Vejlederen. 25 års digitalisering for kommunerne

Transkript

1 25. årgang, nr. 1 Danmark Maj 2012 Nyt fra Grontmij Vejlederen Foto: Grontmij Carl Bro 25 års digitalisering for kommunerne Netop i disse dage er det 25 år siden, at Hillerød Kommune som den første i Danmark fik installeret et pavement management system på en kommunal pc, og samme år blev Vejlederen født. Med dette nummer af Vejlederen kan vi således fejre et dobbelt jubilæum. Siden er der kommet andre ord til. I dag hedder det it i stedet for elektronisk databehandling, og Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi er blevet kommunernes nye vision på området. Men ånden fra dengang lever stadig. Hos Grontmij stræber vi efter at udvikle teknologier, som gør den kommunale forvaltning lettere, bedre og billigere. Derved frigøres ressourcer til det, som er det egentlige formål med kommunalt virke: At yde borgerne service for deres skattekroner. Derfor har vi viet dette jubilæumsnummer af Vejlederen til at fortælle om nogle af de løsninger, der har gjort arbejdet i de kommunale driftsafdelinger nemmere, smartere og mindre ressourcekrævende - for 25 år siden, i dag og i fremtiden. Læs mere om, hvordan Kalundborg, Gentofte, Københavns, Albertslund, Rudersdal og andre kommuner har fundet smarte løsninger til at lette arbejdet i driftsafdelingen. Et jubilæum er også anledningen til at kigge fremad, og vi skaber forbindelsen mellem fortid, nutid og fremtid. 25 år Principper for digitalisering Bedre borgerdialog Giv et praj med app 25 år fra faldlod til digital kommune Park-system skabt i fællesskab Kontrakt uden overraskelser

2 Digitaliseringsstrategi Side 2 Side 3 Kommunens øjne og ører Tre principper for digitalisering Bedre borgerdialog på kortere tid De edb-systemer, der så småt så dagens lys for en generation siden, har naturligvis udviklet sig meget gennem årene. Men for Grontmij har der hele tiden været tre grundprincipper, som har været bærende for udviklingen: Data skal ligge ét sted, så du altid er sikker på, at de er opdaterede, og at du har overblikket. Disse data kan så bruges andre steder i den kommunale forvaltning og anvendes af specialister og i de specialsystemer, der findes rundt omkring. Det skal være let at indsamle data, og så meget som muligt af denne registrering skal kunne foregå automatisk. Det gælder uanset, om disse data er tekniske vejdata eller oplysninger om hærværk fra en borger. Her i bladet kan du læse mere om, hvordan disse tre principper finder anvendelse i danske kommuner rundt omkring. Principperne er i grunden de samme, som er beskrevet i Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi, og derfor har kommuner, der anvender Grontmijs systemer i teknisk afdeling allerede taget et væsentligt skridt mod de mål, der er beskrevet i strategien. Denne kobling mellem et system, som tog sin spæde begyndelse i midten af 80'erne, og en omfattende strategi for digitalisering i alle danske kommuner, har vi blandt andet beskrevet nærmere i Trafik & Veje fra april 2012 i artiklen Puslespillet er næsten er færdigt. Kommunikation med borgerne har naturligvis høj prioritet i alle kommuner. Det er faktisk kommunernes eksistensberettigelse. Kommunen har brug for borgernes øjne og ører til at registrere behovet for serviceydelser, vedligeholdelse og reparationer. Og borgerne ønsker klar besked om, hvad kommunen bruger de penge til, som borgerne har deponeret i form af skat. Tid pr. borgerkontakt Kommunikationsbehovet mellem borgere og forvaltningen er vokset eksplosivt de seneste år. Heldigvis hjælper teknologien med til at begrænse den samlede tid, kommunerne bruger på at kommunikere med sine borgere. Og dialogen bliver ikke ringere af dén grund tværtimod. På de næste sider beskriver vi nogle af de løsninger, som kommunerne har taget i anvendelse for at gøre dialogen med borgerne bedre og mindre ressourcekrævende. Hvis du også vil effektivisere borgerdialogen, er du velkommen til at kontakte Grontmij. Ring til Bjarne Bylov Jensen på og hør nærmere. Personlig kontakt og telefon var for ikke så længe siden den eneste form for kontakt, der var mellem borgere og kommunen. Det var tidkrævende for begge parter, men egentlig ikke særligt besværligt. Både borgere og kommunens folk kendte jo veje, stier og udstyr i kommunen, og det var nemt at identificere både stedet og opgavens art. Efterhånden som kommunerne blev større, forsvandt denne fælles viden dog hurtigt. Det skal også være let og automatisk at fordele data, fx arbejdsopgaver, direkte til de medarbejdere, der har brug for dem. blev et supplement fra slutningen af 80 erne. Det sparede borgeren for turen til rådhuset eller ventetid i telefonkøen, men for kommunen var det stadig besværligt at finde ud af, hvem der skulle have mailen og ansvaret for, at opgaven blev løst. Det kneb også med dokumentationen, og mange s endte som en gul seddel på en eller anden medarbejders skærm. Leder Brug de eksisterende værktøjer Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi opfattes som en stor mundfuld i mange kommuner. Men i virkeligheden handler det mest om at anvende og udvikle de værktøjer, der findes i forvejen især i den tekniske drift. Digitaliseringsprocessen har til formål at frigøre de ressourcer, der i dag bruges på at indsamle, opdatere og fordele data, så der bliver flere ressourcer til at yde borgerne service og løse de daglige opgaver i en kommune. Inden for drift og vedligeholdelse af den kommunale infrastruktur har processen med at automatisere og lette indsamling, opdatering og fordeling af data været i gang siden slutningen af 80 erne. I adskillige år har man på en simpel måde kunnet indsamle data med faldlodsmåler om tilstanden af de dybere lag i vejene. I dag har flertallet af borgerne GPS, app og computere med sig overalt, og det giver kommunerne en enestående chance for at få borgerne til at hjælpe med at holde øje med, hvordan kommunens installationer og udstyr har det. Driftsfolk i marken har samme mulighed for at holde øje med tilstanden, og indsamling og opdatering af data er således noget, som meget nemt kan automatiseres. Dataenes vej fra borgeren, der tager et billede af problemet, til den medarbejder, der kan løse det, kan også nemt automatiseres. Dataene skal gemmes ét sted, hvor de altid er opdaterede og entydigt definerede. Så skal kommunerne blot gennemgå organisationen og definere, hvilke medarbejdere der har brug for hvilke data. I vejforvaltningssystemer er positionen entydigt defineret og er derfor den krog, som alle data kan hænge på. De er også åbne systemer, så adgangen til relevante data for alle, som har brug for dem, er sikret. Dette blad handler i høj grad om de kommuner, som udnytter disse principper. Ved at hente inspiration fra nabokommunen eller internt i egen organisation, kan du komme et godt stykke hen mod en digitaliseringsstrategi, der virker. God fornøjelse med læsningen. Markedschef Grontmij Pavement Consultants Hjemmesider med kommunekort gjorde, at det blev lettere at identificere stedet, men mange løsninger endte alligevel bare som en hos borgerservice, og besværet med at finde den ansvarlige medarbejder blev ikke mindre. Grontmijs web-løsninger har dog altid indeholdt indbygget filtrering, så systemet på baggrund af borgerens udpegning af stedet på et kort og menubaserede valg automatisk kan adressere henvendelsen til rette vedkommende. Push-teknologi bliver et nøgleord i den nærmeste fremtid. Borgere, som ønsker at holde sig orienteret om, hvad der sker i kommunen, får automatisk besked, når de går forbi fx et bøjet skilt: Vi har fået besked om skiltet. Det bliver lavet på torsdag kl. 10:45. Hav en god dag! Teknologien kan også bruges af særligt interesserede til fx at hjælpe med at indsamle oplysninger om forurening, truede dyrearter, eller hvad fantasien nu ellers tillader Hvad der kommer længere ude i fremtiden, kan der kun gisnes om. Kun ét er sikkert: Borgerdialogen bliver bedre, lettere og mindre ressourcekrævende! En app som Giv et praj flytter borgerkontakten ud til veje og områder i kommunen. Ved at kombinere foto af situationen og positionen med de valg, som borgerne foretager ved hjælp af menuen, kan du få en meget præcis beskrivelse af både opgavens art og af stedet. Den medarbejder, der kan løse opgaven, får direkte besked og ved, hvad det handler om. Derfor har hun eller han fx altid det rigtige værktøj og de rigtige materialer med. I går I dag I morgen

3 Giv et praj i... Side 4 Side 5... Gentofte, Albertslund og København Let for borgerne overskueligt for dig Den sidste lørdag i april plejer Albertslund Kommune at holde Grøn Dag på materialegården, hvor kommunens borgere kan hente flis, komme af med haveaffald og i det hele taget komme tæt på arbejdet i Miljø- og Teknikforvaltningen. I år, den 28. april, blev borgerne præsenteret for en nyhed. Foto: Jeppe Carlsen Andreas Hedeby Jensen (til højre) fra Callcenter, Miljø- og Teknikforvaltningen i Albertslund Kommune har oplevet en stor stigning i antallet af borgerhenvendelser om blandt meget andet graffiti og affald. Giv et praj vil kunne minimere antallet af telefoniske henvendelser. Borgerne slipper for ventetider og oplever en bedre service. Miljø og Teknikforvaltningen præsenterer dig for giv et praj, hvor du med din smartphone kan give kommunen besked om et hul i vejen eller en lygte, der er gået ud, stod der i den brochure, som kommunen havde sendt ud til borgerne forud for arrangementet. Adskillige borgere testede den nye app og fandt ud af, hvor let det var at give et praj. Pionerer opgraderer med app Gentofte Kommune har været en af pionererne i Danmark med at give borgerne mulighed for at melde skader og andet ind til kommunen. Under navnet Giv et vink har borgerne siden 2008 via kommunens hjemmeside kunnet sende meddelelser om steder, hvor noget fx trænger til en reparation. Nu er web-tjenesten blevet udvidet med en app til smartphones. Grontmijs DriftWeb-system sikrer, at et vink fra borgerne altid går til den rigtige medarbejder i kommunen, uanset om det kommer ind via hjemmesiden eller smartphonen.»udviklingen på dette område går jo lynhurtig,«siger Dorte Skjoldager, der projekt-»for os er det dog først og fremmest et arbejdsredskab, som skal gøre vores arbejde mere overskueligt, gøre det lettere at udføre kvalitetskontrol og få dokumentation. I sidste ende vil løsningen hjælpe os med at få prioriteret opgaverne,«siger Keld Frandsen, driftsleder på materialegården i Albertslund Kommune. Telefonbetjening minimeres Forventningerne til det nye produkt er ligeså høje hos de medarbejdere, der varetager de mere administrative opgaver i kommunen.»et formål med det nye system er at få flere borgere til at betjene sig selv frem for at kontakte os telefonisk. Dermed kan vi flytte ressourcer fra telefonbetjening til andre opgaver. Hvis borgere henvender sig telefonisk, er der altid risiko for misforståelser, for at henvendelsen havner det forkerte sted, eller for at henvendelsen og opgaven ikke bliver registreret og dokumenteret,«siger Andreas Hedeby Jensen fra Miljø- og Teknikforvaltningens callcenter. Han understreger dog, at telefonhenvendelser stadig er velkomne. Henvendelser, der går via hjemmesiden eller Giv et praj -app en, er dog kvalitetssikret på forhånd. Positionen er entydigt bestemt, og borgeren er sikker på, at prajet kommer videre til den person, der kan gøre noget ved problemet. Selv i en forholdsvis lille kommune som Albertslund med indbyggere kender medarbejderne naturligvis ikke alle hjørner, og det er vanskelligt og tidkrævende at finde frem til stedet og præcist, hvad opgaven drejer sig om, via telefonen. Med Giv et praj sker begge dele automatisk. leder for Gentofte Kommunes nye hjemmeside. Det tager ikke mange sekunder for hende at illustrere, hvor let det er. Med smartphonen tager hun et billede af lokalet, vi sidder i. Et par vip med fingeren, og hun har lavet et vink om, at der er et hul henne i hjørnet. Det bliver dog ikke sendt af sted, men illustrerer, hvor let det er for borgeren. Borgerne gør arbejdet Gentofte Kommune lægger vægt på, at kommunen er et godt og sikkert sted at færdes, og at der er rent og pænt. Park og Vej er derfor afhængig af informationer fra borgerne, som der står på kommunens hjemmeside.»hvis vi skal have borgerne til at hjælpe os»vi kan bruge borgerens informationer og billeder direkte i de forskellige afdelinger. Det giver overblik,«demonstrerer it-koordinator René Hytting, Gentofte Kommune. Foto: Jeppe Carlsen Borgerne i Albertslund Kommune testede den nye app på kommunens Grønne Dage.»Vi fandt ud af, at vi manglede at få lagt nogle oplysninger ind i vores GIS. Vi måtte derfor opdatere vores GIS-kort og beskrive arbejdsopgaverne mere præcist. Men det har vi nu gavn af i det daglige arbejde,«påpeger Andreas Hedeby Jensen. med informationer om tilstanden på veje og i parker, skal det være nemt. Samtidigt skal de informationer, vi får ind, kunne bruges direkte. Det er blandt andet derfor, at det slet ikke er muligt at give et vink via vores app uden at medsende et billede,«forklarer Dorte Skjoldager.»Vi har endnu ikke taget skridtet med at omstille fra papir til elektronisk teknologi helt ud til medarbejderen ude i marken. Derfor er det vigtigt, at vi får informationer ind, som kan anvendes, uanset om de bliver printet ud eller anvendes direkte i elektroniske medier,«supplerer it-koordinator René Hytting.»Systemet giver os overblik og synliggør, hvor travlt der er i de forskellige afdelinger. Det betyder, at vi kan udnytte vores ressourcer bedre,«pointerer René Hytting. om Giv et praj Helge Tøttrup Helge.Tottrup@grontmij.dk Praj til den rigtige»tidligere skete det ofte, at et praj faldt ned mellem to stole. Desuden ville vi gerne have koblet billeder på, og vi ville gerne helt undgå fritekst, som altid kan misforstås.«digitaliseringskonsulent Bolette Højsteen fra Københavns Kommune er klar i mælet, når hun forklarer, hvorfor kommunens kun to år gamle Giv et praj -løsning netop er blevet afløst af en ny. Borgere i kommunen har siden 2010 via hjemmesiden kunnet give et praj om fejl, mangler og uregelmæssigheder i kommunens infrastruktur, parker mv. Det kan de stadig, men nu er borgerne sikre på, at meldingerne kommer ud til netop de medarbejdere, som kan gøre noget ved problemet. Siden 2010 er teknologier som APP, smartphones og GPS blevet omtrent hvermandseje, og det betyder, at mulighederne for at kommunikere mellem borgere og kommune er blevet mange gange bedre. Kompliceret infrastruktur»derfor sendte vi vores Giv et praj i udbud. Vi stillede krav om, at borgerne direkte skulle kunne bruge deres smartphones til at tage et billede af situationen. Vi skulle kunne identificere situationen helt entydigt, uden at borgeren skulle beskrive problemet ved hjælp af supplerende tekst. Desuden ønskede vi ikke at registre de borgere, der henvender sig,«fortæller Bolette Højsteen og tilføjer, at Grontmij og samarbejdspartneren Display blandt andet fik opgaven, fordi de kunne efterkomme alle tre krav og samtidigt basere løsningen på kommunens GIS-kort. Det er helt afgørende, at en henvendelse fra en borger bliver identificeret præcist. Hører en vej eller sti under Center for Park og Natur eller Trafik? Eller er der måske tale om en privat vej? Derfor foregår identifikationen af den enkelte opgave som en kombination af GPS og de menuer, borgeren kan vælge mellem. En præcis identifikation er nemlig en forudsætning for at sende prajet videre til lige dén medarbejder, som kan løse problemet. Høje forventninger Giv et praj i version 2 blev sat i drift i december og her i begyndelsen af maj lander alle praj det rigtige sted. Der er stadig udfordringer. For eksempel kræver løsningen, at kommunens GIS-data er meget præcise. De data, som kommer fra kommunens vejforvaltningssystem i København, RoSy kan dog leveres helt automatisk til GIS-kortet og skal derfor ikke opdateres manuelt. Det er muligt at give kommunen praj om 120 forskellige forhold, og der er i skrivende stund kommet lige over 2000 praj.»borgerne kan i forvejen se, om andre har registreret det samme hul i cykelstien, overfyldte skraldespande eller ødelagte skilte, og de får straks besked, hvis andre end kommunen skal tage sig af det. Om de nye muligheder vil betyde et øget antal henvendelser eller færre, ved vi ikke. Men vi kan i hvert fald sige, at henvendelserne nu altid vil nå frem til den person i kommunen, som kan afhjælpe problemet,«påpeger Bolette Højsteen. Bolette Højsteen viser, hvordan borgerne kan se, hvor langt de enkelte opgaver er. De behøver således ikke give et praj, hvis stedet er markeret i forvejen.

4 25 år Side 6 Side 7 Kalundborg Kommune Fra et faldende lod til kommunal forvaltning Dette nummer af Vejlederen markerer 25-års jubilæet for både RoSy og bladet. Denne artikel starter dog længe før og tager dig med på en rejse fra det gamle Rom over nogle teorier om elasticitet til en moderne digitaliseret kommunal forvaltning. Helt fra den gang, hvor alle veje førte til Rom, og frem til den tid, hvor vi mennesker var på vej til månen og for længst havde bygget de første motorveje i Danmark, var det menneskelige øje det vigtigste redskab til vedligeholdelse af veje. Man kiggede på vejene og reparerede hullerne, efterhånden som de opstod. I midten af 60'erne var trafikken allerede voldsom, og det var upraktisk og farligt at blive ved med blot at vente på skaderne. Kunne man ikke forudse, hvornår de ville opstå? Asfalt og andre materialer i en vej er elastiske, og derfor giver vejen lidt efter, når fx en tung lastbil passerer. Det er denne elasticitet, der efterhånden får vejen til at revne og til sidst gå i stykker ligesom en frisk gren, der bliver bøjet tilstrækkeligt mange gange. Teorierne var såmænd velkendte allerede dengang for 50 år siden. Det nye var, at nogle vejingeniører beregnede sammenhængen mellem vejens elasticitet altså hvor meget den giver efter og vejens tilstand. Det førte til opfindelsen af faldloddet, hvor man måler, hvor meget vejen synker ned, når man lader et lod med en bestemt vægt falde ned på asfalten fra en bestemt højde. Dynamisk værktøj Ud fra kendskabet til vejens opbygning og trafikken samt antallet af millimeter, loddet synker ned, kan man beregne, hvornår og hvordan vejen skal vedligeholdes. Med faldloddet kan man altså nu regne ud, hvordan bærelaget og belægningen skal udformes, og hvornår de skal udlægges, for at gøre vejen så holdbar som muligt. Faldloddet gjorde det muligt at udforme standarder for vejvedligeholdelse.»næste skridt var at koble økonomiske beregninger sammen med bæreevne og andre tekniske parametre, og det skridt blev taget her i Danmark i midten af 80'erne,«fortæller markedschef i Grontmij, Jørn Riishede Kristiansen, der har været drivkraften bag, hvad der startede som en bæredygtig idé i en afdeling i et asfaltfirma, og som nu anvendes af statslige, regionale og kommunale vejforvaltninger i mere end 20 lande og er Europas mest udbredte vejforvaltningssystem.»vi havde lavet nogle bæreevnemålinger for den daværende Midtdjurs Kommune, og de viste, at der skulle 7 cm asfalt på en given vejstrækning. Men kommunen ville vide mere og stillede det indlysende spørgsmål om, hvad der ville ske, hvis vi nøjedes med at lægge 6 cm på eller 5 Hvis en tyndere belægning var meget billigere, men ikke forkortede den forventede levetid ret meget, kunne det måske godt betale sig. Og så måtte vi hjem og regne igen,«smiler Jørn Kristiansen, der er fuld af anekdoter fra tiden omkring RoSys fødsel. Økonomisk optimal vedligeholdelse Spørgsmålet fra Djursland satte ekstra skub i de tanker og ideer, der altid har præget udviklingen af RoSy. Økonomien er i praksis det eneste relevante og objektive mål for, hvor god en vejmyndighed er til at vedligeholde sine veje. I mange tilfælde er der en bestemt sum penge at gøre godt med, og så gælder det naturligvis om at få bedst mulige veje for de penge, der nu en gang er til rådighed. Omvendt skal det være billigst muligt at opretholde den tilstand, som det er bestemt, at vejene skal være i.»vedligeholdelse på den økonomisk optimale måde bliver altså afgørende, uanset om man tager udgangspunkt i vejene eller i bevillingerne. Der kan være andre grunde til, at kommunerne vælger en anden vedligeholdelsesmodel, men det er altid vigtigt at kunne dokumentere, hvilke konsekvenser afvigelsen i givet fald får for vejenes tilstand og for økonomien. Det kan vi ved hjælp af RoSy,«påpeger Jørn Kristiansen og tilføjer: De allerførste faldlodsmålere, FWD, skulle hejses ned på kørebanen. I 70 erne fik den både hjul og hydraulisk manuel betjening. Det var en sådan type som i 1983 var udgangspunktet for Phønix PMS, der senere blev til RoSy. Senere er mange nye typer kommet til fra den lille PRIMA 100, der ses herover, til Primax, som indbygges i biler eller på trailere.»det kan godt være, at politikerne ønsker nogle veje i en bedre stand, end det er økonomisk optimalt, eller at de ønsker at sætte en vej i stand, før det kan betale sig økonomisk. Men så skal de naturligvis vide nøjagtigt, hvad sådanne beslutninger koster.«midtdjurs Kommune var den første, som fik beregnet hele denne sammenhæng mellem faldlod, bæreevne og optimal økonomi. De fik beregnet dette, fordi kommunerne den gang i starten af 80'erne ikke havde egne pc er og derfor måtte bruge computere hos leverandøren. I 1987 fik Hillerød Kommune som den første installeret RoSy på egen pc, og det er dette jubilæum, vi markerer her i var i øvrigt også året, hvor det første RoSybrugerseminar fandt sted med deltagelse af både pc-kommuner og kommuner, der brugte eksterne computere mainframes til beregningerne. Farvel til romervejene Med RoSy og de værktøjer, fx Asset Management, der følger med systemet, fik vi en helt anden måde at udføre vejvedligeholdelse på end den, der har været gængs lige siden oldtiden. I stedet for at kigge på vejene og lappe huller, efterhånden som de opstår, kan vi nu kigge i vores pung og på de forventede omkostninger og se, hvordan vi bedst muligt får de to ting til at forenes. Denne måde at se på vejvedligeholdelse på betyder, at der ind i mellem skal brydes nogle vaner og træffes modige politiske beslutninger.»der kan være veje, som er i så dårlig stand, at de er for dyre at reparere, eller i hvert må vente nogle år med at blive ordnet! De er så ringe, at de groft sagt ikke kan blive ret meget værre, selv om vi venter et år eller to. Hvis man derimod satser på at forstærke de veje, hvor hullerne ventes at poppe op næste år eller næste igen, så bliver det dels billigere og dels mere varigt,«forklarer Jørn Kristiansen. Positionen som krumtap RoSy adskilte sig den gang som nu fra andre vejforvaltningssystemer ved at kigge på bæreevnen i stedet for på de opståede skader og ved også at kigge på vejene med økonomiudvalgets briller. Alle vejforvaltningssystemer indeholder fælles geografiske informationer fra den Centrale Vejfortegnelse, CVF. Derudover indeholder systemerne en stor mængde oplysninger om vejenes tilstand. Alle data er knyttet til en position, men tilstandsdataene er forskellige fra system til system alt efter hvordan systemleverandøren måler tilstanden og definerer optimal vedligeholdelse.»netop dét at have alle data samlet ét sted, hvor man altid er sikker på, at de er opdaterede og komplette, er den første forudsætning for Allerede fra starten var erfaringsudveksling mellem kommunale medarbejdere en del af konceptet som her i Vejen i Siden har det udviklet sig til RoSy-brugerseminarer med langt flere deltagere, men det er fortsat erfaringsudvekslingen, der er i højsædet. Den foregår i høj grad i mindre arbejdsgrupper som her i Fredericia sidste år. at kunne anvende et it-system i hele forvaltningen. Den anden forudsætning er, at systemerne er åbne, så de kan udveksle data, uanset hvilket system der bruges som indgang til denne database. RoSy er et sådant åbent system,«oplyser Jørn R. Kristiansen. Kort i flere dimensioner Grontmijs vision kan illustreres som flere kort, der er placeret ovenover hinanden. Indgangen til alle de underliggende data er den geografiske position. Alle data, hvad enten det er en borgerhenvendelse om et væltet skilt, uheld, trafik, tekniske data om vejens beskaffenhed eller dimensionerne på kloakrørene nedenunder, knyttes til denne position. De medarbejdere, der har brug for oplysningerne i det daglige arbejde, har naturligvis automatisk adgang til de underliggende data. Men det er ikke mindst muligheden at kombinere forskellige data og dermed få mere viden og flere ideer til at gøre arbejdet i kommunernes forvaltninger mere effektivt og smidigt som præger RoSy.»Denne tankegang har gennem tiden udmøntet sig i RoSy-værktøjer til at håndtere opgravninger, trafik, borgerhenvendelser, driftsruter, grå, sorte og endda blå pletter og meget, meget mere. I fremtiden vil flere informationer kunne kobles på den viden, der er knyttet til hver eneste geografiske position i en kommune. Positionen er også knyttet til bygninger, forsyningsvirksomheder, ledninger og andre installationer, der hører ind under den tekniske forvaltning. Og hvorfor ikke også tage andre forvaltninger med? Børnehaver, skoler og ældrecentre har jo også brug for en effektiv og smidig forvaltning og kontakt til brugere...«forudser Jørn Riishede Kristiansen.

5 Effektivitet i Vej og Park Side 8 Side 9 Nyt Park-system Værktøj til både sort og grønt I mange kommuner er drift af veje og parker mv. én enhed, og for borgerne er der uanset organisatorisk opbygning ingen forskel. Om en vildtvoksende busk, der skygger for udsynet i et kryds, hører ind under vej eller park, er lige meget for den borger, der henvender sig. Hovedsagen er, at busken bliver klippet, så der igen bliver frit udsyn til trafikken. Grontmij har, som dette blad viser, løsninger, der gør, at borgerens henvendelser altid havner på rette sted uanset, om det er de grønne eller sorte driftsfolk, der skal tage sig af dem. Der er dog forskel på de to områder. Veje og stier og andet menneskeskabt er lidt lettere at identificere og systematisere, mens naturen er sværere at få hold på. Det gør det lidt mere vanskeligt, men det forhindrer dog ikke Grontmij i også at opfinde systemer, som kan lette driften af kommunens grønne områder. Grontmij Park hedder det nye system, der netop snart vil blive taget i brug i Rudersdal Kommune som det første sted i Danmark. Styr på sagerne og godt overblik Vej og Park hos Kalundborg Kommune har sat borgerne i fokus, når de via Rosy MEMOWeb indrapporterer huller på veje og stier og andet, som trænger til udbedring. En kort og klar procedure gør, at alle afdelingens medarbejdere kan sagsbehandle, og borgerne får direkte besked om, hvad der sker med deres henvendelse. Med integration af Rosy MEMOWeb er arbejdsdagene blevet særdeles effektive for medarbejderne hos Vej og Park i Kalundborg Kommune. I samme øjeblik borgerne via kommunens hjemmeside fx har indrapporteret et hul i vejen eller en knækket fortovsflise, er sagsbehandlingen i gang. Borgeren kan samtidig få informationer om, hvor langt sagen er nået.»det betyder reelt, at vi undgår at bruge en masse arbejdstimer på unødvendige telefonsamtaler og it-systemer, der ikke fungerer sammen. Vi kan dedikere arbejdstiden til hver enkelt sag med en klar køreplan, hvor vi kan se, hvem der gør hvad. Dermed kan vi sikre, at borgernes indrapporteringer bliver fulgt til dørs så hurtigt som muligt,«fortæller Michelle Olsen, som er hovedsansvarlig for Rosy MEMOWeb. Godt samarbejde»med løsningen har vi ganske enkelt fået totalt overblik og fuldstændig styr på alle de indrapporterede forhold. Vi vurderer, hvad der skal udbedres med det samme, og hvad vi kan udsætte til senere. Desuden har vi fået en komplet oversigt, der løbende viser, hvor sagerne befinder sig i vores interne system, så alle kan se, hvad de lige netop skal foretage sig hvornår,«fortsætter Michelle Olsen, som også har oplevet stor forståelse fra Grontmij i forhold til justeringer og tilpasninger af systemet.»vi har haft et rigtigt godt samarbejde med Grontmij, så vi på baggrund af vores tilbagemeldinger har fået tilpasset RoSy MEMOWeb fuldstændig til vores behov. Dermed er det blevet et vigtigt arbejdsredskab, der med direkte kommunikation til alle parter i vores organisation, giver et rigtigt godt workflow. Fx vil både de interne og eksterne asfaltarbejdere nu kun modtage informationerne om forhold til udbedring via RoSy MEMOWeb,«påpeger Michelle Olsen. Komplet oversigt For de borgere i kommunen, som fortsat foretrækker den gamle traditionelle metode med et telefonopkald, har medarbejderne i Vej og Park også fundet en løsning. Bente Høffner og Michelle Olsen fra driftsadministrationen i Kalundborg Kommune oplever en stigende effektivitet.»når vi får en telefonisk henvendelse, har vi en procedure, hvor medarbejderen i afdelingen selv opretter sagen direkte i Rosy MEMOWeb på samme måde som en almindelig borgerhenvendelse. På dén måde sikrer vi, at alle meldinger alligevel bliver samlet i systemets komplette oversigt, så opgaverne bliver løst hurtigst muligt. Det er en enorm fordel for os,«fastslår Michelle Olsen. Fordobling på tre måneder Tallene 68, 101 og 119 står for antallet af borgerhenvendelser via hjemmesiden i henholdsvis marts, april og de første tre uger af maj.»tallene viser, at borgerne har taget systemet til sig. Vi oplever helt klart, at borgerne de sidste år er blevet bedre til at gøre os opmærksomme på fejl og mangler i kommunen. Derfor er det vigtigt, at vi kan håndtere flere borgerhenvendelser uden mere administration,«påpeger Bente Høffner fra driftsadministrationen i Kalundborg Kommune.»Vi ville have fået endnu flere henvendelser, hvis ikke borgerne havde kunnet se tidligere henvendelser på hjemmesiden. Nu undgår vi jo dobbelthenvendelser,«påpeger Bente Høffner. Park-system udviklet i fællesskab»vi har forskellige elementer registreret i det parkdriftssystem, vi har benyttet hidtil, og det er slet ikke egnet til at håndtere borgerhenvendelser.«gis-projektleder i Rudersdal Kommune, Hanne Krarup Nielsen sætter meget præcist fingeren på forskellen mellem drift af de sorte og grønne områder i en kommune. Begivenheder på veje og stier er forholdsvist lette at beskrive og inddele i overskuelige grupper. Borgernes praj til kommunen og opgaverne kan derfor blive præcise. Et skilt er et skilt, og det er rimeligt enkelt at bestemme dets position ud fra gadenavne og omgivelser især hvis borgeren tager et billede, som følger med prajet om fx det beskadigede skilt. At standardisere den grønne drift er noget mere kompliceret. Et træ er ikke bare et træ, og en plante er ikke bare en plante. Hver art har sin egen plejeplan, sin egen historie, sin egen risiko for at vælte i en storm etc. Derfor er det ofte kompliceret at planlægge opgaverne. Det er desuden svært for borgerne at beskrive præcist, hvilket træ i parken, der har en knækket gren, som truer med at falde ned på stien. I parken er der ikke gadenavne eller andre pejlemærker, og et billede hjælper ikke altid med at stedfæste problemet. Et samlet hele»vi har udviklet et system, Grontmij Park, som kan håndtere borgerhenvendelser, dokumentation og planlægning af opgaverne i en kommunes parkafdeling som et samlet hele. Vi ønskede et system, der for alvor giver lettelser og besparelser for kommunerne. Og da der kun findes få eksisterende systemer, der kan opfylde vores krav, besluttede vi at udvikle produktet i tæt samarbejde med vores kunder,«fortæller konsulent Ole Urup Mogensen fra Grontmij. I Rudersdal Kommune havde Hanne Krarup Nielsen og andre givet udtryk for behovet for et bedre system til at varetage kommunens parkdrift, og derfor blev kommunen inviteret med til at fortælle om behovene, deltage i work shops og forundersøgelser mv. Park er nu udviklet og sættes i pilotdrift den 1. juli. Systemet bliver videreudviklet, efterhånden som erfaringerne fra Rudersdal Kommune indløber, og fase 1 ventes at være klar efter sommerferien. Men allerede i udviklingsfasen blev kommunen opmærksom på nogle fordele, som Hanne Krarup Nielsen og hendes kolleger venter sig meget af:»vi mener fx, at det bliver væsentligt lettere for os at lave udbudsmateriale. Nu kan vi let bruge gængse og let tilgængelige datakilder som tegninger, vejregistreringer, Google Streetview, kortdata, ortofoto etc. til at lave en meget detaljeret og altid opdateret beskrivelse af vores parker og grønne områder. Desuden regner vi med at blive mere effektive, fordi medarbejderne kan bruge deres tid på at løse opgaver i stedet for på at udfylde skemaer. Eksempelvis foregår tidsregistrering automatisk i det nye system,«siger Hanne Krarup Nielsen, der skønner, at hver medarbejder i gennemsnit bruger et kvarter af arbejdsdagen bare på at indrapportere tidsforbruget for de enkelte opgaver. Ole Urup Mogensen

6 Økonomisk vedligeholdelse Side 10 Side 11 Sagt om funktionskontrakter Funktionskontrakter: Sådan sikrer du din kommune Km Samlet antal udbudte km (akkumuleret km) Grontmij Martin Damm, borgmester i Kalundborg Kommune»Vi ønsker, at den kommune, vi afleverer til vores efterfølgere efter et valg, skal være mindst lige så meget værd som nu. Nu har vi beskyttet vejene mod os politikere i 15 år og kan efterleve vores egen målsætning om at fjerne efterslæbet hurtigt.«mod overraskelser Markedschef Jørn Riishede Kristiansen, Grontmij har undersøgt de seneste ti års funktionsudbud En nøjagtig beskrivelse af vejenes nuværende tilstand plus politisk formulerede krav til vejenes ønskede tilstand om 15 år med udgangspunkt i økonomisk optimal vejvedligeholdelse. Det er opskriften på succesfulde funktionskontrakter uden overraskelser.»det gælder altså om at være omhyggelig med at registrere tilstanden FØR kontraktens indgåelse, at være mindst lige så omhyggelig med at beskrive, hvordan kommunen ønsker tilstanden UNDERVEJS, og NÅR vejene bliver afleveret tilbage ved kontraktens udløb,«påpeger markedschef Jørn Riishede Kristiansen fra Grontmij. Grontmij har været med til at udarbejde funktionskontrakter siden starten af 00'erne. De første kontrakter er altså ved at løbe ud nu, og derfor er det ved at være tid at gøre status: Hvad sker der, når vejene om ikke så mange år igen overdrages til kommunerne? Indtræffer der noget, som der ikke var taget højde for, da kontrakten blev indgået?»spørgsmålet er endnu mere relevant, hvis man kigger på det fremadrettet. Hvordan undgår man overraskelser, når funktionskontrakterne skal fornyes, eller nye kontrakter skal udformes?«siger Jørn Kristiansen. Funktionskontrakter skal være sikre Grontmij mener, at kontrakter, der løber over 15 år, skal være lige så sikre som kontrakter med en kortere løbetid. Målt i kilometer vejnet har Grontmij stået for knap halvdelen af alle udbud. Vi har konstateret, at priserne for funktionskontrakter de sidste godt ti år har været støt faldende, men skyldes prisfaldet en reel rationaliseringsgevinst hos entreprenørerne eller blot, at risikoen er blevet overført til kommunerne?»i de udbud, som Grontmij har været med til at udarbejde, har det været et formuleret krav, at vejnettet skal leveres tilbage i en væsentligt bedre tilstand, end det havde ved kontraktperiodens start. Desuden er der som regel også stillet krav til bæreevne for de mest trafikerede veje og om garanti for belægninger, der er udlagt i de sidste fem år af kontraktperioden,«siger Jørn Kristiansen. Værdi for pengene Kommunerne har opnået en del besparelser i kroner og ører ved at udbyde hele eller dele af deres vejnet i funktionsudbud. Men har kommunen også fået værdi for pengene? Hvis kommunens vejnet får lavere standard eller lavere serviceniveau, når funktionskontrakten udløber, så bliver besparelserne modvirket af veje, der har mistet værdi.»vi kan kun svare for de funktionsudbud, som Grontmij har været med til at udarbejde, og de viser, at dette forhold ikke udgør et problem. Det skyldes de krav, vi opstiller i udbudsfasen,«forklarer Jørn Kristiansen. Grontmij vil meget gerne have indføjet et krav om en afhjælpningsperiode og et krav om bæreevne, og disse krav har været med i de kontakter, som Grontmij har rådgivet om, selvom prisen er faldet.»rigtigt interessant er det imidlertid, at der i samtlige kontrakter også er stillet krav om, at vejene skal tilbageleveres i en tilstand, som svarer til den økonomisk optimale. Denne tilstand er ofte væsentligt bedre, end tilstanden var den dag, entreprenørerne overtog vejene. Det er altså formuleret i udbudsmaterialet fra starten, at kommunen skal få mest værdi for pengene,«understreger Jørn Kristiansen. Pas på synsbedrag Til gengæld er der generelt ikke stillet meget specifikke krav til belægningstype og arbejdsmetode.»det er jo netop entreprenørens mulighed for at benytte den mest egnede form for belægning på de rigtige tidspunkter, som giver mulighed for at rationalisere arbejdet og dermed for at give en billigere pris,«forklarer markedschefen. Grontmij vil oftest hverken anbefale eller fravælge fx en billig overfladebelægning (OB). Selv om OB koster mindre, vil den udlagt de rigtige steder og på de rigtige tidspunkter dvs. inden den eksisterende belægning bliver for dårlig ofte kunne holde i rigtigt mange år. Hvis den bliver udlagt for sent, så holder den slet ikke og skaber en masse vedligeholdelsestekniske problemer. Det ved entreprenørerne naturligvis godt. Og hvis kommunen ellers kan leve med OB-belægningens ru og lidt støjende egenskaber, kan entreprenøren udføre arbejdet billigt og samtidigt sørge for, at OB-belægningen holder i kontraktperioden, hvor vejenes tilstand jo alene er entreprenørens ansvar.»men, problemet for kommunen kan opstå efter udløbet af funktionskontrakten! Hvis der eksempelvis er lagt tre eller flere lag OB oven på hinanden, eller denne type belægning er udlagt i slutningen af perioden for at dække over en masse dårlige lapper og revner, kan der meget nemt opstå store og dyre - problemer få år efter kontraktens udløb,«advarer Jørn Kristiansen, der dog i samme åndedrag forklarer, hvordan overraskelser efter kontraktperiodens udløb kan undgås.»man kan tage højde for situationen allerede i udbudsmaterialet ved fx at stille krav om en afhjælpningsperiode for de belægninger, der udlægges i den sidste del af kontraktperioden, og ved at stille krav til bæreevnen, som er et mål for, hvor gode eller dårlige vejene er, når kontrakten udløber.«jørn Riishede Kristiansen JornRiishede.Kristiansen@grontmij.dk Gennemsnitligt opnået resultat (årlig pris pr. km) Km akk Grontmij Her er de afgivne priser omsat til kr. pr. km vejnet, og grafen viser, at priserne opnået gennem et Grontmij-udbud siden 2005 har ligget noget lavere end for øvrige udbud på markedet. Kravene til funktion og kvalitet er ikke ændret væsentligt i løbet af perioden. Gert Mortensen, formand for Klima-, Miljø- og Teknikudvalget i Lolland Kommune»Den flerårige kontrakt gør det muligt for entreprenøren at lave en langsigtet vedligeholdelsesstrategi, hvor vejene renoveres, når det er økonomisk mest fordelagtigt. Og det er vel at mærke IKKE, når vejene er slidt helt ned.«lars Højmark, Fagchef for Teknik og Byg i Mariagerfjord Kommune:»Vejene får en højere standard end nu, og ved ligeholdelsen er set over en årrække økonomisk optimal.«curt Sørensen, borgmester i Svendborg Kommune»Vi vil gerne lave aftaler og partnerskaber med private virksomheder, når vi har behov for rigtig langsigtet planlægning, som vi har på vejområdet. Vi ville komme bagud og få et stort vedligeholdelsesefterslæb, hvis aftalen IKKE var blevet indgået.«

7 Det gode liv Side 12 Modigt forslag på Vinderveje 2: Dårlig vedligeholdelse skal koste tilskud Vejene er en kapital en værdi og ikke blot noget, der generer omkostninger. De to unge politikere Tina Staun fra Aalborg Kommune og Thomas Bak fra Fredensborg Kommune mente, at vejene skulle have en ny rolle, hvis drømmen om det det gode liv skulle opnås. Det gode liv var undertitlen på det femte forårskonference om de kommunale vejes rolle i samfundet. KTC, Asfaltindustrien, Dansk Vejforening og Grontmij stod også i år bag arrangementet. En god og velfungerende infrastruktur er forudsætningen for vækst og velfærd. Det var både indlægsholdere og tilhørere enige om, da vej- og asfaltbranchen holdt udviklingskonference om Det gode liv i Odense her i foråret.»derfor burde det faktisk koste på bloktilskuddet, når en kommune tærer på vejkapitalen. Det er jo et lån fra fremtidens skatteindtægter,«sagde den unge venstrepolitiker Thomas Bak fra Fredensborg Kommune, der sammen med socialdemokraten Tina Staun fra Aalborg Kommune skulle sætte unge kommunalpolitikeres pejlemærker for fremtidens kommunale veje. At forslaget om at koble infrastruktur og bloktilskud sammen netop kom fra en kommunalpolitiker var nyt. Og Thomas Bak tilføjede da også med et stort smil, at forslaget nok ikke ville vække den store begejstring i KL, selvom lignende forslag allerede er til diskussion i mange lande. Tina Staun ville heller ikke gå helt så langt, men hun var enig i, at kommunerne burde se på vejene som kapital i stedet for som en omkostning og foreslog at sætte direkte pris på vejene ved fx at indføre road pricing og øremærke indtægterne herfra til infrastrukturen. Metoderne er måske forskellige, men både den røde og den blå side er altså enige om, at vejen frem er at ligestille vejene med andre velfærdsgoder at betragte vejene som en værdi, der skal værnes om, og ikke bare som en omkostning, der kan skæres i.»de trængte kommuner kan skaffe penge her og nu ved at skære ned på vedligeholdelsen. Funktionskontrakter er en sikkerhed for, at det ikke altid er vejene, det går ud over, når der skal skaffes penge,«sagde Thomas Bak, der i spørgsmålet om lange kontrakter fik fuld tilslutning fra Tina Staun. Jørn R. Kristiansen JornRiishede.Kristiansen@grontmij.dk Udgiver: Grontmij, Pavement Consultants Ansv. red.: Jørn R. Kristiansen, JornRiishede.Kristiansen@grontmij.dk. Redaktion: Gordon Vahle, gordon@ktank.dk Produktion: Gorm Larsen & Zornig A/S Oplag: stk. Kokbjerg 5, 6000 Kolding