INVENTARSYSTEMER Control Systems for Inventory

Transkript

1 Specialeopgave under E-business IT-Universitetet i København, maj 2004 INVENTARSYSTEMER Control Systems for Inventory Manglende kontrol med inventar koster hvert år samfundet millioner. Eksaminand: Per Rasmussen Vejledere: Professor Kim Viborg Andersen og ekstern lektor Mejner Olesen

2 Illustrationen på forsiden er en vaskeinstallation fotograferet den 2. oktober 2003 i Gobi ørkenen nord for Ulaan Baatar, hovedstaden i Mongoliet et område, hvor der ikke skønnes at være behov for de foreslåede inventarsystemer. Fotoet er et ud af taget under en togrejse gennem Sibirien efteråret 2003.

3 Så siger jeg til alle: Hold øjne og øren åbne. Vær kreative. Vis opfindsomhed og gør forslag. Mærsk McKinney Møller, 1982 [33]

4 Indholdsfortegnelse Forord...4 Summary in English...4 Indledning...5 Problemstilling...5 Opgaven...5 Opgavebesvarelsen...6 Dokumentationsform...7 Projektplan...8 Opgaveløsning...9 Indgangsvinkel...9 Tidligere undersøgelser...10 Interviewundersøgelsen...10 Tematisering...11 Design...11 Interview...12 Transskribering...12 Analyse...12 Verificering...13 Rapportering...14 Systemvalg...14 Brugerstyring...14 Opbygning af Access modellen...15 Moduler i Access modellen...16 Udvidelse af Access modellen...20 Brugergrænseflade...20 Skriftlige rapporter...20 Valg af produktionsmodel...21 Opbygning af produktionsmodellen...24 Systemdesign...26 Tabeller, programmer og brugergrænseflade...27 Systemtest...28 Sikkerhed...29 Sammenkoblingsmuligheder...29 Udvidet anvendelse af data fra systemet...30 Return of investment...31 Beløbsgrænser...35 Modtagelseskontrol...35 Mærkning...35 Kriterier til budgetlægning...36 Data til budgetsystemet

5 Mærkningsmuligheder...38 Præventivt...38 Registreringsmærkning...40 Statisk tyverisikring...41 Aktiv tyverisikring...44 Pressen Sociale og etiske forhold...48 Juridiske forhold...49 Konklusion...52 Bilagsoversigt...54 a. Projektplan for speciale perioden...54 b. Cd-rom med systemløsninger og dokumentation c. Brugervejledning til Inventarsystemet, MS Access løsning d. Systemdokumentation til Inventarsystemet, MS Access løsning e. Brugervejledning til Inventarsystemet, webløsning...54 f. Systemdokumentation til Inventarsystemet, webløsning Kilde- og litteraturfortegnelse...54 Planlægning...54 Det politiske og juridiske regelsæt (jura)...54 Databasesystemer (teknik)...54 Internet applikation (e-business og webdesign)...55 Software udvikling...55 Diverse...56 Indeks over illustrationer...56 Avis- og tidsskriftsartikler...57 Referencer til kilde- og litteraturfortegnelsen (bagerst i rapporten) er markeret med [xx]. Referencer til fodnoter er markeret med 1 (tal med hævet skrift). Referencer til figurer (bagerst) er angivet med Figur efterfulgt af et tal. Referencer til avis- og tidsskriftsartikler (bagerst) er markeret med a (bogstav med hævet tekst). 3

6 Forord Det har været en spændende opgave at arbejde med dette speciale, der har involveret mange personer, og som har sat en række projekter i gang hos de medvirkende institutioner. At opgaven faldt sammen med IT-Universitetets (ITU) forestående flytning til Ørestad gav et nyt perspektiv på opgaven, idet hele flytteproblematikken afdækkede en række nye problemstillinger og mulige udvidelser af løsningsforslagene, der levede fuldt op til anbefalingerne for brug af extreme programming [24]. En stor tak skal lyde til Tina, Marianne, Shafait og Torben fra ITU s Intern Service, der har hjulpet med kritik og løsning af den praktiske del af opgaven med mærkning af de genstande, der skulle indgå i testbasen. Også en stor tak til mine vejledere, Kim Viborg Andersen og Mejner Olesen, der utrætteligt har pirret min nysgerrighed, så jeg er blevet tvunget ud i hjørner af problematikken, som jeg ikke havde forudset ved opgavens planlægning. Summary in English Public institutions have for years bypassed the problem of wastage in their stock of furniture and technical equipment and wastage in connection with the purchases that are necessary to run operations. One reason could be that no figures have to be reported to superior authorities. Nobody is being held responsible for irregularities. However, with the technical development that has taken place over the last few years, the purchase of equipment for administration and teaching has gained greater weight in the budgets, and the problem can no longer be rejected as one that cannot be solved. Technical developments combined with lower moral standards in society as such have created a problem that was not known only 50 years ago. A class room, whether situated in a public school or at the university, was at that time 4

7 furnished with only simple tables and hard wooden chairs and perhaps some ink pots made of glass, but to-day it is an Eldorado for technical nerds. My thesis focuses on the problems in connection with wastage in the stock of furniture and technical equipment in mainly public institutions, and it places at free disposal some tools which could by little means be adapted to the actual requirements. The implementation of a system to control inventory also includes the possibility of gaining control of the furniture and technical equipment and further an option to use the data collected in the financial management of an organization. My thesis postulates that the time spent to obtain control of furniture and technical equipment will be manifold paid back in the form of better investment economy and a better workplace where students and employees will to a larger extent than is now the case protect common values. Indledning Problemstilling De højere læreanstalter har de sidste år været generet af en række tyverier, der primært har omfattet designmøbler og teknisk udstyr 1. De anvendte inventarregistreringer og alarmsystemer giver sjældent mulighed for at hindre tyverierne, og det er ofte en tilfældighed, at et tyveri opdages og meldes til politiet. Af samme årsag er det vanskeligt at sætte økonomi på problemet. Som udgangspunkt er det min tese, at større virksomheder og uddannelsesinstitutioner i mange år har tilsidesat de informationsmuligheder, der kan opnås gennem registrering af inventargenstande. Det er min opfattelse, at ledelsen af (misforstået) personalepleje ikke har været indstillet på at pålægge medarbejderne et ansvar for de inventargenstande, der stilles til rådighed på arbejdspladsen og ofte ikke har kendskab til de værdier, der er bundet i indkøbt inventar. I tilslutning til denne problematik har jeg overvejet, hvordan man kan udvikle og implementere et inventarsystem, der trods det ofte store antal inventargenstande på en institution er overskueligt og brugervenligt, herunder muligheden for at kombinere systemet med eksisterende økonomi-, udlåns- og alarmsystemer. Opgaven Min opgave vil derfor være at afdække de faktiske forhold på nogle udvalgte virksomheder og ud fra denne viden pege på mulighed for forbedringer. For at 1 Berlingske Tidende, januar 2004 x: Dyre danske designmøbler stod øverst på mange indbrudstyves ønskeseddel i I årets første tre kvartaler blev der anmeldt ikke færre end 323 møbeltyverier fra virksomheder og private hjem, mens tallet for hele 2002 kun lød på

8 kunne indlede en dialog om problematikken vil jeg udvikle et inventarsystem, der kan bruges som udgangspunkt for undersøgelsen og løbende forbedres under udviklingsprocessen. Med baggrund i inventaranskaffelserne på IT- Universitetet (ITU) vil jeg udarbejde et inventarsystem, hvor systemudviklingen skal ske på grundlag af spinkle scriptbaserede webteknologier som f.eks. PHP [23] & [25] med anvendelse af billeder [28] og simpel HTML [26] & [27]. For at tilgodese de overordnede politiske intentioner skal anvendes en åben platform 2 (figur 1), hvor databasen implementeres i MYSQL [22], og hvor anvendelsen er uafhængig af valg af styresystem. Der skal i opgavebesvarelsen lægges vægt på systemets brugervenlighed, herunder muligheden for at udnytte internettet. Der skal i tilslutning hertil tages hensyn til brugernes forskellige niveau for itviden, deres udstyr (pc er, Mac, Linux m.v.) og evt. sproglige forudsætninger for at anvende systemet. De dele af systemet, der bliver tilgængelige på internettet, skal sikkerhedsmæssigt implementeres i overensstemmelse med de ulemper, der vil påvirke mange personer, hvis systemet ikke virket troværdigt. Systemet udvikles som en forretningsorienteret webløsning med mere specifik anvendelse end massekommunikative webløsninger (supply chain, logistik, ressourcestyring m.m.) Systemet skal udarbejdes, så det er funktionsklart med de nødvendige programmer, brugervejledninger og systemdokumentation, og testproblematikken skal indgå. Opgavebesvarelsen Besvarelsen skal dække de tre hovedelementer på IT-Universitetets kandidatlinie for E-handel: Teknik, E-business og jura, samt hovedområderne inden for software udviklingslinien. Jeg vil i besvarelsen søge at gøre brug af alle de områder, hvor jeg har gennemgået kurser, men efter opgavens karakter med mest vægt på den tekniske del og brugerens forståelse af systemet. Fee free Open Source Figur 1: Fremtiden med open source 2 2 Bl.a. og Illustration fra et foredrag af direktør Kim Østrup, IBM: Fremtidens IT-organisering i den offentlige forvaltning. 6

9 I den af IT-Universitetet benyttede visualisering af uddannelsens fordeling i en trekant 3 (figur 2), betragter jeg mit uddannelsesforløb som placeret mellem erhverv og naturvidenskab med størst vægt på den tekniske del. Da opgaven som beskrevet ovenfor ikke er direkte forretningsorienteret, vil jeg til dækning af det E-business relaterede lade indgå overvejelser om sikkerhed ved at benytte nettet, brugervenlighed, mulig distribution af udviklede programmer o. lign. Herudover vil jeg lade indholdet afspejle de øvrige kurser, der er fulgt under uddannelsen på ITU og DI- KU (Datalogisk Institut ved Københavns Universitet). Da en væsentlig del af besvarelsen er udarbejdelse Figur 2: ITU's faglige landskab af et fungerende edbsystem, er der med ITU (Afdelingen for Intern Service) truffet aftale om muligheden for implementering og test af systemet i en pilotudgave. Dokumentationsform Systemovervejelser og beslutninger dokumenteres i rapporten, der som bilag har brugervejledninger 4, programdokumentation 5 og det færdige system 6. Brugervejledningerne vedlægges i den form, de havde under det indledende arbejde med rapporten (testperioden). De færdige systemer er vedlagt på en cd-rom og implementeret på en server, således at funktionaliteten kan afprøves både som lokalt system og på internettet. Det færdige system afleveres som open source til fri afbenyttelse. Systemet indeholder tilstrækkeligt med testdata til gennemførelse af en afprøvning i forbindelse med bedømmelse af opgaven, idet der er indtastet ca inventar- 3 Omtegnet illustration fra brochuren ITU 2003/2004, side Bilag c, Brugervejledning til Inventarsystemet, MS Access løsning og bilag e, Brugervejledning til Inventarsystemet, webløsning. 5 Bilag d, Systemdokumentation til Inventarsystemet, MS Access løsning og bilag f, Systemdokumentation til Inventarsystemet, webløsning. 6 Bilag b, CD-ROM. 7

10 genstande. Da de anvendte testdata har relation til de faktiske forhold, frigives databaserne dog uden dataindhold. Projektplan Da opgaven løses som enkeltmandsprojekt, har jeg på baggrund af kurset IT Projektledelse [1] valgt en stram tidsplan, der for hele specialeperioden forudgående blev fastlagt i en godkendt projektplan 7, der løbende er opdateret under fremdriften af projektet, og som kun er ændret på enkelte punkter i projektforløbet. Ved udviklingen af edb-systemerne har jeg valgt den traditionelle model for systemudvikling fra Syskon [2], fulgt op af Sommerville [30] og med islæt fra Kent Becks Extreme Programming [24], så hoveddispositionen bliver: 1. Information om og fastlæggelse af regelsæt 2. Kravspecifikation 3. Systemovervejelser 4. Systemudarbejdelse, hovedsystem 5. Testfase 6. Udarbejdelse af internet adgang til systemet 7. Implementering af internet delen 8. Udarbejdelse af brugervejledning 9. Test af det samlede system 10. Udarbejdelse af endelig rapport og anden dokumentation. Et tilbageblik viser, at ca. 1/3 af tiden har været anvendt til udvikling af de to systemer, 1/3 er medgået til indsamling af yderligere information og 1/3 til skrivning og færdiggørelse af rapporten. Programmeringen har ikke kunnet gennemføres inden for den planlagte tid, og det fremgår ikke af projektplanen, at tilpasning af programmerne har strakt sig over hele specialeperioden sideløbende med de andre aktiviteter. Det har været specielt tidskrævende, at programmeringen af MySQL databasen og kodningen af webprogrammerne er foretaget fra en hjemme arbejdsplads, idet de benyttede servere i uforudsigelige perioder har været ude af drift. Beslutningen om fra starten ikke blot at lave en demomodel, men at gøre systemerne funktionelle har vist sig at være korrekt. Det er klart, at der er medgået en del tid med f.eks. indtastningen af de godt inventargenstande, men for den potentielle, operative bruger, der gerne vil bedømme systemet i detaljer, er det vigtigt at kunne se sammenhængende og problemerne ved kontrollen med de store inventargrupper, f.eks. stole, hvor farven spiller en rolle i forbindelse med planlægning af større arrangementer. Tilsvarende gør sig gældende for anvendelsen af fotos, som i det på ITU foreløbig implementerede system er udeladt. Dette føles af brugeren som en stor mangel. Når der i det fore- 7 Bilag a, Projektplan for specialeperioden. 8

11 liggende websystem ikke er indlagt udskriftsautomatik, skyldes dette de omfattende programmeringskrav, der vil være spildt arbejde, indtil brugeren har så megen erfaring med systemet, at de endelige udskrifter kan defineres. Den originale projektbeskrivelse fra ITU s projektdatabase (mit ITU) er indsat som underbilag til projektplanen. Opgaveløsning Indgangsvinkel Da jeg som udgangspunkt postulerer en negativ indgangsvinkel fra brugeren til løsning af et erkendt problem, har jeg ingen tilfredsstillelse ved blot at påvise den manglende registrering og de negative resultater heraf. Som et delmål skulle erkendelsen af tesens rigtighed gerne føre til, at de i undersøgelsen involverede personer og institutioner ændrer holdning og indfører systemer, der dels kan hindre eller minimere de konstaterede tab på inventarinvesteringerne og som en ekstra bonus giver mulighed for at udnytte de informationer, der kan ligge gemt i en inventarregistrering. Det var nærliggende at kombinere de indledende undersøgelser og interview med muligheden for at demonstrere mulige løsninger på problemet. En fremgangsmåde, der ville hjælpe mig til at gennemføre forundersøgelserne som inter view (figur 3) til opnåelse af den af Steiner Kvale foreslåede videnproduktion ved udveksling af synspunkter mellem to personer, der samtaler om et emne af fælles interesse [4, Figur 3: Inter view side 27]. Hvis arbejdet med Access modellen viste sig at give positivt respons, var det hensigten at arbejde videre med strukturen til et brugbart system baseret på den potentielle brugers aktive medvirken gennem hele udviklingsprocessen. Med baggrund i Robert K. Yin s tekniske definition af målet med et case studie [5, side 13]: A case study is an empirical inquiry that investigates a contemporary phenomenon within its real-life context, especially when the boundaries between phenomenon and context are not clearly evident. overvejede jeg, om opgaven kunne løses som et rent case studie. Med mit personlige engagement i forslaget til implementering af et inventarsystem på ITU ville det måske i højere grad have været muligt at få andre institutioner som medspillere ved denne fremgangsmåde. Robert K. Yin beskriver i Case Study Research en række gode grunde til at løse opgaver af denne hvordan og hvorfor type undersøgelser som et strategisk eksperiment [5, side 5 m.v.]. En forudsætning for denne metode ville have været, at et fungerende system havde lig- 9

12 get klar ved undersøgelsens begyndelse, idet en demomodel ikke ville give den fornødne bredde i samspillet. Ved den endelige afgørelse lagde jeg vægt på, at systemet skulle udvikles med brugerens accept og med vægt på brugerens forståelse af systemet (brugergrænseflader og brugervejledning), og da hovedformålet med denne del af forundersøgelsen ikke var at sælge systemet, men at finde frem til hvordan andre institutioner styrede inventarinvesteringerne, lå beslutningen fast på at anvende interview metoden. Tidligere undersøgelser En gennemgang af de på Handelshøjskolen i København (HHK) rådige databaser (bl.a. Research@CBS) og internationale oversigter (bl.a. The ACM Digital Library og Web of Science) med tidligere projekter inden for området viser, at mange forskere har beskæftiget sig med emnet inventarstyring i relation til lagerkontrol, hvor inventarbeholdninger søges optimeret med henblik på værditilvækst i forsyningskæden og omkostningsstyring 8. Også danske forskere, bl.a. Connie Køhler Gudum 9, der har skrevet ph.d. afhandling om emnet. Der synes dog ikke om problematikken offentliggjort rapporter, hvor inventaret kun indirekte indgår i værdikæden i form af arbejdsredskaber for de ansatte. Det vil derfor være interessant at afdække, om en bedre styring af inventarinvesteringerne hos offentlige institutioner giver en værditilvækst, og i givet fald hvordan og af hvem det kan/bør implementeres. Efter en gennemgang af systemets muligheder vil jeg se på denne problematik i relation til Porter værdikæde [18]. Der findes flere kommercielle produkter på markedet, som sælges af de samme leverandører der leverer materiale til mærkning af inventar. De to leverandører, der har været kontaktet med henblik på etiketter til mærkning, har begge oplyst, at der ikke er meget salg i disse systemer. Interviewundersøgelsen Med udgangspunkt i min tese og beslutningen om at afdække de faktiske forhold ved en interviewundersøgelse udvalgte jeg som grundlag for undersøgelsen tre uddannelsesinstitutioner, to kirker, et bibliotek, en halvoffentlig medieinstitution og en større privat virksomhed alle med offentlig adgang til kontorbygningen i dagtimerne. Typevalget var til dels baseret på de avisartikler, der havde ligget til grund for mit valg af emne for opgaven. Udvalget kan ikke dække en egentlig statistisk undersøgelse, men da udvalget er tilfældigt, vil der alligevel være mulighed for at drage konklusioner af undersøgelsen. 8 F.eks. Bowen, H.L.: GPSS study of Work-In-Process Inventory. Proceedings of the fourth annual conference on Applications of simulation, december 1970 og Sasser, W.Earl m.fl.: The application of sequential sampling til simulation: an example inventory model. Communications of the ACM, Volume 13 issue 5, maj Managing varability in a supply chain An inventory control perspective. Samfundslitteratur,

13 Som konsekvens af den valgte indgangsvinkel til gennemførelse af interviewundersøgelsen besluttede jeg at følge de retningslinier, som Steiner Kvale afstikker [5, kap. 5-14] for et vellykket interview med faserne tematisering, design, interview, transskribering, analyse, verificering og rapportering. Tematisering Formålet med interviewfasen var at få afklaret, i hvilket omfang institutionerne havde kontrol over det anskaffede inventar (hvorfor), og i tilslutning hertil, om der var etableret en indkøbsstrategi, der muliggjorde en efterfølgende kontrol. Seks af de otte institutioner havde mulighed for benyttelse af den statslige indkøbsordning (SKI). De ønskede oplysninger fremgår ikke af årsberetninger o. lign., så der skulle tages kontakt direkte til de ansvarlige (hvordan). Det ville være ønskeligt, om interviewene kunne ske ved personlige møder, hvor jeg kunne få mulighed for at inddrage de foreløbige systemer, men jeg var parat til at acceptere telefoninterview. Design Af de otte institutioner var fem parate til at afsætte tid til et personligt interview, to institutioner ønskede kun at medvirke pr. telefon og mail, medens den sidste var ret afvisende med henvisning til, at spørgsmålet om inventarregistrering var sat på dagsordenen i institutionen senere på året. For at finde frem til de rette personer benyttede jeg i alle tilfælde bekendte til forudgående at orientere interviewpersonerne om min henvendelse og interviewets omfang, således at jeg ikke risikerede en afvisning, inden formålet var beskrevet. Medens det var enkelt at identificere indkøberne, viste det sig vanskeligt at finde frem til, hvem der var ansvarlig for kontrollen med det anskaffede inventar. Specielt i kommunikationen med en medieinstitution viste fremgangsmåden sig effektiv, idet interviewet åbnede mulighed for et fortsat samarbejde og idéudveksling omkring de problemer både ITU og institutionen står over for i forbindelse med begge institutioners udflytning til Ørestad. Det var dog lige så klart, at andre interviewede var mindre interesserede i kontakten, der for ansvarlige på et lavere beslutningsniveau ville kunne medføre ekstra arbejde, og hvor de strategiske fordele ikke var umiddelbart synlige. 11

14 Allerede efter den indledende kontakt med institutionerne blev jeg klar over, at der skulle lægges vægt på anvendelsen af ordet hvordan, idet hvorfor kunne få kontakten til at gå i forsvarsposition. Som indledning ville jeg orientere om formålet med undersøgelsen, derefter gå over til indkøbsprocessen og afslutte med kontrolsystemerne (registrering). Interview Da det var ønsket at lægge op til en fremtidig kommunikation, hvis idéen om udvidet inventarregistrering viste sig levedygtig, lagde jeg vægt på samtaleformen, selvom spørgsmålene var forberedt. Der skulle være mulighed for at gå i dybden og udveksle idéer om mulige løsninger, selvom dette lå uden for det egentlige formål med interviewet. Det viste sig da også tydeligt, at alle (bortset fra en enkelt) var interesserede og gav mig mere tid, end der var lovet ved begyndelsen af interviewet. I tre tilfælde åbnede denne frihed i interviewet op for et fremtidigt samarbejde, hvor specielt den ene institution lagde op til en fortsat kontakt og udveksling af idéer. Alle interviewede (7) gav mig mulighed for opfølgende spørgsmål efter svarene på de indledende/planlagte spørgsmål, og jeg er overbevist om, at der er sat nye tanker og overvejelser i gang hos alle. Transskribering Interviewenes tidsmæssige omfang og nødvendigheden af verificering gjorde det ikke nødvendigt med registrering af samtalerne i deres helhed, men for at sikre den korrekte forståelse af konklusionerne blev der løbende taget notater. Disse notater har ligget til grund for konklusionerne, men det må understreges, at kun syv institutioner har deltaget (mere eller mindre) aktivt i undersøgelsen. Analyse På grund af det meget konkrete emne har det været muligt at fortolke indholdet under selve interviewene, så der umiddelbart ved de personlige interview kunne foretages en verificering på stedet, f.eks. ved opfølgning på spørgsmålet om hvordan registreringen blev foretaget i praksis, og om hvilken form for mærkning, der var benyttet til identifikation og hindring mod tyveri. Stat Privat Institution Central indkøbsfunktion Anvender SKI-aftalen Stedkontering Central registrering Inventarsystem a Højere læreanstalt b + * * c * Kirke d e Bibliotek f +?? Medievirksomhed g * Privat virksomhed h Figur 4: Oversigt over interview resultatet Mærkning af inventar 12

15 Antallet af interview lægger ikke op til nogen form for statistisk analyse, men resultatet er alligevel (trods bekræftelsen af min tese) overraskende (figur 4). Det er overraskende, at kun en enkelt institution har et egentligt registreringssystem, der ikke blot er baseret på en opgørelse af inventar i f.eks. et regneark eller en tabel i Word. Det er mere overraskende, at dette registreringssystem først er iværksat i forbindelse med mine sonderinger på området. Det er interessant, at kirkerne registrerer deres inventar i den autoriserede inventarprotokol. Men det er også interessant, at man ikke lægger særlig vægt på at holde den ajour. Kirkerne har traditionelt været imod tanken om tyveri fra Guds Hus, men har dog måttet erkende, at tiderne har ændret sig. Kirkerne skal iflg. instruks fra ministeriet føre en inventarprotokol, men ingen af de kordegne, jeg har talt med, lagde vægt på ajourføringen af denne. Der er en markant forskel mellem kirkerne i byen og på landet. I byerne ligger kirkekontoret ofte i nærhed af kirken, og selve kirkebygningen er kun ulåst i kontorets åbningstid, hvor der føres et vist tilsyn. Desuden fjernes kirkesølvet i bykirkerne, når der ikke er kirkelige handlinger. På landet, hvor der ofte kun er en enlig graver til at føre tilsyn, holdes kirken aflåst, men besøgende kan uden problemer låne nøglen på kirkegårdskontoret. Inventarmærkning er ikke anvendt, men kirkerne har foto af det historiske inventar. Med udgangspunkt i de få observationer må det konstateres, at indkøbsprocessen og den efterfølgende kontrol med det anskaffede inventar ikke giver anledning til større opmærksomhed i institutionerne. Spørgsmålet er, om ledelsen er klar over, hvilke besparelsesmuligheder, der ligger skjult i denne del af budgettet. Under et indlæg på Ementor Infrastructure konferencen den 11. maj 2004 udtalte Hempels it-direktør Michael Stender, at man havde styr på ca. 80 % af det globalt opstillede it-udstyr, og man arbejde på også at få de sidste 20 % registreret. Verificering Det var min forventning ved forberedelsen af interviewfasen, at de interviewede ville beskrive en situation, hvor der i de kontrollerende spørgsmål skulle skrælles en væsentlig del af ambitionsniveauet i de beskrevne systemer. Som det fremgår af figur 4, blev det nødvendigt, at bruge kontrolspørgsmålene til at afdække om der i virkeligheden var tale om mere positive resultater, end de rapporterede. Der var ikke tvivl om, at det oplyste var i overensstemmelse med de faktiske forhold. 13

16 Rapportering Konklusionen af den lille undersøgelse kan kun være, at der i institutionerne ikke er fokus på kontrollen med det indkøbte inventar. Hvis min rapport, der afspejler resultatet af undersøgelsen, samt de af mig foreslåede systemer kan ændre på dette forhold, vil der utvivlsomt kunne spares penge på budgettet. Når jeg ser på resultatet, har jeg indhentet de ønskede informationer, men jeg må også konstatere, at jeg kunne have udnyttet de opnåede kontakter på en bedre måde med henblik på efterfølgende at skabe interesse for anvendelsen af de udviklede systemer. Hos flere af de interviewede følte jeg en vis betænkelighed ved at udtale sig. Det kan der være mange årsager til. Jeg kan gætte på, at det kan være en vis usikkerhed over for den studerende, eller måske risikoen for at få afdækket en evt. manglende kontrol inden for den interviewedes ansvarsområde. Systemvalg Undersøgelsen viste, at i de tilfælde, hvor registrering faktisk blev foretaget (fortrinsvis af teknisk udstyr og udlånsgenstande), skete registreringen ved sekventiel opstilling i MS Excel regneark eller simple MS Word dokumenter med indlagte tabeller. Forelagt databasemulighederne viste der sig et ønske om at lære mere om systemets muligheder, men inden for de rammer, der allerede var kendt fra de administrative kontorpakker (primært MS Office). Med de kendte svagheder i MS Access ved anvendelse i flerbrugersystemer vil dette program være uegnet som platform i et inventarsystem, hvis der skal udveksles data med andre administrative edb-systemer i det omfang, som jeg har lagt op til i min opgavebeskrivelse. Men programmet er velegnet til indlæring af databaseprincipper, og Query/forespørgselsdelen i Access giver et godt grundlag for forståelse af syntaksbeskrivelserne i en SQL database. Det var derfor naturligt indledningsvis at opbygge en registreringsdatabase i Access i et samspil med brugerne. Brugerstyring Med brugerens indflydelse og interesse for konstruktionen som det afgørende koncentrerede forundersøgelsen sig primært om, hvad der skulle komme ud af systemet. Mulige udskrifter og brugergrænsefladen blev sat i fokus, idet brugerne umiddelbart kunne sætte dette i relation til de allerede benyttede oversigter (i regneark (Excel) og tabeloversigter (Word)). F.eks. var ønsket om inventarlister til ophæng i de enkelte lokaler højt prioriteret, selvom ingen af de interviewede havde tænkt sig at benytte denne synlige inventarliste over de opstillede møbler i et lokale til at fastlægge kriterier for en evt. ansvarsplacering for de udlånte genstande. Umiddelbart fandt man det formalistisk, at en medarbejder skulle påtage sig et direkte ansvar for materiel/møbler, der var nødvendige for arbejdets udførelse. 14

17 I denne fase blev der alene set på registreringen og udnyttelsen af de registrerede data til den almindelige kontrol med inventar og styring i forbindelse med evt. flytning af inventaret til andre lokaler. Problematikken omkring økonomisk styring m.v. blev ikke berørt. Styringen af midlertidigt udlån af inventar blev fremført som et væsentligt ønske. Opbygning af Access modellen De enkelte inventardele skal opsamles i en database med den nødvendige information til at identificere dem, men også med information, der kan gøre databasen nyttig for andre systemer. Systemets data fødes ved bestillingen af varen hos leverandøren eller modtagelsen i institutionen, og varen skal derefter kunne følges gennem systemet ikke alene i dens levetid men også efterfølgende med henblik på bl.a. opsamling af information om levetid og evt. reparationsomkostninger. Det logiske udgangspunkt er, at en genstand altid vil befinde sig et eller andet sted. Den kan være placeret i et lokale eller være midlertidigt udlånt til en person eller f.eks. være sendt til reparation. En genstand vil således altid have én og kun én placering i systemet. Selv for genstande, der er forsvundet, skal der være registreret en placering, f.eks. forsvundet den eller tyveri anmeldt til politiet den under journalnummer.. Man kan diskutere, om der her er tale om en placering, men idéen er, at selvom en genstand forsvinder, skal den fortsat være registreret. Placeringsstedet får således mere karakter af en stor sort boks, hvorfra det ikke er sikkert, at genstanden dukker op igen. Det kan i forbindelsen med placeringen være værd at overveje, om placeringen af inventar i et lokale kan henføres til et udlån, hvor lokalet har en fast bruger eller tilsynsførende, der evt. skal kvittere for modtagelsen. Problematikken om ansvar for en genstand, der er stillet til rådighed af arbejdsgiveren/institutionen, vil blive behandlet i et særskilt afsnit. Genstandene skal forblive levende/registrerede i systemet, også selvom de kasseres eller forsvinder (tyveri). Når institutionen i sidstnævnte tilfælde ikke længere har rådighed over genstanden, kan/bør de registrerede data bevares med henblik på statistik, nedslidningsberegninger, genfinding m.v. Alt efter institutionens art kan det overvejes, om inventardelen eller placeringsstedet er hovednøglen i systemet. Som udgangspunkt vil jeg vælge inventardelen, da denne altid vil være kendt, medens placeringen f.eks. ved udlån ikke kan fastlægges på længere sigt. Der findes ingen overordnede bestemmelser for omfanget af registreringen, med andre ord hvad der skal henføres til fast inventar eller til forbrugsgenstande (kontorartikler m.v.). Det vil være naturligt at anlægge et økonomisk 15

18 synspunkt, således at registreringspligten giver en sammenhæng mellem genstandens værdi og den medgåede arbejdstid for medarbejderne til registrering og kontrol. Der må dog også anlægges et mere socialt synspunkt, idet mange forholdsvis billige genstande kan kategoriseres som souvenirgenstande, f.eks. hukommelseskort (RAM) til kameraer, der på grund af deres størrelse let forsvinder. Som udgangspunkt vil jeg interessere mig for genstande til en værdi over kr Interviewundersøgelsen viste, at andre institutioner, der har overvejet problematikken, sætter minimumbeløbet meget højere. F.eks. var medievirksomheden indstillet på kun at mærke udstyr med en anskaffelsesværdi på minimum kr Det kan overvejes, om systemet kan simplificeres ved ikke at gøre de enkelte genstande identificerbare, og kun registrere en genstand ud fra hovedtypen, hvor denne findes i et større antal uden væsentlige forskelle, f.eks. skriveborde. Ved opbygningen af systemet har jeg valgt at gøre de enkelte genstande unikke, men forberedt systemet sådan, at en simplificering senere kan foretages. Egenskaber for Access modellen Den enkelte genstand bør som udgangspunkt identificeres med et unikt nummer, entydig placering, særlige kendetegn, størrelse, farve, serienummer, købsdato, fakturanummer, købspris, afskrivningsprocent (baseret på antal brugbare år), kontroldato, udgået dato, evt. foto og bemærkninger. I Access modellen er inventardata placeret i tabellen Inventar (se figur 5 10 på næste side). Under brugertesten blev af en testbruger peget på muligheden for at identificere en telefon som en del af telefonsystemet, således at inventarsystemet afspejlede opbygningen af telefonsystemet. Da der kun er få personer, der har brug for at følge en telefon gennem systemet, oprettes disse data i en særskilt tabel. Det viste sig endvidere, at der kunne være et behov for at registrere, hvorfra en genstand flyttes, således at man f.eks. i forbindelse med et udlån let kan gå tilbage til tidligere låner i forbindelse med eventuelle mangler. 10 Illustrationen er en udskrift fra Access systemet. 16

19 Med henblik på revision kan der være et ønske om sammenholdelse af inventardata med fakturaen for den aktuelle anskaffelse. Dette løses ved angivelse af fakturanummeret i inventartabellen, men kunne også have været løst ved en krydstabel mellem inventartabellen og et leverandør register. Da fakturanummeret ikke er unikt, er leverandøren medtaget med sit CVR-nummer. Figur 5: Relationerne i Access modellen Ved valget af et unikt nummer til identifikation af genstandene og placeringen kunne det overvejes at foretage en standardisering af varerne i grupper med fortsat nummerering inden for gruppen, se databasetabellen Inventarkoder 11. Oplægget har været, at det første ciffer angiver en hovedgruppe, de to næste cifre en underopdeling under hovedgrupperne og lade de tre sidste cifre være fortløbende inden for gruppen. Det viser sig dog i praksis at være styringsmæssigt vanskeligt at holde rede på numrene i forbindelse med nyanskaffelser. Efter sammen med brugerne at have prøvet det oprindelige oplæg har jeg valgt i stedet at give genstandene et fortløbende nummer, der genereres af systemet. Denne fremgangsmåde simplificerer den fysiske mærkning. I tabellen har jeg dog også bibeholdt det oprindeligt benyttede nummer, således at administrationen på ITU kunne anvende systemet på grundlag af den allerede gennemførte fysiske mærkning af ca inventargenstande. Når der bruges stregkoder til mærkningen, er det en fordel, hvis placerings- og identifikationskoderne er opbygget ens. Lokalenummerering kan foretages på mange måder, men det vil være naturligt at gøre nummerstrukturen informa- 11 Bilag c, Brugervejledning til Inventarsystemet, MS Access løsning. 17

20 tiv ved f.eks. at lade nummeret afspejle placeringen på en etage og placeringen inden for en afdeling. I systemet har jeg benyttet den af ITU på Glentevej benyttede 3-cifrede mærkning, hvor første ciffer angiver etagen og de to sidste cifre et fortløbende nummer bygningen rundt på den pågældende etage startende i det nordvestlige hjørne af bygningen. Helt holder systemet dog ikke, idet der efterfølgende er sket opdeling af større lokaler i mindre kontorer, hvorved nummersystemets logik er brudt. Da jeg skønner, at der vil være et behov for ud fra lokalenummeret at fastlægge typen (f.eks. kontor eller mødelokale), har jeg valgt et 6-cifret nummer, hvor de første 3 cifre angiver lokaletypen, og de tre sidste cifre er den fysiske nummermærkning af lokalerne. Denne styring af lokaletypen kan også foretages af en tabel i databasen. Hvis institutionen også anvender bogstaver i lokalemærkningen, kan der tages højde herfor i systemet, idet der jo kun bliver tale om mindre ændringer efter systemets ibrugtagning. Ved registrering af lånere, der har udleveret id-kort, kan kortnummeret anvendes til identifikation. Der vil også kunne benyttes personnummer. I systemet har jeg lagt mig fast på et kortnummer, idet ITU anvender et 6-cifret kortnummer, der i det nuværende system er i nummergruppen Med udgangspunkt i bindingen fra kortnummeret anvender jeg nummergrupperne til inventar, til personudlån, til leverandører, til lokaler og til diverse (mangler, stjålet m.v.). Placeringsstedet defineres i tabellen Placering, der indeholder flg. oplysninger for lokaler: entydig identifikation, rumnummeret, rumtypen, hovedgruppen, 3 første cifre i identifikationen, lokalets dybde, lokalets bredde og antallet af personer, der kan være i lokalet. for personer: nummer på id-kortet (= entydige identifikation), kortets udløbsdato og personnummer (ikke nødvendigt, men jeg har medtaget det for at lette identifikation). Ved den praktiske afprøvning af systemet viste det sig uhensigtsmæssigt at samle udlånsstederne i en enkelt tabel, idet der var ønsker om forskellig registrering af oplysninger om lokaler i forhold til personer, hvortil databasestrukturen ikke var hensigtsmæssig. Denne blev ændret i produktionsudgaven. 18