Afdelingsbestyrelsesmøde i Egeparken 1 Beslutningsreferat af møde d kl. 18:00 i Bestyrelseslokalet

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Afdelingsbestyrelsesmøde i Egeparken 1 Beslutningsreferat af møde d kl. 18:00 i Bestyrelseslokalet"

Maja Christoffersen
6 år siden
Visninger:

1 Afdelingsbestyrelsesmøde i Egeparken 1 Beslutningsreferat af møde d kl. 18:00 i Bestyrelseslokalet Fremmødte: Diana Andersen-Alstrup, Helle Thorup Laursen, Henning Petersen, Linda Hansen, Michel Kruse, Peter Brooker, Tim Lilja Frederiksen, Morten L. Frederiksen, Rolf Rasmussen Fraværende: Diana Andersen-Alstrup, Linda Hansen, Rolf Rasmussen Referant: Tim Lilja Frederiksen Dagsorden Referat 1. Møder 1). Skal vi fortsætte med første mandag i måneden resten af året? 2). I standardvedtægten for bestyrelsen står der at formanden leder mødet. Men skal vi ikke fortsætte med at lede efter tur og derfor starte med Diana denne gang? 1). Vi fortsætter med at holde møde første Mandag i md. 2). Vi fortsætter med at ordstyren går efter tur i alfabetisk orden (diana var syg, så helle var ordstyrer). 2. Rapport fra sidste møde og beboermødet Skal vi ikke tilføje dette som fast punkt, så vi løbende får fulgt op. Er der ting vi skal gøre efter beboermødet? Punktet tilføjes dagsorden hver gang fremover.

2 3. Igangsættelse af proces med lodrette stigrør Skift af stigstrengrør i 18/19 Der er godt et år t vi foreslåril at de lodrette stigrør er på budgettet med 5 millioner kroner. Jeg foreslår at vi starter processen nu ved at Rolf begynder at undersøge forskellige mulige løsninger, samt få en ide om prisen. Jeg synes godt vi kan begynde på det konkrete arbejde før 1. oktober næste år, hvis blot vi betaler efter denne dato. Når det er vigtigt at starte nu er det fordi vi inden budgetmødet næste år skal have klarhed over hvad det koster. Er det 3, 5 eller 7 millioner det konkrete beløb er, er beløbets størrelse afhængig af hvilken løsning der benyttes? Rolf kunne ikke komme, men Henning fra selskabet har svaret for hak: Som jeg husker det blev det budgetsat sammen med fjernvarmen. Skal man bruge et budgettal, kan dette evt. reguleres. Nu kommer sagen ikke bag på beboerne, så man kan alternativt få rådgiverne til at opstarte hovedprojekt frem til forventeligt budget eller licitation frem mod næste afdelingsmøde. Der må dog under ingen omstændigheder underskrives en entreprisekontrakt før der ligger et beboergodkendt budget (godkendelse fra afdelingsmødet). Jeg foreslår I aftaler det videre forløb med inspektøren. Jeg vil foreslå at vi beder Rolf starte den nævvnte proces som Henning omtaler. Vi bør inden 1. september have et første oplæg. Beslutning at Rolf starter processen nu, Rolf begynder i samråd med rådgiverne at undersøge forskellige mulige løsninger og få en ide om prisen (evt. bruge erfaringerne fra Lyngparken 2). Når det er vigtigt at starte processen nu er det fordi vi inden budgetmødet næste år skal have klarhed over hvad det koster. Der bliver dog under ingen omstændigheder underskrevet en entreprisekontrakt før der ligger et beboergodkendt budget.

3 4. Aftale mellem bestyrelse, varmemester og inspektør På baggrund af episoder blandt andet om manglende sæbe i vaskerier uden at der blev givet beboerne meddelelse herom foreslås indgåelse af en aftale. Aftale Når funktionærerne forlader afdelingen ved arbejdstids ophør skal følgende være opfyldt: Der skal være ryddet op ved containerne, vaskerierne skal fungere og alle uopsættelige opgaver skal være færdige. Kan dette ikke opfyldes skal de relevante personer (bestyrelse,ramte beboere )underrettes skriftligt Henning skriver; Afdelingens tilstand når funktionærerne går hjem Her må I gerne være mere konkrete, og det kan evt. være ved et møde. Jeg vil dog have mulighed for at undersøge forhold, og derfor må jeg høre, hvad kritikken gå på, og om der har været tidligere dialog, hvor varmemester/drift har haft mulighed for efterfølgende at følge op uden det dog har givet resultat. Morten kommer med et oplæg til næste møde. Foreløbige forslag til en aftale fra bestyrelsen: 1). Afdelingens tilstand når funktionærerne går hjem: Der skal være ryddet op ved containerne, vaskerierne skal fungere og alle uopsættelige opgaver skal være færdige. Kan dette ikke opfyldes skal de relevante personer (bestyrelse, evt. ramte beboere) underrettes skriftligt. 2). Hvis der ligger affald ved containerne under Lørdags tømning af skakter, sorteres det i de respektive containere, Dog kan tunge møbler man skal være 2 om, blive stående til først kommende hverdag (dette har været drøftet før igennem flere år).

4 5. Arbejdsfordeling i ny bestyrelse og mellem bestyrelse og varmemester Vi skal have fordelt arbejdsopgaverne. Hvad med kælderudlejning. Vi er ikke kommet i kontakt med flere beboere og folk er alligevel i kontakt med varmemester. Måske var det bedre at varmemester tog sig af udlejning og så meddelte hvem der er tilflyttet i månedens løb Vi kunne så på bestyrelsesmødet aftale at en af os tog kontakt med beboeren og sagde velkommen. Vi skal have fundet 1-2 pers. som vil varetage ALT IT samt opdatering af vores hjemmeside egeparken.eu B Bestyrelsen ønsker at der er 2 personer (Tim & Henning som kan komme på IT kursus. Fordeling af arbejdsopgaver: Peter byder nye beboere velkommen (han får oplysningerne fra Morten). Hele bestyrelsen inviterer alle nye beboere for de sidste 3 md. ned i bestyrelses lokalet og byder dem velkommen. Tim & Henning bliver IT ansvarlige herunder hjemmesiden. Helle & Henning har dyretilladelser. Helle, Henning & Diana har affald Helle, Diana & Henning (Linda) har legepladser. Helle & Linda har overvågning af trappevask og rengøring. Michel & Tim har kælderudlejning. Michel & Tim har grønne områder. Michel har bygningsovervågning i samråd med Morten. 6. Affald og containere 1). Er der nyt fra kommunen vedrørrende eventuel overvågning af containerpladsen? 2). Hvornår skal vi have kommunen ud til vores affaldsdag? 3). Ligger der planer for hvad der skal ske? 1). Punkt udsat da vi mangler svar fra kommunen. Skiltning ved containerpladsen sat i bero indtil vi får svar. 2). Affaldsudvalget finder en dato sammen med Morten og kommunen. 3). Affaldsudvalget er stadig i tænkeboks over et arrangement. Skydelåge på tværs af vejen v. containerne (forklaring følgeer). Punktet udsat til vi har hørt fra kommunen.

5 7. Flytning af kedler fra varmecentralen Tilbuddet er på ca kr eller godt for vores afdeling. Den 19 skriver du Rolf at vi ikke har det i budgettet. Betyder det at vi først kan gøre det om halvandet år. Mon vi ikke kan gøre det nu alligevel med den henlæggerlsesrate vi har Henning skriver: Fjernelse af kedel i varmecentral evt. penge i henlæggelser Dette er en løsning, der skal koordineres med Egeparken 2, idet i deler dette efter fordelingstal. Der er en del timing af dette med E-ON, skorsten og E-ON anlæggene, og skal det indgå med finansiering i henlæggelserne, bør aktiviteten være synlig ved en beboerbeslutning. Jeg ved ikke, om den er det nu, men koordinering med E-ON (og få dem ud af klappen) kan åbne mange døre. Jeg foreslår I aftaler det videre forløb med inspektøren. Rolf du bedes sørge for at de gamle kedler og skorstenen fjernes i samme omgang som E-ON fjerner deres LKV anlæg. Finansieringen drøftes med Lone og Afd. 2, vores finansiering kan tages fra henlæggelserne. 8. Nyt fra varmemesteren Der er skiftes lås i den gamle vinbryggerklub til en A nøgle, skal den udskiftes til en klubnøgle istedet. Se næste punkt (udlejning af ekstra lokaler). Tidshorisont for det nye ventilationsanlæg. Ventilationsanlæggene er bestilt, de skal dog lige finde de rigtige motorer. 9. Udlejning af ekstra lokaler til Modeljernbaneklub/ Racerbaneklub Henning har skrevet følgende ansøgning: P.g.a. modeltoget har taget om sig med hensyn til plads kan vil vi ansøge om at få tildelt nogle ekstra lokaler til sørens racebanen, men det er stadig under samme klub mvh. og på forhånd tak Henning. Jeg foreslår, at modelklubben får tildelt vinbruggeren, den er jo tom og Morten har udskiftet låsen. Jeg foreslår at klubben skifter navn til Modeljernbaneklub og Racerbaneklub og at anvendelsen af de to loakaler besluttes internt i klubben. Låsen i den gamle vinbryggerklub skiftes til samme nøgle som til modelklubben, det skal dog være til en undernøgle af A- nøglen, da Søren ikke længere sidder i bestyrelsen. Klubberne skifter herefter navn til: Modeljernbaneklubben PBV. 17 kælderen Racerbaneklubben PBV.33 kælderen Henning & Søren er stadig være ansvarlige for de 2 respektive klubb

6 10. Giver den anledning til overvejelser? Er der noget vi konkret skal gøre, Beboerundersøgelse skal der beboermeddelse ud om resultatet? n, Punktet udsat til næste møde. 11. Husdyr Vi har aftalt at der skal ske fornyelse. Skrivelse udfærdiges til fornyelse af dyretilladelser. Foreslår det skal ske inden 1.10 og at meddelelsen skal ud ca. 15 august. Skrivelsen laves af selskabet. i overensstemmelse med forslaget. Forslag til beboermeddelelse: Så er der tid til fornyelse af husdyrtilladelser. Uanset om du har en tilladelse allerede eller skal have ny skal du udfylde en husdyrtilladelse og aflevere den hos varmemester i åbningstiden eller hos bestyrelsen første mandag i måneden. Du finder tilladelsen på hjemmesiden egeparken.eu og du skal forevise gyldig forsikring (der skal tages en kopi som vedlægges tilladelsen). 12. Legepladser Der skal holdes indvielse og afgøres hvad der skal ske ved indvielse og hvilken dato. Hvordan med fremtidige planer? 13. Samarbejde med afdeling 2 Legepladsudvalget finder en dato til indvielsen med et mindre arrangement. Fremtidige planer udsættes til næste møde. Vi havde jo Jan på besøg. Vi har inviteret til møde i september. Hvad skal vi tale om. Lad os lave en liste over emner og måske sendes til Jan. Punktet udsættes til næste møde. Foreløbige emner til samarbejde med Afd.2: Affald, grønne områder, legpladser, fastelavn, Julearrangement.

7 14. Eventuelt Ingen punkter.

Relaterede dokumenter

Bestyrelsesmødereferat Dato: 7 oktober 2015 kl 1500

Bestyrelsesmødereferat Dato: 7 oktober 2015 kl 1500 Afd. 18 Hornemanns Vænge Sted: bestyrelseslokalet Indkaldte E-mail Deltaget Afbud Ej mødt Per Frederiksen (PF) formand psf@ofir.dk x Inge Grønlund (IG)