Bilag e. BRUGERVEJLEDNING til Inventardatabasen Webløsning

Transkript

1 Bilag e. BRUGERVEJLEDNING til Webløsning Februar 2004

2 Indholdsfortegnelse INDLEDNING...4 INSTALLATION...4 SIKKERHED...4 REGISTRERINGSPROCEDURE...5 HOVEDMENUEN...5 VEJLEDNINGSDELEN...5 Anvendte symboler...6 Brugervejledning...6 MENUDELEN...6 Visning af genstande...7 Visning af genstande i en inventargruppe...7 Visning af en enkelt genstand...9 Visning af alle genstande...9 Visning af genstande i et lokale...11 Visning af genstande i alle lokaler...13 Rettelser og tilføjelser...13 Rettelse af oplysninger om en genstand...13 Rettelse af oplysninger i hjælpetabellerne...15 Indtastning af nye oplysninger...15 Indsæt ny inventargenstand...15 Indsæt ny person/låner...16 Indsæt nyt lokale...16 Indsæt ny leverandør...16 Indsæt ny inventarkode...17 Indsæt nyt postnummer...17 Indsæt ny landekode...18 Hjælpetabellerne...18 Leverandører...18 Inventarkoder...20 Lokaler...20 Lånere/personer...20 Postnumre...21 Udskrivningsdelen...21 Udskrift med leverandører...21 Udskrift af inventarkoder...21 Udskrift af inventarlister...21 Udskrift af inventarlister, totaler...21 Udskrift af lokalelister...22 Side 2.

3 Udskrift af lokalelister, totaler...22 Udskrift af IT-udstyr...22 Udskrift af postnumre...22 INDTASTNINGSKONTROL...22 BILAG 1. Procedure for varemodtagelse og registrering på IT-Universitetet (ITU). 2. Oversigt over inventarfotos i systemet. 3. Side 1 af udskriften over leverandører. 4. Side 1 af udskriften over inventarkoder. 5. Side 156 af inventarlisten, gruppeopdelt. 6. Side 1 af inventarlisten med totaler for de enkelte grupper. 7. Side 45 af lokalelisten med angivelse af inventaret i lokale Side 1 af lokalelisten med totalangivelser for inventargrupper i hvert lokale. 9. Side 5 i listen over IT-udstyr. 10. Side 1 i oversigten over postnumre. Side 3.

4 Indledning Inventarsystemet har til formål at registrere alt inventar med henblik på løbende kontrol af dets placering. De opsamlede data skal endvidere danne grundlag for en beregning af levetiden for enkelte varegrupper med henblik på fremtidig budgetlægning. Dataene kan endvidere anvendes i forbindelse med andre registreringssystemer f.eks. udlån at materiel og økonomisystemer. Installation Der er ikke adgang for brugerne til at foretage ændringer i installationen eller rettelser i systemet, der er placeret på en MYSQL- og PHPserver. Der kan alene foretages rettelser og tilføjelser i de registrerede inventardata. Kun systemadministratoren kan slette data og oprette nye brugere til systemet. Inventargenstande og leverandører kan ikke slettes i systemet, men de kan overføres fra den aktive del af systemet til en passiv, hvis de f.eks. er udgået/kasseret. Systemet er opbygget ud fra grundlaget, at en genstand, der er købt, også skal kunne findes i systemet, samt at genstanden skal befinde sig et bestemt sted. Dette sted kan være et lokale, udlånt til en person, et depot eller til reparation hos en leverandør/værksted. Hvis genstanden ikke fysisk kan kontrolleres, kan den være stjålet eller kasseret. Adgangen til systemet sker via adgangssiden på Sikkerhed En bruger af systemet skal være forud godkendt til dette og benytte det tildelte password på startsiden. Ved afslutning af arbejdet med systemet skal der foretages et log-out ved klik på et symbol, der findes på alle sider (skærmbilleder). Indtastningsfeltet for navn og password er placeret i øverste venstre hjørne på startsiden. Hvis der indtastes forkert brugernavn og/eller password føres man til ITU s hjemmeside. De enkelte sider er også beskyttet mod uretmæssig adgang. Det vil således ikke være muligt at gå direkte til et skærmbillede, selvom man kender stien, og skriver denne i browserens søgefelt. Også i dette tilfælde vil man blive ført over til ITU s hjemmeside. Side 4.

5 Brugeren kan ikke tage backup kopier af dataene i systemet, men der er mulighed for udskrivning af alle indtastede data. Der vil af systemadministratoren blive taget en ugentlig backup kopi. Registreringsprocedure Det er vigtigt, at alt inventar registreres så tidligt som muligt. På IT-Universitetet er det besluttet, at genstandene skal registreres ved den centrale modtagelse, inden den pågældende genstand overgår til brugeren (Bilag 1, Procedure for varemodtagelse og registrering på IT- Universitetet (ITU). En undtagelse er dog teknisk udstyr bestilt af IT-afdelingen, der ofte kræver teknisk indsigt for at konstatere evt. transportskader eller afgøre, hvilke løsdele/tilbehør, der skal registreres særskilt eller registreres under hovedgenstanden. Ved registreringen sammenholdes genstanden med kopi af faktura, således at det bliver muligt for Rigsrevisionen gennem en fakturakontrol at finde frem til en bestemt genstand og dennes placering med henblik på kontrol af genstandens fysiske tilstedeværelse. I forbindelse med registreringen mærkes genstanden med et unik inventarnummer, der også påsættes som stregkode med henblik på maskinel aflæsning. For dyrere genstande ætses dette nummer ind i genstanden for at gøre tyveri vanskeligere. Hovedmenuen Efter indlogning åbnes menu siden, der også giver en kort vejledning i de anvendte symboler. Vejledningsdelen Den nederste halvdel af menu siden beskriver de anvendte symboler i systemet. Side 5.

6 Anvendte symboler Symbolerne er alle forklaret i illustrationen. Læg specielt mærke til den første røde knap, de logger dig ud af systemet. Den findes nederst på alle sider. Du bliver logget ud automatisk, hvis du lukker for browseren eller slukker din PC. Disse to knapper og er en stor hjælp på sider med mange genstande listet efter hinanden. Hvis man f.eks. ønsker en oversigt over samtlige genstande i systemet, vil man ved klik på knapperne hurtigt kunne springe frem og tilbage mellem første og sidste genstand på listen, er i sagens natur vil være meget lang. Endelig er symbolet vigtigt, fordi du på mange sider kun kan komme videre ved at klikke på symbolet, der bringer dig tilbage til menu siden. Denne genvej skal altså bruges hver gang man er færdig med en opgave, men ikke ønsker at afslutte systemet (logge ud). Brugervejledning En mere fyldig vejledning i brugen af systemet er denne vejledning, der også kan downloades fra vejledningsdelen. Brugervejledningen kan hentes som en pdf fil. Linket findes nederst på siden, hvor der også er angivet, hvornår siden sidst er opdateret. Her er også vist stien til sidens placering på serveren, hvilket kan være en fordel, hvis man laver en udskrift af siden. Endelig findes nederst på siden knapperne, der kan bringen brugeren op til øverste linie på siden, samt den røde knap til udlogning. Endelig er der hængelåsen, som markerer at siden er låst. Menudelen Menu siden er adgangsvejen til de forskellige skærmbilleder. I de fleste tilfælde vender brugeren tilbage til denne side, når en opgave er udført. I visse tilfælde kan man dog gå direkte videre fra en side til en anden, hvis dette er mere logisk i arbejdsgangen. Dette vil f.eks. være tilfældet, hvis man vil se detaljerne om en genstand, som man har fundet på en oversigt. Hvis man f.eks. har listet alle skriveborde på skærmen og ønsker at se alle detaljer om det pågældende skrivebord, så kan man gå direkte fra oversigten til et skærmbillede, der viser alle detaljer om den pågældende genstand. Tilsvarende kan man udvide sit søgeområde direkte uden at gå til menu siden, hvis man f.eks. i oversigten over skriveborde ikke finder det man søgte, så kan man gå direkte til en side, der viser samtlige genstande i systemet. Den øverste halvdel af menu siden åbner for de sider, der enten viser data eller giver mulighed for at ændre i disse eller oprette nye genstande eller leverandører i systemet. Side 6.

7 Visning af genstande Menuen har fire kolonner, der hver indeholder en række sammenhængende valgmuligheder. I kolonnen længst til venstre vælges visning af genstandene inden for en bestemt gruppe eller genstandene i et bestemt lokale. Visning af genstande i en inventargruppe Gruppen af genstande, der skal vises, vælges fra en listemenu. Listen åbnes ved at klikke med musen på pilen i højre side af feltet, hvorefter en liste af valgmuligheder viser sig, jf. illustrationen til venstre. Hvis den ønskede gruppe ikke er vist på listen, kan man gå ned gennem listen ved at trække med musen i bjælken i højre side, ved at bruge piletasterne eller ved at trække den blå bjælke nedad med musen. Hvis den valgte gruppe ligger langt nede på listen, kan man skifte hurtigt dertil ved at indtaste det første bogstav i gruppen. På illustrationen til højre er der tastet et s, hvorefter bjælken straks flytter sig ned til den første gruppe, der begynder med bogstavet s. Side 7.

8 Hvis man fortryder valget, er der ikke sket noget endnu, så man kan roligt gentage proceduren. Den gruppe, der er angivet i den blå bjælke, vil først blive henter frem, når den klikkes på knappen Vis. Når der er klikket på Vis, henter systemet alle de genstande i databasen, der tilhører den pågældende gruppe, og viser dem på et skærmbillede. I eksemplet har vi valgt gruppen, der indeholder Automater. I gruppen Automater er der kun 8 genstande registreret i systemer, men der kan være mange hundrede. Genstandene vil være sorteret i nummerorden. Det viste billede er fra overgangssystemet, hvor der skiftes fra et tidligere nummer Nummer til et nyt ID. I overgangsperioden vil begge numre være vist i oversigten, da stregkoden på genstandene kan være det gamle eller det nye nummer. Udover den fast mulighed for at komme tilbage til menu billedet, er der mulighed for at få vist alle genstande i hele systemet (klip på knappen Vis alle), men nok mere relevant at man kan få vist alle detaljer om en genstand på listen. Side 8.

9 Listen viser kun enkelte oplysninger om genstanden, men der kan være flere informationer gemt. Disse informationer kan hentes ved at klikke på nummeret (markeret med blå farve og understregning) for den pågældende genstand. Visning af en enkelt genstand Når der klikkes på nummeret vises siden med detaljer for genstanden. Der kan ikke blades mellem de forskellige genstande i denne visning, da systemet ikke kan gætte sig til, hvilke genstande du er interesseret i at se, men det er muligt at gå tilbage til oversigtsvisningen (i dette tilfælde Automater ) ved at bruge browserens tilbage knap (Back) efterfulgt af opdatering (Refresh). Det normale vil være at gå tilbage til menuen ved at klikke på symbolet. En anden mulighed er at bruge knappen Vis alle, hvorefter der ud fra den totale oversigt kan vælges næste genstand, der skal vises med alle detaljer. Visning af alle genstande Hvis man vælger at få alle genstande vist på en gang, skal man være opmærksom på, at det kan tage nogen tid for systemet at hente alle rekords og sortere dem i den rigtige orden. Men muligheden er til stede fra flere forskellige visninger. Hvis alle genstande hentes ved at klikke på knappen i skærmbilledet med visning af genstandene i detaljer, vil den samlede oversigt være sorteret i nummerorden. På illustrationen er sorteringen lagt på stregkode nummeret, men ved overgangen fra registrering på gruppeniveau til fortløbende numre, vil sorteringen blive ændret til at ske på det fortløbende nummer. Side 9.

10 Hvis der viser sig et behov for sortering på andre kriterier, vil dette blive indlagt som fast søgning i systemet. Søgningen medtager flere oplysninger end søgningen på grupper, men også her gælder det, at ikke alle registrerede oplysninger er medtaget (f.eks. er der ikke foto af genstanden), så man skal kalde siden med detaljer frem, for at se alle oplysninger om en genstand. Dette sker på samme måde som ved gruppelisten, man klikke på det blå nummer. Da opstillingen er i kolonneform, vil du sandsynligvis ikke kunne se alle oplysninger på din skærm. Brug piletasterne eller de blå barrer i højre side og nederst i skærmbilledet til at manøvrere mellem de enkelte genstande og oplysninger om dem. En af fordelene ved denne samlede oversigt er, at du kan søge på tværs af alle oplysninger, for at finde netop den genstand du har brug for at se i detaljer. Browserens normale søgefunktion kan bruges til denne opgave. Funktionen findes i menuen under Rediger -> Søg (shortcut er Ctrl+b), i den engelske udgave under Edit -> Find (shortcut er Ctrl+f). Side 10.

11 Hvis der f.eks. søges på rød for at finde alle røde stole, får vi flg. billeder: Søgefunktionen finder den første forekomst af ordet rød. Ved at klikke på Find næste (Find Next) kan der blades gennem alle de genstande, der i en eller anden forbindelse har registreret ordet rød. Hvis man kender stregkodenummeret eller serienummeret på f.eks. en PC, kan man altså finde netop denne genstand frem blandt måske genstande og det går hurtigt. Visning af genstande i et lokale I ovenstående har vi søgt på genstande ud fra deres mærkning med et stregkode nummer eller ud fra en gruppering af genstandene, f.eks. gruppen Automater. Da det er væsentligt, at kunne finde ud af, hvor genstandene befinder sig, er visningsfunktionen for lokaler opbygget på samme måde som visningsfunktionen for grupper. I stedet for at viser grupperne er indgangen til søgningen de lokaler, hvor genstanden kan befinde sig. Genstanden kan naturligvis befinde sig et andet sted, men så vil den naturlige Side 11.

12 indgang til søgningen være via genstanden, der også vil give information om placeringen, hvis der f.eks. er tale om udlån til en person. I dette tilfælde vil referencen være nummeret på den pågældende låners studiekort/personalekort. I eksemplet vil vi finde ud af, hvilke genstande, der befinder sig i kontoret med lokalenummer Som ved søgningen af grupper kan søgelisten åbnes ved at klikke på pilen i højre side af menufeltet. Da lokalenummeret begynder med 1, åbnes søgelisten ved at taste et 1-tal, så den blå søgebjælke automatisk stiller sig på det første lokale på 1. etage. Bjælken trækkes ned på lokale 1.20, eller der klikkes direkte på tallet Som ved søgningen på grundlag af genstandens stregkode nummer klikke der på knappen Vis, hvorefter skærmbilledet viser de genstande, der er placeret i lokale nr Som ved visning på grundlag af stregkode søgningen får vi ikke alle oplysninger om de genstande, der er placeret i lokale Men som ved gruppe søgningen er der mulighed for at se detaljerne om de enkelte inventargenstande ved at klikke på nummeret for den enkelte genstand (mærket med blå tal). På lokalelisten vil genstandene være sorteret i nummerorden. For lokaler med mange inventargenstande, f.eks. auditorier og depoter, kan der søges frit på siden ved hjælp af browserens søgefunktion, som det er beskrevet tidligere. Side 12.

13 Visning af genstande i alle lokaler Udover at gå til visning af detaljerne for en enkelt genstand, kan man fra siden gå direkte til menu siden, eller man kan vælge at se en liste over alle genstande sorteret i lokaleorden. Rettelser og tilføjelser Hvor den første kolonne i menu oversigten giver adgang til at se de registrerede genstande med forskellige former for sortering, giver den anden kolonne forskellige muligheder for at rette i de indtastede data eller tilføje nye genstande, leverandører m.v. Rettelse af oplysninger om en genstand Den første listemenu i anden kolonne åbner mulighed for at rette i oplysningerne om en genstand. Genstanden udpeges som i menuerne for søgning, og der klikkes på knappen Ret, hvorefter rettelsessiden for den pågældende genstand åbnes. Indholdet i databasen opdateres først, når der klikkes på knappen Ret. Hvis indtastningen fortrydes kan den rettes tilbage ved at klikke på Fortryd. Hvis der alligevel ikke skal foretages rettelser, klikkes der på Ret, så vil man blive ført tilbage til menu siden. Efter rettelsen er gennemført er det altid god praksis at hente genstande frem igen for at kontrollere evt. indtastningsfejl. Er der fejl, rettes de. Er der ikke fejl klikkes der alligevel på Ret. Indholdet i databasen for den valgte genstand vises på skærmen. Da søgningen her er sket på den gamle stregkode (Gammeltnr), er det den eneste information, der ikke kan rettes. Gammeltnr. vil udgå, når alle genstande er opmærket med nye stregkoder. Af hensyn til samspillet med andre systemer indtastes datoerne med året først på formen åååå-mm-dd. Størrelsen indtastes med i cm med tre cifre som 000x000x000. Denne hjælpeside kan vises på skærmen under indtastningen, hvis du har behov derfor. Side 13.

14 Hjælpetabellerne (f.eks. listen over inventarkoder eller leverandører), som bliver gennemgået senere, kan også være åbne samtidig med indtastningen. Hvis du ønsker dette, skal de åbnes fra menu siden, inden du trykker på Vis. Hvis inventarsystemet køres fra samme installation, hvorpå systemet er lagret, vil det også være muligt at bruge Stifinder til at finde det rigtige foto. En oversigt over placeringen af fotos, der er lagt ind i systemet er vedlagt som bilag 2. Side 14.

15 Rettelse af oplysninger i hjælpetabellerne Rettelser i oversigterne over leverandører, inventarkoder, lokaler, lånere/personer og postnumre kan foretages, direkte fra skærmbillederne, nå man opdager en fejl. Dette vil blive beskrevet i afsnittet om hjælpetabeller. Indtastning af nye oplysninger I kolonnen med Rettelser og indsættelse er listemenuen for indsættelse af nye rekords placeret nederst. Der kan vælges mellem indsættelse af: Inventar Personer Lokaler Leverandører Inventarkoder Postnumre Landekoder. Efter valget klikkes på knappen Indsæt. Indsæt ny inventargenstand Hvis der vælges Inventar kommer denne formular frem. Der er også her mulighed for at kalde denne side i brugervejledningen frem som hjælp (ikke vist på illustrationen). Hjælpetabellerne kan også vises samtidig med indtastningsformularen. 1. Stregkodenummeret, der er klæbet på genstanden. 2. Det gamle stregkodenummer (udgår). 3. Den 3-cifrede gruppebetegnelse. 4. Den 6-cifrede placeringskode. 5. Den tidligere placering, hvis genstanden flyttes fra et andet sted. 6. Sidste kontroldato (åååå-mm-dd). 7. Evt. kendetegn. 8. Evt. serienummer. 9. Størrelsen i cm (000x000x000). 10. Farve eller evt. træsort. 11. Angivelse af stien, hvor der kan findes foto af genstanden. 12. Det 6-cifrede leverandørnummer. 13. Nummeret på indkøbsfaktura. 14. Leveringsdatoen (åååå-mm-dd). 15. Prisen i hele kroner uden moms. 16. Forventet levetid angivet i hele år = kan ikke udlånes, 1 = kan udlånes. 18. Yderligere bemærkninger. Side 15.

16 Klik på Send (19) indsætter de nye data, Fortryd (20) sletter de indtastede data og (21) bringer menu siden frem, uden at den nye rekord bliver indsat i databasen. Indsæt ny person/låner Hvis der vælges Person kommer denne formular frem. Der er også her mulighed for at kalde denne side i brugervejledningen frem som hjælp (ikke vist på illustrationen). Hjælpetabellerne (her Lånere/personer ) kan også vises samtidig med indtastningsformularen. En ny person/låner oprettes i systemet med flg. data: 1. Det 6-cifrede stregkodenummer på lånerens studiekort eller personalekort. 2. Fulde navn. 3. Udløbsdatoen for kortet (åååå-mm-dd). 4. De tre knapper (4), (5) og (6) virker som beskrevet ovenfor under indsættelse af nyt inventar. Normalt vil de studerende blive oprettet af systemets administrator ved en batch kørsel i forbindelse med et nyt studieoptag. Tilsvarende vil ugyldige kort blive slettet ved en batch kørsel. Indsæt nyt lokale Hvis der vælges Lokale kommer denne formular frem. Der er også her mulighed for at kalde denne side i brugervejledningen frem som hjælp (ikke vist på illustrationen). Hjælpetabellerne (her Lokaler ) kan også vises samtidig med indtastningsformularen. Et nyt lokale oprettes i systemet med flg. data: 1. Det 6-cifrede stregkodenummer, der er anbragt på døren til lokalet ( Barkode ). De 3 første cifre angiver typen af lokale, og de 3 sidste cifre er lokalets nummer. Dette vil blive ændret i forbindelse med flytning til ny domicil. 2. Rummets betegnelse på dørskiltet (her på formen 1.20, hvor 1 angiver etagen og 20 lokalenummeret på pågældende etage). 3. Rum typen (f.eks. kontor eller depot). 4. Lokaledybden i meter. 5. Lokalets bredde i meter. 6. Antal personer. For kontorer antallet af pladser. For undervisningslokaler, det af brandmyndighederne godkendte antal. 7. De tre knapper (7), (8) og (9) virker som beskrevet ovenfor under indsættelse af nyt inventar. Indsæt ny leverandør Hvis der vælges Leverandør kommer næste formular frem. Der er også her mulighed for at kalde denne side i brugervejledningen frem som hjælp (ikke vist på illustrationen). Hjælpetabellerne (her Leverandør ) kan også vises samtidig med indtastningsformularen. Side 16.

17 En ny leverandør oprettes i systemet med flg. data: 1. Det 6-cifrede leverandørnummer, som blot er fortløbende tal begyndende med Leverandørens firmanavn. 3. Kontaktperson i firmaet. 4. Kontaktpersonens titel. 5. Firmaets adresse. 6. Postnummer. 7. Telefonnummer. 8. Fax nummer. 9. Vort kundenummer i virksomheden, oftest vort hoved telefonnummer. 10. Angivelse af om pågældende virksomhed har indgået aftale med Statens Indkøb (Ja/Nej). 11. Virksomhedens CVR-nummer. 12. Vort kontonummer, der ofte kan afvige fra kundenummeret adressen på kontaktpersonen. 14. Firmaets officielle hjemmeside. 15. Evt. særlige leveringsbetingelser, hvis de afviger fra indkøbsaftalen. 16. Andre bemærkninger. Dette felt bør løbende opdateres i rettelsesproceduren. 17. De tre knapper (17), (18) og (19) virker som beskrevet ovenfor under indsættelse af nyt inventar. Indsæt ny inventarkode Hvis der vælges Inventarkode kommer denne formular frem. Der er også her mulighed for at kalde denne side i brugervejledningen frem som hjælp (ikke vist på illustrationen). Hjælpetabellerne (og her vil det være en stor hjælp at bruge tabellen Inventarkoder for at undgå dobbeltangivelse) kan også vises samtidig med indtastningsformularen. En ny inventarkode (gruppe) oprettes i systemet med flg. data: 1. Den 3-cifrede kode, der identificerer gruppen. 2. Betegnelsen på hovedgruppen. 3. Betegnelsen på undergruppen. Indsæt nyt postnummer Hvis der vælges Postnummer kommer denne formular frem. Der er også her mulighed for at kalde denne side i brugervejledningen frem som hjælp (ikke vist på illustrationen). Hjælpetabellerne kan også vises samtidig med indtastningsformularen. Et nyt postnummer oprettes i systemet med flg. data: 1. Postnummer, normalt 4-cifret. 2. Navnet på byen. 3. Koden for landet (se tabellen Landekode ). 4. De tre knapper (4), (5) og (6) som tidligere. Side 17.

18 Indsæt ny landekode Hvis der vælges Landekode kommer denne formular frem. Der er også her mulighed for at kalde denne side i brugervejledningen frem som hjælp (ikke vist på illustrationen). Hjælpetabellerne ( Landetabel og Postnummer ) kan også vises samtidig med indtastningsformularen. Et evt. nyt land oprettes i databasen med flg. data: 1. Landekoden (1-cifret tal). 2. Landets navn. 3. De tre knapper (3), (4) og (5) virker som beskrevet ovenfor under indsættelse af nyt inventar. Hjælpetabellerne I 2. kolonne på menu siden findes genvejen til nogle hjælpetabeller, der f.eks. vil være nyttige i forbindelse med oprettelse af nyt inventar eller ved evt. fejlrettelser. Leverandører Når der klikkes på en hjælpetabel åbnes den i et nyt vindue. Det er altså muligt at have en eller flere hjælpetabeller åbne samtidig med at der arbejdes med en formular til rettelser eller ved indtastning af en genstand. Vinduet med en hjælpetabel lukkes ved at klikke på X et i øverste højre hjørne af det vindue, som viser tabellen. Side 18.

19 Leverandøroversigten indeholder enkle oplysninger om alle leverandører i systemet. Siden virker samtidig som adgang til de detaljerede oplysninger om de enkelte leverandører. Siden med detaljer hentes frem ved at klikke på leverandørnummeret (mærket med blå bogstaver, der bliver rødlige, når der klikke på dem). Siden med detaljer om en leverandør ser således ud: Som teksten angiver, kan man klikke på (det blå) leverandørnummer, hvis der skal rettes i oplysningerne om leverandøren. Rettelserne i formularen følger samme anvisninger, som der har været vist ved rettelse af oplysninger om inventar og formularen for indtastning af nye leverandører. Også dette vindue kan lukkes ved at klikke i X et i øverste højre hjørne af vinduet. Hvis der skal indtastes en ny leverandør lukkes vinduet, og menu listen for indsættelse i 2. kolonne skal benyttes. Siden har ikke en genvej til menu siden, fordi formularen er åbnet i et nyt vindue, hvor siden med menuerne fortsat er fremme på skærmen. Side 19.

20 Inventarkoder Tabellen med inventarkoder angiver sammenhængen mellem det 3-cifrede inventar kodenummer og betegnelserne for henholdsvis hovedgruppe og undergruppe. Det er ikke muligt at rette i oversigten, men der kan indlægges nye inventarkoder ved at benytte liste menuen i 2. kolonne på menu siden. Lokaler Tabellen over lokaler viser alle databasens oplysninger om lokalerne (placering, indretning/anvendelse, størrelse og antal personer). Som ved tabellen med inventarkoder kan der ikke rettes i oversigten, men der kan indtastes nye lokaler ved at lukke vinduet og åbne formularen til indsættelser. Lokalerne er vist med 30 lokaler ad gangen på en side, og der kan skiftes mellem siderne ved hjælp af de grønne piltaster nederst på siden. Lånere/personer Tabellen over personer/lånere viser alle databasens oplysninger om disse (nummeret på studiekort/personalekort, navn og udløbsdatoen for kortet). Som ved tabellerne med inventarkoder og lokaler kan der ikke rettes i oversigten, men der kan indtastes nye personer ved at lukke vinduet og åbne formularen til indsættelser. Det normale vil dog være, at personerne indsættes ved en batch-kørsel. Personerne er som ved oversigten over lokaler vist med 30 personer ad gangen på en side, og der kan skiftes mellem siderne ved hjælp af de grønne piltaster nederst på siden. Side 20.

21 Postnumre Tabellen over postnumre viser alle databasens oplysninger om disse (postnummeret, byen og landet). Som ved tabellerne med inventarkoder og lokaler kan der ikke rettes i oversigten, men der kan indtastes nye postnumre ved at lukke vinduet og åbne formularen til indsættelser.. Udskrivningsdelen Det er ikke altid resultatet bliver tilfredsstillende, hvis der udskrives direkte fra en side i browseren. Da der kan være behov for udskrivning af hjælpetabellerne og de øvrige oplysninger i databasen, er der derfor i menuens 4. kolonne medtaget en række udskrifter, der kan hentes som pdf-filer og som i størrelse er afpasset til udskrivning på A4 sider. Siderne dannes ved opdatering af databasen, så en rettelse af en genstand vil ikke umiddelbart fremgå af udskriften før næste opdatering. Et eksempel på hver af udskrifterne er indsat som bilag i brugervejledningen. Udskrift med leverandører Alle data om leverandørerne. En side for hver leverandør. Udskrift af inventarkoder Udskrift svarende til hjælpetabellens oversigt over inventarkoder. Udskrift af inventarlister Oversigt med inventaret opdelt i grupper og med angivelse af alle detaljer, herunder placering. For hver gruppe angives totalt antal. Udskrift af inventarlister, totaler Samme oversigt som ovenfor, men uden angivelse af detaljer. Side 21.

22 Udskrift af lokalelister En oversigt for hvert lokale med information om lokalet (størrelse, beliggenhed, antal personer), samt angivelse af det inventar, der findes i lokalet. Udskrift af lokalelister, totaler En oversigt, der for hvert lokale angiver det totale antal inventar inden for hver repræsenteret inventargruppe. Udskrift af IT-udstyr Oversigt over det tekniske udstyr, der kontrolleres af IT-afdelingen. Udskrivning pr. lokale for de lokaler, hvor der findes teknisk udstyr. Udskrift af postnumre Oversigt over postnumre svarende til oversigten i hjælpetabellen. Indtastningskontrol I den foreliggende udgave af inventarsystemet er der ikke indlagt kontrol af de indtastede data, men i den næste udgave vil alle data blive valideret med henblik på at sikre færrest mulige fejl i databasen. For at sikre det bedst mulige resultat allerede fra starten vil det være en god idé altid at gå tilbage for at kontrollere om en rettelse, tilføjelse eller nyoprettelse også er korrekt indført i databasen. ٱ Side 22.

23 Bilag 1. Procedure for varemodtagelse og registrering på IT-Universitetet (ITU) Formålet med en central varemodtagelse er at sikre, at de modtagne varer er i overensstemmelse med det på fragtbrevet anførte (antal/art), samt at kontrollere at de modtagne varer ikke er blevet beskadiget under transporten. Endvidere skal varemodtagelsen sikre registrering af genstandene i overensstemmelse med retningslinierne for ITU`s inventarsystem, herunder påføring af stregkode for genstande der ikke videregives til IT-afdelingen. Alle vareleverancer skal indleveres gennem ITU`s varemodtagelse. Varemodtagelsen er åben mandag til fredag mellem kl og kl Fragtbreve/varelister/følgesedler videregives dagligt til Indkøb/(Intern Service) Varemodtagelsen foretager ikke kontrol af varen udover kontrol af antal og evt. synlige skader. Alt inventar og it udstyr skal mærkes op, dog er der intet krav om registrering af udstyr til under kr ,- samt varer som indgår i allerede registreret udstyr (som f.eks. harddiske til servere, og ekstra batterier til laptops). Arbejdsgang for registrering i inventarsystemet, samt hvilke data der skal registreres, fremgår af brugervejledningen for registrering i inventarsystemet. Det skal fremgå i inventarsystemet hvis inventar eller udstyr fjernes fra ITU. Det skal således være muligt at se om en varer er returneret, udfaset, solgt, ødelagt eller til reparation. Udlån af udstyr som f. eks. projektor eller bærbar pc`er registreres som udlån til en persons studie- eller personalekort. Inventar og tungere udstyr, som multifunktionsmaskiner og stationær pc`er, tilknyttes som udgangspunkt et lokale. Udstyr som laptops, palme-piloter, og hjemme pc`er tilknyttes en person. Leverancer hvor IT-afdelingen er rekvirent. Ved leverancer hvor det er IT-afdelingen der er rekvirent, er det en person fra IT-afdelingen, som udfører kontrol (i forhold til indkøbsordre og følgeseddel) og foretager registrering i varemodtagelsen, samt sørger for indtastning i inventarsystemet. (se brugervejleding for registrering i inventarsystemet). Følgesedlen skal underskrives af IT-afdelingen og opbevares i indkøb. Leverancer hvor det er øvrigt personale der er rekvirent. Leverancen afstemmes med følgeseddel. Rekvirenten/brugeren kontaktes, og vedkommende foretager selv kontrol af varen i varemodtagelsen. Varer der skal registreres, skal have påført stregkodenummer før den må fjernes fra varemodtagelsen. Påføring af stregkode og indtastning i inventarsystemet foretages af en person fra Internservice. (se brugervejledning for registrering i inventarsystemet). Følgesedlen skal underskrives af rekvirenten og opbevares i Indkøb. Side 23.

24 Leverancer af møbler leveres direkte til brugeren, men mærkes med stregkodelabel ved modtagelsen. Registrering/indtastning af møbler foretages af indkøb. (se brugervejledning for registrering i inventarsystemet). Øvrige leverancer, som ikke kræver en registrering, afstemmes følgeseddel og leverance. Følgesedlen skrives under af rekvirenten, når varen udleveres og følgesedlen arkiveres i indkøb. Forbrugs- kontorartikler ligges på lager, og følgesedlen opbevares i indkøb. Stregkoder placeres så aflæsning med håndscanner er mulig. Eksempelvis: På kontormøbler, borde stole m.v. placeres stregkoden til højre på genstandens side eller på undersiden. Tavler, på forsiden i øverst højre hjørne. Billeder, på bagsiden i øverste højre hjørne. På PC skærme og telefoner placeres stregkoden på bagsiden, så den ikke umiddelbart er synlig. På PC`er, kopimaskiner og printere placeres stregkoden ved serienummeret. Indtastning i inventarsystemet sker i overensstemmelse med den udleverede brugervejledning. Økonomiafdelingen tager kopi af de fakturaer, som ikke er godkendt af indkøbs- eller ITafdelingen, og foretager en kontrol på, om varen er registreret i registreringssystemet. Hvis varen ikke er registreret, sendes kopi af fakturaen til indkøb, som her efter opmærker og registrerer varen Tina Rasmussen/Indkøb Side 24.

25 Bilag 2, side 1. Side 25.

26 Bilag 2, side 2. Side 26.

27 Bilag 2, side 3. Side 27.

28 Bilag 2, side 4. Side 28.

29 Bilag 2, side 5. Side 29.

30 Bilag 2, side 6. Side 30.

31 Bilag 2, side 7. Side 31.

32 Bilag 2, side 8. Side 32.