 = Produkter af strategisk karakter og stor udbredelse Minimumskrav til: Relevans Formkrav Governance Strategisk sammenhæng

12 Niveau 1 Relevans Ideen Værdi (lokal) Værdi for andre Formkrav Kildekoden deles, placeres på OS2 Github. Licenskriterier overholdes. Udbudsregler er overholdt. Alm. Lovformlighed er overholdt. Sikkerhed er tænkt ind i løsningen. Databehandleraftaler er på plads. Dokumentation af løsningen. Driftskrav udformet. Uddannelsesmateriale udarbejdet. Følg eller forklar i forhold til standarder og rammearkitektur. Governance Funding kan ikke ske via OS2. Forretningsleder assisterer ved formkrav. Forretningsleder afgør produktniveau. Orientering til bestyrelsen. Antal kommuner: +1. Løbende dialog med forretningsleder i projektets tilblivelse. Ikke krav om anvendelse af OS2 projektmodel. Strategisk sammenhæng Ingen tæt kobling til OS2 strategi. Skal understøtte: Innovation Lokal kommunal dynamik Open Source

13 Niveau 2 Relevans Niveau 1 + Global kommunal værdi. Lokal linjeledelse accept. Formkrav Niveau 1 + Følg eller forklar projektmodel. Projektleder skal være certificeret eller dokumenteret projektleder. Kommunikationsmateriale til strategisk niveau. Præsentationsmateriale. Kun en version af core koden. Best practice dokumenteres ved implementering. Drifts set up skal beskrives. Governance Niveau 1 + OS2 funding mulig. Bestyrelsen godkender projekt. Nedsættelse af styregruppe. Dannelse af koordinationsgruppe. Strategisk sammenhæng Niveau 1 + Beskriv strategisk overensstemmelse i forhold til OS2 vision og strategi.

14 Niveau 3 Relevans Niveau 2 + Ophæng til nationale strategier. Formkrav Niveau 2 + Politisk kommunikation: Lokal Omverden (KOMBIT, KL, Digitaliseringsstyrelsen mv.) Procesplan + procesansvar for overgang til drift. Strategisk sammenhæng Niveau 2 + Strategisk overensstemmelse i forhold til OS2 vision og strategi. Governance Niveau 2 + Bestyrelsen godkender projekt. Bestyrelsen udpeger styregruppen. Bestyrelsen har stemmemajoritet i styregruppen. Mindst ét bestyrelsesmedlem i koordinationsgruppe.

15 Fra ide til projekt til produkt Forretningsleder Bestyrelsen Styregruppe Koordinationsgruppe Ideer Idegenerering Output: Projekt ideer Prioritering Output: Projekt koncepter Implementering Output: Projekter Nye Produkter Tilbageløb

16 Kommissorium Projektmodel Idefase Business case Målhierarki Interessent analyse Formålet med projektmodellen er at skabe en fælles struktur for samarbejdet omkring projekter i OS2. Projektbeskrivelse Business case Tidsplan Kommunikationsplan Planlægning Risiko analyse Milepælsplan Faseovergangsbeslutning Faseovergangsbeslutning Gennemførelse Der arbejdes dynamisk med dokumenter fra planlægningsfasen Projektstatus Overdragelse til drift Overlevering og afslutning Faseovergangsbeslutning Evaluering

17 Jira / os2web.atlassian.net Backlog Koordinering og prioritering Bug tracking Sprint planning Leverandørdialog På produkt / projekt niveau

18 Github Lagring af kode Versionskontrol Samarbejdsværktøj om kode System dokumentation Værktøj til kode review

19 Hjemmesiden / OS2.eu Nyheder og begivenheder Produkt og Projekt overblik Grupperum og videndeling Skabeloner Viden om OS2 Og meget mere

20

21 OS2Indberetning - Kørsel v. Heidi S. Huber, Syddjurs og Lotte Kyvsgaard, Favrskov

22 Historien bag OS2Indberetning OS2Indberetning håndterer indberetning og godkendelse af tjenestekørsel- og ferieindberetning i kommuner. Version 1 og 2 (kørsel) er udviklet af Syddjurs Kommune. Version 3 (kørsel) er udviklet af Syddjurs og Favrskov Kommune gennem IT Minds og er der blevet til et OS2-produkt. Version 3 har været i drift siden september 2015 og anvendes også af Skanderborg Kommune. Miracle overtog drift, support og generel videreudvikling af OS2Indberetning - Kørsel i april 2016 Flere kommuner kommer på: Mariagerfjord, Norddjurs, Vordingborg og Ballerup Kommune er under implementering. Herning, Rebild og Lemvig Kommune skal til at implementere OS2Indberetning. Bl.a. Hillerød, Vesthimmerland, Ishøj, Frederikssund og Frederiksberg Kommune overvejer implementering. Skanderborg Kommune har i 2016 udviklet OS2Indberetning Ferie gennem IT Minds og er netop gået i drift. Syddjurs, Favrskov og Ballerup overvejer implementering.

23 Hvorfor vælge OS2Indberetning - Kørsel? Forenkler og effektiviserer arbejdsgange Ingen vedligehold af medarbejder- eller organisationsdata Indberetter kan hurtigt finde adresser og ruter og genbruge dem Systemet foretager alle beregningerne (også ved forskellige taksttyper og 4-km reglen) Leder eller dennes stedfortræder kan godkende alle kørselsindberetninger ved to klik Adviser, når kørsler skal godkendes, eller er blevet afvist Tilhørende app indberet kørte km, mens du er på farten Mulighed for NemID adgang for ikke AD-brugere Integration til SD-Løn og OPUS al relevant data overføres til lønsystemer Medarbejderne kan se, hvornår udbetalingen finder sted Eller selv rykke godkenderen af kørslen Efterlever SKATs regler Historik og rapporter Gennemsigtighed i kørte km, taksttype, adresser og formål

24 Film om OS2Indberetning - Kørsel Kørsel: Kontakt evt. Miracle v. Kristian V. Sørensen: kvs@miracle.dk, såfremt I ønsker at få jeres egen kommunespecifikke testsite af OS2Indberetning. Herigennem vil I også kunne afprøve App en. Nb. Testsitet er OS2Indberetnings Pro-produktionsmiljø, hvorfor det kan virke lidt langsomt, og nye features endnu ikke er testet i bund og derfor kan fejle. Derfor afspejler det ikke 100 % OS2Indberetning i produktion

25 OS2Indberetnings kørsels-app Native apps: IOS Windows phone Android Indberetning baseret på start, stop og pauser undervejs

26 OS2Indberetnings kørsels-app

27 OS2Indberetnings kørsels-app

28 Hvad kan systemet også: Udtræk af rapporter 4-km regel (også i app) Godkend med afvigende kontering Stedfortrædere - Personlige godkendere Hvad er på vej: 60-dages regel IT Arkitekturdag (d ) SAML Rammearkitektur generelt Modulopbygget? Automatisk overførsel af fil til lønsystem

29

30 Tekniske overvejelser, forudsætninger og snitflader for at komme på OS2Indberetning - Kørsel v. Jette Brøndum, Ballerup Kommune

31 OS2Indberetning Kørsel i Ballerup Kommune Baggrund Del af spareforslag i Ballerup Kommune SKAL være i drift 1. januar 2017 Har tidligere testet SD Løns egen kørselsløsning Valgte OS2Indberetning for at skabe uafhængighed af specifikt lønsystem og pga ønsket om at kunne påvirke i forhold til udvikling af andre løsninger Overvejelser Hvor skal vi hente organisationsdata fra? Hvor skal vi hente adresser til medarbejdere fra? Hvem skal udvikle integrationerne?

32 Arkitektur OS2Indberetning Kørsel Organisation og medarbejderdata Mailserver Firewall Login-oplysninger og indberetninger Daglig overførsel af Organisations og medarbejderdata Mailadvis OS2Indberetning (web) Mobil API Månedlig overførsel af godkendte kørsler Info-service Farvekoder, endpoints, logo mv. Snitflade-fil / Webservice Lønsystem

33 Det betød i Ballerup Kommune 2 windows servere: Intern webserver med IIS (til webservices og webside). Anvender eksisterende MariaDB miljø som database for organisationsdata. Intern webserver skal have adgang i Exchange til at sende adviser Webserver på ydersiden af firewall, fungerer som backend for den "udvendige" mobil server. Kræver åbning af porte i firewall for den ene server. Indkøb af API key hos firmaet Septima ( Septima er det firma der står for ruteberegneren der anvendes. Oprettelse af en database i MariaDB miljø med organisationsdata fra ASDB Der udarbejdes SQL query til ASDB som kan benyttes til at trække Org og Medarb data fra ASDB vi kører med daglige udtræk af brugere

34 Udfordringerne i Ballerup Kommune Overbevise Silkeborg Data om at vi skal have lov at bruge webservice Webservice meldes forældet Organisationsdata skal tilrettes mangler fx adresser på organisationsenheder Udfordringer med at layout skal passe til eget intranet Kan ikke køres i Internet Explorer Afventer ny version og installation i andre kommuner Brugere der ikke er AD brugere

35 Hvad koster det? Gratis: OS2 indberetning as is Kortgrundlag: Open Street Map (Egne GIS-folk kan selv optimere) Ruteberegner The Open Sourche Routing Machine Adressevask: Styrelsen for dataforsyning og effektivisering (SDFE) s AWS Suite Kort-element: Leaflet Det betaler man for: Udvikling af Integration til organisations- og medarbejderdata (afhænger af løsning) Udvikling af Integration til lønsystem (afhænger af løsning) Septima Service til ruteberegning. Pris ca. kr Snitflade/Webservice til levering af indberetninger til KMD/SD-Løn. 1-2 IIS-server(e), 1-2 MySQL-database(r) og 1 mailserver Lokal implementering Support (standard supportaftale findes) Videreudvikling af OS2indberetning

36

37 Overvejelser i forhold til den organisatoriske beslutningsproces for og implementering af OS2Indberetning - Kørsel v. Jette Brøndum, Ballerup Kommune

38 Hvorfor implementere OS2Indberetning? Syddjurs og Favrskov Kommune: Effektivisering Udviklet i samarbejde mellem Syddjurs og Favrskov Leve op til SKATs krav

39 Hvorfor implementere OS2Indberetning? Ballerup Kommune: Del af spare/effektiviseringsplan Ønske om at bruge platform der er uafhængig af fagsystemer Ønske om genbrug af snitflade til medarbejder/organisationsdata

40 Hvorfor implementere OS2Indberetning? Skanderborg Kommune: Krav om at leve op til SKATs regler om indberetningssedler Mulighed for at komme hurtigt i gang kort beslutningsproces Ikke tale om effektiviseringsprojekt

41 Udrulning - erfaringer Generelt er et minimum af undervisning nødvendigt Der findes vejledning i løsningen, som kan tilrettes den enkelte kommune Informer overordnet på intranet Brug evt. mulighed for lektiecafé Start med de letteste områder Start med pilotområde

42

43 OS2Indberetning Ferie v. Karsten Karlsen, Skanderborg

44 Hvorfor vælge OS2Indberetning Ferie? Forenkler og effektiviserer arbejdsgangene. Feriemodulet bør anvendes på forkant Indberetning sker ved lederens godkendelse Lederen kan bruge værktøjet som et planlægningsværktøj. Ferie, som aflyses, kan nemt slettes af medarbejderen. Ændringer og tilbageløb slår automatisk igennem til lønsystem Gennemsigtighed Adviser

45 Film om Ferie Ferie:

46 Ideer til nye moduler v. Jette Brøndum, Ballerup, Karsten Karlsen, Skanderborg og Heidi S. Huber, Syddjurs

47 Hvornår giver OS2Indberetning værdi? Ved behov for medarbejder- og organisationsoverblik inkl. lederhierarki Større volumen af indberetninger og/eller større brugerskare Behov for indberetning, samt godkendelse heraf Historik over både indberetninger og godkendelser Overførsel af struktureret data til mellem systemer Behov for gennemsigtighed i indberettet data Administrativt tunge og manuelle processer Ved beregninger, hvor der ofte er fejl + & $ Lovkrav

48 Hvornår giver OS2Indberetning ikke værdi? Borgervendte indberetninger Indberetning af sporadiske hændelser Meget lille brugerskare Hvis der ikke skal ske godkendelse?? - & $

49 Enkelt udlæg Transportudgifter tog, bus, færge? P-billetter Overnatning Andet? Hvorfor: Besværlig manuel proces Administrativt tungt Interesserede kommuner: Ballerup Syddjurs Hvordan kommer vi videre?

50 Dagplejen Indberetning af timer Børns ferie og fravær Gæstebørn Mv Hvorfor: Besværlig manuel proces med udregninger mv Administrativt tungt Interesserede kommuner: Skanderborg Herning Muligvis Syddjurs Hvordan kommer vi videre?

51 Fravær og sygdom Medarbejders sygdom Barn syg 56 m.v. Hvorfor: Besværlig manuel proces Ofte administrativt tungt Medarbejder får bedre overblik over egen sygdom og fravær Interesserede kommuner Måske Skanderborg og Syddjurs Kommune Hvordan kommer vi videre?

52 Timeregistrering Rengøringspersonale? Vikarer på skoler, daginstitutioner og på ældreområdet? BPA- og ledsagerordning? Andre? Hvorfor: Besværlig manuel proces Administrativt tungt Ofte fejl i timer og udregninger Mangel på overblik for særligt medarbejder Interesserede kommuner? Hvordan kommer vi videre?

53 Andre relevante moduler? Opsigelse Ansættelse

54 Hvordan forløber drift, løbende support, udvikling og test i dag? v. Kristian V. Sørensen, Miracle

55 Samarbejdspartner Miracle opgaver: Governance Support Udvikling af nye features og releases

56 Governance Kommuner (Individuelle opgaver) Koordinationsgruppen (Fælles opgaver) Eksterne leverandører Kildekoden deles, placeres på OS2 Github én version

57 Support Miracle er behjælpelig med: Løsning af driftsopgaver Overvågning Deployment Fejlfinding Rådgivning Betingelse: Indgået supportaftale mellem kommune og Miracle A/S Indgåelse af supportaftale er gratis afregnes efter forbrug som udgangspunkt bruger Miracle max. 4 timer og spørger evt. om tilladelse til at bruge yderligere 4 timer

58 Udvikling af nye features og releases Releases (2017->): Aftaler 3-4 releases per år Arbejdes i sprint OS2 og Miracle ønsker en pris per release dækkende Udvikling af features (specifikation, acceptkriterie) Automatisk test Arkitektur

59 Arbejdsproces for releases Prioritering 1: Koordinationsgruppen prioriterer opgaver til estimering. Miracle estimerer ønsker fra koordinationsgruppen Prioritering 2: koordineringsgruppen prioriterer features til release Miracle aftaler et estimat med koordinationsgruppen. I estimatet indgår tid til yderligere analyse (workshops) intern test i Miracle overordnet arkitektur installation samlet test (automatisk test, Brugertest/UAT) Samlet installation i produktions lignende miljø (PRE PROD) Ekstra tid for første installation i produktion Dokumentation (release beskrivelse)

60

61

62 OS2Indberetning governance V. Rasmus Frey, OS2 forretningsleder og Heidi S. Huber, Syddjurs

63 De tre niveauer blandt OS2produkter N1 = Mindre projekter og pilotprojekter Finansiering af koordinationsgruppe/projektledelse. Aftale med en leverandør, så kommunerne nemt kan sætte i drift og få support. Vedligehold, udvikling osv. tages ad.hoc ved donationer fra de tilsluttede. N2 = Produkter med større indvirkning og et strategisk ophæng Finansiering af koordinationsgruppe inkl. tilhørende projektleder rolle og et evt. core team. En pulje til vedligehold og mindre udviklingsopgaver som styres af koordinationsgruppen. Koordinationsgruppe er ansvarlig for, at der ligger en eller flere aftaler om drift og support med leverandør, som kommuner kan henvises til. N3 = Produkter af strategisk karakter og stor udbredelse KITOS modellen med central styring via et produkt sekretariat.

64 OS2Indberetning er blevet et Niveau 2-produkt Relevans Niveau 1 + Global kommunal værdi Lokal linjeledelse accept Formkrav Niveau 1 + Følg eller forklar projektmodel Projektleder skal være certificeret eller dokumenteret projektleder Kommunikationsmateriale til strategisk niveau Præsentationsmateriale Kun en version af core koden Best practice dokumenteres ved implementering Drifts set up skal beskrives Governance Niveau 1 + OS2 funding mulig Bestyrelsen godkender projekt Nedsættelse af styregruppe Dannelse af koordinationsgruppe Strategisk sammenhæng Niveau 1 + Beskriv strategisk overensstemmelse i forhold til OS2 vision og strategi Følg eller forklar projektmodel

65 Koordinationsgruppens arbejde i dag Koordinationsgruppen består i dag af repræsentanter fra: Syddjurs, Favrskov, Skanderborg, Norddjurs, Mariagerfjord, Ballerup og Vordingborg kommuner på frivillig basis Koordinere den løbende udvikling og andre tiltag via JIRA og Skype-møder hver 14. dag. Bidrager til fælles klippekort hos Miracle ved fælles udvikling og rettelser, der berører alle Egenudvikling og kommunespecifikke tiltag er for kommunens egen regning og skal være konfigurerbare Udfordringer Vi bliver flere og flere Hvem skal gøre hvad og hvornår? Hvor ligger ansvaret? Økonomien

66 OS2Indberetning og den fremtidige governance For et Niveau 2-produkt skal følgende efterleves: Centrale midler skal sikre: Dedikeret projektledelse og/eller koordinationsgruppe Løbende vedligeholdelse, tilpasning og tests Løbende kode-governance, et core team Efterlevelse af OS2 Governancemodel og kommende ITarkitekturprincipper for OS2Indberetning Sparring for nye kommuner Evt. first line support Desuden skal der være: En tilslutningsaftale En styregruppe Brugergrupper pr. modul Økonomi til reel videreudvikling og større ændringer holdes særskilt

67 Ideer til kommende governancemodel Dedikeret projektledelse eller koordinationsgruppe? Pr. modul eller samlet? Support (inkl. OS2Loop eller Yammer)? Står også for generel styring og tests i forbindelse med generel videreudvikling? Betaling for OS2Indberetning samlet eller pr. modul, der anvendes? Betaling pr. bruger i kommunen (fx ved 2. levelsupport)? Kick-back betaling? Til kommunerne der først afholdt udgifterne til at lave systemet I forhold til nye funktioner, som løbende tages i anvendelse Gruppe nedsættes til at finde frem til model for fremtidig governance

68

69 Afrunding og spørgsmål v. Heidi S. Huber, Syddjurs Kommune

70 IT arkitekturworkshop OS2indberetning IT - arkitekturworkshop den 13. december 2016 for nuværende og interesserede kommuner SAML? Ren webbaseret? Hvordan skal nuværende og kommende modulerne tilknyttes OS2Indberetning? Hvordan styrkes fundamentet bag OS2Indberetning yderligere for at imødegå det større antal brugere og moduler? Andet?

71 Hvis I vil vide mere Film om OS2Indberetning: Kørsel: Ferie: Læs mere på: OS2Indberetnings JIRA i forhold til fejlrettelser og videreudvikling: Kontakt Kristian V. Sørensen hvis I ønsker adgang til OS2Indberetnings preproduktionsmiljø. Herigennem vil I kunne afprøve OS2Indberetning web og app.

72 Kontaktoplysninger Rasmus Frey (OS2 forretningsleder): tlf: Heidi S. Huber (Syddjurs, Kørsel via Opus og SOFD): tlf: Lotte Kyvsgaard (Favrskov, Kørsel via Opus og SOFD): tlf: Jette Brøndum (Ballerup, Kørsel via SD-løn): tlf: Karsten Karlsen (Skanderborg, Ferie via Opus og SOFD): tlf: Kristian V. Sørensen (Miracle): tlf: Jonas Vognsen (IT Minds): tlf:

73

74 Mulighed for at netværke - Interesserede kommuner kan høre om forskellige leverandøres muligheder for at bistå implementering og videreudvikling