Kontrakt om Testressourcer Udbudsbetingelser for begrænset EU-udbud

Transkript

1 Kontrakt om Testressourcer Udbudsbetingelser for begrænset EU-udbud Side 1/19

2 Indholdsfortegnelse 1. ORDREGIVENDE MYNDIGHED KORT BESKRIVELSE AF PROJEKTET DE RETLIGE RAMMER UDBUDSMATERIALET Udbudsmateriale Vejledning til udfyldelsen af ESPD-et PRÆKVALIFIKATION Oplysninger om den økonomiske aktør Personlige forhold Den juridiske person Anmodning afgivet af konsortium Underleverandører Støtteerklæringer Krav til økonomisk og faglig formåen Økonomisk og finansiel formåen Teknisk og faglig formåen Objektive kriterier for valg af kvalificerede ansøgere Ansøgers personlige forhold: Ansøgers økonomiske og faglige formåen: Anmodningsfrist m.v Anmodningens indhold, udformning m.v UDARBEJDELSE AF TILBUD Vejledning til udarbejdelse af tilbud Alternative tilbud Forbehold og mindstekrav Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet Formkrav til tilbuddet Frist for afgivelse af tilbuddet Vedståelsesfrist ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD Åbning af tilbud Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Vurdering af forbehold Kriterium for vurdering af tilbud Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument TILDELING AF KONTRAKT FÆLLES BESTEMMELSER Sprog Kommunikation og spørgsmål til ordregiver Side 2/19

3 9.3 Eventuelle ændringer af udbudsmaterialet Fortrolighed Forhandlingsforbud Omkostninger ved deltagelse Annullation Øvrige oplysninger TJEKLISTE TIL UDARBEJDELSE AF ANMODNING TJEKLISTE TIL UDARBEJDELSE AF TILBUD OVERSIGT OVER TIDSFRISTER I UDBUDDET Side 3/19

4 1. ORDREGIVENDE MYNDIGHED Landbrugs- og Fiskeristyrelsen Nyropsgade København Hjemmeside: Kontaktperson: Louise Aulin Pallis Alle henvendelser skal ske skriftligt og skal være affattet på dansk. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, gælder de skriftlige angivelser til enhver tid forud. 2. KORT BESKRIVELSE AF PROJEKTET Dette udbud er et begrænset udbud af senior konsulentydelser vedrørende Testressourcer til gennemførelse af systemtest. Kontrakten omfatter generelle system test-ydelser indenfor kundens fagsystemer. Konsulenterne vil som udgangspunkt være placeret on-site hos Ordregiver i København. Der vil være tale om følgende ydelser: Leverancetest og Test af ordninger. 3. DE RETLIGE RAMMER Dette udbud afholdes som et begrænset udbud efter reglerne i udbudsloven, jf. lov nr af 15. december Alle paragrafhenvisninger i nærværende udbudsbetingelser henviser til denne lov, medmindre andet er angivet. Disse udbudsbetingelser er et supplement til den offentliggjorte udbudsbekendtgørelse. Udbuddet består af en udvælgelsesfase (prækvalifikation) og en tilbudsfase. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte ansøgers generelle egnethed til at varetage det udbudte projekt. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen kommer til at foregå mellem ansøgere, som er egnede til at varetage det udbudte projekt. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der efterspørges i punkt 5.1. Udvælgelsesfasen omfatter følgende stadier og milepæle: 1) Ansøgning om prækvalifikation interesserede ansøgere udarbejder ansøgning om prækvalifikation på baggrund af udbudsmaterialet ved indgivelse af ESPD (det fælles europæiske udbudsdokument). Ansøger har i denne periode mulighed for at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt ) Ansøgers personlige forhold efter modtagelse af ansøgninger om prækvalifikation vurderer ordregiver som det første, hvorvidt ansøger har fremsendt ESPD-et, samt hvorvidt de indsendte dokumenter indeholder forhold, der kan føre til, at ansøger udelukkes fra at deltage i udbudsforretningen. 3) Ansøgers økonomiske og faglige formåen ordregiver vurderer herefter, hvorvidt ansøger skal dokumentere, at ansøger opfylder de i punkt stillede krav til økonomisk og faglig formåen. Side 4/19

5 4) Udvælgelse af tilbudsgivere på baggrund af nogle objektive kriterier, jf. punkt 5.2, udvælger ordregiver fem ansøgere, såfremt der mindst er fem ansøgere, der har anmodet om at blive prækvalificeret, og som opfylder de fastsatte krav til egnethed, som opfordres til at afgive tilbud i tilbudsfasen. Tilbudsfasen omfatter følgende stadier og milepæle: 1) Udarbejdelse af tilbud de tilbudsgivere, der er prækvalificeret efter udvælgelsesfasen, påbegynder udarbejdelsen af deres tilbud på baggrund af udbudsmaterialet, og dette afsluttes med afgivelse af tilbud inden tilbudsfristens udløb, jf. punkt Tilbudsgiver har i denne periode mulighed for at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt ) Vurdering af tilbuddene efter ordregivers åbning af tilbuddene påbegynder ordregiver derefter vurderingen af tilbuddene i overensstemmelse med de i punkt 7.4 angivne tildelingskriterier. Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD-et. 3) Tildeling af kontrakten - ordregiver træffer beslutning om tildeling af kontrakten, som ledsages af en underretning af samtlige tilbudsgivere om beslutningen. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet af begge parter. Kontrakten underskrives først efter udløbet af en standstill-periode. Efter kontraktens underskrift offentliggør ordregiver en bekendtgørelse om tildeling af kontrakten på TED, hvorved udbuddet afsluttes. Nedenfor gennemgås hvert af de nævnte stadier og milepæle i tilbudsfasen. 4. UDBUDSMATERIALET 4.1 Udbudsmateriale Til brug for ansøgere og tilbudsgivere har ordregiver udarbejdet et udbudsmateriale, som består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelsen. Nærværende udbudsbetingelser, som navnlig indeholder retningslinjer for udarbejdelse af ansøgninger om deltagelse og tilbud, krav til ansøgers økonomiske og faglige formåen, kriterier for vurdering af ansøgninger om deltagelse og tilbud samt information angående tildeling af kontrakten. Bilag til nærværende udbudsbetingelser: o Bilag 1: o Bilag 2: o Bilag 3: o Bilag 4: Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). Skabelon til støtteerklæringer til brug for tilbudsgivers støtte på anden virksomheds økonomiske eller tekniske formåen. Skabelon til tilbudsbrev. Udkast til kontrakt med tilhørende bilag, indeholdende de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem kontraktparterne i kontraktens løbetid. Side 5/19

6 4.2 Vejledning til udfyldelsen af ESPD-et Inden ansøger/tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sin ansøgning/sit tilbud, anbefales det, at ansøger/tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsbetingelserne. Ansøger/tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det udelukkende er ansøgers/tilbudsgivers ansvar, at ansøgningen/tilbuddet er komplet og overholder de i udbudsbetingelserne fastsatte retningslinjer. Ansøger skal udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), Del II-VI og vedlægge det i anmodningen som foreløbigt bevis for, at 1) ansøger ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene anført i udbudslovens 135, stk. 1 eller 3 samt 137, stk. 1, nr. 2, 2) at ansøgeren opfylder de fastsatte minimumskrav til egnethed, og 3) hvordan ansøgeren opfylder de objektive og ikkediskriminerende kriterier for udvælgelse, jf. 145, stk. 2. Følgende felter i ESPD skal udfyldes: Del II. Oplysninger om den økonomiske aktør: A. Identifikation (Generelle oplysninger, Deltagelsesform). B. Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter. C. Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. D. Oplysning om underleverandør, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på. Del III. Udelukkelsesgrunde: A. Grunde vedr. straffedomme. B. Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger. C. Grunde vedr. insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet. Del IV. Udvælgelseskriterier: B. Økonomisk og finansiel formåen. C. Teknisk og faglig formåen. Del V. Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere. Del VI. Afsluttende bemærkninger. Ordregivere skal udelukke en ansøger fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af de i udbudslovens 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde. Ordregiver vil herudover udelukke ansøger fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis der er tale om de forhold, der er angivet i udbudslovens 137, stk.1, nr. 2 om, at ansøgeren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling m.v. Der gøres særligt opmærksom på, at visse af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet er gjort obligatoriske i udbudslovens 136 (udelukkelse pga. interessekonflikt, udelukkelse pga. konkurrencefordrejning som følge af forudgående inddragelse og udelukkelse pga. afgivelse af groft urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger eller ikke at være i stand til at fremlægge den endelige dokumentation). En økonomisk aktør, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders kapacitet for at opfylde dokumentation for udelukkelse samt udvælgelseskriterierne, skal kun udfylde ét ESDP. Side 6/19

7 En økonomisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere andre enheders kapacitet, skal sikre, at ordregiver modtager vedkommendes eget ESDP sammen med et separat ESDP med de relevante oplysninger for hver af de enheder, som denne baserer sig på. Når grupper af økonomiske aktører, herunder midlertidige sammenslutninger, deltager i udbudsproceduren sammen, skal der for hver af de deltagende økonomiske aktører udfyldes et særskilt ESDP med de oplysninger, der kræves i Del II-VI. ESPD-dokumentet (bilag 1) kan kun åbnes og udfyldes fra Europa-Kommissionens hjemmeside Under fanen start vælges Jeg er en økonomisk aktør, og dernæst vælges Importere ESPD under overskriften Hvad ønsker De at gøre?. Hjemmesiden guider ansøgerne videre i, hvordan ESPD-dokumentet åbnes, udfyldes og afslutningsvist udskrives og/eller eksporteres som dokument til tilbudsgiverens egen computer. Ved fremsendelse af det fælles europæiske udbudsdokument i forbindelsen med anmodning om deltagelse i udbuddet skal ESPD et vedlægges i print. Der henvises i øvrigt til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens ESPD Sådan virker det fra marts 2017 om korrekt udfyldelse af formularen. Vejledningen findes på: 5. PRÆKVALIFIKATION Ordregiver vil prækvalificere fem ansøgere, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal egnede ansøgere. De virksomheder, der bliver prækvalificeret efter udvælgelsesfasen, vil blive opfordret til at afgive tilbud. Ordregiver vil i udvælgelsesfasen foretage en bedømmelse af ansøgers egnethed til at opfylde den udbudte kontrakt. Egnethedsbedømmelsen vil omfatte ansøgers personlige forhold, økonomiske egnethed og faglige egnethed. Ansøger skal udfylde og vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) til foreløbig opfyldelse af ordregivers krav til dokumentation angående udelukkelse samt økonomisk og faglig formåen, jf. punkt Oplysninger om den økonomiske aktør Personlige forhold Følgende dokumentation for personlige forhold skal fremlægges, når ordregiver anmoder herom: Som bevis for, at ansøger/tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, stk. 1 eller 3 samt 137, stk. 1, nr. 2, kan der forud for tildeling af kontrakten fremlægges: 1) Et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at ansøger/tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i 135, stk. 1, 2) et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at ansøgeren/tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i de i 135, stk. 1 eller 3 og 137, stk. 1, nr. 2, nævnte tilfælde. For så vidt angår danske ansøgere/tilbudsgivere kan beviset bestå i en fuld serviceattest, der udstedes af Erhvervsstyrelsen. Udsteder det pågældende land ikke de nævnte certifikater eller dokumenter, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der anvendes en erklæring på tro og love i henhold til udbudslovens 153, stk. 2. Dokumentation, herunder serviceattester, må ikke være ældre end 3 måneder regnet fra dagen for annonceringen af udbudsbekendtgørelsen. Serviceattest bestilles på Side 7/19

8 Den juridiske person Ansøger skal klart og entydigt angive, hvilken juridisk person der er ansøger og dermed ansvarlig over for ordregiver Anmodning afgivet af konsortium Hvis en anmodning afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige ansøgere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt. Deltagerne hæfter solidarisk. Såfremt et konsortium får tildelt kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse. Dette skal foregå ved at udfylde den vedlagte konsortieerklæring. At indgå i et konsortium vil sige, at flere virksomheder slutter sig sammen for i fællesskab at løse det udbudte projekt, som f.eks. ville have været for stort at løse enkeltvis. Anvendelse af underleverandører ved løsning af projektet er ikke et konsortium. Når grupper af økonomiske aktører, herunder konsortier, deltager i udbudsproceduren sammen, skal der for hver af de deltagende økonomiske aktører udfyldes et særskilt ESDP med de oplysninger, der kræves i Del II-VI. Et konsortium skal dog blot samlet set leve op til mindstekravene i udbudsbetingelserne, og herunder skal konsortiet blot samlet set aflevere det krævende antal leverancer Underleverandører Hvis ansøger agter at anvende underleverandører til udførelsen af det udbudte projekt eller dele heraf, bør navnene på underleverandørerne angives klart og entydigt i ESPD-et Del II, D sammen med oplysninger om, til hvilke dele af projektet disse anvendes. Endvidere skal ansøger i Del IV, C anføre den andel, ansøger eventuelt agter at give i underleverance Støtteerklæringer Baserer en virksomhed sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre, skal virksomheden i forbindelse med ansøgningen dokumentere at råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at fremlægge en støtteerklæring eller anden dokumentation for, at ansøgeren faktisk råder over den nødvendige økonomiske og/eller faglige kapacitet. Det skal dokumenteres, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren. I modsat fald vil ordregiver ikke lægge vægt på andre enheders formåen. Ordregiver har udarbejdet en skabelon til støtteerklæring, som ansøger kan benytte Krav til økonomisk og faglig formåen Tilbudsgiver skal udfylde det fælles europæiske udbudsdokuments Del IV Økonomisk og finansiel formåen Ansøger skal vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) med angivelse af den økonomiske aktørs samlede nettoomsætning for det seneste disponible regnskabsår i del IV, afsnit B. Ansøger skal endvidere oplyse størrelsen på egenkapitalen for det seneste disponible regnskabsår. Som mindstekrav for egenkapitalen kræves at egenkapitalen er positiv. Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge eller henvise til database med dokumentation for de oplysninger, Side 8/19

9 der er angivet i ESPD Del IV, afsnit B, som omfatter erklæring om eller årsregnskab med virksomhedens samlede nettoomsætning i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret eller startede, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Som mindstekrav for den økonomiske aktørs økonomiske og finansielle formåen kræves en samlet nettoomsætning på mindst DKK i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som ansøgerens og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår Teknisk og faglig formåen Ansøger skal vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) med angivelse af tilsvarende tjenesteydelser (referenceliste) i del IV, afsnit C. Referencelisten skal omfatte de betydeligste leverancer af tilsvarende tjenesteydelser som den udbudte kontrakt, der er udført inden for de seneste 3 år regnet fra datoen for offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen. Hver reference bedes indeholde en kort, men klar beskrivelse af den udførte leverance samt ansøgers rolle i udførelsen af leverancen. Endvidere bedes referencen indeholde den økonomiske værdi af leverancen (beløb), dato for leverancen samt navn på kunden (modtager), herunder kontaktperson hos modtager. Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet. Der kan højst fremlægges 3 referencer. Såfremt ansøger vedlægger mere end 3 referencer, vil alene de 3 nyeste blive taget i betragtning. Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurderingen af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelserne, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter. Som mindstekrav for teknisk og faglig formåen skal der fremlægges mindst to tilsvarende referencer inden for de seneste tre år regnet fra datoen for offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen. For at en reference kan forstås som tilsvarende, er det et krav, at referencen vedrører system test. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal de deltagende virksomheder i sammenslutningen blot til sammen opfylde ordregivers mindstekrav til referencer, og sammenslutningen kan i lighed med øvrige ansøgere højst fremlægge 3 referencer. Side 9/19

10 5.2 Objektive kriterier for valg af kvalificerede ansøgere Ansøgers personlige forhold: Ordregiver vurderer indledningsvist, hvorvidt det fælles europæiske udbudsdokument indeholder oplysninger om forhold, som kan føre til, at ansøger udelukkes fra deltagelse i udbuddet. Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i proceduren bede ansøger om at dokumentere oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument Ansøgers økonomiske og faglige formåen: Derefter vurderer ordregiver, hvorvidt det fælles europæiske udbudsdokument indeholder de i afsnit krævede oplysninger for økonomisk og faglig formåen, samt hvorvidt ansøger opfylder de opstillede mindstekrav. Ordregiver kan bede ansøger om at dokumentere oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument. Vurderingen af ansøgers økonomiske og faglige formåen vedrører ansøgers egnethed til at kunne opfylde kontrakten. Hvis der er flere ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne, end det angivne antal, der ønskes prækvalificeret, vil den ordregivende myndighed ved vurderingen af, hvilke ansøgere der er bedst egnede som tilbudsgivere, lægge vægt på nedenstående kriterier: - Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer(referencer), jf. beskrivelsen i punkt II.1.4), herunder i forhold til de anførte ydelser, som kontrakten omfatter. 5.3 Anmodningsfrist m.v. Anmodning skal være den ordregivende myndighed i hænde senest det tidspunkt, der fremgår af afsnit 12. Anmodninger, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Anmodning om prækvalifikation skal afgives ved at fremsende/aflevere anmodningen i papirversion på ordregivers adresse, jf. punkt 1. Anmodningen skal afgives i 5 eksemplarer, hver især vedlagt anmodningen på en usb. Anmodningen skal være tydeligt mærket: Testressourcer Prækvalifikations ansøgning, att: Louise Aulin Pallis. Anmodning kan ikke afgives på anden måde. 5.4 Anmodningens indhold, udformning m.v. Ved fremsendelse af anmodning skal denne indeholde de nødvendige bilag som beskrevet i udbudsbekendtgørelsen og nærværende materiale. Anmodningen skal indeholde følgende: 1. Følgebrev underskrevet af ansøger. 2. Det fælles europæiske udbudsdokument ESPD, jf. bilag 1 (som print). 3. Støtteerklæring hvis relevant, jf. bilag 2. Den afleverede anmodning skal indeholde alle de efterspurgte oplysninger. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at berigtige eller afhjælpe formelle fejl og mangler ved de modtagne anmodninger i overensstemmelse med udbudslovens regler herom. Side 10/19

11 6. UDARBEJDELSE AF TILBUD I det følgende forklares, hvorledes tilbudsgiver bør udforme sit tilbud (afsnit 6.1), samt hvilke formkrav der gælder for tilbuddet (afsnit 6.2). 6.1 Vejledning til udarbejdelse af tilbud Alternative tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud Forbehold og mindstekrav Tilbuddet må ikke indeholde forbehold over for mindstekrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold over for mindstekrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet medfører, at tilbuddet bliver afvist. Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der er i udbudsmaterialet angivet, hvilke krav der er mindstekrav, jf. punkt Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan medføre, at forbeholdene samlet set udgør et forbehold over for grundlæggende elementer. Hvis tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen af bilag eller i tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet, opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 9.2. Hvis tilbudsgiver tager forbehold over for udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver angive, hvad konsekvenserne af disse forbehold er, og hvilke konkrete bestemmelser eller kravformuleringer, tilbudsgiver vil erstatte. Tilbudsgiver bedes anføre de enkelte forbehold i afsnit 2 i bilag 3 (tilbudsbrev), gerne med en begrundelse for hvert forbehold Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet Ved udarbejdelsen af tilbuddet bedes tilbudsgiver følge dispositionen med tilhørende anvisninger anført som litra A - C umiddelbart nedenfor. Hvis tilbudsgiver vælger at fravige dispositionen/anvisningerne, bør tilbudsgiver være særlig opmærksom på at kontrollere, at tilbuddet indeholder alle nødvendige oplysninger. A. Tilbudsbrev Tilbudsgiver bedes anvende skabelonen til tilbudsbrev, jf. bilag 3. Tilbudsbrevet bør udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst i brevet. Af tilbudsbrevet bør det entydigt fremgå, hvilken virksomhed eller sammenslutning der afgiver tilbuddet. Hvis en anmodning afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige ansøgere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå kontrakt med. Tilbudsgiver bedes i tilbudsbrevet angive en kontaktperson, adresse samt telefonnummer, hvortil ordregiver kan rette henvendelser i forbindelse med udbuddet. Tilbudsbrevet bør endvidere indeholde en angivelse af eventuelle forbehold, jf. pkt , og en angivelse af hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt, jf. punkt 9.4. Endeligt skal tilbudspriserne anføres i tilbudsbrevet. Der skal afgives pris på samtlige poster. Hvis tilbudsgiver ønsker at angive øvrige oplysninger, kan de også anføres i tilbudsbrevet. Side 11/19

12 B. Udkast til kontrakt Ordregiver har udarbejdet et udkast til kontrakt, jf. bilag 4. Tilbudsgiver skal ikke udfylde eller færdiggøre kontrakten. C. Bilag til kontrakten Ordregiver har udarbejdet bilag til kontrakten. I bilagene er det tydeligt anført om bilaget skal udfyldes af tilbudsgiver og i givet fald hvordan. I bilagene kan det forekomme, at krav til ydelserne er udtrykt i form af en teknisk standard. Ordregiver har bestræbt sig på, at der til alle sådanne henvisninger er tilføjet "eller tilsvarende". Såfremt der enkelte steder alene måtte være henvist til en bestemt standard, skal enhver reference til sådanne tekniske standarder læses med tilføjelsen "eller tilsvarende". I de enkelte bilag til kontrakten er det anført om indholdet er mindstekrav, som der ikke kan tages forbehold over for. 6.2 Formkrav til tilbuddet Frist for afgivelse af tilbuddet Fristen for afgivelse af tilbud er senest det tidspunkt, der fremgår af afsnit 12. Det er vigtigt, at tilbudsgiver overholder denne frist, da tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, ikke vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver bør derfor afsætte tilstrækkelig tid til aflevering af tilbuddet inden for fristen. Tilbud skal afgives ved at fremsende/aflevere tilbuddet i papirversion på ordregivers adresse, jf. punkt 1. Tilbuddet skal afgives i 5 eksemplarer, hver især vedlagt tilbuddet på en usb. Tilbuddet skal være tydeligt mærket: Testressourcer Tilbud, att.: Louise Aulin Pallis. Tilbud kan ikke afgives på anden vis. Ordregiver har ikke adgang til tilbuddets indhold før efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud. Tilbuddet bør indeholde tilbudsbrev med bl.a. de tilbudte priser. Tilbuddet bør således ikke indeholde kontrakten eller kravspecifikationen, idet disse anses for accepteret af tilbudsgiver Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. 7. ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD 7.1 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. 7.2 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil ordregiver som det første vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens 159, stk. 5 og 6, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Side 12/19

13 Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne af 159. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Ordregiver kan endelig afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for udbudslovens rammer. 7.3 Vurdering af forbehold Efter den indledningsvise vurdering af, hvorvidt tilbuddene opfylder udbudsmaterialets formelle krav, vil ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav, jf. punkt 6.1.2, som medfører, at et tilbud skal afvises som ikke-konditionsmæssigt. 7.4 Kriterium for vurdering af tilbud Ordregiver vil herefter vurdere tilbuddene på grundlag af tildelingskriteriet Det økonomisk mest fordelagtige tilbud", på baggrund af "bedste forhold mellem pris og kvalitet", ved anvendelse af følgende underkriterier: 1) Pris 40 % Vurderingen af dette kriterium vil ske på grundlag af den evalueringstekniske kontraktsum, således som denne er opgjort i bilag 3a, fanebladet Evalueringsteknisk kontraktsum. 2) Kvalitet 60 % bedømt på grundlag af følgende delkriterier med de anførte vægte: 2.2 Leveringssikkerhed: 35 % Vurderingen af dette kriterium vil ske på baggrund af tilbudsgivers løsningsbeskrivelse i bilag 1, pkt. 3, afsnit 3.1. Vejledningen til tilbudsgiver i bilag 1, afsnit 3.1 angiver, hvad Kunden tillægger positiv vægt i tilbudsgivers besvarelse. 2.3 Proces for overdragelse: 20 % Vurderingen af dette kriterium vil ske på baggrund af tilbudsgivers løsningsbeskrivelse i bilag 1, pkt. 3, afsnit 3.2. Vejledningen til tilbudsgiver i bilag 1, afsnit 3.2 angiver, hvad Kunden tillægger positiv vægt i tilbudsgivers besvarelse. 2.3 Bemanding: 45 % Kompetencer, inddragelse og nyttiggørelse: Vurderingen af dette kriterium vil ske på baggrund af tilbudsgivers udfyldelse af bilag 2a og tilbudsgivers besvarelse af bilag 2, pkt. 4, afsnit 4.1. Vejledningen til tilbudsgiver i bilag 2, pkt. 4, afsnit 4.1 angiver, hvad Kunden tillægger positiv vægt i tilbudsgivers besvarelse. Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers og delkriteriers vægt i tilbudsevalueringen. Side 13/19

14 Evalueringsmetode: Pointmodel med fast økonomisk ramme Med henblik på at vurdere, hvilket tilbud der har det bedste forhold mellem pris og kvalitet, benytter ordregiver en pointmodel til sammenstilling af underkriterierne Pris og Kvalitet. Pointmodellen er beskrevet nærmere nedenfor. Underkriteriet Pris vil blive bedømt på grundlag af den anførte pris i Underbilag 3a, der udgør den evalueringstekniske pris. Vurderingen af Kvalitet, vil ske i overensstemmelse med de elementer, som nævnt lige ovenfor og i bilag 1, bilag 2 og bilag 2a har angivet vil blive tillagt positiv vægt. Delkriterierne under Kvalitet samt Pris vurderes i overensstemmelse med tildelingskriterierne på baggrund af følgende vurderingsskala. På baggrund af vurderingen af de enkelte delkriterier foretages en beregning af vurderingen på henholdsvis Kvalitet samt Pris. Delkriteriernes vægt er angivet lige ovenfor. Særdeles tilfredsstillende besvarelse Meget tilfredsstillende besvarelse Tilfredsstillende besvarelse Mindre tilfredsstillende besvarelse Ikke tilfredsstillende besvarelse 5 point 4 point 3 point 2 point 1 point Ved sammenstillingen af vurderingen af underkriteriet Pris og vurderingen af underkriteriet Kvalitet vil ordregiver anvende en lineær pointmodel, som angivet nedenfor. Pointmodel med offentliggjort hældningsgrad: Lineær pointmodel: De indkomne tilbud tildeles point for Pris efter en lineær model, hvor tilbuddet med den laveste pris får tildelt 5 point (det maksimale antal point), og 1 point (minimumpoint) gives ved laveste pris + 75 %. Ordregiver vil dog justere det ovenfor angivne prisspænd (75 %) i følgende tilfælde: Såfremt ét eller flere tilbud ligger uden for prisspændet (spændet mellem laveste pris og laveste pris + 75 %), og det tilbud, der samlet står til at opnå det højeste totale antal point for pris og kvalitet, er blandt disse, udvides prisspændet til at inkludere dette tilbud, hvorefter der foretages en fornyet prisevaluering. Side 14/19

15 Der gives point med 2 decimaler. Ovenstående er udtryk for, at Pris vurderes relativt, således at tilbuddene vurderes op imod hinanden. Identifikation af tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet: Tilbuddet, der med udgangspunkt i ovenstående evalueringsmetode, har opnået det højeste antal point henset til kriteriernes indbyrdes vægtning, jf. lige ovenfor, vurderes at være tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet. 7.5 Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt (hvilket kan være når som helst i udbudsprocessen), skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD-et, jf. udbudslovens 159, stk. 2. Dokumentationen vedrører de i punkt 5.1 stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold, samt økonomisk og teknisk formåen. Ordregiver henleder i denne sammenhæng tilbudsgivers opmærksomhed på, at fremsendelsen af denne dokumentation bør kunne ske hurtigst muligt og inden for en af ordregiver nærmere fastsat tidsfrist, idet manglende overholdelse af denne tidsfrist vil kunne medføre, at ordregiver er forpligtet til at afvise tilbuddet. Dansk registrerede ansøgere/tilbudsgivere henvises til Erhvervsstyrelens hjemmeside for så vidt angår oplysninger om forventet bestillingstid på serviceattester. 8. TILDELING AF KONTRAKT Når ordregiver har vurderet, hvilket tilbud der har den leveret det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af det i punkt 7.4 anførte kriterium, træffer ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten. Ordregiver underretter herefter samtidig samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, men som ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud og navnet på den vindende tilbudsgiver, samt hvornår standstill-perioden udløber. Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten kan først underskrives efter udløbet af standstill-perioden. Denne periode skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretning, hvis underretning er sket ad elektronisk vej, og mindst 15 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt underretning, hvis underretning er sket pr. brev. Side 15/19

16 Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af kontrakt. Ordregiver er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. Efter kontrakten er underskrevet, vil ordregiver sende en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED. Herved afsluttes udbuddet. 9. FÆLLES BESTEMMELSER 9.1 Sprog Anmodning og tilbud samt eventuelle skriftlige spørgsmål skal være affattet på dansk. 9.2 Kommunikation og spørgsmål til ordregiver Såfremt ansøger/tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare, opfordres ansøger/tilbudsgiver til at stille uddybende spørgsmål. Ansøger/tilbudsgiver kan skriftlig stille spørgsmål til udbudsbetingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Hvis tilbudsgiver finder, at der er elementer i kontrakten og/eller kravspecifikationen, som er uacceptable eller klart uhensigtsmæssige, kan tilbudsgiver foreslå en ændring. Ordregiver vil konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer vil blive indarbejdet. Spørgsmål skal være på dansk og skal indgives til ordregivers mail, som fremgår af afsnit 1. Spørgsmål til hhv. prækvalifikationsmaterialet og udbudsbetingelserne skal stilles senest de tidspunkter, der fremgår af afsnit 12. Spørgsmål stillet efter de nævnte datoer vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden anmodningsfristens, hhv. tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage inden udløbet af anmodningsfristen, hhv. tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Ansøgeres/ tilbudsgiveres spørgsmål og ordregivers besvarelse heraf vil i anonymiseret form blive offentliggjort via ordregivers hjemmeside: Det er ansøgers/tilbudsgivers ansvar, at spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade er modtaget, idet ansvar for eventuelt mangelfuld ansøgning/tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler ansøger/tilbudsgiver. 9.3 Eventuelle ændringer af udbudsmaterialet Ordregiver kan foretage ændringer i udbudsmaterialet. Såfremt ordregiver foretager væsentlige ændringer i udbudsmaterialet, vil de angivne frister for aflevering af anmodning/tilbud blive forlænget. Ændringer i udbudsmaterialet vil blive meddelt til alle tilbudsgivere, der deltager i udbuddet via mail. Side 16/19

17 9.4 Fortrolighed Dokumenter eller oplysninger i anmodninger og tilbud kan være omfattet af reglerne om aktindsigt. Konkurrenter m.fl. kan således anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om ansøger/tilbudsgiver har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i anmodningen/tilbuddet der skal behandles fortroligt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i anmodningen/tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes ansøger/tilbudsgiver derfor angive dette i sin anmodning/sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset ansøgers/tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 9.5 Forhandlingsforbud Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at ordregiver ikke kan forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de udbudsretlige rammer for forhandling, som bl.a. følger af udbudsloven. Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at kontrakten vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. 9.6 Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i udbudsforretningen sker for ansøgers/tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som ansøger/tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er ordregiver uvedkommende. Anmodning/tilbud vil ikke blive returneret til ansøger/tilbudsgiver. 9.7 Annullation Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgang til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, at aflyse udbuddet. 9.8 Øvrige oplysninger Den udbudte kontrakt er ikke opdelt i delkontrakter iht. udbudslovens 49, stk. 2, idet det er ordregivers skøn, at de udbudte opgaver har en karakter og indbyrdes sammenhæng, der gør, at de af hensyn til økonomisk optimering, kvalitet, ansvarsplacering og ressourceforbrug bedst varetages af én leverandør. 10. TJEKLISTE TIL UDARBEJDELSE AF ANMODNING Ordregiver har udarbejdet tjeklisten neden for med henblik på at hjælpe ansøgerne med at sikre, at anmodningen er komplet. Det skal dog understreges, at det alene er ansøgerens ansvar at afgive en anmodning, som er i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsbetingelserne. Forhold Henvisning Følgebrev, underskrevet af ansøger Punkt 5.4 Det fælleseuropæiske udbudsdokument ESPD Bilag 1 samt punkt 4.2 m.v. Eventuelle støtteerklæringer Bilag 2 Side 17/19

18 Rettidig fremsendelse af anmodning til ordregivers adresse med henblik på at overholde den angivne anmodningsfrist Punkt 5.3 og punkt TJEKLISTE TIL UDARBEJDELSE AF TILBUD Ordregiver har udarbejdet tjeklisten nedenfor med henblik på at hjælpe tilbudsgiverne med at sikre, at tilbuddet er komplet. Det skal dog understreges, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive et tilbud, som er i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsbetingelserne. Forhold Henvisning Tilbudsbrev, hvoraf det bl.a. entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller Bilag 3 samt punkt 6.1.3, sammenslutning der har afgivet tilbuddet, om der er eventuelle forbehold, om der er dele af tilbuddet, der så vidt muligt ønskes behandlet litra A fortroligt, samt tilbudspriser. Opfyldelse af alle mindstekrav Punkt Rettidig fremsendelse/aflevering af tilbud til ordregiver med henblik på Punkt 6.2.1og punkt 1 at overholde den angivne frist 12. OVERSIGT OVER TIDSFRISTER I UDBUDDET Dato, klokkeslæt Aktivitet Prækvalifikationsfasen 24. oktober 2017 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse og udbudsmateriale 13. november 2017, kl Spørgsmål, jf. pkt. 9.2, der modtages senest denne dato, vil blive besvaret senest d. 17. november Spørgsmål, der modtages senere end denne dato, vil ikke blive besvaret, med mindre spørgsmålene er uvæsentlige 24. november 2017 kl. 12:00 Anmodningsfrist 8. december 2017 Forventet udsendelse af afslagsbreve til de fravalgte ansøgere samt acceptbreve til de prækvalificerede tilbudsgivere med opfordring til at afgive tilbud Tilbudsfasen 2. januar 2018, kl Spørgsmål, der modtages senest denne dato, vil blive besvaret. Spørgsmål, der modtages senere end denne dato, vil ikke blive besvaret, med mindre spørgsmålene er uvæsentlige og ikke angår projektets udførelse 12. januar 2018 kl. 12:00 Tilbudsfrist Forventet Uge Den virksomhed, ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, vil modtage opfordring til at fremsende dokumentation for de forhold, der Side 18/19

19 Uge Uge fremgår af ESPD-et. Besvarelse skal kunne ske inden for en forholdsvis kort frist. Forventet tildeling af kontrakten og underretning til tilbudsgiverne Forventet indgåelse af kontrakten efter udløb af standstill-perioden Side 19/19