Håndbog i fælles ledelses- og samarbejdsfora. Opdateret 26. april 2016

Transkript

1 Håndbog i fælles ledelses- og samarbejdsfora Opdateret 26. april 2016

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. FORMÅL STYRINGSFORHOLD OG LEDELSESORGANISATION DEN ADMINISTRATIVE STRUKTUR PÅ CENTRALT NIVEAU LEDELSES- OG SAMARBEJDSFORA KØBENHAVNS UNIVERSITETS BESTYRELSE DIREKTIONSMØDET (D-MØDET) LEDELSESTEAMET (LT) ADMINISTRATIV LEDELSE (AL) FA HOVEDSAMARBEJDSUDVALGET (HSU) SENATET KØBENHAVNS UNIVERSITETS UDDANNELSESSTRATEGISKE RÅD (KUUR) KØBENHAVNS UNIVERSITETS FORSKNINGS- OG INNOVATIONSSTRATEGISKE RÅD (KUFIR) KØBENHAVNS UNIVERSITETS STRATEGISKE KOMMUNIKATIONSRÅD (KUSK) DIALOGFORUM/STUDENTERDIALOG REKTORATETS RÅDGIVNINGSPANEL FORKORTELSER KONTAKTINFO

3 1. Formål Håndbog i fælles ledelses- og samarbejdsfora oplyser om rutiner og procedurer ved betjeningen af Københavns Universitets (KU) centrale ledelsesfora, råd, nævn og udvalg. Håndbogen sigter på at understøtte en effektiv administrativ betjening og målgruppen er ledere og medarbejdere, der er involveret i sagsbehandlingen i disse fora. Håndbogen erstatter ikke, hvad der ellers måtte være af formelle dokumenter om forvaltning og dokumenthåndtering, men sigter på at oplyse om den konkrete praksis og forretningsgang for disse foras arbejde. Håndbogen skitserer derudover ledelsesorganisationen og de centrale råd, nævn og udvalg i tilknytning hertil, samt Fællesadministrationens struktur. Endelig indeholder håndbogen en liste over de mest anvendte forkortelser på KU samt kontaktoplysninger for de enkelte ledelsesfora. 3

4 2. Styringsforhold og ledelsesorganisation Bestyrelsen er universitetets øverste myndighed og har til opgave at varetage universitetets interesser som uddannelses- og forskningsinstitution, herunder at fastlægge retningslinjer for universitetets organisation, langsigtede virksomhed og udvikling. Rektor, der er ansat af bestyrelsen, er universitetets øverste daglige leder. Rektoratet består ydermere af prorektor for forskning og innovation og prorektor for uddannelse. Rektoratet udgør sammen med universitetsdirektøren den øverste daglige ledelse på det fælles KU-niveau. I daglig tale omtales rektoratet og universitetsdirektøren som direktionen. De faglige hovedområder, fakulteterne, ledes af dekaner, og institutterne af institutledere. Som følge af universitetsloven er der formelt tale om et hierarkisk forhold, hvor rektor har den overordnede ledelseskompetence i alle sager. I dagligdagen udøves denne ledelseskompetence i vidt omfang igennem delegation. Der er udstukket ledelsesinstrukser en rektorinstruks, en dekaninstruks og en institutlederinstruks. Lederne kender eget ansvar og beføjelser ud fra disse instrukser og stillingsfuldmagt. Hvor der som supplement eller undtagelse er behov for specifikke præciseringer, er det i universitetets vedtægt fastslået, at delegationer skal udformes skriftligt. Som led i den øverste ledelses daglige ledelsespolitik er det på universitetet proceduren, at ledelse op og ned igennem organisationen systematisk foregår igennem nærmeste over- eller underliggende niveau, således at organisationsstrukturen og hierarkiet respekteres. Dette sker i overensstemmelse med såvel principperne i universitetsloven og universitetets vedtægt. Undtagelser, hvor eksempelvis rektor finder det nødvendigt at udøve direkte ledelse over for institutniveauet, vil som hovedregel ske med dekan-niveauets viden og accept, og i tilfælde af akutte situationer med dekanniveauets efterfølgende information og inddragelse. Den centrale ledelsesorganisation kan skitseres således: 4

5 2.1 Den administrative struktur på centralt niveau På det fælles/centrale niveau er der en Fællesadministration (FA) organiseret i syv fagrettede afdelinger og et Rektorsekretariat. FA varetager en række forvaltnings- og administrative opgaver for hele universitetet og stiller en række systemer og redskaber samt ekspertise til rådighed for fakulteterne og institutternes administrative arbejde. Derudover varetager FA rådgivnings- og sekretariatsopgaver for bestyrelsen, direktionen og Hovedsamarbejdsudvalget. FA-afdelingerne ledes hver især af en vicedirektør, som refererer til universitets øverste daglige ledelse bestående af rektoratet og universitetsdirektøren på mandat fra rektor. Rektoratet og universitetsdirektøren betegnes tilsammen i daglig tale som direktionen. Referencerne er: - Vicedirektøren i Rektorsekretariatet refererer til rektor. - Vicedirektøren i Forskning & Innovation refererer til prorektor for forskning og innovation. - Vicedirektørerne i Uddannelsesservice og Kommunikationsafdelingen refererer til prorektor for uddannelse - Vicedirektørerne i HR & Organisation, Koncern-økonomi, Koncern-it samt Campus Service refererer til universitetsdirektøren. Strukturen i FA er illustreret nedenfor. 3. Ledelses- og samarbejdsfora Øverste daglig ledelse på det fælles KU-niveau og på fakulteterne er samlet i universitetets ledelsesteam (LT), der har rektor som formand. LT består således af rektoratet, universitetsdirektøren og alle dekaner. Administrativ Ledelse (AL) består af universitetsdirektøren, FA-vicedirektører og fakultetsdirektører. AL skal lede og forestå den løbende udvikling af administrationen på KU. AL har ansvaret for konkrete administrative opgaver og forestår udvikling og organisering af konkrete administrative processer på KU på mandat fra LT. Formålet med oprettelse af AL er at frigøre ledelseskraft i LT til mere strategiske og politiske drøftelser. For yderligere at understøtte den faglige udvikling og sikre forbindelse til de faglige miljøer er der oprettet faglige råd, nævn og udvalg, med klare referencer til et besluttende organ/forum. 5

6 Nedenstående illustration giver et billede af ledelsesfora, råd, nævn og udvalg samt fora i samarbejdsorganisationen ved KU. Illustrationen er ikke et organisationsdiagram, men et billede af fora, råd, nævn og udvalg. Fora på KU-fællesniveau beskrives nærmere i håndbogen for ledelsesbetjening. 6

7 Sagsforelæggelse i de respektive ledelsesfora er formaliseret via en række substans- og formkrav, der skal sikre kvaliteten af ledelsesbetjeningen. Det er den respektive afdelings/enheds ansvar, der forelægger en sag for disse fora, at sagsfremstillingen er klar og præcis og udgør et fyldestgørende beslutningsgrundlag. I kapitel 3 beskrives ledelsesfora, råd, nævn og udvalg på centralt niveau (det enkelte forums sammensætning, funktion, mødefrekvens og sagsgang). Mødeplan for størstedelen af disse fora er tilgængelig på KUnet: 7

8 3.1 Københavns Universitets bestyrelse Sammensætning Medlemmer Bestyrelsen har 11 medlemmer: seks eksterne medlemmer, der udpeges af bestyrelsen på baggrund af begrundet indstilling fra indstillingsudvalg bestående af bestyrelsesformanden eller en af denne bemyndiget person som formand og af én repræsentant for de videnskabelige medarbejdere, én repræsentant for det teknisk-administrative personale, én repræsentant for de studerende, én repræsentant for ledelsen samt to eksterne repræsentanter fra universitetets aftagere. to medlemmer, der vælges af og blandt universitetets videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende et medlem, der vælges blandt det teknisk-administrative personale to medlemmer, der vælges af og blandt universitetets studerende. Regler herom er fastsat i KU s vedtægt. Bestyrelsens formand vælges af bestyrelsen blandt de udefra kommende medlemmer. Rektoratet og universitetsdirektøren Ved bestyrelsesmøderne deltager rektor, prorektor for forskning og innovation, prorektor for uddannelse og universitetsdirektøren. Rektoratet og universitetsdirektøren har ret til at udtale sig på møderne. Rektor skal sikre, at bestyrelsen løbende får kendskab til væsentlige forhold, der vedrører universitetet og får de oplysninger, som skønnes nødvendige for at bestyrelsen har et forsvarligt beslutningsgrundlag. Mellem bestyrelsesmøderne er det rektor, der varetager den løbende kontakt til formanden. Funktion Bestyrelsen varetager på samfundets vegne universitetets interesser som uddannelses- og forskningsinstitution og fastlægger de overordnede retningslinjer for dets organisation, langsigtede virksomhed og udvikling. Bestyrelsen forvalter bl.a. universitetets midler, godkender universitetets budget efter indstilling fra rektor, indgår udviklingskontrakt med ministeren, ansætter og afskediger rektor og ansætter og afskediger efter indstilling fra rektor, prorektorerne og universitetsdirektøren samt fastsætter rammerne for rektors daglige ledelse. Bestyrelsen opererer således på et overordnet strategisk plan og er ikke involveret i universitetets daglige ledelse, drift eller rent akademiske sager. Bestyrelsen fastsætter selv en forretningsorden for arbejdet. 8

9 Mødefrekvens og mødelokale Bestyrelsen mødes ca. 8 gange årligt. Mødedatoerne er aftalt forud af bestyrelsen og er tilgængelige på KU s hjemmeside. Bestyrelsesmøder afholdes primært i Konsistoriebygningen, Udvalgsværelse 1. Sekretariat Rektorsekretariatet ved vicedirektøren og bestyrelsessekretæren betjener bestyrelsen. Sagsforelæggelse Hvorfor/hvordan/hvornår kommer en sag på dagsordenen? Formanden foranlediger indkaldelse til bestyrelsesmøderne. Indkaldelsen ledsages af dagsorden samt relevant bilagsmateriale. I praksis udarbejdes dagsordenen af formanden i samråd med rektor. Bestyrelsesmedlemmerne har krav på at kunne få punkter på dagsordenen. Dagsordnerne følger bestyrelsens årshjul, som indeholder møde- og arbejdsplan udarbejdet af bestyrelsen i henhold til dens ansvarsområder. Sagerne, som indgår i årshjulet er bl.a. godkendelse af budget, årsrapport og revision samt løbende monitorering af universitetets økonomi i kvartalsrapporter. Bestyrelsen orienteres årligt om bygningsområdet samt om de planer og strategier, bestyrelsen har vedtaget og som angår hele universitetet, fx studiemiljøplanen. Derudover er der aktuelle og/eller løbende sager, direktionen forelægger til bestyrelsens orientering eller godkendelse. Det kan være sager, der ændrer universitetets rammebetingelser så som studiefremdriftsreformen, dimensioneringssagen og ansøgning om bygningsselveje, eller sager som er af overordnet intern betydning for universitetets virke som afsættelse af tværgående midler til forskning som fx 2016 puljen, godkendelse af handleplaner og strategier som fx "handlingsplan for karriere, køn og kvalitet lige muligheder i forskning og ledelse" og den sprogstrategiske satsning på KU. Bestyrelsen kan selv fremsætte ønske om at få en orientering om en given sag. Godkendelsesprocedure og tidsfrister forbundet med sagsforelæggelsen Mødematerialet godkendes af formanden og rektor før udsendelse I praksis godkendes materialet på d-møde eller, med rektors godkendelse, bilateralt mellem FA-vicedirektør og den i direktionen, som den ansvarlige FA-vicedirektør refererer til. Godkendt materiale til bestyrelsen samt punkter, der af bestyrelsesmedlemmerne ønskes optaget på dagsordenen, skal være formanden ved bestyrelsessekretæren i hænde senest 2 uger før mødet afholdes. Evt. overskridelse af leveringsfristen for fremsendelse aftales med bestyrelsessekretæren. Mødesekretæren udsender det samlede mødemateriale via grupperum på KUnet. 9

10 Substans- og formkrav for sagsforelæggelse i bestyrelsen En sagsforelæggelse indeholder som obligatorisk et ledelsesforklæde og derudover evt. tilhørende sagsnotat og øvrige bilag. Forklædet til bestyrelsen skal som minimum indeholde en indstilling; baggrund for indstillingen samt, hvis relevant, information om forudgående behandling. Det skal fremgå af forklædet, at sagsforelæggelsen er målrettet bestyrelsen, samt hvad baggrunden for sagen er. Sagsnotat- og bilagsoversigt fremgå af forklædet. Derudover skal der afslutningsvist på forklædet skrives, om sagen forelægges med henblik på orientering, drøftelse eller beslutning under overskriften Fremlægges med henblik på. Brug KU-skabelon Sagsnotat i word og udskift overskriften sagsnotat med sagsfremstilling. Ledelsesforklædet bør være kort og bør ikke overskride en side. Forklædet til bestyrelsessager udformes på en lidt anden måde end til de øvrige fora. Derfor bruges ikke KU-skabelonen Ledelsesforklæde. Sagsnotatet kan mere detaljeret og informativt redegøre for historikken for sagen, uddybning af faktuelle tal og informationer. Sagsnotatet er også den sagsbehandlende afdelings mulighed for at informere ift. forventede spørgsmål til sagens akter. Brug KU skabelon sagsnotat i word. Bilag kan være andre relevante dokumenter for sagens forståelse. F.eks. statistisk materiale, henvendelser fra eksterne aktører mv. Materialet mailes til enhedspostkassen "FA-REKSEK-Bestyrelsesmøder" (bestyrelsesmoder@adm.ku.dk). I mailen anføres sagens titel og vedhæftede notater/bilag listes i den rækkefølge, de hører til sagen. Sagsbehandlers tilstedeværelse ved behandlingen? Repræsentanter for afdelingens tilstedeværelse ved behandlingen af en sag afhænger af sagens karakter og afgøres i hvert enkelt tilfælde efter en konkret vurdering af rektor og bestyrelsesformanden. Som hovedregel er det FA-vicedirektøren som deltager for den FA-afdeling, der har sagsfeltet som ansvarsområde. Opfølgning på en sag forelagt bestyrelsen Rektorsekretariatet er ansvarligt for skriftlig videreformidling af bestyrelsens beslutninger og evt. yderligere fordringer på oplysninger eller andet. Kommunikation fra bestyrelsen til resten af organisationen Bestyrelsesmøderne er åbne for offentligheden. Sager kan dog behandles for lukkede døre, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændigheder i øvrigt findes nødvendigt. 10

11 Referat Referater udformes hurtigst muligt efter hvert møde og godkendes af bestyrelsen. Har bestyrelsen kommentarerer til referatet, skal disse drøftes på kommende møde og først derefter bliver referatet godkendt. Referaterne gøres tilgængelige i ikke-fortrolig udgave for universitetsbefolkningen og omverdenen på KU s hjemmeside, når de foreligger i godkendt form. Link 11

12 3.2 Direktionsmødet (d-mødet) Sammensætning D-mødets faste deltagere er direktionen (rektor, prorektorerne og universitetsdirektøren) og vicedirektørerne for Rektorsekretariatet og Kommunikation. Sekretariatsbetjenes af d- mødesekretæren sammen med en gruppeleder fra Rektorsekretariatet, som også deltager i mødet. Funktion Behandling af sager, der kræver afklaring i hele direktionen samt forbehandling af mødesager til LT og KU s bestyrelse. Mødefrekvens og mødelokale D-mødet afholdes som udgangspunkt ugentligt, onsdag fra på rektors kontor. Den første time er uden sekretariatsbistand og gæster. Sekretariat Rektorsekretariatet varetager sekretariatsfunktionen, dvs. udsender dagsorden, koordinerer ift. sager på dagsordenen og invitation af gæster, forestår referat og udmelding herom til relevante mhp. opfølgning. Sagsforelæggelse Hvorfor/hvordan/hvornår kommer en sag på dagsordenen? Sager, der drøftes på direktionsmødet, er løbende direktionsnære sager, herunder pressemæssige forhold samt sager, der forbehandles med henblik på drøftelse i LT og bestyrelsen. Alle sager, der går fra en FA-afdeling til LT og/eller bestyrelsen, skal forinden behandles og godkendes af direktionen. Godkendelsesprocedure og tidsfrister forbundet med sagsforelæggelsen Sager, der forelægges direktionen, følger ledelsesstrengen og skal altid være godkendt af den ansvarlige dekan eller FA-vicedirektør, der også som udgangspunkt deltager i behandlingen af punktet på direktionsmødet. Frist for fremsendelse af sagsmateriale er fredag kl forud for direktionsmødet den følgende onsdag. Det er god skik at advisere mødesekretæren om sager i god tid inden mødet, så der kan sættes tid af på dagsordenen. Hvis der er økonomiske/ressourcemæssige konsekvenser i en given sag forventes det, at den forud har været forbi Koncern Økonomi. Dette skal ske senest tirsdagen forinden, altså i samme uge, hvor deadline for indsendelse af materialet ligger fredag. 12

13 Materialet sendes til enhedspostkassen Mødesekretæren udsender det samlede mødemateriale via grupperum på KUnet. Substans- og formkrav for sagsforelæggelse i direktionen En sagsforelæggelse indeholder som obligatorisk et ledelsesforklæde og derudover evt. tilhørende sagsnotat og øvrige bilag. Forklædet skal som minimum indeholde en indstilling; baggrund for indstillingen og information om forudgående behandling; opfølgning og udmelding (til hvem, hvornår og hvordan) samt estimat på ressourcetræk. Derudover skal det fremgå, om sagen forelægges med henblik på orientering, drøftelse eller beslutning. Forklædet skal indeholde henvisning til evt. sagsnotat og bilag. Brug KU skabelon ledelsesforklæde i word. Ledelsesforklædet skal være kort og bør ikke overskride en side. Sagsnotatet kan mere detaljeret og informativt redegøre for historikken for sagen, uddybning af faktuelle tal og informationer. Sagsnotatet er også den sagsbehandlende afdelings mulighed for at informere ift. forventede spørgsmål til sagens akter. Brug KU skabelon sagsnotat i word. Bilag kan være andre relevante dokumenter for sagens forståelse. F.eks. statistisk materiale, henvendelser fra eksterne aktører mv. I mailen anfører man sagens titel og de vedhæftede filer listes i den rækkefølge, de hører til sagen. Hvis materialet er fortroligt skal dette ligeledes oplyses. Sagsbehandlers tilstedeværelse ved behandlingen Som udgangspunkt er den relevante FA-vicedirektør til stede, men vedkommende kan delegere til eller blive bistået af en relevant sagsbehandler. Opfølgning på en sag forelagt direktionen Noterne fra d-mødet angiver konkret opfølgning, og d-møde sekretæren meddeler skriftligt og direkte til afdelinger, der har haft sager på mødet eller på anden vis skal følge op på en beslutning. Kommunikation fra d-mødet til resten af organisationen. Der sker kun i sjældne tilfælde direkte kommunikation ud i organisationen fra direktionsmødet. Typisk sker det gennem relevant afdeling. Referat Der føres ikke et formelt referat fra d-møderne, men sekretæren udformer hurtigst muligt efter hvert møde beslutnings- og opfølgningsnoter. 13

14 Mødematerialet er kun tilgængeligt for mødedeltagerne. Opfølgningsnoter udsendes til FAvicedirektørerne. De samlede opfølgningsnoter er ikke til videredistribution. 14

15 3.3 Ledelsesteamet (LT) Sammensætning LT har 10 medlemmer: rektoratet universitetsdirektøren dekanerne Derudover deltager sekretariatschefen for Rektorsekretariatet samt LT's sekretær. Funktion LT er det permanente forum på KU for information og drøftelser mellem rektoratet, universitetsdirektøren og dekanerne. LT er det centrale ledelsesforum for direktion og dekaners drøftelser og beslutninger, samt forum for deres strategiske arbejde. Mødefrekvens og mødelokale LT afholder som udgangspunkt møde hver 2. onsdag kl i Professorvillaen. Sekretariat Rektorsekretariatet varetager sekretariatsfunktionen (LT-sekretariatet), dvs. udsender dagsorden, koordinerer ift. sager på dagsordenen og invitation af gæster, forestår referat og udmelding herom til relevante enheder mhp. opfølgning. Sagsforelæggelse Hvorfor/hvordan/hvornår kommer en sag på dagsordenen? Rektor og direktionen afgør, hvilke sager der behandles i LT. Fakulteterne kan via dekanerne bede om at få sager behandlet, dette forlægges i givet fald rektor/direktionen. LT behandler løbende sager af vigtighed for universitetets virke, og har derudover strategiske drøftelser om universitetets udvikling. Derudover orienteres gensidigt på LT om sager af betydning for universitetets udvikling og fremadrettede ageren. Godkendelsesprocedurer og tidsfrister forbundet med sagsforelæggelsen Sager der forelægges LT, skal være aftalt med eller behandlet i direktionen før LTforelæggelse. Frist for fremsendelse af sagsfremlæggelse inkl. evt. bilag er mandag kl , 7 dage før LT-mødet. Det er god skik i god tid at advisere sekretæren om kommende punkter, så der kan sættes tid af på dagsordenen, og sekretæren kan orientere om evt. ændringer i mødet. 15

16 Materialet sendes til enhedspostkassen FA-REKSEK-Ledelsesteamets møder I mailen anføres sagens titel og vedhæftede notater/bilag listes i den rækkefølge, de hører til sagen. Mødesekretæren udsender det samlede mødemateriale via grupperum på KUnet. Substans- og formkrav for sagsforelæggelse i LT En sagsforelæggelse indeholder et forklæde samt evt. sagsnotat og bilag. Forklædet skal som minimum indeholde en indstilling; baggrund for indstillingen; forudgående behandling og deres indstilling (f.eks. KUUR, AL, andet); forslag til opfølgning og udmelding (til hvem, hvornår og hvordan) samt estimat på ressourcetræk. Derudover skal det fremgå, om sagen forelægges med henblik på orientering, drøftelse eller beslutning. Forklædet skal indeholde henvisning til evt. sagsnotat og bilag. Brug KU skabelon ledelsesforklæde i word. Ledelsesforklædet skal være kort og bør ikke overskride en side. Sagsnotatet er mere detaljeret og informativt end forklædet. Sagsnotatet kan bl.a. indeholde historikken for sagen, uddybning af faktuelle tal og informationer. Sagsnotatet er også sagsbehandlerens mulighed for at informere LT ift. forventede spørgsmål til sagens akter. Brug KU skabelon sagsnotat i word. Bilag kan være andre relevante dokumenter for sagens forståelse. F.eks. statistisk materiale, henvendelser fra eksterne aktører mv. Sagsbehandlers tilstedeværelse ved behandlingen Som udgangspunkt er den relevante FA-vicedirektørtil stede, men vedkommende kan også videredelegere repræsentationen eller medbringe relevant sagsbehandler. Dette aftales konkret med mødets sekretær. Opfølgning på en sag forelagt LT LT's sekretær giver sagsbehandleren/fa-vicedirektøren skriftlig tilbagemelding på LT's beslutning efter sagsbehandlingen. Den enkelte enhed/sagsbehandler har herefter ansvaret for at formidle resultatet i overensstemmelse med LT's beslutning samt følge op, jf. LT s beslutning. Har sagen et længerevarende perspektiv vil det om muligt fremgå af LT-referatet med hvilken frekvens, der evt. skal rapporteres herom. Kommunikation fra LT til resten af organisationen Det tilstræbes ved forelæggelsen og behandlingen, at der træffes afgørelse på møderne om, hvorledes en sag kommunikeres videre til den øvrige organisation, og hvordan beslutningen effektueres. 16

17 Referat Rektorsekretariatet fremsender hurtigst muligt efter hvert LT-møde udkast til mødereferat samt opfølgningsliste med ledelsesbestillinger og udmeldinger til FA-vicedirektørerne og evt. relevante sagsbehandlere. Referatet vil på dette tidspunkt være udkastversion, som først godkendes på følgende møde. Det godkendte referat er primært til LT's interne brug, og er ikke udformet til og møntet på en videre udbredelse, men til LT mhp. deres evt. videre formidling og orientering ud i organisationen. Link Ingen. 17

18 3.4 Administrativ ledelse (AL) Sammensætning AL har 16 faste deltagere: universitetsdirektøren FA-vicedirektørerne universitetsbibliotekaren den øverste administrative chef (fakultetsdirektør/administrationschef) fra hvert af de seks fakulteter. Herudover deltager mødesekretæren (Reksek). Funktion I relation til Ledelsesteamet (LT) skal AL sikre en administrativ forankring og implementering af sager behandlet i LT, ligesom AL på opdrag fra LT kan forbehandle sager med henblik på indstilling til LT på administrative områder. Eksempler på ansvarsoverdragelse fra LT er, at det er tillagt AL at påse, at der følges op på den årlige revision (management letter m.v.). AL har en væsentlig implementerende rolle i at koordinere, udvikle og forenkle universitetets administrative organisation. AL godkender nedsættelse af faglige sagskoordinerende arbejdsgrupper/fora, hvor der er behov for videndeling og/eller for teknisk-administrativ udvikling. Mødefrekvens og mødelokale AL holder møde én gang månedligt og i øvrigt efter behov. Møderne afholdes om mandagen kl i Udvalgsværelse 3. Sekretariat med ansvar for dagsorden og referat Rektorsekretariatet varetager sekretariatsfunktionen, dvs. udsender dagsorden, koordinerer ift. sager på dagsordenen og invitation af gæster, forestår referat og udmelding herom til relevante mhp. opfølgning. Sagsforelæggelse Hvorfor/hvordan/hvornår kommer en sag på dagsordenen? Som udgangspunkt er det universitetsdirektøren i samråd med Rektorsekretariatet, der fastlægger dagsordenen. Herudover kan de enkelte medlemmer af udvalget foreslå sager til dagsordenen. Det sker ved henvendelse til mødesekretæren. 18

19 Herudover kan direktionen og LT pålægge udvalget at drøfte, forbehandle eller træffe beslutning i bestemte sager. Godkendelsesprocedure og tidsfrister forbundet med sagsforelæggelsen Der er ikke formelt krav om godkendelse i andet regi, før en sag behandles i AL. Når en sag er besluttet optaget på udvalgets dagsorden, foranstalter sekretariatet indhentning af de relevante bilag til oplysning af sagen, herunder indstilling m.v. Frist for fremsendelse af mødemateriale er senest syv dage, før mødet afholdes. Det er god skik i god tid at advisere sekretæren om kommende punkter, så der kan sættes tid af på dagsordenen, og sekretæren kan orientere om evt. ændringer i mødet. Materialet sendes til funktionspostkassen "FA-REKSEK-AL-møder" (ALmoder@adm.ku.dk). I mailen anføres sagens titel og vedhæftede notater/bilag listes i den rækkefølge, de hører til sagen. Mødesekretæren udsender det samlede mødemateriale via grupperum på KUnet. Substans- og formkrav for sagsforelæggelse i AL. En sagsforelæggelse indeholder et forklæde samt evt. sagsnotat og bilag. Forklædet skal som minimum indeholde en indstilling; baggrund for indstillingen; forudgående behandling og deres indstilling (Fx KUUR, Koordinationsudvalg, andet); forslag til opfølgning og udmelding (til hvem, hvornår og hvordan) samt estimat på ressourcetræk. Derudover skal det fremgå, om sagen forelægges med henblik på orientering, drøftelse eller beslutning. Forklædet skal indeholde henvisning til evt. sagsnotat og bilag. Brug KU skabelon ledelsesforklæde i word. Ledelsesforklædet skal være kort og bør ikke overskride en side. Sagsnotatet er mere detaljeret og informativt end forklædet. Sagsnotatet kan bl.a. indeholde historikken for sagen, uddybning af faktuelle tal og informationer. Sagsnotatet er også sagsbehandlerens mulighed for at informere bestyrelsen ift. forventede spørgsmål til sagens akter. Brug KU skabelon sagsnotat i word. Bilag kan være andre relevante dokumenter for sagens forståelse. F.eks. statistisk materiale, henvendelser fra eksterne aktører mv. Sagsbehandlers tilstedeværelse ved behandlingen Som udgangspunkt er den relevante FA-vicedirektør eller fakultetsdirektør til stede, men vedkommende kan også videredelegere repræsentationen eller medbringe relevant sagsbehandler. Dette aftales konkret med mødets sekretær. 19

20 Opfølgning på en sag forelagt AL AL's sekretær giver sagsbehandleren/fa-vicedirektøren eller fakultetsdirektøren skriftlig tilbagemelding på beslutning efter sagsbehandlingen. Den enkelte enhed/sagsbehandler har herefter ansvaret for at formidle resultatet i overensstemmelse med AL's beslutning. Kommunikation fra AL til resten af organisationen Det tilstræbes at træffe afgørelse på møderne om, hvorledes en sag kommunikeres videre til den øvrige organisation. Sker det ikke, træffer universitetsdirektøren afgørelse herom. Referat Udvalgets møde refereres i et sæt mødenoter. I noterne bestræbes det at angive, hvorledes der skal følges op på sagen, herunder forelæggelse for andre fora. Link Ingen. 20

21 3.5 FA-12 Sammensætning FA-12 består af: universitetsdirektøren FA-vicedirektørerne universitetsbibliotekaren Rektor og prorektorerne deltager efter behov. Funktion Uformelt mødeforum for FA-cheferne og den øverste ledelse. Mødetemaer: Gensidig orientering, Koordinering af FA-udvikling, -politik og medarbejderudvikling inden for rammerne af FA-afdelingerne. Mødefrekvens og mødelokale FA-12 afholdes ca. 1 x månedligt. Som hovedregel afholdes møderne sidste fredag i måneden, som hovedregel kl Møderne holdes i Professorvillaen. Sekretariat med ansvar for dagsorden og referat Rektorsekretariatet er sekretariat for møderne og deltager med mødesekretær på møderne i FA-12. Sagsforelæggelse Hvorfor/hvordan/hvornår kommer en sag på dagsordenen? Ved at direktionen rejser en sag, eller at en af vicedirektørerne rejser en sag ved henvendelse til Rektorsekretariatet. Godkendelsesprocedure og tidsfrister forbundet med sagsforelæggelsen En sag skal ikke godkendes i direktionen eller af andre inden FA-12 drøftelse. Frist for fremsendelse af mødemateriale: Det er et uformelt forum, og der er ikke nogen skarp frist. Der sigtes dog på, at mødematerialet kan udsendes senest onsdag inden mødet om fredagen. Materialet sendes til funktionspostkassen "FA-REKSEK-FA12møder" (FA12moder@adm.ku.dk). I mailen anføres sagens titel og vedhæftede notater/bilag listes i den rækkefølge, de hører til sagen. Mødesekretæren udsender det samlede mødemateriale via grupperum på KUnet. 21

22 Substans- og formkrav for sagsforelæggelse i FA-12 Der er ingen formelle formkrav for sagsforelæggelse i FA-12. Sagsbehandlers tilstedeværelse ved behandlingen FA12 er et uformelt forum, hvor der som udgangspunkt kun er FA-vicedirektører til stede, foruden sekretariatsmedarbejder fra Rektorsekretariatet. Sagsbehandlere deltager efter behov. Opfølgning på en sag forelagt FA12 Mødesekretæren giver sagsbehandleren/fa-vicedirektøren eller fakultetsdirektøren skriftlig tilbagemelding på beslutning efter sagsbehandlingen. Den enkelte enhed/sagsbehandler har herefter ansvaret for at formidle resultatet i overensstemmelse med FA12's beslutning. Kommunikation fra FA12 til resten af organisationen Ingen formel kanal. Referaterne er alene beslutningsreferater, og evt. opfølgning og videre kommunikation foregår som hovedregel selvstændigt fra de pågældende chefer. Referat Der udformes et kort beslutningsreferat. Link Ingen. 22

23 3.6 Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) Sammensætning HSU består af 24 medlemmer. I henhold til den gældende forretningsorden for HSU er rektor født formand, og rektor udpeger 9 ledelsesrepræsentanter. Medarbejderrepræsentanternes 14 pladser fordeles efter aftale mellem de forhandlingsberettigede organisationers tillidsrepræsentanter. Medlemmerne kan ses på Funktion Samarbejdsudvalg i staten er aftalebestemt og virker i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler om samarbejde og samarbejdsudvalg. Hovedsamarbejdsudvalget skal medvirke til sikring af udviklingen af samarbejdet mellem ledelse og medarbejderne. Dette sker bl.a. ved hjælp af gensidig information, drøftelse og fastsættelse af retningslinjer for arbejds- og personaleforhold, rationaliserings- og omstillingsprojekter, ny teknologi, efteruddannelsesaktiviteter samt arbejdspladsens økonomiske situation. Hovedsamarbejdsudvalget på KU behandler spørgsmål, der er fælles for hele universitetet, idet der også er oprettet samarbejdsudvalg på fakultets- og institutniveau. Mødefrekvens og mødelokale HSU afholdes som udgangspunkt én gang om måneden i alt 10 til 12 gange om året i udvalgsværelse 1. Sekretariat med ansvar for dagsorden og referat Sekretariatet varetages af HR&O. Sagsforelæggelse Hvorfor/hvordan/hvornår kommer en sag på dagsordenen? Sager, der har relevans for personalet jvfr. Samarbejdsudvalgscirkulæret, skal forelægges for HSU. Dagsorden fastlægges på planlægningsmøde mellem formand, næstformand og sekretæren. HSU kontaktes ved henvendelse til tillidsrepræsentanterne, til de øvrige HSU medlemmer eller ved henvendelse til HR Arbejdsmiljø og Samarbejde. Godkendelsesprocedure og tidsfrister forbundet med sagsforelæggelsen Sager skal ikke godkendes i direktion eller LT. Men det vil ofte være hensigtsmæssigt, at sager er håndteret i disse fora før de forelægges for HSU, så ledelsens holdning er afklaret. Sager, der har personalemæssige konsekvenser for hele KU, skal forelægges for HSU inden den endelige beslutning træffes af ledelsen. Frist for fremsendelse af besked om punkter, der ønskes behandlet på HSU er 14 dage før hvert møde til HSU-sekretæren. Frist for fremsendelse af mødemateriale er 7 dage før hvert møde. Bemærk, at der er pligt og krav om tidlig inddragelse og orientering af medarbejdersiden. 23

24 Substans- og formkrav for sagsforelæggelse i HSU En sagsforelæggelse indeholder et forklæde samt evt. sagsnotat og bilag. Forklædet skal som minimum indeholde en indstilling, hvoraf det fremgår, om sagen er til orientering, drøftelse eller beslutning, baggrund for indstillingen; HSU/personalemæssig/økonomisk relevans i sagen samt sagsbehandlers navn, dato og hvem sagsnotatet er målrettet. Forklædet skal indeholde henvisning til evt. sagsnotat og bilag. Brug KU skabelon ledelsesforklæde i word. Ledelsesforklædet skal være kort og bør ikke overskride en side. Sagsnotatet er mere detaljeret og informativt end forklædet. Sagsnotatet kan bl.a. indeholde historikken for sagen, uddybning af faktuelle tal og informationer. Brug KU skabelon sagsnotat i word. Bilag kan være andre relevante dokumenter for sagens forståelse. F.eks. statistisk materiale, henvendelser fra eksterne aktører mv. Sagsbehandlers tilstedeværelse ved behandlingen? Møder i samarbejdsudvalg er som udgangspunkt lukkede, men der er tradition for, at den relevante FA-vicedirektør er til stede, men vedkommende kan delegere til eller medbringe relevant sagsbehandler. Deltagelse aftales altid med sekretæren. Opfølgning på en sag forelagt HSU Sekretæren melder tilbage til sagsbehandlerne om sagens behandling i HSU. Dette vil typisk ske påsamme dag eller dagen efter. Kommunikation fra HSU til resten af organisationen. Kommunikation sker som hovedregel ved referat fra møderne og øvrige materialer på HSU s mødeforum og på hjemmesiden. Fra tid til anden sender HSU-sekretariatet desuden mails til samarbejdsudvalgene. Referat Godkendte referater offentliggøres på HSU's hjemmeside. Link 24

25 3.7 Senatet Sammensætning I Den Rådgivende Universitetsforsamling på Københavns Universitet, i daglig tale Senatet, mødes de af Akademisk Råd udpegede medarbejder- og studenter-repræsentanter med ledelsen for på tværs af universitet at drøfte emner og temaer, som har betydning for universitetets kerneydelser og rådgive rektor herom. Senatet består af medlemmer udpeget af og blandt de respektives gruppers medlemmer af de akademiske råd ved KU's seks fakulteter: seks VIP'er seks TAP'er seks studerende Derudover: rektor (født formand) prorektor for forskning og innovation prorektor for uddannelse universitetsdirektøren KU's seks dekaner næstformanden for Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) formanden for den eller de studenterorganisationer, der er repræsenteret i KU's bestyrelse. Senatet har i alt 30 medlemmer. Funktion I senatet kan KU's udvikling og faglige udfordringer som akademisk institution drøftes, ligesom senatet også skal betragtes som et frit forum, hvor ledelsen kan opfange ønsker, idéer og kritik fra hele KU. Derudover har senatet også en årlig drøftelse af KU's budget samt KU's Målplan og Udviklingskontrakt. Senatet kan også inddrages ved vigtige høringer. Mødefrekvens og mødelokale Senatet mødes to til fire gange årligt. Møder finder som hovedregel sted i udvalgsværelse 3, Nørregade 10. Møderne er åbne for hele universitetsbefolkningen. Sager kan dog behandles for lukkede døre, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændigheder i øvrigt findes nødvendigt. Sekretariat Rektorsekretariatet varetager sekretariatsfunktionen, dvs. står for indkaldelse af mødemateriale, udsendelse af dagsorden, referatskrivning og øvrig løbende kontakt mellem senatsmedlemmer og rektor. 25

26 Sagsforelæggelse Hvorfor/hvordan/hvornår kommer en sag på dagsordenen? Rektor har nedsat et mødeforberedende udvalg, kaldet SMU (Senatets Mødeforberedende Udvalg), som består af en dekan-, en studenter-, en VIP- og en TAP-repræsentant i senatet. De drøfter og fastsætter i fællesskab med rektor den kommende dagsorden samt tilhørende mødemateriale. Rektor foranlediger den endelige indkaldelse til senatsmøde. Indkaldelsen ledsages af dagsorden samt relevant bilagsmateriale. Senatsmedlemmerne kan få optaget punkter på dagsordenen, hvis mindst otte medlemmer stiller forslag. Dagsordnerne følger de i forretningsordenen beskrevne områder som årlig drøftelse af budget, KU's målplan og udviklingskontrakt. Derudover drøfter og rådgiver senatet om emner, der har betydning for universitetets kerneydelser som fx internationalisering, forskningsetik, studiemiljø m.v. Senatet orienteres og høres også om aktuelle emner af betydning for KU's rammebetingelser som fx studiefremdriftsreformen og dimensioneringssagen. Disse sagers akutelle relevans kan kræve, at senatet indkaldes ekstraordinært. Godkendelsesprocedure og tidsfrister forbundet med sagsforelæggelsen Mødematerialet godkendes af rektor før udsendelse I praksis behandles materialet på d-møde eller, med rektors godkendelse, bilateralt mellem FA-vicedirektør og den i direktionen vedkommende vicedirektør refererer til. Godkendt materiale til senatet samt punkter, der af senatsmedlemmerne ønskes optaget på dagsordenen, skal være rektor/smu ved rektorsekretariatet/senatssekretæren i hænde senest 15 arbejdsdage før mødet afholdes. Evt. overskridelse af leveringsfristen for fremsendelse aftales med mødesekretæren. Materialet sendes til funktionspostkassen "FA-REKSEK-Senat" (senat@adm.ku.dk). I mailen anføres sagens titel og vedhæftede notater/bilag listes i den rækkefølge, de hører til sagen. Mødemateriale udsendes til senatet 10 dage før mødets afholdelse, med mindre andet er aftalt. Mødesekretæren udsender det samlede mødemateriale via grupperum på KUnet. Substans- og formkrav for sagsforelæggelse i Senatet En sagsforelæggelse indeholder som obligatorisk et forklæde og derudover evt. tilhørende sagsnotat og øvrige bilag. Forklædet skal indeholde en baggrund for emnet og evt. information om forudgående behandling samt om sagen forelægges med henblik på orientering eller mere tematisk drøftelse. Forklædet skal indeholde henvisning til evt. sagsnotat og bilag. Brug KU skabelon ledelsesforklæde i word. Ledelsesforklædet skal være kort og bør ikke overskride en side. 26

27 Sagsnotatet kan mere detaljeret og informativt redegøre for historikken for sagen, uddybning af faktuelle tal og informationer. Sagsnotatet er også den sagsbehandlende afdelings mulighed for at informere ift. forventede spørgsmål til sagens akter. Brug KU skabelon sagsnotat i word. Bilag kan være andre relevante dokumenter for sagens forståelse. F.eks. statistisk materiale, henvendelser fra eksterne aktører mv. Sagsbehandlers tilstedeværelse ved behandlingen? Repræsentanter for afdelingens tilstedeværelse ved behandlingen af en sag afhænger af sagens karakter og afgøres i hvert enkelt tilfælde efter en konkret vurdering af rektor og SMU. Som hovedregel vil det være vicedirektørerne som deltager for den FA-afdeling der har sagsfeltet som ansvarsområde. Alle møder er dog åbne og sagsbehandleren samt øvrige repræsentanter fra den relevante afdeling deltager ofte som tilhørere, men uden en "officiel" rolle. Opfølgning på drøftelse i senatet Rektorsekretariatet er ansvarlig for skriftlig videreformidling til den relevante FAafdeling/vicedirektør af senatets tilkendegivelser og input/ideer til et givent tematisk og strategisk emne. Referat Referater udformes hurtigst muligt efter hvert møde. Referatet godkendes af rektor og forelægges til godkendelse elektronisk. Herefter gøres referaterne tilgængelige i ikke-fortrolig udgave for universitetsbefolkningen på senatets hjemmeside på KUnet. Link 27

28 3.8 Københavns Universitets Uddannelsesstrategiske Råd (KUUR) Sammensætning KUUR har 12 medlemmer og består af: prorektor for uddannelse (formand) en repræsentant for den faglige uddannelsesledelse fra hvert af universitetets fakulteter (f.eks. prodekan for uddannelse) fire studerende vicedirektøren for uddannelse KUUR s formandskab udgøres af formanden, vicedirektøren for uddannelse, en fakultetsrepræsentant og en studenterrepræsentant. Valg af fakultetsrepræsentant og studenterrepræsentant sker blandt KUUR s medlemmer. Det er dekanerne hhv. Studenterrådet, der udpeger medlemmer og suppleanter til KUUR. Funktion Rådet rådgiver rektorat og ledelsesteam i uddannelsesstrategiske spørgsmål af tværgående karakter. KUUR er endvidere forum for udveksling af best practice på tværs af universitetets fakulteter og bidrager proaktivt til udvikling af universitetets strategi for uddannelse. KUUR s virkefelt omfatter det strategiske udviklingsarbejde i forhold til bachelor- og kandidatuddannelserne, master- og diplomuddannelserne, efter- og videreuddannelsesaktiviteter samt øvrige relaterede uddannelsesaktiviteter. Mødefrekvens og mødelokale I henhold til kommissoriet afholder rådet mindst tre møder i semestret samt et årligt heldagsmøde. Møderne afholdes typisk i Udvalgsværelse 4, men rådet afholder også møder på fakulteterne. Sekretariat m. ansvar for dagsorden og referat Rådet sekretariatsbetjenes af Uddannelsesservice. Rådet afgiver en gang årligt en kortfattet redegørelse for sine aktiviteter til ledelsesteamet (LT). Sagsforelæggelse Hvorfor/hvordan/hvornår kommer en sag på dagsordenen? En sag kommer på dagsorden efter ønske fra rektoratet, ledelsesteamet eller KUUR. Derudover kan det ske på foranledning af KUURs formandskab eller efter ønske fra andre dele af organisationen. Godkendelsesprocedure og tidsfrister forbundet med sagsforelæggelsen En sag skal ikke godkendes i direktionen eller af andre inden sagsforelæggelse, men behandles normalt på formandskabets formøde. Frist for fremsendelse af mødemateriale er 2 uger før mødet eller efter aftale. Materialet sendes til rådets sekretær. 28

29 Substans- og formkrav for sagsforelæggelse i KUUR En sagsforelæggelse indeholder som obligatorisk et forklæde og derudover evt. tilhørende sagsnotat og øvrige bilag. Forklædet skal indeholde en baggrund for emnet og evt. information om forudgående behandling samt om sagen forelægges med henblik på orientering eller mere tematisk drøftelse. Forklædet skal indeholde henvisning til evt. sagsnotat og bilag. Brug KU skabelon ledelsesforklæde i word. Ledelsesforklædet skal være kort og bør ikke overskride en side. Sagsnotatet kan mere detaljeret og informativt redegøre for historikken for sagen, uddybning af faktuelle tal og informationer. Sagsnotatet er også den sagsbehandlende afdelings mulighed for at informere ift. forventede spørgsmål til sagens akter. Brug KU skabelon sagsnotat i word. Bilag kan være andre relevante dokumenter for sagens forståelse. F.eks. statistisk materiale, henvendelser fra eksterne aktører mv. Sagsbehandlers tilstedeværelse ved behandlingen? Sagsbehandlere eller øvrige relevante medarbejdere kan være til stede som observatører under behandlingen af en sag. Opfølgning på en sag forelagt KUUR Afhængigt af sagen er enten den ansvarlige sagsbehandler, formanden eller sekretæren for rådet ansvarlig for opfølgning. KUUR's sekretær giver sagsbehandleren skriftlig besked om dennes evt. videre behandling af sagen. Kommunikation fra KUUR til resten af organisationen Rådets møder er offentlige. Sager kan dog behandles for lukkede døre, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændigheder i øvrigt findes nødvendigt. Rådets mødeforum fungerer som dets normale kommunikationsform og interesserede har mulighed for at blive gæster i KUUR's mødeforum. Rådets medlemmer forventes at informere deres respektive fakultet om de sager og temaer, der behandles i KUUR. Referat Rådets anbefalinger optages i et referat. Rådets godkendelse af referatet sker på det efterfølgende møde, hvorefter referatet lægges på grupperummet. Dagsordner og referater fra rådets møder ligger på KUUR's mødeforum, som medlemmer og gæster har adgang til. Link 29

30 3.9 Københavns Universitets Forsknings- og Innovationsstrategiske Råd (KUFIR) Sammensætning KUFIR består af: prorektor for forskning og innovation (formand) vicedirektøren for Forskning og Innovation et-to medlemmer pr. fakultet, der tegner fakultetsledelsen - (f.eks. prodekan for forskning og/eller prodekan for erhvervs- og myndighedsopgaver). Fakultetsmedlemmerne udpeges af dekanen. Herudover kan op til tre KU-ansatte med særlig ekspertise og viden inden for emnet, udpeges som medlemmer af rådet af LT efter indstilling fra prorektor. Disse medlemmer udpeges for en periode på to år, genudpegning er mulig. Rådet kan derudover tilknytte fagkyndige ansatte og studerende som tilforordnede i en afmålt periode. Når KUFIR drøfter sager på ph.d.-området inviteres de seks ph.d.-skoleledere samt en ph.d.- studerende udpeget af ph.d.-udvalget fra hvert af de seks fakulteter til at deltage i drøftelserne. Funktion Rådet har ansvaret for at identificere og forfølge KU s strategiske udvikling inden for forskning, innovation, forskeruddannelse og erhvervssamarbejde samt hvorledes denne fremover understøttes bedre af KU's organisation. Målet er blandt andet at sikre øget ekstern finansiering, prioritere hvordan universitetet skal profilere aktiviteterne udadtil samt tage initiativer til flere samarbejdsrelationer med den private såvel som offentlige sektor. Mødefrekvens og mødelokale KUFIR holder som udgangspunkt møde den første mandag i måneden fra kl 8:30-11:00 i Udvalgsværelse 4, Nørregade 10. Møder afholdes ca. 10 gange årligt. Sekretariat KUFIR sekretariatsbetjenes af Forskning og Innovation. Sagsforelæggelse Hvorfor/hvordan/hvornår kommer en sag på dagsordenen? En sag kommer på dagsorden efter ønske fra rektoratet, ledelsesteamet eller KUFIR. Derudover kan det ske på foranledning af KUFIR's formand eller efter ønske fra andre dele af organisationen. Godkendelsesprocedure og tidsfrister forbundet med sagsforelæggelsen En sag skal ikke godkendes i direktionen inden sagsforelæggelse, men behandles normalt på formandskabets formøde. Materiale sendes senest 10 dage før mødet eller efter aftale. Materialet sendes til rådets sekretær via funktionspostkassen kufirsekretariat@adm.ku.dk. 30

31 Substans- og formkrav for sagsforelæggelse i KUFIR En sagsforelæggelse indeholder som obligatorisk et forklæde og derudover evt. tilhørende sagsnotat og øvrige bilag. Forklædet skal indeholde en baggrund for emnet og evt. information om forudgående behandling samt om sagen forelægges med henblik på orientering eller mere tematisk drøftelse. Forklædet skal indeholde henvisning til evt. sagsnotat og bilag. Brug KU skabelon ledelsesforklæde i word. Ledelsesforklædet skal være kort og bør ikke overskride en side. Sagsnotatet kan mere detaljeret og informativt redegøre for historikken for sagen, uddybning af faktuelle tal og informationer. Sagsnotatet er også den sagsbehandlende afdelings mulighed for at informere ift. forventede spørgsmål til sagens akter. Brug KU skabelon sagsnotat i word. Bilag kan være andre relevante dokumenter for sagens forståelse. F.eks. statistisk materiale, henvendelser fra eksterne aktører mv. Sagsbehandlers tilstedeværelse ved behandlingen? Nej, med mindre andet aftales. Opfølgning på en sag forelagt KUFIR Afhængigt af sagen er enten den ansvarlige sagsbehandler, KUFIR medlem, formanden eller sekretæren for rådet ansvarlig for opfølgning. Kommunikation fra KUFIR til resten af organisationen Kommunikation fra KUFIR går normalt via rådets sekretær. Rådets medlemmer forventes at informere deres respektive institutledere/forskere ved deres fakultet om de sager og temaer, der behandles i KUFIR. Referat Sekretariatet udarbejder dagsordener og referater fra rådets møder. Disse er tilgængelige for KUFIR's medlemmer og gæster af KUFIR's grupperum på KUnet. Link 31

32 3.10. Københavns Universitets Strategiske Kommunikationsråd (KUSK) Sammensætning KUSK består af: - prorektor for uddannelse (født formand) - et medlem pr. fakultet, der tegner fakultetsledelsen (f.eks. prodekan for omverdensrelationer, kommunikation eller lign). Alternativt kan dekaner indgå i udvalget. - vicedirektøren for kommunikation og forskningsformidling Fakultetsmedlemmerne udpeges af dekanen. Rådet kan derudover tilknytte fagkyndige ansatte og studerende som tilforordnede i en afmålt periode herunder vicedirektører fra hele Fællesadministrationen. Funktion Københavns Universitets Strategiske Kommunikationsråd (KUSK) skal rådgive rektoratet og Ledelsesteam i kommunikationsstrategiske spørgsmål og fremme tværgående aktiviteter med henblik på universitetets kommunikation. Rådet tager sit afsæt i KU s opfølgning på den såkaldte Højberg-rapport, der i 2013 fastslog, at KU bør styrke den interne og eksterne kommunikation og arbejde mere målrettet med KU s nationale og internationale synlighed. Kommunikationen fra KU skal understøtte forskning og uddannelse samt ekstern funding, rekruttering og kontakt til stakeholdere. Kommunikationen skal være af høj kvalitet og skabe målbar tilfredshed. Rådet skal rådgive rektoratet og LT om, hvordan universitetet skal profilere sig, fremme tværgående aktiviteter, sikre at ressourcerne på området bliver udnyttet bedst muligt og vurdere, hvordan forskergruppers behov for hjælp til forskningsformidling samt studerende og medarbejderes behov for kommunikation bliver imødekommet. Mødefrekvens og mødelokale Rådet afholder møder efter behov (ca. fem gange årligt). Som udgangspunkt finder møderne sted mandag i udvalgsværelse 4, Nørregade 10. Rådet afgiver en gang årligt en kortfattet redegørelse for sine aktiviteter til Ledelsesteamet. Møderne indkaldes af formanden, og der knyttes et KUnet grupperum til udvalget. Rådet søger løbende for at koordinere sine aktiviteter med Københavns Universitets Uddannelsesstrategiske Råd (KUUR) og Københavns Universitets Forsknings- og Innovationsråd (KUFIR), og der kan f.eks. afholdes fælles møder for at samordne på tværs af uddannelses- og forskningsområdet. Sekretariat KUSK sekretariatsbetjenes af KU Kommunikation. 32