KOLLEGIEKONTORET I AARHUS

Transkript

1 Udskrift af forhandlingsprotokollen for KOLLEGIEKONTORET I AARHUS Møde nr. 45 den 13. marts 2014 kl marts 2014 [email protected]

2 205 Referat af møde nr. 45 i bestyrelsen for Kollegiekontoret i Aarhus den 13. marts 2014 kl Til stede: Fraværende: Desuden deltog: Per Madsen, Formand Anders Rønnebro Emil S. Nikolajsen Silas F. Jakobsen Cecilie L. Sørensen Sebastian N. Albrektsen Andreas P. Kristensen Jan Ove Hansen Martin Moos Martin L. Hansen Tais S. Nissen Trine Graugaard Torben L. Stoklund Kristina Hamberg (med afbud) Kasper V. Pedersen (med afbud) Mikkel Kristensen (med afbud) Knud Hansen (ferie) Direktør Per Juulsen, driftschef Kim S. Møller, administrationschef Diana Jørgensen samt Jette Bergendorff som referent. Dagsorden: 1. Forhandlingsprotokollen (Godkendelse af referat af seneste møde) Revisionsprotokollen 2. Meddelelser 3. Godkendelse af budget 2014/15 for Kollegiekontoret, herunder godkendelse af afdelingernes budgetter 4. Grundkøb 5. Evt. Ad 1. Forhandlingsprotokollen Formanden bød velkommen og referat af møde 44 blev godkendt. Revisionsprotokollen. Der var udsendt revisionsprotokollat direkte fra revisor vedr. byggeregnskab for afdeling 28 Svane Kollegiet, dette blev underskrevet af bestyrelsen. Ad 2. Meddelelser Per Madsen gennemgik meddelelserne, der var udsendt med indkaldelsen. 1. Nybyggerier Svane Kollegiets byggeregnskab er udarbejdet. Der er et mindreforbrug i forhold til budgettet på 6 % (10,3 mio. kr.), så regnskabet forventes godkendt. Der er rejst voldgiftssag af malerentreprenøren med krav om kr. for ekstraarbejder. Der er i regnskabet afsat kr. til dækning af mulige udgifter til sagen. Grundtvigs Hus Kollegiet er i gang med 3. etape. Bygningerne er nu under tag, så vintervejr ikke standser fremdriften og kun i begrænset omfang giver gener. Fælleshuset færdiggøres i marts, og sidste etapes boliger ventes indflyttet 1. juni. Status for de 4 byggeprojekter under forberedelse: Søren Frichs Vej, som er godkendt i bestyrelsen i 2012, er fortsat under forberedende planlægning. Aarhus byråd har godkendt nuværende ejers frikøb af en tilbagekøbsklausul på ejendommen, og ny lokalplan er under udarbejdelse. Der forventes nu en mindre (lavere) byggemulighed end oprindeligt antaget formentlig omkring 150 boliger. Skejbyparken 49 har fået tilsagn om det ansøgte statstilskud til Startboliger fordelt på det nye byggeri og eksisterende afdelinger i Skejby. Grundsalg til nybyggeriet er under forberedelse i kommunen der skal muligvis gennemføres et udbud. Tranekærvej 60, som er godkendt i bestyrelsen i 2013, søges gennemført som et udvidet projekt med køb og inddragelse af dele af naboejendommen. Sagen behandles som særskilt punkt.

3 På Godsbanearealerne er der modtaget tilsagn om det ansøgte statstilskud til en arkitektkonkurrence, som gennemføres i Projektet behandles som særskilt punkt. 2. Renoveringer Kløvergårdens ansøgning om støtte fra Landsbyggefonden til renovering og ombygninger er fremsendt i sommeren Næste skridt er en besigtigelse fra Landsbyggefonden med henblik på nærmere drøftelser af indhold og prioritering på Landsbyggefondens ønskeliste. Landsbyggefonden har meddelt, at der er reserveret en anlægsramme på 7,2 mio. kr. til kollegiet med forventet tilsagn i Skjoldhøjkollegiets ansøgning om støtte til renovering og modernisering er reelt stillet i bero. Byggeregnskabet for Kirsebærhavens renovering og modernisering er godkendt som ansøgt. 3. Udlejning UngdomsboligAarhus.dk er i drift fra januar med ny hjemmeside. Der foretages løbende fejlrettelser, men der har ikke været egentlige udfald af hjemmesiden, og den fungerer i al væsentlighed og med positive tilbagemeldinger fra ansøgerne. Udlejningssituationen generelt er uændret i forhold til sidste år med enkelte lejetab på Kløvergården og Skjoldhøjkollegiet. 4. Økonomi Formueforvaltningen udviser hos alle forvaltere foreløbig positiv (godt 1 %) forrentning siden 1. august, hvilket er over det forventede, da der endnu ikke er indtrådt væsentlige kurstab (rentestigning). Kollegiekontorets regnskab for 2013/14 påvirkes i øvrigt især af indtægter fra byggesagshonorarer på godt 2 mio. kr. fra Svane Kollegiet og Kirsebærhaven samt en udgift på ½ mio. kr. til ny it-server som følge af samtlige ejendomsfunktionærers opkobling. 5. Energimærkning Alle kollegier er nu lovpligtigt energimærkede, så der for hver bebyggelse foreligger en rapport med registreringer og anbefalinger. Per Madsen meddelte bestyrelsen, at han ikke genopstiller, når der skal vælges ny bestyrelse sidst på året. Forretningsudvalget har udarbejdet en profil for det kommende bestyrelsesmedlem og arbejder videre med at finde rette person, så der kan foreligge en indstilling til efteråret. Ad 3. Godkendelse af Kollegiekontorets budget, herunder godkendelse af afdelingernes budgetter Budgetforslag og prisliste med foreslåede gebyrsatser var udsendt med indkaldelsen ligesom afdelingernes driftsbudgetter samt notat vedr. Kollegiekontorets dispositionsfond. Formanden gennemgik prislisten, hvoraf det fremgår hvilket indeks priserne justeres i henhold til, og nævnte bl.a. at der igen i år foreslås prisstop på administrationsbidrag og indstillingsgebyr, Administrationsbidrag Uændret. Indstillingsgebyr Uændret. Bidrag til dispositionsfonden - Lovmæssigt fastsat gebyr 552 kr. pr. år/lejemål. Beløbet er hævet, samtidig med at dispositionsfonden dækker udgifter til fraflyttere over et vist beløb. Formanden gennemgik herefter forslaget til budget for Kollegiekontoret, som forretningsudvalget indstiller til godkendelse og nævnte bl.a.: Udgifter Udgifter til bestyrelsen Indeholder honorar til forretningsudvalget og løn til formanden, begge reguleres med lønindekset. Repræsentation Denne post er forhøjet, da der forventes afholdt afskedsreception for Per Madsen, som har besluttet at fratræde bestyrelsesposten i Løn kontor Der budgetteres med ansættelse af en it-/økonomimedarbejder. Samtidig er budgettet reduceret med 2/3 udlejningsmedarbejder. Der er afsat kr. til lokalforhandlinger. Direktøren forhandler løn med personalet og formanden forhandler løn med direktøren. 206

4 207 Personaleomkostninger Budgetposten reguleres i forhold til antal ansatte. Edb service/drift af hjemmesider Der er stigning i licenser, da vi har brug for flere licenser til bl.a. Lotus Notes Traveler, som alle medarbejdere kan benytte på mobiltelefon, og til WebBolig. Edb programrettelser Der foreslås afsat kr. til programvedligeholdelse, udvikling af hjemmeside samt nye programdele til WebBolig det kan gennemføres nu, da der er installeret en ny server. Gebyrer - Posten dækker udgift til Nets for udsendelse af huslejeopkrævninger og betalingsservice samt anvendelse af Netbank. Der er små prisstigninger og der er tilgang af boliger (der betales pr. bolig til Nets). Kontorlokaleudgifter Der er en lejeforhøjelse på 1 %. Afskrivninger Det foreslås at nyindkøbt server straks-afskrives i indeværende regnskabsår. Det er usikkert, om serveren har en levetid over 3 år, så det er dermed lovligt at afskrive straks. Investeringsforslag (Bilag A) Formanden henviste til investerings- og afskrivningsplanen. Afdelingernes henl. til disp.fonden Der var udsendt notat med indstilling om, at Kløvergården og Stenaldervej Kollegiet fritages for at indbetale deres udamortiserede låneydelser til Kollegiekontorets dispositionsfond bl.a. pga. deres høje huslejeniveau. Indtægter Administration af egne afdelinger Indtægten stiger med 0,9 %, det skyldes tilpasning efter opsplittelser af 2 vær. lejligheder til dubletter (2 lejemål) samt tilgang på Grundtvigs Hus Kollegiet. Indstilling afdelinger Væksten skyldes alene tilgang i antal boliger. Indstilling selvejende kollegier Indtægten er uændret pga. prisstoppet. Indstilling, fremmede kollegier Dette er indtægten for indstilling vedr. boliger i UngdomsboligAarhus. Der er et mindre fald i indtægten som bl.a. skyldes at en privat ejer har trukket nogle boliger ud og nogle boliger er flyttet fra denne post, da de skal bogføres under Sideaktiviteter. Administration sideaktiviteter Administration for kommunen og for private ejendomsejere. Gebyr, huslejerestancer Der udsendes fortsat mange rykkere, men for første gang i mange år er indtægten faldende på denne post. Renter - Der budgetteres med en forrentning af opsparede midler på 1 %. Byggesagshonorar Der budgetteres med halvdelen af det forventede honorar vedr. Grundtvigs Hus Kollegiets om- og tilbygning. På forespørgsel oplystes det at Landsbyggefonden modtager 2/3 af ydelserne på udamortiserede lån og dispositionsfonden modtager 1/3. Bestyrelsen godkendte budgettet for Kollegiekontoret med de beslutninger der er truffet vedr. fritagelse for indbetaling til dispositionsfonden og it-udgifter. Der var også udsendt forslag til afdelingsbudgetter. Formanden informerede kort om proceduren for godkendelse af afdelingsbudgetter. Diana Jørgensen fortalte at der er to kollegier som er påvirkede af tilbagekøb af hjemfaldsklausuler og Christiansbjerg Kollegiet skal desuden have implementeret en huslejedifferentiering. Tv-programpakkestigningen påvirker også flere kollegiers budget kraftigt, da der nu skal betales copy-dan afgifter for værelser, det har tidligere kun været lejligheder som betalte det. Stofa har annonceret en prisstigning på ca. 40 kr. pr. måned. Der er derfor flere afdelingsbestyrelser, der har kontaktet Kollegiekontoret for at høre nærmere om konsekvenserne ved at skifte til Bolignet-Aarhus. Stofa aftaler kan opsiges med 3 mdr. varsel. Bestyrelsen godkendte afdelingsbudgetterne for 2014/15 og herunder også for afd. 1 Skjoldhøjkollegiets børneinstitutioner som ikke selv har en bestyrelse.

5 208 Bestyrelsen giver forretningsudvalget bemyndigelse til at godkende evt. ændringer i afdelingsbudgetterne der besluttes på de kommende budgetmøder. Ad 4. Grundkøb Der var udsendt følgende: Indstilling om grundkøb, arealskitse Tranekærvej samt kopi af tilsagn fra ministeriet om støtte til projektet Godsbanen Aarhus internationale kollegium. Bestyrelsen godkendte begge grundkøb på foreliggende grundlag og bemyndigede forretningsudvalget til at godkende de endelige aftaler. Ad 5. Evt. Der blev spurgt om hvordan boliganvisninger forventes at ske til et internationalt kollegium (godsbanen). Per Juulsen fortalte, at det ikke er defineret, da boliger iflg. loven skal udlejes efter ventelistesystem uden forskelsbehandling. Boligerne forventes at blive primært små værelser med fælleskøkkener og dermed forventes det, at det ikke udelukkende vil være danske ansøgere til disse boliger, selvom det vil fordre længere anciennitet for at få tildelt en af disse boliger. Torben L. Stoklund spurgte om, hvad en start-bolig er. Per Juulsen forklarede at det er boliger der skal hus svage unge, som med støtte af en social vicevært skal prøve at klare sig selv. De mærkede startboliger vil være på tidsbestemte lejekontrakter og vi har søgt og fået tilsagn om tilskud til en social vicevært til ca. 16 unge mennesker i Skejby-området, hvoraf halvdelen skal bo i et nyt byggeri på Skejbyparken. Mødet sluttede kl Formand