RAPPORT Brugeranbefalinger fra aktørmøde omkring etablering af Sundhedshus i Nordborg

Transkript

1 RAPPORT Brugeranbefalinger fra aktørmøde omkring etablering af Sundhedshus i Nordborg Sønderborg Kommune, Region Syddanmark Samarbejdsområder Placering af aktører i huset Udarbejdet af Projektleder Carina Lykke Johannessen Sundhedsinnovatoriet Syddansk Sundhedsinnovation Region Syddanmark Oktober 2012

2 IINDHOLD Résume.3 Indledning.3 Baggrund & formål.3 Involverede parter i projektet 3 Brugere i forløbet 4 Vidensdeling 4 Tidsplan for projektet.4 Proces & metode 5 Arbejdsproces på workshoppen..5 Metoder 6 Plan..6 Fakta & analyse.6 Antropologisk interessentanalyse...7 Idé & koncept..7 Prioriteringsskema.7 Øvelse om udvalgte samarbejdsområder..7 Øvelse med indretning af sundhedshuset.8 Resultater.9 1 øvelse: Prioriteringsskema øvelse: Samarbejdsområder 10 Gruppe 1: Intern vidensdeling & undervisning..10 Gruppe 2: Deling af fælles personale 11 Gruppe 3: Ankomst/reception øvelse: Indretning af sundhedhuset Den videre proces Bilag. 18 Bilag 1: Prioriteringsskema. 18 Bilag 2: Antropologisk Interessentanalyse (er sendt separat)

3 RESUMÉ & INDLEDNING Resumé Sønderborg Kommune ønsker at etablere et sundhedshus i Nordborg med kommunale og regionale funktioner, hvor samarbejdet på tværs af faggrupperne faciliteres både ved hjælp af de fysiske rammer og et udbygget samarbejde på tværs af sektorer og faggrupper i et stærkt sundhedsfagligt miljø. Sundhedshuset er tænkt som et lokalt tilbud til borgerne i Nordborg, hvor de kan modtage sundhedsfaglige ydelser i deres nærmiljø. I forbindelse med etablering af sundhedshus i Nordborg, Sønderborg Kommune har Syddansk Sundhedsinnovation planlagt en workshop med inddragelse af de kommende beboere med henblik på at idégenerere og forventningsafstemme omkring de fremtidige samarbejdsmuligheder og indretningsdesign i det nye sundhedshus. Inddragelse af Syddansk Sundhedsinnovation er sket på opfordring af projektejer, Sønderborg Kommune. Syddansk Sundhedsinnovation har i forbindelse med workshoppen benyttet forskellige metoder. Forud for workshoppen er der benyttet antropologiske metoder i researchfasen og metoder til co-creation på workshoppen. Under workshoppen er aktørerne fremkommet med idéer og anbefalinger. Indledning Baggrunden for projektsamarbejdet er at Sønderborg Kommune ønsker at et nyt sundhedshus lægger op til et tværfagligt samarbejde samt en ny fælles identitet for organisationen og de aktører, der som udgangspunkt ikke har et fællesskab. Processen er tilrettelagt således, at de kommende beboer i huset aktivt har deltaget i defineringen af de fremtidige samarbejdsformer og indretning af sundhedshuset. Sønderborg Kommune har derfor kontaktet Syddansk Sundhedsinnovation, som har særlige kompetencer inden for facilitering af brugerdrevne innovationsprocesser. Formålet med workshoppen var At skabe gensidigt kendskab, relation og synergi mellem de kommende beboere i sundhedshuset At få belyst de kommende beboeres idéer til fremtidige samarbejdsmuligheder og deling af de fysiske faciliteter At få de kommende beboeres bud på den optimale indretning af sundhedshuset Involverede parter i projektet Projektejer: Sønderborg Kommune ved Søren Wang Mogensen Projektleder: Sundhedsinnovatoriet, Syddansk Sundhedsinnovation repræsenteret ved Carina Lykke Johannessen 3

4 Brugere i forløbet RESUMÉ & INDLEDNING Sammensætningen af brugere/aktører gruppen er blevet defineret af Sønderborg Kommune. På workshoppen deltog følgende repræsentanter: Privat praktiserende Fysioterapeut Tandlæge Fodterapeut Apoteker Kommunale aktører Hjemmesygepleje Sundhedspleje Borgerrettet forebyggelse & rehabilitering Regionale aktører Jordmoderkonsultation Øvrige aktører som ikke deltog i workshoppen Psykolog Frivillighedsområdet Praktiserende læger Antallet af brugere/aktører og brugersammensætninger har stor betydning for resultaterne for Syddansk Sundhedsinnovations projekter. På denne workshop har der været dynamik og engagement blandt brugerne. Der deltog repræsentanter fra ovenstående og projekt- og byggeansvarlige. Desværre var der ikke repræsentation fra de praktiserende læger, psykolog og frivillighedsområdet, så deres behov og ideér er ikke belyst, men der er søgt at inddrage deres behov som er blevet belyst under det antropologiske forarbejde. Vidensdeling Projektet afsluttes med denne afrapportering indeholdende brugernes/aktørernes idéer og anbefalinger, understøttende billedmateriale og indledende antropologisk interessentanalyse. Rapporten henvender sig til projektansvarlig i Sønderborg Kommune, bygherrerådgiver, arkitekt, kommende beboer i sundhedshuset og andre innovationsenheder i Danmark. Tidsplan for projektet Angivet tidslinje over aktiviteter forestået af Syddansk Sundhedsinnovation 18/9 Planlægningsmøde mellem projektejer og Syddansk Sundhedsinnovation 19/9 21/9 Antropologisk research i Nordborg & Sønderborg 3/10 Workshop i Nordborg 4

5 PROCES & METODER Arbejdsproces på workshoppen Projektejer indledte workshoppen med en præsentation af baggrund og vision for at etablere et sundhedshus i Nordborg. Herefter præsenterede Syddansk Sundhedsinnovation resultaterne af den antropologiske research og efterfølgende blev brugerne/aktørerne guidet gennem 3 øvelser i et co-creation forløb. Forud for de planlagte øvelser deltog aktørerne i Den kreative Platform. Her blev de introduceret til forskellige øvelser, som havde det formål at skabe relation og kendskab til hinanden. Nedenstående billeder illustrere en af øvelserne som var defineret således at aktørerne blev bedt om at finde sammen to og to og give deres bud på fremtidens sundhedshus i Nordborg. Til øvelsen anvendte aktørerne stimuli kort fra Den kreative Platform 1. Øvelse: Prioriteringsskema I den første øvelse tog de kommende beboere stilling til i hvilken grad de ønsker at samarbejde på tværs i forbindelse med etablering af det nye sundhedshus. 2. Øvelse: Samarbejdsmuligheder På baggrund af overblikket fra prioriteringsøvelsen udvalgte aktørerne 3 relevante samarbejdsområder. Aktørerne arbejdede derefter med en detaljering af disse samarbejdsområder i 3 tværfaglige grupper. 5

6 PROCES & METODER 3. Øvelse: Deling og indretning af de fysiske faciliteter I denne øvelse arbejdede aktørerne med at identificere muligheder for deling af de fysiske faciliteter. Desuden indrettede aktørerne kælder, stue og 1. sal på det eksisterende rådhus hvor det fremtidige sundhedshus skal placeres. Der fremkom 3 eksempler på indretninger. Metoder Nedenstående figur illustrerer de forskellige procestrin Syddansk Sundhedsinnovation arbejder med i en innovationsproces. På denne workshop og ved den indledende antropologiske research har aktørerne arbejdet med bygningsdesignet og samarbejdsflader, hvilket svare til fasen for plan, fakta & analyse og idé & koncept, som ligger før byggeprogrammet udarbejdes. Plan Processen blev indledt med et planlægningsmøde mellem projektejer og Syddansk Sundhedsinnovation. Formålet med mødet var at få forventningsafstemt omkring egnet proces for workshoppen med aktørerne i Nordborg. Efterfølgende blev der i samarbejde udarbejdet et program for workshoppen. Fakta & analyse 6

7 PROCES & METODE For at få et indblik i de kommende beboers arbejdsopgaver og rutiner i dag, samt deres syn på muligheder og udfordringer ved et kommende sundhedshus foretog Syddansk Sundhedsinnovation en række indledende interviews blandt de kommende beboer. Gennem interessentanalysen blev der afdækket status for kommende beboers forhold til den overordnede vision og konkrete behov i tilknytning til etablering af sundhedhus i Nordborg. Resultatet af analysen blev præsenteret i forbindelse med workshoppen og er vedhæftet som bilag til denne rapport i form af et Powerpoint oplæg. Idé & koncept Prioriteringsskema Bygningsdesignet vil afhænge af den fremtidige samarbejdsform, derfor er det afgørende at de kommende beboere får et overblik over hinandens overordnede indstillinger til samarbejde på forskellige områder. I denne øvelse anvendte Syddansk Sundhedsinnovation et prioriteringsskema, som gør det muligt at tilkendegive standpunkter i forhold til fagligt samarbejde og samarbejde omkring fysiske faciliteter. Øvelsen gjorde det muligt for aktørerne at udtrykke standpunkter uden at indgå i værdiladede diskussioner. Prioriteringsskemaet giver et overskueligt overblik til såvel kommende beboer og projektansvarlige i forhold til hvor der er potentiale for samarbejde og hvor der ikke er det. Øvelse om udvalgte samarbejdsområder På baggrund af prioriteringsskemaet blev de kommende beboere inviteret til at idégenerere om fremtidige samarbejdsmuligheder på områder udvalgt fra prioriteringsskemaet. Som metode blev anvendt en skabelon og post-it, hvor 3 tværfaglige grupper arbejdede med hver deres område. Formålet med denne øvelse var at give aktørerne en mulighed for at identificere mulige samarbejdsflader aktørerne imellem og idéer og ønsker til hvordan disse kan udfoldes i den fremtidige hverdag når sundhedshuset er etableret. 7

8 PROCES & METODER De 3 udvalget samarbejdsområder er følgende: Intern vidensdeling & undervisning Deling af fælles personale Ankomst/reception Øvelse med indretning af sundhedshuset For at hjælpe brugernes stillingtagen til de kommende beboers placering i det kommende sundhedshus, samt placering af fællesarealer havde Syddansk Sundhedsinnovation udviklet en øvelse, hvor deltagerne havde mulighed for at placere funktionerne og indrette arealforholdende i det kommende hus. Ved hjælp af denne øvelse kunne aktørerne både tage stilling til deres placering i forhold til hinanden og i forhold til indgang, ønske om tilgængelighed og muligheder for deling af faciliteter. Øvelsen var bevidst designet, således at indretningen endte med at forekomme meget lidt låst, så der ikke var fare for detailindretning. Øvelsen foregik på den måde at 3 tværfaglige grupper fik udleveret en planskitse af sundhedshusets arealer og et antal runde flytbare plader i forskellige farver. Hver faggruppe fik tildelt en farvekode og hver plade svarede til det kvadratmæssige behov hver faggruppe havde efterspurgt. Denne metode giver mulighed for, at aktørerne i fællesskab kan tage ansvar for at indrette huset, så det udnyttes optimalt og med mulighed for deling af faciliteter. Metoden sikre ligeledes overskuelighed og en mulighed for at diskuterer og finde kompromiser faglighederne imellem, så det endelige forslag til indretning er et produkt af en proces hvor hver faggruppe har haft en stemme. 8

9 RESULTATER 1 Øvelse: Prioriteringsskema Ved at placere sig i prioriteringsskemaet tilkendegav aktørerne i hvor høj grad de ønskede at samarbejde på tværs på forskellige områder, samt hvorvidt de ønskede at dele forskellige fysiske områder i det nye sundhedshus. Praktiserende læger, psykolog og frivillighedsområdet var ikke repræsenteret på workshoppen, derfor er deres holdninger ikke tilgængelig ifh. til prioriteringsskemaet. SAMARBEJDE & RELATIONER Individuelt Delvis fælles Fælles Socialt fælleskab Fagligt fællesskab Intern vidensdeling & undervisning Ekstern vidensdeling & undervisning Facilitator Forløbskoordinator ifht. borger Forebyggelse kronikerforløb Telemedicin Identitet & brand FYSISKE OMRÅDER Borgernære arealer Ankomst Reception Cafe Samtalerum Træningsfaciliteter Undersøgelsesrum Personalenære arealer Omklædning Kantine Mødelokaler Steril lab IT-teknik Internet IT-Platform Telefonsystem Deling af patientdata Mødelokale bookning Konsultation bookning Administration/drift Administrativt personale Pedel Rengøring Undervisningsaciliteter Print/Fax Borgerrettet forebyggelse & rehabilitering Jordmoderkonsultation Frivillighedsområdet Fysioterapeut Fodterapeut Tandlæge Fysioterapeut Sundhedspleje/sygeplejeklinik Hjemmesygepleje Apoteket 9

10 RESULTATER Den privatpraktiserende psykolog som ikke deltog i workshoppen havde på forhånd udtrykt, at hun ønskede samarbejde og faglig sparring på tværs. Desuden har psykologen behov for tilgængelige faciliteter som indretningsmæssigt imødekommer tryghed for klienter. Psykologen lægger vægt på at der skal være plads til hendes klienters problemer og følelser. 2 Øvelse: Samarbejdsområder På baggrund af øvelse med prioriteringsskemaet, udvalgt aktørerne i samarbejde med projektejer 3 konkrete samarbejdsområder som de i denne øvelse konkretiserede yderligere. De 3 samarbejdsområder var følgende: Intern vidensdeling & undervisning Deling af fælles personale Ankomst/reception Gruppe 1: Intern vidensdeling & undervisning Den gruppe der arbejdede med muligheder for samarbejde indenfor området intern vidensdeling og undervisning startede med at brede begrebet ud i en brainstorm for at identificere konkrete tiltag. Gruppe udvalgte derefter forskellige samarbejdsrelationer som pegede i retning af at udnytte viden på tværs og skabe en kultur hvor der bevidst deles viden mellem faggrupper. Eksempler kan være interne undervisningstilbud faggrupperne imellem hvor faggrupperne på skift deler ud af deres faglige viden indenfor deres felt. Derudover blev der i gruppen også drøftet muligheder for fælles kurser/foredrag i den nye sundhedshus, samt fælles leverandøraftaler og mulighed for studiegrupper og fyraftensmøder omkring relevante emner. Gruppen havde også overvejelser omkring et fælles fagligt bibliotek. Eksempler på hvordan samarbejdet kan udtrykkes: 10

11 RESULTATER Introduktion af husets beboere/faggrupper, Skemalagt indgået aftaler omkring fyraftensmøder, kurser og foredrag, intern undervisning, studiebesøg aktørerne imellem, leverandøraftaler/besøg, fælles fagligt bibliotek og fagblade skal være tilgængelige og synlige for alle faggrupper. Gruppe 2: Deling af fælles personale De tværfaglige medlemmer i denne gruppe startede ligeledes med en fælles brainstorm for at identificere hvilken type fælles personale der ville være relevant i forhold til deling i den nye sundhedshus i Nordborg. Gruppen drøftede muligheder for fælles personale indenfor følgende kategorier: Receptionist, koordinator, sekretær, pedel, rengøringspersonale og kantinepersonale. Desuden drøftede gruppen også fælles ITplatform og hjemmeside. Fælles for disse personalekategorier er at disse typer af personale kan hjælpe i forhold til den daglige drift og udgiften til dette kan eventuelt deles på tværs af aktørerne i sundhedshuset i Nordborg. Gruppe 3: Ankomst/reception Med udgangspunkt i denne gruppes fælles brainstorm startede gruppen med at forholde sig til hvordan borgeren skal modtages i den nye sundhedshus. Dette gav overvejelser i forhold til den fysiske indretning og hvilken type person borgerne skal modtages af. Desuden forholdte gruppe sig til i hvilket omfang velfærdsteknologiske løsninger skal tænkes ind i det nye sundhedshus. Der var i denne gruppe enighed om at velfærdsteknologi skal anvendes der hvor det giver mening, og hvor det med rette kan effektivisere, både i forhold til det borgere rettede men også i forhold til at understøtte samarbejde på tværs mellem aktørerne i sundhedshuset. Gruppen pegede på en traditionel receptionist som den modtagende person i forhold til borgeren. Men denne person skal tillige også fungere som koordinator i forhold til det praktiske i huset. Den fysiske indretning skal signalere sundhed, være levende med farver, forskelligt møblement, musik og forplejning. Det er vigtigt at sundhedshuset fremtræder lyst men ikke klinisk. Desuden havde denne gruppe også overvejelser omkring fælles telefon- og kalender system. 11

12 RESULTATER 3 Øvelse: Fysisk indretning af sundhedshuset Nedenstående illustrerer de spillebrikker som de 3 tværfaglige grupper indrettede det kommende sundhedshus med. Antallet af brikker var afstemt efter aktørernes pladsbehov som aktørerne havde indberettet inden workshoppen. Hver spillebrik svarer til ca. 50 m2. 12

13 RESULTATER Herunder ses en tegning af det nuværende rådhus i Nordborg, som kommer til at udgøre det kommende sundhedshus. Derudover ses skemaer med billeder og kommentar til hver af de 3 tværfaglige gruppers indretninger af sundhedshuset. I alle 3 grupper er der taget forbehold for plads til de praktiserende læger og apoteket. Fysisk placering af den kommende sundhedshus, består af det nuværende rådhus i Nordborg 13

14 RESULTATER Gruppe 1: I denne indretningsløsning har man placeret aktørerne strategisk så der skabes liv igennem bygningen. Ved hovedindgang er der placeret fællesfunktioner som reception, ventefaciliteter m.m. Der er prioriteret snitflader med de praktiserende læger og anvendelse af fælles faciliteter, som f.eks. rent/urent lager. Apoteket og borgerservice bør tænkes ind i den samlede løsning. Desuden er der prioriteret ventefaciliteter flere steder i denne løsning. Placering af funktioner: Øverst til venstre er sundhedspleje, jordmoderkonsultation psykolog og tandlæge placeret. De praktiserende læger er placeret øverst til højre sammen med fodterapeuten. De to fysioterapeuter dele faciliteter i de resterende m2 i stueplan. Derudover er borgerrettet forebyggelse & rehabilitering og frivillighedsområdet placeret i kælderetagen, da det forventes at de ikke vil være i bygningen permanent, men som satelitfunktion. På 1. salen har man i dette indretningsforslag placeret kantine og mødelokaler. 14

15 RESULTATER Gruppe 2: Også i denne indretningsløsning er der ved hovedindgang placeret fællesfunktioner som reception og ventefaciliteter m.m. Borgerservice bør tænkes ind i den samlede løsning. Placering af funktioner: Øverst til venstre er de praktiserende læger placeret sammen med tandlæge og fysioterapeut. Til venstre er sundhedspleje placeret sammen med psykolog. I de resterende m2 i stueplan er fodterapeut, frivillighedsområdet og den anden fysioterapeut placeret. I kælderetagen har gruppen placeret borgerrettet forebyggelse & rehabilitering samt hjemmepleje og omklædningsrum til personale. Ved hovedindgang er apoteket ligeledes placeret. 1 salen anvendes til personalerum/kantine og depot til apoteket. 15

16 RESULTATER Gruppe 3: Også i denne indretningsløsning har man placeret aktørerne strategisk så der skabes liv igennem bygningen. Der er bevidst prioriteret et ankomstområde som rummer fællesfunktioner som reception, ventefaciliteter og cafe. I gruppen drøftede man den levende indretning som signalere sundhed, dvs. farver, møblement, musik og forplejning. Placering af funktioner: I stueplan har gruppen ønsket at placere psykolog, frivillighedsområdet, jordmoderkonsultation og hjemmesygepleje øverst til venstre. Derefter fodterapeut og tandlæge. Borgerrettet forebyggelse & rehabilitering er spredt tæt ved hovedindgang. De praktiserende læger er ligeledes placeret i stueplan sammen med de 2 fysioterapeuter. I kælderetagen er der placeret mødelokaler og på 1. salen er der placeret mødelokaler og borgerrettet forebyggelse & rehabilitering. Den videre proces Syddansk Sundhedsinnovation anbefaler en videre proces, hvor borgernes behov og ønsker identificeres og sættes i spil. Ved at foretage en række dybdegående interviews med forskellige borgere i Nordborg og ved at få overblik over brugermønstre kan man kvalificere borgernes ønsker til sundhedstilbud, tilrette arbejdsgange hos aktørerne og indretning af sundhedshuset ud fra en borgervinkel. Desuden anbefaler Syddansk Sundhedsinnovation ligeledes, at der arbejdes yderligere med aktørerne omkring indretningsmuligheder, der giver anledning til synergi, samarbejde og deling af faciliteter. Nye idéer bør testes i praksis enten via mock-up eller via forsøgsordninger, således at idéerne kvalificeres inden etablering af det kommende sundhedshus. Desuden anbefales det, at aktørerne arbejder yderligere med at identificere samarbejdsflader for at imødekomme samarbejde på tværs og et sammenhængende borgerforløb for borgerne i Nordborg. 16

17 RESULTATER Syddansk Sundhedsinnovation kan være behjælpelig med at designe en proces for det videre arbejder omkring etablering af sundhedshus i Nordborg. Der henvises desuden til den generiske procesmodel for brugerinddragelse i forbindelse med etablering af sundhedshuse. 17

18 BILAG Bilag 1: prioriteringsskema SAMARBEJDE & RELATIONER Individuelt Delvis fælles Fælles Socialt fælleskab Fagligt fællesskab Intern vidensdeling & undervisning Ekstern vidensdeling & undervisning Facilitator Forløbskoordinator ifht. borger Forebyggelse kronikerforløb Telemedicin Identitet & brand FYSISKE OMRÅDER Borgernære arealer Ankomst Reception Cafe Samtalerum Træningsfaciliteter Undersøgelsesrum Personalenære arealer Omklædning Kantine Mødelokaler Steril lab IT-teknik Internet IT-Platform Telefonsystem Deling af patientdata Mødelokale bookning Konsultation bookning Administration/drift Administrativt personale Pedel Rengøring Undervisningsaciliteter Print/Fax Borgerrettet forebyggelse & rehabilitering Jordmoderkonsultation Frivillighedsområdet Fysioterapeut Fodterapeut Tandlæge Fysioterapeut Sundhedspleje/sygeplejeklinik Hjemmesygepleje Apoteket 18

19 Bilag 2: Antropologisk interessentanalyse BILAG Analysen fremsendes særskilt i form af en Powerpoint præsentation. 19