Personlig planlægning

Transkript

1 for Blå Kors Medarbejderkonference 2017 Personlig planlægning Så en tanke, høst en handling Så en handling, høst en vane Så en vane, høst en karakter Så en karakter, høst en skæbne - engelsk talemåde

2 Agenda Introduktion og velkommen Stephen Covey - Proaktivitet - Begynd med slutningen (SMART planlægning) - Gør det første først Pause 30 minutter Værktøj og systematik

3 De 7 vaner vi arbejder med de første 3 Nøgleordet er effektivitet Hvor ser du dit største forbedringspotentiale i forhold til effektivitet? Vi har ofte mere fokus på at gøre ting rigtigt i stedet for at gøre de rigtige ting Al effektivitet handler om bevidsthed om sine prioriteringer og disciplin til at holde fast i dem Nøglen til personlig effektivitet: kend dig selv og kend dine mål Udbyttet er større livskvalitet

4 Hensigten med Stephen Covey og hans 3 vaner Proaktivitet Begynd med slutningen Gør det første først De første 3 vaner handler om afhængighed - når vi er slave af andres henvendelser og problemer De første 3 vaner handler om at opnå personlig sejr - Når vi genvinder kontrollen med vores arbejdsindsats

5 1. vane Proaktivitet At tage ansvar og være på forkant Søge indflydelse på det, du kan gøre noget ved Proaktivt fokus byder du op til dans? Reaktivt fokus Venter du på at blive budt op? Proaktivitet: Fokuserer på at være noget Fokus på indflydelsessfæren Kontrollerer egne følelser Genkender egne svagheder Lærer af sine fejl her og nu Styres af værdier og forstår realiteter og fakta Reaktivitet: Fokuserer på at have noget Giver ydre ting skylden Styres af følelser, overbevisninger Fokus på andres svagheder Beklager sig over fejltagelser

6 1. vane Proaktivitet Brug energi og kræfter på det, vi har indflydelse på, for her kan vi forbedre tingene Gennem vores indsats kan vi skabe forandring og resultater Jo mere du behersker vane 1 vil du opleve styrke og indflydelse Det er starten på en positiv indefra-og-ud - proces: Ved hvilken begivenhed vil du fremover være proaktiv?

7 2. vane Begynd med slutningen Alting skabes 2 gange i tanke og i handling Skab dit eget eftermæle nu Bliv bevidst om dine mål Hvad vil du opnå hvad er din ledestjerne? Strategi for at nå dine mål

8 2. vane Begynd med slutningen Specifikt Jeg vil have overblik over mine opgaver Målbart På en skala fra 1-10: 9 Attraktivt Ja, det vil give mig overskud Realistisk Ja da! Tidsbestemt Fra på mandag Formuler din egen SMART over et konkret mål du vil arbejde med på dit arbejde fra i morgen eller på mandag

9 3. vane Gør det første først De første ting er det, du personligt finder mest værdifuldt at gøre Effektive møder Tillad færre afbrydelser Sig mere nej, end du plejer Udarbejd planlægningsskema for hver uge Lav to-do lister hver dag

10 3. vane Gør det første først Det vigtigste skridt hen mod nye mål er det første Fokuser på det reelt vigtige og fravælg det uvigtige Kend dine roller i livet (arbejde, familie, personlige liv) Sørg for en naturlig balance og prioritering af rollerne Planlæg ugentligt og arbejd dagligt på grundlag af din personlige mission, roller, mål og prioriteringer

11 Mails Kilde: BRO Kommunikation Den tid det tager en medarbejder at komme sig over en mail-forstyrrelse og vende tilbage til sit arbejde med samme intensitet som før forstyrrelsen har i gennemsnit vist sig at være 64 sekunder Breaking bad habits, Dr. Thomas Jackson Loughborough University, UK

12 1 Tjek mails Undlad at tjekke mails som det første når du møder ind Når du tjekker mails som indledning på din arbejdsdag, gør du dig til slave af andres forespørgsler og opgaver Hjælpemidlet skal ikke styre dig du skal styre hjælpemidlet Planlæg så du har i hvert fald 1 hel time til væsentligt arbejde inden du åbner din mailbox Tjek mails max 3 gange dagligt

13 1 Tjek mails Tre gode grunde til at følge dette råd: 1. Du sparer tid fordi du arbejder i bundter og dermed nedbringer tiden der er forbundet med pendulering 2. Du får mulighed for at fordybe dig i væsentlige opgaver fordi du ikke stiller dig reaktivt til rådighed for verden 3. Du har fuldt fokus på at skrive gode og effektive svar når du så endelig skal svare på mails

14 2 Håndter din indbakke En (over)fyldt indbakke skaber flere store problemer for din evne til at præstere: 1. Den nedsætter produktiviteten 2. Den skaber mangel på overblik 3. Den fører til dårlige prioriteringer 4. Den medfører stress Løsning: Hold din indbakke i bund med de 4 D er

15 Der er 4 og kun 4 ting, du kan gøre med en mail 1. Delete - Du kan slette en mail 2. Delegate - Du kan videresende en mail 3. Defer - Du kan lægge en mail til side 4. Do it - Du kan svare på en mail med det samme

16 Når du bruger de 4 D-er systematisk på 30 mails, har du nu følgende resultat på mindre end fem minutter: 1.En tom og beroligende indbakke 2.En liste over de mails, der kræver en besvarelse på over to minutter 3.En masse slettede og videresendte mails væk fra dit bord og din opmærksomhed 4.Et overblik Vi går instinktivt i gang med at besvare en mail, så snart vi ser, at den er væsentlig. Konsekvensen er, at vi fortaber os i den uden at vide, hvad der ellers ligger og rumsterer i indbakken og vi mister overblikket.

17 Tidsstyring og To-do-lister Klassikere vedrørende vigtige ting: De er som regel vigtige, men haster ikke De gør forskellen på succes eller fiasko Det er svært at få det gjort De er som regel ting, du gør alene De kan planlægges, men bliver det som regel ikke

18 Tidsstyring Når du har en fast arbejdstid, er det vurderet, at man kan nå sine ting indenfor den tidsramme Ind imellem kommer der flere opgaver til, så man ikke længere kan nå opgaverne indenfor arbejdstid Vurdér sammen med din leder, hvilke opgaver, der skal løses og hvilke, der ikke skal eller om man kan arbejde smartere, så man kan nå mere på kortere tid

19 Tidsstyring Meld ud! Fortæl dine omgivelser, at du arbejder koncentreret nu i 1 time og ikke vil forstyrres. Put evt. musik i ørerne, sæt en seddel på dit skrivebord eller andet. Til møder, så fortæl, at du har afsat 1 time og at du skal gå efter den time.

20 Tidsstyring Gå ud! Vær konsekvent når den time, du har afsat, er gået, - så sig jeg må gå nu. Og gå så. Hvis I ikke er færdig til mødet, så bed om at der bliver indkaldt til et nyt. Du har noget andet arbejde, du skal nå.

21 Tidsstyring Få det gjort! Vær effektiv, få arbejdet gjort. At kunne strege en opgave af listen er enormt tilfredsstillende. Er du A-menneske, vil du sikkert gerne tage de store og komplekse opgaver først på dagen, hvor du er mest frisk. Så gør det! B-mennesker vil hellere klare alle småopgaver først og komme til de komplekse lidt senere. Gør det!

22 To-do-lister En to-do-liste er en liste over opgaver, der skal løses engang Dét er årsagen til at den vokser og vokser Ny strategi: Lav en regel om, at listen må have max. 10 punkter Sæt dato på dem alle sammen, så de bliver planlagt og kalendersat Nedbryd den enkelte opgave og kalendersæt alle del-opgaver Først når 1 opgave er løst må der komme 1 ny opgave på

23 Opgaveprioriterings-matrice B-opgaver (Vigtig-haster ikke) - Mødeindkaldelse til mødet 7. december - Sortere dagens mails til senere håndtering - Bogføre bilag inden fredag hver uge - Huske den ugentlige opdatering på sociale medier - Aflevere mit forslag til ny mailpolitik - Udarbejde ny procedure for markedsføring på sociale medier A-opgaver (vigtig-haster) - Telefonopkald generelt - Håndtere mails fra sidste uge - Aflytte telefonsvareren fra i mandags og frem D-opgaver (ikke vigtig-haster ikke) - Tilmelde julefrokost - Lave ny skabelon til præsentationer C-opgaver (ikke vigtig haster) - Lave kaffe til kollegerne - Svare på kollegas spørgsmål - Undersøge hvor mange selvskærende skruer der er på lager vedr. potentielt projekt til januar

24 To-Do liste / torsdag 1. Bogføre bilag inden fredag hver uge 2. Mødeindkaldelse til mødet 7. december 3. Aflytte telefonsvareren fra i mandags og frem 4. Sortere dagens mails (til senere håndtering) 5. Håndtere mails fra sidste uge 6. Aflevere mit forslag til ny mailpolitik 7. Huske den ugentlige opdatering på sociale medier 8. Markedsføring /sociale medier: Hvilke medier og hvilke personer kan lave opdateringer 9. Lave ny skabelon til præsentationer 10. Tilmelde julefrokost

25 Tak!