Udbudsbetingelser for offentligt udbud af udførelse af effektmåling af MUDP

Transkript

1 Udbudsbetingelser for offentligt udbud af udførelse af effektmåling af MUDP Udbudsbekendtgørelse nr. 2016/S Side 1/20

2 Indholdsfortegnelse 1. ORDREGIVER KORT BESKRIVELSE AF PROJEKTET DE RETLIGE RAMMER UDBUDSMATERIALET Præsentation af materialet Vejledning til det fælles europæiske udbudsdokument UDARBEJDELSE AF TILBUD Vejledning til udarbejdelse af tilbud Alternative tilbud Forbehold og mindstekrav Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet Oplysninger om tilbudsgivers forhold Personlige forhold Den juridiske person Tilbud afgivet af konsortium Støtteerklæring ved anvendelse af underleverandører Krav til økonomisk og faglig formåen Økonomisk og finansiel formåen Teknisk og faglig formåen Formkrav til tilbuddet Frist for afgivelse af tilbuddet Adresse, antal eksemplarer mv Vedståelsesfrist ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD Åbning af tilbud Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Udelukkelsesgrunde og egnethedsvurdering Vurdering af forbehold Kriterier for vurdering af tilbud Evalueringsmodel Opgørelse af pris Bedømmelse af kvalitet Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument TILDELING AF KONTRAKT ØVRIGE BESTEMMELSER Sprog Spørgsmål og rettelser Fortrolighed Forhandlingsforbud Side 2/20

3 8.5 Omkostninger ved deltagelse Aflysning TJEKLISTE TIL UDARBEJDELSE AF TILBUD OVERSIGT OVER TIDSFRISTER I UDBUDDET Side 3/20

4 1. ORDREGIVER Miljøstyrelsen Strandgade København K Danmark CVR nummer: I nærværende udbudsbetingelser vil myndigheden være benævnt Ordregiver. Kontaktperson: fuldmægtig Therese Leonhardt Hjorth adresse: thelh@mst.dk Alle henvendelser skal ske skriftligt og skal være affattet på dansk. Opstår der uoverensstemmelser mellem Ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, gælder de skriftlige angivelser til enhver tid forud. 2. KORT BESKRIVELSE AF PROJEKTET Der ønskes en tematisk fokuseret effektmåling, der omfatter hele Det Miljøteknologiske Udviklings- og Demonstrationsprogram (MUDP) og dets initiativer i perioden Effektmålingen skal foretages på et grundigt økonomisk, miljø- og teknologifagligt grundlag af en konsulent med inddragelse af forskningsfaglig ekspertise. Effektmålingen skal igangsættes hurtigst muligt med henblik på afrapportering og udgivelse i 2017 samtidig med programmets 10 års jubilæum. Den forventede projektperiode er således 1. januar til 1. september Den nuværende indsats for miljøteknologi har primært fokus på fremme af miljøteknologi inden for de områder, som miljøreguleres i regi af Miljøstyrelsen og Styrelsen for Vand- og Naturforvaltning (tidl. Naturstyrelsen), dvs. vand og klimatilpasning, affald og ressourceeffektivitet, luft og støj, kemikalier, forurenende virksomheder samt bæredygtigt byggeri. MUDP har i perioden støttet 401 projekter, etableret ca. 25 partnerskaber og medfinansieret en række aktiviteter, der skal støtte dansk eksport af miljøteknologi. Det samlede beløb, som MUDP har udmøntet, er på ca. 557 mio. kr. Andelen af midler, som går til teknologiudvikling i virksomheder, er vokset gennem årene. Pt. er 120 tilskudsprojekter formelt afsluttet. Da effektmålingen for at give det bedst mulige resultat skal være landsdækkende, har Ordregiver valgt ikke at dele kontrakten op i geografiske delaftaler. Effektmålingens indhold vurderes endvidere ikke indholdsmæssigt at kunne deles op i separate delopgaver, hvorfor effektmålingen udbydes som én samlet opgave. Opgaven har tidligere været udbudt som begrænset udbud nr. 2016/S , der blev aflyst på grund af fejl i udbudsmaterialet. Side 4/20

5 3. DE RETLIGE RAMMER Dette udbud afholdes som et offentligt udbud efter reglerne i udbudsloven, jf. lov nr af 15. december Alle paragrafhenvisninger i nærværende udbudsbetingelser henviser til denne lov, medmindre andet er angivet. Udbudsproceduren omfatter følgende stadier og milepæle: 1) Udarbejdelse af tilbud Interesserede virksomheder udarbejder tilbud på baggrund af udbudsmaterialet. Tilbudsgivere har mulighed for at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 8.2 2) Modtagelse af tilbud Efter åbningen af tilbuddene foretager Ordregiver en indledende undersøgelse af, om tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet, herunder kravene til tilbudsgivers personlige forhold, økonomiske og faglige formåen. Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens 159, stk. 5 og 6, hvis tilbuddene ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. 3) Vurdering af tilbuddene Efter Ordregivers vurdering af tilbuddenes overholdelse af de formelle krav, påbegynder Ordregiver vurdering af tilbuddene i overensstemmelse med de i punkt 6.5 angivne tildelingskriterier. 4) Indhentning af dokumentation Før Ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt, skal Ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument. Manglende indsendelse af dokumentation inden for den af Ordregiver fastsatte frist kan medføre, at tilbudsgiver bliver udelukket efter udbudslovens 136, nr. 3. 5) Tildeling af kontrakten Ordregiver træffer beslutning om tildeling af kontrakten og underretter samtlige tilbudsgivere om beslutningen. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet af begge parter. Kontrakten underskrives efter udløbet af en standstill-periode. Efter kontraktens underskrift offentliggør Ordregiver en bekendtgørelse om tildeling af kontrakten på TED. 4. UDBUDSMATERIALET 4.1 Præsentation af materialet Ordregiver har udarbejdet udbudsmaterialet, som består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse nr. 2016/S Nærværende udbudsbetingelser, som navnlig indeholder retningslinjer for udarbejdelse af tilbud, krav til tilbudsgivers økonomiske og faglige formåen, kriterier for vurdering af tilbud samt information angående tildeling af kontrakten Side 5/20

6 Bilag til nærværende udbudsbetingelser: Bilag 1: Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Ordregivers datafil Bilag 2: Skabelon til støtteerklæring Bilag 3: Skabelon til tilbudsbrev Udkast til kontrakt indeholder de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem kontraktparterne i kontraktens løbetid Bilag til kontrakten: Kontraktbilag 1: Kravspecifikation indeholder detaljerede krav til de ydelser, der anskaffes, og bliver en del af kontrakten efter udbuddets afslutning Kontraktbilag 1.1: Miljøteknologisk udvikling gennem 10 år Kontraktbilag 1.2: Strategi for MUDP Kontraktbilag 1.3: Miljø- og Fødevareministeriets koncept for effektvurderinger. Inden tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud, anbefales det, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er komplet og overholder de i udbudsbetingelserne fastsatte retningslinjer. 4.2 Vejledning til det fælles europæiske udbudsdokument Tilbudsgiver skal udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), Del II-IV og VI og vedlægge det som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, jf. 148, stk. 1, nr. 1-3, angående udelukkelse og de i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2 og III.1.3 fastsatte minimumskrav til egnethed og udvælgelse. Følgende felter i ESPD skal udfyldes: Del II. Oplysninger om den økonomiske aktør: A. Identifikation (Generelle oplysninger, Deltagelsesform) B. Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter C. Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet D. Oplysning om underleverandør, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på. Del III. Udelukkelsesgrunde: A. Grunde vedr. straffedomme B. Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger C. Grunde vedr. insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet. Del IV. Udvælgelseskriterier: B. Økonomisk og finansiel formåen C. Teknisk og faglig formåen. Side 6/20

7 Del VI. Afsluttende bemærkninger. En økonomisk aktør, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders kapacitet for at opfylde dokumentation for udelukkelse samt udvælgelseskriterierne, skal kun udfylde ét ESDP. En økonomisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere andre enheders kapacitet, skal sikre, at Ordregiver modtager vedkommendes eget ESDP sammen med et separat ESDP med de relevante oplysninger for hver af de enheder, som denne baserer sig på. Når grupper af økonomiske aktører, herunder midlertidige sammenslutninger, deltager i udbudsproceduren sammen, skal der for hver af de deltagende økonomiske aktører udfyldes et særskilt ESDP med de oplysninger, der kræves i Del II-IV og VI. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning ESPD Sådan virker det (september 2016) og de tidligere vejledninger: Vejledning til det fælles europæiske udbudsdokument samt Vejledning om det elektroniske ESPD om korrekt udfyldelse af formularen. Dokumentet skal udfyldes ved import af Ordregivers data-fil (bilag 1) på: Ved fremsendelse af det fælles europæiske udbudsdokument kan ESPD et enten udskrives efter udfyldelsen og vedlægges i print, eller tilbudsgiver kan vælge at vedlægge det udfyldte ESPD i elektronisk form (data-fil). Det bemærkes, at der ikke er et krav om fysisk underskrift af ESPD et, hvis dette vedlægges i elektronisk form. 5. UDARBEJDELSE AF TILBUD 5.1 Vejledning til udarbejdelse af tilbud Alternative tilbud Tilbudsgiver har som angivet i udbudsbekendtgørelsen ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud Forbehold og mindstekrav Indenfor de nedenfor angivne rammer har tilbudsgiver mulighed for at tage forbehold over for de dele af udbudsmaterialet, der ikke er grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Hvis tilbudsgiver tager forbehold over for udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver angive, hvad konsekvenserne af disse forbehold er, og hvilke konkrete bestemmelser eller kravformuleringer tilbudsgiver vil erstatte. Herudover bedes tilbudsgiver anføre de enkelte forbehold i en separat oversigt i resuméet af tilbuddet, som bør indeholde alle tilbudsgivers forbehold og gerne med en begrundelse for hvert forbehold. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem tilbudsgivers forbehold i udbudsmaterialet og tilbudsgivers forbehold i den separate oversigt i resuméet har førstnævnte forrang. Side 7/20

8 Eventuelle forbehold vil blive tillagt betydning i tilbudsevalueringen inden for rammerne af de kvalitative underkriterier i punkt 6.5. Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Ved et forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der er i udbudsmaterialet angivet, hvilke krav der er mindstekrav, jf. punkt Tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet Ved udarbejdelsen af tilbuddet bedes tilbudsgiver følge dispositionen med tilhørende anvisninger anført som litra A-F umiddelbart nedenfor. Hvis tilbudsgiver vælger at fravige dispositionen/anvisningerne, bør tilbudsgiver være særlig opmærksom på at kontrollere, at tilbuddet indeholder alle nødvendige oplysninger. A. Tilbudsbrev Tilbudsgiver bedes anvende skabelonen til tilbudsbrev, jf. bilag 3. Tilbudsbrevet bør udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst i brevet. Af tilbudsbrevet bør det entydigt fremgå, hvilken virksomhed eller sammenslutning, der afgiver tilbuddet. Tilbudsgiver bedes i tilbudsbrevet angive en kontaktperson, adresse samt telefonnummer, hvortil Ordregiver kan rette henvendelser i forbindelse med udbuddet. B. Resumé af tilbuddet Tilbuddet bør indeholde et resumé af tilbuddet. Resuméet vil ikke indgå i den endelige kontrakt, men har alene til formål at give Ordregiver et samlet overblik over tilbuddet. Resuméet bør indeholde en sammenfatning af tilbuddets vigtigste elementer og en samlet oversigt over tilbudsgivers eventuelle forbehold, jf. punkt Resuméet bør endvidere angive, hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt, jf. punkt 8.3. C. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. bilag 1 (print eller data-fil) D. Evt. støtteerklæring(er), jf. bilag 2 E. Løsningsbeskrivelse Tilbudsgiver bedes vedlægge forslag til en udførlig løsningsbeskrivelse, jf. kontraktbilag 1. Løsningsbeskrivelsen skal bl.a. indeholde en tidsplan, kortfattede CV er for de tilbudte Side 8/20

9 nøglemedarbejdere, et detaljeret budget over forbrug af timer pr. delopgave (med angivelse af medarbejderkategori og tilsvarende timepriser), samt en angivelse af den samlede tilbudspris. F. Øvrige oplysninger Her kan tilbudsgiver angive samtlige øvrige oplysninger, som tilbudsgiver ønsker at afgive, og som ikke hører under A-E ovenfor. 5.2 Oplysninger om tilbudsgivers forhold Tilbudsgiver skal udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), Del II-IV og VI og vedlægge det som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, jf. 148, stk. 1, nr.1-3 angående udelukkelse og de i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2 og III.1.3 fastsatte minimumskrav til egnethed og udvælgelse Personlige forhold Følgende dokumentation for tilbudsgivers personlige forhold skal fremlægges, når Ordregiver anmoder herom: Som bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, stk. 1 eller 3, samt 137, stk. 1, nr. 2, kan der forud for tildeling af kontrakten fremlægges: 1) et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i 135, stk. 1, 2) et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i de i 135, stk. 3 og 137, stk. 1, nr. 2, nævnte tilfælde. For så vidt angår danske tilbudsgivere, kan beviset bestå i en serviceattest, der udstedes af Erhvervsstyrelsen. Udsteder det pågældende land ikke de nævnte certifikater eller dokumenter, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der anvendes en erklæring på tro og love i henhold til udbudslovens 153, stk Den juridiske person Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive, hvilken juridisk person der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Ordregiver Tilbud afgivet af konsortium Hvis et tilbud afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som Ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå kontrakt med. Deltagerne hæfter solidarisk. Såfremt et konsortium får tildelt kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse. At indgå i et konsortium vil sige, at flere virksomheder slutter sig sammen for i fællesskab at løse det udbudte projekt, som f.eks. ville have været for stort at løse enkeltvis. Anvendelse af underleverandører ved løsning af projektet er ikke et konsortium. Side 9/20

10 Når grupper af økonomiske aktører, herunder midlertidige sammenslutninger, deltager i udbudsproceduren sammen, skal der for hver af de deltagende økonomiske aktører udfyldes et særskilt ESDP med de oplysninger, der kræves i Del II-IV og VI. Såfremt Ordregiver efterspørger referencer under Del IV C, og Ordregiver har fastsat et maksimalt antal herfor, kan konsortiet dog samlet set aflevere det maksimale antal. Konsortiet skal blot samlet set leve op til mindstekravene i udbudsbetingelserne, såfremt der er fastsat mindstekrav Støtteerklæring ved anvendelse af underleverandører Hvis tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af det udbudte projekt eller dele heraf, skal navnene på underleverandørerne angives klart og entydigt i tilbuddet, samt til hvilke dele af projektet disse anvendes. Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og/eller tekniske og faglige formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, ved at udfylde den vedlagte støtteerklæring for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. Derudover skal den eller de andre enheder, som tilbudsgiver støtter sig på, afgive selvstændige versioner af det fælles europæiske udbudsdokument. I modsat fald har Ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders økonomiske og/eller faglige kapacitet i tilbudsvurderingen. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på Krav til økonomisk og faglig formåen Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiver skal vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) med angivelse af følgende oplysninger: Del IV, afsnit B, nr. 1a): Den økonomiske aktørs samlede årsomsætning for det seneste disponible regnskabsår. Før Ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten, skal den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge eller evt. henvise til database med dokumentation for de oplysninger, der er angivet i ESPD Del IV, afsnit B: Erklæring om eller årsregnskab med virksomhedens samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Side 10/20

11 Som mindstekrav for den økonomiske aktørs økonomiske og finansielle formåen kræves en samlet årlig omsætning på mindst DKK 1 mio. i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår Teknisk og faglig formåen Tilbudsgiver skal vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) med angivelse af følgende oplysninger i Del IV, afsnit C, nr. 1b): En liste med de betydeligste leverancer af lignende tjenesteydelser som den udbudte kontrakt, der er udført inden for de seneste tre år, med angivelse af beløb, datoer og modtagere, såvel offentlige som private. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten, skal den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de angivne oplysninger. Ordregivers mindstekrav til den økonomiske aktørs tekniske og faglige formåen er minimum to og maksimalt fem relevante referencer fra leverancer af lignende tjenesteydelser som den udbudte kontrakt inden for de seneste tre år. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal de deltagende virksomheder i sammenslutningen tilsammen opfylde Ordregivers mindstekrav om mindst to relevante referencer fra leverancer af lignende tjenesteydelser inden for de seneste tre år. Indeholder det afleverede tilbud flere referencer end det anførte maksimum, forbeholder Ordregiver sig ret til at tage kontakt til tilbudsgiver, med henblik på fremsendelse af korrekt referenceliste inden for en af Ordregiver fastsat kort frist. 5.3 Formkrav til tilbuddet Frist for afgivelse af tilbuddet Fristen for afgivelse af tilbud er: onsdag den 23. november 2016, kl. 12. Det er særligt vigtigt, at tilbudsgiver overholder denne frist, da tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, ikke vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver bør derfor afsætte tilstrækkelig tid til aflevering af tilbuddet inden for fristen. Side 11/20

12 5.3.2 Adresse, antal eksemplarer mv. Tilbuddet skal sendes til eller afleveres på følgende adresse: Miljøstyrelsen att. Therese Leonhardt Hjorth Strandgade København K Tilbud må ikke indsendes pr. mail. Tilbuddet skal afleveres i to underskrevne papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket: EU udbud: Effektmåling af MUDP tilbud. Må ikke åbnes af postmodtagelsen". I kuverten skal tilbuddet endvidere vedlægges i elektronisk form på USB. Tilbudsgiver bør endvidere være opmærksom på, at det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet afleveres på den korrekte adresse inden for den i punkt nævnte frist. Tilbuddet bør indeholde tilbudsbrev, resumé, ESPD, støtteerklæringer, løsningsbeskrivelse samt eventuelle øvrige oplysninger, jf. punkt Tilbuddet behøver således ikke at indeholde kontrakten og de bilag til kontrakten, som ikke skal udfyldes/færdiggøres af tilbudsgiver, idet disse anses for accepteret af tilbudsgiver Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i tre måneder fra tilbudsfristens udløb. 6. ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD 6.1 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. 6.2 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil Ordregiver som det første skridt vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet, og at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. punkt 6.3 nedenfor. Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens 159, stk. 5 og 6, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder Ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne svarende til 159 i udbudsloven. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Side 12/20

13 Endelig forbeholder Ordregiver sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler. 6.3 Udelukkelsesgrunde og egnethedsvurdering Ordregiver vil i forbindelse med vurderingen af tilbuddene foretage en bedømmelse af tilbudsgivers egnethed til at opfylde den udbudte kontrakt. Egnethedsbedømmelsen vil omfatte tilbudsgivers personlige forhold, økonomiske egnethed og faglige egnethed. Tilbudsgiver skal udfylde og vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) til foreløbig opfyldelse af Ordregivers krav til dokumentation angående udelukkelse, samt økonomisk og faglig formåen, jf. punkt og Ordregiver skal udelukke en tilbudsgiver, hvis denne er omfattet af de i udbudslovens 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde. Tilbudsgiver skal anføre oplysningerne herom i det fælleseuropæiske udbudsdokument. Der gøres særligt opmærksom på, at visse af disse frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet er gjort obligatoriske i udbudsloven 136 (udelukkelse pga. interessekonflikt, udelukkelse pga. konkurrencefordrejning som følge af forudgående inddragelse og udelukkelse pga. afgivelse af groft urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger eller ikke at være i stand til at fremlægge den endelige dokumentation). Ordregiver vil herudover udelukke tilbudsgiver, hvis der er tale om følgende forhold, der er angivet i udbudslovens 137, stk.1, nr. 2: at tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens eller likvidationsbehandling. 6.4 Vurdering af forbehold Efter den indledningsvise vurdering af, hvorvidt tilbuddene opfylder udbudsmaterialets formelle krav, og Ordregivers vurdering af oplysningerne om tilbudsgivers forhold, jf. punkt 6.3, vil Ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav, jf. punkt 5.1.2, som medfører, at et tilbud skal afvises som ikke-konditionsmæssigt. 6.5 Kriterier for vurdering af tilbud Ordregiver vil herefter vurdere tilbuddene på grundlag af tildelingskriteriet "bedste forhold mellem pris og kvalitet". Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende kriterier til grund: 1) Opgaveløsning 45 % bedømt på grundlag af følgende delkriterier: Forståelse af opgaven 15 % Forslag til projektløsning 30 % 2) Projektstyring og faglige kompetencer 45 % bedømt på grundlag af følgende delkriterier: Medarbejderes kvalifikationer og erfaringer 30 % Side 13/20

14 Proces- og tidsplan 5 % Organisering og projektledelse 10 % 3) Tilbudspris 10 % Procentsatserne angiver de enkelte kriteriers vægt i tilbudsevalueringen. 6.6 Evalueringsmodel Ved evalueringen af tilbuddene vil der blive anvendt en pointmodel, hvor - Tilbuddene bedømmes på følgende underkriterier: 1) opgaveløsning 2) projektstyring og faglige kompetencer 3) tilbudspris - Tilbudsprisen (3) vil blive omregnet til point i en ikke-lineær model, hvor laveste pris får 8 point, og de øvrige tilbudspriser omregnes til point ved brug af følgende formel: tilbuddets point = 8 * laveste pris/tilbuddets pris - Tilbuddenes grad af opfyldelse af underkriterierne om kvalitet (1 og 2) bedømmes på en skala fra 0-8 point (forklaret nedenfor i punkt 6.6.2) - Hvert tilbuds samlede pointscore opgøres som summen af: 1) point fra bedømmelsen af opgaveløsning ganget med hhv. 15 og 30 % 2) point fra bedømmelsen af projektstyring og faglige kompetencer ganget med hhv. 30, 5 og 10 % 3) point fra omregningen af tilbudspris ganget med 10 % - Kontrakten tildeles til tilbuddet, som har den højeste samlede pointscore. I tilfælde af, at der måtte være to eller flere tilbud, som har samme højeste samlede pointscore, findes vinderen ved en lodtrækning, som foretages af en uafhængig tredjepart Opgørelse af pris Tilbudsprisen omregnes til point ud fra formlen: tilbuddets point = 8 * laveste pris/tilbuddets pris. Den maksimale pris for opgaven er fastsat til DKK 1,7 mio. (ekskl. moms). Tilbud over denne beløbsramme vil ikke blive taget i betragtning Bedømmelse af kvalitet Ved evalueringen bedømmes, hvor mange point hvert tilbud skal have på hvert af de to underkriterier om kvalitet ved brug af følgende absolutte pointskala fra 0-8: 8 Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 7 Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet 6 God/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 5 Over middel i opfyldelse af kriteriet 4 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 3 Under middel i opfyldelse af kriteriet Side 14/20

15 2 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 1 Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet 0 Dårlig opfyldelse af kriteriet (men konditionsmæssigt tilbud) Ved bedømmelse af underkriteriet om opgaveløsning lægges vægt på følgende: Generelt: Der vil blive lagt vægt på, om tilbudsgiver i sit tilbud har dokumenteret forståelse af den udbudte opgave, og hvordan tilbudsgiver foreslår den praktiske gennemførelse og planlægning af de enkelte elementer i udbuddet, som er beskrevet i kravspecifikationen. Der vil blive lagt vægt på, at alle delopgaver, der indgår i kravspecifikationen, kan leveres. Forståelse af opgaven: Der vil blive lagt vægt på, at tilbudsgiver har dokumenteret forståelse for den udbudte opgave og dennes delelementer, herunder tilbudsgivers forståelse af de skitserede samt evt. andre væsentlige udfordringer for effektmålingen. Forslag til projektløsning: Der lægges afgørende vægt på, at projektets design er klart beskrevet og tilpasset det unikke program, og at tilbudsgiveren har blik for dets komplekse kontekst. Der lægges vægt på, at designet er praktisk realisabelt samt vægter effektmålingens delelementer på en hensigtsmæssig måde, adresserer udfordringer og sikrer fokus på hele programmet, så effektmålingen bliver retvisende. Ved bedømmelse af underkriteriet om projektstyring og faglige kompetencer lægges vægt på følgende: Generelt: Tilbudsgiver skal redegøre for, at den valgte organisering og bemanding af opgaveløsningen vil medvirke til at sikre, at leverancerne i projektet lever op til beskrivelsen i kravspecifikationen. Tilbuddet skal indeholde en specifik beskrivelse af, hvordan kvaliteten af den samlede opgave sikres og dokumenteres. Medarbejderes kvalifikationer: Der lægges afgørende vægt på, at alt personale, der indgår i den tilbudte bemanding, herunder eventuelle samarbejdspartnere og/eller underleverandører, besidder de rette kvalifikationer, kompetencer og erfaring for varetagelse af det udbudte projekt (jf. kontraktbilag 1, punkt 5.3). Proces- og tidsplan: Der lægges vægt på, hvorvidt det vurderes, at tidsplaner og arbejdsprogram kan overholdes, herunder at arbejds- og tidsplan for opgaverne er realistisk. Organisering og projektledelse: Der vil blive lagt vægt på projektlederens kvalifikationer, herunder erfaringer med projektledelse fra lignende projekter med henblik på at sandsynliggøre en sikker projektstyring, og på inddragelsen af relevante samarbejdspartnere og/eller underleverandører til at sikre et højt fagligt niveau. Side 15/20

16 Der kan ved bedømmelsen ikke lægges vægt på forhold, som ikke har været oplyst i hhv. udbudsmateriale og tilbud. 6.7 Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument Før Ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt, skal Ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, jf. udbudslovens 151, stk.1 jf. 159, stk. 2. Dokumentationen vedrører de i udbudsbetingelserne stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold samt økonomisk og teknisk formåen. Ordregiver henleder i denne sammenhæng tilbudsgivers opmærksomhed på, at fremsendelsen af denne dokumentation bør kunne ske hurtigst muligt og inden for en af ordregiver nærmere fastsat tidsfrist. Manglende fremsendelse af den krævede dokumentation inden for tidsfristen kan medføre, at tilbudsgiver udelukkes, jf. udbudslovens 136, nr TILDELING AF KONTRAKT Når Ordregiver har vurderet, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af de i punkt 6.5 anførte kriterier, og Ordregiver har indhentet den krævede dokumentation, jf. punkt 6.7, træffer Ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten. Ordregiver underretter herefter samtidigt samtlige tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud, samt hvornår standstill-perioden udløber. Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbudsforretningen, jf. punkt 8.6. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet af begge parter. Kontrakten kan først underskrives efter udløbet af standstill-perioden. Denne periode skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiveren har afsendt underretning om tildelingsbeslutningen, hvis underretningen er sket ad elektronisk vej, og mindst 15 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiver har afsendt underretning, hvis underretning er sket pr. brev. Ordregiver anser ikke udbuddet for afsluttet, før kontrakt er underskrevet. Side 16/20

17 Efter kontrakten er underskrevet vil Ordregiver sende en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED. Herved afsluttes udbuddet. 8. ØVRIGE BESTEMMELSER 8.1 Sprog Tilbud samt eventuelle skiftlige spørgsmål skal være affattet på dansk. Det accepteres, at CV er foreligger på engelsk. 8.2 Spørgsmål og rettelser Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille uddybende spørgsmål. Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere lige. Dette indebærer bl.a., at Ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme informationer under udbudsforretningen. Tilbudsgiver kan skriftligt stille spørgsmål til udbudsbetingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål. Spørgsmålene skal være på dansk og skal stilles skriftligt, gerne pr. til følgende e- mailadresse: thelh@mst.dk. Alle spørgsmål, der modtages senest 14 dage inden udløbet af tilbudsfristen vil blive besvaret. Spørgsmål, der modtages senere end 14 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan ske senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret, med mindre spørgsmålene er uvæsentlige. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på: Det er tilbudsgivers ansvar, at spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade er modtaget, idet ansvar for eventuelt mangelfuld tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver. 8.3 Fortrolighed Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i Ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at kon- Side 17/20

18 kurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 8.4 Forhandlingsforbud Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at Ordregiver ikke kan forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de udbudsretlige rammer for forhandling, som bl.a. følger af udbudsloven. Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at kontrakten vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og Ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. 8.5 Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i udbudsforretningen sker for tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er Ordregiver uvedkommende, herunder også hvis Ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af kontrakt. Tilbud vil ikke blive returneret til tilbudsgiver. 8.6 Aflysning Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, at aflyse udbuddet og herefter eventuelt gennemføre nyt udbud, såfremt der foreligger en ikke usaglig begrundelse for at aflyse. En eventuel aflysning vil blive ledsaget af et brev til alle ansøgere indeholdende årsagen til aflysningen. Side 18/20

19 9. TJEKLISTE TIL UDARBEJDELSE AF TILBUD Ordregiver har udarbejdet tjeklisten nedenfor med henblik på at hjælpe tilbudsgiverne med at sikre, at tilbuddet er komplet. Det skal dog understreges, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive et tilbud, som er i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsbetingelserne. Forhold Tilbudsbrev, hvoraf entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammenslutning der har afgivet tilbuddet Henvisning Punkt 5.1.3, litra A Resumé af tilbuddet med oversigt over eventuelle forbehold og med angivelse af, hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt Punkt 5.1.3, litra B Opfyldelse af alle mindstekrav Punkt Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Bilag 1 og punkt 4.2 samt 5.1.3, litra C Evt. støtteerklæring(er) Bilag 2 samt punkt 5.1.3, litra D Forslag til løsningsbeskrivelse Punkt 5.1.3, litra E Tilbudsmaterialet i det anviste antal eksemplarer og form Punkt Mærkning af forsendelsen som anvist og korrekt adressering Punkt Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af den angivne tilbudsfrist Punkt Side 19/20

20 10. OVERSIGT OVER TIDSFRISTER I UDBUDDET Dato, klokkeslæt Aktivitet Onsdag, den 9. november 2016 Onsdag, den 23. november 2016, kl. 12 Spørgsmål, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages senere end denne dato, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan ske senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret, med mindre spørgsmålene er uvæsentlige og ikke angår projektets udførelse Tilbudsfrist Uge Vurdering af indkomne tilbud og identifikation af vindende tilbudsgiver Uge Indhentning af dokumentation fra vindende tilbudsgiver Fredag, den 9. december 2016 Forventet tildeling af kontrakten og underretning til tilbudsgivere december 2016 Forventet standstill-periode Tirsdag, den 20. december 2016 Forventet indgåelse af kontrakten Side 20/20