Business case. for. implementering af InCare på plejecenter med 40 beboere

Transkript

1 Dato: 2012 J.nr.: xx Business case for implementering af InCare på plejecenter med 40 beboere Version: 3.2

2 2/11 Indholdsfortegnelse 1. Ledelsesresume Løsningsbeskrivelse... 4 Projektets navn eller kort beskrivelse... 4 Formål... 4 Hvem skal anvende løsningen... 4 Lovgivningsmæssige hensyn... 4 Arkivmæssige hensyn... 5 It-mæssigt omfang... 5 Krav til server, PC er, netværk m.v It-mæssig løsningsbeskrivelse... 5 Bemærkninger til/fra It-afdelingen... 5 Konvertering af data... 6 Interessenter... 6 Løsninger... 6 Afhængighed til andre projekter Økonomiske konsekvenser... 7 Hvad koster projektet... 7 Hvordan finansieres projektet... 8 Kvalitative gevinster... 8 Identificerede risici... 9 Økonomisk risikovurdering Implementering... 9 Implementeringsstrategi... 9 Tidsplan for projektets implementering Ejerskab Projektejer og projektleder Leverandører Godkendelse Opfølgning/ Evaluering... 11

3 3/11 1. Ledelsesresume Beskriv baggrunden for projektet: InCare-systemet sikrer, at personale, pårørende og beboer kommunikerer effektivt, så dobbeltarbejde og ekstraordinære ad hoc-opgaver undgås, og personalet i stedet kan pleje og yde omsorg til beboeren. Derudover stiller systemet en række oplysninger til rådighed, som gør de pårørende i stand til at planlægge besøg og i øvrigt følge med i, hvad der rør sig omkring deres kære. InCare giver mere struktur og gør det lettere for nye medarbejdere og vikarer at komme ind i arbejdsrutinerne. Beskriv nuværende situation og komplikationer ved nuværende situation: Tidskrævende manuelt papirarbejde og gule huskesedler forsvinder. I stedet udveksles praktiske informationer mellem personale, pårørende og beboere digitalt via en brugervenlig touch-skærm, PC, mobil eller web. Beskriv løsningsforslaget og de væsentligste gevinster ved at implementere løsningen både økonomiske og kvalitative: reducerer tidskrævende arbejdsgange frigiver tid til opgaver, der kræver menneskeligt nærvær fremmer kommunikationen via mail, sms og Skype - mellem personale, pårørende og beboere m.v. motivere personalet til at indføre nye og mere effektive arbejdsgange pårørende og beboere bliver i stor grad selvhjulpne giver beboer besked når medicin skal indtages personale kan se og notere beskeder direkte i systemet Understøtter samarbejdet med frivillige gruppér på det sociale og Kulturelle område Flytter administrative timer fra personale kontoret ind til borger Redegør for hvilke omkostninger der er forbundet med anskaffelsen, hvad den fremtidige årlige driftsudgift udgør, samt hvornår løsningen kan være i drift. Oprettelse og ibrugtagning af InCare for 40 beboere på plejecenter: Software, oprettelse og test: kr. Indkøb af touch-skærme, ophæng og montering: kr. Uddannelse og introduktion for personale: kr. Integration med eksisterende omsorgssystem:? Driftsomkostninger InCare: kr./år inkl. sms og mail Løsningen kan være i drift 2-3 måneder efter ordre godkendelse lidt afhængig af hvilke skærm type der vælges.

4 4/11 2. Løsningsbeskrivelse Projektets navn eller kort beskrivelse Projektets navn InCare for 40 beboere på plejecenter Formål Forbedre servicekvalitet (f.eks. hurtigere sagsbehandlingstid eller øget mulighed for borgerselvbetjening) Effektivisere forretningsprocesser eller reducere driftsomkostninger (f.eks. automatisering af processer) Effektivisere it-applikationer (F.eks. IT-systemer) (f.eks. udskiftning af gammel applikationslogik eller integrere applikationer) Effektivisere it-infrastruktur (f.eks. konsolidering af servere, reducering af antal platforme) Forbedre fleksibilitet i forretningsgange (f.eks. understøttelse af standardiserede processer) Forbedre fleksibilitet i it-arkitektur Opfylde lovgivning Fremme samarbejde/kommunikation på alle områder x x Hvem skal anvende løsningen Brugerkategori Antal Personale, pårørende og beboere samt frivillige grupper i lokalsamfundet Lovgivningsmæssige hensyn Beskriv eventuelle lovgivningsmæssige hensyn, f.eks. lovkrav om løsningens implementering eller funktionalitet Kun hvis systemet implementeres med andre systemer for at importere personfølsomme data

5 5/11 Arkivmæssige hensyn Beskriv hvordan løsningen sikrer overholdelse af arkivloven. Ingen personfølsomme data arkiveres i systemet. Løsningen formidler udelukkende informationer til og fra kommunens omsorgssystem. It-mæssigt omfang Navn på system Type Leverandør Platform CIM InCare Selvbetjening CIM Gruppen A/S Windows Krav til server, PC er, netværk m.v. Databasetype Hostet hos ScanNet på CIM server Særlige krav til netværk, PC er eller andet Internet adgang Lagring/ backup På redundante servere hos ScanNet Platform for adgang PC, touchskærme/tablet og/eller smart Phone Netværksydelse Internet adgang It-mæssig løsningsbeskrivelse Overordnet beskrivelse af den tekniske arkitektur. Touch-skærm stationære eller mobile hos alle beboere Administration via PC på kontor Webadgang for eksterne brugere Personale log-in via touch-skærme, mobil og PC Bemærkninger til/fra It-afdelingen Bemærkninger omkring det it-mæssige, samt krav til server, PC er, netværk m.v. Til It-afdelingen Indkøb af touch-skærme afhængig af hvilke skærm typer der vælges Internet adgang (2-4 GB net forbindelse) hos alle beboere, der hvor touchskærm skal opsættes Fra It-afdelingen Internet adgang (2-4 GB net forbindelse) hos alle beboere, der hvor touchskærm skal opsættes

6 Lav Middel Høj Lav Middel Høj 6/11 Konvertering af data Beskriv i hvilket omfang systemet kræver konvertering af data fra andre systemer Der kræves konvertering af data fra de områder i kommunens omsorgssystem, der anvendes som datagrundlag i InCare-systemet Interessenter Hvilke interessenter er berørt Påvirket af løsning Indflyde lse på løsning Involvering i dialog omkring løsningen 1 Pårørende Ja Nej Beskrivelse af involvering 2 Personale Brugertilpasning 3 Ledere Funktionalitet 4 Beboere Løsninger Nulløsningen (hvad er scenariet hvis der ikke foretages noget)? Fordele i forhold til foreslået løsning? Ulemper i forhold til foreslået løsning? Hvilke alternative løsninger er der? Bemærkninger til alternative løsninger Alle informationer om beboerne findes kun på kontoret dermed mange gåture! Huskesedler og tavle på kontoret fra vagt til vagt. Kalender med aktiviteter og individuelle borgerinfo på kontoret. Mange informationer når ikke frem til beboere, pårørende og personale Overblik, info er der hvor den skal bruges på touchskærm hos beboer, eksternt via web for pårørende. Pårørende og beboere bliver i stor udstrækning selvhjulpne. Beboernes brug af touch-skærmen har motoriske og psykiske begrænsninger Ingen med samme funktionalitet Systemet kan anvendes på alle former for brugerflader tablets, pc, touch skærme i alle størrelser, smartphones og lign.

7 7/11 Afhængighed til andre projekter Hvis projektet er afhængig af andre sideordnede projekter eller hvis projektet indgår i andre delprojekter, skal det beskrives hvilke projekter det drejer sig om og hvori afhængigheden består. Ingen afhængighed 3. Økonomiske konsekvenser Hvad koster projektet Omkostninger År 1 År 2 År 3 År 4 Hardware fra - til Software Licenser Tilslutninger og montering Integration og Tilbud udarbejdes til den enkelte opgave konvertering af data Driftsudgifter Uddannelse Interne ressourcer løn ved 220/150 timer a 220 kr./time Programmørtimer??? tilpasning pga. Ændringer i omsorgssystem Andre udgifter Omkostninger i alt Besparelser Lønninger ved min pr. beboer pr. dag i 365 dage Licenser Systemvedligehold Andre driftsgevinster Andre it-gevinster Infomaterialer fra papir til online - anslået Besparelser i alt Netto besparelse til

8 8/11 Gennemsnitlig besparelse pr år over en 4 års periode / Kr./år Hvordan finansieres projektet Beskriv hvordan ovenstående omkostninger finansieres År 1 År 2 År 3 År 4 Kvalitative gevinster Eksterne serviceforbedringer Beskriv hvilke serviceforbedringer projektet medfører i forhold til eksterne parter Servicemodtager Type af forbedring Pårørende Info om beboer via web aftaler og aktiviteter/kalender Beskrivelse Alternativet er, at familien skal have fat i personalet hver gang de ønsker info Servicemodtager Type af forbedring Borger Beskeder Kalender Mad Skype Personale Foto Ramme Aktiviteter Nyhedsbrev Underholdning Familie billeder Beskrivelse Alternativet er, at Borgeren skal have fat i personalet hver gang de ønsker info Interne serviceforbedringer Beskriv hvilke serviceforbedringer projektet medfører internt i organisationen Servicemodtager Type af forbedring Personale Info om beboer, der hvor der er brug for den Beskrivelse Info flytter fra kontoret til den enkelte beboer

9 Lav Middel Høj Lav Middel Høj Lav Middel Høj 9/11 Risici Identificerede risici Sandsynlighed Konsekvens Risikoområde Beskrivelse af identificeret risici Håndtering af identificeret risiko Beboernes manglende brug af systmet Beboerne skal instrueres og hjælpes - personale og pårørende har nytte af de individuelle info på stedet Økonomisk risikovurdering Sandsynlighed Konsekvens Risiko for, at omkostninger bliver større end angivet i afsnit Risiko for, at økonomiske gevinster bliver mindre end angivet i afsnit 4. Implementering Implementeringsstrategi Beskriv implementeringsmetode herunder anvendelse af interne og eksterne ressourcer, og om løsningen udrulles trinvist eller samlet. Etablering sker afdelingsvis på plejecentret

10 10/11 Tidsplan for projektets implementering Dato Projektmål Gennemgang af systemet for individuelle tilpasninger samt plan for oprettelse af data Indkøb og opsætning af touch-skærme Etablering af internet adgang ved opsætningssteder Oprettelse og test af systemet Uddannelse af brugere Ibrugtagning Evaluering Brugerdrevet innovation 5. Ejerskab Projektejer og projektleder Business casens ejer og overordnet ansvarlig for dens udarbejdelse og opdatering Intern projektleder NN NN Leverandører Leverandører CIM interconn Faser hvor leverandør er involveret Hovedansvarsområder og/eller nøgleleveranceansvar som leverandøren har. 6. Godkendelse Indholdet af denne version af business casen er vurderet og godkendt af:

11 11/11 Rolle Navn Stilling Godkendt Til gennemsyn i it-afdelingen Rolle Navn Stilling Godkendt Indholdet af denne version af business casen er forelagt Digitaliseringsforummet Dato Beslutning 7. Opfølgning/ Evaluering Projektejer (jfr. punkt 5) er ansvarlig for, at der foretages opfølgning/evaluering af projektet 6 måneder efter implementeringen er afsluttet, jfr. tidsplan i punkt 4. Beskriv i hvilket omfang formålet jfr. punkt 2 er indfriet. Beskriv hvis der har været ændringer i de økonomiske forudsætninger Beskriv hvorvidt de forventede interne/ eksterne serviceforbedringer er nået Er projektet tilfredsstillende i forhold til brugere /interessenter? Er implementeringen forløbet som forudsat herunder samarbejdet med leverandør?