IKT TEKNISK KOMMUNIKATIONS- SPECIFIKATION

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 5. december / Tina Jonsen IKT TEKNISK KOMMUNIKATIONS- SPECIFIKATION Thomas Helsteds Vej Skanderborg EAN Telefon vejdirektoratet.dk SE

2 1 af 8 INDHOLDSFORTEGNELSE GENERELT... 2 DOKUMENTSTYRING... 3 Om ProjectWise... 3 Filer i ProjectWise... 3 Struktur og klassifikation... 3 Attributter / Metadata... 4 Workflow... 4 Versionsstyring... 5 Revisionsstyring... 5 Filnavngivning... 5 UDVEKSLING AF DATA... 6 ProjectWise... 6 Mappestruktur... 6 Rettigheder... 6 System... 7 Advisering... 7 Dokumentation... 7 MAIL... 8

3 2 af 8 GENERELT Kommunikationsspecifikationen henvender sig til samtlige parter på projektet. Den udgør et fælles grundlag for retningslinjer, tekniske formater og andre vigtige detaljer for det digitale samarbejde. Kommunikationsspecifikationen har til formål at understøtte de praktiske rammer og tekniske retningslinjer for godt og sikkert digitalt samarbejde. Kommunikationsspecifikationen refererer i øvrigt til følgende dokumenter: IKT Dokumentet kan hentes på: Vejdirektoratet.dk > Vejsektor > Leverandørportalen > Kvalitetsledelsessystem> Vej- og trafikfaglige systemer > Data, tegninger og værktøjer > IKT Grundlag og krav

4 3 af 8 DOKUMENTSTYRING Regler for navngivning, mappestruktur og metadata skal nøje følges. OM PROJECTWISE ProjectWise er Vejdirektoratets projektweb til samarbejde, kommunikation og kontrol af de mange forskellige typer af dokumentation, som knytter sig til anlægsprojekter. ProjectWise benyttes både internt i Vejdirektoratet og i samarbejdet med eksterne parter. ProjectWise anvendes som en lokal klient, installeret på den enkelte projektdeltagers PC. FILER I PROJECTWISE ProjectWise anvendes til håndtering og udveksling af CAD-modeller, tegninger og dokumenter. ProjectWise håndterer alle filtyper, som kan håndteres i Windows Stifinder, og skal som minimum anvendes i forbindelse med følgende projektdokumenter: Tegninger, beregninger, beskrivelser, tidsplaner, data, fagmodeller mv. modtaget fra bygherren eller udarbejdet af entreprenøren, dennes projekterende, egenproduktionen, underentreprenører eller leverandører. Dokumenter der er affødt af EFK eller PK (planer, administrative procedurer, arbejdsprocedurer mv.). Dokumenter og data, der indeholder registreringer og dokumentation for kontrol og tilsyn. Korrespondance med bygherren, myndigheder, lodsejere, naboer eller andre eksterne parter Mødereferater. En nærmere beskrivelse af filnavne for fagmodeller og tegninger findes i Vejdirektoratets Data- og tegningsstandard på STRUKTUR OG KLASSIFIKATION Alle parter på projektet anvender en fælles struktur i ProjectWise. Der henvises til afsnit 3. UDVEKSLING AF DATA for detaljer vedrørende struktur og klassifikation. Alle dokumenter i et projekt skal tilføjes i ProjectWise i digital form. Dokumenter, der ikke foreligger digitalt, digitaliseres ved scanning. Hvis der undtagelsesvis fremsendes papirdokumenter til andre parter, skal der parallelt hermed tilføjes en digital kopi til ProjectWise.

5 4 af 8 ATTRIBUTTER / METADATA Attributter, også kaldet metadata er data (egenskaber), som knyttes til en fil. Filen kan være en fagmodel, en tegning, et dokument eller anden form for dokumentation. Alle filer skal have påført attributter, når de uploades eller opdateres til et projekt i ProjectWise. Typen af attributter på den enkelte fil varierer alt efter filtypen og beskriver filen og dens håndtering. Nogle attributter udfyldes automatisk ved upload til ProjectWise, medens andre skal udfyldes af brugeren. Attributter som tilhører bestemte stadier i et workflow, kan først udfyldes når det pågældende stadie er nået i processen. Yderligere information om attributter kan ses i ProjectWise Brugermanualen. WORKFLOW Workflow er betegnelsen for den proces, filer skal gennemgå for at sikre en ensartet bearbejdning samt, at standarder og dokumentationer overholdes. Der er forskellige workflows, afhængig af projektet og hvilke fil-typer man arbejder med. Det er ProjectWise administratoren, som implementerer workflows på projekterne. Et workflow indeholder en række stadier. Disse stadier bestemmer ligeledes den enkelte brugers rettigheder. De mest anvendte stadier er: Design Foreløbig Kommentering Kvalitetskontrol Færdigkommenteret Godkendelse Publiceret Obsolete Filer i ProjectWise er endeligt gældende når de befinder sig på stadiet Publiceret. Se i øvrigt mere om Workflows og stadier i ProjectWise Brugermanualen. Redigering af projektdokumenter kan kun ske i stadiet Design. Ændringer i tekstdokumenter skal markeres ved farvemarkering, streg i margin eller lignende, samt fremgå af filens attributter i ProjectWise. Ændringer i Fagmodeller, CAD-filer og i tegninger skal alene fremgå af filens attributter i ProjectWise.

6 5 af 8 VERSIONSSTYRING Versionering af filer i Vejdirektoratets ProjectWise sker automatisk, når filer sendes mellem de forskellige stadier i et workflow. Når en fil oprettes i et workflow, får filen versionsnummer v01.1 og når filen herefter sendes til et nyt stadie, ændres versionsnummeret til v v v01.4 osv. Når filen publiceres oprettes en såkaldt major version og versionsnummeret ændres til v01. Sendes filen fra stadiet Publiceret til stadiet Design gemmes en Read Only version af filen med nummeret v01, og en ny oprettes med versionsnummer v02.1. REVISIONSSTYRING Ved CAD-filer med tegningsnummer er det muligt ud over versionsstyring at arbejde med revisioner. Flg. revisionsbetegnelser anvendes ved revisionsstyring af godkendte CAD-filer med tegningsnummer: A, B, C,. FILNAVNGIVNING Generelt gælder det, at et filnavn skal være unikt og entydigt og ikke må ændres undervejs i hele projektforløbet. For navngivning af CAD-filer, tegnings-filer og Fagmodeller henvises til Vejdirektoratets Data- og tegningsstandard på

7 6 af 8 UDVEKSLING AF DATA Udveksling af filer, herunder CAD-, MS Office- og øvrige filer, der er nødvendige for projektet, skal foretages via ProjectWise. Hvis ProjectWise udelukkende anvendes til udveksling og kommunikation, skal de originale udgaver af filer altid opbevares hos den virksomhed, der er ansvarlig for filen. Der henvises i øvrigt til Vejdirektoratets, ProjectWise Brugermanual til udveksling af data. PROJECTWISE En af fordelene ved at anvende Vejdirektoratets ProjectWise som udvekslingsplatform er, at det giver mulighed for at arbejde dynamisk og i real time med filerne. Det vil sige, at der er mulighed for at vælge en arbejdsmetode, hvor brugeren ikke behøver at uploade og downloade filerne til og fra lokale platforme, som i en almindelig projektweb. For at kunne tilgå ProjectWise Explorer som lokal klient på pc-en, skal programmet installeres. Dette gøres ved at rette henvendelse til Vejdirektoratets ProjectWise ansvarlige. I øvrigt følges anvisningerne i Vejdirektoratets, ProjectWise Brugermanual til udveksling af data. MAPPESTRUKTUR ProjectWise anvender mappestruktur, som er meget lig den i Windows stifinder. Mappestrukturen kan variere fra projekt til projekt og er samtidig styret af Vejdirektoratets projektmodel. Mere om mappestrukturen kan ses i ProjectWise brugermanualen RETTIGHEDER Parterne i Vejdirektoratets projekter har, efter invitation, som udgangspunkt adgang til generel funktionalitet på ProjectWise, herunder de til kontrakten hørende dokumenter. Eksterne brugere tildeles adgang af en ProjectWise administrator. Alle har generelt ret til at se filerne i det eller de projekter, man er tilknyttet. Øvrige rettigheder afhænger helt af hvilken rolle, man er blevet tildelt ved anvendelsen af ProjectWise. Administratorer har rettigheder til alt, heriblandt at ændre rettigheder, oprette filer og foldere.

8 7 af 8 SYSTEM Al dokumentation skal være versionsstyret. Endvidere er man forpligtet til at gøre opmærksom på uhensigtsmæssigheder og mulige forbedringer til administratoren. ADVISERING Advisering sker ved, at Vejdirektoratets ProjectWise automatisk sender mails til projektdeltagerne. Advisering sker ved, at den enkelte bruger abonnerer på en eller flere mapper eller filer. Denne metode sikrer en målrettet advisering således, at man udelukkende får advisering omkring hændelser, man selv har valgt. Som projektdeltager er man således selv ansvarlig for at få adviseringer. Se mere om advisering i ProjectWise Brugermanual. DOKUMENTATION Funktionen Audit Trail i ProjectWise fører automatisk en log med nøjagtig historik for alle handlinger på projekt-niveau og på fil-niveau. Projektets parter er afskåret enhver mulighed for at påvirke eller ændre på log ens registreringer. Alle projektets parter kan se denne log.

9 8 af 8 MAIL DOKUMENTSTYRING Alle mails på projektet skal have et entydigt projekt-id, som indeholder etape og hvis muligt entreprisenummer i emnefeltet, efterfulgt af emnets tekst. Eksempel: Etape XXXX - entreprise xxxx.xxx beskrivende tekst. Vigtige mails skal gemmes i ProjectWise. Såvel Vejdirektoratet og dets rådgivere skal sikre gennem dokumenterede procedurer, at brugerne af ProjectWise ikke overser information, der ligger i mails uden for projektets projektweb. Som kontaktpersondata på mail skal afsender angive: Navn, firmanavn, firmaadresse og telefonnummer Godkendt Enhed/netværk Fagtema Planlagt revision Dokument nr. Adgang IDRA, Netværk for projekteringsværktøj Vej- og trafikfaglige systemer August 2018 Revideret december 2016 Projektweb ændret til ProjectWise [ X ] Intern [ X ] Ekstern