Vejledning til tilsynsbesøg og tilsynsrapport

Transkript

1 Vejledning til tilsynsbesøg og tilsynsrapport Med udgangspunkt i standarddagsordenen og de ydelser der er aftalt med de fynske kommuner er udarbejdet nedenstående vejledning til udarbejdelse at tilsynsrapporten. Vejledning til gennemførsel af tilsynsbesøg og udarbejdelse af tilsynsrapport: 1. Prioritering af dagsorden Med udgangspunkt i standarddagsorden foretager konsulent sammen med tilbuddet en prioritering af dagsordenspunkterne såvel i forhold til relevant opfølgning fra tidligere besøg, aktuelle fokusområder, eventuel ny viden om tilbuddet samt eventuelle dagsordenspunkter fra tilbuddet. 2. Opfølgning siden sidste tilsyns besøg Her følges op på evt. aftaler, anbefalinger mv. fra sidste tilsynsbesøg samt eventuelle kontakter i den mellemliggende periode 3. Fokusemne Centeret fastsætter hver år særlige fokusemner, der tages op på med alle relevante tilbud er berørt af emnet. Fokusemnet er for 2011 pædagogiske metoder og aktiviteter. Derudover kan der være et særligt fokusemne, der er aftalt med det konkrete tilbud. 4. Forhold vedrørende beboerne I tilsynet skal det påses at beboerne er inden for den godkendte målgruppe, og at tilbuddet generelt er i stand til at bringe den enkelte beboers handleplan til udførsel ved konkretisering af denne i en udviklingsplan og at der kan arbejdes systematisk med gennemførelsen af planen. Det skal endvidere påses at tilbuddet kan udarbejde statusrapport i forhold til udviklingsplanen og de mål der er nået. Dette kan gøres ved en stikprøvevis gennemsyn af udviklingsplaner og de tilhørende statusrapporter samt ved drøftelser af eksempler på anbringelsesforløb m.v. Der kan tages udgangspunkt i listen over ind- og ud skrevne beboere. Tilsynet skal endvidere påse at tilbuddet understøtter og udvikler beboerens kontakt til familie og pårørende samt øvrig netværk i overensstemmelse med handleplanen at tilbuddet støtter beboerne i forhold til gode sociale relationer til de øvrige beboere på opholdsstedet, skolekammerater og andre kammeratskabs- og venskabsforhold at opholdsstedet støtter barnets og den unges skolegang, b. la. ved nært samarbejde med skolen, lektielæsning, tilrettelæggelse af dagligdagen at tilbuddet er opmærksom på beboernes sundhed og trivsel i forhold til sund levevis, behov for lægehjælp og tandlægebesøg, kontakt til sundhedsplejen, hensigtsmæssig medicinhåndtering mv. at beboerne får den hjælp, som de har ret til efter loven at beboerne har medbestemmelse og bliver hørt vedr. personlige forhold såvel som generelle forhold i tilbuddet og bliver mødt på en værdig, omsorgs- og respektfuld måde er visitationsproceduren hensigtsmæssig tilrettelagt med henblik på at sikre at beboerne er inden for den godkendte målgruppe. Generel vurdering af hvorvidt, der er overensstemmelse mellem den godkendte målgruppe og den aktuelle gruppe af beboere.

2 Generel vurdering af om beboerne får den hjælp, som de har behov for og ret til og er den tilrettelagt og bliver udført på en hensigtsmæssig måde i overensstemmelse med godkendelsesgrundlaget. Der foretages vurderinger, når konkrete forhold jf. ovenstående er belyst i besøget 5. Magtanvendelse Påse at der ikke finder magtanvendelser sted, som ikke er indberettet. Ved alle tilsynsbesøg spørges om Centeret har modtaget alle indberetninger vedr. eventuelle magtanvendelser. Dette er en vigtig kontrol af om der er forglemmelser. Påse at tilbuddet har viden om reglerne, at magtanvendelser kun anvendes, når det er absolut påkrævet og er i overensstemmelse med lovgivningen. Ved en drøftelse på tilsynsbesøget søge afklaret om stedfundne magtanvendelser fremover kan forebygges ved ændringer af pædagogiske og andre forhold i tilbuddet. Vurdering vedr. tilbuddets generelle håndtering af magtanvendelse og kendskab til reglerne 6. Pædagogik og aktiviteter I forhold til stedets pædagogiske indhold, skal følgende påses: at der arbejdes efter de pædagogiske og behandlingsmæssige mål og metoder, der er forudsat i godkendelsesgrundlaget, at støtten/behandlingen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig forsvarlig måde at tilbuddet har fastlagt struktur, vagtplan, opgave- og ansvarsfordeling der tilgodeser beboernes behov tryghed og kontinuitet, herunder børn og unges behov for nære, stabile voksenrelationer at der er overensstemmelse mellem mål og metoder og den aktuelle målgruppes handle- og udviklingsplaner at de pædagogiske og behandlingsmæssige aktiviteter, behandlingsture, traditioner mv. der var forudsat i forbindelse med godkendelsen praktiseres. At der ikke foregår aktiviteter, der ikke er omfattet af godkendelsen Vurdering og Konklusion: Generel vurdering af, hvorvidt der arbejdes efter de godkendte mål og metoder og om, der er de pædagogiske aktiviteter i tilbudet, der er forudsat i godkendelsen Generel vurdering af, hvorvidt der er overensstemmelse mellem overordnede mål og metoder og den aktuelle målgruppes handleplaner og udviklingsplaner 7. Medarbejdere og kompetencer Forud for tilsynsbesøget indhentes oversigtsskemaet vedr. ansatte og afgåede medarbejdere, som også indeholder oplysninger om uddannelse, stilling og ansættelsesgrad. Denne anvendes i forberedelsesfasen til at få foreløbigt overblik følgende forhold: har medarbejderne det uddannelsesniveau, der er forudsat ved godkendelsen, herunder budgetgodkendelsen kan tilbuddet rekrutter og fastholde kvalificeret personale Ved tilsynsbesøget uddybes ovenstående endvidere påses følgende forhold. får medarbejderne faglig sparring og supervision løbende deltager medarbejderne i relevant efteruddannelse kan tilbuddet sikre nære, stabile relationer til voksne

3 Under iagttagelse af tavshedspligten kan drøftes hvordan straffeforhold og helbredsforhold hos medarbejderne kan have betydning for ansættelsen i tilbuddet. Endvidere kan det være relevant at drøfte sygemeldinger, barsel, årsagen til udskiftning i personalet, APV, eventuelle besøg af arbejdstilsynet. Der foretages en generel vurdering af hvorvidt den samlede personalegruppens faglige og personlige kompetencer matcher målgruppens behov. Endvidere foretages vurdering af om tilbuddet kan rekruttere og fastholde en personalestab i overensstemmelse med godkendelsens vilkår. 8. Organisation og ledelse Ved tilsynsbesøg drøftes bestyrelsesarbejdet med leder og evt. medarbejder repræsentant i bestyrelsen. Herunder skal der være opmærksomhed på Er bestyrelsen fuldtallig Er medlemmerne registreret på tilbudsportalen Afholdes der bestyrelsesmøder som forskrevet i vedtægterne Føres der protokol over bestyrelsens arbejde Hvordan udøver bestyrelsen kontrol med ledelsen Efterleves vedtægterne generelt Ved tilsynsbesøg drøftes hvordan den daglige ledelse er organiseret samt hvilke ledelsesværdier der praktiseres på stedet. Endvidere drøftes udviklingen af stedet i forhold til fremtidens udfordringer og ledelsens visioner og strategier i forhold hertil. Det påses at lederne har de nødvendige kompetencer i forhold til de opgaver og udfordringer der er i tilbuddet, herunder om lederen tager lederskabet på sig Der skal endvidere være opmærksomhed på samarbejdet i forhold til: Bestyrelsen Medarbejderne Pårørende Eksterne samarbejdspartnere Vurdering og konklusion: Der foretages en generel vurdering af organisationen, ledelsesformen og udviklingen af tilbuddet samt ledelsens samarbejde internt og eksternt. 9. Fysiske rammer Tilsynet skal sikre, at betingelserne for godkendelsen fortsat er opfyldt for så vidt angår de fysiske rammer, således at stedet fortsat vurderes at være generelt egnet til formålet. Ved en rundvisning på tilbuddet opserveres: vedligeholdelsestand udseende rengøring funktionalitet i forhold til de aktiviteter der skal finde sted jf. godkendelsen opfyldelse af evt. myndighedsgodkendelser (køkken) beboerværelser/boliger og mulighed for privatliv medarbejderfaciliteter toilet- og badeforhold

4 foreligger der planer om evt. udbygning og eller/renovering er beboernes værelser godkendt til boligformål opmærksomhed på om lejekontrakten er i overensstemmelse med de faktiske og aktuelle forhold Derudover iagttages om, der er stillet krav fra andre myndigheder tilbuddet er forpligtet til at leve op til, f.eks. af arbejdstilsynet, fødevarestyrelsen, brandtilsyn. Vurdering og konklusion: Generel vurdering af tilbuddets fysiske rammer i forhold til den angivne målgruppe, det pædagogiske arbejde og beboernes trivsel samt de godkendelses forudsætninger vedr. de fysiske rammer. 10. Økonomi Ved tilsynsbesøget behandles problemstillinger som er observeret i forbindelse med budgetlægning og regnskabsaflæggelse samt aktuelle problemstillinger vedr. økonomien. Det kan f. eks. være: Er der fuldt belagt Hvis ikke er der foretaget nødvendige tilpasninger i forhold hertil. F. eks. reduktion i personalestaben. Har tilbuddet iværksat tiltag i forhold til henstillingen fra revisor Hvis der har været negativ egenkapital, er der så taget initiativer der kan rette op på egenkapitalen Leveres tilbuddet ydelser på en økonomisk forsvarlig måde Afspejler budgettets forudsætninger sig i aktiviteterne på stedet. Vurdering/konklusion Der foretag en generel vurdering af om der er en hensigtsmæssig økonomisk drift og administration. Herunder at ydelserne leveres på en økonomisk forsvarlig måde 11. Samarbejdspartnere Ved tilsynsbesøg drøftes, hvilke eksterne samarbejdspartner tilbuddet samarbejder med i forhold til om relevante parter inddrages i leveringen af god kvalitet i tilbuddet samt hvordan samarbejdet er tilrettelagt. Det påses at samarbejdet med pårørende er hensigtsmæssig tilrettelagt generelt i tilbuddet og under hegnssyn til den enkelte beboers udviklingsplan. Er samarbejdsrelationerne beskrevet i overensstemmelse med de faktiske forhold i Tilbudsportalen. 12. Tilbudsportalen Under forberedelsen af tilsynsbesøget undersøges: Stemmer oplysningerne på tilbudsportalen overens med godkendelsen Er tilbudsportalen opdateret Er der oplysning om hvem der sidder i bestyrelsen kontaktoplysninger på disse Ved tilsynsbesøgt drøftes en sammenligning af registrerede oplysninger på tilsynsportalen og de faktiske forhold på stedet samt registreringernes overensstemmelse med godkendelsesgrundlaget 13. Opsamling

5 Som afslutning på tilsynsbesøget foretages en opsamling på eventuelle aftalte opgaver for tilbuddet og for tilsynet. Endvidere foretages en opsamling vedr. de foreløbige vurderinger der er foretaget i løbet af mødet. Det understreges over for tilbuddet at disse er foreløbige og at de endelige vurderinger fremsættes i tilsynsrapporten. Herunder gives en tilbagemelding af tilsynsførendes oplevelse af kontaktform, omgangstone, kommunikation, Stemningen på stedet 14. Næste tilsynsbesøg Her noteres evt. aftale om emner og tidspunkter for et kommende tilsynsbesøg 15. Stedets kommentarer til tilsynsrapporten Når tilsynsrapporten har været fremsendt til tilbuddet, kan de eventuelle bemærkninger indskrives her, hvorefter tilsynsrapporten fremsendes på ny i sin endelige form. Alternativt kan tilbuddets skriftligt fremsatte bemærkninger vedlægges som bilag til tilsynsrapporten 16. Der knytter sig følgende bilag til tilsynsrapporten Her oplistes samtlige de bilag der knytter sig til den aktuelle tilsynsrapport. Det kan dreje sig om materiale, der er modtaget fra tilbuddet eller det kan dreje sig om bilag udarbejdet af tilsynet. Forud for tilsynsbesøget mindst 1 gang årligt skal der indhentes oversigt over unge og oversigt over personale. De udarbejde standard skemaer skal anvendes. Disse tilknyttes som bilag til rapporten. Modtages der i tilsynsbesøget oplysninger, der ikke er omfattet af aktindsigten i henhold til lov om offentlighed i forvaltningen, og der er behov for at notere disse af hensyn til en opfølgning skal disse oplysninger noteres i et bilag til tilsynsrapporten. Eksempel på bilagsliste: a. Oversigt unge b. Oversigt personale c. Fortrolige oplysninger vedr. personale, beboere, økonomi m.v., som uddyber dagsordenpunkterne. Sammenfattende vurdering: I den sammenfattende vurdering foretages en sammenskrivning af vurderingerne fra de enkelte afsnit. Disse kan her evt. beskrives i mere overordnede vendinger. Endvidere skal her fremgå Centeret anbefalinger, henstillinger og krav til forhold der kan/skal forbedres. I dette afsnit vurderes om tilbuddet generelt søger at forebygge ved at gribe korrigerende ind, før mindre problemer udvikler sig til alvorlige problemer.